Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
DE TRABAJO
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
CONTENIDO
Presentacin
Siglas
Coordinador administrativo
I.
Implementacin de la ODPE
24
II.
38
III.
55
IV.
68
V.
Jornada electoral
83
VI.
131
VII.
Finanzas
145
VIII.
Logstica
155
IX.
Recursos Humanos
166
X.
Cierre de la ODPE
176
Cuaderno de Trabajo
PRESENTACIN
Cuaderno de Trabajo
SIGLAS
ACE
ADS
AMC
AODPE
Administrador de la ODPE
CCP
CEP
CLV
CM
Coordinador de mesa
CTM
CN
Cuadro de necesidades
COA
CPO
CV
Currculum vitae
DJ
Declaracin jurada
DNI
ECD
EPOM
ET
GAD
Gerencia de Administracin
GIEE
GOECOR
IGV
ISO
JODPE
Jefe de la ODPE
Cuaderno de Trabajo
LCE
LOE
LS
MS
Material de sufragio
MR
Material de reserva
O/C
Orden de compra
O/S
Orden de servicio
OD
Otros documentos
ODPE
ONPE
OSCE
PAC
PCLV
P/C
Pedido de compra
P/S
Pedido de servicio
PDT
RLCE
RNP
RTM
SBN
SEA
SEACE
SIAF
SIRC
SUNAT
TAME
TR
TUUA
UIT
VE
Voto Electrnico
Importante
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Cuaderno de Trabajo
MBITO DE TRABAJO
DEL COORDINADOR ADMINISTRATIVO
El coordinador administrativo tiene como mbito de trabajo la circunscripcin de una Oficina
Descentralizada de Procesos Electorales, la misma que puede estar ubicada en las ciudades
capitales de departamento o en las capitales de una determinada provincia. Labora y se
comunica de manera permanente con el jefe de la ODPE. Cuenta con el apoyo del auxiliar
administrativo, del asistente de finanzas y del asistente logstico, equipo de trabajo que
garantiza la eficiente ejecucin de las actividades administrativas, financieras y logsticas.
Jefe de ODPE/ORC
Coordinador de
capacitacin
Analista de recursos
humanos
Auxiliar de personal
Coordinador administrativo
Auxiliar administrativo
Encargado de cmputo
descentralizado
Asistente de
cmputo descentralizado
Auxiliar de cmputo
descentralizado
Digitador
Digitalizador
Coordinador de prensa
Asistente de finanzas
Asistente logstico
Asistente legal
Coordinador de operaciones
Asistente de oficina
Coordinador distrital o
coordinador de centro poblado
Auxiliar de operaciones
Capacitador electoral
Coordinador de local de
votacin / Responsable de
local de votacin
Tcnico de
transmisin
Coordinador de mesa o
coordinador tcnico de mesa
Asistente
tcnico de local
de votacin
Coordinador de mesa T2
Auxiliar tcnico distrital
nocturno
SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
Un sistema de gestin de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo bien
documentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales para guiar las acciones
de la fuerza de trabajo, equipos y la informacin de la organizacin de manera prctica y
coordinada que asegure la satisfaccin del cliente o usuario mediante el cumplimiento de
polticas y objetivos.
En otras palabras, un sistema de gestin de la calidad incluye una
serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos
(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional y
documentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al
cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejorar
aquellos elementos que influyen en la satisfaccin del
cliente y en el logro de los resultados.
La ONPE cuenta con un Sistema de Gestin de
la Calidad aplicado por los diferentes rganos
y controlado en todas las actividades que
impacten en el logro de la calidad y
por ende en la satisfaccin de los
diferentes actores electorales
durante su participacin
en los procesos electorales
dentro del marco que
establece la ley.
Cuaderno de Trabajo
10
Estrategias
Procesos
Recursos
Estructura
organizacional
Documentos
NOTA
Participacin del
personal
Liderazgo
Enfoque
al cliente
Enfoque
alidad
de proceso
Enfoque de
sistema para la
gestin
Relaciones
mutuamente
beneficiosas con el
Mejora continua
Enfoque basado
en hechos para la
toma de decisiones
proveedor
Cuaderno de Trabajo
11
12
Ciclo PHVA
Es una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear,
Hacer, Verificar y Actuar. Al aplicarla en la poltica y los objetivos de calidad, as como en la
red de procesos, la probabilidad de xito es mayor.
HACER
PLANEAR
ACTUAR
P H
A V
VERIFICAR
Cuaderno de Trabajo
13
Poltica de la calidad
La poltica de la calidad define los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:
Reafirmar los valores
democrticos brindando
a la ciudadana, a las
organizaciones polticas y
de la sociedad civil servicios
acorde a sus requerimientos,
garantizando en su
prestacin el respeto a
los principios de igualdad,
transparencia y estricto
apego legal.
Mejorar continuamente
nuestros procesos internos
contando con personal
calificado y comprometido
con la mejora continua as
como con la tecnologa que
permita asegurar la eficacia
del Sistema de Gestin de
Calidad.
Objetivos de la calidad
1
2
14
3
4
NOTA
Cuaderno de Trabajo
15
Visin
Misin
Valores
16
Transparencia
Compromiso
Honestidad
Excelencia
de servicio
Integridad
El Sistema de Gestin de calidad de ONPE est conformado por una base documental
y normativa que sirve para poder aplicar la poltica de calidad y lograr los objetivos de
calidad a travs de su correcta aplicacin.
Los documentos del sistema de gestin de calidad de ONPE (directivas, manuales,
procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranet
ingresando a la pgina web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga las
indicaciones mostradas a continuacin:
Cuaderno de Trabajo
17
Documentos externos
Leyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestin
de la ONPE.
Documentos internos
Es el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcados
dentro del alcance del Sistema de Gestin de la calidad, como Polticas, Directivas, Manuales
de gestin, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.
Polticas
SISTEMA DE
GESTIN
Directivas
Manuales de gestin
Procedimientos
Instructivos
Formatos
Otros documentos
18
ODPE/ORC
Realizando controles y seguimiento a
sus actividades.
Cuaderno de Trabajo
19
20
Procesos certificados
Producto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certificar bajo
los estndares de la norma ISO 9001: 2008 diecisis de sus procesos:
Jornada electoral
10
11
12
Asistencia tcnica
13
Educacin electoral
14
Verificacin de firmas
15
Archivo electoral
16
Cuaderno de Trabajo
21
22
REQUISITOS
C
L
I
E
N
T
E
Producto o Servicio
Realizacin
del producto o
servicio
Medicin
anlisis mejora
Gestin de
recursos
Responsabilidad
de la direccin
Mejora continua
SATISFACCIN
C
L
I
E
N
T
E
Implementacin
de la ODPE
CIO
C
de apa C PO
l p ci
la er tac
s
ON ODP ona in
E
PE y l de
/O la
RC
H. s
H
.
o
R R curs nos
SCE
IMO
Cierre de la
ODPE
S S
de egur P
l p ida
ro
ce d
so
Re ma
hu
Sistema de
cmputo
electoral
I
CAE
Capacitacin
de actores
electorales
ne
E
RM egue
cio
LOG
li
l
Rep ateria
m ral y
e
d cto
s
ele mento
s
u
e
c
l
do ctora
e
l
e
CO
M
Logstica
ica
D E
DMM
Co
m
un
Designacin
de miembros
de mesa
FIN
Finanzas
CMS
JEL
Jornada
electoral
DMS
Despliegue del
material de
sufragio
Conformacin
de mesas de
sufragio
D
C A L I
NOTA
Cuaderno de Trabajo
23
IMPLEMENTACIN
DE LA ODPE/ORC (IMO)
TA R E A S D E L CO O RD IN AD O R A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en el
proceso implementacin de la ODPE se encuentran definidos
en los procedimientos, es importante que revise detenidamente
los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, con
el objetivo de ejecutar el eficaz desarrollo del proceso. A
continuacin se presenta una breve descripcin de las tareas.
contratacin de local,
muebles, equipos de cmputo y servicios de telefona e internet.
24
Cuaderno de Trabajo
25
26
Actividades preparatorias
en la sede central para el
desplazamiento a las ODPE
Reporte de llegada a la
circunscripcin designada y
registro de firma para apertura
de cuentas
Contratacin del local de la
sede de la ODPE y alquiler de
bienes
Implementacin e instalacin
de la sede de la ODPE
Organizacin de documentos
en la ODPE
Distribucin de documentos
del Sistema de Gestin de la
Calidad
Implementacin
de la ODPE
ENTRADA
RR.HH.
CPO
RJ de designacin
Habilitacin e inicio
de actividades de la
oficina distrital y/o de
centros poblados
Diseo y aprobacin
del plano del centro de
cmputo
Trmite, supervisin y
ampliacin de carga
elctrica
Habilitacin informtica y acondicionamiento
del centro de cmputo
Pruebas internas
Implementacin del
centro de cmputo de la
ODPE de acuerdo
al instructivo
Prstamo de mobiliario:
(mesas, sillas, pizarra
acrlica)
Contar con materiales
de capacitacin para
actores electorales
Establecer
espacios
para
capacitar
a
miembros de mesa y
electores
Implementacin
del rea de
capacitacin
SALIDA
Sede de ODPE,
oficina distrital y/o
centro poblado y el
centro de cmputo
implementados
Tratamiento
archivstico
Organizacin de
documentos en las
ODPE de acuerdo
al instructivo
DOCUMENTOS DE IMO
El proceso de implementacin de la ODPE (IMO) est sustentado en
procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Implementacin de la ODPE
INSTRUCTIVOS
Habilitacin de la ODPE y oficinas distritales y/o de centro poblado
Implementacin del centro de cmputo de la ODPE
Organizacin de documentos en las ODPE
FORMATOS
Acta de imposibilidad de funcionamiento conjunto
Infraestructura de la sede de la ODPE
Acta de instalacin de la sede de la ODPE
Control de actas y cargos internos de las ODPE
Control de correspondencia de las ODPE
Ambientes de uso prohibido
Cargo de entrega
Cuadro de carga elctrica por ODPE
Inventario y evaluacin de equipos informticos y de telecomunicaciones
Evaluacin del centro de cmputo
OTROS DOCUMENTOS
Control de distribucin de documentos en las ODPE
Disposiciones para las ORC en la ejecucin de procesos electorales
Disposiciones para las ORC de GOECOR para ejecucin de consultas
vecinales
NOTA
Cuaderno de Trabajo
27
28
1
2
3
4
5
Cuaderno de Trabajo
29
NOTA
Una vez contratado el local donde funcionar la ODPE se registran los datos de la
infraestructura de la sede de la ODPE en el formato de infraestructura y se elabora el
croquis de la sede con el apoyo del encargado de cmputo.
Asimismo, se realiza la ubicacin e identificacin de las zonas de seguridad y rutas de
evacuacin y se registran en documentos enviados al centro de soporte, junto a la plantilla
del croquis de distribucin administrativa de la sede para la revisin y conformidad del
asistente de informacin del Sistema de Gestin de la Calidad.
El local no debe pertenecer a organizaciones polticas, candidatos, familiares
de candidatos, personeros ni autoridades involucradas en el proceso electoral.
Tampoco a los funcionarios y empleados de los organismos que comprenden
el sistema electoral peruano.
NOTA
30
Cuaderno de Trabajo
31
32
Cuaderno de Trabajo
33
El encargado del centro de cmputo permite asegurar que las instalaciones cumplan las
condiciones necesarias para el buen funcionamiento de los diferentes equipos asignados
al centro de cmputo. En caso de contar con un proveedor de servicios designado por la
sede central de la ONPE, este se encarga del acondicionamiento del centro de cmputo; de
acuerdo con los trminos de referencia entregados por la sede central.
Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
a. En caso de existir ms de un ingreso (puertas), algunas sern clausuradas para dejar un
solo.
b. El aspecto del centro de cmputo debe ser el mejor; si es necesario, se realiza el pintado
del ambiente en coordinacin con el jefe de la ODPE/ORC.
c. Mantener un archivo fotogrfico del acondicionamiento y logstica informtica para ser
incluido como parte del informe final del centro de cmputo.
Para la determinacin de la potencia requerida por el centro de cmputo, se debe enviar
la fotocopia del recibo de energa elctrica del local y el cuadro de equipos elctricos
conectados al medidor del local de la ODPE (visado por el jefe de la ODPE o personal a
cargo) al supervisor informtico del centro de soporte para que se determine la potencia
elctrica.
La GITE calcula la potencia requerida y la enva a la GOECOR, la cual consolida la informacin
y la remite al jefe de la ODPE para que, de ser necesario, realice el trmite de ampliacin de
carga elctrica. El ECD o el asistente de cmputo supervisa en todo momento la ejecucin
de esta tarea.
34
Distribucin
virtual
Distribucin
fsica
Al trmino del proceso electoral o final del contrato laboral, se solicita al personal la
devolucin de las copias y se registran en la Hoja de control de distribucin de documentos
del SGC, para proceder a su disposicin final (eliminacin). Luego, remite la Hoja de control
de distribucin de documentos del SGC a la GOECOR para su revisin y archivamiento.
Cuaderno de Trabajo
35
36
NOTA
Reporte
de llegada,
registro de
firmas y
apertura de
cuenta
Seleccin y
contratacin
de personal
Verificacin de la
infraestructura de la
sede de la ODPE
Implementacin
e instalacin
de la sede de la
ODPE
Acto de
instalacin
de la sede
de la ODPE
ODPE
Coordinador administrativo
Implementacin
del centro de
cmputo
Encargado de cmputo
descentralizado
Implementacin
del rea de
capacitacin
Coordinadora de
capacitacin
Encargado de cmputo
descentralizado
Contratacin
de local y
alquiler
de bienes
Jefa de la ODPE
IMPLEMENTACIN DE L A ODPE
Verificacin de la
implementacin
e inicio de
actividades de la
oficina distrital o
centro poblado
Caso prctico
Cuaderno de Trabajo
37
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo
en el proceso Capacitacin al personal ODPE/ORC y ONPE se
encuentran definidas en los procedimientos, es importante que
revise detenidamente los documentos del Sistema de Gestin de
la Calidad con el objetivo de ejecutar el eficaz desarrollo del
proceso. A continuacin se presenta una breve descripcin de las
tareas.
Participa
Participa
38
Cuaderno de Trabajo
39
40
Elaboracin
y aprobacin
del Plan de
capacitacin
de personal
ODPE/ORC y
ONPE
ENTRADA
RR.HH.
GC
Elaboracin
y aprobacin
de los diseos
metodolgicos e
instrumentos de
evaluacin
Consolidacin y
elaboracin de
informes
Elaboracin
del informe
de evaluacin
del plan de
capacitacin
SALIDA
Personal de ONPE y ODPE
capacitado
Ejecucin de
los talleres de
capacitacin
centralizados
Organizacin
de los talleres
de capacitacin
centralizados,
Supervisin y
monitoreo de las
actividades de
capacitacin
Organizacin
de los talleres
descentralizados
Organizacin y
ejecucin de las
reuniones de
reforzamiento
Ejecucin de
los talleres
descentralizados
DOCUMENTOS DE CPO
El proceso de capacitacin del personal de la ODPE/ORC y la ONPE (CPO) est
sustentado en procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos
tales como:
PROCEDIMIENTO
Capacitacin del personal de la ODPE/ORC y la ONPE
INSTRUCTIVOS
Talleres de capacitacin descentralizados para el personal de la ODPE/ORC
Reuniones de reforzamiento al personal ODPE/ORC en los distritos
Seguimiento y monitoreo al proceso de capacitacin al personal ODPE/ORC
FORMATOS
Registro de asistencia del personal ODPE/ORC y ONPE a las actividades de
capacitacin
Instrumentos de evaluacin (pruebas de entrada y salida)
Encuesta de opinin
Registro de notas de los participantes
Informe del taller de capacitacin centralizada
Informe de las reuniones de capacitacin del personal de la sede central
ONPE
Informe de los talleres de capacitacin descentralizados
Informe de las reuniones de reforzamiento del personal ODPE en los distritos
y centros poblados
Informe consolidado de las reuniones de reforzamiento del personal de los
distritos de la ODPE/ORC
Informe final del coordinador de capacitacin sobre el proceso de capacitacin
al personal ODPE/ORC
Control de entrega y recepcin de la documentacin generada durante el
proceso de CPO al ACE
Registro de asistencia del personal ODPE/ORC en el distrito y centro poblado
a las reuniones de reforzamiento
Registro de notas de las reuniones de reforzamiento
OTROS DOCUMENTOS
Material de capacitacin del personal, guas y diseos metodolgicos
Plan de Accin para las ODPE
NOTA
Cuaderno de Trabajo
41
La
capacitacin
del
personal de la ODPE/
ORC y ONPE es un
proceso cuya finalidad es
transferir conocimientos,
actualizar informacin
y
potenciar
las
habilidades y destrezas
del personal contratado
para un determinado
grupo
ocupacional,
de tal manera que se
encuentren preparados
para ejecutar de manera
ptima todas las tareas
que se le asignen en la
ODPE/ORC.
Capacitacin virtual
Esta modalidad de capacitacin es accesible mediante la plataforma que la ONPE
pone a disposicin de los grupos ocupacionales a travs de su pgina web. Es online
y se caracteriza porque no hay encuentros presenciales. El personal de los diferentes
grupos ocupacionales, segn el cronograma, es invitado a matricularse a travs de un
formulario de inscripcin en la plataforma virtual www.onpeduca.edu.pe y segn los
das establecidos en el cronograma.
Capacitacin presencial
Es la modalidad en la que los grupos ocupacionales se renen en talleres o reuniones
para intercambiar ideas y experiencias conducida por un facilitador. Esta modalidad
complementa la capacitacin virtual porque se ponen en prctica todos los conocimientos
tericos. Esta modalidad est dirigida al personal que ya particip en la capacitacin
virtual, los mismos que son convocados a su taller o reunin de reforzamiento con la
debida anticipacin.
42
Cuaderno de Trabajo
43
Talleres
Son espacios en el que los participantes interactan a partir de sus experiencias
y saberes previos para construir aprendizajes nuevos, contribuyendo a fortalecer
sus capacidades respecto de temas y procedimientos electorales, haciendo uso de
tcnicas participativas que buscan asociar la teora con la prctica. Los responsables
de la ejecucin de los talleres en la ODPE/ORC son los coordinadores de capacitacin.
Reuniones de reforzamiento
Es la sesin pedaggica de corta duracin que se ejecuta con el personal de cada
sede distrital o de centro poblado con la finalidad de fortalecer los aprendizajes
adquiridos en los talleres de capacitacin en temas considerados prioritarios para
un desempeo eficiente durante el proceso electoral. Las reuniones de reforzamiento
son espacios que permiten articular la teora con la prctica y se caracterizan por
realizar ejercicios prcticos de una determinada tarea hasta alcanzar el desempeo
esperado. Los responsables de la ejecucin de las reuniones de reforzamiento son los
capacitadores electorales.
44
Materiales de capacitacin
Los talleres de capacitacin tienen por finalidad contribuir con el fortalecimiento de las
capacidades en el personal de la ODPE/ORC y ONPE, para ello el rea de capacitacin
electoral elabora materiales de capacitacin, entre ellos tenemos los siguientes:
Cuadernos de trabajo
Material con un contenido temtico organizado en funcin de los procesos del sistema de
gestin de calidad que se ejecutan en la oficina descentralizada de procesos electorales, en l
se detallan las responsabilidades especficas y tareas de cada uno de los grupos ocupacionales
o puestos de trabajo temporales para una ODPE/ORC.
Cuadernos de trabajo
Cuaderno de Trabajo
45
Guas
46
Planificacin
Organizacin
Ejecucin
Supervisin y monitoreo
Evaluacin
Cuaderno de Trabajo
47
1. La planificacin
Es la etapa de inicio donde se precisan los objetivos y se definen las metas de
capacitacin del personal, as como las estrategias para lograrlas. En esta etapa se
define cmo y cundo se llevan a cabo las actividades, as como de quien ser el
responsable. Esta etapa culmina con la sistematizacin de los resultados obtenidos
de cada actividad. El ACE es responsable de planificar todas las acciones para la
capacitacin del personal de las ODPE/ORC; organiza y ejecuta la capacitacin de los
jefes, coordinador administrativo, encargados de cmputo descentralizado y de los
coordinadores de capacitacin, quienes son contratados en la sede central de la ONPE.
En la circunscripcin de la ODPE/ORC, el coordinador de capacitacin, organiza y
ejecuta las actividades de capacitacin en permanente coordinacin con el jefe de la
ODPE/ORC.
2. La organizacin
En las ODPE/ORC, el jefe o coordinador de la ORC es responsable de dirigir las
tareas logsticas y organizar cada una de las actividades vinculadas a los talleres
descentralizados. Precisamente para definir y organizar lo concerniente al taller, se
renen de manera conjunta el coordinador de capacitacin, el jefe de la ODPE/ORC,
coordinador administrativo y encargado de cmputo. Como primer punto de la reunin
se considera la revisin y socializacin de la metodologa y los documentos que sustenta
el procedimiento de CPO.
48
En esta reunin tambin se definen los aspectos logsticos necesarios para la organizacin
del taller, tales como locales adecuados para la capacitacin, ambientes confortables,
los tiles de escritorio, materiales de capacitacin, recursos didcticos y fotocopias de
instrumentos de evaluacin y formatos.
Otros aspectos para la organizacin de los talleres son los siguientes:
La
El apoyo logstico antes y durante el desarrollo de los talleres a cargo del coordinador de operaciones o auxiliar de operaciones.
3. La ejecucin
La ejecucin de la capacitacin se lleva a cabo bajo la responsabilidad del coordinador
de capacitacin y se desarrolla de preferencia en instituciones educativas que presten
las condiciones para el entrenamiento del personal. En cuanto a la capacitacin
del personal de cmputo, la facilitacin est a cargo del encargado de cmputo
descentralizado en temas especializados y el coordinador de capacitacin asume la
facilitacin de los temas generales. Este taller se lleva a cabo en las instalaciones del
centro de cmputo de la ODPE.
Las reuniones de reforzamiento se ejecutan de preferencia en instituciones educativas.
Cuaderno de Trabajo
49
4. Monitoreo y supervisin
El monitoreo consiste en controlar el desarrollo de las actividades de capacitacin al
personal de la ODPE/ORC y ONPE. Este seguimiento es permanente durante el desarrollo
de los talleres de capacitacin descentralizados y en las reuniones de reforzamiento que
se ejecutan en los distritos o centros poblados. La comunicacin generalmente se realiza
a travs de la va telefnica y del correo electrnico, esta actividad es realizada por el
responsable del Seguimiento y Monitoreo del ACE, quien se encarga del acompaamiento
y recepcin de reportes que dan cuenta de la organizacin y ejecucin de las tareas
realizadas por el coordinador de capacitacin asignado en la ODPE/ORC, tambin se
encarga de brindar asistencia en temas relacionados a la gestin de la capacitacin
descentralizada y orienta hacia el logro de las metas del plan de capacitacin de personal,
en todo momento mantiene informada a la jefatura del ACE-GIEE.
La supervisin, a diferencia del monitoreo, radica en observar y controlar las actividades
de capacitacin en el lugar donde se ejecutan, siempre es realizada a travs de visitas
programadas por la jefatura del Area de Capacitacin Electoral o del coordinador de
capacitacin asignado en la ODPE/ORC.
50
Cuaderno de Trabajo
51
5. La evaluacin
Es un proceso dinmico, permanente y sistemtico que permite recoger la informacin
en torno al logro de las metas y los objetivos con respecto de la capacitacin electoral.
Culminadas las actividades de capacitacin en la ODPE, el coordinador de capacitacin
entrega al jefe de la ODPE el informe final de las actividades de capacitacin. Luego los
coordinadores retornan a la sede central donde participan del taller de evaluacin bajo
la direccin del ACE en la que comparten experiencias y propuestas con el objetivo de la
mejora continua del proceso de capacitacin al personal ODPE, ORC y ONPE.
52
Cuaderno de Trabajo
53
NOTA
Tcnico de
transmisin
Coordinador de
local de votacin y
asistente tcnico del
local de votacin
Coordinador
distrital,
coordinador
de centro poblado, coordinador de
operaciones, auxiliar de operaciones
Equipo distrital
Dirigidos a:
Equipo de
centro poblado
Reuniones de reforzamiento
Auxiliar de
cmputo, digitador y
digitalizador
Dirigidos a:
Talleres descentralizados
Caso prctico
Jos Torres ha sido designado por primera vez como coordinador administrativo en una de
las ODPE. Entiende que la capacitacin al personal de esta oficina es muy importante para
el xito del proceso, por lo que, pocos das despus de la reunin con el coordinador de
capacitacin, le pregunta a Enrique Torres, jefe de la ODPE, sobre los puntos tratados. Este
ltimo, con ocho procesos ejerciendo el cargo, le responde que no le d mayor importancia
y que se concentre en la bsqueda del local.
Qu opinin te merece la actuacin de ambos personajes?
54
DESIGNACIN DE
MIEMBROS DE MESA (DMM)
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en
el proceso Designacin de miembros de mesa se encuentran
definidos en los procedimientos, es importante que revise
detenidamente los documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad con el objetivo de ejecutar el eficaz desarrollo del proceso.
A continuacin se presenta una breve descripcin de las tareas.
Proporciona los materiales que se requieran para la realizacin del sorteo de miembros
de mesa (alquiler del bolillero, sillas, etc.)
Realiza la contratacin del profesional (notario) o autoridad (juez de paz) que dar fe
de los resultados del sorteo de miembros de mesa.
Cuaderno de Trabajo
55
56
Cuaderno de Trabajo
57
Sorteo de miembros
de mesa en las
ODPE/ORC
Simulacro
Ambientacin
Invitacin a
autoridades
Publicacin
provisional de
listas de miembros
de mesa
Seleccin de 25
candidatos al cargo de
miembros de mesa
Organizacin
Adaptacin del
aplicativo de
seleccin de los 25
candidatos al cargo
de miembros
de mesa
Seleccin
Adaptacin del
aplicativo del sorteo
de miembros de
mesa
CMS
ENTRADA
Recepcin de
las credenciales
de miembros de
mesa, clasificacin
y ordenamiento
Publicacin definitiva de
listas de miembros
de mesa
Procesamiento de
excusas y justificaciones
de miembros de mesa
SALIDA
Relacin definitiva
de miembros de mesa
Credenciales entregadas a
los miembros de mesa
Entrega de
credenciales
Procesamiento de tachas,
excusas, justificaciones a
la Inasistencia al cargo de
miembros de mesa
DOCUMENTOS DE DMM
El proceso de designacin de miembros de mesa (DMM) establece
procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Designacin de miembros de mesa
INSTRUCTIVOS
Seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembros de mesa
Sorteo de miembros de mesa en las ODPE
Procesamiento de tachas, excusas o justificacin a la inasistencia al cargo
de MM
Entrega de credenciales a los MM
FORMATOS
Acta de seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembros de mesa
Evaluacin del ambiente y equipamiento para el sorteo de miembros de mesa
Acta del sorteo de miembros de mesa
OTROS DOCUMENTOS:
Reglas para la seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembros
de mesa
Plan de accin para las ODPE
NOTA
58
Cuaderno de Trabajo
59
Cundo se realiza?
El sorteo se lleva a cabo por lo menos cuarenta y cinco (45) das naturales antes de la fecha
sealada para las elecciones (art. 59. de la LOE).
Cmo se realiza?
De la lista de veinticinco
(25) candidatos a miembros
de mesa, se seleccionan
a tres miembros titulares
(presidente, secretario y tercer
miembro) y tres suplentes
(primero, segundo y tercero).
El notario pblico o juez de
paz verifica el peso y nmeros
(del 1 al 25) de cada uno de
los bolos y los ingresa al
bolillero. Con ayuda de un
menor de edad se extraen seis
(6) bolos uno a uno. El primero
que se extrae designa al cargo
de presidente; el segundo,
al secretario; el tercero, al tercer miembro; mientras que el cuarto, quinto y sexto bolos
designan al primer, segundo y tercer suplente, respectivamente.
NOTA
El sorteo de miembros de mesa puede ser fiscalizado por el JEE, los personeros
de las organizaciones polticas, debidamente acreditados ante el JEE o ante el
JNE segn corresponde.
Ensayo
Los responsables de la actividad deben evaluar dos das antes del sorteo de miembros
de mesa, las condiciones del ambiente y equipamiento para el sorteo, para ello se realiza
un ensayo con la presencia del personal de la ODPE/ORC para simular a los invitados y al
notario pblico o juez de paz segn sea el caso.
Posteriormente, el ECD carga los archivos generados durante el ensayo en el aplicativo
de recepcin de informacin del sorteo de miembros de mesa, de no estar disponible el
aplicativo, se informa por correo electrnico al centro de soporte informtico, al terminar
se elabora un informe dirigido al jefe de la ODPE/ORC, que contiene el resumen de las
actividades realizadas durante el ensayo.
60
de
Notario Jlaefeodpe
/
Es conforme
ecd
orc
PRIMERA ETAPA
Es conforme
SEGUNDA ETAPA
Puesta
a cero
ecd
ecd
Cuaderno de Trabajo
61
62
Qu es la tacha?
Es el recurso al cargo de miembro de mesa que interponen los ciudadanos contra la
designacin de determinados electores sorteados como miembros de mesa. Se busca impedir
el ejercicio como tales el da del sufragio por estar inmersos en algunas incompatibilidades
previstas en la ley.
Cuaderno de Trabajo
63
64
Cuaderno de Trabajo
65
66
En el distrito
A cargo del
equipo distrital
En la sede de la
ODPE/ORC
A cargo del
personal que
asigne el jefe de
la ODPE/ORC
Caso prctico
En una de las ODPE preparan el sorteo de miembros de mesa; sin embargo, el coordinador
administrativo, por sus mltiples actividades, se ha desentendido de esta actividad. El jefe
de la ODPE, al enterarse, le pide que dedique tiempo para proveer todo lo necesario, ya
que solo faltan cuatro das para el sorteo. En el tiempo que queda para la ejecucin de la
actividad, qu tareas debe realizar el coordinador administrativo?
Cuaderno de Trabajo
67
DESPLIEGUE DE MATERIAL
DE SUFRAGIO (DMS)
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en el
proceso Despliegue del material de sufragio se encuentran definidos
en los procedimientos, es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el eficaz desarrollo del proceso. A continuacin se
presenta una breve descripcin de las tareas.
Coordina
68
Cuaderno de Trabajo
69
70
Despliegue
a las sedes
ODPE
provincia
Ordenamiento
del material
de sufragio en
la ODPE
Elaboracin de
itinerarios de
despliegue por
la GGE
Verificacin pblica
del material de
sufragio en los
almacenes de la
GGE
Despliegue a
los locales de
votacin
Determinacin
de rutas y
medios de
transporte
ENTRADA
Ensamblaje
de material
electoral
(EME)
Verificacin
pblica del
material de
sufragio en
la ODPE
Recepcin
del material
de sufragio
en el local de
votacin
Despliegue
a los locales
de votacin
Almacenamiento
en el centro de
acopio del local
de votacin
Recepcin
del material
de sufragio
en el local de
votacin
SALIDA
Material electoral
para uso en la
jornada electoral
Almacenamiento
en el centro de
acopio del local
de votacin
DOCUMENTOS DE DMS
El proceso de despliegue de material de sufragio (DMS) est sustentado en
procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTOS
Despliegue de material de sufragio y/o equipos informticos, material de
reserva y paquete de coordinador de local de votacin a ODPE provincia y
LV en Lima Metropolitana y la Provincia Constitucional del Callao
INSTRUCTIVOS
Determinacin de rutas y medios de transporte para el despliegue y
repliegue de material electoral en provincias
Ordenamiento de material de sufragio y/o EIE material de reserva y
paquete de coordinador de local de votacin en las ODPE
Despliegue del material de sufragio y/o EIE desde la sede de la ODPE de
provincia a los locales de votacin
Verificacin pblica del material de sufragio
Despliegue de equipos informticos electorales para el escrutinio
automatizado de la sede de GGE hasta las sedes de la ODPE de provincias
y locales de votacin en Lima Metropolitana y la Provincia Constitucional
del Callao
FORMATOS
Acta de verificacin pblica de material de sufragio
Lista de verificacin de unidades de transporte
Acta de verificacin de unidades de transporte
Constancia de despliegue MS, MR y PCLV desde ODPE provincia al local de
votacin
Constancia de recepcin de MS, MR. PCLV en el local de votacin
Cuaderno de Trabajo
71
OTROS DOCUMENTOS
Lista de verificacin de material electoral
Lista de verificacin de equipos informticos electorales
Modelo de acta de reemplazo
Revisin de material electoral y equipos informticos electorales en la
ODPE
Plan de Accin para las ODPE
NOTA
72
Material electoral
Es aquel que se utiliza durante el proceso electoral. Incluye el material de sufragio,
material de reserva y material de capacitacin. Mantiene su naturaleza de material
electoral, antes y despus de ser utilizado el da de la jornada electoral; excepto
el material que forma parte del acta padrn, que se convierte en documentos
electorales al momento de registrarse los resultados del escrutinio y la asistencia
de electores, miembros de mesa y personeros.
Cuaderno de Trabajo
73
Material de sufragio
Es el material electoral que se utiliza el da de la jornada electoral para la instalacin
de la mesa de sufragio, la votacin y el escrutinio. Este incluye las cdulas de sufragio,
formatos de actas electorales , lista de electores, hoja de control de asistencia de
miembros de mesa, formatos diversos, tiles para la mesa de sufragio (lapiceros,
tampones, etiquetas, sobres), nfora y cajas para restos electorales.
Sobres de colores
Son los recipientes plsticos para proteger las actas electorales durante el traslado
desde la mesa de sufragio hasta su destino final. Para diferenciar el destino de cada
acta, se utilizan sobres de colores: plomo, celeste, verde, rojo y morado. Tambin se
utiliza el sobre anaranjado para colocar la lista de electores, la hoja de control de
asistencia de miembros de mesa/relacin de miembros de mesa no sorteados y la
cartilla sobre de hologramas.
Documentos electorales
Son todos los documentos generados durante el da de las elecciones en cada
mesa de sufragio. Se incluyen el acta electoral, la lista de electores y la hoja de
control de asistencia de miembros de mesa.
74
Material de reserva
Es el que se utiliza para reemplazar algn material defectuoso o faltante en las
mesas de sufragio.
Restos electorales
Son los materiales sobrantes en la mesa de sufragio. Se incluyen las cdulas
de sufragio no utilizadas y las que fueron destruidas despus del escrutinio, las
actas electorales no utilizadas o destruidas, las hojas borrador, los formatos no
utilizados y los tiles de la mesa de sufragio (lapiceros, tampones, etiquetas
sobrantes, sobres).
Cuaderno de Trabajo
75
A nivel de la ONPE
En la planificacin a nivel de
la ONPE, se prevn las rutas de
los vehculos para trasladar el
material desde los almacenes de
la Gerencia de Gestin Electoral
hasta las ODPE en provincias y
desde los almacenes de la ONPE
hasta los locales de votacin
en Lima y Callao. Asimismo,
se programa el itinerario de
los vehculos de transporte, ya
que cada uno debe trasladar el
material a ms de una ODPE en
provincia o local de votacin en
Lima y Callao.
Finalmente, a nivel de la ONPE
se asigna al personal de la Gerencia de Gestin Electoral que acompaa los vehculos de
transporte durante el despliegue hasta las sedes de las ODPE en provincia o hasta los locales
de votacin en el caso de Lima y Callao.
76
Cuaderno de Trabajo
77
ONPE
LOCAL DE VOTACIN
GGE
TRANSPORTE
ONPE
78
ODPE
ONPE
LOCAL DE VOTACIN
TRANSPORTE
Cuaderno de Trabajo
79
80
Cuaderno de Trabajo
81
ONPE
ONPE
GGE
GGE
Verificacin pblica del
material de sufragio
(JODPE y JEE)
Transporte
CD o CCP
entrega al CLV
Comisionado de la
GGE entrega al CLV
Transporte
Transporte
ODPE/ORC
ODPE PROVINCIA
Local de
Votacin
Local de
Votacin
Caso prctico
82
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en
el proceso Jornada electoral se encuentran definidos en los
procedimientos, es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el eficaz desarrollo del proceso. A continuacin se
presenta una breve descripcin de las tareas.
acuerdo con el
Cuaderno de Trabajo
83
Acondicionamiento
La
Traslado
84
Cuaderno de Trabajo
85
ENTRADA
CMS - DMS
Acondicionamiento y sealizacin
de aulas, centro de acopio, patios y
ambientes comunes.
Requerimiento de sealticas
materiales de oficina
SALIDA
Mesas instaladas
Electores que sufragan
Actas electorales
Actividades previas
Apertura de local de votacin y
distribucin de nforas a los miembros
de mesa
Durante la instalacin, sufragio y
escrutinio
86
CMS - DMS
ENTRADA
SALIDA
Mesas instaladas
Electores que sufragan
Actas electorales
Transmisin de resultados
Cuaderno de Trabajo
87
CMS - DMS
ENTRADA
SALIDA
Mesas instaladas
Electores que sufragan
Actas electorales
Transmisin de resultados
88
CMS - DMS
ENTRADA
SALIDA
Mesas instaladas
Electores que sufragan
Actas electorales
Transmisin de resultados
DOCUMENTOS DE JEL
El proceso de jornada electoral (JEL) establece un procedimiento, instructivos,
formatos y otros documentos.
PROCEDIMIENTOS
Jornada electoral
INSTRUCTIVOS
Acondicionamiento del local de votacin - voto convencional
Instalacin, sufragio y escrutinio por modalidad convencional
Acondicionamiento del local de votacin SEA
Instalacin, sufragio y escrutinio SEA
Acondicionamiento del local de votacin para voto electrnico
Instalacin, sufragio y escrutinio para VE
Acondicionamiento del local de votacin SA JE
Instalacin, sufragio y escrutinio SA JE
Transmisin de resultados desde el local de votacin
FORMATOS
Requerimiento de sealticas para el local de votacin
Lista de chequeo de acondicionamiento y sealizacin del local de votacin
Control de distribucin de material electoral durante la jornada electoral
Control de distribucin de equipos durante la jornada electoral
Reporte de la jornada electoral
Cargo de recepcin de documentos y material electoral en la mesa de sufragio
Control de documentos y material electoral en el centro de acopio
Cadena de custodia de dispositivo electrnico
Traslado de sobres plomos desde el centro de acopio al punto de transmisin
en el local de votacin.
Cargo de entrega y recepcin de equipos informticos electorales del centro
de acopio al punto de transmisin y del punto de transmisin al centro de
acopio.
Acta de recepcin-devolucin del local de votacin
Cuaderno de Trabajo
89
OTROS DOCUMENTOS
Asistencia electoral
Transmisin de resultados- SEA Contingencia desde las agencias del Banco
de la Nacin
Cotejo de votos en VE
Acondicionamiento de punto de transmisin transmisin de resultados
desde el local de votacin
NOTA
90
La jornada electoral, el da de las elecciones, se inicia a partir de las 7:30 a.m. con el ingreso
de los miembros de mesa al local de votacin a quienes se les distribuye el material de
sufragio para que procedan a ejecutar los tres momentos del acto electoral: la instalacin,
el sufragio o votacin y el escrutinio o conteo de votos, que concluye con el llenado de las
actas electorales por parte de los miembros de mesa y la entrega al personal de la ONPE.
La jornada electoral es una actividad que concita la mayor atencin de la ciudadana, por lo
que el personal de la ONPE debe mostrar toda su preparacin e idoneidad para realizar sus
tareas. En este da se pone de manifiesto la organizacin y despliegue que realiza la ONPE
para lograr con xito que la voluntad expresada en las urnas sea fiel reflejo de la voluntad
popular.
Cuaderno de Trabajo
91
92
Por otro lado, la jefatura de la ODPE/ORC provee los formatos impresos para el registro del
material y documentos electorales en el centro de acopio. Estos formatos son los siguientes:
93
Aula de
sufragio
Centro de
acopio
Mdulo
temporal de
votacin
Caractersticas
Seguridad: con una sola puerta, con cerradura y ventanas (si las tuviera) en
buen estado y de preferencia ubicadas lejos de la calle.
Cuenta con una mesa y tres sillas. Adems, la cabina de votacin debe ser
instalada bajo las mismas condiciones de privacidad que en las dems mesas
de sufragio.
Tamao: con espacio suficiente para almacenar las nforas y los refrigerios
de los miembros de mesa, as como para acondicionar la zona de despacho
o recepcin.
Ambiente con una puerta que puede mantenerse cerrada, en lo posible, hasta
su utilizacin. De preferencia, debe ubicarse cerca a la puerta de ingreso.
Armera
94
FF. AA.
Punto de
transmisin
Cuaderno de Trabajo
95
a) Distribucin: 1 mesa
Cmara
secreta
80 cm
Bolsa para
basura
Mesa de sufragio
Restos
electorales
Sillas para
personeros
Salida
Ingreso
96
80 cm
Bolsa
para
basura
Mesa de sufragio 1
Bolsa
para
basura
Mesa de sufragio 2
Restos
electorales
Sillas para
personeros
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 1
80 cm
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 2
Restos
electorales
Restos
electorales
80 cm
Mesa de sufragio 2
Sillas para
personeros
Restos
electorales
Mesa de sufragio 1
Bolsa
para
basura
80 cm
Bolsa
para
basura
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 2
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 1
Cuaderno de Trabajo
97
a) Distribucin: 1 mesa
Cmara
secreta
80 cm
Bolsa para
basura
Mesa de sufragio
Salida
Equipos informticos
electorales (en caso se
aplique el SEA)
Sillas para
personeros
Restos
electorales
Ingreso
98
80 cm
80 cm
Sillas para
personeros
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 1
Bolsa
para
basura
Bolsa
para
basura
Mesa de sufragio 2
Equipos informticos
electorales (en caso
se aplique el SEA)
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 2
Restos
electorales
Mesa de sufragio 1
Restos
electorales
Ingreso
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 2
Sillas para
personeros
Restos
electorales
Mesa de sufragio 1
Bolsa
para
basura
80 cm
Equipos informticos
electorales (en caso
se aplique el SEA)
Restos
electorales
80 cm
Mesa de sufragio 2
Bolsa
para
basura
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 1
Ingreso
Cuaderno de Trabajo
99
a) Distribucin: 1 mesa
Las ventanas deben estar cubiertas
Cmara
secreta
Restos electorales
80 cm
Mesa de sufragio
Bolsa
para
basura
Laptop
Impresora
Sillas para
personeros
Salida
Ingreso
100
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 2
80 cm
Mesa de sufragio
Bolsa para
basura
Restos electorales
Laptop
Impresora
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 1
80 cm
Sillas para
personeros
Impresora Laptop
Bolsa
para
basura
Restos
electorales
Ingreso
Mesa de sufragio
Bolsa para
basura
Laptop
Restos
electorales
80 cm
Mesa de sufragio
Impresora
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 2
Impresora
Ingreso
Restos
electorales
Laptop
Bolsa para
basura
80 cm
Sillas para
personeros
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 1
Mesa de sufragio
Cuaderno de Trabajo
101
Modelo de aula N. 1 VE
a) Distribucin: 1 mesa
Las ventanas deben estar cubiertas
Cmara
secreta
Restos electorales
80 cm
Mesa de sufragio
Bolsa
para
basura
Cabina de
votacin
electrnica CVE
Estacin de
comprobacin de
identidad ECI
Sillas para
personeros
Salida
Ingreso
102
Modelo de aula N. 2 VE
b) Distribucin: 2 mesas
Las ventanas deben estar cubiertas
Mesa de sufragio
Restos electorales
Cabina de
votacin
electrnica CVE
Bolsa
para
basura
80 cm
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 2
Estacin de
comprobacin de
identidad (ECI)
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 1
80 cm
Sillas para
personeros
Bolsa
para
basura
Cabina de
votacin
electrnica
CVE
Estacin de
comprobacin de
identidad (ECI)
Restos
electorales
Mesa de sufragio
Modelo de aula N. 3 VE
Las ventanas deben estar cubiertas
Mesa de sufragio
Restos
electorales
Cabina de
votacin
electrnica CVE
80 cm
Bolsa para
basura
Estacin de
comprobacin de
identidad ECI
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 2
Estacin de
comprobacin de
identidad (ECI)
Restos
electorales
Bolsa para
basura
Mesa de sufragio
80 cm
Sillas para
personeros
Cmara
secreta
Mesa de
sufragio 1
Cabina de
votacin
electrnica CVE
Cuaderno de Trabajo
103
Coloca la caja para restos electorales a un costado de la mesa que utilizan los miembros
de mesa y coloca la bolsa negra al otro extremo.
en la que el
NOTA
104
Zona de almacenamiento
Es el rea destinada a guardar las cajas que
contienen el material de sufragio, material de
reserva, paquete del CLV, cajas plegadas, nforas
y cajas acondicionadas para el repliegue y
refrigerios de los miembros de mesa.
Ordena las cajas en filas por cada coordinador
tcnico de mesa responsable y coloca un
cartel con el nombre del coordinador tcnico
de mesa.
Pliega y almacena las cajas vacas.
Coloca en el rea establecida el material de
reserva, el paquete del CLV, las nforas y las
cajas utilizadas en el repliegue.
Zona de almacenamiento
de equipos informticos
Establece el espacio para
los equipos informticos
electorales en el caso de
aplicarse el Sistema de
Escrutinio
Automatizado
(SEA)
o
el
Sistema
Automatizado de la Jornada
Electoral (SAJE).
Cuaderno de Trabajo
105
Refrigerios de
miembros de mesa
ANA
RAFAEL
LUIS
ROSA
CONTROL DE DISTRIBUCIN
DE CAJAS
EIE
ZONA DE ALMACENAMIENTO
ELOY
ZONA DE DESPACHO
106
Material de reserva
Zona de almacenamiento
Zona para almacenar:
Sobres de colores (plomo, celeste, verde, rojo,
morado y anaranjado)
Material de reserva
Paquete del CLV
nforas plegadas
Cabinas plegadas
Cajas con restos electorales
nforas y cajas acondicionadas para el
repliegue
Cajas plegadas
Equipos informticos electorales en el
caso de aplicarse el Sistema de Escrutinio
Automatizado
(SEA)
o
el
Sistema
Automatizado de la Jornada Electoral (SAJE)
En esta zona acondiciona una mesa de trabajo
para el ordenamiento de los documentos
electorales.
Cuaderno de Trabajo
107
Material de reserva
Equipos informticos
electorales
Cajas plegadas
ZONA DE
ALMACENAMIENTO
Celeste
Verde
ZONA DE RECEPCIN
Mesa de trabajo
108
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Y MATERIALES
ELECTORALES
Rojo
Morado
Anaranjado
Control de documentos y
materiales electorales
Plomo
nforas
plegadas
Mesa de ordenamiento de
documentos electorales
Cabinas
plegadas
nforas acondicionadas
para repliegue
EIE
Punto de
comunicacin
Cajas para
dispositivos USB
recibidos
Cajas para
dispositivos USB
transmitidos
ZONA DE TRANSMISIN
Mesa de
trabajo
Control de
dispositivos USB
ZONA DE RECEPCIN
ZONA DE OBSERVACIN
Punto de transmisin
Ambiente fsico dentro del local de votacin desde donde se realiza la transmisin de los
resultados electorales, ubicado preferentemente cerca del centro de acopio.
Zona de Recepcin: acondiciona una mesa de trabajo y los lapiceros para la recepcin de
los dispositivos USB en la zona de recepcin.
Zona de Transmisin: acondiciona la mesa para la instalacin de los equipos cercanos a
las tomas de corriente elctrica y al cable de red para transmisin satelital.
Zona de Observacin: coloca en un lugar visible del ambiente el letrero con la indicacin
P RO HI B I DO E L USO DE CE LUL A RES, CMA RAS FOTOGR FICA S O DE V IDEO EN
E L P U NTO DE T RAN S M I S I N.
Cuaderno de Trabajo
109
Zona de
cajas
plegadas
Registros
de MM
Equipos
informticos
electorales
Zona de almacenamiento
Material
de reserva
nforas
Zona de almacenamiento
Cajas de material electoral
Zona de despacho
E.I.E de
reserva
Zona de
recepcin
E.I.E de
reserva
Material de
reserva
Paquete
del CLV
nforas y
cajas para
repliegue
Zona de almacenamiento
Mesa de ordenamiento
de documentos
electorales
Zona de
cajas
plegadas
Cajas con
restos
electorales
Cabinas
y nforas
plegadas
E.I.E de
reserva
110
Zona de despacho
E.I.E de
reserva
Zona de recepcin
Zona de almacenamiento
Salida
Ingreso
111
Sufragio
Es el segundo momento de la jornada
electoral y se inicia inmediatamente despus
de haber llenado y firmado las actas de
instalacin fsicas o digitales (de ser el caso)
y consiste en la emisin del voto por parte
de los electores. Este momento puede contar
con la presencia de personeros u otros
actores electorales y al trmino se debe
elaborar el acta de sufragio correspondiente.
Escrutinio
Es el tercer momento de la jornada electoral,
los miembros de mesa, en presencia de
los personeros u otros actores electorales,
revisan las cdulas de sufragio y determinan
la validez o nulidad de los votos y los
cuentan, registrando los resultados en el
acta electoral de manera fsica o digital
segn sea el caso.
Durante los tres momentos electorales, los
miembros de mesa son asistidos de manera
especializada y permanente por el personal
de la ONPE a fin de ejecutar eficientemente
sus tareas, esta asistencia consiste en brindar apoyo tcnico y acompaamiento cordial en
todo momento. Este apoyo tcnico se conoce como asistencia electoral.
Asistencia tcnica electoral
La asistencia tcnica electoral es la asesora especializada, que permite orientar y brindar
soporte a los actores electorales que lo requieran, siempre que se respete el marco legal.
Para brindar una adecuada asistencia tcnica electoral a los miembros de mesa, el personal
de la ONPE debe conocer las tareas de los miembros de mesa en los tres momentos de la
jornada electoral de la modalidad de voto convencional:
112
Modalidad convencional
Tareas durante la instalacin
Una vez completa la mesa de sufragio con tres miembros de mesa, el presidente
de mesa recibe las nforas por parte del personal de la ONPE y firman un cargo de
entrega de cajas que contiene material electoral y refrigerios. Revisa el contenido del
nfora y el presidente de mesa firma en el anverso de las cdulas obligatoriamente y
de ser solicitado por los personeros se las entrega para la firma.
Los miembros de mesa cierran el nfora vaca y la colocan sobre la mesa, revisan la
cmara secreta y verifican que los carteles de candidatos se encuentren pegados.
Separan del acta padrn cinco actas de instalacin; de ser el caso, por cada proceso
electoral llenan, firman y completan sus datos obligatoriamente. De ser solicitado por
los personeros, se las entregan para la firma.
Los miembros de mesa ordenan la mesa de sufragio, retiran los materiales que no
sern utilizados en este momento de la jornada. En la mesa deben quedar:
La relacin de electores
La lista de electores
Las cdulas
Los lapiceros
El tampn
La cartilla de hologramas
El o las nforas
Los miembros de mesa inician el sufragio emitiendo su voto y de inmediato lo hacen
los electores.
Concluido el sufragio
Los miembros de mesa colocan en el sobre plstico con letras de color anaranjado: la
lista de electores, la hoja de control de asistencia de miembros de mesa y la cartilla
de hologramas, cierran el sobre con la cinta de seguridad y se lo entregan al personal
de la ONPE.
Cuaderno de Trabajo
113
114
Los miembros de mesa revisan cada voto de la cdula, el presidente de mesa lee
en voz alta si es vlido, en blanco o nulo, luego muestra la cdula a los personeros
anotan un palote por cada voto en la hoja borrador, a continuacin suman los palotes
con cuidado y colocan el resultado de cada organizacin poltica, en seguida suman
las cantidades.
Verifican que el TOTAL DE VOTOS EMITIDOS sea igual al TOTAL DE CIUDADANOS QUE
VOTARON, tal como figura en el ACTA DE SUFRAGIO.
Trasladan al acta de escrutinio los resultados del total de votos de la hoja borrador,
llenan cinco actas de escrutinio con letras y nmeros claros.
Firman las actas y escriben sus datos en el lugar que corresponde a su cargo, cubren
los resultados con las lminas autoadhesivas, finalmente colocan cada una de las
cinco actas en los sobres plsticos con letras de color plomo, celeste, verde, rojo y
morado. Luego las cierran con la cinta de seguridad y las entregan al personal de la
ONPE, por ltimo entregan la caja de restos electorales y el nfora al coordinador.
Cuaderno de Trabajo
115
Soluciones tecnolgicas
La ONPE viene implementando soluciones tecnolgicas como las siguientes: el Sistema de
Escrutinio Automatizado (SEA), el Sistema Automatizado de la Jornada Electoral (SAJE) y el
Voto Electrnico (VE) con la finalidad de agilizar las diferentes etapas de la jornada electoral
y facilitar las tareas de los actores electorales, principalmente las del miembro de mesa.
116
Recibe del coordinador de local de votacin los equipos informticos electorales (EIE)
y los materiales para la revisin de los equipos utilizando el control de distribucin de
equipos durante la jornada electoral.
Realiza
Ubica los equipos informticos electorales en el mobiliario acondicionado para tal fin.
Ubica la impresora junto a la laptop y la conecta en el puerto que se indica en la siguiente
imagen.
Realiza la prueba de impresin haciendo doble clic en el cono Prueba de impresin que
se encuentra en la parte superior izquierda del escritorio. Luego, verifica si la impresora
se encuentra pre determinada y realiza la prueba de impresin.
117
Solicita a los miembros de mesa que mantengan abierta la puerta de las aulas.
Asiste a los miembros de mesa durante el escrutinio de acuerdo con la Cartilla
de
Inserta el dispositivo USB SEA en el puerto inferior del lado izquierdo de la laptop.
Realiza la instalacin del aplicativo SEA de acuerdo con la Cartilla de instalacin del SEA.
Verifica el cdigo de la versin del software que aparece en pantalla.
Verifica la hora del aplicativo SEA, de ser necesario modifica la hora utilizando el teclado
de acuerdo con la hora sincronizada.
Entrega
Brinda
Verifica
que los tres miembros de mesa firmen las cinco actas impresas antes de ser
colocadas en los sobres de colores.
118
El tcnico de transmisin
Recibe los dispositivos USB SEA del coordinador tcnico de mesa en las aulas de votacin
Cuaderno de Trabajo
119
Durante la instalacin
Verifica que los miembros de mesa titulares se encuentren presentes a fin de realizar la
entrega del material electoral correspondiente y los equipos informticos electorales SAJE.
NOTA
Completos los miembros de mesa, el personal de la ONPE entrega la caja con el material
electoral al presidente de mesa en el aula de votacin, el nfora plegada y los equipos
informticos electorales SAJE, luego firman el respectivo cargo de recepcin, verifica
conjuntamente con el presidente de mesa la cantidad de hologramas recibidos en cada
mesa de sufragio.
Verifica que dentro del material electoral (paquete de instalacin) de las mesas a su cargo,
se encuentren los dispositivos USB token (instalacin), en caso que el presidente de mesa
comunique la falta de material electoral, solicita dichos materiales al personal de la ONPE
responsable del local de votacin.
120
Solicita el dispositivo USB (instalacin) al miembro de mesa para la activacin del mdulo
de instalacin de la mesa y firma el formato cadena de custodia del dispositivo electrnico,
ingresa la informacin para la impresin del acta de instalacin al SAJE de acuerdo con la
Cartilla de instruccin de miembros de mesa.
Impresin del acta de instalacin
Asiste al miembro de mesa y efecta las indicaciones de la cartilla de instruccin de
miembros de mesa para la impresin de las actas de instalacin.
Verifica que los tres miembros de mesa firmen las actas impresas antes de ser colocadas en
los sobres de colores. Solicita el dispositivos USB token (instalacin) al miembro de mesa
y luego trasladarlo al punto de transmisin con la informacin del acta de instalacin de la
mesa mediante el formato cadena de custodia.
El tcnico de transmisin recibe los dispositivo USB (instalacin) que contiene la informacin
de instalacin de la mesa y firma el formato cadena de custodia del dispositivo electrnico,
ejecuta la transmisin de acuerdo con la Cartilla de instruccin de miembros de mesa.;
finalizada la transmisin de las mesas, los dispositivos USB token (instalacin) se trasladan
al centro de acopio para ejecutar la entrega al personal de la ONPE responsable del local
de votacin.
Durante el sufragio
Solicita el dispositivo USB (Sufragio y Escrutinio) al miembro de mesa para la activacin del
mdulo de sufragio de la mesa, luego ingresa el dispositivo USB (Sufragio y Escrutinio) en
el EIE/SAJE para la habilitacin del mdulo de sufragio de comprobacin de la identidad
del elector y seguir los pasos de acuerdo con la Cartilla de instruccin de miembros de mesa.
Asiste a los miembros de mesa en la etapa de sufragio de acuerdo con lo indicado en la
cartilla a partir de las 8:00 a.m. Inicia el sufragio con el ingreso de los electores al local
de votacin,
Revisa constantemente que los carteles de candidatos del proceso electoral se encuentren
pegados en la cmara secreta, no contengan marcas y si la encuentran marcadas proceder
a cambiarlas de inmediato, para lo cual solicita un ejemplar del material de reserva.
Concluido el sufragio
Realiza el cierre de las puertas del local de votacin a las 16:00 horas, los electores que
se encuentren dentro del local de votacin pueden ejercer su derecho a voto; con el
presidente de mesa verifica la cantidad de hologramas a ser devueltos segn lo establece
la cartilla de instruccin para miembros de mesa.
Impresin del acta de sufragio
Asiste al miembro de mesa y efecta las indicaciones de la cartilla de instruccin para la
impresin de las actas de sufragio, asiste a los miembros de mesa en el tratamiento de los
documentos electorales en la forma que indica la cartilla y realiza junto al presidente de la
mesa el conteo de los hologramas.
Verifica que los tres miembros de mesa firmen las actas impresas antes de ser colocadas en
los sobres de colores.
Cuaderno de Trabajo
121
Durante el escrutinio
Solicita a los miembros de mesa mantener abierta la puerta de las aulas y asstelos durante
el escrutinio de acuerdo con lo establecido en la Cartilla de instruccin para miembros de
mesa. Adems, corrobora que el miembro de mesa verifique lo siguiente:
Que el total de ciudadanos que votaron sea igual que el total de votos
emitidos
122
Cuaderno de Trabajo
123
NOTA
Completos los miembros de mesa, el personal de la ONPE entrega la caja que contiene
el material electoral al presidente de mesa en el aula de votacin, el nfora plegada y los
equipos informticos electorales de voto electrnico. Luego, firman el respectivo cargo de
recepcin y verifica conjuntamente con el presidente de mesa la cantidad de hologramas
recibidos en cada mesa de sufragio.
Verifica que dentro del material electoral (paquete de instalacin) de las mesas a su cargo se
encuentren los dispositivos electrnicos, tarjetas de administracin y tarjeta de activacin.
En caso que el presidente de mesa comunique la falta de material electoral, solicita dichos
materiales al personal de la ONPE responsable del local.
El personal de la ONPE realiza la revisin de la operatividad de los equipos informticos
electorales. De acuerdo con el documento que precisa cmo ejecutar la habilitacin y puesta
en funcionamiento de los equipos para el voto electrnico.
NOTA
124
Tablet: utilizada por los miembros de mesa para identificar a los electores, accionar la
tarjeta de activacin e ingresar los datos de los resultados electorales.
Lectora de cdigo de barras: permite la lectura del cdigo de barras del DNI para
facilitar la identificacin de los electores.
La asistencia se realiza de acuerdo con la Cartilla de instruccin para miembros de mesa VE,
en este momento realiza el registro de asistencia de los miembros de mesa.
Pantalla touchscreen o tablet: permite al elector, de manera fcil, navegar entre las
diversas opciones de candidatos y ejercer sus preferencias electorales.
Cuaderno de Trabajo
125
126
Una vez instaladas las mesas de sufragio, se reporta al personal de la ONPE responsable
del local de votacin sobre la instalacin y los incidentes que se registren durante la
instalacin.
El personal de la ONPE responsable del local de votacin comunica al telfono previamente
asignado del centro de soporte y realiza 02 reportes:
Durante el sufragio
En la etapa de sufragio, se procede de acuerdo con lo indicado en la Cartilla de instruccin
para miembros de mesa, inicia con el ingreso de los electores al local de votacin portando
el DNI a partir de las 8:00 a.m, los orienta para que ubiquen el aula donde se han instalado
sus respectivas mesas de sufragio; para ello se hace uso de los documentos de orientacin.
Ordena las filas de los electores para que puedan ingresar al aula de votacin y mantn
despejados los pasadizos, orienta sobre la restriccin en el uso de dispositivos digitales
(telfonos celulares, cmaras fotogrficas o de video) dentro de la cmara secreta.
NOTA
Cuaderno de Trabajo
127
Concluido el sufragio
Realiza el cierre de las puertas del local de votacin a las 16:00 horas, los electores que
se encuentran dentro del local de votacin, pueden ejercer su derecho a voto; con el
presidente de mesa verifica la cantidad de hologramas a ser devueltos segn lo establece
la Cartilla de instruccin para miembros de mesa.
Impresin del acta de sufragio
Asiste al miembro de mesa y efecta las indicaciones de la gua tcnica del sistema de
votacin electrnica para la impresin de las actas de sufragio, asiste a los miembros de
mesa en el tratamiento de los documentos electorales en la forma que indica la Cartilla de
instruccin para miembros de mesa.
Verifica que los tres miembros de mesa firmen las actas impresas antes de ser colocadas en
los sobres de colores.
Durante el escrutinio
Solicita a los miembros de mesa mantener abierta la puerta de las aulas, asiste a solicitud
de los miembros de mesa durante el escrutinio, de acuerdo con lo establecido en la Cartilla
de instruccin para miembros de mesa.
Corrobora que el miembro de mesa verifique lo siguiente:
Que el ingreso de las horas consignadas en las actas de instalacin y de sufragio son
las mismas que figuran en las actas correspondientes.
Que el total de ciudadanos que votaron no supere el nmero de electores hbiles que
corresponde a esa mesa.
128
Cuaderno de Trabajo
129
CLV/
RLV
de
CM/
CTM
Entrega de nforas
Revisin del material
Llenado de las actas
instalacin
Instalacin
Orienta a
electores.
Brinda asistencia
electoral a
miembros
de mesa con
especial atencin
a las mesas
crticas.
CM/
CTM
Escrutinio
Brinda
asistencia
electoral.
Monitorea
el
desarrollo
del
escrutinio.
Coordina el
cierre de las
puertas.
CM/
CTM
Atiende el
requerimiento del
material de reserva.
Atiende a los
fiscalizadores del JEE,
JNE, representantes
del Ministerio
Pblico, observadores
y medios de
comunicacin.
CLV/
RLV
Conteo de votos
Uso de hoja borrador
Llenado de actas de escrutinio
Autoriza el
ingreso de
electores.
CLV/
RLV
Votacin
Llenado de actas de sufragio
Sufragio
Caso prctico
130
( )
( )
( )
( )
( )
( )
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en el
proceso Repliegue del material electoral se encuentran definidos
en los procedimientos, es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el eficaz desarrollo del proceso. A continuacin se
presenta una breve descripcin de las tareas.
Enva
Proporciona
Cuaderno de Trabajo
131
132
Cuaderno de Trabajo
133
ENTRADA
Traslado de documentos,
materiales electorales y EIE
(JEL)
Traslado con la
PNP y JEE
Sobres rojos,
morados y
anaranjados
Centro de
cmputo
Sobres
celeste y
verdes
JEE
JNE
Sobres
plomos
Centro de
cmputo
Recepcin de documentos
electorales en las lneas de
recepcin de la ODPE/ORC
SALIDA
Internamiento del material
replegado en el almacn de la GGE
Entrega de documentos
y material electoral al
comisionado
Ordenamiento
Sobres plomos,
morados y anaranjados
Cartilla de sobres con
hologramas
Denuncias
Cabinas
nforas
Cajas de restos
electorales
Recepcin de material de
reserva, material electoral y
EIE en el almacn de la ODPE
DOCUMENTOS DE RME
El proceso de repliegue de material electoral y documentos electorales
(RME) est sustentado en procedimientos, instructivos, formatos y otros
documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Repliegue de material electoral, equipos informticos y documentos
electorales
INSTRUCTIVOS
Repliegue de los documentos, equipos informticos y materiales
electorales desde los locales de votacin hasta la sedes de las ODPE de
provincias, JEE y JNE
Repliegue de los documentos, equipos informticos y materiales
electorales desde los locales de votacin hasta las sedes de las ODPE de
Lima Metropolitana y Callao JEE, JNE y ONPE
Acondicionamiento para la recepcin de documentos electorales en la
sede de la ODPE
Repliegue de hologramas de sufragio
FORMATOS
Hoja de ruta para el repliegue de sobres plomos por entregas a la sede
de la ODPE
Hoja de ruta para el repliegue de documentos electorales a la ODPE de
Lima metropolitana y Callao
134
OTROS DOCUMENTOS
Acondicionamiento de nforas y cajas para el repliegue de documentos
electorales
Plan de accin para las ODPE
NOTA
NOTA
Cuaderno de Trabajo
135
Material de sufragio
Es el material electoral que se utiliza el da de la jornada electoral para la
instalacin de la mesa de sufragio, la votacin y el escrutinio. Incluye las cdulas
de sufragio , formatos de actas electorales , lista de electores, hoja de control de
asistencia de miembros de mesa, formatos diversos, tiles para la mesa de sufragio
(lapiceros, tampones, etiquetas, sobres), nfora y cajas para restos electorales.
136
Documentos electorales
Son todos los documentos generados durante el da de las elecciones en cada
mesa de sufragio. Se incluyen el acta electoral, la lista de electores y la hoja de
control de asistencia de miembros de mesa.
Sobres de colores
Son los recipientes plsticos para proteger las actas electorales durante el traslado
desde la mesa de sufragio hasta su destino final. Para diferenciar el destino de cada
acta, se utilizan sobres de colores: plomo, celeste, verde, rojo y morado. Tambin se
utiliza el sobre anaranjado para colocar la lista de electores, la hoja de control de
asistencia de miembros de mesa/relacin de miembros de mesa no sorteados y la
cartilla sobre de hologramas.
Material de reserva
Es el que se utiliza para reemplazar algn material defectuoso o faltante en las
mesas de sufragio.
Restos electorales
Son los materiales sobrantes en la mesa de sufragio. Se incluyen las cdulas
de sufragio no utilizadas y las que fueron destruidas despus del escrutinio, las
actas electorales no utilizadas o destruidas, las hojas borrador, los formatos no
utilizados y los tiles de la mesa de sufragio (lapiceros, tampones, etiquetas
sobrantes, sobres).
Cuaderno de Trabajo
137
138
Repliegue va terrestre
Se realiza desde las sedes de las ODPE
Provincias hacia la Gerencia de Gestin
Electoral (GGE) y desde los locales de
votacin de Lima y Callao hacia la Gerencia
de Gestin Electoral.
Repliegue va area
Se ejecuta desde las sedes
ODPE a la Gerencia de Gestin
Electoral.
Cuaderno de Trabajo
139
140
Actividades posteriores al
repliegue del material electoral y
de los documentos electorales
Una vez culminado el repliegue, en
el almacn temporal, el personal
de la Gerencia de Gestin Electoral
recibe y verifica la cantidad de
cajas y paquetes del material
replegado, de acuerdo con los
recibos de devolucin de material y
documentos electorales, en calidad
de custodia.
Cuaderno de Trabajo
141
142
Cuaderno de Trabajo
143
NOTA
Repliegue de
documentos,
equipos
informticos
y materiales
electorales
Equipos
informticos
electorales
ODPE/ORC
Material de
reserva
Centro de
cmputo
Sobres
plomos
Materiales
electorales
JEE
JNE
verdes
Sobres
celestes y
Material
electoral
El coordinador de
operaciones ordena:
Sobres plomos,
rojos, morados y
anaranjados
Cartillas-sobres de
hologramas
Denuncias electorales
Cabinas
nforas
Caja de restos
electorales
El jefe de ODPE/
ORC con el apoyo
del coordinador de
operaciones hace
entrega al comisionado
de la GGE.
ORDENAMIENTO
Laptop
Impresora
Mdem USB y otros similares
Cabina
nfora
Restos electorales
Documentos,
equipos
informticos
y materiales
electorales
replegados
NOTA
Almacn
GGE
Equipos
informticos
electorales
Centro de
cmputo
anaranjados
morados y
Sobres rojos,
LNEAS DE RECEPCIN
Ordenamiento
de los
documentos,
equipos
informticos
y materiales
electorales.
Centro de acopio
REPLIEGUE
Documentos
electorales
Caso prctico
144
FINANZAS (FIN)
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en el
proceso Finanzas se encuentran definida en los procedimientos, es
importante que revise detenidamente los documentos del Sistema
de Gestin de la Calidad con el objetivo de ejecutar el eficaz
desarrollo del proceso. A continuacin se presenta una breve
descripcin de las tareas.
Cuaderno de Trabajo
145
Firman
146
Cuaderno de Trabajo
147
Habilitacin de fondos
Apertura de fondo fijo de
caja chica
Control y reposicin de
fondo fijo de caja chica
Ejecucin de gastos
Pago a locadores de
servicios
Documentos sustentatorios
y especficas de gastos
Devolucin de efectivo por
menor ejecucin de gasto
Conciliacin bancaria y
seguimiento de cheques
Ejecucin de gasto
Presupuesto
ENTRADA
Retencin
de
cuarta
categora a locadores
Rgimen de retencin
aparte IGV
Rgimen de detracciones
COA
Obligaciones tributarias y
operaciones recprocas
FLUJO DE FINANZAS
Registro de la rendicin
en el SIAF
SALIDA
DOCUMENTOS DE FIN
El proceso de finanzas (FIN) est sustentado en directivas, procedimientos,
instructivos, formatos y otros documentos tales como:
DIRECTIVA
Rendicin de cuentas de los fondos otorgados bajo la modalidad de encargos
a las OD PE para la ejecucin de las elecciones
Otorgamiento de viticos en comisin de servicios y rendicin de cuentas
Ejecucin, rendicin y reposicin del fondo de caja chica
PROCEDIMIENTO
Rendicin de cuentas de las ODPE
INSTRUCTIVO
Ejecucin presupuestal y rendicin de cuentas de las ODPE
Otorgamiento de viticos por comisin de servicios a nivel nacional e
internacional y rendicin de cuentas
FORMATOS
OTROS DOCUMENTOS
Plan de accin para las ODPE
NOTA
148
El proceso de finanzas rene todas las actividades para la ejecucin presupuestal, as como
para la rendicin de cuentas parcial o final referida a la ejecucin de los gastos operativos,
respecto a los fondos entregados bajo la modalidad de encargos a las ODPE dentro del
marco de una eleccin, consulta popular o referndum.
Ejecucin de gastos
La ejecucin presupuestal de los fondos asignados a la ODPE implica el desarrollo de un
conjunto de actividades administrativas con este fin.
Las ODPE ejecutan los gastos en la modalidad de encargos, de acuerdo con los artculos
62., 63. y 64. de la Directiva de Tesorera N. 001-2007- EF/77.15. y de acuerdo con las
especficas de gasto establecidas para cada proceso.
Para ello, la ONPE mantiene una cuenta bancaria central de encargos que canaliza los
fondos a las cuentas bancarias de reversin de las ODPE.
La ejecucin de los gastos se realiza a travs de dos modalidades: cheques y efectivo.
Cuaderno de Trabajo
149
Cuenta bancaria
La ODPE maneja una cuenta bancaria de reversin exceptuada del SIAF en la que se le
habilitan fondos para la ejecucin del presupuesto asignado. Funciona mediante giro de
cheques debitados directamente de la cuenta centralizadora.
Retenciones
Las obligaciones tributarias retenidas a los locadores y las retenciones del IGV se informan
a la Gerencia correspondiente, con los documentos sustentatorios adjuntos. Igualmente,
para la presentacin de la Confrontacin de operaciones autodeclaradas-COA, se enva
el aplicativo correspondiente y se incluye la documentacin necesaria.
150
Aplicacin
de detracciones
Rendicin de cuentas
Comprende las actividades de la ODPE para dar cuenta de los gastos de la oficina y del
personal contratado.
Cuaderno de Trabajo
151
152
Cuaderno de Trabajo
153
Recepcin de documentos
sustentarios del gasto
Jefatura de
contabilidad ONPE
Levanta las
observaciones
Prepara la rendicin
de cuentas para
el envo al rea de
Contabilidad
Observaciones
Revisin del
expediente
ONPE
Caso prctico
Menciona las actividades del proceso de finanzas a cargo del jefe de la ODPE en forma
conjunta con el coordinador administrativo cuando se desplaza a la circunscripcin
asignada.
154
LOGSTICA (LOG)
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en el
proceso Logstica se encuentran definidos en los procedimientos,
es importante que revise detenidamente los documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo de ejecutar el
eficaz desarrollo del proceso. A continuacin se presenta una
breve descripcin de las tareas.
Realiza
Cuaderno de Trabajo
155
156
Cuaderno de Trabajo
157
Generacin de
requerimiento
de compra o
servicio
Requerimiento
de transferencia
de partidas
Estudio de
posibilidades
que ofrece el
mercado
Requerimiento
de habilitacin
presupuestal
Certificado
de crdito
presupuestal
Indagacin de mercado
Requerimiento de contrataciones a los proveedores
Evaluacin de cotizaciones
Anlisis y
evaluacin de
mercado
Generacin de
requerimiento de
compra o servicio
ENTRADA
Requerimiento de
bienes y servicios
Aprobacin del
expediente de
contratacin
Elaboracin
y
aprobacin
de bases
Formalizacin
contractual
FLUJO DE LOGSTICA
SALIDA
Bien o servicio
adquirido
Formalizacin
contractual
Suscripcin
de documento
contractual
DOCUMENTOS DE LOG
El proceso de logstica (LOG) est sustentado en procedimientos, instructivos,
formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Contratacin de bienes y servicios
INSTRUCTIVO
Contratacin de bienes, servicios de las ODPE con cargo a los presupuestos
de los procesos electorales y consultas populares
FORMATOS
Pedido de compra/ Servicio-ODPE
Autorizacin de transferencia de partidas - ODPE
Solicitud de cotizacin
Cuadro comparativo de precios
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado - ODPE
Declaracin jurada de cumplimiento de TR
Autorizacin de certificacin de crdito presupuestario - ODPE
Orden de compra ODPE
Orden de servicio ODPE
Aprobacin de expediente - ODPE
Acta de instalacin y elaboracin de bases- ODPE
Aprobacin de bases - ODPE
Acta de evaluacin y otorgamiento de la buena pro
OTRO DOCUMENTO
Plan de accin para las ODPE
NOTA
158
Cuaderno de Trabajo
159
160
Formalizacin contractual
La relacin contractual con los proveedores se formaliza mediante la notificacin de la
orden de servicio (si se trata de contratacin de servicios) o la orden de compra (si se trata
de la compra de un bien).
Dependiendo de la complejidad, sofisticacin, especializacin o trascendencia del objeto de la
contratacin, la formalizacin contractual puede realizarse mediante la firma de un contrato.
En este caso el proveedor adjudicatario debe entregar algunos documentos adicionales (copia
simple de la vigencia de poder del representante legal de la empresa o copia de la partida
registral que acredite a propiedad del inmueble en caso de tratarse de un alquiler.)
Cuaderno de Trabajo
161
Formalizacin contractual
Para los casos de adjudicacin de menor cuanta, la formalizacin se realiza mediante la
emisin de la orden de servicio u orden de compra segn corresponde. En casos de alquiler
de local s se requiere la suscripcin de un contrato.
El proveedor seleccionado debe ser notificado en un plazo no mayor a cuatro das hbiles
siguientes a la presentacin.
162
Cuaderno de Trabajo
163
LOGSTICA
164
Recibir el requerimiento de
bienes y servicios
Formalizacin contractual
Caso prctico
Detalla las actividades del coordinador administrativo para la indagacin de mercado.
Cuaderno de Trabajo
165
RECURSOS HUMANOS
(RR.HH)
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en
el proceso Recursos Humanos se encuentran definidos en los
procedimientos, es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el eficaz desarrollo del proceso. A continuacin se
presenta una breve descripcin de las tareas.
Genera
166
Cuaderno de Trabajo
167
168
Pedido de servicio
de la ODPE
ENTRADA
Generacin de planillas
Entrega de constancias de servicio y copia
de contrato
Recepcin del CV
Actividades preliminares
SALIDA
Personal de ODPE
contratado al 100%
DOCUMENTOS DE RR.HH.
El proceso de Recursos Humanos (RR.HH.) que se ejecuta en la ODPE/
ORC est sustentado en procedimientos, instructivos, formatos y otros
documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Contratacin de locacin de servicios en la ODPE
FORMATOS
Declaracin jurada para locador de servicio
Acuerdo de confidencialidad
Trmino de referencia para locacin de servicios
Contrato de locacin de servicios - ODPE
Declaracin jurada de uso de correo electrnico
OTROS DOCUMENTOS
Consideraciones adicionales para la contratacin de servicios en las
ODPE
Plan de accin para las ODPE
NOTA
Cuaderno de Trabajo
169
La finalidad de los responsables del proceso de recursos humanos de la ONPE es que los
colaboradores (grupos ocupacionales) se encuentren satisfechos con su funcin y que, por
lo tanto, se esfuercen por cumplir las metas planteadas por la institucin.
Durante el desarrollo del proceso se ejecutan actividades orientadas a la gestin de los
recursos humanos: seleccin, contratacin, pago, capacitacin y evaluacin del personal.
A continuacin se detallan las actividades que se desarrollan durante el proceso:
170
Cuaderno de Trabajo
171
Si cumple con los trminos de referencia (TDR), se genera la base de datos de acuerdo
con las indicaciones de la Gerencia Corporativa de Potencial Humano.
Luego evala los resultados del Registro de Organizaciones Polticas (ROP), Registro
Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC), Registro de Deudores Alimenticios
Morosos (REDAM), Registro Nacional de Sanciones de Destitucin y Despido (RNSDD),
multas electorales, Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administracin Tributaria
(SUNAT) y nepotismo verificado por el ADRH y finalmente el comit de seleccin elabora
un informe dirigido al jefe de la ODPE con la relacin de los postulantes aptos en estricto
orden de mrito, que debe contener la calificacin obtenida y debe estar firmado por todos
los miembros del comit de seleccin. Una vez que el jefe recibe este informe lo remite a la
Gerencia Corporativa de Potencial Humano y si est aprobado el jefe recepciona la relacin
de los locadores aptos a travs de memorando.
La relacin de los locadores seleccionados se publica en el local de la ODPE informando la
fecha de la suscripcin del contrato y la incorporacin del personal a sus labores.
Cuaderno de Trabajo
173
174
NOTA
Elaboracin de
la relacin de
postulantes
Evaluacin de CV
Suscripcin del
contrato
Recepcin de CV
Locadores de servicios
RECURSOS HUMANOS
Caso prctico
El coordinador administrativo, al formar parte del comit de seleccin (CDS), es
responsable de revisar los currculum vitae (CV) de los postulantes y verificar que
cumplan con los trminos de referencia.
Detalla las actividades posteriores a esta actividad.
Cuaderno de Trabajo
175
TA R E A S D E L CO O RD IN A D OR A D M IN ISTRATIVO
Las actividades que cumple el coordinador administrativo en
el proceso Cierre de la ODPE se encuentran definidos en los
procedimientos, es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el eficaz desarrollo del proceso. A continuacin se
presenta una breve descripcin de las tareas.
Paga
la
Gerencia de Administracin segn lo establecido en el procedimiento correspondiente.
Devuelve
176
Cuaderno de Trabajo
177
178
Cierre de la oficina
distrital/ CCPP a cargo
del coordinador distrital
o coordinador de centro
poblado
ENTRADA
JEL
RME
SCE
Transferencia de
documentos de la ODPE
al archivo de gestin
de las ODPE de acuerdo
con el instructivo
Son otorgados por las
gerencias respectivas
y comunicados a la
GOECOR por el SGD
Acervo
Documental
Cierre de la sede
de la ODPE
Deshabilitacin de
la sede de la ODPE
SALIDA
DOCUMENTOS DE CIO
El proceso de cierre de la ODPE (CIO) est sustentado en procedimientos,
instructivos, formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Cierre de las ODPE y de las oficinas distritales/centros poblados
INSTRUCTIVO
Taller de evaluacin del plan de accin de la ODPE
Cierre y deshabilitacin del centro de cmputo
Transferencia de documentos de las ODPE al archivo de gestin de las ODPE
Deshabilitacin de la ODPE y/o oficinas distritales/centros poblados
FORMATOS
Cargo de recepcin de documentos de las ODPE
Registro de observaciones de documentos en transferencia
Relacin de entrega de documentos de las ODPE
Control de temperatura y humedad
Control del mantenimiento de deshumedecedores
Control del mantenimiento de termohigrmetros
Cargo de entrega de hologramas
Cierre final de la sede ODPE
Acta de cierre del centro de cmputo
Acta de conformidad de formateo
Autorizacin y confirmacin de repliegue de personal de cmputo
Conformidad de recepcin del acervo documentario y documentos
administrativos
Hoja de ruta del cierre de operaciones de la ODPE
Conformidad de SGOED
OTROS DOCUMENTOS
Estructura del informe final del centro de cmputo
Esquema del informe final de gestin de la ODPE
Estructura del informe final de actividades del CD
NOTA
Cuaderno de Trabajo
179
Es el ltimo proceso que se ejecuta en la ODPE y consiste en dar trmino a todas las
actividades electorales. Se inicia con la clausura de las oficinas distritales y de centro
poblado para dar paso al cierre de la ODPE. Una vez producido el cierre, el siguiente paso
es la entrega del acervo documentario generado durante el proceso electoral, que se
ejecuta en la sede central de la ONPE cuyo responsable es el jefe de la ODPE.
180
Cuaderno de Trabajo
181
Una vez concluido el taller de evaluacin y luego de culminadas las actividades finales
para el cierre, que incluye la organizacin y entrega de los documentos y materiales
electorales a la Gerencia de Gestin Electoral (GGE), el ordenamiento del acervo
documentario de la ODPE, la rendicin de cuentas parcial y final, as como el informe
final de esta oficina descentralizada.
Asimismo, se deshabilita el centro de cmputo y repliegan los equipos bajo la supervisin
del encargado de cmputo descentralizado con la firma de los documentos respectivos:
actas de desmontaje, inventario de equipos informticos, entre otros, debiendo supervisar
el resane de los ambientes, pintado de paredes y dems actividades finales que requieran
de coordinacin con el proveedor del servicio, el jefe de la ODPE y el dueo del local.
182
Cuaderno de Trabajo
183
OFICINA
D I S T R I TA L
Taller de evaluacin
segn el instructivo.
Cierre de la oficina
distrital / CCPP
Coordinador
distrital o de centro
poblado
Cierre de la sede
de la ODPE
Coordinador
administrativo
ONPE
Deshabilitacin de
la ODPE segn el
instructivo.
Transferencia de documentos
de la ODPE al archivo de
gestin de la sede Central
Encargado
de cmputo
descentralizado
Jefa de la
ODPE
CIER R E DE L A ODPE
Caso prctico
184
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )