CENTRO AGROFORESTAL Y

ACUICOLA ARAPAIMA
TECNICO EN ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA 2015.
LEY 594 DE 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVO
ARTICULOS DEL 21 AL 30

TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artculo 21.
Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes,
en cuya aplicacin debern observarse los principios y
procesos archivsticos.

PARAGRAFO:
Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede
garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de
los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Artculo 22.
Procesos Archivsticos. La gestin de
documentos dentro del concepto de
Archivo
Total, comprende procesos tales
como la produccin o recepcin, la
distribucin,
la
consulta,
la
organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.

Artculo 23.

Formacin de archivos: Teniendo

en cuenta el ciclo vital de los documentos los
archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la
documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten.
Su circulacin o trmite se realiza para dar
respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan
documentos transferidos por los distintos archivos
de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta
no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se
transfieren
desde
el
archivo
central
los
documentos
de
archivo
de
conservacin

Artculo 24.

Obligatoriedad de las tablas de

retencin. Ser obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de
retencin documental.

Artculo 25.

De los documentos contables,

notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs
del Archivo General de la Nacin y el del sector
correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarn lo relacionado con los
tiempos de retencin documental, organizacin y
conservacin de las historias clnicas, historias
laborales, documentos contables y documentos
notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a
los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios pblicos.

Artculo

26.

Inventario
Documental. Es obligacin de las
entidades
de
la
Administracin
Pblica elaborar inventarios de los
documentos
que
produzcan
en
ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases.

TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS
DOCUMENTOS
Artculo 27. Acceso y consulta de los
documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos pblicos y a
que se les expida copia de los mismos, siempre
que dichos documentos no tengan carcter
reservado conforme a la Constitucin o a la Ley.
Las autoridades responsables de los archivos
pblicos y privados garantizarn el derecho a la
intimidad personal y familiar, honra y buen
nombre de las personas y dems derechos
consagrados en la Constitucin y las leyes.

Articulo 28. la Ley 57 de 1985, el cual quedar

as: "La reserva legal sobre cualquier documento
cesar a los treinta aos de su expedicin.
Cumplidos stos, el documento por este slo
hecho no adquiere el carcter histrico y podr
ser consultado por cualquier ciudadano, y la
autoridad que est en su posesin adquiere la
obligacin de expedir a quien lo demande copias
o fotocopias del mismo".
Artculo 29. Restricciones por razones de
conservacin. Cuando los documentos histricos
presenten deterioro fsico manifiesto tal que su
estado de conservacin impida su acceso
directo, las instituciones suministrarn la
informacin contenida en estos mediante un
sistema de reproduccin que no afecte la
conservacin del documento, certificando su
autenticidad cuando fuere del caso.

TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos.
Slo por motivos legales las entidades del
Estado podrn autorizar la salida temporal
de los documentos de archivo.