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Flujo de las facturas a travs del RCF, tanto en el caso de facturas electrnicas como en papel
Registro contable de facturas. Flujo de las facturas a travs del RCF, tanto en el caso de facturas electrnicas como en papel

Segn se regula en el artculo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrnica y creacin del registro contable de facturas en el Sector Pblico, publicada en el BOE el 28 de diciembre de 2013, el proveedor que haya expedido la factura, ya sea en papel o
electrnica, por los servicios prestados o bienes entregados a cualquier Administracin Pblica, tendr la obligacin, a efectos de lo dispuesto en esta ley, de presentarla , en un registro administrativo en los los trminos previstos en el artculo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, en el plazo de treinta das desde la fecha de entrega efectiva de las mercancas o la prestacin de servicios.
A travs del siguiente esquema se explica el flujo completo de las facturas a travs del registro contable de facturas, segn se prev en el proyecto de ley de impulso de la factura electrnica y creacin del registro contable de facturas en el sector pblico, y en el proyecto de Orden por la que
se regulan los requisitos funcionales y tcnicos del registro contable de facturas.

(1) El proveedor que expide la factura la presentar en un registro administrativo. En el caso de facturas electrnicas el proveedor las presentar a travs del Punto general de entrada de facturas electrnicas correspondiente a la Administracin pblica, el cual estar conectado con un
registro administrativo electrnico en el que se realizar el correspondiente asiento registral. En ambos casos, factura electrnica o en papel, el registro administrativo (no confundir con el registro contable de facturas) generar el correspondiente acuse de recibo.
(2) El registro administrativo en el que se reciba la factura la remitir inmediatamente a la oficina contable competente para la anotacin en el registro contable de facturas. Cuando se trate de facturas electrnicas, este proceso se realizar de forma electrnica. Las facturas electrnicas
presentadas en el correspondiente punto general de entrada de facturas electrnicas, sern puestas a disposicin o remitidas electrnicamente, mediante un servicio automtico proporcionado por dicho punto, al registro contable de facturas que corresponda en funcin de la oficina contable
que figura en la factura.
(3) La anotacin de la factura en el registro contable de facturas dar lugar a la asignacin del correspondiente cdigo de identificacin de dicha factura en el citado registro contable, que la acompaar en su tramitacin. En el caso de las facturas electrnicas dicho cdigo ser comunicado al
Punto general de entrada de facturas electrnicas.
(4) La oficina contable que haya efectuado la anotacin de la factura recibida, electrnica o en papel, en el respectivo registro contable de facturas la remitir al rgano gestor destinatario de la misma, a travs de la unidad tramitadora correspondiente, dejando constancia en el registro
contable de facturas de la fecha y hora del acuse de recibo por la unidad tramitadora, que habr de pronunciarse sobre la conformidad o devolucin de la factura recibida, de lo que se dejar constancia en dicho registro. En el caso de las facturas electrnicas, el registro contable de facturas
pondr a disposicin de las correspondientes unidades tramitadoras las facturas registradas, que, si disponen de un sistema de gestin econmico-presupuestario preparado para ello, las recibirn en su respectivo sistema utilizando los servicios que, a tal efecto, provee el registro contable de
facturas.
(5) Conformidad/Devolucin: La unidad tramitadora destinataria de la factura expresar su conformidad o disconformidad con la misma accediendo directamente al registro contable correspondiente o a travs de su propio sistema de gestin en el caso de que este ltimo pueda hacer uso de
los servicios provistos a tal fin por el registro contable de facturas.
(6) La tramitacin, en caso de conformidad, del reconocimiento de la obligacin por el rgano gestor y el asiento en contabilidad de la obligacin reconocida y de la propuesta de pago identificarn las facturas objeto de la propuesta a travs de los correspondientes cdigos de identificacin
asignados en el registro contable de facturas. La contabilizacin de la obligacin reconocida en el Sistema de informacin contable provocar un cambio de estado automtico de la factura en el registro contable de facturas que pasar a estar en estado de obligacin reconocida.
(7) La anotacin en el Sistema de informacin contable del pago material de la correspondiente operacin, igualmente provocar un cambio de estado automtico de la factura en el registro contable de facturas que pasar a estar en estado de pagada.
(8) La oficina contable, a travs del registro contable de facturas, efectuar requerimientos peridicos de actuacin respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de obligacin, que sern dirigidos a los rganos gestores competentes.
(9) La oficina contable, a travs del registro contable de facturas, elaborar un informe trimestral con la relacin de las facturas con respecto a los cuales hayan transcurrido ms de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligacin por los
rganos competentes. Este informe ser remitido dentro de los quince das siguientes a cada trimestre natural del ao al rgano de control interno.

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