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Lectura 2 - La Planeación
Lectura 2 - La Planeación
Unidad 2
Lectura 2
La Planeacin
Materia: Administracin
Profesor: Lic. Nury Ruiz
Unidad2:LaPlanificacin
Funcin de planificar: la planeacin
La planeacin incluye: seleccionar la misin y objetivos o metas y las
acciones necesarias para alcanzarlos. Ello implica tomar decisiones, es decir
elegir entre distintos cursos de accin.
LA PLANEACION
Nuevos planes
Plan
Implementacin
del plan
Control:
comparacin de
los planes con
los resultados
Ninguna
desviacin
Desviacin
indeseable
Accin de correccin
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1.
2.
3.
4.
Bibliografa Bsica
Recuerde que para
alcanzar los objetivos de
esta unidad usted deber
revisar en profundidad los
temas del programa en la
bibliografa obligatoria.
Los temas abordados en
esta lectura son
presentados en el Cap. 4
de Koontz, H. &
Weihrich, H. (2004)
Tipos de planes
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado esperado en
funcin del camino seleccionado para lograrlo, es el evento intermedio
entre el proceso de planeacin y el proceso de implementacin del mismo.
El propsito de los planes se encuentra en: la previsin, la programacin y
la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes deben
responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde
(local) y por quin (ejecutante o persona).
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Propsitos
El propsito de algo nos est marcado cual es el fin. A usted qu le sugiere
la palabra fin? Seguramente me contestara que algo termina o bien que
algo comienza. Es decir que marca una direccin, el fin de una organizacin
est dado por la direccionalidad que desea seguir para el logro de sus
resultados. Ese fin que posee la organizacin se ve relacionado con el
entorno en el cual desea o proyecta llevar a cabo su tarea. El propsito de
una organizacin es su papel primario, tal como lo define la sociedad en que
opere. Por lo tanto este trmino es amplio y se aplica no slo a una
organizacin dada sino a todas las empresas de su mismo tipo en la
sociedad.
Misin
La misin de una organizacin es su finalidad especfica, que la
distingue de otras de su tipo. Es identificar la funcin que cumple esta
organizacin en la sociedad; siendo por esto la razn de ser de la
organizacin.
Es el propsito expresado en una frase u oracin que represente el motivo
por el cual existe la organizacin. Se compone fundamentalmente de
integrar las respuestas a estos interrogantes:
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Algunos autores hablan de visin.
La visin de la organizacin responde a la proyeccin que hace el lder o
responsable mximo de la estructura. Representa la visualizacin de la
organizacin en el tiempo futuro.
Objetivos
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirigen
las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos,
reas, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarqua
representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la direccin, las
diversas reas, el staff, etc. Los objetivos son las metas que se quieren
alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al personal,
entre otros.
Polticas
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten
conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este
punto donde los administradores deben ser perspicaces para que los
subordinados no acepten como polticas una serie de pequeas decisiones
que no se tomarn con este objetivo. Y usualmente las polticas se apoyan y
precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las polticas
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generales de la empresa son tomadas por el nivel superior, en las cuales se
basarn las polticas de los departamentos.
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir
asegurando que las decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los
objetivos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de
polticas, entre ellas tenemos: polticas de promocin interna, de competir
con base en los precios, polticas en publicidad o polticas departamentales,
como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar
la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin.
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Reglas
Constituyen la forma ms simple de un plan y tienen que ver con el
comportamiento solicitado a las personas. Con frecuencia suele confundirse
regla con polticas o procedimientos, sin embargo una regla requiere que se
tome o no una accin determinada y especfica con respecto a determinada
situacin, representa una gua de la accin, pero no define la secuencia en el
tiempo para que se de un procedimiento. La regla puede ser o no parte de
un procedimiento. Estas, por su parte, se distinguen de las polticas por que
el propsito de estas ltimas es guiar el pensamiento en la toma de
decisiones pero sealando campos para el juicio discrecional.
Estrategias
Estrategias a partir de
la Matriz FODA
Para comprender mejor
este tema, considere los
ejemplos de estrategias
que surgen del anlisis del
Modelo de la Matriz
FODA que se estudia en la
Lectura 3. Puede revisar
tambin esos conceptos en
la infografa animada
incluida en el video 3 de
este mdulo.
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colocando sus propias reglas y convirtiendo una amenaza externa en una
fortaleza corporativa.2
Procedimientos
Son planes porque establecen un mtodo o forma habitual para manejar
actividades futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de
trabajo o ejecucin. Sirven como guas de accin ms que de pensamiento
pues sealan el cmo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los
procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a
travs de flujogramas (secuencia de actividades). Es decir que el
procedimiento representa las operaciones que uno debe realizar s o s para
obtener un resultado. Por ejemplo, para ingresar a un sitio en Internet
usted sigue un procedimiento, pasos sencillos pero que no se los puede
saltear.
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Proceso de servicios de gestin del transporte
FedEx supervisa de forma proactiva los sucesos que se producen durante todo el
transporte. Las alertas se generan a causa de sucesos no planeados.
Los tcnicos de Logstica trabajarn con Ventas para investigar y configurar una
solucin de logstica especfica para el Cliente. Una vez tratado el proceso con el
Cliente y aceptado por ste, puede implementarse el proyecto. Se asignar un
responsable de proyecto para coordinar la total implementacin con la parte
responsable de cada rea.
Todo lo acordado e implementado se recoger en un documento de Procedimiento
de Operaciones Estndar que ser validado tanto por Operaciones de FedEx
como por el Cliente.
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FedEx recibir las facturas de los diferentes transportistas una vez al mes.
FedEx comprobar que todas las facturas sean precisas (Freight Bill
Auditing o Auditora de Facturas de Transporte) y le enviar al cliente una
factura agrupada.
Fuente: http://www.fedex.com/es/supplychain/services/tms/process.html
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Programas
Son planes que pueden definirse como un conjunto de metas, polticas,
reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin
especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas
de pequeo tamao, o simples -por ejemplo el uso de un calendario para
programar actividades-, hasta programas complejos o de gran tamao, en
donde ya se requieren tcnicas matemticas, bases de datos, etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la
planeacin, por ejemplo, usted est estudiando esta carrera. Si analiza la
misma tiene una estructura de materias y cada una de ellas tiene su
programa de contenidos y actividades que debe llevar a cabo para el logro
del resultado final, ser un profesional.
Imagine, por ejemplo, la implementacin de un programa de calidad total,
un programa de evaluacin de desempeo o de Responsabilidad Social
Empresaria. Todos ellos tendrn destinado un presupuesto, incluirn
polticas y principios diseados por la alta direccin, metas y objetivos a
alcanzar y una serie de pasos y procedimientos para lograrlos.
Presupuesto
Constituye un plan expresado en trminos numricos. Est relacionado con
dinero, ya sea a travs de ingresos o de gastos de un determinado periodo
de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos
financieros o en horas-hombre, horas-mquina, entre otros. Pueden estar
relacionados a un presupuesto de gastos, de inversin, de operaciones o de
caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como
una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.
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Propsitos
Misin
Estrategias
Polticas
Reglas
Objetivos
Presupuestos
Procedimientos
Objetivos y/o metas de corto plazo
Programas
Presupuestos
Procedimientos
Nivel superior
Nivel de mandos
medios
Niveles
jerrquicos
Nivel operativo
Pasos de la planeacin
Aqu se debe entender que cada vez que se realiza alguno de los tipos de
planes antes mencionados se sigue una secuencia de pasos. A los mismos se
los puede identificar en mayor o menor medida, es importante que usted
piense en ellos cada vez que planifica algo, como, por ejemplo, cuando se
levanta por la maana, cmo va a su trabajo (en qu medio), para llegar a
horario.
1. Conciencia de Oportunidades
Las oportunidades representan puntos o aspectos favorables del exterior de
la organizacin (por ejemplo del mercado, la competencia, lo que desean los
clientes, en el ejemplo de su trabajo si llueve torrencialmente, etc.);
haciendo una proyeccin en el tiempo se las puede relacionar con los
puntos fuertes y dbiles dentro de la empresa (siguiendo con el ejemplo,
usted no tiene medio de transporte propio, esto representa una debilidad).
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2. Establecimiento de Objetivos
En funcin del anlisis de las oportunidades se pueden establecer objetivos
factibles. El definir objetivos y/o metas, implica reconocer dnde se desea
estar, qu se quiere lograr y cundo. Estos interrogantes tendrn distintas
dimensiones en funcin del nivel jerrquico en el que se lo determine
(continuando con el ejemplo, usted quiere llegar a horario).
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en post del beneficio comn. Se supone que el beneficio principal siempre
debe ser el organizacional. Por ejemplo decide llamar al compaero.
Proceso de planificacin
Como usted pude analizar en los pasos de la planificacin lo complejo,
dentro de los mismos, es definir el perodo de planeacin. En funcin del
tiempo se van proyectando los objetivos y/o metas y las premisas. La clave
para elegir el periodo ptimo de planificacin parece que es el principio de
compromiso: la planificacin lgica abarca un periodo futuro necesario
para cumplir, a travs de una serie de acciones, los compromisos asumidos
como parte de las decisiones tomadas hoy.
Para lograr los resultados de largo plazo se deben coordinar stos, con los
de mediano y corto plazo. En las organizaciones es muy comn que las
decisiones urgentes sean prioritarias a las importantes. Y en muchas
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ocasiones estas decisiones urgentes afectan de forma negativa a los planes
de largo plazo.
2.2 Objetivos
Los autores que construyen el pensamiento administrativo no se ponen de
acuerdo en definir claramente la diferencia entre objetivos y metas. Algunos
de ellos los definen como objetivos de corto plazo y metas de largo plazo.
Otros autores por su parte invierten esta relacin. Lo importante aqu es
que usted defina claramente en sus proyectos cuando est hablando de
objetivos y cuando de metas. Y por supuesto respetar el criterio de sus
profesores y/o jefes que pueden discrepar con respecto a su propio criterio.
Es importante que usted recuerde que el pensamiento administrativo se
est construyendo, motivo por el cual algunos conceptos an son
discutibles.
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3.
Nivel superior
Nivel de mandos
medios
Niveles
jerrquicos
Nivel operativo
4.
5.
6.
7.
Propsito socioeconmico
Misin
Objetivos generales de la organizacin
(a largo plazo, estratgicos)
Objetivos generales ms especficos.
(por ejemplo, en reas claves de
resultados)
Objetivos de divisin
Objetivos departamentales y de unidad
Objetivos individuales (desempeo y
desarrollo personal
Como puede verse, en cada nivel jerrquico se van definiendo los objetivos.
Cada administrador en su nivel se preocupa por alcanzar diferentes clases
de objetivos.
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Generalmente se forma una red de objetivo y/o metas con planes deseados.
Si las metas y programas no estn conectados entre si, muchas veces se
siguen caminos que aparentemente son buenos para un departamento, rea
o seccin, pero pueden ser perjudiciales para la organizacin como un todo.
Proceso de APO
1. Establecimiento de objetivos preliminares por el nivel superior de la
organizacin: este conjunto de metas se los debe contraponer a las
oportunidades y amenazas del entorno como as tambin a las
fortalezas y debilidades. De esta forma los subordinados desarrollan
toda la cadena de objetivos verificables.
2. Clarificacin de roles: es necesario esclarecer los roles dentro de la
organizacin, ya que se deben definir claramente los niveles de
responsabilidad en el alcance del objetivo. Adems se determinan
los puntos de control necesarios para lograr los resultados.
3. Establecimiento de objetivos para los subordinados: el superior
trabaja con el subordinado de igual forma que se trabaj con l,
dando los objetivos y pautas generales de consecucin de los
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mismos. Dejando a cada individuo que se responsabilice en alcanzar
el objetivo prefijado.
4. Reciclaje de objetivos: es complejo determinar objetivos. Es por ello
que los responsables de los niveles superiores son los que tienen una
idea de los objetivos a alcanzar pero es casi seguro que son
modificados cuando se examina el aporte de los subordinados. Por
lo tanto, la fijacin de objetivos se transforma en un proceso
conjunto y recproco. Los objetivos pueden ser cuantitativos (son los
verificables) y cualitativos (son difciles de medir, pero se debe
establecer cmo, cundo y qu se mide para evaluarlos).
Ventajas de la APO
Desventajas de la APO:
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que regulen la fijacin de los objetivos. Estas deben ser lo
suficientemente claras y completas para que contengan todas las
opciones.
Bibliografa Lectura 2
Koontz, H. & Weihrich, H. (2004) Administracin: Una perspectiva
global (12. Ed. En espaol) Mxico: McGraw Hill.
www.uesiglo21.edu.ar
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