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2015

PRESUPUESTO SAP
BUSINESS ONE 9.1

Consultor Funcional Sap


Business One
04/12/2015

Contenido
1. Activar la gestin de presupuestos en la gestin:.................................3
2. Definir un escenario:................................................................................... 3
3. Definir mtodo de distribucin del presupuesto:...................................5
4. Especificar presupuesto:............................................................................ 6
5. A continuacin un ejemplo de cmo se vera afectado la cuenta
presupuestada as como su bloqueo..............................................................8
6. A continuacin mostraremos como se ve afectado los centros de
costos en el presupuesto..................................................................................9
7. Informes de presupuestos:......................................................................10

PRESUPUESTOS EN SAP BUSINESS ONE


Esta funcin se utiliza para definir presupuestos para cuentas relevantes, de acuerdo con los
escenarios seleccionados.

1. Activar la gestin de presupuestos en la gestin:


Para activar esta funcionalidad seguiremos la siguiente ruta del apartado de mdulos
Gestin > Inicializacin del sistema > Parametrizaciones generales > Pestaa presupuesto

En esta pantalla a parte de activar o desactivar la funcionalidad, podremos tambin definir qu tipo de
accin debe realizar el sistema en el caso de que se encuentre que un documento va a provocar que
se supere el presupuesto (bloquear la contabilizacin, mensaje de advertencia o no hacer nada).
Tambin podemos indicar si el presupuesto ser anual o mensual, as como los tipos de
documentos cuya contabilizacin debe ser controlada y bloqueada en caso de que vayan a rebasar el
presupuesto.

2.

Definir un escenario:

Lo primero que hay que sealar aqu, es que el sistema solamente efecta los chequeos para
bloquear contabilizaciones o mostrar mensajes de advertencia para el escenario del presupuesto
principal. El resto de escenarios presupuestarios que tengamos definidos estn pensados para
efectuar simulaciones de cara a los informes y dems.
La ruta a seguir para la creacin de escenarios de presupuestos es la siguiente:
Finanzas > Definicin del presupuesto > Escenarios presupuesto

Se nos abrir una ventana emergente donde debemos definir el escenario. Si lo que queremos es
crear un escenario desde cero, lo haremos de la siguiente manera: nos posicionamos en una celda,
clicamos en la misma con el segundo botn del ratn, al hacerlo se desplegar un listado con una
serie de opciones, elegimos aadir lnea (hay que recordar que estos escenarios distintos al principal
son slo para simulaciones):

Se crear una nueva lnea, en la que podremos definir algunos parmetros del escenario:
Basado en: con este campo podemos indicar si el escenario que estamos creando es dependiente
de alguno de los escenarios ya creados. En el caso de que indiquemos que est basado en s mismo
significar que el escenario es independiente.
Porcentaje inicial: si el escenario est basado en s mismo este campo tendr siempre valor 100%.
Solo en el caso de que dependa de otro escenario indicaremos que porcentaje del escenario padre
est destinado a este subescenario.
Mtodo de redondeo: En este campo podemos elegir un mtodo de redondeo para los importes de
presupuesto.
Norma de reparto: Muestra el cdigo y el nombre de las normas de reparto a las cuales se
distribuye el importe de presupuesto. (Solo para temas informativos)
Para agregar centros de costos, haga clic con el botn derecho en la fila de la cuenta de mayor y seleccione
Agregar centro de costos.

Proyecto: aqu podemos asignar un proyecto por defecto al nuevo escenario.

Una vez hayamos terminado de definir estos parmetros para nuestro nuevo escenario haremos clic
en Actualizar para que quede registrado:

3. Definir mtodo de distribucin del presupuesto:


Para acceder a este paso seguiremos la siguiente ruta:
Finanzas > Definicin del presupuesto >Mtodo de distribucin del presupuesto

Aqu podremos indicar como distribuir el presupuesto anual entre los diferentes meses. Este paso
solamente es relevante en el caso de que hayamos marcado la opcin Para presupuesto mensual
en las parametrizaciones generales.
Especifique el mtodo requerido de acuerdo con el cual se distribuye el presupuesto entre los
diferentes meses:

Igual a: El importe del presupuesto se distribuye en pastes iguales entre los 12 meses.

Orden ascendente: El presupuesto se distribuye de tal manera que la mayor parte


corresponde a los ltimos meses y slo una pequea parte se utiliza durante los primeros
meses.

Series descendentes: El presupuesto se distribuye de manera tal que la mayor parte


corresponde a los primeros meses del ao y el importe asignado a cada mes disminuye a
medida que transcurre el ao.

Manual: Permite especificar manualmente cmo se distribuye el presupuesto entre los


diferentes meses. Por ejemplo, se puede decidir distribuir el presupuesto slo entre dos
meses.

Definir de nuevo: Abre la ventana Mtodos distribucin de presupuesto en la que se pueden definir nuevos

mtodos de distribucin de presupuesto.

4.

Especificar presupuesto:

Para la realizacin de este paso es sta la ruta que hay que seguir:
Finanzas > Definicin del presupuesto > Especificar presupuesto

Primero se desplegar la ventana de Definicin del escenario presupuestario, aqu


seleccionaremos nuestro escenario primero. Para despus pasar a definir qu cuentas y grupos de
cuentas pueden formar parte del escenario, esto se har en la parte izquierda de esta ventana,
donde tenemos un listado que un principio muestra slo las masas patrimoniales (Activo, pasivo,
neto), puesto que el listado aparece definido para mostrar slo el nivel 1 de balance. Pero
seleccionando el nmero 5 en la lista desplegable de arriba a la derecha conseguiremos que el
listado nos muestre las cuentas activas:

En la columna X, indicamos si queremos que una cuenta de mayor, grupo de cuentas o masa
patrimonial en concreto forme parte de nuestro escenario. En principio dejaremos todas las cuentas y
grupos de cuentas marcados.
Al hacer clic en OK se nos desplegar la ventana de definicin del escenario. En ella podemos
asignar presupuesto a aquellas cuentas que integran el escenario. En este punto es importante
diferenciar entre las cuentas que forman parte de nuestro escenario (que sern todas las del plan de
cuentas en el caso de que las hayamos dejado marcadas en la columna X) y aquellas cuentas de
nuestro escenario que tienen asignado un presupuesto, son stas las que definiremos en esta
ventana:

En principio la ventana nos aparecer sin cuentas, pues el flag Visualizar cuentas sin presupuesto
se encuentra desmarcado. Si lo marcamos pasarn a visualizarse todas las cuentas que componen
nuestro escenario, al hacerlo buscamos una cuenta a la que queramos asignarle un presupuesto y
simplemente indicndole un importe en el campo Dbito o Crdito, ya le habremos asignado uno,
a partir de este momento esta cuenta se visualizar al marcar el flag Visualizar cuentas sin
presupuesto (por ejemplo en nuestro caso le hemos indicado un presupuesto de 50.000 USD de
dbito en nuestra cuenta de gastos de viaje):

Cabe recalcar que al momento de asignar un valor en el campo (debito) el sistema automticamente
distribuye de manera uniforme el mtodo de asignacin. Mtodo de asignacin. Igual a

Si queremos distribuir el presupuesto de una cuenta en concreto con base en centros de


costos, lo haremos haciendo clic con el botn derecho del ratn encima de la lnea y seleccionando
la opcin Agregar centro de costos de la lista desplegable:

Al hacerlo se nos desplegar un listado con todos los centros de costo para que seleccionemos los
que nos interesan. Una vez hecho, a travs de los campos LM de Dbito de norma de reparto
podremos realizar el reparto del presupuesto total para esa cuenta entre los diferentes Centros de
costo. En nuestro caso hemos repartido los 50.000 dlares de dbito del presupuesto de nuestra
cuenta de gastos de viaje entre los Centros de costos: VTA, REE, PRO, HEL, DIS, ALM, ADM.

Si lo que queremos es eliminar alguna lnea del presupuesto, ya sea de una cuenta o de un centro
de costo concreto, lo haremos haciendo clic en la lnea con el segundo botn del ratn y
seleccionando la opcin Borrar lnea de la lista desplegable:
En este punto es importante sealar que esta funcionalidad de distribuir el presupuesto de una
cuenta en centros de costos, no sirve para que el sistema muestre mensajes de advertencia ni
bloquee contabilizacin alguna cuando se vaya a rebasar el importe establecido para un centro de
costo en una cuenta en concreta. El fin de esta funcionalidad es meramente informativo, para hacerle
un seguimiento al reparto de los gastos de la cuenta entre los distintos centros de costos que
hayamos definido.

5. A continuacin un ejemplo de cmo se vera afectado la cuenta presupuestada as


como su bloqueo.
Asiento de Diario
Vamos a ingresar un asiento de diario afectando a la cuenta: Gastos de Viaje por USD 4.000 (No
olvidar que tenemos un presupuesto de USD 4.166,63 por tal razn el sistema no generara ninguna
alerta.

Vamos a ingresar un asiento de diario afectando a la cuenta: Gastos de Viaje por USD 5.000 (No
olvidar que tenemos un presupuesto de USD 4.166,63 por tal razn el sistema va a generar un
bloqueo del mismo ya que as se lo configur.

6. A continuacin mostraremos como se ve afectado los centros de costos en el


presupuesto.

Cabe indicar que aquellos registros en donde se ve afectado los centros de costos son informativos,
es decir el sistema no controla que al centro de costos ejemplo Administrativos yo le ponga un valor
superior a los $ 595.93 al contrario valida la cuenta que nosotros le hayamos asignado al
presupuesto principal y el valor presupuestado de la misma.

7. Informes de presupuestos:
Podemos acceder a ellos a travs de la ruta:
Finanzas > Informes financieros > Informes de presupuesto > Informe presupuesto
Nos aparecer la ventana en la que tenemos que definir los criterios de seleccin con los que vamos
a ejecutar el informe, elegimos que nos muestre el Informe anual e indicamos nuestro presupuesto
en el campo Escenario:

Al ejecutarse el informe este nos muestra el importe con el que hemos definido nuestro presupuesto
en el campo Presupuesto, en el campo Real nos muestra el gasto en el que en realidad han
incurrido en esa cuenta los centros de coste que definimos en el presupuesto. Por ltimo nos muestra
tambin la diferencia en importe y en porcentaje:

En principio este informe nos muestra el presupuesto a nivel de masas patrimoniales. En la


imagen anterior vemos cmo se nos est mostrando la masa patrimonial de Ingresos y Gastos,
puesto que la nica cuenta que hemos definido por el momento en nuestro presupuesto pertenece a
esta masa patrimonial.
Podemos modificar esto haciendo que nos muestre el detalle a nivel de cuentas, para ello tenemos
irnos al campo desplegable que hay en las esquina inferior izquierda del informe, all definiremos el
nivel de cuenta que queremos que nos muestre el informe. Los niveles van de 1 a 5, siendo 1 el nivel
de las masas patrimoniales y 5 el nivel de las cuentas activas, seleccionamos 5:

Al hacerlo se nos muestra ya el detalle a nivel de cuentas activas, aunque como en nuestro caso
solamente hemos definido una cuenta seleccionar este nivel no ampla la informacin que ya
tenamos:

Otra funcionalidad que tiene este informe es la de mostrarnos los datos que estamos viendo en la
tabla en un grfico. Para ello clicaremos en el icono
que est situado en la esquina inferior
izquierda. Al hacerlo se nos mostrar en la parte inferior del informe el grfico en forma de diagrama
de lneas, en l podemos ver como se distribuye tanto el presupuesto como el real entre los distintos
meses:

Podemos cambiar el estilo del grfico seleccionando de una lista desplegable situada debajo del
grfico. Por ejemplo podemos verlo en forma de grfico de barras:
Al ejecutar el informe con los parmetros con los que los hemos ejecutado, el importe del campo
Real no contiene solamente las contabilizaciones a la cuenta provenientes de los centros de costos

que hemos indicado dentro del presupuesto de la cuenta en cuestin, sino que parece contener todas
las contabilizaciones provengan del centro de costo que sea. Si queremos filtrar los resultados del
informe para que se muestren solamente las contabilizaciones correspondientes a los centros de
costos que definimos en el escenario, tendremos que volver a la pantalla de seleccin e indicar en el
campo centro de costo nuestro centro de costo, tenemos que hacerlo de uno en uno:

Otras opciones que nos ofrece este informe es seleccionar la parte de nuestro presupuesto que est
imputada a un partido o proyecto concreto. Aparte la pantalla de criterios de seleccin nos muestra
abajo una lnea con los 12 meses de la temporada, donde podemos ir marcando o desmarcando
meses para que se nos muestren o no en el informe:

Los otros tres informes de presupuesto son Informe presupuesto balance, Informe presupuesto
balance de sumas y saldos e Informe presupuesto cuenta PyG. Los dos primeros son para el caso
de que hubiramos definido presupuesto para cuentas de balance. El ltimo es vlido para nuestro
caso y nos muestra todas las masas patrimoniales de PyG.