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PROCEDIMIENTO DE GESTION

PLANIFICACIN Y COORDINACIN
INTERNA

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P-901
Rev.0

1. OBJETIVO
Establece la manera en que se realizan las actividades de planificacin y coordinacin para la
gestin de todas las actividades institucionales definidas para una gestin.
2. ALCANCE
Integral a todo tipo de iniciativas de la Fundacin.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. Gerente de la direccin ejecutiva.
Asegura el cumplimiento de las actividades
4. REFERENCIAS Y DEFINICIONES
4.1. Referencias
CDIGO DOCUMENTO
ISO 9001: 2000
MC
I- 001/P-423
N/A

TITULO DEL DOCUMENTO


Sistema de Gestin de Calidad
Manual de la Calidad
Elaboracin de Documentos Internos
Formatos de Financiadoras

4.2. Definiciones y abreviaturas:

FIA. Fundacin Interamericana.

M21 Mission 21.

GDE. Gerente de la direccin ejecutiva

GDC. Gerente de desarrollo competitivo

GDH. Gerente de desarrollo humano y social.

GDT. Gerente de desarrollo tecnolgico y de medio ambiente

GAF. Gerente administrativo financiero.

Partes interesadas.- Comunidades, Cooperantes, grupos asociados y unidades de familias

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5. FLUJOGRAMA
Flujograma

Responsable

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Docum. Aplicables

6.1 Evaluacin Anual

GDE

R-031 Informe Anual

6.2 Elaboracin y/o revisin


del PE Plan Estratgico

GDE

PE Plan Estratgico, R-032 Evaluacin


anual

6.3 Elaboracin y/o revisin


del
R-015 Plan Operativo

GDE

R-015 Plan Operativo Anual

GDE

R-033 Programacin mensual, R-001


Acta de Comit de Calidad, R-029
Informe mensual

6.4 Determinacin de la
Programacin mensual

6. DESARROLLO.
6.1 Evaluacin Anual.
a) La evaluacin anual se desarrolla al inicio de la gestin en dos instancias:
1. La GDE se rene con las GAF a fin de:
i. Revisar el estado de ejecucin del R-009 Presupuesto Anual,
ii. Presentar y revisar el R-110 Planilla de Rendicin de Cuentas,
2. En una segundad reunin la GDE convoca al personal de Fundawi para que se rena a
fin de:
i. Evaluacin del R-015 Plan Operativo Anual
ii. Revisin del R-023 Informe de evaluacin al desempeo y
iii. Evaluacin del R-027 Informe de evaluacin al ambiente de trabajo
b) En base a las resoluciones de la evaluacin se elabora el R-032 Informe de Evaluacin Anual
6.2

Elaboracin y/o revisin de Plan Estratgico.

a) La GDE procede a la revisin y/o elaboracin del PE Plan Estratgico, segn corresponda:
1. Cada 5 aos se evala y determina el nuevo PE Plan Estratgico, para ello convoca a
todo el personal y define lugar y fecha.
2. Cada ao revisar el PE Plan Estratgico a fin de validar los objetivos especficos, hacer
cambios o agregar otros.

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Elaboracin del R-015 Plan Operativo Anual.

a) La GDE sobre la revisin del PE Plan Estratgico y el estado de identificacin de ideas de


proyectos como resultado del P-902 Elaboracin de propuestas de proyecto y el R-032
Informe de Evaluacin Anual, procede a dirigir el proceso de elaboracin del R-015 Plan
Operativo Anual. Para sta ltima tarea puede determinar la contratacin de un facilitador
externo o interno
b) El R-015 Plan Operativo Anual puede ser revisado durante la gestin en los siguientes casos:
1. Cuando se incorpora un proyecto nuevo.
2. Cuando se percibe una oportunidad o amenaza en el entorno.
3. Cuando la capacidad interna es insuficiente para asegurar la eficacia y eficiencia del plan.
6.4

Programacin mensual.

a) Para la programacin mensual, la GDE convoca a una reunin de Comit de Calidad bajo la
siguiente orden del da:
1.
2.
3.
4.

Lectura de la correspondencia
Lectura y aprobacin de la ltima R-001 Acta de Comit de Calidad.
Presentar el R-029 Informe del mensual de cada rea y programa para el siguiente mes
Varios
Poltica: Todas las direcciones, incluida la GDE, elaboran y presentan su informe mensual
de forma escrita.

b) Culminada la reunin del Comit, se elabora el R-001 Acta de Comit de Calidad con las
resoluciones del caso.
7. POLITICAS GENERALES.
Ninguna

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8. CAMBIOS.

REVISION
0
1
2
3
4

0 1 2 3 4 5 6

REVISION
0 1 2 3 4 5 6

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45

HOJA

0 1 2 3 4 5 6
X
16
X
17
X
18
X
19
20
21
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23
24
25
26
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28
29
30

REVISION

HOJA

HOJA

HOJA
01
02
03
04
05
06
07
08
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REVISION

REVISION
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59
60

MOTIVO DE LA REVISION
Edicin Inicial

9. REGISTROS.
Identificacin
Titulo

Cdigo

Frecuencia Llenado
Cuando se llena
form.
Cada vez que se
rene el comit de
calidad

Lugar de
Archivo

Responsable
Custodia

Clasificacin
(Como esta
ordenado)

GDE

GDE

Por fecha

2 aos

Tiempo de
Custodia

Acta de Comit de
Calidad.

R-001

Presupuesto Anual,

R-009

Anual

GDE

GDE

Por gestin

2 aos

Plan operativo anual

R-015

Anual

GDE

GDE

Por gestin

2 aos

R-023

Anual

GDE

GDE

Por gestin

2 aos

R-027

Anual

GDE

GDE

Por gestin

2 aos

Informe mensual

R-029

Mensual

GDE

GDE

Por fecha

2 aos

Informe de Evaluacin
Anual

R-032

Anual

GDE

GDE

Por gestin

2 aos

Informe de evaluacin
al desempeo
Informe de evaluacin
al ambiente de trabajo

10. ANEXOS.
Ninguno.