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INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA

CPG

CARRERA DE PROFESIONAL GASTRONMICO

Organizacin de eventos
Manual

ORGANIZACIN DE EVENTOS | MANUAL

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y CATERING

Resulta frecuente considerar como sinnimos a los trminos servicios gastronmicos para EVENTOS, como
CATERING. Por ello conviene detenernos un instante
para explicar qu actividades de servicios de alimentos,
se incluyen en el vocablo de origen ingls CATERING.

libre con camiones o trailers adecuados a esos efectos,


o a veces se realizan en Estudios de Filmacin.
5. CONCESIONES
Salones la mayora de las veces integradas con servicio de Restaurante y Cantinas, que se desenvuelven en
Countries, Clubes, Sindicatos, Asociaciones de
Profesionales, Asociaciones de cualquier tipo con o sin
fines de lucro, etc.

CATERING
1. EVENTOS
Sociales
Son todos aqullos servicios en ocasiones de reuniones
de amigos, casamientos, cumpleaos, bautismos,
comuniones, etc.
Empresarios
Tambin llamados corporativos, son los que contratan
las empresas para su personal o para sus clientes, tales
como desayunos o jornadas de trabajo, lanzamiento de
productos, promociones, fiesta anual de la empresa, etc.
Institucionales
Generalmente de reparticiones pblicas o Instituciones
Privadas que no sean empresas comerciales.
Diplomticos
Los que se contratan en Embajadas o cualquier otro
lugar donde asisten representantes del mundo diplomtico

EL MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS


Existen diferentes maneras de insercin laboral o
empresaria en el MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS. Estas son:
1. Empresas gastronmicas
que se dedican a realizar eventos.
2. Salones de fiestas: Propios
3.
Alquilados
4.
Concesiones
5. Hoteles 4 y 5 estrellas (Departamento de eventos)
6. Empresas organizadoras de eventos
generales (Gastronoma tercerizada)
7. Empresas comerciales o industriales que realizan
eventos propios (Gastronoma tercerizada)
8. Organizadores Profesionales de Eventos.
(MICROEMPRENDEDOR)

2. CATERING DEL TRANSPORTE


Areo
Servicio de comidas en aviones.
Terrestre
Servicio de viandas en micros de larga distancia.
Martimo
Servicios de comidas en embarcaciones fluviales o
martimas.
Ferroviario
Servicios de comidas en trenes.

El manual est dirigido bsicamente al caso del punto


8, o sea al
ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS
Veamos una por una estas oportunidades de empleo o
emprendimiento propio dentro de este mercado
potencial:

3. COMEDORES INSTITUCIONALES
De la Salud
Servicios en Hospitales, clnicas, sanatorios, geritricos
o en cualquier otro establecimiento de la salud, pblicas o privadas.
De la Educacin
Servicios en escuelas primarias, terciarias, secundarias o
universidades pblicas o privadas.
De las Empresas
Servicios realizados en oficinas, fbricas, campamentos
viales, petroleros o mineros o en cualquier mbito
donde los comensales sean operarios o empleados de
empresas pblicas o privadas.
De las FFAA y Seguridad
Son las concesiones de gastronoma de los distintos
establecimientos policiales o militares.
De las Crceles
Servicios en concesiones gastronmicas de establecimientos carcelarios.
4. CATERING DE FILMACIONES
Servicios de comidas que a veces se realizan al aire
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ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS

1. EMPRESAS GASTRONMICAS
QUE SE DEDICAN A LA
REALIZACIN DE EVENTOS
Cuando decimos "gastronmicas" y
"realizacin" lo hacemos para resaltar que en este caso se trata de
empresas que tienen cocina propia.
Estas empresas (las hay grandes,
medianas o pequeas) generalmente no tienen mucho personal FIJO
(o sea mensualizado).
Por lo general si se dedican a
Eventos, su gran mayora de personal es eventual.
Justamente esta situacin est contemplada en el Convenio de la
Cmara Empresaria (FEGHRA) y el
Sindicato Gastronmico (UTGHRA)
a travs de la creacin de un a
forma de empleo conocida como el
EXTRA DE BANQUETES.
Esta figura jurdica del EXTRA DE
BANQUETES permite contratar ayudantes de cocina, cocineros, mozos
y Maitres, pagndoles por da de
trabajo.
2.SALONES DE FIESTAS PROPIOS
En general los propietarios de
Salones para Eventos, hace unos 20
aos para atrs, en su gran mayora
los alquilaban a clientes, que luego
contrataban servicios de Catering a
Empresas Organizadoras o a algn
Microemprendedor.
Con el correr de los aos, los propietarios vieron mermar sus ingresos por alquileres (crisis econmicas
de por medio) y para sostener su
nivel de ganancias, recurrieron a
prestar ellos mismos los servicios
gastronmicos.
Si bien no hay estadsticas exactas,
se estima que son aproximadamente un 85% los Salones para Eventos
que se encuentran en esta situacin.
En este caso realizan la misma
metodologa de contratacin de
personal que en el caso anterior(1).
3.SALONES DE FIESTAS
EN ALQUILER
Como dijimos en el punto anterior,
en esta situacin estn aproximadamente un 15% de los Salones.

El proceso lgico de contratacin,


es que el cliente particular o
empresa que necesita un evento,
alquila primero el saln y luego se
dedica a contratar un Servicio de
Catering, buscando una Empresa
Organizadora o un Micro-emprendedor.
Para estar en las listas de Servicios
recomendados por el propietario
del saln, muchos de ellos piden
una comisin de venta al prestador
del Catering, que generalmente
ronda un 10 % de la facturacin
del servicio.
4.SALONES DE FIESTAS
CONCESIONADOS
Cualquier concesin de que se
trate, ya sea de 1 o 5 estrellas se
caracteriza en general por prestar
servicio a los socios nicamente
(estas son concesiones CERRADAS).
En cambio existen unas pocas que
permiten el ingreso de NO SOCIOS
a sus instalaciones (estas son concesiones ABIERTAS).
Para el prestador de servicios gastronmicos resulta obvio que es
preferible que sean ABIERTAS ya
que de esa manera agranda su base
de clientes potenciales.
La clusula ms importante y principal a negociar con el propietario
de cualquier contrato de concesin,
es que el concesionario (o sea el
prestador del servicio) SEA EXCLUSIVO para ser contratado dentro
del mbito de la concesin.
De no ser as se corre el riesgo de
que el Socio traiga un servicio de
afuera y encima ese da no podemos trabajar, ya que las instalaciones las estn utilizando sin su participacin.
5.HOTELES 4 y 5 ESTRELLAS
Los hoteles 4 y 5 estrellas deben
cumplimentar una serie de requisitos (segn normas internacionales)
para poder merecer esa clasificacin.
Entre ellos se destaca la obligacin
de tener Salones para Eventos
Algunos de ellos los tienen simplemente para poder cumplir con esa
nomenclatura internacional y no le
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prestan la atencin que deberan


para que sea una unidad de negocios interesante.
Pero muchos otros s lo hacen y
esta actividad iguala o supera a
veces la hotelera habitacional.
En general los hoteles tambin
recurren a la figura del Extra de
Banquetes, pero su remuneracin
no se pacta por da sino por hora
trabajada.
Hacer carrera en una cadena internacional, es un estmulo interesante
para el Profesional Gastronmico
que desee desempearse en relacin de dependencia en una gran
empresa.
6.EMPRESAS ORGANIZADORAS
DE EVENTOS EN GENERAL
Existen otro tipo de empresas que
se dedican a organizar eventos de
todo tipo:
Congresos
Ferias
Exposiciones
Festivales
Desfiles
Eventos deportivos
Etc.
Generalmente estas empresas subcontratan todo, y por supuesto
tambin la Gastronoma de esos
eventos la tercerizan a empresas de
Catering o Microemprendedores.
7.EMPRESAS INDUSTRIALES O
COMERCIALES QUE REALIZAN
EVENTOS PROPIOS
Muchas empresas tienen una
importante actividad en la realizacin de eventos.
Por lo general son las que tienen
gran cantidad de representantes de
ventas, como ser los Laboratorios
de medicamentos con sus visitadores mdicos, o las empresas que se
dedican a la venta directa como ser
AVON u otras.

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TAREAS REPETITIVAS Y NO REPETITIVAS

Se la pasan gran cantidad de sus


actividades en cursos de capacitacin, conferencias, jornadas de trabajo etc. Para su personal.
A su vez realizan una gran actividad
promocional de sus productos, agasajando a su clientela con importantes eventos gastronmicos.
Al igual que las anteriores, tercerizan todos los servicios de catering
para estos eventos.

Abordaremos ahora un tema crucial que nos acompaar durante el desarrollo del curso en repetidas oportunidades. Es separar dentro del mundo
del trabajo a las tareas operativas en dos grandes grupos.

8. ORGANIZADORES
PROFESIONALES DE EVENTOS
(MICROEMPRENDEDORES)

En cambio como argumento central de LAS NO REPETITIVAS


podemos sealar que tienen:
Un Principio
Un Desarrollo
Un final
Y lo esencial de ese desarrollo es que es: UN ESCENARIO CAMBIANTE

Profesionales en la Organizacin de
Eventos gastronmicos que sin
tener un saln, y a partir de una
cocina propia, realizan Eventos
Gastronmicos en cualquier lugar
en que se los soliciten:
Domicilios particulares
Salones Alquilados
Empresas - Oficinas - Fbricas
Quintas o estancias
Ferias - Exposiciones
Este Manual est dirigido principalmente a cubrir las necesidades de
capacitacin de este perfil del
MICROEMPRENDEDOR
Esto es as, porque partiendo de las
necesidades de capacitacin en su
totalidad, quedan comprendidas
dentro de este espectro todas las
necesidades parciales que a veces
son necesarias para el resto de los
perfiles.

TAREAS REPETITIVAS
Como ejemplo de las primeras podemos sealar:
1. Fbricas de Produccin Continua
2. Oficinas Administrativas
3. Restaurantes
La caracterstica central de estas tareas es LA RUTINA.
Es decir: casi todos los das, casi siempre casi lo mismo

Como ejemplo de las mismas podemos contar:


La construccin de obras de ingeniera y arquitectura
Las operaciones militares (batallas)
En gastronoma LOS EVENTOS
Esta diferenciacin opera directamente en todo nuestro accionar a lo largo
de la ejecucin de los eventos. En el origen de la actividad del evento se
presenta una clara diferenciacin.
Si nuestra actividad se circunscribe a la RUTINA, la planificacin resulta a
veces innecesaria o casi superflua.
La improvisacin ante casos de imprevistos puede resultar satisfactoria.
Pero en eventos, debemos sustituir toda actividad improvisada, por una
RIGUROSA PLANIFICACIN.
Debemos cambiar toda actitud que se nutra de una genial improvisacin,
por una humilde actitud de planificacin.
Y qu es planificar?
Simplemente pararse hoy, mirando al futuro.
Precisamente imaginndonos como ser la pelcula del da del evento.
Y en base a esa pelcula calcular todos los insumos necesarios, el personal,
los servicios colaterales, la vajilla y todo lo necesario para la concrecin de
ese evento en tiempo y forma.
Adems averiguando cuales son las posibles dificultades que puedan presentarse en ese da, y TOMAR HOY, LAS DECISIONES NECESARIAS PARA
QUE ESAS DIFICULTADES, NI SIQUIERA SE PRESENTEN.
Es decir que en esta actividad debe prevalecer en el conductor una mentalidad organizadora y prolija, con visin de futuro.

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PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
(BREVE RESEA HISTRICA)
Sin duda en pocas remotas de la
historia de las civilizaciones antiguas, se deben haber aplicado
algunos mtodos de organizacin
de grandes y medianos grupos
humanos, para la realizacin de
tareas constructivas o directamente
para operaciones blicas.

La organizacin poltica y militar de


los griegos, fueron desarrolladas
con excelente performance por los
romanos, que dominaron el mundo
civilizado conocido durante 600
aos, aplicando conceptos, tcticas
y estrategias que siguen vigentes
en la actualidad.

Hoy los arquelogos pueden deducir frente a las ruinas del Faro de
Alejandra, el Coloso de Rodas, los
Jardines Colgantes de Babilonia, y
otras maravillas constructivas del
mundo antiguo, cmo se habrn
organizado a importantes contingentes de trabajadores, para poder
construir esos soberbios monumentos de ingeniera.
Pero lo cierto es que en estos casos
estamos en presencia de deducciones lgicas y tcnicamente correctas.
Pero lo primero que encontramos
escrito sobre temas organizativos,
es de aproximadamente 2500 aos
A.C. en oportunidad de la construccin de la Pirmide de KEOPS
en Egipto.
La organizacin de la "mirada"
(grupo de mil trabajadores) y su
conduccin se encuentran relatadas
por un historiador de la poca que
se llam HERODOTO.

Durante la Edad Media, la organizacin de tareas mantuvo la divisin por oficios. Zapateros Herreros - Albailes - Carpinteros Sastres - etc.

Otro antecedente de importancia lo


tenemos a travs de LA BIBLIA. All
se cuenta como Moiss, al que
algunos historiadores lo ubican
entre el 1200 y el 800 AC, conduce
al pueblo judo radicado en Egipto,
cruza el Mar Rojo y los instala en
Israel, la "tierra prometida".
Moiss realiza una concreta organizacin laboral y social de las distintas tribus de Judea.
Muy lejos de all en China, un
General llamado Sun-Tzu, escribe
EL ARTE DE LA GUERRA, y se constituye desde ese entonces hasta
nuestros das, en una herramienta
de lectura obligada para cualquier
ejecutivo del Management, ya que
contiene fundamentos importantsimos sobre la estrategia, la poltica,
la organizacin y la planificacin.

Pero dentro de cada oficio TODOS


HACAN DE TODO, con mayor o
menor habilidad artesanal, clasificndose sta, en Maestro - Oficial Aprendiz.
Con el advenimiento de la 1.
Revolucin Industrial (hacia 1770),
se produce un proceso de sustitucin de la fuerza de los animales o
el operario, por la fuerza de las
mquinas.
Este proceso arranca en Liverpool y
Manchester, con la mecanizacin
de los telares, y luego se expande a
miles de actividades industriales,
posibilitando un salto productivo
importantsimo, pero la organizacin de las tareas no cambi sustancialmente.
Recin con la 2. Revolucin
Industrial (hacia 1890) se produce
un cambio sustantivo en la organizacin del trabajo fsico.
Los precursores de este cambio
conceptual fueron: en EE.UU.
Frederick Winslow Taylor y en
Francia Henri Fayol.
Estos dos pioneros fueron completos: primero fueron trabajadores,
segundo repensaron y esquematizaron lo que estaban haciendo, y
por ltimo dejaron su legado estrito en obras que son el punto de
partida para un profuso desarrollo
de Organizacin y Mtodos que se
dio como consecuencia de sus estudios.

Ellos proponen alrededor de 14


Principios de Organizacin entre los
que principalmente se destacan:
1.
2.
3.
4.
5.

La divisin del trabajo


La divisin funcional
La unidad de mando
Delegacin efectiva
Descentralizacin
de operaciones
6. Centralizacin normativa
1- LA DIVISIN DEL TRABAJO
(DE LA TAREA FSICA)
BASADA EN:
a) Subdivisin de la tarea del
operario al mximo posible.
b) Fuerte Supervisin de
capataces funcionales.
c) Pago segn lo producido.
El Destajo.
d) El estudio del tiempo y de
los instrumentos y mtodos.
e) La estandarizacin de todas las
herramientas y movimientos.
f) Las fichas de instrucciones
para los obreros.
SU APLICACIN MS IMPORTANTE FU LA LNEA DE MONTAJE
Y Henry Ford - fue su mejor exponente. En este esquema conceptual, cada operario se especializa en
solo una parte de la tarea total, y
va contribuyendo al producto final
terminado.
EJEMPLOS DE APLICACIONES
EN EVENTOS
En la mise en place
Si nos encontramos ante la tarea de
deshuesar 50 pollos y lo haremos
entre 3 ayudantes de cocina, resulta mucho ms rpido hacerlo
poniendo a los tres ayudantes "en
lnea" de manera que el primero le
efecta a cada pollo un par de operaciones y los va pasando. El segundo ayudante sigue con otro par de
operaciones y los pasa para que el
tercero los termine.
En el armado del saln
Si estamos en presencia del armado
de un servicio para 400 PAX en
mesas de 10 cada una y hemos
decidido que pondremos un mozo

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cada 2 mesas, nos encontramos bsicamente con:


Una bolsa con 40 manteles
Una bolsa con 40 cubremanteles
400 Servilletas
400 Sillas
40 mesas
400 copas de vino, 400 de agua, 400 de champaa
400 platos de sitio,
400 de entrada, 400 de mesa,
400 de pan, 400 de postre
400 cuchillos de mesa, 400 de entrada,
400 tenedores de mesa, 400 de entrada,
400 de postre, 400 cucharas de postre
Y todos los dems implementos
para el armado del saln

2- LA DIVISIN FUNCIONAL
S a los colaboradores polivalentes.
Una persona es polivalente cuando es capaz de ejecutar ms de una tarea.
Sin embargo, no es bueno que en el momento del
trabajo, desempee distintos roles o funciones, ya que
esto contribuye a la desorganizacin del equipo.
S debemos, establecer claramente quin se ocupar
de cada funcin necesaria para la realizacin del evento.
El ORGANIGRAMA (Grfico de la Organizacin) es un
claro ejemplo de divisin funcional.
A veces alguien puede preguntarse si el Organigrama
existe siempre. La respuesta es contundente: S, SIEMPRE EXISTE. Lo que sucede es que cuando somos
pocos, dentro de una determinada Organizacin no
hace falta dibujarlo. Pero siempre existe en nuestras
mentes. Ahora bien, cuando la cantidad y la especialidad de los integrantes del equipo, trascienden el lmite
de la retentiva mental, conviene graficarlo:

Si hacemos que cada mozo arme sus dos mesas, la


desorganizacin de la tarea ser conflictiva
LOS MOZOS NO DEBEN CONOCER CUALES SON SUS
PLAZAS HASTA QUE EL SALN NO EST TOTALMENTE
ARMADO, siguiendo una secuencia similar a la de la
lnea de montaje.

Fiesta para 800 pax:

En el emplatado de los alimentos


Organizador

Se puede implementar una lnea de montaje en base a


una mesada siguiendo el bosquejo:

Asistente

Horno
Jefe de saln

platos

Maitre A
Bao
Mara

Camareros

Chef

Plato fro
Ayudantes

Jefe de servicio

Disc-jockey
Espectaculos

AYU
Maitre B
Bao
Mara

Camareros
Maitre C

AYU

Camareros

Bao
Mara

Plato caliente
Ayudantes
Postre
Ayudantes

Mantenimiento
Limpieza
Estacionamiento
Seguridad

OTRO EJEMPLO DE DIVISIN FUNCIONAL


Servicios con los comensales de pie o distribudos
informalmente (Cocktail-recepcin).

AYU

Conviene distribuir a los mozos en diferentes funciones, para que algunos se desempeen en:
Funcin bandejeo de bocados
Funcin bandejeo de bebidas
Funcin desbarase
Funcin atencin mesas de servicio (islas)
Funcin atencin de barras

CHEF

MOZOS
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3.- UNIDAD DE MANDO

4.- DELEGACIN EFECTIVA

UNA PERSONA DEPENDE


NICAMENTE DE UNA SOLA PERSONA
Un Jefe puede tener varios subordinados, pero un subordinado debe
tener un nico Jefe.
Esto es indispensable para evitar
el conflicto de rdenes

Delegar sera lo que comnmente


llamamos "hacer, hacer por otro u
otros dependientes".

Jefe de saln

Maitre A

LO PRIMERO EN DELEGAR SER:


EJECUCIN DE TAREAS
Esta situacin aparecer cuando el
titular de la Organizacin no d
abasto para ejecutar fsicamente
todas las tareas que concurren a la
realizacin del evento.
Puede ser que incorpore mozos o
cocineros para su cometido, y les
delegue parte de las operaciones.

5.- DESCENTRALIZACIN
DE OPERACIONES
En el tema de disposicin de elementos de servicio dentro de los
espacios destinados a los eventos, a
veces se dificulta el desarrollo operativo de los mismos, por un incorrecto lay-out de las instalaciones.
ABRIR EL JUEGO
NO CREAR EMBUDOS
NI CUELLOS DE BOTELLA
Ejemplo: Servicio de cocktail
para 250 personas.
Cocina

Camarero
Camarero
Camarero
Maitre C
Camarero
Camarero
Camarero

AUTORIDAD
Para que puedan conducir a sus
empleados subordinados.
DECISIONES OPERATIVAS
Como ser todas las decisiones que
hagan a la simple ejecucin de las
tareas encomendadas.
EN GENERAL SE
RECOMIENDA NO DELEGAR:
LAS DECISIONES ESTRUCTURALES
(econmicas, polticas y comerciales)
En caso del microemprendedor se
recomienda reservar para s, todas
las decisiones que impliquen disposicin de dinero como ser las compras y contrataciones de bienes y
servicios, el pago al personal, los
precios de venta, etc.
EL CONTROL GENERAL
El Organizador microemprendedor,
debera ser el primero en llegar y el
ltimo en irse, si quiere ejercer un
efectivo control del evento.
LA RESPONSABILIDAD FINAL
El que est en la cspide de una
organizacin siempre es responsable por todo lo que ocura dentro
de ella. Resulta no conveniente
confundir culpabilidad con responsabilidad. El organizador puede o
no ser "culpable" segn sea la situacin producida. Pero ser "siempre
responsable" de lo acontecido.
6

Cocina
M.S.

M.S.

Saln
M.S.

M.S.

NO SIEMPRE CONVIENE REPETIR


LO CHICO A LO GRANDE
Ejemplo: Servicio de asado
Saln
200 pax

Saln
1200 pax

Saln
1200 pax

Parrilla Parrilla Parrilla

Maitre B

M.S.

Saln

Parrilla

Camarero

M.S.

Parrilla

Camarero

CUANDO DEBAJO DEL N 1 SE


UBICAN OTROS SUPERVISORES,
COMO SER MAITRE EN SALN, O
JEFE EN LA COCINA, LO SEGUNDO
EN DELEGAR SER:

Parrilla Parrilla Parrilla

Camarero

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CARPETA DEL EVENTO


6.- CENTRALIZACIN
NORMATIVA
Se deben establecer NORMAS,
MTODOS, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCCIONES para que quede
claramente establecido EL QU?, EL
CMO?, EL CUNDO?, QUIN?,
DONDE?, CUANTO?....
Cuanto ms grande sea al evento,
ms unificada debe ser la
Normativa
Propuesta:
Centralizar y unificar todas
las normas en una:
CARPETA DEL EVENTO

0.
1.
2.
3.

Cartula de la carpeta
Resumen de Todo lo Acordado con el Cliente
Comanda del Evento: Men detallado
Cmputo y costeo de las mercaderas:
(RECETN DEL EVENTO CON CANTIDADES Y PRECIOS.)
4. Cmputo y costeo de las bebidas
5. Cmputo y costeo del personal
6. Planilla de contrataciones del personal
7. Cmputo y costeo de la vajilla
8. Detalle y costeo de Servicios Colaterales
9. Presupuesto *Triplicado a la carpeta
10. Organigrama del Evento
11. Cronograma del Evento
12. Croquis del Lugar (Lay-Out)
13. Croquis de la Mise en Place de una Mesa Tipo
14. Otros datos de Utilidad: Proveedores, Equipamientos, Medicina de
Emergencias, etc.
CONSIDERACIONES PREVIAS
1. LA FECHA DEL EVENTO Y SUS IMPLICANCIAS
Ya tengo un evento para la misma fecha? Me animo con otro?
Esto es una decisin comercial/operativa, que fundamentalmente pasa por
la posibilidad de delegar en equipos de personas altamente profesionalizados.
En sus inicios, recomendamos a los microemprendedores inexpertos, no
realizar ms de un evento por vez.
El men estacional
Un buen Profesional Gastronmico debe tener en cuenta que debido al
poder calrico y sensaciones organolpticas, no es el mismo men que
debe ofrecer en verano que en invierno.
El tipo y clase de bebidas
Tambin cambiarn con la poca del ao la composicin de la oferta de
bebidas, como ser la cerveza y el vino blanco, que son ms proclives al
consumo con tiempo caluroso.
El consumo de bebidas
Las cantidades de bebidas tambin cambiarn segn sea la poca del ao.
El consumo de hielo
Obviamente la cantidad de hielo acompaa la situacin anterior como
necesaria consecuencia.
La estacionalidad de ciertos vegetales
Debemos tener en cuenta que a la hora de ofrecer un determinado men,
la fecha en que se realizar el evento, tiene que ver con la posibilidad de
obtener determinados vegetales estacionales a precios razonables.
El mes de diciembre
Una consideracin especial merecen los eventos que se ejecuten en el mes
de diciembre. Por lo general en este mes del ao la gastronoma funciona
a pleno, y se colman los salones de eventos, los restaurantes, los hoteles,
los eventos en domicilio, la gastronoma casera, etc.
Esto es como lgica consecuencia de los festejos de fin de ao, de empresas, de compaeros de trabajo, de estudio, de amigos, etc.
En este mes escasean fundamentalmente en el mercado de las carnes:
lomos, pecetos, matambres, por lo cual conviene anticiparse (el microemprendedor) a comprarlos en noviembre y congelarlos.
Tambin el personal de saln y cocina trabajan a pleno y conviene asegurarse su contratacin 30 das antes, confirmando su presencia en el da del
evento.
Es ms, si el evento es el 24 o 31 de diciembre, para conseguir personal,
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4. LA DEFINICIN DE LA CANTIDAD
EXACTA DE PARTICIPANTES

se deber pagar el doble o ms todava.


La obtencin de vajilla puede ser conflictiva en esta
poca, por lo cual conviene reservarla con anticipacin.

Es frecuente que el cliente, estire los tiempos de definicin de la cantidad exacta de los participantes del
evento, hasta ltimo momento.
Esto es natural porque a nadie le gusta pagar por los
indecisos, que no confirmaron su presencia "por las
dudas", ya que si no vienen, ser dinero malgastado.
Pero a nosotros ese estiramiento al lmite no nos sirve.

2. LO ACORDADO CON EL CLIENTE


En la reunin o reuniones con el cliente para definir la
propuesta integral del evento, debemos escuchar
muchsimo cuales son las necesidades del cliente y
"suponer" cuales sern las necesidades y deseos de los
invitados (volveremos sobre esto ms adelante).

Necesitamos por lo menos 4 das antes para que se


nos confirme la cantidad definitiva porque en base a
ello podremos:
Sacar las cuentas definitivas de la cantidad
de participantes y su composicin. (mayores,
nios, etc.)
Ajustar todas las compras y contrataciones
Producir los alimentos necesarios
Armar el saln con las mesas necesarias
Armar cada mesa con la cantidad
de cubiertos indicados
Ubicar a los invitados cuando lleguen
COBRAR!!!

Deberemos analizar todos sus requerimientos y elecciones, en cuanto alimento y bebidas, vajilla, personal,
servicios colaterales y todo lo concerniente al desarrollo total del evento.
No est dems no solo anotar todo lo que se converse
y pongamos de acuerdo con el cliente, y antes de dar
por concluda la reunin, releerlo todo y confirmarlo
con el cliente, para evitar errores de comunicacin.
3. LA HORA "0"
Esta es la hora a la cual estn citados los invitados o
participantes del evento. Este es "el momento de la
verdad".
Existe una cuenta regresiva y otra progresiva.
Generalmente los principiantes manifiestan cierto temor
a la conduccin del evento a partir de la hora 0 que
desde ya es fundamental para su correcto desarrollo.

LA DESPROTECCIN JURDICA
Es importante sealar que no tenemos proteccin jurdica efectiva, si dejamos algn saldo a cobrar para despus del evento. Nuestra figura jurdica se caratula
LOCACIN DE SERVICIOS y en nuestro Cdigo Civil se
lo legisla como un Contrato Ordinario (NO EJECUTIVO).
Esto nos lleva a que si dejamos algn importe a cobrar
para despus de realizado el evento, y el cliente decide
pagarnos ese saldo, habremos tenido suerte.
Si el cliente no lo cumple, debemos iniciar una accin
judicial, donde probablemente el cliente declare que el
servicio no fue de su gusto, y difcilmente lo cobremos.
Por ello siempre resulta conveniente cobrar la totalidad
antes del inicio del evento.

De cualquier manera, lo ms importante para lograr el


xito del evento, se juega en las horas previas, que es
cuando debemos asegurarnos que todo est correctamente organizado y armado.
El xito depender fundamentalmente de esta etapa
previa, y si llegamos bien a la hora 0, el desarrollo se
ver totalmente facilitado.
En cambio si llegamos con materiales faltantes, o tareas pendientes, se complicar totalmente la suerte del
evento.
Es fundamental entonces que el Organizador conduzca
esta etapa con precisin, en tiempo y forma.

FINANCIACIN
En el caso de otorgar financiacin al cliente para que
pague despus del evento, conviene hacerlo recibiendo cheques diferidos o pagars. De cualquier manera
no es esta una seguridad jurdica definitiva.

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POSIBLES SITUACIONES CONFLICTIVAS


1. COBRANZA DE
LA MESA PRINCIPAL
Salvo algn acuerdo especial, en
eventos sociales, casamientos, cumpleaos, etc. la mesa principal tambin se cobra.
Lo mismo ocurre en Eventos de
Empresarios, donde a veces nos
solicitan "cubiertos liberados" para
realizar invitaciones a autoridades
pblicas, o personajes ilustres. Salvo
convencin en contrario tambin
cobramos esos cubiertos.
2. EL EFECTO DEL
COSTO DE LOS NIOS
A la hora de efectuar un descuento
en el precio de los cubiertos que
correspondern a los nios, debemos estudiar bien el monto de ese
descuento para no perder dinero
en esa parte de la venta.
En general se pueden presentar dos
escenarios diferentes:
Uno en que los nios comen
mezclados entre las mesas de los
mayores. En este caso lo nico que
corresponde descontar es las bebidas alcohlicas.
Otro escenario es que se les
armen mesa separada de los mayores y en este caso aparte de descontar el consumo alcohlico,
podemos considerar un men ms
econmico, suprimir parte de la
vajilla como ser plato de sitio y
copas, funda para las sillas, etc.
Tener en cuenta que casi nunca
estos descuentos llegan a un 50%
del Precio de Venta a los mayores.
3. LOS COLABORADORES
PERIFRICOS
Disc Jockey
Generalmente se trata de dos personas, pero conviene averiguar si
son ms en el equipo.
Fotgrafo
Conviene saber si viene con acompaante
Video
Generalmente son dos, pero puede
ser que sea un equipo ms numeroso, cuando hay varias cmaras.

Modista
Tambin conviene cuntos van a
ser.
Peinador
Idem anterior.
Es decir que nos podemos encontrar con una lista de colaboradores,
que conviene definir antes del
evento cuantos van a ser para darles de comer.
4. LOS PROFESIONALES
DEL ESPECTCULO

mucho exceso para que no se produzcan faltantes de alimentos y


bebidas.
Para aplicar a todo lo anteriormente dicho resulta importante tener
siempre presente que:
ADEMS DE TENER QUE
CONTEMPLAR EL COSTO
ECONMICO POR LO PRONTO
NOS ENCONTRAMOS ANTE UN
PROBLEMA DE ORGANIZACIN
7. QUIN PAGA?

Es frecuente la convocatoria a bailarines de salsa, de tango, locutores,


artistas individuales o grupos musicales completos, caricaturista,
magos, payasos para entretener a
los nios, etc.
Conviene siempre aclarar anticipadamente con el cliente si estas personas comern un men especial o
consumen lo mismo que los invitados.
Otro punto importante a resolver
es si se necesitarn vestuarios para
cambiarse por sus atuendos artsticos.
Hay veces que su atencin se debe
considerar "un evento, dentro del
evento".
5. EL PERSONAL DE SEGURIDAD
Frecuentemente se trata de una o
dos personas. Pero en ciertas ocasiones pueden llegar a ser ms
numerosos que los invitados.
Valga el ejemplo de tratarse del
cumpleaos de un Senador, al cual
concurrirn los invitados con chofer
y personal de custodia.
Alimentar a estos funcionarios se
constituye en "un evento dentro
del evento".
6. LOS EVENTOS DE
LOS PARTIDOS POLTICOS
En general resulta muy difcil predeterminar el nmero exacto de
participantes al festejo o conmemoracin de alguna fecha importante.
Es frecuente que por razones partidarias, no se le impida a nadie el
acceso al evento, por lo cual deberemos realizar nuestros clculos con
9

Tener en cuenta esta situacin simplemente nos lleva a dos conclusiones.


Si paga un anfitrin, los invitados
concurren "de muy buena onda" y
se perdonan posibles errores que
cometamos. Tambin es probable
quede este evento surjan futuros
servicios, dada la conformidad de
los invitados.
Si en cambio cada uno de los
participantes paga su cubierto,
tenemos que estar preparados a un
alto nivel de exigencia, donde seremos permanentemente juzgados
por nuestro servicio. Tambin
debemos tener en cuenta que de
este evento difcilmente saldr la
contratacin de otro en forma particular.
8. RECARGO DE PRECIOS
QU PASA SI CUANDO UNA
DETERMINADA COMISIN DIRECTIVA QUE NOS CONTRATA,
RECARGA EL PRECIO QUE NOS
PAGAN, CUANDO VENDEN LA
TARJETA DE PARTICIPACIN A SUS
ASOCIADOS?
El nivel de exigencia es maysculo,
ya que el pblico asistente, que
paga su tarjeta, generalmente juzga
los alimentos y bebidas por el precio final que pag, olvidndose que
su pago adems incluye premios,
rifas, regalos, espectculos, fuegos
artificiales, etc.

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EL TARGET

Si bien a veces es una tarea infructuosa (hay eventos multitarget)


conviene siempre tratar de averiguar el TARGET o sea el PERFIL del
cliente y sus invitados, para formalizar una propuesta integral que
agrade a la mayora.

1. SEGMENTACIN SOCIO-ECONMICA

Otra utilizacin de la investigacin


de TARGETS es para formar una
IDENTIDAD propia, que nos sirva
para el posicionamiento de nuestro
emprendimiento. Esto es una premisa de Marketing muy importante
cuando decidimos NO TRABAJAR
PARA TODOS sino para algunos
Targets Especficos.

Este trabajo se encuentra realizado por la ASOCIACIN ARGENTINA DE


MARKETING y el grfico corresponde al ao 2006.

Esta figura se conoce con el nombre de Pirmide de Ingresos


En ellas estn representadas por porcentajes (%) la cantidad de habitantes
de argentina que participan de cada segmento econmico de acuerdo a
los ingresos del Principal Sostn del Hogar (PSH).

Para lograr nuestro cometido, recurrimos a una herramienta del


Marketing conocida como:
SEGMENTACIN
Entendemos por Segmentacin el
agrupamiento por segmentos, de
los clientes potenciales, apara analizar cuales son sus necesidades y
deseos y poder complacerlos con
una propuesta adecuada
Para ello procederemos a segmentar a la clientela con las siguientes
pautas;

Segmentacin
Segmentacin
Segmentacin
Segmentacin

Segmento
ABC1
C2

C3

Socio - econmica.
Cultural.
Socio-demogrfica.
Temporal

% de habitantes
5.6%
14 %

26.2%

En general existe una relacin


paralela entre poder adquisitivo
y producto:
ABC1

Producto

C2

Producto

C3

Producto

D1

Producto

D2

Producto

Tambin nos sirve para considerar


que esta segmentacin es muy til
para ser aplicada en el diseo de
"producto restaurante", para operar
de lunes a viernes al medioda. Es decir para locales destinados para
almuerzos en ocasin del trabajo.
E

D1

33 %

D2
E

16.2 %
5%

De la observacin de este grfico


surgen "a priori" algunas conclusiones:
En teora podemos disear un producto para cada bolsillo. Pero a
poco de andar deberemos elegir en
afirmarnos en uno o dos segmentos
contiguos, ya que esto constituye
un primer paso para formar nuestra
IDENTIDAD como prestadores de
un servicio de determinado rango
de precios.

Producto

Esto es as pues la gente se ata a un presupuesto para comer la mayora


de los das de su vida, y lo cumple religiosamente, salvo ocasiones especiales. Por ello de acuerdo al Precio del Men Ejecutivo (o la propuesta dia10

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ria), definimos que segmento socioeconmico queremos tener como


clientes. Es decir a qu pblico queremos llegar.

Es decir, pblico de muchsimo dinero puede llegar a consumir un champaa carsimo y un men simplsimo como ser matambre con ensalada
rusa de entrada, y pollo al champignon como plato central.
O por el contrario, gente de recursos humildes, que piden un producto
alimentario "gourmet", pueden adems gastarse una fortuna en espectculos, plasmas, fuegos artificiales, etc. Todo sea por "aparentar", recurriendo
a un prstamo bancario, a vender un auto o un terreno, etc. para solventar el evento.

Nos servir para fijar nuestra poltica de precios dentro del marco
general de LA POLTICA COMERCIAL DE LA EMPRESA, cuestin que
trataremos sobre el final de este
trabajo.
DE CUALQUIER MANERA ESTA
RELACIN PARALELA ENTRE PRECIO - PRODUCTO EN ALGUNOS
CASOS SUELE A VECES FALLAR
Esto ocurre frecuentemente en
"negocios de salir a comer" o en los
eventos. Porque en la eleccin de
los clientes, intervienen otros atributos relevantes (BENEFICIOS)
aparte del precio:
Status-Prestigio-Figuracin Social
Cultura Gastronmica
Gustos Personales
Factores emocionales
Ubicacin - Ambientacin
Glamour
Otros
Y QU OCURRE ENTONCES?
SURGE LA RELACIN
(SEGMENTACIN) CRUZADA
En esas operaciones gastronmicas
aparece a veces la relacin cruzada
entre poder adquisitivo y producto:

Como excede ampliamente el marco de este apunte referirse a todas las


causales en que aparecen otras variables para incluir en la eleccin Precio Producto nos referiremos brevemente a una sola de ellas o sea a LA PAUTA
CULTURAL.
Desde ya que a riesgo de caer en una simplificacin y posiblemente rozar
la discriminacin vamos a definir dos polos opuestos (aunque siempre hay
puntos intermedios).
1. El pblico con cultura Protocolar
Aqul pblico que practica en menor o mayor medida las Reglas de
Etiqueta (tambin llamadas Normas de Urbanidad y Cortesa).
2. El pblico de cultura No Protocolar
Nos preguntaremos: en qu se diferencian en lo atinente a la organizacin del evento?
El pblico de Cultura Protocolar en general se manejar con las siguientes
pautas:
Consumir el servicio de recepcin de pie o ubicado en living.
Solo ingresar al Saln a sentarse a la mesa, cuando haya sido invitado.
El anfitrin recibir en la puerta de entrada.
Observar el Orden de Precedencia en el servicio de alimentos y bebidas.
Utilizar cubiertos del mismo tamao para entradas y principales.
En cambio el pblico de cultura No Protocolar
Se sentar en la ubicacin asignada y esta situacin complica
absolutamente el servicio de recepcin, generando la necesidad de
desbarese de las mesas, y demorando notablemente el servicio de las
entradas.
Pretender que se le sirva primero a la Mesa Principal donde a veces
confluyen anfitriones y agasajados.

ABC1

Producto

C2

Producto

C3

Producto

Otra distincin que conviene tener en cuenta a la hora de analizar el


Target Cultural Gastronmico, es diferenciar al cliente de cultura Gourmet
del cliente de cultura "Popular".

D1

Producto

El cliente Gourmet preferir

D2

Producto

Producto

En ella se rompe el paralelismo y


pblico de determinado dinero se
cruza a consumir poductos de diferentes targets.

Porciones pequeas
Propuestas exticas
Resaltar todas las cualidades organolpticas de los alimentos (sensoriales)
Dentro de ellas es muy importante la decoracin del plato
Esto acarrea el servicio emplatado (no pinzado) y mayor cantidad
y calidad de la mano de obra, con los consiguientes mayores costos
de la misma
Mayor consumo de vinos tintos
Camareros que apliquen perfectamente las reglas del servicio
Copas de cristal
Cubiertos pesados
Platos de porcelana
11

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Champaa sin azcar


Sidra espaola
Cervezas Premium o importadas
El cliente de Cultura Popular preferir
Porciones abundantes
Propuestas de alimentos tradicionales
Cervezas de cualquier marca
Sidra argentina
Champaa demi-sec
Se iguala el consumo de vinos tinto y blanco
Agregar hielo al vino
Camareros que sean corteses y amables antes que tcnicos en el oficio
El servicio puede ser pinzado (No emplatado) para satisfacer
adecuadamente la demanda de cantidad
2. SEGMENTACIN POR EDADES

4.GNEROS - MUJERES
Dedicar especial atencin a la
ambientacin (flores).
Tener todo muy higinico,
especialmente los baos.
La propuesta puede incluir
pollo - pescados - salad bar.
Considerar la inclusin de Mesa
Dulce.
Considerar menores gramajes
en las porciones.
Tener gaseosas Light.
Las proporciones del vino pueden
ser 60% tinto / 40 % blanco.
Habiendo carnes rojas el punto
de coccin generalizado debe
ser COCIDO.

Debemos tener en cuenta que segn sean las generaciones cambian profundamente las preferencias del pblico en cuanto a:
Cantidad
Tipos de alimentos
Tipos de Bebidas
Ambientacin
Tipo de Msica
Volumen de la msica
Iluminacin
Personal de Servicio

5. SEGMENTACIN
POR PROFESIONES

Resulta un clsico de los eventos organizar un cumpleaos de una mujer


de 15 aos, donde se presentan dos targets claramente diferenciados en
una misma fiesta. Por ello debemos imaginarnos que estamos organizando
dos fiestas al mismo tiempo.
Haciendo una comparacin entre los segmentos podemos especular con la
siguiente tabla:

Por ello debemos imprimir algn


giro tambin en estas ocasiones y
considerar:
Aumentar el tamao de
las porciones.
No trabajar productos magros,
sino ms bien aceitosos o grasos.
No desechar el azcar.
Aumenta el consumo de bebidas
alcohlicas.
Las gaseosas pueden ser las
comunes.
En general prefieren carnes rojas.

TEMA
Ubicacin o sector
Iluminacin
Msica
Disc Jockey
Alimentos
Bebidas
Cantidad alimentos
Personal de Servicio

MAYORES
De un lado de la pista de baile
Alta
Baja
De Eventos
Para mayores
Todas
Mayor
Cualquier edad

JVENES
Del otro lado
Mas baja
Ms alta
De eventos
Para jvenes
Sin alcohol
Menor
Edad intermedia

3. SEGMENTACIN POR GNEROS - VARONES


En general si tenemos todos hombres o una mayora casi total de este
gnero, debemos considerar darle al evento los siguientes giros para aproximarnos al xito del mismo:
Calcular un 30 a 40 % ms del gramaje de los alimentos.
Calcular mayor proporcin de vino tinto que blanco (80-20).
Considerar carnes rojas en la propuesta.
No considerar Mesa Dulce salvo pedido especial.
El punto de coccin generalizado debe ser A PUNTO.

12

OPERARIOS
En este caso debemos considerar
que las personas que trabajan con
su fsico en general gastan 2.800
caloras diarias (esto depende
obviamente del tamao individual
y otras circunstancias).

ADMINISTRATIVOS
En este caso debemos considerar
que las personas que trabajan, con
su intelecto en general gastan1.800
caloras diarias en promedio.
Por ello recomendamos para estas
ocasiones:
Disminuir el tamao de las
porciones
Trabajar con productos magros
Tener gaseosas Light
Podemos considerar en la
propuesta pollo - pescados salad bar

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6. SEGMENTACIN POR
REGIONES O LOCALIDADES

9. SEGMENTACIN
POR RELIGIONES

Cuando analizamos a los clientes


por sus culturas locales o regionales, en principio tenemos que tener
en cuenta que nos encontramos
ante una situacin donde pueden
variar fuertemente sus requerimientos, no solo en la propuesta de alimentos y bebidas, sino tambin en
el "paquete completo".
Es decir el servicio, la vajilla, las costumbres y rituales propios de cada
regin o localidad.
Tambin debemos tener en cuenta
que por ms que uno aprenda
cocina saltea, o cocina del litoral,
etc. Nuestro pblico estar compuesto por clientes de cualquier
lugar que en principio podrn apreciar o no nuestro desempeo.
Pero lo que es terminante es que
no nos contratar ningn salteo,
que desee comida saltea. Y esto es
mejor que as sea porque en caso
contrario deberemos pasar un duro
examen. Esto es lgico. El pblico
de la regin o localidad diferenciada, prefiere un propio prestador del
servicio de su propia regin, para
una propuesta de esa misma
regin. Slo nos contratar entonces, para una propuesta diferente
de la regin a la cual pertenece.

La nica religin que tiene una


fuerte presencia en gastronoma, y
especialmente en eventos es la
Religin Juda.
En estos casos, si se trata de judos
ortodoxos o muy practicantes de su
religin, el prestador de los servicios de Catering, debe pertenecer a
la religin juda, y el servicio ser
supervisado por Rabino o funcionario delegado por el mismo.
Todo debe hacerse bajo el ritual
KOSHER, y decimos ritual porque
no es solamente la comida, sino
que cuando se trata de KOSHER se
abarca desde la matanza del animal
hasta el servicio y la vajilla, pasando
por todas las etapas intermedias.

7. SEGMENTACIN POR
ETNIAS O NACIONALIDADES
En este caso valen las mismas consideraciones que para el captulo
anterior.
Por ms que aprendamos y desarrollemos una propuesta mejicana,
japonesa, polaca, o la que fuera, el
pblico que debemos contar es
cualquiera menos mejicanos, polacos, o japoneses ya que aqu se
aplica el mismo preconcepto de la
pertenencia a la etnia o nacionalidad.
Tambin en este punto tenemos
que sealar un caso frecuente en
gastronoma que son las
Convenciones Internacionales de
cualquier profesin.
En general la propuesta debe ser
autctona. Locro - Asado - Bife de
chorizo - etc.

Los eventos tpicos de la religin


juda son:
El BRIT MIL
Es la circuncisin del varn y en
alguna medida hay un cierto paralelismo con el bautismo de la religin cristiana.
El CASAMIENTO
En general son fiestas super divertidas donde se alternan permanentemente tandas de baile entre comidas.

10.SEGMENTACIN TEMPORAL
Al analizar los segmentos de acuerdo al momento en que se desarrollan, debemos de tener en cuenta
que muchos son los temas que
tenemos que adaptar en cuanto a
correspondencia con la calidad
total o en cuanto a su implicancia
econmica.
Ya vimos oportunamente como
varan las propuestas en verano o
en invierno, y consideramos las dificultades que se presentan en el
mes de diciembre.
Debemos tener en cuenta para
nuestra poltica de precios que
Enero y Febrero son de una fuerte
baja en esta actividad, salvo que
sea en lugares de vacaciones.
Lo mismo ocurre en los das de la
semana en que desde lunes a jueves son de baja actividad, hasta los
viernes y sbado que representan el
pico mximo ene eventos.
Tambin debemos considerar que
los distintos momentos u horas del
da, deben imprimir fuertes cambios en nuestras propuestas gastronmicas y de desarrollo.
No va a ser la misma propuesta
para un coktail de despedida de un
Embajador, si ste se realiza a las
10 de la maana, a las 14:00, a las
17:00 o a las 22:00 horas del da.
CON TODO LO EXPUESTO
ANTERIORMENTE QUEREMOS
DEJAR BIEN EN CLARO.

EL BATMIZVA
Es el festejo de la mayora de edad
de la mujer a los 12 aos.
EL BARMIZTVA
Es el festejo de la mayora de edad
del varn a los 13 aos.
Existen salones exclusivamente preparados para estos festejos cuando
se trata de judos ortodoxos, donde
hasta pueden convivir dos cocinas
diferentes ("clonadas") Una para ser
utilizad por cualquiera y otra para
ser utilizada solamente por la
comunidad juda.

13

QUE NO SE TRATA DE
COMPARTIMENTOS CERRADOS,
SINO DE QUE EN NUESTRAS
PROPUESTAS DEBEN REINAR:

La
La
La
La

cintura
flexibilidad
adaptacin a cada situacin
creatividad
QUE CADA EVENTO
PUEDE SER NICO
E IRREPETIBLE

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RELEVAMIENTO PREVIO DEL LUGAR DEL EVENTO

Resulta indispensable para una correcta planificacin


del evento, conocer el lugar donde se desarrollar el
mismo, no slo desde el punto de vista operativo, sino
tambin desde el punto de vista econmico, donde las
caractersticas del sitio, influirn de manera fundamental en los costos del evento.

Adems, y probablemente sea lo ms importante de


todo: SE DEBER CONTAR CON UNA ALTERNATIVA

Pueden ser una o unas visitas previas para planificar


adecuadamente todo lo necesario.
Con quin?
Salvo situacin especial, en general conviene realizar la
visita acompaado por el cliente para poder debatir
con l diferentes alternativas y tomar las necesarias
decisiones en conjunto.

Una carpa
Una casa
Un quincho
Un galpn
Un hangar
Una galera
Es decir un lugar de alternativa donde realizar
el evento en caso de condiciones imposibles de
hacerse al aire libre

EL PISO Y LOS ACARREOS


Una vez llegado con el medio de locomocin hasta el
lugar ms prximo al sitio donde se implantar el servicio, debemos verificar la distancia, imaginndonos
que el da del evento, hasta ese mismo lugar se llegar
con los alimentos, vajilla, bebidas, mesas y sillas, y
todo el equipamiento imprescindible.

Con qu?
Depender del tipo de servicio y del evento, pero en
general cuando vamos a reconocer un lugar desconocido, no est dems llevar una cinta mtrica, que nos
ayudar a tomar medidas en diferentes ocasiones.

Si esa distancia es exagerada (como ocurre en lugares


parquizados), deberamos calcular otros tiempos para
el armado del lugar, e incluso contratar una cuadrilla
de ayudantes para realizar los acarreos, sin que se cansen los mozos, especialmente si es personal femenino.

ANLISIS DEL LUGAR


Para ejemplificar un cierto accionar partiremos de dos
escenarios opuestos:
1. Un escenario campestre.
2. Un escenario urbano.

Tambin ser til verificar el piso para realizar dichos


acarreos, y resultar imprescindible contar con carrito
de dos ruedas para realizarlos con rapidez y el menor
esfuerzo.

1. ESCENARIO CAMPESTRE
Resultan muy numerosos los eventos que se desarrollan en casas-quintas; chacras; estancias; etc. a veces
alejadas de los centros urbanos.

EL PLANO PARA LLEGAR SIRVE PARA:


Entregrselo al personal si va por su cuenta
Para el chofer del vehculo si los transportamos
nosotros
Para proveedores de cualquier tipo o contratacin
Para el cliente para que lo imprima y lo ponga con
la tarjeta de invitacin a sus invitados

Por ello la primera averiguacin ser:


Cmo se llega?
Referencias del itinerario para llegar
Medios de Transporte disponibles
Horarios y frecuencias de los medios de transporte
Caminos pavimentados; mejorados o de tierra

2. UN ESCENARIO URBANO
Ya sea que se trate de una casa, saln, edificio de
departamentos, etc. es importante verificar si vamos a
acceder por una entrada de servicio, o en cambio
ingresaremos por el mismo lugar en que luego ingresarn los invitados. En caso de que se trate de entrada
nica, tendremos en cuenta que deberemos tener todo
dentro del lugar antes de la hora 0.
Es en Planta Baja?
Se nos simplificar muchsimo la tarea, y resulta oportuno en aqullas residencias que cuenten con un
amplio garage, acordar con el cliente que nos facilite
ese espacio para instalar la cocina mvil el da del
evento.
Es en un 1er Piso?
Si la cocina est en Planta Baja y el servicio es en otro
piso, deberemos seleccionar personal relativamente
joven para recorrer en repetidas oportunidades las
escaleras.

Las referencias de distintos puntos de sealizacin, servirn posteriormente hacer un plano de cmo se llega
al lugar.
En caso de no haber medios de transporte disponibles,
(o habindolos por razones de falta de tiempo) deberemos llevar y traer al personal contratando vehculos
suficientes.
En caso de tener que transitar por caminos de tierra es
imprescindible definir con el cliente si se realiza igual
aunque llueva o haya condiciones del camino desfavorables. Si el cliente toma la decisin de que se realizar
bajo cualquier circunstancia climtica adversa, se debern contemplar las facilidades para transitar por esos
caminos.

14

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Es en pisos ms altos?
En este caso deberemos medir el ascensor (principal o
de servicio) si a simple vista nos pareciera ajustado,
para calcular los tiempos de anticipacin en instalarnos.
Deberemos considerar que para nuestra operatoria
tendrn influencia:
Escaleras.
Ascensores.
Montacargas.
Horarios de acceso.
Posibilidad de que exista un S.U.M. (Saln de Usos
Mltiples).
Posibilidad de que exista un Reglamento Interno.

Para ello deberemos recurrir a alguna de las siguientes


alternativas:
Escalmetro
Programa Autocad
Programa Corel
Programa Visio
MEDIDAS PARA CALCULAR LA PISTA DE BAILE
MXIMO = 1 m2 cada 2 personas
(estarn todos bailando simultneamente).
MNIMO = 1 m2 cada 4 personas
(la mitad estar bailando y la otra no).
Otro clculo para estos casos
Lugar para la recepcin (de parados).
Saln (ubicando a los invitados en mesa
de 6 con plato de sitio).
Pista de baile.

CAPACIDAD DEL LUGAR


Si se trata de un cocktail o recepcin (de parados)
como mnimo necesitamos 1 m2 de espacio cada 2
personas.
Si se trata de mesas redondas debemos distinguir
entre aqullas que se instala la vajilla SIN PLATO
DE SITIO CON PLATO DE SITIO.

TODO INCLUDO: 2,30 m2 x persona

CAPACIDAD SIN O CON PLATO DE SITIO


Dimetro
de la mesa
1.20 m2
1.50 m2

Sin plato
de sitio
8 personas
10 personas

Con plato
de sitio
6 personas
8 personas

Capacidad
del lugar

1 m2 x persona

1.30 m2 x persona

CONSECUENCIAS DEL PLATO DE SITIO

30 % MS DE MESAS
30 % MS DE MANTELES
30 % MS DE CUBREMANTELES
30 % MS DE CENICEROS
30 % MS DE SALEROS
30 % MS DE FRAPS
30 % MS DE BALDES HIELEROS
30 % MAS DE CENTROS DE MESA
100 % DE PLATOS DE SITIO

CAPACIDAD DEL LUGAR CUANDO NOS ENCONTRAMOS EN LUGARES DE SUPERFICIE IRREGULAR, O


CON OBSTCULOS, COMO PUEDEN SER:

COLUMNAS
RECOVECOS
PAREDES CURVAS
MUEBLES
DESNIVELES
MAQUINARIAS, ETC.
EN ESTOS CASOS DEBEMOS HACER EL
PLANO EN RIGUROSA ESCALA

15

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RELEVAMIENTO DE LAS INSTALACIONES EXISTENTES

1. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE
FUEGOS
Consiste en encenderlos todos.
Anafes
Hornos
Salamandras
Cocinas
Freidoras
Y fundamentalmente a qu energa
funcionan
Gas de red
Gas de tanque
Gas de tubo o garrafa
Electricidad
Gas-oil
Etc.
Tambin delimitar las responsabilidades para que el fludo est a disposicin y sea suficiente para el da
del evento.
2. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE
MESADAS
Siempre sern necesarias para desplegar los platos crear lneas de
montaje para el emplatado individual.
3.VERIFICAR LA CAPACIDAD DE
FROS
PARA ALIMENTOS
Alimentos a granel (que puedan
ser apilados)
Alimentos salseados (en recipientes redondos
o rectangulares)
Alimentos no apilables (para los
cuales se necesitan estantes)
Alimentos de gran volumen no
apilables (tortas)
Alimentos congelados (freezer)

4. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE
FROS PARA BOTELLAS
Utilizar el principio fsico de la
CONVECCIN NATURAL (EL FRO
BAJA SOLO Y EL CALOR SUBE
SOLO).
POZO FRO PARA BOTELLAS
Puede ser elctrico (tipo
gndola de supermercados).
Puede ser simplemente un piletn
u otros recipientes.
De no haber nada fijo se impone
la necesidad de llevar "cubas"
para enfriado.
5. EL AGUA QUE LLEGA
(AFLUENTE)
Si existe la posibilidad de obtener
agua para el lavado se presenta la
oportunidad de lavar un plato que
ser reutilizado con el consiguiente
ahorro de alquiler y menor cantidad de espacios:
El plato que lavaremos
ser entonces:
El Plato de Entrada
Pasar a utilizarse como
el Plato de postre
Pasar a utilizarse como
el Plato de mesa dulce
Pasar a utilizarse como
el Plato de fin de fiesta
6. EL AGUA QUE SE VA (EFLUENTE)
En caso de generar un espacio de
lavado, deberemos ser cuidadosos
en ver donde se canalizar el agua
que hayamos utilizado, para no
generar problemas de falta de drenaje.
7. CALIDAD DEL AGUA
Tambin ser til verificar la calidad
del agua, sobre todo si es apta para
el caf o para rebajar jugos concentrados.

8. EXTRACCIN DE
HUMOS Y OLORES
En caso de parrillas mbiles, debemos previamente analizar donde las
pondremos.
En el caso instalaciones fijas, verificaremos la existencia de campanas
y el funcionamiento eficaz de los
extractores.
9.CARGA ELCTRICA
Resulta frecuente que en lugares
donde se arman eventos (no repetitivos como ser en carpas - quinchos
- domicilios particulares - etc.) no
existe una adecuada planificacin
de la distribucin de la potencia
elctrica necesaria.
Al recargarse con demasiados equipos de luces u otras instalaciones,
sobre un solo canal de potencia, se
produce un sobrecalentamiento de
los cables, y como lgica consecuencia, el sistema de proteccin
de llaves trmicas corta el suministro de energa, quedndonos a
oscuras.
Por lo tanto conviene verificar que
esta problemtica se haya considerado con anticipacin al da del
evento.
10. GRUPO ELECTRGENO
Para el caso de que pudiera llegar a
cortarse el suministro de la red de
energa elctrica, se puede preveer
esta situacin a partir de contar
con generadores de energa propios o alquilados.
11. BAOS
Aparte de verificar si contamos con
baos en cantidad adecuada (dos
cada 50 invitados en promedio para
ambos sexos) debemos tener en
claro quin se ocupar de mantenerlos siempre limpios el da del
desarrollo del evento.
12. VESTUARIOS Y BAOS PARA
EL PERSONAL DEL SERVICIO
Lo ideal es contar con vestuarios y
baos aparte de los disponibles
para los invitados. Pueden alquilarse baos qumicos si el lugar es
accesible a su instalacin.

16

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13. AIRE ACONDICIONADO


El correcto funcionamiento y la
adecuada capacidad del aire acondicionado, es un requisito importante para el desarrollo confortable
del evento.
Si se trata de un lugar desconocido,
la nica posibilidad cierta de verificarlo, es presenciando un evento
anterior, en ese mismo lugar.
14. FBRICA DE HIELO
En principio, para enfiar las bebidas, conviene hacerlo con Barra de
Hielo, ya que por esa Ley de la
Fsica que expresa: "en materia de
energa , nada se pierde, todo se
transforma" seguramente la barra,
tardar ms tiempo en enfriar, pero
a su vez durar ms tiempo, con el
consiguiente ahorro de dinero.
Dems est sealar que la barra se
consigue nicamente en fbricas de
hielo.
De cualquier manera para la compra de "rolitos" tambin conviene
hacerlo en fbrica, ya que su precio
es un 33% del que nos venden en
estaciones de servicio.
Por todo ello deberemos tener en
cuenta de la fbrica de hielo
Cul ser la que nos atender
el da del evento?
Qu horarios tiene de atencin?
Tiene o no tiene sistema de
entrega a domicilio?
15. ESTACIN DE SERVICIO
CON ROLITOS
Para el caso de no poder contar
con la asistencia de una fbrica de
hielo, no nos queda otra solucin
que recurrir a comprar el hielo en
una estacin de servicio.
La recomendacin es que si optaremos por esta compra, debemos
tener en claro con cual estacin
ser, y conviene hacerla por anticipado al da del evento para no
encontrarnos con sorpresas ese
mismo da.

16. MESAS Y SILLAS


Es frecuente que muchos lugares
en alquiler, tengan sus propias
mesas y sillas. Deberemos entonces
verificar que sean del agrado del
cliente o bien adoptar las fundas
para sillas. Esta decisin conviene
que la tome el cliente con nuestro
asesoramiento.
17. VAJILLA
No es frecuente que el lugar que se
alquile ofrezca la provisin de vajilla, pero si as fuere, y resultare adecuada al cliente, conviene alquilarla
ya que nos ahorraremos fletes y
acarreos.
18. PERSONAL
Ya sea personal de cocina o de
saln, nunca es conveniente trabajar con personal del lugar.
En todos los casos recomendamos
enfticamente trabajar con personal
propio, ya sea fijo o extra.
19. INSTALACIONES CONTRA
INCENDIOS Y SALIDAS DE EMERGENCIA
Si bien el pblico promedio no es
muy exigente con este requisito, s
lo son las empresas, especficamente las extranjeras, donde la cultura
de la seguridad est ms desarrollada, y por ms que tenga inters en
contratarnos el Presidente de la
misma, si el Jefe de Seguridad de la
empresa se opone, no resultaremos
contratados.
De cualquier manera, aunque el
cliente no lo exija, debemos ajustarnos a estos requisitos y normas,
ya que SIEMPRE SOMOS RESPONSALES por todo lo que ocurra en la
Organizacin del Evento.

17

ORGANIZACIN DE EVENTOS | MANUAL

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA

TIPOS DE SERVICIO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

QU ENTENDEMOS POR BOCADO


Es un canap
Es una tarteleta rellena
Es un pinchito de lomo (pollo/cerdo/etc.)
Es una aceituna rebozada
Es una ciruela con panceta
Es un fosforito
Es una empanadita "de copetn"
Es una pieza de sushi
Etc. Etc.
A la empanada comn la contamos por 2 bocados
El sandwich de miga de confitera tambin
por 2 bocados

COMIDA FORMAL
COCKTAIL CORTO
COCKTAIL MEDIANO
COCKTAIL LARGO
COMIDA AL TENEDOR
ASADO
BUFFETT

En principio debemos tener en claro, que en un mismo


evento pueden llegar a convivir diferentes TIPOS DE
SERVICIO al mismo tiempo en diferentes lugares del
mismo, o en diferentes tiempos en el mismo lugar.
Es decir que la imaginacin y la creatividad son el
nico lmite a las distintas posibilidades de combinarlos.

CLCULO DE EJEMPLO DE UNA MESA DULCE


(Slo Tortas)
1. Cuento la Cantidad de pax
2. La multiplico por (x) 0,120 Kg
= Me da el total de Kg. de tortas (u otros alimentos
dulces que decida servir)
3. Ese kilaje lo divido por 1,000 KG que es lo que pesa
la torta promedio
= Cantidad de tortas que voy a producir
La variedad generalizada puede ser de 8 clases diferentes de tortas (ajustar en cada caso)
TENER EN CUENTA QUE SOLO TORTAS NO
CONVIENE (DESCONTAR OTROS ALIMENTOS DE
ESTA CUENTA).

1. COMIDA FORMAL
Se caracteriza porque el comensal tendr la posibilidad
de comer sentado en una silla y sobre la mesa tendr
su plaza armada con vajilla y cubiertos, para "comer
formalmente".
La organizacin tradicional de este tipo de servicio
comprende los siguientes pasos y porcionamientos.
Recepcin
4 a 6 bocados por persona
Estimando la duracin de la misma en una hora
aproximamos a 150 grs.
Entrada Fra
Segn Receta Probada y corregida
Y/O Entrada
Caliente
Segn Receta Probada y corregida
Plato Principal Segn Receta Probada y corregida
Postre
Segn Receta Probada y corregida
Caf con
Bombones Petit Fours
2 Por persona
Mesa Dulce
0.120 kg. Por persona
Torta Alegrica
0.050 kg. Por persona
Fin de Fiesta
0.100 kg. Por persona
Pancitos tamao mignon
3 4 por persona

2. COCKTAIL (SERVICIO DE LUNCH)


Caractersticas:
La gente est de pie
Debe haber algunas mesas de apoyo
(para ceniceros, copas sucias, servilletitas usadas,
pirotines, etc.)
Puede haber algunas islas mesas de servicio
(bocados, pinchos, pata de jamn, etc.)
Puede salir todo bandejeado desde cocina o
trastienda.
Puede haber algunas sillas o juegos de living
COCKTAIL CORTO
Duracin: 2 a 3 horas.
Cantidades: 6 a 8 bocados por persona

Alternativa de la Recepcin
Mesa de Quesos y Fiambres
0.100 kg Por Persona

MotivosEntrega de Diplomas
Desfiles
Presentacin de Productos
Entrega de Premios
Despedida de Funcionarios
VERNISSAGE (Apertura de muestra Pictrica,
Fotogrfica, cultural, etc.)
Otros

LA CANTIDAD LMITE SUPERIOR DE CONTROL


ES 1 KG DE COMIDA POR PERSONA .
DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE ESTE SER NUESTRO PRIMER BORRADOR, y QUE LAS CANTIDADES
DEFINITIVAS SURGIRN DE ANALIZAR EL TARGET,
Y SI ES NECESARIO SUBIRLAS O BAJARLAS.

Festejo de algo que no sea especficamente comer


En los clculos van todo tipo de bocados:
fros, calentitos, dulces o salados.

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COCKTAIL MEDIANO
Duracin: 3 a 5 horas
Cantidades: 8 a 12 bocados por
persona
Aproximadamente 400/500 grs.
por persona.
Motivos:
Inauguracin de negocios
Casamientos por Civil
Bautismos
Aniversarios de bodas
Lanzamientos de productos
Comuniones
Otros
Tener especial cuidado con la dosificacin de los bocados durante el
tiempo que dura el servicio para
que alcancen hasta el final.
COCKTAIL LARGO
Duracin: ms de 5 horas
Cantidades: 20 a 24 bocados por
persona
Aproximadamente 1 Kg por persona
Motivos:
Cumpleaos de 15 u otros
Fiestas de egresados
Lanzamiento de productos
Casamientos
Otros

Motivos:
Evento empresariales
Lanzamiento de productos
Fiestas de fin de ao.
Aniversarios de la empresa
Relaciones Pblicas
Otros

ENTRADAS:
Puede ser cualquiera a eleccin.
En caso de que se requieran
achuras conviene presentarlas en
brochette, cuyo esquema de presentacin y emplatado se encuentra
en el PowerPoint correspondiente.

Eventos sociales
en domicilio del Cliente.
Aniversario de Casamiento
Cumpleaos
Bautismos
Comuniones
Otros

CARNES
En promedio 0,500 Kg. Por persona
Puede ser:
Asado
0,250
Vaco
0,150
Colita de cuadril 0,100
U otras tales como lomo, bife de
chorizo, matambrito de cerdo,
entraa, etc.

CONDICIONES DE
LOS ALIMENTOS
Este tipo de servicio donde el cliente no tiene las posibilidades de cortar o separar nada por falta de
cuchillo, debe tener una excelente
tarea de mise en place, en la eliminacin de todos los desechos no
consumibles.

Est en desuso pues no resulta ms


barato que una comida formal, y
adems tanto tiempo de parados
resulta incmodo.
3. COMIDA AL TENEDOR
TAMBIN LLAMADA COMIDA
AMERICANA (DESARROLLO)

Sin Piel
Sin Grasa
Sin Huesos
Sin Cartlagos
Cortados en dados
o en cubos (CHICOS)
Pueden ser grandes solamente
si son blandos y se los puede
cortar con el canto del tenedor
o cuchara
En este caso es preferible
superficies planas
Sin Jugos
Salsas Compactas

4. SERVICIO CON ASADO


1. Recepcin:
4 a 6 bocados
2. Plato fro
3. Plato caliente
4. Postre
5. Caf
6. Mesa dulce
7. Fin de fiesta

por persona
Puede ser igual
que en una
comida formal

Se caracteriza por ser una mezcla


de los dos anteriores o sea de parados o sentados en sofs, sillones o
sillas, juegos de living, pero sin
mesa. (mezcla de cocktail con
comida formal).
Favorece la movilidad y alternancia
de los invitados.

RECEPCIN:
Puede ser:
Empanadas
Mesa de quesos y fiambres
Bocados de todo tipo
Combinacin de lo anterior

Pollo: 1/16 avo. De pollo grande.


(Cajn de 7 cabezas = 2,850 Kg.
por pollo).
TODAS LAS CANTIDADES ESTN
EXPRESADAS EN SU PESO BRUTO
ALTERNATIVAS
Si en el servicio se agrega CORDERO / CHIVITO / LECHN, se
debern quitar.
X X X kg. de carnes por cada
tem y se reemplazarn por 1 y 1/2
partes de stos.
O sea que se le agrega un 50%
ms de lo quitado a los efectos de
compensar las prdidas de desechos por cabezas huesos y vsceras.
Clculo de ejemplo
De Fiesta para 200 Personas.
Asado
200 personas x 0.250 kg = 50 kg
Vaco
200 personas x 0.150 kg = 30 kg
Colita
200 personas x 0.100 kg = 20 kg
Si Suprimimos 10 Kg. por corte
O sea que quedara de esta forma:

No debemos atarnos a ningn preconcepto. Se puede hacer un asado


como comida principal y poner
sushi en la recepcin. En todos los
casos: 4 a 6 bocados por Persona.

Asado
50 kg - 10 kg = 40 kg
Vaco
30 kg - 10 kg = 20 kg
Colita
20 kg - 10 kg = 10 kg
30 kg a suprimir

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Cordero / Chivito / Lechn


30 kg x 1.5 = 45 kg
Es lo que tengo que agregar.
ENSALADAS
Sugerimos que el servicio se realice
en Mesa de Ensaladas con el sistema del autoservicio (self-service) a
los efectos de lucirnos con una
mayor variedad y satisfacer los
requisitos de diferentes paladares.

COMANDA DEL EVENTO


Se recomienda enfticamente pensar y repensar, calcular y recalcular las
veces que sea necesaria la comanda del evento.
Es decir qu alimentos iremos a servir y en qu cantidad.
Siempre pensando en el Target del cliente y la mayora de sus invitados
Eso s: Una vez definida la COMANDA, basta de pensar y limitarse a aplicar
los clculos de las recetas en forma mecnica para no cometer errores de
desviaciones sobre lo previamente estipulado.
Una vez definida la COMANDA, deberemos recurrir a las recetas individuales para cada alimento.

Una mesa de ensaladas cada


60/80 personas
Variedades a opcin del cliente
Calcular una legumbrera cada 8
personas si se trata de ensaladas
de hojas
Calcular adems Kg. 0,050 si se
trata de ensaladas compactas

Debemos tener en cuenta que algunas recetas vienen para 1, 4, 6 u 8 porciones, y no es extrao en el caso de canaps o bocados encontrar recetas
para 30 o 40 piezas.

El servicio de asado puede continuar como cualquier otro:

Esto bien puede hacerse en un formulario de Excel como el entregado.

Postre
Caf
Mesa Dulce
Fin de fiesta
(en este caso se recomienda en
general que no sea carne).
5. BUFFET
Buffet
Entre fro y caliente: 0,700 Kg. Por
persona.

Recepcin
Postre
Mesa dulce
Fin de fiesta

En fin, no podremos encontrar con recetas de distintas procedencias que


debern confluir todas "AL RECETN DEL EVENTO" llamando as familiarmente a lo que tcnicamente denominamos "CMPUTO Y COSTEO DE
INGREDIENTES".

Con una adecuada capacitacin bsica en el uso de este programa Excel


podremos obtener los siguientes datos:

Gramajes parciales de cada alimento


Gramajes parciales de cada ingrediente dentro de ese alimento
Gramajes totales de cada ingrediente dentro de ese alimento
Gramajes totales de ese ingrediente dentro del evento
Costo de cada uno de los item anteriores
Costo total de ingredientes del Evento
Listado de compras por materia prima
Listado de compras por Proveedor
Y toda otra informacin estadstica que la utilizacin de dicho
programa nos pueda alcanzar

0,500 Kg.
por persona

En Total: 1,200 Kg. Por persona.

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EJEMPLO DE UN CLCULO DE ALIMENTOS PARA UNA COMIDA FORMAL ESTILO ASITICA PARA 180 PAX
COMANDA DEL EVENTO
CANTIDAD

ALIMENTOS

360
90
90
90
90
360
90
90
90
90

RECEPCIN
BOCADOS CALIENTES
WANTAN AL VAPOR DE CERDO
ALBONDIGAS DE CAMARN FRITOS
GYOZA AL VAPOR
ARROLLADITOS PRIMAVERA
BOCADOS FROS
CANAP DE MASA QUEBRADA Y MOUSSE DE SALMON
CANAP DE MASA QUEBRADA Y CAVIAR ROJO
ROLLO DE CARPACCIO EN CROCANTE DE PAN NEGRO
BOCADOS DE QUESO CAMEMBERT Y MANZANAS

180

ENTRADA
PATO A LA PEKINESA

180

PLATO PRINCIPAL
TRUCHA CON ANAN Y GUINDILLAS

180

POSTRE
EMPANADILLAS DE MANGO CON SU SALSA ESPESA

180
180

CAF CON PETIFURS


CUADRADOS FLORENTINOS
TRUFAS DE GANACHE A LA NARANJA

2
2
2
2
200
2
1
2

MESA DULCE
TORTA CONCORDE
TIRAMI-SU
PARFAIT DE WHISKY Y AVELLANAS
TORTA PERA
MASAS SECAS LUNETTES Y HOLANDESAS
LEMON PIE
TORTA ALEGORICA
TORTA MARGHERITA CON COBERTURA DE ALMENDRAS

360
650

FIN DE FIESTA
SANDWICHITOS DE LOMO BRASEADO Y HIERBAS
PANES SABORIZADOS VARIOS GUSTOS PARA PLATOS PPALES

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6. DESAYUNOS DE TRABAJO
Y OTROS SERVICIOS
Coffee - Break
Continental
Brasileo
Americano
Viens
Dans
Brunch
High - Tea
AMBITOS DONDE
SE DESARROLLAN
EMPRESAS
Dentro de sus propias oficinas, salas
de reuniones o salas de capacitacin especialmente preparadas para
estos efectos.
HOTELES
Muchas empresas prefieren irse de
sus propias locaciones hacia otros
lugares donde no tengan interferencia del "da a da" y eligen ir a
hoteles donde se brindan este tipo
de servicios.
CASAS QUINTAS - COUNTRIES
Por las mismas razones anteriores,
se utilizan estas locaciones para
este tipo de servicios que a veces
son JORNADA DE TRABAJO COMPLETA (incluso en algunos casos
que duran ms de un da con alojamiento nocturno).
OTROS
Existen adems edificios construdos para estos propsitos.
1. COFFEE - BREAK
Duracin: 15 a 20 minutos
Los participantes estn de pie
Generalmente en otro lugar
Caf
T
Leche
Masas secas
Croissants
Jugos
Gaseosas
Agua Mineral
Servilletas 18 x 18
Vajilla de porcelana
y/o descartable

2. DESAYUNO CONTINENTAL
Dura aproximadamente 2 horas
Caf
T
Leche
Tostadas
Croissants
Manteca
Mermelada
Dulce de leche (ARGENTINA)
Agua mineral
Jugos de frutas
Gaseosas
Servilletas 18x18
RESULTA MUY IMPORTANTE SI
ESTAMOS ADENTRO O AFUERA
DEL LUGAR DONDE SE TRABAJA Y
CONSUME SIMULTNEAMENTE,
PARA ORGANIZAR NUESTRO SERVICIO COMO SELF-SERVICE.
3. DESAYUNO BRASILEO
Incluye al Continental con ms
agregados de frutas y jugos
tropicales, lo que hace necesario
vajilla de postre.
Conviene la servilleta 33x33
4. DESAYUNO AMERICANO
Dura ms tiempo (3 a 4 horas)
Incluye al Continental
y al Brasileo
Cereales
Yoghurt
Quesos
Miel
Huevos revueltos
Panceta ahumada frita
Salchichitas
Bocadillos de espinaca
Waffles
Alimentos dulces
ETC.
La vajilla es la de comida
al tenedor ms el cuchillo
Para los alimentos calientes
tambin va el Rechaud
Servilletas 33x33
Frecuentemente se slo
en hotelera
5. DESAYUNO VIENS
Incluye al Continental y adems
contiene panes y tortas vienesas,
brioches, chocolate para beber, etc.

22

6. DESAYUNO DANS
Incluye al Continental
Pescados ahumados
Quesos daneses
Panes blancos y negros
con harinas integrales
Huevos pasados por agua
Galletas danesas
7. BRUNCH
Combinacin de desayuno y
almuerzo. Incluye al Continental,
Americano y se le agregan terrinas,
gelatinas, pats y puede seguir con
un buffet completo.
8. HIGH - TEA
Combinacin de merienda y cena
Tiene cosas del brunch y adems
inclumos tortas, quesos, tartas, tostadas, queso cottage, etc. Es similar
al brunch girando ms hacia alimentos dulces.

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BEBIDAS

SISTEMAS DE CONTRATACIN
CON EL CLIENTE
1. BEBIDAS INCLUIDAS DENTRO
DE UN PRECIO GLOBAL POR
CUBIERTO
En este sistema el cliente paga un
precio total por el cubierto
que generalmente incluye las bebidas bsicas "a canilla libre".
CONSECUENCIAS DE CONTRATAR
A CANILLA LIBRE

OTRA CONSECUENCIA DE ESTE


SISTEMA DE PRECIO GLOBAL
Si cumplimos con lo prometido, es
decir que el pblico tom todo lo
que quiso durante el evento, las
bebidas que sobren son nuestras.
Esto es as, porque en este sistema
no estamos vendiendo botellas,
sino que estamos vendiendo "un
servicio de alimentos y bebidas con
todo includo".
2. "A BOTELLA DESCORCHADA"

Para no fallar en nuestro compromiso debemos disponer de una


cierta cantidad de ms.
Esto nos implica, que a veces el
cliente prefiera una determinada
marca de vinos o champaa, y que
al producirse un eventual sobrante,
nos provoque un perjuicio econmico-financiero importante.
Por ello, para evitar esta situacin
debemos como microemprendedor, recurrir a comprar "en consignacin".
En realidad esta situacin de
"consignacin pura" no es fcil
obtenerla a crdito.
S resulta ms factible conseguir
una situacin similar a la autntica
consignacin, comprando las bebidas alcohlicas y pagndolas en su
totalidad, con un previo acuerdo
con el proveedor, de que aceptar
la devolucin de las sobrantes y nos
rembolsar el dinero, o bien nos
emitir una Nota de Crdito para
compras futuras.
Este acuerdo es generalmente
aceptado por supermercados minoristas y mayoristas, donde debemos
plantearlo antes de efectuar la
compra.
Eso s, para aceptarnos la devolucin nos exigirn que las botellas y
sus cajas estn impecables.
Por ello debemos tener especial
precaucin al momento de enfriarlas con hielo, para que no se deteriore la etiqueta o cualquier otra
parte de la botella.

En este sistema el cliente abonar


solamente las botellas que haya
consumido.
Se debe ser muy cuidadoso de
tener la totalidad de los envases
(llenos o vacos) para hacer el
recuento al final del evento.
Es muy buen argumento de venta
Para que funcione adecuadamente debe existir mutua confianza
entre las partes. El cliente tiene que
confiar en nosotros, que las botellas
abiertas sean de esta fiesta.
Nosotros tenemos que confiar en
que el cliente no ponga objeciones
inexistentes y las pague.
3. LAS BEBIDAS LAS TRAE
EL CLIENTE
En este sistema solamente le proporcionamos al cliente un cmputo
de las bebidas que consideramos
necesarias para realizar el servicio, y
l las compra por su cuenta.
En este caso deberemos ser
"supercuidadosos" de las bebidas
pues son del cliente. No deber faltar ninguna botella cuando hagamos el recuento al final del evento.
Tambin es muy buen argumento
de venta.

CMPUTO DE BEBIDAS PARA


FIESTAS PROLONGADAS
COMIDA FORMAL
COCKTAIL LARGO
COMIDA AL TENEDOR
ASADO
BUFFET
Cualquier otro tipo de servicio
que generalmente dure 5 a 6
horas o ms
BEBIDAS BASICAS: POR PERSONA
Vino
= 1 botella
Jugos
= 0,500 Lt.
Gaseosas
= 0,500 Lt.
Agua
= 0,500 Lt.
El clculo de 0,500 de Jugos por
persona es evidentemente exagerado. Lo que sucede es que partimos
que de esa cantidad, tomarn tambin todo el personal que se
encuentre trabajando en el Evento,
al cual le est prohibido tomar
bebidas alcohlicas o gaseosas.
CHAMPAA
PARA EL BRINDIS:
Calcular 1 botella cada 6 personas.
PARA TODO EL SERVICIO:
Calcular igual que el vino, ya que
estamos en presencia de un vino
blanco espumante.
MUY IMPORTANTE:
Si en el mismo servicio se sirve vino
y champaa, debemos reemplazarlo por el vino en idntica cantidad.
El porcentaje de invitados que
tomar champaa, conviene que lo
defina el cliente.
WHISKY
Para clientes en promedio, de
Buenos Aires, suponiendo que se
servir nicamente durante la
recepcin, y luego de los postres a
los invitados que lo soliciten
Calculamos 1 botella cada 50 personas.
Si intervienen otras circunstancias
tales como, nacionalidades, regionalidades, edades, etc. Conviene
acordar con el cliente que el servicio de whisky se contrate "a botella
descorchada" o "las trae el cliente".

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CERVEZA
El consumo de cerveza es de un
rango muy amplio entre mnimo y
mximo, donde a la hora de calcularlo deberemos tener en cuenta
numerosas variables.
En un primer clculo podemos partir de 0,500 lt. Por persona
Pero deberemos subirlo o bajarlo
de acuerdo a:
Edades - Cultura gastronmica Profesiones - poca del ao Nacionalidades - Regiones del pas Motivos del evento - etc.

CMPUTO DE BEBIDAS PARA SERVICIOS MEDIANOS


Comida formal
Comida al tenedor
Asado
Buffet
Cocktail Mediano

TRAGOS EN RECEPCIN
En los casos de que sean un simple
acompaamiento dentro de servicio de recepcin recomendamos:

Aconsejamos dividir todos los clculos anteriores por la mitad (dividido 2). Y dejar igual whisky, tragos
y el brindis si se incluyen en este
servicio.

CONSIDERAR 1 BOTELLA (en total)


CADA 15 PERSONAS
Pueden ser:
Gancia
Vodka
Campari
Pia colada
Gin
Martini
Ron
Strawberry fizz
Anan fizz
etc.
O cualquier otro de acuerdo a
nuestra creatividad o convenio con
el cliente.
En los casos de que el cliente quiera contartar una barra de tragos
abierta todo el evento, conviene
decididamente subcontratar esto
con gente que se ocupa de brindarnos este servicio profesional tercerizado.

Cuando nos referimos a servicios


Medianos estamos hablando de
stos, o cualquier otro servicio que
termine con el caf, sin baile, ni
mesa dulce ni fin de fiesta.
Es decir que no superen las 4 horas.

CMPUTO DE BEBIDAS
PARA SERVICIOS CORTOS
Cocktail corto o cualquier servicio
gastronmico que no vaya ms all
de las 3 horas de duracin.
Aconsejamos calcular los cmputos
bsicos bajando a un tercio (dividir
por 3). Y dejar igual whisky, tragos
y el brindis si se incluyen en este
servicio.
USOS DEL HIELO
1. Barras en trozos:
Para enfriar las botellas
2. Rolitos:
Para baldes frap
Para jarras de jugos
Para jarras de agua
Para jarras de gaseosas
Para baldecito hielero
cuando alguien lo solicite
Para tragos en recepcin

CALCULAR
1 barra de hielo + 2 bolsas de
rolito de 15 kg Cada 50 personas
Esto ser el enfriado lento, teniendo
en cuenta que pondremos un 80 %
de las botellas de vino y champaa,
para evitar el deterioro de las etiquetas de las que no se consuman,
y as poderlas devolver a la consignacin, o utilizarlas en otro servicio.
En el caso de que debamos recurrir
a enfriar rpidamente, parte o todo
el 20 % de las botellas restantes
que dejamos fuera del hielo, debemos recurrir al "enfriado rpido" de
las mismas, para lo cual aparte de
impartir al lector las instrucciones
necesarias, conviene proporcionarle
algunos conocimientos de fsicoqumica que lo harn comprender
los procesos que intervienen en
esta operatoria, y que servirn fundamentalmente para ayudarlo a
programar la comanda en los das
anteriores al evento.

ENFRIADO NORMAL
Hacerlo en CUBAS. Colocar las
botellas debajo. Sobre ellas el
hielo. Sin agua. Sin sal.

Bolsas de rolito
sin abrir
Hielo en trozos

3. Hielo seco
Para transporte de helados
Botellas
CLCULO DEL HIELO
"DE ARRANQUE"
Si no se dispone de CAPACIDAD
DE FRO de cmaras o heladeras,
debemos enfriar la bebida en
"CUBAS " (cajones plsticos) en
piletones de cemento y/o pozos
fros de cualquier tipo recurriendo
al hielo.
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ESTADOS DEL AGUA


Partimos de reconocer que el agua
tiene 3 estados.
Gaseoso (vapor)
100C
Lquido
0C

Cuando enfriamos agua, su volumen se va achicando (imperceptiblemente a la vista) hasta alcanzar


los 4.

El corrimiento del punto de ebullicin del agua hacia arriba merece


el nombre de ASCENSO
EBULLOSCPICO.

De ah hasta los 0 en los cuales se


solidificar, se expande nuevamente producindose la cristalizacin y
la consecuente destruccin de tejidos.

Esto es factible:
Agregndole al agua azcar
(podemos tener un soluto de
azcar lquido a 105.
Calentndola bajo presin con el
Autoclave o la olla a presin
(podemos tener agua en estado
lquido a 124).

El poder de expansin del agua


Slido

A su vez al corrimiento del punto


de congelacin hacia abajo lo
denominamos DESCENSO
CRIOSCPICO.

100C
Y que el agua en su estado lquido
es sumamente conductora de temperaturas. Asimismo que el agua en
su estado slido es poco conductora de temperatura. Es ms bien una
"barrera trmica".
A esta barrera trmica la denominaremos el "efecto igl" o sea la casa
de hielo donde viven los esquimales para soportar 0 en el interior, y
protegerse de los -20 a -40 (BAJO
CERO) que reinan en el exterior
segn sople el viento y produzca
sensaciones trmicas extremas.
Es decir "se garantizan 0" viviendo
en una casa de hielo.
Otro conocimiento recibido en la
escuela primaria que conviene
recordar son las EQUIVALENCIAS
DEL SISTEMA MTRICO DECIMAL.

60C
Esto es factible:
Agregndole al agua sal, azcar,
alcohol.
Congelando alimentos que
contengan los antedichos
componentes o adems grasas.
Congelando bajo presin.

4C
0C
-18C

Modificando el punto de
ebullicin y de congelamiento

100C

Ascenso
Ebulloscpico

60C
1 DM3 = 1LITRO = 1 KILOGRAMO
SOLAMENTE BAJO
CIERTAS CIRCUNSTANCIAS

4C

1. El elemento de la equivalencia es
el agua.
2. Ese agua de ser destilada (para
que no contenga impurezas que la
hagan variar de peso).
3. A nivel del mar (para que el
volumen no se modifique por la
presin).
4. A 4 de temperatura (porque es
la temperatura donde el agua
alcanza su menor volumen).

0C

EXPANSIN
Descenso
Crioscpico

-18C

25

ENFRIADO RPIDO DE BEBIDAS


Aplicando los conocimientos impartidos podemos proceder a enfriar
rpidamente las botellas que nos
interesen bajar de temperatura de
esta manera:
Colocar una por una las botellas
en un frap o en otro recipiente
individual.
Agregar rolitos hasta la mitad del
frap (tener en cuenta que el
rolito no ser conductor por lo
del efecto igl).
Cubrir con agua hasta el cuello
de la botella o hasta casi el borde
del frap. (el rolito enfriar al
agua lquida, y el agua que s es
conductora enfriar la botella).
Agregar una cucharita de sal.
tambin puede ser echarle un
chorrito de alcohol fino.
Cubrir con una servilleta.
Estar fro en 15 minutos.

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SEGURIDAD E HIGIENE EN EL DESPACHO DE BEBIDAS


Debemos tener especial cuidado de disponer cuba o recipiente separado
para los rolitos que se agregarn a jarras de:
Jugos
Agua
Gaseosas
Baldecitos hieleros y Tragos.
De no hacerlo as, incorporaremos a las jarras toda la suciedad proveniente
de los depsitos donde estuvieren estibadas las botella, sin contar adems
la posibilidad de que en aqullos se las hubiera tratado con raticidas o
insecticidas.

Mesa de despacho

Rollitos

Rollitos

Rollitos

cuba
botellas

cuba
botellas

cuba
botellas

cuba
exclusiva
rollitos

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EL PERSONAL

SU CONDUCCIN Y LA "PELCULA" DEL EVENTO

El objetivo central ser

Abordaremos ahora el desarrollo del evento, y las diferentes tareas que


deberemos conducir, especialmente en lo atinente a la Brigada del Saln
(los mozos) conjuntamente con "el timing" tambin llamado el cronograma de actividades.

PREVEER TODO LO POSIBLE


NO IMPROVISAR
PLANIFICAR

Para ello supondremos que estamos frente a lo que se conoce como una
Comida Formal, anteriormente descripta en este Manual.
De cualquier manera, tambin iremos acotando diversas apreciaciones,
relativas a otras formas de eventos (Cocktail - Buffet - Asado - etc.).
PLANILLA DE PERSONAL CONTRATADO
Si bien esta planilla no es de ninguna manera un formato obligatorio para
todas las situaciones que pudieran llegarse a presentar, constituye un
ejemplo de una herramienta de orden y planificacin necesaria para efectuar un seguimiento de las contrataciones de personal, fundamentalmente
del PERSONAL EXTRA:
Puesto Nombre

Tel/Mail

Cit

Confirm Cobra

Observaciones

1. Esta columna con el Puesto de trabajo a cubrir para el da del Evento la


puedo llenar con mucha antelacin. Inclusive no bien tengo aceptado el
presupuesto.
2. Cuando faltan 30 das para el Evento ya debemos tener en claro quin
ser el colaborador que cubra cada puesto.
3. Telfono/mail o medio por el cual me comunico con l/ella.
4. Fecha en la que comuniqu para convocarlo para el da del evento.
5. Fecha en que me confirm su participacin (a veces coincide con la
anterior.
6. Monto del dinero que convenimos en que sea su pago extra.
7. Las Observaciones pueden servir para mltiples propsitos; entre ellos
calificar su actuacin en este Evento en vista a contrataciones futuras.

2. REUNIN PREVIA
EL MISMO DA DEL EVENTO
Esta reunin se debe considerar
como "imprescindible".
En general conviene tenerla entre
las -5 y las -4 horas de la hora 0.
A la misma concurrirn el
Organizador, Maitre(s) y Asistentes
si los hubiere. El motivo de la
misma ser para explicar:
alimentos y bebidas
que se servirn
modalidades del servicio
que se aplicarn
analizar el croquis con ubicacin
de las mesas
armar una mesa modelo
analizar el cronograma
de actividades
hacer indicaciones acerca
del personal
hacer indicaciones acerca
de la vajilla
Impartir todas las instrucciones
o indicacque sean necesarias
para el correcto desenvolvimiento del evento
EN LA PRCTICA ESTAMOS
DELEGANDO EN EL MAITRE LA
CONDUCCIN DE LAS OPERACIONES DEL ARMADO DEL SALN, Y
LAS POSTERIORES TAREAS CUANDO SE INICIE EL SERVICIO.

1. REUNION/ES PREVIA/S DAS ANTES


3. CITAR A LOS MOZOS
Independientemente de la reunin o reuniones que hayamos mantenido
con el cliente, en su domicilio, en el nuestro o en el mismo lugar donde se
desarrollar el evento, tenemos que reunirnos por lo menos con el 1er
Nivel de Supervisin para planificar todo lo que sea necesario.
Cuando aludimos al 1er. Nivel de Supervisin nos estamos refiriendo al
Asistente(s) del Organizador; Maitre(s) y al Jefe(s) de arte culinario, y a
toda otra persona que necesitemos incorporar para la organizacin del
evento.
Tambin puede ser una o varias reuniones, y segn sea la necesidad
puede ser que la(s) mantengamos en el mismo sitio donde se realizar el
evento.
Resulta de buena praxis prever un temario de las cuestiones que se deban
tratar.
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En general conviene que siendo


una Comida Formal, los mozos se
presenten 4 horas antes de la hora
0 (-4).

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4. LLEGADA DEL PERSONAL


A medida que el personal va llegando conviene realizar las siguientes
tareas:
Pasar lista segn planilla de contratacin.
Fichar a los nuevos:
Datos personales
Documento
Domicilio
Telfono
E-Mail
Referencias!!
Hacerlos cambiar ponindose la
ropa de fajina. Esta ropa se la
deben proveer ellos, y no es responsabilidad del Organizador.
Los bolsos y/o mochilas con elementos personales deben guardarse en un lugar seguro.
Asignar cada mozo a su Maitre en
caso de que haya ms de uno.
5. TODOS A TRABAJAR
Como lmite mximo (si es posible
adelantar todos los tiempos mejor).
A LAS MENOS -3:30
A PARTIR DE ESA HORA ARRANCAR
CON TRES FRENTES DE TAREAS:
6. BEBIDAS A ENFRIAR
Esta tarea debe hacerse con celeridad y en verano debera estar lista
como mnimo a las -3 hs.
Por ello es conveniente que an
existiendo el Despachante de
Bebidas, le pongamos a algunos
mozos a ayudarlo en estas tareas,
para evitar demoras.
En este momento, se puede optar
por sacar el plomo y el corcho
hasta la mitad al 50% de las botellas de vino, para que ya estn listas
para ser utilizadas cuando se las
necesite.
7. ARMAR EL SALN
CON LAS MESAS
Parte de los mozos deben colocar
las mesas en su lugar guindose
por el croquis o plano y conducidos
por el Maitre (las sillas no conviene
para poder armar la mesa con
mayor facilidad).

8. FAJINADO DE VAJILLA
La gran mayora de los mozos debe
ser destinada a desencajonar la vajilla y fajinarla.
No debemos olvidar que para esta
tarea cada mozo se ocupa de una
sola pieza por vez.
Para el fajinado es habitual usar
trapo sin pelusa (de algodn) y
alcohol fino a veces rebajado con
agua.
Tambin se pueden usar productos
de limpieza de vidrios, aptos para
estas tareas.
Otra opcin consiste en fabricar
vapor y someter las copas al vaho,
y luego fajinarlas.
Esta operatoria es la ms econmica y quedan relucientes.
9. ARMADO DE LAS MESAS
Colocar moletn
Mantel
Cubremantel
Centros de mesa
Platos
Cubiertos
Cristalera
Ceniceros
El pan debe esperar a ltimo
momento para que no se reseque
Finalmente acercaremos las sillas
a su ubicacin
ESTA TAREA DE ARMADO DEL
SALN DEBERA ESTAR LISTA
A LAS -1 MEJOR ANTES
Todo tiempo que se pueda ganar
sirve para poder recuperarse ante
eventuales imprevistos.
10. A LAS -1 EL ORGANIZADOR
CONTROLA EL SALN
Se debe hacer una recorrida minuciosa mesa por mesa y si el evento
es muy amplio deber ser secundado por algn Asistente de organizador.
11. A LAS -1 EL CHEF DAR DE
COMER A TODO EL PERSONAL
Mientras el Organizador y sus
Asistentes controlan el saln el
Chef dar de comer a todo el
personal de cocina y saln.
Conviene que sean hidratos de
carbono que proporcionan energa y se digieren rpidamente.

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12. CAMBIARSE POR


UNIFORME DE SERVICIO
Una vez que los mozos hayan
comido se deben cambiar por su
uniforme de servicio.
13. A LAS - 0:30 REUNIN GENERAL CON TODO EL PERSONAL
Para tratar el siguiente TEMARIO:
Breve descripcin del servicio
En ciertos casos:
Confirmar cuanto se paga
Aclarar que se paga al final
Hablar sobre las reglas de
comportamiento (prohibicin de
celulares - alcohol - cigarrillos propinas y otros temas que el
Organizador crea pertinentes
tratar)
14. REUNIN PARCIAL
Es simplemente una continuacin
de la anterior. Lo que sucede es
que si existe Maitre(s) el
Organizador se retira porque estas
decisiones las delega en los respectivos colaboradores que procedern
a:
Explicar detalladamente el tipo,
modalidades y estilos del servicio.
Distribuir funciones durante el
servicio de recepcin:
- bandejeo de bebidas
- bandejeo de bocados
- atencin de mesas de
servicio o islas
- desbarazo
Asignar las plazas que les toquen
(las mesas)

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MODULOS DE SERVICIO

16. COMIENZAN A LLEGAR LOS


INVITADOS Y SE INICIA EL SERVICIO DE RECEPCIN

EXCELENTE
1 MOZO X 1 MESA = 1 MOZO / 8 COMENSALES
MUY BUENO
1 MOZO X 2 MESAS = 1 MOZO / 16 COMENSALES
BUENO/REGULAR
1 MOZO X 3 MESAS = 1 MOZO / 24 COMENSALES
QU CAMBIA CON EL AUMENTO DE COMENSALES QUE DEBE ATENDER
UN MOZO?
FUNDAMENTALMENTE EL SERVICIO DE LAS BEBIDAS
Justamente esto marca cdigos en el nivel del evento.
1 MOZO X MESA
Todas las bebidas se pueden servir desde el gueridn.
Se posibilitar una ptima atencin de sus pax.
1 MOZO X 2 MESAS
Las bebidas pueden servirse desde el gueridn o los vinos pueden estar
sobre la mesa (segn distancia de la mesa al gueridn).
Se posibilitar una buena atencin de sus pax.
1 MOZO X 3 MESAS
Todas las bebidas se apoyarn sobre la mesa.
El mozo solamente repone y si puede sirve algo.
Los invitados pueden servirse solos.
Regular atencin de sus pax.
ESTA MODULACIN ADEMS INFLUYE
DECIDIDAMENTE SOBRE LOS COSTOS
Al atender a ms comensales, su jornal bajar x cubierto.

DISTINTAS ALTERNATIVAS PARA


RECIBIR A LOS INVITADOS
RECEPCIONISTAS
PROFESIONALES
Cuando el cliente o el nivel del
evento as lo requieran.
Escencialmente cuando haya que
asignar ubicacin en mesa a cada
uno de los invitados.
UN CAMARERO/A
Cuando sea de menor nivel o no
haya ubicacin asignada.
PERSONAL DEL CLIENTE
(EMPRESAS)
Cuando se trate de la fiesta anual
de la Empresa es frecuente que
las recepcionistas sean las propias
Secretarias.
PERSONAL DE SEGURIDAD
Es el caso de Embajadas,
Empresas u otros clientes que as
lo establezcan.
EL ANFITRIN
Cuando el cliente practique las
REGLAS DE ETIQUETA.
OTRAS
A nuestra creatividad
o requerimiento del cliente.

Continuando con la pelcula del Evento que dejamos en la reunin parcial,


deberamos estar ya sobre la HORA 0.

17. EN CASO DE HABER


UBICACIN ASIGNADA EN MESA

15. EMPLATAR BOCADOS FROS


Lo primero que se va a servir son los bocados fros y las islas de dichos alimentos deben estar completamente listas.

Las recepcionistas informarn a


cada invitado dnde deben ubicarse cuando sean invitados a pasar al
Saln Comedor.

Si el personal de cocina no llega a tiempo, es posible poner algunos


mozos a ayudar en estas tares de armado y emplatado.

HORA

LA LISTA DE INVITADOS
Debemos tener en cuenta que el
cliente casi siempre la confeccionar por mesa, y dentro de la mesa a
cada invitado.

0 !!

Por ello deberemos reconfeccionarla por orden alfabtico para facilitar la tarea de ubicacin de los
mismos.

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18. LA RECEPCIN
Primero se bandejean bebidas y
luego los bocados y se invita a los
comensales a acercarse a las islas
donde sern atendidos.
Es muy importante tener en cuenta
que de ahora en adelante, si bien
se ha planificado todo, se debe
ejercer una CONDUCCIN PERMANENTE ya que estamos brindando
un servicio, y no se trata de una
tarea mecnica.
Esta tarea de conduccin ser ejercida por:
EL ORGANIZADOR
LOS MAITRES
DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE
HAY DISTINTAS DURACIONES DE
LA RECEPCIN
No obstante la duracin que se
haya planificado, casi siempre es
conveniente consultar la finalizacin de esta parte del Servicio con
el cliente.
Para ello es bueno haber determinado con anterioridad quin va a
ser nuestro INTERLOCUTOR
VLIDO para consultar stas y otras
decisiones durante el desarrollo del
Evento.
Obtenida la conformidad del cliente procederemos al:
19. FINAL DE LA RECEPCIN
Se proceder entonces a invitar a
los comensales a pasar al saln
comedor y sentarse en su ubicacin
asignada (si correspondiere).
20. RECIBIR A LOS COMENSALES
EN EL SALN COMEDOR
Resulta tambin interesante, que
antes de invitar a los comensales a
acceder al saln comedor, se coloquen previamente los mozos junto
a sus plazas, para guiar a los
comensales en la ubicacin de su
mesa, y presentarse por su nombre
a los que vayan a atender directamente.

21. SERVICIO DE BEBIDAS EN MESA


El servicio de las mesas se inicia con
las bebidas:
Agua (con o sin gas)
Vinos (blanco, tinto o champaa)
Jugos o gaseosas
22. SERVICIO DEL AGUA
Y/O GASEOSAS
Segn sean los envases y/o recipientes en los cuales se sirva el
agua o las gaseosas, tabin hace
diferencias marcadas en el nivel del
Evento.
1er Nivel:
Jarra de vidrio de 1 Litro
desde gueridn
2do. Nivel:
Botella de vidrio de 0,500
en mesa o botella de vidrio
de 1 litro desde gueridn
3er. Nivel
Botella de plstico de 0,500
en mesa
Jornada de trabajo:
En este caso y como excepcin se
puede utilizar botella de vidrio o
plstico de 0,500 en mesa o desde
gueridn an en EL MS ALTO
NIVEL.
CONTROL DE BOTELLAS
INICIALMENTE EL DESPACHANTE
DE BEBIDAS ENTREGAR UNA
BOTELLA DE BLANCO Y UNA
BOTELLA DE TINTO POR CADA
MESA.
EN LO SUCESIVO SLO
ENTREGAR LA SIGUIENTE, SI EL
MOZO LE DEVUELVE LA VACA.
ESTE CONTROL ES CONOCIDO
COMO: LLENO POR VACO.
ANTICIPANDO EL "HACER LAS
BEBIDAS"
Cuando se d que tenemos un
mdulo de servicio flojo (1 mozo
cada 24 personas) y adems sea
elevada la temperatura, conviene
anticipar el servicio de bebidas
antes de que se invite a sentarse en
saln.

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Sacamos algunos mozos de la


recepcin y llenamos las copas con
agua. Colocamos las botellas de
vino blanco en el frap y la de tinto
sobre la mesa, para que se sirvan
los propios invitados.
Esto permitir el inicio del servicio
del plato fro.
MODALIDADES DEL SERVICIO
DE LOS PLATOS
23. POR PLAZAS
(cada mozo sirve a sus mesas)
VIRTUDES:
Asignamos claramente la responsabilidad por la mesa al mozo
correspondiente (+)
El mozo est siempre atento a sus
comensales (+)
DEFECTOS:
En caso de mozos novatos quedan al descubierto sus defectos (-)
Se tarda demasiado en completar
el servicio de los platos a todos los
comensales de la misma mesa (-)
Los comensales esperan a que se
complete la mesa y se enfra el alimento en el caso del plato caliente
(-)
24. POR BARRIDO (o en cadena,
BARREMOS POR MESA)
VIRTUDES:
Velocidad. Se completa rpidamente la mesa (+)
Los comensales de la mesa
comienzan a comer todos a la
misma vez y no se enfra el plato
caliente (+)
En caso de mozos novatos se disimulan sus defectos (+)
DEFECTOS:
No hay responsable directo de
cada mesa (-)
No hay mozo atento a los
comensales de cada mesa (-)
LA SOLUCIN PASAR POR
TOMAR LAS VIRTUDES DE
CADA SISTEMA Y DESECHAR
SUS DEFECTOS

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25. SERVICIO COMBINADO


Conviene entonces combinar ambos sistemas:

26.POR QUIN EMPEZAMOS EL SERVICIO?


En caso de eventos oficiales, de diplomticos, o gubernamentales se deber respetar el PROTOCOLO Y CEREMONIAL OFICIAL que nos indique el DIRECTOR DE
PROTOCOLO o sus asistentes.

POR BARRIDO: LOS SERVICIOS DE LOS PLATOS:


ENTRADAS
PRINCIPALES
POSTRES

27. ORDEN DE PRECEDENCIA


PARA PROTOCOLO PRIVADO
NORMAS DE URBANIDAD Y CORTESA
REGLAS DE ETIQUETA
1 - Mujeres mayores
2 - Mujeres menores
3 - Varones Mayores
4 - Varones Menores
5 - El Anfitrin

POR PLAZAS: TODO LO DEMS:


SERVICIO DE BEBIDAS
REPOSICIN DE PAN
HIGIENE DE LAS MESAS
(CENICEROS, ETC.)
DESBARAZO
ORGANIZACIN SECUENCIAL
DENTRO DE LA PELCULA

EN EVENTOS SIN PROTOCOLO OFICIAL


(CON PROTOCOLO PRIVADO)

SERVICIO AL COMENSAL
ORGANIZAMOS MOZOS
RECEPCIN
Por funcin
INGRESO AL SALN COMEDOR
Por plazas
BEBIDAS EN LA MESA
Por plazas
PLATO DE ENTRADA
Por barrido
ATENCIN A LA MESA
Por plazas
DESBARAZO
Por plazas
PLATO PRINCIPAL
Por barrido
ATENCIN A LA MESA
Por plazas
DESBARAZO
Por plazas
PLATO DE POSTRE
Por barrido
ATENCIN A LA MESA
Por plazas
DESBARAZO
Por plazas
EL RESTO QUE SIGUE
Distintas alternativas

En casos de protocolo privado la Mesa Principal debera ser la ltima en ser servida (recordar que son los
anfitriones). Todo depender de las pautas culturales
del cliente y de sus indicaciones al respecto. En general
conviene poner un mozo exclusivo para la Mesa
Principal, que no integre el Barrido.
28. CUL SER LA TAREA DEL ORGANIZADOR
DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO?

Esta Organizacin y su aplicacin no se produce de


forma automtica.
Aunque se les haya explicado detenidamente este funcionamiento a los Mozos en la Reunin Parcial, exige
un gran esfuerzo y concentracin del conductor de
estos cambios de funcin, o sea del Maitre.

CONDUCCIN Y CONTROL PERMANENTE!


Pasar por la cocina
Pasar por el despacho de bebidas
Pasar por la cabina del D.J. para coordinar las tandas
Pasar por los baos
Pasar por el guardarropas
Pasar por la Vigilancia
Pasar por el estacionamiento

Empezar de vuelta

Por donde empezamos el barrido?

Barridos parciales

Por la mesa ms alejada de la cocina

Es el caso de grandes eventos, cuando subdividimos


el servicio para lograr la descentralizacin operativa.
Conviene la implementacin de barridos por sector.

Cocina

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29. SERVICIO DE CAF


Hay diversas alternativas. La menos recomendable es
sacarlo del despacho servido en los pocillos, porque
seguramente llegar fro a las mesas.
Conviene hacerlo en parejas de mozos:
Uno lleva en la bandeja platitos, pocillos y cucharitas.
Otro lleva cafetera (trmica), y un plato chico con
azcar y/o sacarina.

35. EVALUACIN FINAL


Si se produjo algn problema u error grave conviene
hacer una reunin con los implicados de nuestro personal en el momento o al da siguiente, para sacar
conclusiones y actuar en el futuro recogiendo esas
experiencias.
En todos los casos esperar 4 o 5 das y llamar al cliente para conocer su opinin, ya que el mismo esperar
los comentarios de sus allegados para formarse una
idea total del Evento.

OTRAS ALTERNATIVAS DEL SERVICIO DE CAF


DESDE LA BARRA
Luego de que se largue la tanda de baile
EN ISLA APARTE
Utilizar la tolva o jarras trmicas
JUNTO A LA MESA DULCE
Idem anterior

36. ARTCULOS VARIOS DE UTILIDAD


NO OLVIDAR:
Costurero con alfileres, hilo, agujas, etc.
Abrochadora, chinches, etc.
Botiqun de 1os. Auxilios

30. MESA DULCE Y FIN DE FIESTA


En general conviene el servicio de Self-Service (autoservicio) "asistido" Es decir que los mozos o personal de
cocina corte y sirva al comensal que se acerca a las
islas o mesas de servicio.

DOTACIN DE PERSONAL DEL SALN


PARA SU CLCULO DEBEMOS PREVIAMENTE DEFINIR
EL MDULO

31. EVALUACIN DE ALIMENTOS


Cada vez que ordenemos levantar un plato o mesa de
servicio, ir a la cocina a mirar los platos sucios cmo
vuelven.
"LOS PLATOS HABLAN"

SUPONIENDO: 1 MOZO C/2 MESAS DE 8 PERSONAS

32. SE ACERCA EL FINAL


El Final lo determina el organizador.
Terminado el servicio. Los mozos encajonan vajilla
(conteo de la misma)
apilan mesas
apilan sillas
conteo de botellas y otros elementos que tengan
algn valor representativo

DESPACHANTES DE BEBIDA: 1 Cada 100 PERSONAS

MOZOS: 1 Cada 16 PERSONAS


MAITRE: 1 maitre hasta 12 mozos (10 a 15)

EL SIGUIENTE ES UN CLCULO SUMAMENTE FLEXIBLE


Y ADAPTADO A CADA CASO:
RECEPCIONISTA: 1 Cada 150 PERSONAS
Depender si hay que ubicar en mesa asignada.
GUARDARROPAS: 1 Cada 150 PERSONAS
Depender de invierno o verano.
PERSONAL DE LIMPIEZA DE SALN:
1 Cada 200 PERSONAS.

33. LIMPIEZA GRUESA


Consiste simplemente en prolijar todo. Barrer y secar,
de manera de dejar una buena impresin.
De otra manera el cliente o el dueo del lugar no nos
recomendar jams.

DOTACIN DEL PERSONAL DE COCINA


La dotacin del personal de cocina y su costo dependern de varias circunstancias:
Del men
Del equipamiento y capacidad de anafes, hornos,
mesadas, parrillas, etc.

34. FINAL - FINAL


Pagar al personal:
Llevar dinero en efectivo
Llevarlo con cambio
Utilizar lista de asistencia inicial
Tener mucho cuidado con la custodia de estos
valores hasta que no se disponga de los mismos

32

Tambin tendrn influencia


De los espacios disponibles
De los mtodos de mise en place y coccin
De los mtodos del emplatado
De la capacidad de almacenaje en fro y secos
De la capacidad y experiencia del personal.
De si sale emplatado o pinzado. Etc.

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VAJILLA Y OTROS ACCESORIOS COMPLEMENTARIOS

EN LA ACEPCIN AMPLIA DE LA PALABRA CADA VEZ QUE NOS REFERIMOS AL CLCULO DE LA VAJILLA,
TAMBIN ALCANZA A TODOS LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ARMADO DEL SERVICIO EN EL SALN, Y
COMPRENDE:
Mesas - Sillas - Mantelera - Cristalera - Cubiertos - Porcelana - Varios
SERVICIO ESTANDAR (SIN plato de sitio)
Mesa estandar - Dimetro 1.20 metros = 8 personas
Mesa estandar - Dimetro 1.50 metros = 10 personas

Cuchara de postre
Tenedor de postre
Plato de mesa
Tenedor de mesa
Tenedor de entrada

Agua
Champaa
Vino
Plato de entrada
(puede ser usado
para entrada,
postre, mesa dulce
y fin de fiesta)
Cuchillo de mesa
Cuchillo de entrada
Servilleta

POR MESA adems tenemos que


agregar a nuestros clculos:
2 ceniceros
1 Centro de mesa
1 Balde (frap)
2 saleritos
2 paneras, 2 platos de postre
haciendo pirmide de pan

Agua
Champaa
Vino
Plato de entrada
(puede ser usado
para entrada,
postre, mesa dulce
y fin de fiesta)
Cuchillo de mesa
Cuchillo de entrada
Servilleta

POR MESA adems tendremos


que agregar a nuestros clculos
3 o 4 ceniceros
1 centro de mesa
2 3 saleritos

Aparte tener preparado por si lo


solicitan los invitados:
1 baldecito hielero con pinza
2 jarras de 1,5 L.
1 cenicero para reponer

SERVICIO ESTANDAR (CON plato de sitio)


Mesa estandar - Dimetro 1.20 metros = 6 personas
Mesa estandar - Dimetro 1.50 metros = 8 personas

Cuchara de postre
Tenedor de postre
Plato de sitio
Plato de mesa
Tenedor de mesa
Tenedor de entrada
Plato de pan

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Aparte sobre gueridn


tener preparado:
1 balde frap
2 jarras de 1,5 L.
1 baldecito hielero con pinza
1 cenicero para reponer

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CON CIERTO GRADO DE MAYOR PROTOCOLO

Pimentero y salero
(menge)
Cuchara de postre
Tenedor de postre
Plato de sitio
Plato de mesa
Tenedor de mesa
Tenedor de entrada
Plato de pan

Agua
Champaa
Vino tinto
Vino blanco
Plato de entrada (puede ser
usado para entrada, postre,
mesa dulce y fin de fiesta)
Cenicero
Cuchillo de mesa
Cuchillo de entrada
Servilleta

CONSIDERACIONES VARIAS
En protocolo riguroso los tenedores y los cuchillos de entrada o de mesa, tienen el mismo tamao.
En caso de servir pescado o consomms, los cubiertos de pescado o la cuchara sopera, se colocan en
el orden en que se van a utilizar, desde afuera hacia adentro, teniendo como centro el plato.
En algunos casos el despliegue de muchos cubiertos hace que sea preferible utilizar la mesa rectangular.
La disposicin de las copas obedece a que las de adelante son ms bajas que las de atrs para facilitar
su utilizacin.

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VASOS

VAJILLA DE COMIDA AL TENEDOR

PARA USAR EN LA RECEPCIN O


CUALQUIER SERVICIO DE PARADOS

Los de TRAGO LARGO


generalmente son usados para:

Gaseosas
Agua
Jugos
Tragos
Cerveza

Los de TRAGO CORTO tambin


pueden ser utilizados para:

Gaseosas
Agua
Cerveza
Vinos (nicamente en estos
servicios en que la persona est
de pie, ya que en la mesa slo
utilizaremos copas).

Tenedores de postre
Platos de postre
Cazuelas
Vasos
hasta un 50 % ms de la cantidad de comensales
Copas flauta
Cucharas de postre

Servilletas

hasta un 150 % ms si hay 2 platos

ALQUILAR O COMPRAR LA VAJILLA?


En principio debemos distinguir dos situaciones completamente diferentes:
1- EL MICROEMPRENDEDOR que parte de una cocina Base para hacer
eventos en diferentes ubicaciones.
2- EL QUE TIENE SALN u otra ubicacin propia, alquilada o concesionada.
POR ELLO LAS RECOMENDACIONES SERN DIFERENTES SEGN SEA EL
CASO EN QUE SE ENCUENTRE EL QUE DEBE TOMAR LA DECISIN.
1- En caso del emprendedor que parte de una cocina base y hace eventos
en cualquier lugar, con distinta cantidad de participantes.

CLCULO DE VASOS, COPAS


DE VINO, COPAS DE AGUA
Y COPAS FLAUTA

Ser conveniente alquilar MESAS Y SILLAS por cuanto:


No sabemos la cantidad exacta de mesas y sillas que necesitamos comprar
Tendramos que alquilar un depsito para guardarlas
Necesitaramos peones para los movimientos entre distintos lugares
Tendramos, en este caso, el costo de mantenimiento y reparaciones.

Para la Recepcin de una comida


formal, asado, buffet.
Igualmente para cualquiera de
los tipos de cocktail y comida
al tenedor.
Calcular hasta un 50 % ms que
la cantidad de los invitados.

En el caso de MANTELERA Y FUNDAS, si hacemos eventos en cualquier


parte y decidimos tenerla propia, debemos estudiar y evaluar muy bien
esta alternativa, ya que esto nos ata a una cantidad indefinible, y una muy
poca variedad de telas y colores.
Por ello en los casos que decidamos tener mantelera propia, conviene
siempre adems tener a mano al muestrario del proveedor, para el cliente
que prefiera otra variedad y no perder esa venta.

ESTO ES AS POR LA ROTACIN EN


SU UTILIZACIN QUE PRODUCEN
LOS COMENSALES, Y LA NECESIDAD DE LAVARLOS PARA QUE PUEDAN VOLVER AL CIRCUITO DEL
SERVICIO.

En cuanto a CRISTALERA, PORCELANA, CUBIERTOS


Estos rubros son de alto valor de compra y en relacin a los otros artculos
son de bajo costo de alquiler.
Esto es as pues el proveedor que nos alquila, casi siempre tiene en cuenta
la cantidad de usos (veces que los alquilar).
Por lo tanto solo ser conveniente comprarla si tenemos sobrante de capital y espacio para guardar las copas.
2- En caso de tener saln propio, alquilado o concesionado
Conviene comprar MESAS Y SILLAS aunque sea financiado ya que:
El costo de las sillas si bien es alto, se amortiza en aproximadamente 16 usos.
Las mesas conviene hacerlas de Tabla de aglomerado 1,30 m.
y Base de hierro ngulo.
Adems no hay costo de alquiler de depsito y accesorios, para guardarlas.
No hay costo de pen para movimientos.
Si se necesita ganar tiempo, puedo tener todo armado con anticipacin.

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MANTELERA Y FUNDAS
En caso de tener saln propio, concesionado o alquilado conviene
tenerla propia para la cantidad
mxima de PAX del saln en todo
de acuerdo con la IDENTIDAD del
Saln.
CRISTALERA, PORCELANA,
CUBIERTOS
Estos rubros son de alto valor de
compra y en relacin a los otros
artculos son de bajo costo de
alquiler.
Es decir que valen las mismas
consideraciones de Costo de
Oportunidad para la compra de
estos artculos.
GASTOS GENERALES
ARTCULOS DE LIMPIEZA
Su costo no es tan relevante cmo
los de los dems rubros del Evento,
pero aparte de tener que considerarlo como a los dems, resulta
importante no olvidarnos de tenerlos para el momento en que sean
necesarios.
Escobillones - Escobas
Palas
Bolsas de Residuos
Detergentes - Jabones
Lavandina
Secadores
Trapos de Piso

FLETES
En el caso de la vajilla conviene que
el transporte sea efectuado por el
mismo proveedor que nos alquila,
aunque debemos negociar eficientemente sus montos, ya que l ser
responsable por las roturas de
movimientos y acarreos.
En el caso de fletes frigorficos para
las mercaderas, conviene verificar
adecuadamente su nivel de fro.
REPOSICIN DE VAJILLA
Salvo situaciones especiales, si efectuamos todos los controles del caso
y nos manejamos con buenas prcticas profesionales, la rotura y los
faltantes son mnimos.
De cualquier manera debemos
tener en cuenta que cuando esto
suceda, la deberemos reponer.
Frecuentemente los proveedores
que nos la alquilan, facturan los faltantes a precio de nueva.
No obstante debemos negociar
fuertemente este concepto, porque
cuando nos la alquil, ya estaba
usada.

HIELO
Importante tener en cuenta que
una fiesta con bebidas calientes
"NO ES FIESTA".
Por ello deberemos estar muy atentos a su compra en la cantidad
necesaria y en el "just in time" para
su utilizacin correcta.
Siempre tenemos que tener armado un esquema de reposicin, por
si el hielo de arranque no alcanza.
SEGUROS
Para el personal: ART
Para el cliente y los invitados:
Responsabilidad Civil contra terceros, por daos producidas por las
Cosas y las Personas, e
Intoxicacin.

36

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SERVICIOS COLATERALES

Son tambin llamados perifricos, y


constituyen todas aquellas provisiones y contrataciones que frecuentemente los clientes nos encomiendan, aunque no pertencen al
campo puramente gastronmico.
1. DISC - JOCKEY
Es un personaje clave. Su mal desempeo puede daar al mejor servicio.
Por ello debe elegrselo cuidadosamente, cuando se nos encargue su
contratacin.
Lamentablemente existen situaciones en las que el propio Saln tiene
su D.J. y no nos queda ms que
"negociar" con l la coordinacin
de las operaciones del evento.
Lo peor sucede generalmente cuando el cliente lo contrata por separado l mismo, ya que no depender
de nosotros y frecuentemente nos
complica nuestro trabajo.
2. SONIDO
No es la msica. Se trata de equipamiento para micrfonos y bafles
especiales, para que alguien diga
un discurso o acte algn espectculo.
Generalmente se contrata con el
mismo D.J.por un costo aparte.
3. LUCES
Tambin se contratan aparte al
igual que el humo y otros efectos
especiales.
4. TARIMAS - PODIOS
A veces son pequeas elevaciones
para que alguien entregue premios,
diplomas, diga un discurso, etc.
que se pueden armar en forma
casera con cajones de plstico
cubiertos por una alfombra.
5. ESCENARIOS
Cuando ya son varios los individuos
que actuarn, debemos alquilarlos
a proveedores especficos de estos
rubros.
6. CENTROS DE MESAS
En general conviene subcontratarlos y que el cliente elija entre varias
opciones.
Esto es as por cuanto hay una
gama muy variada de costos, y

adems porque el cliente o sus invitados se los llevarn cuando finalice


el evento.
7. ARREGLOS FLORALES
Hay gente que se dedica a estos
adornos para eventos. Si decidimos
hacerlos nosotros mismos, se consiguen flores muy baratas en el
Mercado de las Flores.
8. PLANTAS
Muchos viveros prestan este servicio de alquiler de plantas para
decoracin. Inclusive si les interesa
el Target del pblico puede hacerse
un Canje Publicitario.
9. VIDEO
Es comn que el cliente de eventos
sociales lo contrate por su cuenta.
De cualquier manera en tren de
cubrir todas las necesidades del
cliente, resulta muy conveniente
que podamos ofrecer la contratacin de este servicio con algn profesional competente.
10. FOTGRAFO
Caben las mismas consideraciones
del caso anterior.
11. INVITACIONES
La confeccin de las invitaciones no
es frecuente que se nos contraten
salvo el caso de "wedding planner".
12. COTILLN
En la actualidad esta compra puede
hacerse sin mayores molestias por
Internet, y se cuenta con un servicio de entrega en el mismo lugar
del evento.
13. ESPECTCULOS
Bailarines, orquestas, conjuntos
musicales, locutor, magos, payasos,
etc. Para proceder a su contratacin, a veces resultan insuficientes
las referencias y conviene verlos
actuar en otro evento antes de contratarlos definitivamente.
14. FUEGOS ARTIFICIALES
Existen de exterior y de interior. Se
recomienda contratar con proveedores reconocidos.

37

15. TRANSPORTES
En caso de gente que concurre
desde el interior o desde el exterior,
debern ser trasladados desde su
alojamiento hasta el lugar del evento y viceversa cuando termine.
16. SEGURIDAD
El servicio de seguridad puede contratarse con empresas de vigilancia
privadas o con la Polica local.
El costo es muy similar. La gran
diferencia la hace la
Responsabilidad Civil en caso de
que suceda algn accidente o
muerte.
La empresa de vigilancia puede
quebrar y en ese caso las indemnizaciones caern sobre nosotros.
En cambio la Polica Estatal no
quiebra nunca.
17. ESTACIONAMIENTO
En general la gente que se viste de
fiesta y adems se carga de alhajas,
viaja en remis o automvil propio,
por lo cual esta es una necesidad a
cubrir muy acertadamente.
Puede que el lugar tenga estacionamiento propio o que se necesite
contratar un Garage de terceros, en
cuyo caso debemos implementar el
servicio de Valet Parking.
18. ESCENOGRAFA AMBIENTACIONES
Conviene contratar profesionales
escengrafos, que son los tcnicos
en estos menesteres y por lo general lo logran muy bien y a bajos
costos.
19. DECORACIN CON GLOBOS
Valen las mismas consideraciones
que para el caso anterior.
20. TODA OTRA TECNOLOGA
ELECTRNICA (Pantalla gigante y
can - Televisores plasma - Rayo
Lser - TV Wall - etc.)
Se pueden ubicar en Internet
numerosos proveedores de alquiler
de estas instalaciones o artefactos,
que pueden ser con o sin operador.

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SERVICIOS COLATERALES (Ejemplo de facturacin y cobro)


CONCEPTO
Orquesta Manhattan
Escenario
Sonido
Locutor
Pantalla Gigante y Caon
Cotilln
Bailarines Caribeos
Centros de Mesa
Caricaturista
Fotgrafo
Video
Arreglos florales y ambientacin
COSTO TOTAL
MS: HONORARIOS ORGANIZADOR 15%
A cobrar por el Organizador

COSTO
7.000.-1.500.-700.-300.-400.-1.800.-400.-950.-180.-700.-800.-500.-15.230.-2.284.-17.514.--

Esta forma de facturacin y cobranza no tiene nada que ver con el


Catering que explicaremos ms adelante.
En este caso se detallan todos los pagos realizados o a realizarse por distintas provisiones o contrataciones a los Servicios Colaterales y se recarga un
15 % de Honorarios Profesionales para el Organizador, como retribucin
por haberse ocupado de estos rubros.
DERECHOS DE AUTOR E INTRPRETES
Por el slo hecho de pasar msica (en un local comercial) corresponde el
pago de los derechos de autor y de interpretacin.
S.A.D.A.I.C (derechos de compositores musicales y autores de letras)
A.A.D.I.C.A.P.I.F (derechos de intrpretes)
En estos casos se trasladan los montos abonados directamente al cliente,
sin ganancia alguna para el organizador, ni para el dueo del saln si lo
hubiere.

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PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DE EVENTOS


MTODOS APROPIADOS
1. Sin necesidad de apoyo
informtico:
Cronograma Simple
Diagrama de Barras (de GANTT)

EJEMPLO DE CRONOGRAMA DE UNA COMIDA FORMAL NOCTURNA

2. Con software adecuado:


Redes (PERT)
Camino Crtico (CPM)

17:00

CRONOGRAMA SIMPLE

18:00

Este sistema de planificacin del


"timing" del evento no es ms que
una agenda organizada de tiempos
y tareas.

18:30
19:00
20:00

Se puede comenzar hasta meses


antes (no bien el cliente nos contrata) y pasar a ser una herramienta de mucha utilidad para recordar
cada acontecimiento con la suficiente anticipacin para actuar en
consecuencia.
Una posibilidad es hacer 4 ejemplares iguales de las tareas del da del
evento:

Uno para el Organizador


Otro para el Chef
Otro para el Maitre
Otro para el D.J.

HORA
16:00

17:30

20:30
20:40
20:45
21:00
21:20
21:40
22:00
22:10
23:00
23:10
24:10
24:20
01:00
01:05
01:40
02:00
02:30
02:30
02:40
02:55
03:45
04:00
04:45
05:30
05:45
06:10
06:15

TAREA
Reunin con Graciela (maitre). Servicio Modalidades - Novedades - Armar mesa modelo.
Llegada personal - proveedor hielo - Pasar lista Cambiarse de fajina.
URGENTE Bebidas a enfriar - Colocar mesa segn plano - Fajinar
vajilla - Armado mesas - Alinear sillas.
Llega Jorge con centros de mesa y arreglos florales:
decoracin saln. Balcones - escalera.
Llega Mariano DJ.
Encender aire acondicionado.
Controlar saln terminado. Comida personal.
Cambiarse por uniforme.
Reunin general con todo el personal.
Reunin Graciela y personal.
Emplatar bocados fros - chequear Cachito
Tragos en recepcin y bebidas.
Llegan los invitados Inicio recepcin bocaditos fros.
Cocina Bocaditos calientes.
Cocina Ayudantes platos - emplatar entrada fra.
Invitar a sentarse al saln - Inicio servicio de bebidas.
Servicio plato fro - Barrido - Fotos.
Desbarazo plato fro.
Vals- 1 tanda de baile.
Cocina Emplatado plato principal (caliente)
OJO todo el personal de cocina.
Servicio plato caliente - Barrido.
Desbarazo plato caliente.
2 tanda de baile.
Cocina - Emplatar postre.
Servicio postre - Barrido.
Desbarazo plato de postre.
Cocina - Servicio de caf.
Servicio caf y bombones (pareja de mozos).
3 tanda de baile
Armado de mesa dulce.
Brindis - Corte simblico Alegrica - Servicio mesa dulce.
Carnaval Carioca.
Cocina - Cierre de fiesta - Cachito - Cervezas.
Fin de fiesta - Festival pizzas con cervezas.
Final evento.
Conteo - encajonado - pago al personal.

Este mtodo del Cronograma Simple tiene las siguientes deficiencias, que
pueden ser corregidas por otros que veremos seguidamente
Muestra el momento en que una tarea se inicia, pero no cuando termina,
por lo tanto no muestra el tiempo de duracin (lo tenemos que deducir).
No muestra las tareas que se ejecutan en simultneo.
No muestra posibles encadenamientos entre tareas distintas.

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EL DIAGRAMA DE BARRAS
(DE GANTT)
Este mtodo adjudicado al Ing.
Gantt data de 1910 y es utilizado
hasta el presente, aunque ya han
aparecido otros que estudiaremos
luego de ste.

El diagrama de Barras consiste en


efectuar una grilla de doble entrada
donde en las columnas verticales
ubicamos los tiempos, y el las filas
horizontales listamos las tareas
Luego con barras que se pintan o
dibujan en la grilla representamos
las tareas:

Indican el momento cuando


comienza y cuando termina la tarea.
Muestra entonces la duracin de
la tarea.
Muestra cules tareas se ejecutan
simultneamente.
No Muestra el posible encadenamiento entre tareas .

EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BARRAS CON TRES ESCALAS DE TIEMPO


Tareas

Meses
Das
Horas
-4 -3 -2 -1 -5 -4 -3 -2 -1 16 17 18 19 20 21 22 23 24 01 02 03 04 05 06

Contratar vajilla
Contratar personal
Comprar bebidas
Comprar mercadera
Elaborar congelados
Elaborar refrigerados
Elaborar frescos
Reunin maitre
Mozos listar - Cambiarse
Fajinado
Fro Bebidas
DiscJockey Instalarse
Vivero recibir - Presentar
Torta recibir - Presentar
Control Saln
Cambiarse - Reunin gral.
Plazas - Emplatar bocados
Recepcin
Sentarse al saln
Plato fro
Plato caliente
Baile
Postre
Mesa dulce
Fin de fiesta

40

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EL P.E.R.T. Y EL CAMINO CRTICO (CPM)


En 1957, como consecuencia del PROYECTO POLARIS, encarado por la
N.A.S.A y la Marina de EE.UU, surge a partir de una necesidad blica la
formulacin de Redes de tareas y la determinacin dentro de la red del
Camino Critico.
PERT significa en ingls Program Evaluation Review Technique y en castellano Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica.
En qu consiste el pensamiento en red; veamos un ejemplo muy elemental. Supongamos que un proyecto completo sea: LEVENTARSE E IR A TRABAJAR.
Analizando las tareas que integran este proyecto tendremos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Levantarse
Ducharse
Vestirse
Peinarse y/o maquillarse
Preparar el caf (cafetera automtica)
Tomar el desayuno
ltimos arreglos y salir

Nos encontramos frente a 7 tareas que estimamos duran 10' minutos cada
una. El Proyecto Total durar entonces 70' minutos
Levantarse Ducharse Vestirse Peinarse Preparar caf desayunar
10'

10'

10'

10'

10'

10'

Salir
10'

Ahora bien, si analizamos la secuencia de las mismas tendremos que especular, cuals de ellas s s deber ir una detrs de la otra, por tratarse de
que estn "encadenadas" y por ende no se puede empezar una sin haber
terminado la otra.
Por otro lado cules de ellas se pueden hacer simultneamente
(en paralelo).
Y en este proyecto se d que mientras se hace y calienta el caf puedo
peinarme, de esta manera se empieza a armar la red.
Levantarse Ducharse Vestirse
10'

10'

10'

Peinarse

Desayunar Salir

10'

10'

10'

Preparar caf
10'
Con lo cual el Proyecto Total se reduce a 60'.
En este esquema el tamao de la flecha no tiene ninguna importancia.
Lo que s importa es cuanto dura cada tarea, para que la sumatoria de
tiempos por un camino u otro, nos d la duracin total del Proyecto.
Vamos a ver ahora otra programacin, tambin muy elemental pero con
tiempos diferentes por cada camino y sacaremos ms conclusiones.
41

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Supongamos que tenemos que programar un Proyecto de Desayuno


de Trabajo, y que las tareas que lo componen son las siguientes:
N TAREA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

TAREA
DURACIN TAREA
Llegada y alistamiento del personal
20'
Limpieza del saln
20'
Ubicar mobiliario en su lugar
15'
Fajinar vajilla
25'
Mise en place de mesa
15'
Preparar Jugos
20'
Enfiar Jugos
60'
Preparar alimentos
25'
Calentar alimentos
15'
Preparar Caf
10'
Servicio
25'

2 (2
0')

)
15'
5(

1 (20')

6 (20')

7 (60')

11 (25')

')
25
8(
D
E

9 (15')

Si nos encontramos ante un


Proyecto que lo integren ms de 50
tareas resultara imposible ejecutarla "a mano" y en ese caso solamente se puede hacer utilizando mtodos computorizados.
Existe un programa llamado PROJECT que es de WINDOWS y que
representa una ayuda inestimable a
la hora de programar proyectos
como pueden ser los eventos.

10 (10')

Corresponde ahora hacer la sumatoria de tiempos de cada camino:


A = 20' + 20' + 15' + 15' = 70'
B = 20' + 25' + 15'
= 60'
C = 20' + 20' + 60
= 100'
D = 20' + 25' + 15
= 60'
E = 20' + 10
= 30'
Todos los caminos los tengo que recorrer puesto que la Red del Proyecto
la integran todas las tareas.
El camino ms largo que no lo puedo achicar por razones tcnicas es el C.
ESE SER EL CAMINO CRTICO
NO TIENE MARGEN DE HOLGURA (de tiempo ocioso)

Para su manejo y aprovechamiento


integral se hace necesario capacitarse tomando un curso, que permita al usuario sacarle las mejores
aplicaciones y utilidades.
En este manual solo cabe acotar
que una vez parametrizado, bastar
solamente ingresar:
el Nombre de la Tarea
el tiempo de duracin
el nombre de la Tarea Anterior (n)
Y con solo esos datos el programa
confecciona la Red, al mismo tiempo que el Diagrama de Barras, y
seala dentro de la Red el Camino
Crtico.

En cambio los otros s tienen margen de holgura


A = 100' - 70'
B = 100' - 60'
C = 100' - 100'
D = 100' - 60'
E = 100' - 30'

Una hora que se pierda sumar una


hora ms al total. Un da que se
pierda sumar un da mas al total
Un mes que se pierda sumar un
mes ms al total.
Esto lo marcamos para significar la
importancia que tiene no descuidar
este aspecto ya que en numerosas
situaciones "los tiempos matan".
Como puede apreciarse esta tarea
elemental de programar un
Desayuno de Trabajo, que bien
pudo haberse hecho mentalmente
sin ninguna Red ni grfico alguno,
lleva una relativamente complicada
ejecucin hacerla "a mano".

3 (15')
')
25
4(

Esto significa que debemos poner


toda nuestra atencin en las tareas
que integran el Camino Crtico ya
que un minuto que se pierda en
este camino, sumar un minuto al
tiempo total del Proyecto.

= 30' de margen de holgura


= 40' de margen de holgura
= 0' de margen
= 40' de margen de holgura
= 70' de margen de holgura
42

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EL DESPACHO

RECEPCIN DE
MATERIAS PRIMAS

Nos ocuparemos ahora del pasaje de cocina al servicio.


Para ello nos encontramos que en gastronoma podemos recorrer tres caminos distintos:

En este punto nos remitimos a todo lo considerado en


la Materia COSTOS en cuanto a la "Ceremonia de la
Recepcin" y que se trata "in extenso" en el Manual
respectivo.

Cocino y sirvo
(Cook & Serve)
Cocino y mantengo
(Cook & Hold)

Deberemos realizar los procedimientos all aconsejados


sobre los distintos Puntos Crticos de Control que simplemente enumeramos aqu:

Servicio

Cocino y enfro
(Cook & Chill)

Cocino y sirvo
Enseguida de cocinar, sirvo.
Es muy comn en el caso de restaurantes y asados.
Puede ser utilizado en eventos pequeos.
Es raro en eventos grandes.
Cocino y mantengo
Para el caso de que haya necesidad de mantener
algo de lo preparado con cierta anterioridad, hasta que
llegue el momento del servicio.
IMPORTANTE
Mantengo lo fro EN FRO
Mantengo lo caliente EN CALIENTE

Cocino y enfro
Es el camino ms largo.
Enseguida de cocinar, enfro.
Almaceno en fro (refrigerado/congelado).
Realizo el transporte en fro.
Mantengo los alimentos fros en fro.
Regenero los alimentos calientes y los mantengo
calientes.
Sirvo.

La operatoria y los equipamientos necesarios para cada


circuito, se tratan extensamente en el Manual de diapositivas de PowerPoint que se entrega al Alumno.

43

Generacin del pedido


Bsqueda y seleccin de Proveedores
Anlisis de Precios
Precio Limpio Equivalente
La decisin de compra
La formalizacin o instrumentacin
Las compras de "tracto instantneo"
Las compras de "tracto sucesivo"
El lay-out de recepcin
Los horarios de recepcin
Las cantidades recibidas
Las unidades de medida
La calidad recibida
Los rtulos legales y comerciales
La temperatura
Los desechos
Control de precios facturados
con los pactados en Orden de Compra
En su caso variacin de precios con Mercado Central
Control de la aplicacin de los descuentos
y bonificaciones acordados
Control de la correcta aplicacin del % del IVA
y otros Impuestos Internos
Control de los Clculos de la Factura

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FLUJO DE OPERACIONES Y SU EQUIPAMIENTO ESPECFICO

Si bien el listado se encuentra detallado en el Manual de Diapositivas


de PowerPoint que se entrega al
alumno, deseamos abundar aqu
con mayores consideraciones y
detalles:
1. RECEPCIN DE
MATERIAS PRIMAS
BALANZAS
TERMMETRO
MESADA
BACHAS
CARRITO
2. ALMACENAMIENTO DE
VVERES SECOS
Sin humedad pues el HR
favorece las bacterias.
Sin luz del sol que es prcticamente un microondas gigante.
Aireados sobre todo los que
estn en stanos o subsuelos.
Todo levantado del piso para
poder lavar con cloro.
Temperatura ideal 16C.
3. AL MACERAMIENTO
DE REFRIGERADOS
(Heladeras - Cmaras Positivas)
No ingresar cajones de maderas
No ingresar envases de cartn
Tampoco envases de papel
S envases de plstico
S envases de acero inoxidable
Todo tapado con film
Temperatura ideal 4 C
4. ALMACENAMIENTO
DE CONGELADOS
(Freezers - Cmaras Negativas)
Similares condiciones que
para los refrigerados.
Todo rotulado por fecha
de guardado
Temperatura ideal -18
5. PRODUCCIN (MISE EN PLACE)
Mesadas
Utensilios
Procesadora
Batidora
6. COCCIN
Anafes conviene que tengan
el fuego perifrico para alcanzar
mayor dimetro
Freidoras que pueden ser
manuales o automticas

7. HORNOS
DE CALOR ESTTICO
Lento. 1 pollo = 1 h
Calienta desparejo. (Adelante y
atrs. Arriba y abajo. A derecha
y a izquierda.)
Poco aprovechamiento del
espacio al tener que poner las
piezas ms separadas para que
les llegue el calor.
De CONVECCIN
Es ms rpido.1 pollo = 45 mins.
Es ms parejo (no totalmente)
Lo que cocina es aire caliente
circulando que ingresa por una
turbina.Posibilidad de humidificar
con un pulsador. No es coccin
al vapor.
COMBINADO
Combina la accin del vapor
y la del convector.
Es ms rpido 1 pollo = 30 mins.
La coccin al vapor reduce las
mermas con el consiguiente
ahorro de mercaderas
Adems conserva mejor las
vitaminas y minerales y el color
verde ya que fija la clorofila
La posibilidad de cocinar a fuego
lento mejora la condicin sanitaria al eliminar mayor cantidad de
bacterias (con la pasteurizacin)
Operaciones: Asar; gratinar;
glasear; vaporizar; rehogar;
blanquear; hervir; escalfar;
descongelar; regenerar;
pasteurizar.
Manejo computorizado de las tres
variables: tiempo-humedad-calor
Sistema autolimpiante.
MICROONDAS
Es un convertidor de energa
elctrica en energa electromagntica. Las microondas generadas
producen una rotacin molecular
en el alimento. La rotacin
produce calor. El calor cocina.
Cocina desparejo cuando el
alimento no tiene estructura
molecular homognea.
El recibir la descarga puede
ser cancergeno. Sobre todo las
mujeres deben cuidarse porque si
hay fuga de microondas por mal
cierre, es proclive al cncer de
mamas.

44

8. ENFRIADO RPIDO
(BLAST CHILLING)
Corriente de aire fro a -45 C
Al equipo se lo conoce por los
siguientes nombres:
CHILLER
ABATIDOR DE TEMPERATURA
CLULA DE ENFRIAMIENTO
RPIDO
WATER BATH CHILLING
o Bao Mara Inverso (AGUA +
HIELO en bachas o recipientes
grandes.)
FREEZER MULETO
Trabajar con un Freezer de baja
calidad o usado. Utilizarlo como
si fuera un CHILLER (se destruir
al cabo de cierto tiempo).
Subdividir todo en pequeos lotes.
Si es posible en recipientes planos y
colocarlos en cmaras o heladeras.
9. ALMACENAMIENTO
DE COCIDOS
Heladeras
Cmaras
Freezers
Conviene que se separen de los
Crudos para evitar la contaminacin cruzada.
10. TRANSPORTE EN FRO
Lateros de aluminio en
camioneta frigorfica.
CONTENEDORES TRMICOS
En caliente se los puede cargar
en 80 y a las 4 hs. estn en 64.
No resultan convenientes para
eventos por los tiempos de transporte, el emplatado y el servicio.
Funcionan aceptablemente
para comedores de empresas
y escuelas.
Son muy tiles para el transporte
en fro de cualquier tipo de
servicio.
Si se los carga en 4, a las 5 hs
estn en 5.
OTRAS POSIBILIDADES
Caja de telgopor con hielo seco
Se puede apilar con placas
tambin de telgopor.
REGENERACIN
Mtodo ideal: Horno Combinado.
HORNOS De calor esttico
Colocar sobre el piso una placa
con agua para que se forme un
ambiente de vapor.

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LA SEGURIDAD ALIMENTARIA COMO CONDICIONANTE


DE LA PROGRAMACIN DE LA COMANDA
LAS BACTERIAS
Conviene recordar de la materia SEGURIDAD E HIGIENE ALIMENTARIA,
que las bacterias, ms tarde o ms temprano, siempre nos van a ganar.

OTRO GRAN CONDICIONANTE


Si uno pudiera, viendo el grfico
anterior hara toda la produccin y
coccin para el da del evento,
muchos meses antes.

Por ello, debemos respetar al mximo todas las normas de seguridad e


higiene, para prolongar dentro de lo posible la vida de los alimentos.
Conociendo los actores que afectan la multiplicacin y que por ende nos
ayudan a prolongar la vida de los alimentos podemos planificar mejor
nuestras actividades productivas.

Estructuras Biolgicas
Disponibilidad de Nutrientes
Actividad del Agua (aw )
Acidez - pH
Humedad Relativa
Contaminacin de origen
Atmsfera gaseosa
Temperaturas fras

LA CRISTALIZACIN
CMO podemos combatirla y
posibilitar el congelado?

Temperatura

Con
Con
Con
Con
Con

ausencia de agua
alto contenido de azcar
alto contenido de alcohol
alto contenido de grasa
el enfriado rpido

Por ello debemos planificar nuestras


tareas del arte culinario en tres etapas

EL PODER DEL FRO


37C

Pero esto no es posible, ya que


deberamos proceder a congelar
todo y se producira en la mayora
de los casos.

hasta 4 horas

1a. ETAPA
A partir de 3 das antes del evento
hacia atrs.
Producir todos aqullos alimentos
que puedan ser congelados, respetando todas las reglas del arte culinario y utilizar freezers para su
guarda (-18 C).

hasta 2 das

10C

hasta 3 das

4C
0C

varios das y a veces meses

-18C

3
Tiempo (das)

45

2. ETAPA
Los 2 das anteriores al evento
Producir y/o terminar aqullos alimentos que se puedan guardar en
cmaras o heladeras (-4 C) sin perder cualidades organolpticas.
3. ETAPA
El mismo da del evento
Producir y/o terminar aqullos alimentos que aunque no enfermemos a nadie (bacterias patgenas)
debamos terminarlos a ltimo
momento para no perder sus cualidades sensoriales (bacterias alteradoras y oxigenacin primordialmente).

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COSTEO FINAL

Primero debemos calcular el: COSTO TOTAL

ESTRATEGIAS DE FIJACIN DE PRECIOS

Calcular todos los costos y sumarlos


+ Mercaderas
+ Bebidas
+ Personal
+ Vajilla
+ Gastos generales
= Costo Total

La poltica de precios integra desde ya la Poltica


Comercial.
Previo a todo clculo debemos considerar a cul de los
Target(s) socioeconmicos nos vamos a dirigir.

A partir de all se abre la posibilidad de manejarnos


con dos criterios diferentes para el clculo de nuestra
ganancia.

Esto nos llevar a precisar cules deberan ser los atributos de nuestro producto para cubrir las necesidades
y deseos del target al cual hemos elegido.

1. CRITERIO PORCENTUAL
Calcular todos los costos y sumarles un determinado %
(porcentaje) como Ganancia estimada.
Se deber proceder de la siguiente manera:

El precio forma parte del PRODUCTO.

+
+
+
+
+
=
+
=

Una vez tomada esa decisin debemos estudiar muy


bien "el producto" que le vamos a ofrecer a ese target.

Tambin deberemos tener en cuenta el posicionamiento de la marca de la empresa en la percepcin de los


clientes.
Otro factor a considerar, es el precio que estn cobrando competidores nuestros de similares servicios y calidad (INVESTIGACIN DE LA COMPETENCIA).
Una vez realizados todos estos anlisis tomaremos la
decisin final sobre el Precio de Venta GENERALIZADO.

Mercaderas
Bebidas
Personal
Vajilla
Gastos generales
Costo Total
% de Ganancia
Precio de Venta

Es decir, tambin deberemos considerar situaciones


especiales que merecen un tratamiento particular y
que en ciertos casos se reflejarn en descuentos o precios diferenciados.

Este criterio no suele contemplar el efecto "cantidad"


de participantes y el un determinado % puede resultar
bajo cuando son pocos los Pax, y al contrario puede
resultar excesivo cuando estamos en presencia de
muchos Pax.

Por ejemplo podemos hacer precios diferentes:


1. Por Cantidad de participantes
2. Por Temporada Alta o Baja en el ao
3. Por da de la semana
(Domingos a jueves - Viernes y Sbados)
4. Por horario del da
(Maana - Tarde - Noche)
5. Por Cliente Especial
(Familiar - Conocido - Autoridad)
6. Por Cliente Repetitivo
(Que nos contrata frecuentemente)
7. ETC.

Por ello frecuentemente utilizamos el siguiente:


2. CRITERIO DE GANANCIA FIJA X CUBIERTO
Calcular todos los costos y sumarle un importe fijo por
cubierto, que puede ser estimado en orden decreciente a la cantidad de Pax que se contraten.
Esto puede planificarse en una tabla previa
+ Mercaderas
+ Bebidas
+ Personal
+ Vajilla
+ Gastos generales
= Costo Total
+ GANANCIA FIJA por PAX
= PRECIO DE VENTA

LA RECOMENDACIN ENFTICA ES QUE CUALQUIERA


SEA EL MOTIVO POR EL CUAL COTICEMOS UN PRECIO DIFERENTE DEBEMOS
!!! DEJARLO ACLARADO EN EL PRESUPUESTO!!!!!
Esto es as para que otro cliente conocido del que
estoy presupuestando no pretenda el mismo precio si
no est en la misma situacin que el anterior.

CUALQUIERA SEA EL CRITERIO QUE SE ADOPTE DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE ESTE CLCULO ES UN
PRIMER BORRADOR, Y QUE A PARTIR DE ALL SE
DEBERN CONSIDERAR MLTIPLES VARIABLES PARA
FIJAR EL PRECIO FINAL DE VENTA.

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ORGANIZACIN DE EVENTOS | MANUAL

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA

DEGUSTACIN

Y SI NO ME PAGAN TODO?

En general nos encontramos ante


dos situaciones distintas:

Nuestro presupuesto o contrato


especificar claramente que si el
cliente no cumple con sus obligaciones de pago, no se realizar el
evento y perder todos los importes parciales abonados.

1. El cliente que ya acept nuestro


presupuesto, donde incluamos distintas alternativas y se necesita definir cul de ellas ser la definitiva.
En este caso no es ms que un simple trmite a realizar para el cumplimiento de nuestro compromiso.
2. El cliente que duda en contratarnos y tenemos deseo de que lo
haga prontamente, para que no
vaya a la competencia.
En este caso no debemos esperar a
que nos solicite una degustacin,
sino ms bien ofrecerla.
En caso de que acepte y la hagamos exitosamente LA
DEGUSTACIN SE TRANSFORMA
EN EL MEJOR CIERRE DE VENTA.
FORMALIZACIN LEGAL
Jurdicamente ya fue dicho al inicio
de este Manual, nos encontramos
en presencia de un contrato de
LOCACIN DE SERVICIOS que se
rige por lo pautado en nuestro
Cdigo Civil.
La formalizacin del mismo:
1. Puede ser a travs
de un contrato.
Contiene las obligaciones de ambas
partes. Es conveniente que por ms
que existan formatos pre-impresos,
lo hagamos revisar por un Abogado

Esto conviene aclararlo en el presupuesto, aunque de cualquier manera ya est estatudo en el Cdigo
Civil que si una parte no cumple
con sus obligaciones, le da derecho
a la otra a no cumplir.
Y SI LA SUSPENDE?
Y SI LA CANCELA?
En caso de que el cliente desee suspender o cancelar el evento, tambin perder todos los importes
pagados hasta ese momento, as
haya sido la totalidad del mismo.
Esto es por aplicacin de la
Excepcin de No Cumplimiento del
Contrato explicado en el punto
anterior.
De cualquier manera, esta es una
posicin Jurdica correcta pero
extremadamente anti-comercial.
Por ello la recomendacin es estudiar cada caso en particular y cuando exista una causal razonable,
postergar la fecha del Evento para
otra oportunidad en que pueda
realizarse, negociando los costos
incurridos o a incurrirse.

2. Puede ser por


"presupuestos cruzados"
Se hacen dos copias conteniendo
los precios, plazos, forma de pago,
etc. con las obligaciones de ambas
partes y firmamos ambos
ORIGINAL se lo lleva el cliente
DUPLICADO para nuestro archivo

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