DEPARTAMENTO DE VENTAS

Gerente de ventas

Jefe de
departamento
departamento

Supervisor de
ventas

Promotor de Auxiliar de Auxiliar de ventas

ventas inventario

CUESTIONARIO

NOMBRE_______________________APELLIDOS______________________
EDAD_____________TELEFONO_______________FECHA______________
TITULO OBTENIDO_______________________________________________
CARGO____________________________________CODIGO_____________
UBICACIONDELCARGO___________________________________________
DEPARTAMENTO________________________________________________
QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________
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¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__
Con que áreas:__________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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A quien le reporta: _______________________________________________

Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si____ No ____
Cuales: ________________________________________________________
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Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos,

estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo.
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¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los

adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz?
a. SI b. NO

¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga
los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos
periodos de tiempo?
a. SI b. NO

Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La

solución del mismo es rápida?
a. SI b. NO

¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar

sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los
mismos?
a. SI b. NO

¿Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su

departamento?
a. SI b. NO

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

ASPECTOS GENERALES DEL CARGO

Nombre del cargo: Gerente de ventas
Área o departamento: Ventas
Reporta a: Gerente General
Relaciones internas con: Gerentes de área y subordinados
Subalternos: 5

MISIÓN

Elaborar planes estratégicos de las ventas, presupuestos y demás paquetes

contables que la organización necesite, además de realizar reportes mensuales
de las ventas realizadas en la compañía mediante registros, facturas, archivos
y otros documentos que hacen parte del departamento de ventas, para no
afectar a los integrantes de la compañía a nivel económico y así mismo no
perder clientes y empleados por malas estrategias efectuadas.

REQUERIMIENTOS
Edad: Indiferente Sexo: Indiferente
Estatura: indiferente Estado civil: indiferente
Agudeza: visual, olfativa, Auditivo, memória y rastreo
Equilibrio: físico Mental x Discriminación táctil
COMPETENCIAS
Competencias académicas: Competencia laboral: 2 años en
Especialidad en mercadeo y labores especificas en el cargo.
negocios internacionales.

Conocimientos específicos: Cualidades personales, sociales

y/o conductuales
♦ Sistemas
♦ Idiomas ♦ Habilidad para anticipar
♦ Finanzas problemas, detectar
♦ Contabilidad irregularidades y generar
soluciones.
♦ Mercadeo
♦ Actitud positiva y liderazgo.
♦ Publicidad
♦ Buena organización y orden
♦ Planeación de proyectos
♦ Facilidad de relacionamiento,
comunicación y trabajo en equipo.
♦ Capacidad de trabajo bajo
presión.
♦ Disciplina, autoaprendizaje y
polivalencia.
♦ Desarrollo/ apoyo a
colaboradores.
♦ Planificación y organización.
♦ Comunicación y relacionamiento

MANUAL DE FUNCIONES

♦ Coordinar, revisar y aprobar el presupuesto para la compra de materia

prima que se requiere para la venta de productos en el departamento.
♦ Elaborar el informe anual de ventas de la organización.
♦ Realizar la programación y asignación de los recursos del departamento de
ventas para dar cumplimiento a los programas.
♦ Coordinar y negociar con ejecutivos y personal de alto nivel el futuro, los
programas, las políticas etc., de la organización
♦ Analizar en conjunto con sus colaboradores las ventas y todo lo referente al
departamento de ventas evaluando si se han cumplido los objetivos, la
causa de desbalances y las posibles medidas correctivas
♦ Realizar programación de asignación de recursos para los programas y
proyectos del departamento de ventas para el debido desarrollo de los
procesos.
♦ Velar por el orden y aseo constante dentro de su puesto de trabajo para un
mejor ambiente al momento de la ejecución de sus labores
♦ Entregar al gerente informes constantes acerca de las ventas de la
compañía para llevar un constante control en el manejo fiscal de la
organización y no se presenten futuros problemas
♦ Conocer y aplicar permanentemente las normas y procedimientos de la
compañía para un mejor ambiente laboral.
♦ Informar sobre condiciones y actos inseguros dentro de la fabrica para
prevenir tanto accidentes como inconvenientes teniendo en cuenta las
normas de seguridad que se deben manejar.

Gerente de ventas

Jefe de
departamento
departamento

Supervisor de
ventas

Promotor de Auxiliar de Auxiliar de ventas

ventas inventario

CUESTIONARIO

NOMBRE_______________________ APELLIDOS_____________________
EDAD_____________ TELEFONO _______________ FECHA_____________
TITULO OBTENIDO_______________________________________________
CARGO____________________________________CODIGO_____________
UBICACIONDEL CARGO__________________________________________
DEPARTAMENTO_______________________________________________
QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______________________________________________________________

¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__
Con que áreas:__________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______________________________________________________________

A quien le reporta: _______________________________________________

Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si__ No ______
Cuales: ________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos,

estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los

adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz?
a. SI b. NO

¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga
los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos
periodos de tiempo?
a. SI b. NO

Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La

solución del mismo es rápida?
a. SI b. NO

¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar

sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los
mismos?
a. SI b. NO

ANALISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS

Nombre del cargo: Jefe de Departamento

Área o departamento: Ventas y adjudicaciones
Reporta a: Gerente de ventas
Relaciones internas: Jefes de áreas
Subalternos:

DESCRIPCION GENERAL
Responsable de un determinado número de vendedores, realiza el control de la
gestión de los vendedores, se encarga de la formación del personal del
departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con respecto a las
ventas. Analiza el material soporte para las ventas, en colaboración con el área
de marketing.
Tareas Principales
Determinación de las cuotas de venta, de los miembros del equipo
Supervisión y control de los vendedores
Control de actuación en equipo
Elaboración de informes de la actividad del equipo
Supervisión de tareas administrativas: Partes, contratos, cobros, citas, los
objetivos de ventas propios
Tareas Secundarias
Formación sobre el terreno de los vendedores
Motivación individualizada de los integrantes del equipo
Control de carácter de clientes (atención especial fidelización)
Visitas a clientes importantes
Tareas Ocasionales
Gestión de impagados, en última instancia es su responsabilidad
Tratamiento de reclamaciones con respecto a ventas - clientes
Requisitos
Título Ingeniero en Marketing o carreras afines
Experiencia de 2 años en cargos similares
Cursos de especialización en ventas de intangibles
Don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Introversión equilibrada;
Espíritu critico y creador; Personalidad atrayente y cortés
Condiciones de trabajo
Generalmente en salas colectivas, computadora adecuada para manejo de
bases de datos
Supervisión Recibida
Gerente de Ventas

Gerente de ventas

Jefe de
departamento
departamento

Supervisor de
ventas

Promotor de Auxiliar de Auxiliar de ventas

ventas inventario

SUPERVISOR DE VENTAS
ENTREVISTA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

1. ¿Conoce la ubicación e importancia de su cargo dentro de la

organización?
2. ¿Cuáles son sus principales funciones dentro de la organización?
3. Describa brevemente un día rutinario en su trabajo
4. ¿Qué funciones que no están dentro de las estipuladas en su cargo
realiza con mayor frecuencia?
5. ¿Cómo califica los niveles de comunicación en su departamento?
6. ¿Conoce y se acoge a los conductos regulares en caso de presentarse
alguna anomalía?
7. ¿Tiene usted personas a cargos, que cargos y que funciones realizan
8. ¿Mantiene buenas relaciones con sus afines y superiores?
9. ¿Dispone usted de los recursos para el desarrollo de sus funciones?

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

DEPARTAMENTO DE VENTAS
 ASPECTOS GENERALES DEL CARGO
Nombre del cargo: SUPERVISOR
Área o departamento: DEPTO DE VENTAS
Reporta a: JEFE DEL DEPARTAMENTO
Relaciones internas con: auxiliar de ventas, jefe
Subalternos: 3

MISIÓN DEL CARGO

Apoyar la labor del jefe del departamento mediante el control, clasificación,

registro análisis y archivo de las operaciones y registros de la empresa
correspondientes a las ventas, para ilustrar de forma ordenada, clara y
oportuna los movimientos y transacciones del área de ventas de la empresa.

REQUERIMIENTOS

Edad: Indiferente Sexo: Indiferente

Estatura: indiferente Estado civil: indiferente
Agudeza: visual x olfativa Auditivo x memória x rastreo
Equilibrio: físico Mental x Discriminación táctil

COMPETENCIAS DEL CARGO

Competencias académicas: Competencia laboral:

Administración de empresas, 2 años en labores especificas en el
Mercadeo y publicidad, contaduría y/o cargo.
afines

Conocimientos específicos: Cualidades personales, sociales

y/o conductuales
♦ Sistemas
♦ Idiomas ♦ Habilidad para anticipar
♦ Finanzas problemas, detectar
♦ Elaboración de irregularidades y generar
presupuesto soluciones.
♦ Contabilidad ♦ Organización y orden.
♦ Documentos contables ♦ Comunicación y trabajo en equipo.
♦ Entre otros ♦ Capacidad de trabajo bajo
presión.
♦ Disciplina, autoaprendizaje y
polivalencia.
♦ Apoyo a colaboradores.
♦ Actitud emprendedora
♦ Planificación y organización.
♦ Comunicación y facilidad de
interacción.
 Funciones del cargo

♦ Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas.

♦ Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el
control de las ventas.
♦ Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en
relación a los pedidos y entregas de los productos y servicios.
♦ Verificar los registros contables y administrativos del departamento de
ventas, e informar las novedades y resultados de los mismos.
♦ Revisar la aplicación correcta de precios y procesos de cálculo aplicados a
las ventas, productos y servicios.
♦ Cuando se detecten fluctuaciones anormales en el proceso de facturación,
investigar las causas que lo generan e informar al jefe del área para su
corrección y verificación.
♦ validar y evaluar la información contable y administrativa recibida por
cualquier medio.
♦ corregir los errores detectados o rechazar e informar a los responsables
para su corrección según aplicación contable y las políticas y
procedimientos de la empresa.
♦ Vigilar permanentemente la caja menor y hacer las debidas reposiciones de
dinero cuando se necesite para los gastos de menor cuantía.

GERENTE DE
VENTAS
 Jefe de
departamento
departamento

Supervisor de
ventas

Promotor de Auxiliar de Auxiliar de ventas

ventas inventario

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DEL CARGO

ASPECTOS GENERALES DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar en ventas
Área o departamento: ventas
Reporta a: Supervisor de ventas
Relaciones internas con: efe inmediato, servicio al cliente
Subalternos: 0

MISIÓN

Apoyar la labor del jefe de ventas mediante el control, clasificación, orden de

las ventas, requisiciones y facturas para llevar un debido proceso administrativo
y prestar los servicios de la manera más óptima y eficiente.

REQUERIMIENTOS

Edad: Indiferente Sexo: Indiferente

Estatura: indiferente Estado civil: indiferente
Agudeza: visual x olfativa Auditivo x memória x rastreo x
Equilibrio: físico Mental x Discriminación táctil

COMPETENCIAS

Competencias académicas: Competencia laboral: 2 años en

Especialidad en administración de labores especificas en el cargo.
empresa y contaduría.
Habilidad en manejo de PC; amplio
conocimiento de manejo de excel y
word 80%
Conocimientos específicos:
♦ Sistemas
♦ Financias
♦ Manejo de presupuesto
♦ Contabilidad
♦ Documentos contables
♦ Entre otros
Cualidades personales, sociales
y/o conductuales
♦ Habilidad para anticipar
problemas, detectar
irregularidades y generar
soluciones.
♦ Buena organización y orden
♦ Facilidad de reracionamiento,
comunicación y trabajo en
equipo.
♦ Capacidad de trabajo bajo
presión.
♦ Disciplina, autoaprendizaje y
polivalencia..
♦ Trabajo bajo presión.
♦ Actitud positiva
♦ Planificación y organización.
♦ Gusto por las ventas.
♦ Actitud de servicio.
♦ Facilidad de palabra

Funciones

♦ Apoyar a la gerencia administrativa en la atención y satisfacción de

los clientes en el proceso de la venta desde la recepción del pedido hasta el
despacho de la mercancía.
♦ Realizar las debidas requisiciones de materiales que se soliciten para el
debido desarrollo del proceso que lleva la empresa.
♦ Llevar un control de la mercancía y hacer inventarios.
♦ Vverificar existencia y si no hay hacer ordenes de compra.
♦ Llevar periódicamente los formatos de requisición a los diferentes
departamentos para posteriormente realizar los pedidos.
♦ Realizar cotizaciones entre diferentes proveedores para realizar la compra
mas optima para la empresa.
♦ Recibir periódicamente las solicitudes de servicios por parte del
departamento de servicio al cliente.
♦ Tener un archivo debidamente llevado con la documentación del área como
lo son las facturas, requisiciones, etc.
♦ Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el
cumplimiento y servicio de estos.
♦ Colaborar con el presupuesto de gastos de la compañía.
♦ Realizar la debida facturación para las empresas que soliciten servicios.
♦ Reportar al tesorero el dinero que nos adeudan para que se haga la
debida contabilización y cobro.

GERENTE
GENERAL

JEFE DE
DEPARTAMENTO
departamento

SUPERVISOR
DE VENTAS

PROMOTOR DE AUXILIAR DE AUXILIAR DE

VENTAS INVENTARIOS VENTAS

INSTRUMENTO

• OBSERVACION DIRECTA

El método utilizado parar el análisis y la descripción del cargo fue la de

observación directa, ya que debido a esto no era conveniente realizar la
entrevista o el cuestionario.

ASPECTOS GENERALES DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar de inventarios

Área o departamento: Ventas y adjudicaciones
Reporta a: Supervisor de ventas
Relaciones internas con: Promotor de ventas y auxiliar de ventas
Subalternos: Ninguno

REQUERIMIENTOS

Edad: Indiferente Sexo: Indiferente

Estatura: Indiferente Estado civil: Indiferente
Agudeza: Visual, Olfativa, Auditivo, Memoria y Rastreo
Equilibrio: físico, Mental y Discriminación táctil
COMPETENCIAS

COMPETENCIAS ACADÉMICAS: COMPETENCIA LABORAL:

• Bachiller académico • 2 años en labores específicas

• Manejo de kárdex en el cargo.
• Manejo de archivos • Experiencia de 1 año en
• Manejo de software contable almacén e inventarios
• Conocimientos en Excel

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS: CUALIDADES PERSONALES,

SOCIALES Y/O CONDUCTUALES:
• Manejo de Excel
• Conocimientos básicos de
contabilidad
• Manejo del kárdex
• Manejo del los métodos de
inventario
• Atención al cliente
• Habilidad numérica
• Habilidad en digitación
• Proactivo
• Dinámico
• Con iniciativa propia
• Alto grado de responsabilidad
• Capacidad de análisis
• Manejo de office
• Excelente actitud de servicio
• Que aporte ideas que
contribuyan el mejoramiento de
la calidad del trabajo.
• Capaz de establecer buenas
relaciones interpersonales.
• Excelente presentación
personal.
• Trabajo en equipo.
• Buena comunicación oral y
escrita.

FUNCIONES

• Realizar el conteo y el registro de los inventarios de las mercancías.

• Llevar el control de los inventarios.
• Supervisar las cargas.
• Ejecutar el proceso de facturación diario.
• Monitorear las existencias físicas y teóricas de inventarios.
• Ingresar y ajustar en al sistema la mercancía inventariada.
• Analizar los inventarios para detectar las perdidas según inventario en
las tiendas.
• Realizar informes de los inventarios que se pasan al mes.

GERENTE
GENERAL
 JEFE DE
DEPARTAMENTO
departamento

SUPERVISOR
DE VENTAS

PROMOTOR DE AUXILIAR DE AUXILIAR DE

VENTAS INVENTARIOS VENTAS

Nombre del cargo: Promotor de ventas

Departamento: Ventas
Nº de plazas: 1
Puesto al que reporta: Supervisor de ventas
Horario de trabajo: 10:00 AM- 6:00 PM Hora de receso: 12:30 AM-
1:30PM

DESCRIPCION GENERICA
Realiza con acierto la exhibición y promoción de los diversos productos de los
expendios y puntos de venta establecidos para su venta.

DESCRIPCION ESPECIFICA/ ACTIVIDADES DIARIAS O PERIODICAS

- Supervisa la venta de productos demandados por los clientes,
realizando la apropiada revisión de empaque ,pesos y demás
requisitos exigidos por el cliente en el producto
- Lleva registro de las ventas diarias en trabajo conjunto con los
auxiliares
- Realiza cortes de caja al finalizar cada jornada
- Entrega al supervisor las cantidades de dinero y los registros de
venta de los productos según los periodos establecidos
- Recaba la firma del supervisor
- Lleva registro de existencias ( insumos, suministros y productos )
en los puntos de venta
- Realiza las actividades requeridas para la promoción de los
productos, servicios y beneficios, disponiendo de los suministros
necesarios

PUESTOS QUE LE REPORTAN:

• Auxiliar de ventas
• Auxiliar de inventario

PRINCIPALES DIFICULTADES DEL PUESTO:

- Solucionar reclamos de los clientes

 - Devolución de mercancía de pobre calidad
- Exposición a robos periódicos u ocasionales
- Retraso o nulidad en entrega de mercancías demandadas

RELACIONES INTERNAS:

- Recursos humanos: entrega de novedades de subalternos.

PERFIL DEL PUESTO:

Edad: 20- 40 años
Sexo: indiferente
Estado civil: indistinto

HABILIDADES:
Idioma: Ingles básico Hablado: 10% Escrito: 5%
Traducido: 10%
Bachiller comercial
Conocimientos básicos de contabilidad
Habilidad numérica
Capacitación en servicio al cliente y ventas

EXPERENCIA:
Mínima de un año en servicio al cliente y ventas

ACTITUDES:
Trato amable hacia otras personas
Habilidad de comunicación
Flexibilidad horaria
Orientación hacia la resolución de problemas y trabajo en equipo

COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO:

• Tareas: - Disponer de formatos necesarios para reportar

movimientos
- Ubicación de productos en anaqueles respectivos
- Rotular productos con precios actualizados
- Recibir a los clientes con cordialidad
- Dirigir la conducta del cliente para realización de la
venta
- Registrar venta por venta por el medio para tal fin