Manual Project 2010

CONTENIDO
1.
INTRODUCCIN ......................................................................................................... 1
1.1 QU ES UN PROYECTO? .................................................................................. 1
1.2 PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO .............................................. 1
1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO ... 2
1.4 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ............................................................... 2
1.5 CREACIN DE LA PROGRAMACIN .............................................................. 3
1.6 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS ............................................ 3
1.6.1
MTODO DE RUTA CRTICA (MRC) ........................................................ 3
1.6.2
2.
DIAGRAMA DE GANTT .............................................................................. 4
INGRESAR A MICROSOFT PROJECT ..................................................................... 5
2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO ....................................................................... 7

2.2 GUARDAR UN PROYECTO ................................................................................ 8
3. TAREAS........................................................................................................................ 1
4.
3.1 TAREAS REPETITIVAS....................................................................................... 3

FASES E HITOS ........................................................................................................... 6
4.1 FASES .................................................................................................................... 6

4.2 HITOS ..................................................................................................................... 8
5. REALIZACIN DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO
(PROGRAMACIN DE TAREAS) ..................................................................................... 1
5.1 RELACIN ENTRE TAREAS .............................................................................. 2
5.2 RELACIN ENTRE FASES ................................................................................. 7
5.3 ASOCIACIN DE TAREAS POR FECHAS ........................................................ 8
5.4 ESPECIFICACIN DE LOS PERODOS LABORALES .................................. 12
6. CALENDARIO DE TRABAJO .................................................................................. 15
7.
REGISTROS DE RECURSOS ..................................................................................... 1
7.1 ASIGNACIN Y ADMINISTRACIN DE COSTOS ......................................... 5

7.2 ACUMULACIN DE COSTOS ............................................................................ 8
8. ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS TAREAS ................................................... 10
9.
EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN ............................................................. 16
9.1 MTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIN ............. 16

9.2 LA EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN ................................................ 16
9.3 VERIFICACIN DE LA RELACIN ENTRE TAREAS .................................. 17
9.4 IDENTIFICACIN DE LA RUTA CRTICA ..................................................... 17
9.5 BSQUEDA DE MRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIN..... 19
9.6 REVISIN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS ........................... 19
9.7 BSQUEDA DE LOS RECURSOS SOBREASIGNADOS Y LAS
ASIGNACIONES DE TAREAS ..................................................................................... 20
9.8 REDUCCIN DE LA PROGRAMACIN ......................................................... 21
10. COSTO DEL PROYECTO ...................................................................................... 23
10.1
COSTO DE UNA TAREA ............................................................................... 24
11. SOBREASIGNACIN DE RECURSOS .................................................................. 1
11.1
11.2
ELIMINAR LA SOBREASIGNACIN ............................................................ 3

CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS ...................... 4
11.3
REASIGNACIN DEL RECURSO................................................................... 7
11.4
DISMINUCIN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN
RECURSO ......................................................................................................................... 7
11.5
CAMBIO DE LA PROGRAMACIN LABORAL ........................................... 8
11.6
RESOLUCIN AUTOMTICA Y MANUAL DE LAS SOBRE
ASIGNACIONES .............................................................................................................. 8
11.7
RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO ..... 8
11.8
REDUCCIN DE COSTOS ............................................................................... 9
11.8.1 REDUCCIN DE LOS COSTOS POR USO ................................................. 9
11.8.2
REDUCCIN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS ................................ 9
11.9
ADMINISTRACIN DE LOS FLUJOS DE CAJA .......................................... 9
12. INFORMACIN DEL PROYECTO ....................................................................... 10
12.1
TABLAS Y FILTROS ...................................................................................... 10
12.2
TABLAS ........................................................................................................... 10
12.3
FILTROS ........................................................................................................... 20
13. CONTROL DEL PROYECTO ................................................................................ 30
13.1
ESTABLECIMIENTO DE UNA LNEA BASE ............................................. 30
14. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........................................................................ 35
14.1
ACTUALIZACIN DEL PROYECTO ........................................................... 37
15. INTERCAMBIO DE INFORMACIN ................................................................... 38
15.1
15.2
COMPARTIR INFORMACIN ...................................................................... 38

FONDO DE RECURSOS ................................................................................. 38
II
Project 2010
1. INTRODUCCIN
1.1
QU ES UN PROYECTO?
Un proyecto es un emprendimiento temporneo creado para realizar un producto

o servicio particular y con objetivos definidos.
Los proyectos para su ejecucin necesitan de recursos, estos pueden ser el
personal y el equipamiento.
El esfuerzo es encargado a un equipo u organizacin, por lo que los proyectos
tienden a ser eventos planificados. El xito de un proyecto depende de una
preparacin y planificacin previa.
La razn por la que se emprende un proyecto es crear un producto o servicio
nico.
1.2
PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO
Todo proyecto posee algn elemento de tiempo, algn componente financiero y

requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna rea.
Tiempo
Posiblemente el tiempo limitado es la delimitacin con la que estaremos ms
familiarizados en cualquier proyecto. Puede que no conozca el presupuesto del
proyecto o el mbito de trabajo, pero lo que es seguro que conocer la fecha
lmite para la entrega del producto.
Un ejemplo de la delimitacin del tiempo puede ser: necesitamos el software de
inventario implantado en la empresa dentro de dos meses.
Costo
Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero, pero el costo de
un proyecto tiene un significado mucho ms amplio. El costo son todos los
productos requeridos para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo. Incluye las
personas, el equipamiento, materiales utilizados y todos los dems eventos y
aspectos que requieran dinero o la atencin de alguien en un proyecto.
mbito
Se debe considerar dos aspectos: el mbito del producto y el mbito del proyecto.
Pg. 1
Project 2010
El mbito del producto describe la calidad, caracterstica y funciones del producto

de manera detallada.
El mbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo,
producto o servicio, del proyecto con el mbito previsto del producto.
1.3
CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO
Todo proyecto debe tener las siguientes fases:
1.4
Planeacin.- Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades

distintas, despus se determinan las estimaciones de tiempo para cada
actividad y se construye un diagrama de red (flechas) donde cada una de
las flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo
da una representacin grfica de las relaciones entre las actividades del
proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle
diversas actividades o fases del proyecto, y de esta manera se puede
sugerir mejoras antes que el proyecto se ejecute.
Programacin.- Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los

tiempos de iniciacin y terminacin para cada actividad y la relacin con el
resto de actividades del proyecto, el programa seala las actividades
crticas es decir, aquellas que requerirn de una atencin especial, para las
actividades no crticas el programa debe indicar los tiempos de holgura que
deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto
permitir el uso eficiente de recursos limitados.
Control.- Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de

flechas y la grfica de tiempo para hacer reportes peridicos de progreso.
Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo
programa para la parte restante del proyecto.
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
La Administracin de Proyectos es la planeacin, organizacin, direccin y control

de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
Tambin se dice que la Administracin de proyectos es un conjunto de tcnicas,
destrezas, herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases,
actividades y tareas que la experiencia y el sentido comn consideran como
buenos para la realizacin de un proyecto.
La Administracin de Proyectos ocurre cuando se da nfasis y una atencin
especial para conducir actividades con el propsito de lograr un conjunto de
metas.
Pg. 2
Project 2010
Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar

proyectos.
La administracin de proyectos est compuesta por las siguientes fases:
Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: Es la fase ms

importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el
establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el
seguimiento del uso de los recursos, la asignacin de los mismos. Todas
las fases posteriores se basan directamente en la informacin que se les
proporciona cuando se planifica el proyecto.
Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo

que comienza una vez que se halla creado la planificacin, y concluye
cuando el proyecto est terminado. La administracin de un proyecto
incluye el seguimiento y ajuste de la programacin para que refleje los
cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto.
Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la

informacin del proyecto a los clientes, personal y a la administracin. El
usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y
el contenido de los informes a fin de que muestren la informacin deseada
en un formato conveniente.
1.5
CREACIN DE LA PROGRAMACIN
Consiste en la lista de tareas o actividades que se llevarn a cabo y la cantidad de

tiempo o duracin que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las
tareas, duraciones y dems informacin, como flechas y lmites para construir la
programacin y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a
administrar.
1.6
1.6.1
MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS

MTODO DE RUTA CRTICA (MRC)
El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los

aos 50. Dupont Corporation y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las
tcnicas de programacin de proyectos, desarrollaron un sistema de
programacin llamado Mtodo de Ruta Crtica, un modelo matemtico que
calculaba la duracin total de un proyecto basndose en la duracin de cada tarea
en particular y en sus dependencias que identifica que tareas son crticas. Este
modelo es el mtodo de programacin utilizado en el software para la
administracin de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project.
Durante los aos 50, la marina de Estados Unidos, desarroll el proyecto Misiles
Polares, un sistema de programacin PERT (Programme Evaluation And Review
Pg. 3
Project 2010
Technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones

previstas. Hoy en da un diagrama Pert (tambin llamado un diagrama de red)
hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas.
El mtodo de camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios
de la teora de grafos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y
sistemas mediante grficos. Se denomina grfica o grafo a un conjunto de puntos
llamados nodos o vrtices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos
puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas
grficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco.
Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el mtodo busca
determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo
desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duracin. Esto es
denominado camino crtico e interesa conocerlo, pues condicionar la duracin
total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas
crticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habr que
comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado en aquellos proyectos que tienen un
comienzo y una terminacin, es decir, no son continuos y que representan cierta
complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman.
1.6.2
DIAGRAMA DE GANTT
Henry L. Gantt desarroll un modo de representar grficamente las actividades a

lo largo de una escala de tiempo. La grfica de Gantt cubre las distintas funciones
de la programacin: asignacin de recursos y la determinacin de la secuencia y
cronologa. A pesar de su sencillez constituye uno de los mtodos de
programacin ms completos y sin duda el ms usado. La grfica se confecciona
a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, das, semanas); en la
vertical se ordenan los elementos que intervienen en la programacin: mquinas,
hombres tareas, rdenes de trabajo. La grfica establece una relacin cronolgica
entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio
en el grfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo,
trabajo programado para este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este
lapso. La inclusin simultnea de estos dos ltimos aspectos implica cotejar lo
programado con lo realizado, es decir, controlar lo programado.
Podr utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una
programacin, as como, hacer el seguimiento e imprimir informes.
La administracin de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los
recursos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad, tambin
ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.
Pg. 4
Project 2010
2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT
1. Pulse el botn Inicio (Start)

tareas de Windows.
en la barra de
2. Seleccione Todos los Programas (All Programs)

en el men
Inicio (Start), a continuacin elija Microsoft Office y luego Microsoft Project
2010.
Grfico #1 Pantalla de ingreso a Microsotf Project

3. Se iniciar Microsoft Project 2010 donde se distinguen los siguientes
elementos:
Pg. 5
Project 2010
Barra de men
Barra de Titulo
Grupo de
vistas
Diagrama
de Gantt
Barra de
vistas
Tabla de
entrada
Grfico #2 Pantalla principal
Pg. 6
Project 2010
2.1
CREAR UN NUEVO PROYECTO

1. Elija la opcin Archivo (File), New (Nuevo) y Blank
Project (Proyecto en Blanco).
Grfico #3 Crear un nuevo Proyecto

2. Pulse el botn Crear (Create), le aparecer la pantalla de Inicio de
Microsoft Project.
Pg. 7
Project 2010
Grfico #4 Pantalla principal

La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada
Tabla Entrada y un grfico en la parte derecha.
2.2
GUARDAR UN PROYECTO
1. Pulse el botn Guardar (Save) en la barra de herramientas estndar

2. Elija el lugar donde guardar (carpeta), en el cuadro de texto Nombre de
archivo (File Name) escriba un nombre para el archivo, por ejemplo
prueba1.
Pg. 8
Project 2010
Grfico #5 Grabar Proyecto

3. Pulse el botn Guardar (Save) para cerrar el cuadro de dilogo. Microsoft
almacenar el archivo prueba1.
Pg. 9
Project 2010
3. TAREAS
La organizacin de un proyecto se basa en el ordenamiento del mismo en base a
un listado de tareas a las que se les asigna duracin y recursos.
MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las
tareas o automticamente.
Con la finalidad de realizar un inventario de los bienes de una institucin
ingrese tareas utilizando Project.
1. Si queremos asignarle automticamente las duraciones a las tareas, haga
clic en la opcin Formato (Format) de la Tabla de Men de Herramientas
de Diagrama de Gantt (Gantt Chart Tools) y luego elegir la opcin
Duracin automtica (Auto Schedule)
Grfico #6 Duracin automatica de tareas

2. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de
columna Nombre de Tarea (Task Name) en la tabla Entrada.
3. Escriba Reunin de grupo de trabajo y despus pulse la tecla Enter. Note
que el icono de la columna Modo de Tarea (Task Mode) es:
Automatico
Manual.
Pg. 1
Project 2010
Grfico #7 Ingreso de Tareas

4. Ingrese los siguientes nombres de tarea debajo de Reunin de grupo de
trabajo; pulse la tecla Enter despus de cada nombre de tarea.
Reparto de funciones y planificar calendario
Revisar bienes
Consolidacin de la informacin
Revisin de la informacin
Entrega de informe de inventario
5. La apariencia de su ventana ser la siguiente.
Pg. 2
Project 2010
Grfico #8 Ingreso de Tareas

De manera predeterminada las tareas poseen una duracin estimada de un
da.
3.1
TAREAS REPETITIVAS
Una tarea repetitiva es una tarea que se ejecuta repetidamente durante el

transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podra definir la reunin semanal como
una tarea peridica.
Crear una tarea repetitiva
Si una tarea se repite a intervalos fijos, establecer esta como una tarea repetitiva.
Si no se repite a intervalos fijos, establecer como una tarea habitual cada vez que
ocurre.
1. En la pestaa Ver (View), en el grupo de tareas Vistas (Task Views), haga clic
en Diagrama de Gantt (Gantt Chart).
Pg. 3
Project 2010
2. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.

3. En la ficha Tarea (Task), en el grupo Insertar (Insert), haga clic en la parte
inferior del botn Tarea (Task) y haga clic en Tarea repetitiva (Recurring
Task).
4. En el cuadro Nombre de tarea (Task Name), escriba el nombre de la tarea.
5. En el cuadro Duracin (Duration), escriba la duracin de la tarea.

6. En la seccin de patrn de repeticin (Recurrence pattern), haga clic en
diario, semanal, mensual o anual.
7. Seleccione la casilla de verificacin junto a cada da de la semana en que la
tarea debe realizarse.
8. En el cuadro Iniciar (Start), escriba una fecha de inicio y una de las siguientes:
a. Seleccione Terminar despus de (End after), a continuacin, escriba el
nmero de ocurrencias de la tarea.
Pg. 4
Project 2010
b. Seleccione Terminar el (End by), a continuacin, escriba la fecha en

que desea que la tarea se repite hasta el final.
Nota.- Si no especifica una fecha en el cuadro Inicio (Start), Project usa la fecha
de inicio del proyecto.
9. En el calendario (Calendar) para la programacin de esta seccin de tareas,
seleccione un calendario de recursos de la lista del calendario para aplicar a la
tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno (None).
Al insertar una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se re enumeran
automticamente y aparece en la columna indicador un indicador de tarea
repetitiva
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo nombres de los
recursos en el campo Nombres de los recursos, el recurso ser asignado a la
obra total en la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales a medida
que ocurren.
Pg. 5
Project 2010
4. FASES E HITOS
4.1
FASES
Si posee un conjunto complejo de tareas, debera considerar la posibilidad de

organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las
fases estn representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una
tarea de resumen difiere de las dems, ya que no podr editar directamente su
duracin y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. Las
tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener informacin sobre las
fases del trabajo del proyecto. MS Project 2010 permite elegir entre asignar
manualmente duraciones a las tareas resumen o calcularlas automticamente.
A continuacin se crear una tarea de resumen e insertaremos tareas
adicionales.
1. Haga clic en la Tarea, Reunin de grupo de trabajo, en la tabla de
entrada.
2. Haga clic en el icono Insertar Tarea de Resumen (Insert Summary
Task)
en el grupo Insertar (Insert) de la Cinta de men Tarea
(Task). La apariencia de la ventana ser la siguiente:
Grfico #9 Insertar Tarea de Resumen

Pg. 6
Project 2010
3. En el campo Nombre de tarea (Task Name) de la nueva tarea, escriba

Estudio preliminar y pulse la tecla Enter.
4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2 (Reunin de trabajo):
Diagnostico institucional
Entrega horario de reuniones
Entrega de procedimiento a seguir
5. Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean

subtareas de la tarea de resumen Estudio preliminar; revise la
indentacin, utilice el botn Indentar Tarea (Indent Task)
todas las tareas se encuentren en el mismo nivel.
La tarea 1 se convertir en una tarea resumen
de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, as:
Tarea de resumen
para que
y aparecer una barra
Barra de tarea de resumen
Grfico #10 Creacin de la Fase Estudio Preliminar

Ejercicio
Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades:
a) Clasificar por tipo de bienes
b) Codificar por tipo de bienes
c) Elaborar etiquetas para los bienes
Pg. 7
Project 2010
d) Poner etiquetas a los bienes

La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las
siguientes actividades:
a) Consolidacin de la informacin
b) Revisin de la informacin
c) Entrega de informe de inventario
Al final del ejercicio, la apariencia de la ventana ser la siguiente:
Grfico #11 Proyecto dividido en tres fases

4.2
HITOS
Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede uno querer realizar el

seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando
finalizar la fase de Estudio Preliminar del proyecto. Para hacer esto creamos un
hito.
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto,
por ejemplo una fecha lmite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en s
no supone la realizacin de un trabajo, los hitos estn representados como tareas
con duracin cero.
Pg. 8
Project 2010
A continuacin se muestra la manera de crear un hito.

1. Haga clic en el nombre de la tarea 7 de resumen Revisar bienes, en la
tabla de entrada.
2. Haga clic en el botn Insertar Hito (Insert Milestone)
Grfico #12 Crear Hito

3. Escriba Estudio preliminar completado y pulse la tecla Enter.
El hito ser aadido al proyecto
mostrada a continuacin:
. La apariencia de la pantalla es similar a la
Pg. 9
Project 2010
El Hito se distingue
por la forma de
rombo de color
negro y una fecha
en la parte
derecha
Grfico #13 Hito de la fase 1 estudio preliminar

Ejercicio
Poner hito a la fase 2 con el nombre revisin de bienes terminado y a la fase 3
con el nombre fin inventario.
Despus del ejercicio, la apariencia de la ventana ser la siguiente:
Pg. 10
Project 2010
Grfico #14 Hitos del proyecto
Pg. 11
Project 2010
5. REALIZACIN DE TAREAS EN EL ORDEN Y

MOMENTO CORRECTO (PROGRAMACIN DE
TAREAS)
Las tareas de un proyecto deben ser llevadas a cabo en un determinado orden.
Por ejemplo antes que se produzca el diagnostico institucional, deber ser
completada la tarea reunin de trabajo. Estas dos tareas tienen relacin fin a
comienzo en dos aspectos:
La segunda tarea debe producirse despus de la primera tarea; esto es

una secuencia.
La segunda tarea solo se producir si la primera tarea es completada;

esto es una dependencia.
En Microsoft Project, la primera tarea (Reunin de trabajo) se denomina

Predecesora. La segunda tarea (diagnstico institucional) se denomina sucesora.
Cualquier tarea puede ser predecesora de una o ms tareas sucesoras. De modo
que cualquier tarea puede ser sucesora de una o ms tareas predecesoras.
En el Microsoft Project se distinguen cuatro tipos diferentes de relacin entre
tareas, las mismas que podemos visualizarles en el diagrama de Gantt de la
siguiente forma:
Fin a Inicio (Finish to Start) (FS).- La fecha de fin de la tarea
predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora.
Inicio a Inicio (Start to Start) (SS).- La fecha de comienzo de la tarea
predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora.
Fin a Fin (Finish to Finish) (FF).- La fecha de fin de la
tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea
sucesora.
Inicio a Fin (Start to Finish) (SF).- La fecha de comienzo de la
tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora.
Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Microsoft Project. Los
lugares ms comunes en los que podr visualizar las relaciones de tarea son:
En las vistas de diagrama de Gantt (Gantt Chart) y diagrama de red

(Network Diagram), las relaciones aparecen como lneas de vnculo
entre las tareas.
Pg. 1
Project 2010
5.1
En las tablas, como por ejemplo en la tabla de entrada, los nmeros de

identificador de las tareas predecesoras aparecen en los campos
Predecesoras de las tareas sucesoras.
RELACIN ENTRE TAREAS
Para crear relaciones entre tareas, establezca vnculos entre las tareas.
A continuacin utilizaremos diferentes mtodos de crear vnculos entre
varias tareas, creando relaciones de diferente tipo.
1. Haga clic en el nombre de la tarea 2, Reunin de trabajo, en la tabla
entrada y a continuacin arrastre el ratn hasta el nombre de la tarea 3
diagnostico institucional.
Las tareas 2 y 3 sern seleccionadas.
Grfico #15 Relacion entre tareas
2. Pulse el botn Vincular tareas (Link Task)

, en la Cinta de men
Tareas (Task) en el grupo de opciones Duracin (Schedule).
Las tareas 2 y 3 sern vinculadas con una relacin fin a inicio. Ntese que
ha cambiado la fecha de comienzo de la tarea 3 al siguiente da de trabajo
una vez completada la tarea 2.
Pg. 2
Project 2010
La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada a continuacin.
Grfico #16 Relacin fin a inicio

A continuacin ilustraremos otro mtodo para vincular tareas
1. Seleccione el nombre de la tarea 4, Entrega horario de reuniones
2. Pulse el botn Informacin (Information)

en la cinta de men
Tareas (Task) del grupo de opciones Propiedades (Properties).
Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la tarea (Task Information).
3. Seleccione la ficha Predecesores (Predecessors).
Pg. 3
Project 2010
Grfico #17 Cuadro de dilogo Informacin de tareas

4. Haga clic en la celda en blanco justo debajo del encabezado de columnas
Nombre de la tarea (Task Name) y despus pulse el botn de la flecha
abajo que aparece en la parte derecha.
La apariencia de la ventana ser:
Garfico #18 Seleccionar la tarea predecesora

5. Seleccione Diagnstico institucional de la lista Nombre de tarea (Task
Name) y pulse La tecla Enter. La apariencia de la ventana ser la siguiente:
Pg. 4
Project 2010
Grfico #19 Tarea predecesora seleccionada

6. Haga clic en la celda en blanco justo debajo del encabezado de columnas
Tipo (Type) y despus pulse el botn de la flecha hacia abajo que
aparecen la parte derecha. La apariencia de la ventana ser la siguiente:
Grfico #20 Tipo de vinculacin entre tareas

7. Seleccione el tipo de vinculacin Fin a Inicio (Finish to Start). En la vista de
Diagrama de Gantt la vinculacin de la tarea 3 y 4 ser similar a la ventana
Pg. 5
Project 2010
La lnea de vnculo
indica una relacin
de fin a Inicio entre
la tarea 3 y 4
Los identificadores
de las tareas
predecesoras
Grfico #20 Vinculacion fin a inicio

De la misma forma se puede vincular las tareas con los diferentes tipos. Por
ejemplo si deseamos vincular la tarea 5 con la 4 con el tipo Inicio a Inicio (Start to
Start) (SS).
1. Haga clic en la columna Predecesores (Predecessors) de la tarea 5
(Entrega de procedimiento a seguir).
2. Escriba 4SS en la celda y luego pulse La tecla Enter. La apariencia de la
ventana ser la siguiente:
La lnea de vnculo
indica una relacin
de Inicio a Inicio
entre la tarea 4 y 5
Los identificadores
de la vinculacin
de tareas Start to
Start (SS)
Grfico #21 Vinculacin Inicio a Inicio
Pg. 6
Project 2010
5.2
RELACIN ENTRE FASES
De la misma forma se puede vincular las tareas de resumen (fases).

1. Ubquese en la tarea de resumen Revisar bienes en la columna
Predecesores (Predecessors).
2. Escriba 1 en la celda y luego pulse La tecla Enter. La relacin entre la fase
1 y 2 ser Fin a Inicio (Finish to Start)(FS). La apariencia de la ventana es:
La lnea de
vnculo
indica una
relacin de
Fin a Inicio
entre la fase
1y2
Identificador
de la tarea
predecesora
Grfico #22 Vinculacin de fases

Ejercicio
Realice la vinculacin de las tareas de acuerdo al siguiente cuadro:
Tarea 5 Tarea 6
Tarea 6 Tarea 7
Tarea 9 Tarea 10
Tarea 10 Tarea 11
Tarea 11 Tarea 12
Tarea 12 Tarea 13
Tarea 15 Tarea 16
Tarea 16 Tarea 17
Tarea 17 Tarea 18
Fin a Inicio (Finish to Start)

Fin a Fin (Finish to Finish)
Fin a Fin (Finish to Finish)
Fin a fin (Finish to Finish)
Relacione la fase 2 y 3 del tipo Inicio a Inicio (Start to Start) (SS)

La apariencia de la ventana despus de realizado el ejercicio ser la siguiente:
Pg. 7
Project 2010
Grfico #23 Vinculacin de tareas y fases

5.3
ASOCIACIN DE TAREAS POR FECHAS
La duracin de una tarea es la cantidad de tiempo empleado para completar la

tarea. Microsoft Project es capaz de distinguir entre un perodo laborable y el
perodo no laborable. Tambin se debe tomar en cuenta el calendario de trabajo,
para un proyecto podra estar definido por ejemplo desde las 8h00 hasta las
17h00 de lunes a viernes, considerando como perodo no laborable las tardes y
los fines de semana.
A continuacin ingresaremos la duracin de las tareas creadas
anteriormente.
1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre
de tarea (Task Name) en la tabla de entrada, para la tarea, reunin de
trabajo.
Pg. 8
Project 2010
Ingrese la
duracin de
la tarea
Grfico #24 Ingreso duracin de tareas

2. Escriba 2d y despus pulse la tecla Enter. Aparecer el valor 2d (abreviatura
de 2 das) en el campo Duracin (Duration). La apariencia de su pantalla debe
ser similar a la mostrada a continuacin:
Grfico #25 Ingreso duracin de tarea

Otra forma:
Pg. 9
Project 2010
1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna

Duracin (Duration) de la tabla de entrada en la tarea 3 Diagnstico
institucional y escriba el valor de 5 y luego La tecla Enter. La apariencia de
la ventana ser la siguiente:
Escriba el valor de
duracin en la celda
de la tarea
seleccionada
Grfico #26 Ingreso duracin de tareas

Microsoft puede ingresar tambin duraciones de tareas en horas, semanas o
meses no solamente en das, as por ejemplo.
1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna
Duracin (Duration) de la tabla de entrada en la tarea 4 Entrega horario de
reuniones y escriba el valor de 1w y luego la tecla Enter. La apariencia de
Pg. 10
Project 2010
Escriba el valor
de duracin en la
celda de la tarea
seleccionada
Grfico #27 Ingreso duracin de tareas por semanas

La duracin total de las tareas se ve reflejada en las tareas de resumen, si se ha
elegido la opcin de modo de tipo automtico.
Recuerde tambin que la duracin de una tarea especial tomada como hito tiene
0 das.
Ejercicio
Complete la duracin de todas las tareas del proyecto, de acuerdo al siguiente
cuadro:
Entrega de procedimiento a seguir
4 das
Reparto de funciones y planificar calendario 3 das
Clasificar por tipo de bienes
2 semanas
Codificar por tipo de bienes
1 semana
Elaborar etiquetas para los bienes
4 das
Poner etiquetas a los bienes
1 mes
Consolidacin de la informacin
8 das
Revisin de la informacin
4 das
Entrega de informe de inventario
3 das
La apariencia de la ventana despus del ejercicio ser la siguiente
Pg. 11
Project 2010
Grfico #28 Duracin de tareas

5.4
ESPECIFICACIN DE LOS PERODOS LABORALES
Microsoft Project utiliza valores estndar de minutos y horas para la duracin: un

minuto son 60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo usted puede
definir la duracin de los das, semanas y meses para el proyecto. Para hacer
esto, elija Opcin Archivo (File), luego Opciones (Options), as:
Pg. 12
Project 2010
Grfico #29 Cambiar perodos laborables

Luego seleccione la opcin Duracin (Schedule), mostrada a continuacin:
Grfico #30 Especificar perodos laborables
Pg. 13
Project 2010
Los valores se pueden determinar para fijar el comienzo de semana, nmero de

horas por da, nmero de horas por semana, nmero de das por mes y el horario
de trabajo.
Pg. 14
Project 2010
6. CALENDARIO DE TRABAJO
Se puede determinar el perodo laboral con un nuevo calendario, para ello
haremos lo siguiente:
1. Elija la opcin Cambiar calendario laboral (Change Working Time)

del grupo de opciones Propiedades (Properties) de la cinta de opciones
Proyecto (Project).
2. De un clic en el botn Crear nuevo calendario (Create New Calendar)
Grfico #31 Crear nuevo calendario

3. Escriba calendario1 en el cuadro de texto Nombre (Name) y luego pulse
Aceptar (Ok). Se realiza una copia del calendario base Estndar.
Pg. 15
Project 2010
Grfico #32 Nombre del nuevo calendario

4. La apariencia de la ventana con el nuevo calendario ser :
Calendario
1 creado
Grfico #33 Calendario1 creado

Ahora podemos hacer un da laborable en no laborable, para ello, realice lo
siguiente:
1. Seleccione la fecha 12 de julio. Ubquese en la celda Nombre (Name) de la
ficha Excepciones (Exceptions). Escriba Da no laborable y pulse la tecla
Enter. En la celda de la columna Inicio (Start) aparece la fecha
seleccionada y en la celda de la columna Fin (Finish) aparece la fecha
seleccionada. La apariencia de la ventana ser la siguiente:
Pg. 16
Project 2010
Grfico #34 Transformar un da laborable en no laborable

Ahora podemos hacer un da no laborable en laborable. Realice lo siguiente:
1. Seleccione la fecha 17 de julio. Ubquese en la celda Nombre (Name) de la
ficha Excepciones (Exceptions). Escriba sbado laborable y pulse La tecla
Enter.
Grfico #35 Da no laborable en laborable

2. Luego pulse el botn Detalles (Details)
Pg. 17
Project 2010

3. Elija la opcin Da laborable (Workins times) y luego pulse el botn Aceptar
(OK).

4. La apariencia de la ventana ser la siguiente:
Pg. 18
Project 2010

Ahora podemos aplicar nuestro nuevo calendario al proyecto, para ello,
realizamos lo siguiente:
1. Seleccione la opcin Informacin de Proyecto (Project Information)

del grupo de opciones Propiedades (Properties) de la cinta de opciones
Proyecto (Project).
2. Seleccione en la opcin Calendario (Calender) el calendario1 creado
anteriormente.
Grfico #39 Aplicar nuevo calendario al proyecto

Pg. 19
Project 2010
3. Pulse el botn Aceptar (Ok) para remplazar en el proyecto el calendar1

creado por el calendario base Standard.
Pg. 20
Project 2010
7. REGISTROS DE RECURSOS
Los recursos son las personas, equipamiento o material
necesarios para realizar y completar las diferentes tareas del proyecto. Microsoft
Project concentra su atencin en dos aspectos bsicos de los recursos: su
disponibilidad y sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que el
recurso influye sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede
hacer y los costos hacen referencia al importe que ser necesario pagar por ese
recurso.
En Microsoft Project se distinguen dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y
los recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas o el equipo que
realiza el trabajo del proyecto; mientras que los recursos materiales son artculos
de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto.
A continuacin ingresaremos la informacin de los diversos recursos del proyecto,
utilizando la vista Hoja de recursos.
1. Haga clic en Hoja de Recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas.
Vista hoja de recursos
Grfico #40 Vista hoja de recursos

2. Haga clic en la celda situada dejado del encabezado de columna Nombre
del recurso (Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet).
3. Escriba Mario Barahona y pulse Tab.
Pg. 1
Project 2010
4. Asegrese, de que se encuentra seleccionado Trabajo (Work) en el campo

Tipo (Type) y pulse Tab (Por qu se trata del tipo de recurso Trabajo).
5. Pulse Tab de nuevo. En el campo Iniciales (Initials), se ha colocado la
primera inicial del nombre del recurso.
6. Escriba MB en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab.
7. Pulse de nuevo Tab para omitir el campo Grupo (Group).
8. Seleccione el valor 100% en el campo Capacidad mxima (Max. Units). y
pulse Tab.
La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuacin:
Grfico #41 Ingreso de un recurso de trabajo

El valor ingresado en el campo Capacidad mxima (Max. Units) del 100% expresa
que el Mario Barahona se encuentra disponible el 100% de su tiempo para
trabajar en las tareas que se la han asignado. Microsoft Project le advertir si
asigna a Mario Barahona ms tareas de las que puede llevar a cabo en la
capacidad mxima, es decir si Mario fue sobre asignado.
A continuacin ingresaremos informacin de los recursos materiales:
Pg. 2
Project 2010
1. Haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso

(Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet).
2. Escriba Papel bond y pulse Tab.
3. Seleccione Material en el campo Tipo (Type) y pulse Tab.
Grfico #41 Ingreso recursos material

4. Escriba resma en el campo Material (Material) y pulse Tab. La resma ser
la unidad de medida que su utilizar para realizar el seguimiento del
consumo del papel durante el proyecto.
5. Escriba Papel en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab.
La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada a continuacin:
Pg. 3
Project 2010
Recurso humano
Recurso material
Grfico #42 Ingreso de recursos

Ejercicio
Ingrese la siguiente informacin para el recurso de trabajo:
Nombre del recurso
Milton Glvez
Jos Lpez
Karina Hernndez
Marcia Paredes
Iniciales
MG
JL
KH
MP
Capacidad mxima
100%
100%
75%
50%
La apariencia de la pantalla despus del ejercicio, ser similar a la mostrada a

continuacin:
Pg. 4
Project 2010
Grfico #43 Ingreso de recursos de trabajo

7.1
ASIGNACIN Y ADMINISTRACIN DE COSTOS
El costo o presupuesto es uno de los elementos fundamentales del proyecto.

Todos los proyectos poseen algn aspecto financiero.
En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte
de los costos. Para aprovechar las caractersticas de gestin de costos de
Microsoft Project, el administrador deber conocer los costos asociados a cada
uno de los recursos tanto material como de trabajo.
El propsito de la asignacin de una cuota estndar para un recurso material es
calcular el costo aproximado de los materiales para el plan del proyecto. Para el
recurso material denominado Papel bond la tecla introduciremos una unidad de
medida expresada en hojas en el campo Etiqueta de material; a continuacin,
asignaremos un costo de 4.50 dlares por resma de papel. Conforme vayamos
consumiendo el papel durante el transcurso del proyecto, Microsoft Project
calcular el costo acumulado de resmas que se ha consumido.
A continuacin ingresaremos la informacin del costo de cada recurso para ello
utilizaremos la vista Hoja de Recursos (Resorce Sheet).
1. Haga clic en el campo Tasa estndar (Std. Rate) del recurso 1, Mario
Barahona en la Hoja de recursos (Resource Sheet).
2. Escriba el valor 7 y pulse La tecla Enter. Los honorarios a pagarse por cada
hora de trabajo normal para Mario Barahona aparecen en la columna Tasa
estndar (Std. Rate).
Pg. 5
Project 2010
3. Haga clic en el campo Tasa de sobretiempo (Ovt. Rate). Escriba 10 y pulse La

tecla Enter. Este es el valor a pagar por cada hora extra de trabajo de Mario
Barahona.
4. En el caso de un recurso material Papel, ingresar el valor de 4,50 en el campo
Tasa estndar (Std. Rate). Este valor puede aumentar en el caso de asignar
ms unidades de este material a una tarea o puede disminuir en el caso de
asignar menos unidades a una tarea.
5. Ingrese un nuevo recurso material. Escriba Etiquetas en el campo Nombre de
recurso (Resource name), elija en la columna Tipo (Type) Material, en el
campo Material (Material) escriba 100 u y escriba 10 en la columna Costo/uso
(Cost/use). El valor de costo por uso es un valor fijo en la asignacin de este
recurso en una tarea aunque aumente o disminuya las unidades.
La apariencia de la pantalla, ser similar a la mostrada a continuacin:
Grfico #44 Ingreso de costos a los recursos

Algunos recursos requieren del pago de un importe cada vez que son utilizados.
Por ejemplo en el caso del alquiler de un computador: tiene un costo fijo de $ 40 y
un costo por su uso y mantenimiento de $10 cada vez que lo utilicemos. A
continuacin ilustraremos como se realizara el ingreso de este costo:
1. Escriba computador en el campo Nombre de recurso (Resource name),
elija en la columna Tipo (Type) Material, en el campo Material (Material)
escriba 1 da y escriba 40 en la columna Tasa estndar (Std. Rate) y 10 en
la columna Costo/uso (Cost/use).
Pg. 6
Project 2010
Grfico #45 Ingreso de un recurso material

Microsoft Project realiza el clculo del valor del costo total del material
computador, sumando el costo de la tasa estndar con el valor del costo por uso
cada vez que se asigne este recurso en una tarea.
Ejercicio
Ingrese los siguientes costos para cada recurso
Nombre del recurso
Milton Glvez
Jos Lpez
Karina Hernndez
Marcia Paredes
Gasolina
Tasa estndar
9/h (9 por hora)
100/w (100 por semana)
700/ms (700 por mes)
10/h (10 por hora)
50/d (50 por da)
Tasa sobretiempo
10/h
10/h
10/h
10/h
La apariencia de la pantalla despus del ejercicio, ser similar a la mostrada a

continuacin:
Pg. 7
Project 2010
Grfico #46 ingreso de recursos y costos

7.2
ACUMULACIN DE COSTOS
No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. Por ejemplo, una
parte del equipamiento arrendado (Computador), podra requerir el pago de una
tasa de arrendamiento en cuanto es arrendado el equipamiento, aunque los
empleados normalmente acumularn el pago a medida que transcurra el tiempo.
En el campo Acumular (Accrue At), especificaremos el modo en que Microsoft
Project trata la acumulacin del costo de un recurso.
1. Desplace la visualizacin en forma que pueda observar los campos
situados a la derecha de la hoja de recursos y haga clic en el campo
Acumular (Accrue At)
del recurso 8, Computador.
El pago por el alquiler del computador deber ser realizado antes de utilizar
el equipo. Para reflejar esto, acumule el importe del recurso tan pronto
como la tarea comience.
2. Elija comienzo (Start) en el campo Acumular (Accrue At).
Pg. 8
Project 2010
Grfico #47 Formas de acumulacin de costos

La forma de acumulacin Prorrateado (Prorated) que maneja Microsoft Project
nos indica que conforme se desarrolle la tarea se acumula el costo dentro del
proyecto. Esto nos indica que conforme se termine la tarea se deber cancelar el
costo.
En la columna Calendario Base (Base Calender), fjese que est aplicado el
nuevo calendario creado anteriormente.
Calendario1
aplicado al
proyecto.
Grfico #48 Calendario Base

Pg. 9
Project 2010
8. ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS TAREAS

Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea
especfica para la realizacin del trabajo.
La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda
almacenada en el Campo Capacidad mxima.
A continuacin asignaremos recursos individuales a las tareas.
1. Haga clic en el Diagrama de Gantt (Gantt Chart) en la barra de vistas

ubquese en la tarea 2 Reunin de trabajo.
2. Pulse el botn Asignar recursos (Assign Resources) en el grupo de

opciones Asignaciones (Assigments) de la cinta de men Recursos
(Resource)
3. Aparecer el cuadro de dilogo Asignar recursos (Assign Resources) y
podr observar los nombres de los recursos ingresados anteriormente en la
vista Hoja de Recursos ordenados en forma ascendente.
Grfico #49 Cuadro de dilogo Asignar Recursos

4. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre de Recurso (Resource
Name) del cuadro de dilogo Asignar recursos (Assign Resources) y
despus pulse el botn Asignar (Assign).
Pg. 10
Project 2010
Marca de comprobacin
indicando que ha sido
asignado Mario
Barahona a la tarea
Reunin de trabajo
Costo de
asignacin para
Mario Barahona 2
das (16 horas)*$7
Grfico #50 Asignar un recurso de trabajo a una tarea

5. Seleccione a la tarea Reunin de trabajo el recurso de trabajo Milton
Glvez.
Marca de
comprobacin
asignado a la tarea
Reunin de trabajo a
Mario Barahona
Grfico #51 Asignar un recurso de trabajo a una tarea

6. Project le da la posibilidad de reducir el tiempo de duracin. Tomando en
cuenta que los dos recursos tienen el Mximo de unidades (Max.) 100%,
Project puede reducir el tiempo duracin de esta tarea al 50%, es decir, de
2 das que inicialmente tena a 1 da. Para ello de seleccione el icono de
informacin que aparece al lado izquierda de la tarea $40 (Std. Rate) +
$10.
Pg. 11
Project 2010
Marca para reducir el

tiempo de duracin de
una tarea cuando se le
ha asignado ms
recursos
Grfico #52 Marca para reducir el tiempo de duracin

7. Seleccione Computador en la columna Nombre de Recurso (Resource
Name) del cuadro de dilogo Asignar recursos (Assign Resources) y
despus pulse el botn Asignar (Assign).
Marca de comprobacin
asignado computador a
la tarea Reunin de
trabajo
Costo de
asignacin para
computador 1 da
(Costo/use)
Grfico #53 Asignar un recurso material a una tarea

8. Si necesito el computador los dos das, puedo aumentar las unidades de 1
a 2, as:
Pg. 12
Project 2010
Grfico #53 Aumentar las unidades del recurso material a una tarea
9. Obviamente el costo aumentara a $ 90 (2 unidades * $40 (Std. Rate) + $10
(Cost/use)).
Cambio de
unidades
asignadas
Costo del
computador
asignado
Grfico #54 Costo al aumentar las unidades del recurso material a una tarea
10. La apariencia de la ventana despus de haber ingresado los recursos ser
la siguiente:
Pg. 13
Project 2010
Recurso de
trabajo asignado
Grfico #55 Asignacin de recursos

Para asignar los recursos a las diferentes tareas en forma adecuada, realizamos
lo siguiente:
1. Seleccione la tarea 3 Diagnostico Institucional. De la liste de recursos elija
Jos Lpez, luego de un clic en el botn Grficos (Graph)
Grfico #56 Vista de disponibilidad del recurso

2. Usted puede visualizar si el recurso a asignarse est disponible en las
fechas establecidas para la tarea, as:
Pg. 14
Project 2010
Disponibilidad
de Jos Lpez
Grfico #57 Disponibilidad de asignacin de un recurso de trabajo

3. Como Jos Lpez si est disponible en esas fechas, de un clic en el botn
Asignar (Assign). Adems asigne papel bond a esta tarea. La apariencia de
Grfico #58 Recurso de trabajo asignado

Ejercicio
Realice la asignacin de los recursos para cada una de las tareas del proyecto.
Pg. 15
Project 2010
9. EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN
9.1
MTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIN
Una vez establecida la programacin mediante la insercin de tareas, la

asignacin de recursos y el registro de los costos, estar preparado para
evaluarla y ajustarla.
Al evaluar la programacin, probablemente encontrar problemas u omisiones
que deban ser ajustados. Lo ms prctico es analizar y efectuar los cambios en
las primeras fases del proceso de planificacin y mejor todava antes de poner en
marcha el proyecto. Sin embargo, una vez indiciado el proyecto tambin podr
comprobar la planificacin y ajustarla, cuando sea necesario, para adecuarla a
sus objetivos y necesidades.
Los aspectos de la programacin que vayan a evaluarse dependern de la
informacin contenida en la programacin y del nivel de detalle en el que se est
administrando el proyecto. Por consiguiente, debera considerarla evaluacin de
fin de la programacin:
La forma en que se han asignado los recursos.

El costo de la programacin.
Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duracin de las
tareas en la ruta crtica, es decir, la secuencia de base de tareas desde la fecha
de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que
el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crtica
provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. Para ajustar la
fecha de fin de la programacin, concntrese en la modificacin de las tareas
crticas.
9.2
Una vez evaluada la programacin, podr utilizar diversas estrategias para

reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobre asignados y reducir el
costo del proyecto.
LA EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN
Para determinar si la programacin tiene o no reas problemticas que requieran

ajustes, en primer lugar deber analizar la programacin y evaluar la utilizacin
del tiempo, de los recursos y de los costos. La evaluacin de la programacin de
varias maneras le ayudar a identificar:
La relacin entre tareas y la ruta crtica.

El tiempo de demora en la programacin.
Las delimitaciones en las tareas
Los recursos sobre asignados.
Pg. 16
Project 2010
El costo de las tareas.
En una programacin de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre s

de diversas formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones ser posible
modificar la ruta crtica y reducir la programacin.
Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crtica de la
programacin, ser posible ajustar la relacin entre tareas y las asignaciones de
los recursos de las tareas no crticas para utilizar la demora de la programacin.
El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin
retrasar la fecha de fin del proyecto. Si una tarea que tiene demora finaliza ms
tarde, no afectar al resto de la programacin.
Las delimitaciones en las tareas tambin servirn de ayuda para controlar las
fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en
las tareas de distintas fases del proyecto, en especial en las tareas crticas, para
cerciorarse de que sean absolutamente necesarias ya que las delimitaciones
pueden reducir la flexibilidad de la programacin.
Al evaluar la programacin, asegrese de haber asignado los recursos de forma
eficaz. Un recurso puede estar sobre asignado o infra signado por lo que se
podr reducir el costo de las tareas y recursos individuales para disminuir el costo
total del proyecto.
Una vez localizados los problemas en las reas mencionadas se podr ajustar la
programacin para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.
9.3
VERIFICACIN DE LA RELACIN ENTRE TAREAS
En la programacin de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre s de las

formas mencionadas anteriormente. Microsoft Project dispone de cuatro
relaciones entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en
una programacin. Utilizando de manera eficaz estas relaciones es posible
modificar la ruta crtica y reducir la programacin del proyecto.
9.4
IDENTIFICACIN DE LA RUTA CRTICA
Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programacin en funcin de las

duraciones de las tareas en la ruta crtica; la secuencia de tareas desde la fecha
de comienzo y la fecha de fina proyecto que deben finalizar a tiempo para que el
proyecto completo termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crtica
provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. La ruta crtica se
identifica por la serie de tareas crticas consecutivas incluidas en la programacin.
Para ajustar la fecha de fin de la programacin deber centrarse en modificar las
tareas crticas.
Pg. 17
Project 2010
Para llamar la atencin hacia la ruta crtica es posible modificar una presentacin.
Microsoft Project guardar los cambios junto con el archivo de proyecto.
Para visualizar la ruta crtica del proyecto prueba 1.
1. Haga clic en Ms vistas (More Views) en la barra de Vistas (View bar)
Opcin
ms vistas
Grfico #59 Opcin Ms vistas

2. Haga clic en Gantt detallado (Leveling Gantt).
Grfico #60 Diagrama de Gantt Detallado

3. Elija Aplicar (Apply). Mostrar la pantalla siguiente:
Pg. 18
Project 2010
Grfico #61 Vista de diagrama de Gantt detallado

Las tareas crticas aparecen de color rojo en la pantalla, y las tareas no crticas en
color azul.
9.5
BSQUEDA DE MRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIN
Al analizar las tareas en la programacin es posible buscar demoras permisibles,

es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra.
Tambin es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin
afectar a la fecha de fin del proyecto, llamado margen de demora total.
Es importante distinguir los mrgenes de demora dentro de la programacin, ya
que esto permitir ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando
determinadas fases de la programacin no tienen margen de demora y otras
exceden en cantidad. La mayora de las programaciones tiene algunas tareas
crticas con margen de demora. Esto permite que estas tareas comiencen en una
fecha posterior sin afectar a la programacin, lo que compensara las tareas que
han tardado ms tiempo que lo planificado.
9.6
REVISIN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS
Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de comienzo

o de fin de tareas importantes. Al ingresar una tarea, Microsoft Project le asignar
automticamente la delimitacin <<lo antes posible>>. Solo cuando sea
necesario, debern definirse otras delimitaciones, como en el caso en que un
Pg. 19
Project 2010
cliente o un contrato requieran que determinada tarea comience finalice en una

fecha especfica.
Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin ms
precisa empleando informacin detallada. Sin embargo, las delimitaciones
tambin pueden restringir la flexibilidad de la programacin. Si se produce un
conflicto de programacin entre una delimitacin y una relacin entre tareas,
Microsoft Project programar la tarea de acuerdo con la delimitacin.
En diversas fases del proyecto ser til verificar las delimitaciones en las tareas
de la programacin, en especial las tareas en la ruta crtica, para cerciorarse de
que efectivamente son necesarias. Toda delimitacin que requiere del ingreso de
una fecha debe utilizarse con mucho cuidado, ya que las fechas fijas impiden que
Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de
cambiar la programacin y adems restringen la posibilidad de distribuir los
recursos reasignados.
9.7
BSQUEDA DE LOS RECURSOS

ASIGNACIONES DE TAREAS
SOBREASIGNADOS
LAS
Al evaluar la programacin deber verificarse de haber asignado los recursos de

una manera eficaz. A cada tarea se le debe asignar un nmero de recursos
adecuados, en el momento justo de realizar el trabajo. A cada recurso se le debe
asignar el trabajo suficiente, de tal forma que pueda elaborarse una programacin
completa con la menor cantidad posible de casos de sobre asignacin y de infra
asignacin.
Antes de dedicarse a resolver problemas de sobreasignacin de recursos debe
determinarse cules son los recursos sobre asignados, en que momentos estn
sobre asignados y que tareas tienen asignadas en dichos momentos.
1. Seleccione la vista Hoja de recursos (Resource shett)
Pg. 20
Project 2010
Recurso de trabajo
sobre asignado
Grfico #62 Buscando sobre asignaciones

Si el recurso de trabajo est de color rojo, significa que este recurso est sobre
asignado.
9.8
REDUCCIN DE LA PROGRAMACIN
La mejor manera para reducir la duracin de la programacin consiste en reducir

la ruta crtica mediante la eliminacin o combinacin de tareas. Este mtodo
puede ser tambin el ms difcil ya que es necesario identificar las tareas que no
sean absolutamente necesarias para completar el proyecto. Si no es posible
eliminar o combinar las tareas se puede considerar la posibilidad de cambiar
algunas tareas para eliminarlas de la ruta crtica.
Observe cada tarea en la ruta crtica para ver si existe la posibilidad de dividir en
subtareas. Para que el proyecto avance quiz puede ser necesario que algunas
de las subtareas se completen de manera secuencial por lo que podr reducir la
ruta crtica convirtiendo algunas de las subtareas en subcrticas.
Otro mtodo para reducir la ruta crtica de la programacin consiste en analizar
todas las tareas con relaciones de fin a inicio para ver la posibilidad de
superponerlas, de manera que las tareas puedan llevarse a cabo
simultneamente. Microsoft Project utiliza el tiempo de adelanto para hacer que
una tarea comience antes del fin de comienzo de su predecesora. Asimismo,
puede utilizarse el tiempo de posposicin para retrasar el comienzo de una tarea
sucesora.
Una vez analizada la programacin y despus de determinar lo que se debe
reducir, se podr disminuir la duracin de algunas tareas para reducir la
programacin.
Pg. 21
Project 2010
Microsoft Project est predeterminado para calcular la duracin de las tareas

basndose en la cantidad de trabajo necesario para completarla, en el nmero de
unidades de recurso que se le han asignado, en los horarios y el trabajo
asignados estos recursos. Esto se denomina programacin en funcin de los
recursos. Es posible disminuir la duracin de una tarea disminuyendo la cantidad
de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. La disminucin del
trabajo necesario para las tareas en la ruta crtica posibilitar el adelanto del fin de
la programacin.
Tambin es importante, si es posible asignar ms recursos a una tarea, por lo que
quiz ser conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos
esenciales asignados a la tarea de manera que trabajen mayor cantidad de horas.
Pg. 22
Project 2010
10.
COSTO DEL PROYECTO
Para visualizar el costo total de la programacin en sus diversas fases:
1. Seleccione Informacin del Proyecto (Project Information)

, del
grupo de opciones Propiedades (Properties) en la cinta del men Proyecto.
2. Elija el botn Estadsticas (Statistics)
Grfico #63 Estadsticas generales del proyecto

3. Observe en la columna Costo (Cost), las cantidades totales de los costos
actuales, previstos, reales y distantes. La apariencia de la pantalla ser similar
a la mostrada a continuacin:
Pg. 23
Project 2010
Grfico #64 Costos y duracin total del proyecto

10.1
COSTO DE UNA TAREA
Una vez evaluada la programacin, es necesario evaluar el costo total de la

misma, para asegurarse de que se mantiene dentro de los lmites del
presupuesto. Si el costo total es superior al presupuesto, observe el costo de las
tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si es posible reducir los
costos.
El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos
fijos atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad especfica definida por el
usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que apoyen que sirve para
completar una tarea.
1. Seleccione la vista de Uso de recursos (Task Usage)
Grfico #65 Vista Uso de tareas
2. Seleccione la opcin Tablas (Tables)

de Opciones del men View.
del Grupo Data en la cinta
3. Seleccione la opcin Costo (Cost)
Pg. 24
Project 2010
Grfico #66 Tabla de costos

4. Se visualiza el total de costos por tarea.
Grfico #67 Total de costos por tarea
Pg. 25
Project 2010
11.
SOBREASIGNACIN DE RECURSOS
Se dice que un recurso est sobre asignado cuando se le

ha asignado ms trabajo del que puede realizar en las horas programadas. Se
dice que un recurso est infra signado cuando no est plenamente asignado.
Para resolver la sobreasignacin de recursos deber asignarlos de manera
diferente o bien ser necesario volver asignarlos para el momento en que el
recurso est disponible. Realizamos lo siguiente:
1. Seleccione la vista Hoja de recursos (Resource sheet), para determinar si
un recurso de trabajo ha sido sobre asignado.
Grfico #68 Recurso sobre asignado en vista Hoja de Recursos

2. Mario Barahona esta sobre asignado. Ahora determinemos en que tareas
ha sido sobre asignado, para esto, seleccione la vista Recursos utilizados
(Resource Ussage).
Pg. 1
Project 2010
Grfico #69 Vista Recursos utilizados

3. Mueva el botn del cursor del formulario hasta llegar a los datos de
sobreasignacin que deben estar de color rojo.
Grfico #70 Formulario de Recursos utilizados
Pg. 2
Project 2010
El formulario nos indica que el recurso de trabajo Mario Barahona esta sobre
asignado en las tareas Entrega de horario de reuniones y entrega de
procedimiento a seguir.
11.1
ELIMINAR LA SOBREASIGNACIN
Para eliminar la sobre asignacin debo determinar la disponibilidad de otro

recurso de trabajo para reemplazar en las una de los dos tareas a Mario
Barahona. As:
1. Seleccione la vista de Diagrama de Gantt (Gantt Chart) y ubquese en la
tarea 5 Entrega de procedimiento a seguir.
Grfico #71 Vista de Diagrama de Gantt

2. Luego elija Asignacin de recursos (Assign Resources) del grupo de
opciones Asignaciones (Assignments) de la cinta de opciones Recursos
(Resource):
Pg. 3
Project 2010
Grfico #72 Opcin asignacin de recursos

3. Seleccione Mario Barahona y de un clic en el Remover (Remove). Se
eliminar la asignacin de este recurso.
Grfico #73 Eliminacin de la asignacin de un recurso

11.2
CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS
El mtodo ms directo para resolver el problema de la sobreasignacin de

recursos consiste en cambiar las asignaciones del recurso sobreasignado. Esto
Pg. 4
Project 2010
se efecta quitando un recurso de una tarea que tenga lugar en un momento de la

sobreasignacin.
1. Seleccione los recursos de trabajo y de un clic en el botn Grfico (Graph)
para definir el recurso que est disponible en estas fechas. Elija Milton
Glvez:
Grfico #74 Opcin Grfico (Graph)

2. Milton Glvez se encuentra disponible en estas fechas, de un clic en el
botn Reemplazar (Replace), seleccione este recurso y de un clic en el
botn Aceptar (Ok).
Pg. 5
Project 2010
Grfico #75 Cambio asignacin de recurso a una tarea

3. Milton Glvez estar ahora asignado a la tarea Entrega de procedimiento a
seguir en reemplazo de Mario Barahona:
Grfico #76 Reasignacin de recursos

Pg. 6
Project 2010
Ahora verifiquemos si la sobreasignacin de Mario Barahona ha sido eliminada.

Seleccione la vista Hoja de recursos (Resource Sheet), el recurso Mario Barahona
ahora se encuentra de color negro, ya no est sobre asignado.
Grfico #77 Vista Hoja de recursos

11.3
REASIGNACIN DEL RECURSO
Si un recurso est sobre asignado y no se desea reprogramar ninguna de las

tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las
tareas asignadas, existe otra opcin. Se puede asignar el recurso para que
trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efecten durante el
perodo de sobre asignacin.
11.4
DISMINUCIN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN

RECURSO
Se puede disminuir la duracin de la tarea a la cual se ha designado el recurso

sobre asignado durante el perodo de sobra asignacin y reducir la cantidad de
tiempo requerido al recurso sobre asignado.
Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estn
asignados. Este mtodo disminuye la duracin de la tarea en el caso de que el
recurso al que se desea disminuir la cantidad de trabajo sea el nico recurso
esencial.
Pg. 7
Project 2010
11.5
CAMBIO DE LA PROGRAMACIN LABORAL
Cada recurso puede tener su propio calendario de recursos, en los cuales es

posible introducir la informacin individual de la programacin, por ejemplo
vacaciones o mantenimiento de equipos. En el caso que en determinados puntos
de la programacin un recurso est sobre asignado, una solucin podra ser
cambiar el calendario de recursos. Por ejemplo, si la programacin incluye una
semana laboral de 5 das y un recurso a tiempo parcial trabaja solo 3 das, la
extensin del calendario de recursos a una semana laboral de 4 o 5 das podra
aliviar en parte las sobre asignaciones del recurso.
11.6
RESOLUCIN AUTOMTICA
ASIGNACIONES
MANUAL
DE
LAS
SOBRE
Microsoft Project pude resolver automticamente las sobre asignaciones de

recursos, mediante la redistribucin. La redistribucin retrasa determinadas tareas
de la programacin hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre
asignados.
Cuando se redistribuye la programacin, se verifica las relaciones entre
predecesoras, el tiempo de margen de demora, las prioridades y las
delimitaciones de las tareas para determinar que tareas retrasar. Es posible dar
prioridad a las tareas para especificar cules debe retrasarse en primer lugar o
cules no deben retrasarse de ninguna manera. Tambin se puede decidir si se
redistribuirn todos los recursos o solamente algunos seleccionados. Adems se
puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fina de proyecto.
Otra forma de redistribuir la programacin consiste en resolver en forma manual
las sobre asignaciones de los recursos. Esto puede ser til cuando la
redistribucin automtica no produzca el ajuste de la programacin deseada.
Microsoft Project dispone de una presentacin en la que puede visualizarse los
recursos sobre asignados y sus tareas asignadas. Se puede dirigir a cada sobre
asignacin y resolver el conflicto de la manera ms adecuada.
11.7
RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO
La forma ms sencilla de resolver un problema de sobre asignacin de recursos

consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que este disponga de
tiempo para trabajar en ella. Es posible agregar retraso a una tarea, verificar el
efecto de la asignacin del recurso y a continuacin ajustar an ms el retraso, si
ello fuese necesario.
El retraso de una tarea retrasar asimismo las fechas de comienzo de sus
sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programacin. Pare evitarlo,
retrase primero las tareas con margen de demora permisible y agregue un retraso
solo de una duracin equivalente al margen de demora de la tarea. Tambin
resulta de utilidad retrasar las tareas no crticas antes que las tareas en la ruta
Pg. 8
Project 2010
crtica. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la
programacin.
11.8
REDUCCIN DE COSTOS
Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por

otros menos costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio ser
necesario tomar en consideracin el hecho de que un recurso menos preparado le
llevar ms tiempo cumplir una tarea que un trabajador mejor preparado y ms
costoso.
11.8.1
REDUCCIN DE LOS COSTOS POR USO
Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los
utiliza, adems de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la
consolidacin de tareas que tengan tarifas por uso. Por ejemplo, si varias tareas
programadas para diferentes horarios incluyen tarifas o tasas por uso; en el caso
de un recurso que trabaja en dos tareas, es posible eliminar una tarifa por uso
disponiendo que el recurso trabaje simultneamente en las tareas. Tambin se
puede dividir la tarifa entre las dos tareas.
11.8.2
REDUCCIN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS
Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensin del proyecto. En otras
palabras, sera posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja
prioridad y que la pueda realizar otro recurso sin sobre asignacin. Tambin se
puede reducir la extensin del proyecto mediante la reduccin de trabajo en
tareas individuales.
11.9
ADMINISTRACIN DE LOS FLUJOS DE CAJA
Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el
prorrateo del costo de una tarea basndose en su porcentaje de conclusin y de
los recursos asignados a la misma. Otra opcin consiste en acumular los costos
cuando la tarea comienza o es concluida. Por ejemplo: se desea negociar con un
proveedor la retencin de un pago hasta que el trabajo haya sido terminado. Este
cambio puede reflejarse en la programacin mediante la acumulacin del costo de
esta tarea en el momento en que haya quedado concluida.
Es posible prorratear el costo por trabajo estndar y de horas extras del recurso,
asimismo el costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse al
comienzo o al final de la tarea y los costos fijos siempre se acumulan al final.
Pg. 9
Project 2010
12.
INFORMACIN DEL PROYECTO
12.1
TABLAS Y FILTROS
Microsoft Project incluye herramientas de gran potencia que permiten organizar y

analizar los datos.
12.2
TABLAS
Una forma es por medio de tablas, una tabla es una presentacin similar a la de
una hoja de clculo de los datos de un proyecto, organizados en columnas y filas.
Cada una representa uno de los muchos campos de Microsoft Project y cada fila
representa una nica tarea o recurso. La interseccin de una columna y una fila
se le denomina campo (en trminos de base de datos) o celda (en trminos de
una hoja de clculo).
Microsoft Project incluye 15 formatos de tablas predefinidas de tarea y 10 tablas
de recursos que pueden ser mostradas en las diferentes vistas. Hasta ahora
hemos utilizado la Tabla Entrada y la tabla de resumen. En la mayora de los
casos estas tablas contendrn los campos que usted desea, pero, puede
modificar cualquier tabla predefinida o crear su propia tabla donde incluya
solamente los datos que requiere.
A continuacin, crearemos una tabla para visualizar la informacin sobre el
calendario1, un formato comn para la presentacin de la informacin de la
programacin del proyecto prueba 1.
1. Seleccione Ms vistas (More Views) en el grupo Vista de recursos (Resource
View) en la cinta del men Ver (View).
Pg. 10
Project 2010
Grfico #78 Opcin Ms vistas

2. En el cuadro de dilogo ms vistas (More Views). Elija Hoja de tareas (Task
Sheet) y despus pulse el botn Aplicar (Apply).
Grfico #79 Opcin Ms Vistas

Esta vista no incluye la parte grfica de la vista Diagrama de Gantt, de modo
que resultar ms fcil la visualizacin de ms columnas de la tabla activa.
Pg. 11
Project 2010
Grfico #80 Vista Hoja de tareas

3. Seleccione Tabla: Entrada (Table:Entry) en el men Ver (View) y despus
elija ms tablas (More Tables).
Grfico #81 Tabla Entrada

4. Asegrese de haber seleccionado la opcin Tarea (Task) y que la tabla
seleccionada es Entrada (Entry) y despus pulse el botn Copiar (Copy).
Pg. 12
Project 2010
Grfico #82 Opcin Copiar tabla de entrada

5. Escriba Tabla Calendario1 en el cuadro Nombre (Name).
Grfico #83 Crear nueva tabla de entrada

6. Seleccione cada uno de los siguientes nombres de campo en la columna
Nombre de campo (Field Name) y despus de cada seleccin pulse el
botn Eliminar fila: Indicadores (Indicators), Duracin (Duration), fin
(Finsh), Predecesoras (Predecessors), Nombre de los recursos (Resource
Names).
Pg. 13
Project 2010
Opcin
Eliminar
Grfico #84 Eliminar columna de una tabla

7. Una vez eliminados los campos, la apariencia de la pantalla debe ser igual
a la que se muestra a continuacin:
Grfico #85 Tabla calendario1

8. Podemos aadir campos a esta tabla, para ello, pulse el botn de flecha
junto a la celda o campo vaco debajo de Comienzo en la columna Nombre
de campo (Field Name) o pulse el botn Insertar Fila (Insert Row) y
despus seleccione Texto9 en la lista desplegable.
Pg. 14
Project 2010
Grfico #86 Ingresar un campo en una tabla

9. Seleccione izquierda en la columna Alinear datos (Align Data) de la misma
fila. Automticamente se pondrn las entradas de fila para el campo
seleccionado aadiendo datos en la columna ancho.
Grfico #87 Alineacin del campo creado

10. Escriba o seleccione 20 en la columna ancho (Width).
Pg. 15
Project 2010
Grfico #88 Ancho de la columna creada

11. Pulse el botn de flecha situado a la siguiente celda vaca debajo de
Texto9 en la columna nombre de campo y despus seleccione Duracin
(Duration) en la lista desplegable.
Grfico #89 Creacin del campo duracin

12. Seleccione Izquierda en Alinear datos (Align Data).
Pg. 16
Project 2010
Grfico #90 Alineacin del campo duracin

13. Seleccione comienzo (Start) en la columna Nombre
Name) y despus pulse el botn Cortar fila (Cut Row).
de campo (Field
Grfico #91 Mover campo Star

14. Seleccione Nombre (Name) en la columna Nombre de campo (Field Name)
y despus pulse el botn Pegar fila (Paste Row).
Pg. 17
Project 2010
Grfico #92 Pegar campo Start

15. Esto coincidir con el orden en el que est listada la informacin en un
calendario.
16. Seleccione Mircoles 28/01/09 12:33 en Formato de Fecha (Date Format).
Grfico #93 Cambiar formato de fecha

17. Pulse el botn Aceptar (Ok) parar cerrar el cuadro de dilogo. La nueva
tabla aparecer en el cuadro de dilogo Ms tablas (More Tables)
Pg. 18
Project 2010
Grfico #94 Tabla calendario1 creada

18. Pulse el botn aplicar (Apply). Microsoft mostrar la nueva tabla en la vista
Hoja de tareas (Task Sheet). La apariencia de la pantalla ser similar a la
siguiente:
Grfico #95 Tabla calendario1 en la vista hoja de tareas

Ejercicio
Cree la tabla Calendario de inventario con los datos del proyecto ingresados
anteriormente.
Pg. 19
Project 2010
12.3
FILTROS
Otra caracterstica para cambiar la visualizacin de la informacin de tareas y

recursos en Microsoft Project son los filtros. Un filtro oculta los datos de las tareas
o recursos que no cumplen un criterio especificado, visualizando solamente
aquellos datos en los que se est interesado. El filtrado no cambiar los datos del
archivo, solo el modo en que son visualizados.
Existen dos formas de utilizar los filtros: aplicando filtros predefinidos a una vista o
aplicando un auto filtro a una vista.
Ejemplo: Realizaremos un filtro automtico de la informacin de las tareas
que tienen el texto entrega.
1. Haga clic en Diagrama de Gantt (Gant Chart) en la barra de Vistas.
Aparecer el diagrama de Gantt, antes de crear el auto filtro.
Grfico #96 Vista de diagrama de Gantt

2. Pulse la flecha del botn Filtro (Filter) en el grupo de opciones Data de la cinta
de opciones Vista (View). Seleccione la opcin Desplegar Autofiltro (Display
AutoFilter)
Pg. 20
Project 2010
Grfico #97 Activar opcin Autofiltro

3. Pulse la flecha abajo del encabezado de columna Nombre de tarea (Task
name) y seleccione Personalizado (Custom).
Grfico #98 Personalizar filtro
Pg. 21
Project 2010
4. Asegrese de que aparezca Contiene (Contains) en el primer cuadro de

lista del apartado Nombre (Name) y Entrega en el cuadro situado a la
derecha.
Grfico #99 Condicin del autofiltro

5. Pulse el botn Aceptar (Ok) para cerrar el cuadro de dilogo Autofiltro
personalizado (Custom Autofilter). Microsoft Project mostrar la lista de
tareas que contengan la palabra Entrega.
Grfico #100 Autofiltro aplicado a la vista de diagrama de Gantt

6. A continuacin desactivaremos el Autofiltro (Autofilter). Pulse la flecha del
botn Filtro (Filter) en el grupo de opciones Data de la cinta de opciones
Vista (View). Seleccione la opcin (No filtro) (No Filter).
Pg. 22
Project 2010
Grfico #101 Desactivar Autofiltro

7. Nos mostrar nuevamente todas las tareas en la vista de Diagrama de
Gannt (Gantt Chart)
Grfico #102 Vista de diagrama de Gantt sin filtro
Pg. 23
Project 2010
Ejemplo: Crearemos un filtro personalizado que seleccione las tareas que

cumplan las siguientes condiciones: .Tareas que contienen el nombre
entrega y el recurso Mario. Al filtro guardaremos con el nombre Datos
entrega.
1. Seleccionado Ms Filtros (More Filters) del Grupo de opciones Data de la
cinta de la opcin Vista (View).
Grfico #103 Opcin filtro personalizado

2. Pulse el botn Nuevo (New).
Grfico #104 Crear nuevo filtro

3. Escriba Datos entrega en el cuadro Nombre (Name)
Pg. 24
Project 2010
Grfico #105 Nombre del filtro

4. Escriba o seleccione Nombre en la primera fila de la columna Nombre de
campo (Field Name).
Grfico #106 Seccione el campo de filtro

5. Escriba o seleccione Contiene (Contains) en la primera fila de la columna
Criterio (Test).
Pg. 25
Project 2010
Grfico #107 Seleccione la condicin del filtro

6. Escriba entrega en la primera fila de la columna Valores (Values).
Grfico #108 Ingreso del valor de la condicin del filtro

7. Aada un segundo criterio, escribiendo o seleccionando Y (And) en la
segunda fila de la columna Y/O (And/Or).
Pg. 26
Project 2010
Grfico #109 Agregar operador para enlazar segunda condicin

8. Escriba o seleccione Nombre de recurso (Resource Names) en la segunda
fila de la columna Nombre de campo (Field Name).
Grfico #110 Seccione el campo de filtro

9. Escriba o seleccione Contiene (Contains) en la primera fila de la columna
Criterio (Test).
Pg. 27
Project 2010
Grfico #111 Seleccione la condicin del filtro

10. Escriba Mario en la segunda fila de la columna Valores (Values).
Grfico #112 Ingreso del valor de la segunda condicin del filtro

11. Pulse el botn Salvar (Save) para cerrar el cuadro dilogo Definicin de
filtro en Prueba1 (Filter Definition). El nuevo filtro aparecer en el cuadro de
dilogo Ms filtros (More Filters).
Pg. 28
Project 2010
Grfico #113 Creacin de nuevo filtro

12. Pulse el botn aplicar (Apply). El nuevo filtro se aplicar a la vista de
Diagrama de Gantt (Gantt Chart).
Condicin 2
Condicin 1
Grfico #114 Aplicacin del filtro personalizado
Pg. 29
Project 2010
13.
CONTROL DEL PROYECTO
13.1
ESTABLECIMIENTO DE UNA LNEA BASE
Una de las actividades muy importantes de un administrador de proyectos

despus de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos actuales y
evaluar el funcionamiento del proyecto.
Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo
con su plan original. Este plan original es lo que se denomina lnea de base del
plan, o simplemente lnea de base. Una lnea de base es un conjunto de valores
importantes de un plan de proyecto, como son las fechas de comienzo y
finalizacin estimadas de las diversas tareas y asignaciones con sus costos
presupuestados. Cuando usted almacena una lnea de base, Microsoft Project
toma una imagen esttica de los valores existentes y la almacena en el archivo de
Microsoft Project para futuras comparaciones.
Los valores especficos almacenados en una lnea de base incluyen los campos
de tarea, recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a
continuacin:
Tarea
Campo comienzo
Campo fin
Campo duracin
Los campos de trabajo y

de trabajo por fase
temporal
Los campos de costo y de
costo por fase temporal
Recursos
del trabajo por fase
temporal
Asignacin
Campo comienzo
Campo fin
del trabajo por fase
temporal
Debera almacenar una lnea de base en las siguientes situaciones:
Cuando haya desarrollado un plan de proyecto lo ms completo posible.

Cuando no haya comenzado el ingreso de los valores reales, por
ejemplo el porcentaje del trabajo realizado.
El plan del proyecto Prueba1 est totalmente desarrollado y el trabajo real

comenzar en breve. A continuacin, almacenaremos la lnea de base para el
proyecto Prueba1 y despus visualizaremos los valores de la lnea de base de las
tareas, recursos y asignaciones.
Pg. 30
Project 2010
1. Seleccione Establecer Lnea de Base (Set Baseline) en el grupo de

opciones Calendario (Schedule) de la cinta de opciones Proyecto (Project)
Grfico #115 Crea lnea de base

2. Aparecer el cuadro de dilogo Establecer Lnea de Base (Set Baseline),
pulse el botn Aceptar (Ok).
Grfico #116 Establecer lnea de base
Pg. 31
Project 2010
3. Elija Ms vistas (More View) en el grupo Vista de recursos (Resource View)

en la cinta de men Ver (View)
vistas (More Views) ser visualizado.
. El cuadro de dilogo Ms
Grfico #117 Cuadro de dialogo Ms vistas

4. Seleccione la Hoja de tareas (Task Sheet) en el cuadro Vistas (Views)
Grfico #118 Seleccione vista hoja de tareas

5. Pulse el botn Aplicar (Apply). La vista Hoja de tareas (Task Sheet) ofrece
un mayor espacio para la visualizacin de los campos de la tabla, ya que
no incluye el diagrama de Gantt. A continuacin activaremos la
visualizacin de una tabla diferente en la vista Hoja de tareas.
Pg. 32
Project 2010
Grfico #119 Vista hoja de tareas

6. Seleccione tabla: Entrada (Table: Entry) de la opcin Tablas (Tables)
en el grupo Datos (Data) de la cinta del men Ver (View) y elija
Trabajo (Work)
Grfico #120 Cuadro de dialogo Mas Tablas

7. Pulse el botn Aplicar (Apply). La apariencia de su pantalla ser similar a la
Pg. 33
Project 2010
Grfico #121 Vista hoja de tareas con la tabla trabajo

Usted podr visualizar la informacin del proyecto con la lnea de base
establecida.
Ejercicio
Guarde el proyecto Prueba 1 con lnea de base con el nombre LB1 y evalu el
desarrollo del mismo.
Pg. 34
Project 2010
14.
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
La manera ms sencilla de realizar un seguimiento del

progreso es informar de que el trabajo real proceda segn
lo previsto.
Para determinar el seguimiento del proyecto, realice lo siguiente:
1. Seleccione la opcin Actualizar proyecto (Update Project)

del grupo
de opciones Estado (Status) de la cinta de menu Proyecto (Project)
Grfico #122 Cuadro de dialogo actualizar proyecto

2. De un clic en la flecha del cuadro de texto Actualizar trabajo completado
(Update work as complete through), seleccione la fecha 7/08/2010
Grfico #123 Seleccin la fecha de actualizacin del proyecto
Pg. 35
Project 2010
3. Pulse Aceptar (Ok). Los vistos
que aparecen en la columna Informacin
sern de las tareas que deban haberse terminado en esa fecha. La

apariencia de la ventana ser la siguiente:
Tareas
terminadas al
7/08/2010
Grfico #124 Tareas completadas

Otra forma de visualizar el avance del proyecto en porcentajes es utilizando la
vista de diagrama de Gantt de seguimiento (Tracking Gantt)

apariencia de la ventana ser la siguiente:
. La
Pg. 36
Project 2010
Porcentaje
realizado de
tareas
Grfico #125 Vista de diagrama de Gantt de seguimiento

14.1
ACTUALIZACIN DEL PROYECTO
Despus de crear una programacin y establecer un plan previsto (Plan de lnea

de base), podr actualizar la programacin tan frecuentemente como lo desee
para seguir el proceso. Para actualizar la programacin, evale el estado de cada
tarea y actualice la informacin pertinente de la programacin. Puede seguir toda
la informacin incluida en el plan previsto en detalle.
Mediante la comparacin de la informacin del plan previsto con la programacin
hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver problemas y planificar de
forma ms precisa proyectos futuros.
Ejercicio
Despus de evaluar su programacin con el plan previsto realice los ajustes
necesarios a su proyecto Prueba1.
Pg. 37
Project 2010
15.
INTERCAMBIO DE INFORMACIN
15.1
COMPARTIR INFORMACIN
Muchos administradores de proyectos deben encargarse de varios proyectos a la

vez. Estos proyectos a menudo comparten recursos e incluso trabajan de manera
simultnea. Adems, es posible que existan relaciones de dependencia entre
ellos o con otros proyectos para los que no sea el administrador.
Microsoft Project dispone de varias caractersticas para facilitar el trabajo con
varios archivos de proyecto.
15.2
FONDO DE RECURSOS
Cuando se administran varios proyectos, los recursos de trabajo (personas y

equipamiento) suelen estar asignados a ms de un proyecto. Podra resultar muy
difcil la coordinacin del tiempo de los recursos entre diversos proyectos,
especialmente si los proyectos son administrados por diferentes personas. Por
ejemplo un contador podra tener asignaciones de tarea para el desarrollo del rol
de pagos, compra de equipos computacionales, contratacin de seguros de vida
para el personal (tres proyectos que se realizan de manera simultnea). En cada
proyecto, el contador podra estar totalmente asignado o incluso infra signado. Sin
embargo, si rene todas las tareas que le han sido asignadas en cada proyecto,
podra descubrir que est sobre asignado, es decir que ha sido asignado a ms
tareas de las que puede llegar a cumplir en un determinado momento.
Un fondo de recursos le ayudar a observar el modo en que estn siendo
utilizados los recursos en los diversos proyectos. El fondo de recursos es un
archivo de Microsoft Project que rene la informacin de recursos de varios
archivos de proyecto. Este archivo contiene informacin sobre todas las
asignaciones de tarea de los recursos de todos los archivos de proyecto
vinculados al fondo de recursos. Cuando usted cambie informacin de algn
recurso en el fondo de recursos, automticamente todos los archivos de proyectos
vinculados utilizarn informacin actualizada.
A los archivos que estn vinculados con el fondo de recursos se denominan
archivos compartidos. Microsoft Project puede disponer de hasta 999 archivos
compartidos vinculados a un nico fondo de recursos.
A continuacin crearemos un fondo de recursos para dos archivos de proyecto:
1. Abra los archivos de proyecto Prueba1 y Proyecto musical 1.
2. Pulse el botn Nuevo (New)
en el men Archivo (File).
3. Pulse el botn Aceptar (Ok) en el cuadro de dilogo Informacin del Proyecto
(Project Information).
Pg. 38
Project 2010
Grfico #126 Cuadro de dilogo Informacin de Proyecto

4. Elija Guardar como (Save As)
en el men Archivo (File) para crear
un nuevo proyecto.
5. Guarde el archivo con el nombre Fondo recursos 1
6. Seleccione Organizar todo (Arrange All)
en el grupo de opciones
Ventana (Window) de la cinta del men Ver (View)
(Deben estar abiertos tres archivos)
Grfico #127 Trabajando con varios archivos
Pg. 39
Project 2010
Microsoft Project organiza las tres ventanas de archivo de proyecto

presentando los tres proyectos lo que servir de ayuda para observar los
resultados obtenidos.
7. Haga clic en Hoja de recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas.
Grfico #128 Vista hoja de recursos

8. Haga clic en la barra de ttulo de la ventana Prueba1 y seleccione la Vista Hoja
de recursos (Resource Sheet).
9. Ubquese en el proyecto Fondo de recursos 1 y seleccione Fondo de Recursos
(Resources Pool)
del grupo asignaciones (Assigment) en la cinta del
men Resursos (Resource)
10. Seleccione Compartir recursos (Share Resource).
Pg. 40
Project 2010
Grfico #129 Opcin Compartir recursos

11. En el cuadro de dilogo Compartir recursos (Share Resources), seleccione
Utilizar recursos (Use Resource) y en el cuadro de texto de (From) elija
Prueba1.
Grfico #130 Seleccionar compartir recursos de otro proyecto
Pg. 41
Project 2010
12. Pulse el botn Aceptar (Ok). Podr ver los recursos del archivo Prueba 1 en el
archivo Fondo recursos 1.
Grfico #131 Compartir recursos entre proyectos

13. Haga clic en la barra de ttulo Proyecto musical1 y seleccione la vista Hoja de
recursos (Resource sheet)
Pg. 42
Project 2010
Grfico #132 Vista hoja de recursos del proyecto musical1

14. Ubquese en el proyecto Fondo de recursos 1 y seleccione Fondo de Recursos
(Resources Pool)
del grupo asignaciones (Assigment) en la cinta del
men Resursos (Resource)
15. Seleccione Compartir recursos (Share Resource).
16. En el cuadro de dilogo Compartir recursos (Share Resources), seleccione
Utilizar recursos (Use Resource) y en el cuadro de texto de (From) elija
Proyecto musical1
17. Pulse el botn Aceptar (Ok). Podr ver los recursos del archivo Proyecto
musical1 en el archivo Fondo recursos 1.
Grfico #133 Compartir recursos entre proyectos

El fondo de recursos contiene la informacin de recursos de dos archivos
compartidos (Prueba 1 y Proyecto musical 1). Microsoft Project consolidar la
informacin de los archivos basndose en el nombre del recurso, por ejemplo
Mario Barahona.
Una de las ventajas importantes del uso de un fondo de recursos es que me
permite visualizar el modo en que se encuentran asignados los recursos en los
proyectos.
Pg. 43
Project 2010
A continuacin visualizaremos la informacin del fondo de recursos.

1. Haga clic en la barra de ttulo de la ventana Fondo recursos 1.
Grfico #134 Archivo fondo de recursos

2. Haga clic en Uso de recursos (Resources Usage) en la Barra de vistas.
Grfico #135 Vista uso de Recursos
Pg. 44
Project 2010
3. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre de recurso (Resource

Name) y deslcelo a travs de la vista Uso de recursos hasta que sean
visualizadas todas las asignaciones de Mario debajo de su nombre.
4. Los detalles de la escala temporal de la parte derecha de la ventana, se
desplazarn horizontalmente para mostrar las asignaciones de las tareas
Grfico #136 Movimiento por el formulario de la vista uso de recursos

5. Divida la ventana, utilizando el botn
ubicado en la parte inferior
derecha de la ventana y con el mouse arrstrelo hacia arriba.
Pg. 45
Project 2010
Grfico #137 Vista combinada de recursos

En esta vista combinada podr visualizar todos los recursos en el fondo de
recursos y sus asignaciones (en el panel superior), adems, de los detalles
adicionales (en el panel inferior) de todos los archivos compartidos.
Pg. 46

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CONTENIDO

DIAGRAMA DE GANTT .............................................................................. 4

INGRESAR A MICROSOFT PROJECT ..................................................................... 5

2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO ....................................................................... 7

3.1 TAREAS REPETITIVAS....................................................................................... 3

4.1 FASES .................................................................................................................... 6

REGISTROS DE RECURSOS ..................................................................................... 1

7.1 ASIGNACIN Y ADMINISTRACIN DE COSTOS ......................................... 5

EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN ............................................................. 16

9.1 MTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIN ............. 16

ELIMINAR LA SOBREASIGNACIN ............................................................ 3

REDUCCIN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS ................................ 9

COMPARTIR INFORMACIN ...................................................................... 38

Un proyecto es un emprendimiento temporneo creado para realizar un producto

PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO

Todo proyecto posee algn elemento de tiempo, algn componente financiero y

El mbito del producto describe la calidad, caracterstica y funciones del producto

CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Todo proyecto debe tener las siguientes fases:

Planeacin.- Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades

Programacin.- Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los

Control.- Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de

La Administracin de Proyectos es la planeacin, organizacin, direccin y control

Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar

Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: Es la fase ms

Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo

Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la

Consiste en la lista de tareas o actividades que se llevarn a cabo y la cantidad de

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El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los

Technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones

Henry L. Gantt desarroll un modo de representar grficamente las actividades a

2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT

1. Pulse el botn Inicio (Start)

2. Seleccione Todos los Programas (All Programs)

Grfico #1 Pantalla de ingreso a Microsotf Project

Grfico #2 Pantalla principal

CREAR UN NUEVO PROYECTO

Grfico #3 Crear un nuevo Proyecto

Grfico #4 Pantalla principal

1. Pulse el botn Guardar (Save) en la barra de herramientas estndar

Grfico #5 Grabar Proyecto

Grfico #6 Duracin automatica de tareas

Grfico #7 Ingreso de Tareas

Reparto de funciones y planificar calendario

Entrega de informe de inventario

5. La apariencia de su ventana ser la siguiente.

Grfico #8 Ingreso de Tareas

Una tarea repetitiva es una tarea que se ejecuta repetidamente durante el

2. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.

4. En el cuadro Nombre de tarea (Task Name), escriba el nombre de la tarea.

5. En el cuadro Duracin (Duration), escriba la duracin de la tarea.

b. Seleccione Terminar el (End by), a continuacin, escriba la fecha en

Si posee un conjunto complejo de tareas, debera considerar la posibilidad de

Grfico #9 Insertar Tarea de Resumen

3. En el campo Nombre de tarea (Task Name) de la nueva tarea, escriba

Entrega horario de reuniones

Entrega de procedimiento a seguir

5. Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean

y aparecer una barra

Barra de tarea de resumen

Grfico #10 Creacin de la Fase Estudio Preliminar

d) Poner etiquetas a los bienes

Grfico #11 Proyecto dividido en tres fases