GESTIN DE FLUJOS DE TRABAJOS + GESTIN

DOCUMENTAL AVANZADA = SPRINT

Introduccin | Aplicaciones | Ventajas | Caractersticas
SPRINT es un sistema integral para la gestin de los Flujos de Trabajo
(workflows) dentro de una organizacin. Se trata de una aplicacin desarrollada
en el entorno Lotus Notes que permite modelizar de una forma muy sencilla la
secuencia de tareas que se recogen en los procedimientos de trabajo de la
organizacin. Estas tareas, ligadas a travs de la secuencia que define el
workflow, involucran a personas de la organizacin que han de consultar,
modificar y crear documentos.
En definitiva, se trata de un software que relaciona el tringulo TAREASPERSONAS-DOCUMENTOS dentro de cada organizacin, que permite
automatizar y controlar con detalle las tareas clave, a la vez que se encarga de ir
almacenando toda la informacin generada de una forma clara y estructurada. La
bsqueda y consulta posterior de la informacin se realizar de una forma muy
gil.

Aplicaciones
SPRINT es una de las herramientas ms potentes existentes en la actualidad para
la Gestin y Control del Sistema de Calidad dentro de una organizacin. Ofrece
una respuesta rotundamente afirmativa a las tres cuestiones clave para la
Direccin de Calidad:
Cmo se puede elaborar (es decir, redactar, revisar y aprobar) un
procedimiento de calidad de forma automatizada?
Una vez elaborados, cmo se pueden gestionar posteriormente todos
los procedimientos elaborados?
Y finalmente, cmo se puede controlar que cada persona de la
organizacin sigue correctamente las pautas marcadas en dichos
procedimientos para la ejecucin de sus tareas?
SPRINT modeliza la secuencia de tareas que se desprende de cada
procedimiento de trabajo establecido en la organizacin. A cada tarea del flujo de
trabajo se le asignan los responsables, los recursos, la documentacin que se ha
de consultar, la que se ha de elaborar, los plazos, las personas que han de ser
notificadas, etc. Normalmente estos procedimientos de trabajo se encuentran
especificados en los propios procedimientos del Sistema de Calidad pero puede
tratarse de igual manera otro tipo de procedimientos ms generales establecidos
tambin dentro de la organizacin.
Por otra parte, SPRINT es una aplicacin sectorialmente horizontal, adems, no
slo muy til para empresas industriales sino tambin para las de servicios, sin

olvidar a las Instituciones de Administraciones Pblicas donde existe una fuerte

componente de procedimientos administrativos susceptibles de automatizarse.

Ventajas
SPRINT y su plataforma Lotus Notes, ofrecen un sistema de administracin
flexible de Flujos de Trabajo y de la informacin generada en sus tareas, en el
que destacan entre otras las siguientes ventajas:
Sistema de mensajera integrado (correo electrnico) entre personas y
bases de datos de informacin.
Firmas electrnicas: Elaboracin automatizada (redaccin-revisinaprobacin) de los Procedimientos del Sistema de Calidad u otros
documentos que requieran de un circuito de redaccin - revisinaprobacin.
Almacenamiento centralizado y gestin gil de los documentos: rpida
localizacin y vistas personalizadas de la informacin.
Informacin y comunicacin seguras: privilegios de acceso a la
informacin segn perfiles y roles de usuario.
Trabajo en local, independiente de la conexin con el servidor, ms
seguro y eficaz. Tcnica Notes de replicacin de la informacin.
El mejor sistema INTRANET para la organizacin: publicacin controlada
de la informacin y acceso y visualizacin desde navegadores de
INTERNET.
Editor grfico de Flujos de Trabajo Maestros y fcil definicin de sus
caractersticas: tareas, responsables, usuarios/recursos, documentos,
etc.
Todo tipo de flujos, con tareas secuenciales tipo Gantt o tareas
condicionales con decisiones intermedias que influyen sobre su
evolucin.
Con un 'click', toda la informacin previa necesaria para cada tarea,
desde la ventana de correo.
Almacenamiento estructurado de toda la informacin generada durante
el desarrollo de la tarea (documentos, notificaciones, etc.) e histrico de
informacin sobre la evolucin del flujo completo. El primer paso hacia la
Gestin del Conocimiento dentro de la organizacin.
Mensajes de retraso en la realizacin de las tareas: notificacin a
usuarios, reponsables, etc.
Definicin dinmica de tareas y reasignacin de usuarios: se pueden
modificar recursos, responsables y plazos en cualquier punto de la
ejecucin del flujo, con control total sobre el comienzo y la finalizacin
de las tareas.
Notificacin controlada y automtica a los usuarios de los cambios que

se producen en el Flujo de Trabajo.

Monitorizacin grfica y anlisis estadsticos de la ejecucin de Flujos de
Trabajo.
Bandejas de Flujos de Trabajo especficas para cada nivel de
responsabilidad sobre cada uno y sobre el conjunto de ellos.
Drstica reduccin de la circulacin de papel impreso. Un gran paso
hacia la Empresa Sin Papel.

Caractersticas
SPRINT es un sistema de Gestin de Flujos de Trabajo basado en LOTUS NOTES
(cliente) y DOMINO (servidor), que aprovecha al mximo las posibilidades de este
entorno: gestin de usuarios, privilegios de acceso, notificaciones mediante
correo electrnico, gestin documental, publicacin de la informacin en
Internet/Intranet, etc.
El sistema SPRINT consta de tres mdulos integrados:
M
dul

Ejecucin secuencial o ejecucin en paralelo de tareas.

Saltos condicionales (toma de decisin manual o automtica).
Ciclos repetitivos de tareas.
Agrupacin de tareas.

M
dul Control de privilegios de acceso, visualizacin y asignacin de usuarios
a tareas.
Notificacin de retraso en la realizacin de las tareas y anlisis
estadsticos de ejecucin de flujos de trabajo.
Monitorizacin grfica de la ejecucin de un flujo de trabajo
Bandejas de flujos de trabajo especficas para labores de administracin.
Reasignacin de usuarios a tareas.
Modificacin del tiempo de realizacin de las tareas. Control total sobre
el comienzo y la finalizacin de tareas.
Suspensin y reactivacin de tareas.
Gestin de histricos.
M
dul Almacenamiento, organizacin y estructuracin de la informacin en
fichas.
Soporte de todo tipo de documentos y Gestin de versiones.
Control de accesos (proteccin contra lectura y/o escritura).

Firmas electrnicas.
Especialmente adecuado para la elaboracin, almacenamiento en
intranet y gestin del Sistema de Calidad.
Partiendo de estos mdulos de propsito general SPRINT permite el desarrollo
de mdulos a la medida de cada empresa (ofertas, gestin de calidad ISO 9000,
etc.). Tras la personalizacin de la herramienta, la organizacin podr garantizar
el control sobre sus tareas a la vez que almacenar en su Intranet corporativa
toda la informacin de inters.
AlbertoMartnezCantera
ProductManagerdeSprint
Fundacin ROBOTIKER