658.022-F634d-Capitulo IV

Captulo IV
CAPITULO IV
DISEO DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS QUE
CONTRIBUYA A LA DETERMINACIN DE COSTOS DE LAS
MEDIANAS
EMPRESAS
DISTRIBUIDORAS
DE
PRODUCTOS
QUMICO FARMACUTICOS DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

A. Generalidades
Con el propsito de superar la falta de una efectiva herramienta de un modelo de
control de inventarios que contribuya en la determinacin de costos en las medianas
empresas Distribuidoras de Productos Qumicos Farmacuticos en el municipio de
San Salvador, se ha diseado un modelo de control de inventarios con el cual se
lograr mejorar los controles contables sustancialmente, mediante el registro
oportuno y adecuado de los inventarios y que al final se obtenga como producto la
informacin necesaria para una mejor toma de decisiones.
B. Objetivos de la Propuesta
1. Objetivo General
Disear un modelo de control de Inventarios que contribuya a la determinacin de

costos
en
las
Medianas
Empresas
Distribuidoras
de
productos
Qumico
Farmacuticos del Municipio de San Salvador.
2. Objetivos Especficos
Facilitar polticas y procedimientos para el control y manejo de inventarios, con
el fin de asegurar que estos sigan un orden en la compra, recepcin y
almacenamiento de los productos.
Proporcionar los lineamientos para la elaboracin de los presupuestos, como
elementos de planificacin de inventarios con el fin de constituir una
herramienta til de control de costos.
92
Captulo IV
Contribuir a la toma de decisiones gerenciales mediante la identificacin de

los tipos de costos de inventarios.
C. Importancia de la Propuesta
La importancia radica en la contribucin a las medianas empresas distribuidoras de
productos qumicos farmacuticos de un modelo del que se propone el control y
manejo eficiente de inventarios para propiciar la determinacin de los costos.
El control de los inventarios resulta de vital importancia, para la toma de decisiones,

control de desempeo, organizacin eficiente y capacitacin al personal de la
empresa; dado que la falta de este puede causar un fuerte impacto en las utilidades
de la empresa, con un adecuado control y manejo de los inventarios la empresa
puede hacer frente a las demandas de sus productos y de esta manera incrementar
las ventas.
D. Justificacin de la Propuesta
Mediante la investigacin de campo se determin que las medianas empresas
distribuidoras de productos qumico farmacuticos del Municipio de San Salvador; no
cuentan con algunos controles de inventarios para la determinacin de costos, pues
los controles actuales adems de ser incompletos no garantizan que los mismos
aporten informacin exacta, debido a que presentan las siguientes deficiencias:
polticas incompletas al control de los inventarios, falta de presupuestos relacionados
a inventarios, procedimientos no definidos para la recepcin de los productos, falta
de registros de productos daados y obsoletos en el perodo contable; es por ello
que con el modelo propuesto se espera mejorar la calidad y complementar los
controles existentes, mediante el ordenamiento y registro sistematizado y oportuno
de la informacin, de forma tal que se reduzcan los riesgos de inventarios
relacionados a la escasez, excesos, faltantes, deterioro, obsolescencia, lo que
redundara en los efectos de los costos y por ende en la reduccin de las utilidades
93
Captulo IV
de estas empresas. Adems, se espera que con la implementacin de dicha

propuesta que la gerencia cuente con la informacin adecuada y oportuna para la
toma de decisiones estratgicas para el negocio.
Dada la magnitud de los inventarios de estas empresas clasificados por materiales

de empaques secundarios, productos maquilados y productos terminados, deben
contar con instrumentos que faciliten y les permita un control eficiente de los mismos,
por medio de procesos y procedimientos desde que se inicia la negociacin de la
compra con los proveedores hasta la colocacin de los productos en las bodegas
correspondientes, as como el control y manejo interno en las diferentes reas
involucradas.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien
estructurados no garantiza que vayan a cubrir las necesidades de informacin, si no
son alimentamos con informacin real y constante.
E. Beneficios del Modelo de Control de Inventarios

Contribuir en la obtencin de informacin oportuna y confiable para la toma
de decisiones.
Se podr mediante el control de los inventarios facilitar el proceso de control

de compras.
Permitir la coordinacin entre las diferentes reas de la empresa.

F. Caractersticas del Modelo
El modelo es flexible porque puede estar sujeto a cambios de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Es una gua, que permite orientar a los empleados de la empresa a realizar el

trabajo de control en una forma lgica.
94
Captulo IV
Es de tipo proactivo debido a que los resultados del control sirven para tomar
las medidas necesarias en las operaciones futuras de la empresa mediante el
la determinacin de los costos.
G. Esquema del Modelo

Introduccin
El esquema del Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinacin
de Costos, en las Medianas Empresas Distribuidoras de productos Qumico
Farmacuticos del Municipio de San Salvador, se ha diseado en cuatro etapas
como se detalla a continuacin:
La primera etapa se denomina Proceso de obtencin de inventarios esta se

clasifica en cuatro procesos que son: primero identificacin y evaluacin de
necesidades de inventarios, segundo negociacin, tercero autorizacin de compras y
el cuarto es la compra. La identificacin y evaluacin de necesidades de inventarios
se considera importante para el proceso de obtencin de inventarios, es por ello que
en este proceso se desarrollan diferentes aspectos relacionados con la planificacin,
produccin, insumos y proveedores; en el proceso de negociacin se pactan precios,
cantidad, calidad, y fechas de entrega, es por eso que se ha desarrollado
procedimientos que ayuden a la negociacin con los proveedores de la empresa; en
el proceso de autorizacin de compras se esquematiza un procedimiento para dicha
autorizacin y en el ltimo proceso de compra, se desarrolla el procedimiento para la
adquisicin y las polticas a considerar.
La segunda etapa se denomina Control de inventarios en esta etapa se incluyen

temas importantes relacionados al control, est dividida en tres partes: control fsico,
control contable y control financiero, esta clasificacin obedece a un orden lgico
iniciando con el control fsico debido a que este debe brindar seguridad en las
operaciones realizadas en el almacenaje, control de las existencias mediante el
95
Captulo IV
registro oportuno de las entradas y salidas del almacn, en fin todo lo relacionado al
control y manejo de inventarios. Como en toda empresa se necesita confiabilidad y
veracidad en la informacin para poder tomar decisiones de inversin, compra y
ventas, es por ello que en el control contable, se incluyen procedimientos para que
los encargados del control fsico en el almacn, compras, ventas y produccin
proporcionen la informacin sobre las operaciones realizadas al departamento
contable, la que servir para que los registros se realicen oportunamente en la
contabilidad. El control financiero comprenden los presupuestos, control de mximos
y mnimos, niveles de inversin y las razones financieras relacionadas a inventarios,
este control es importante para la empresa pues contribuye a tomar decisiones
gerenciales.
La etapa tres denominada Determinacin de costos est clasifica por los

mtodos de valuacin y medicin de inventarios, costos de inventario, determinacin
y valorizacin de costos. Los mtodos de valuacin y medicin de inventarios se
presentan mediante un esquema detallando cada uno de los mtodos aceptados por
las Normas Internacionales de Contabilidad y el Cdigo Tributario. En el desarrollo
de Costos de Inventarios se muestran en dos partes, en la primera parte se ha
desarrollado los costos de inventarios segn NIC los que son utilizados para la
valuacin de inventarios, y en la segunda parte se detallan los inventarios de gestin.
Para finalizar esta etapa se detalla cada uno de los costos directamente utilizados en
el proceso de acondicionamiento, de los que se necesita obtener la informacin para
la eficiente determinacin de los mismos.
La etapa cuatro Contribucin a la determinacin de Costos se ha diseado para

mostrar los beneficios que se obtienen al realizar el control eficiente, segn los
procesos
procedimientos
diseados
96
en
las
tres
etapas
anteriores.
Captulo IV
Esquema de un Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinacin de Costos,

en las Medianas Empresas Distribuidoras de Productos Qumico Farmacuticos del Municipio de
San Salvador.
IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE
NECESIDADES DE
INVENTARIOS
ETAPA I
PROCESO DE
OBTENCIN DE
INVENTARIOS
AUTORIZACIN
DE COMPRAS
NEGOCIACIN
COMPRA
ETAPA II
CONTROL Y
REGISTRO
CONTABLE
CONTROL
FSICO
d
d
d
d
CONTROL DE ENTRADAS
Y
SALIDAS
DE
INVENTARIOS
CONTROL EN EL MANEJO
DE INVENTARIOS
FORMATOS DE CONTROL
DE INVENTARIOS
POLTICAS

CONTROL
CONTABLE
DE
INVENTARIOS
DAADOS
Y
OBSOLETOS
REALIZACIN
DE
INVENTARIOS FSICOS
REGISTRO CONTABLE
DE INVENTARIOS.
CONTROL
FINANCIERO
s
s
s
s
s
PRESUPUESTOS
CONTROL DE MXIMOS
Y MNIMOS
NIVELES DE INVERSIN
TCNICAS DE ANLISIS
POLTICAS
ETAPA III
ETAPA IV
CONTRIBUCIN
A LA
FUENTE:
COSTOS DE LOS INVENTARIOS

DETERMINACIN DE COSTOS
t INFORMACIN SOBRE
INVENTARIOS
t INCORPORACIN DE LOS
COSTOS A LA CONTABILIDAD
FINANCIERA
DETERMINACIN
DE COSTOS
s
s
MTODOS
DE
VALUACIN Y MEDICIN
DE INVENTARIOS
DETERMINACIN
DE
COSTOS
t SUPERVISIN Y MONITOREO
EQUIPO DE TESIS
Plan de Implementacin
97
Captulo IV
ETAPA I
PROCESO DE
OBTENCIN DE
INVENTARIOS
IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE
NECESIDADES DE
INVENTARIOS
NEGOCIACIN
98
AUTORIZACIN
DE COMPRAS
COMPRA
Captulo IV
1. Etapa I. Proceso de Obtencin de Inventarios

En la presente etapa se desarrollan diferentes temas para evaluar la obtencin de los
inventarios.
1.1 Obtencin de Inventarios
En la siguiente figura se detallan los diferentes productos para la obtencin de
inventarios para el proceso de acondicionamiento.
Inventarios de Productos para Proceso de Acondicionamiento y su posterior Venta.
OBTENCIN
DE
INVENTARIOS
INVENTARIOS PARA
PROCESO
DE
ACONDICIONAMIENTO
MATERIALES DE EMPAQUES:
FRASCOS Y TAPAS
CAJAS
ETIQUETAS
OTROS
MAQUILAS:
FORMAS SLIDAS
FORMAS SEMISLIDAS
Tabletas,
tablecaps,
grageas,
grageatabs,
capsulas y
granulados
FORMAS LIQUIDAS
OTROS
Emblistados y
Celofanados
PRODUCTOS
TERMINADOS
LISTOS PARA
LA VENTA
Ungentos,
pomadas,
cremas y
gels
Elixires,
jarabes,
suspensiones,
soluciones y
tinturas
Figura 1
99
Captulo IV
1.2 Identificacin y Evaluacin de Necesidades de Inventarios

La identificacin y Evaluacin de necesidades de inventarios inicia desde el momento
en que se toma la decisin de producir un articulo nuevo o vigente para atender la
demanda del mercado, entonces, es necesario identificar las diferentes opciones de
proveedores, midiendo los aspectos cualitativos (calidad, garanta, tiempo de
entrega, etc.) y cuantitativos (precios y volumen o cantidad); todo con el propsito de
aprovisionarse con los insumos y materiales necesarios en la produccin en el
momento en que se necesitan y evitar con ello problemas de desabastecimiento que
puedan conllevar inclusive a la prdida de mercado.
La identificacin de necesidades de inventarios se determina de la siguiente manera:
Por medio de la Planificacin

Identificacin de insumos y proveedores.
1.2.1 Planificacin
La planificacin a corto plazo para la obtencin de inventarios es importante, ya que
constituye la base para proyectarse, prever y organizar sobre las necesidades de
inventarios en la empresa. La planificacin es elemental para tomar decisiones de
produccin, compra y venta.
A continuacin se detallan dos asuntos fundamentales que se debern concretar

para la planificacin de inventarios:
1. Cuando (en que momento) debe realizarse los distintos pedidos de

materiales
2. Cuanto debe pedirse de cada material al emitir un pedido
100
Captulo IV
Para dar respuesta a las interrogantes anteriores la administracin tendr que

considerar los siguientes factores:
Anlisis de la demanda.
Costos de los Inventarios.
Necesidades de los Insumos
Proveedores Locales o Exteriores
Duracin del plazo de Abastecimiento.
1.2.2 Identificacin Insumos y Proveedores

En la figura 2 se muestra el proceso por medio del cual se identifican los insumos y
proveedores que la empresa requiere para la obtencin oportuna de inventarios. El
proceso inicia con la planificacin, esta requiere de informacin sobre inventarios,
como son el consumo, las existencias, las ventas, los mximos y mnimos, los
costos, los precios de los productos y el abastecimiento de inventarios; despus de
analizar la informacin proporcionada sobre los inventarios se da paso a los
requerimientos al departamento de compras donde se encargarn de las
negociaciones y de evaluar las diferentes ofertas de proveedores, las cantidades, los
precios, etc. Para posteriormente concretizar la compra ya sea a proveedores locales
o exteriores. (Ver figura 2)
101
Captulo IV
Procedimiento para la Identificacin de insumos y proveedores

Planificacin de las
necesidades de
Inventarios
Informacin de
Inventarios
Figura 2

Consumo de Inventarios
Existencias Actuales
Venta Anual
Mximos y Mnimos
Costos Actuales
Precios de los Insumos
Abastecimiento
Requerimientos
Compra
Proveedores:
- Locales
- Externos
Fuente: Equipo de Tesis
1.3 Negociacin
En el proceso de obtencin de inventarios, la negociacin con los proveedores de la
empresa consiste en fijar precios, cantidades, calidad, cantidad, fechas de entrega
de las mercaderas, lugar de entrega de las mercaderas, formas y fechas de pago.
Para la buena negociacin, se debe tomar en cuenta que la obtencin de inventarios

esta debe ser justo a tiempo, compras eficientes y el trabajo en equipo que incorpore
proveedores de confianza que reduzca el riesgo de quedarse sin existencias.
La siguiente figura detalla asuntos importantes que ayudarn en la negociacin con

los proveedores.
102
Captulo IV
Negociacin
Jefe de compras
Crear un Registro de
proveedores aprobados
por la Gerencia, con las
descripciones
de
los
productos de cada uno.
Determina las
condiciones aceptables
en cuanto a fletes,
descuentos, tiempo
mnimo para la entrega
de la mercadera
Comunicar
compromiso
calidad
a
proveedores
el
de
los
Confianza
Comunicacin
Compromiso
Compra
Mantener una lista

actualizada de precios
de cada uno de los
productos
y
por
proveedor
Figura 3
103
Captulo IV
1.3.1 Procedimiento de Negociacin
Jefe de Compra
Determinar el proveedor
al que se realizar la
compra
Analiza precios, segn

archivo de proveedores
Negocia
precios,
cantidad y calidad de los
productos a comprar.
Determina condiciones
aceptables en cuanto a
fletes,
descuentos,
tiempo para la entrega
de la mercadera
Solicita cotizaciones a
tres de los proveedores
Proporciona
las
cotizaciones
a
la
Gerencia
para
la
respectiva autorizacin
104
Captulo IV
1.4 Autorizacin de Compras

El proceso de autorizacin de compras para la obtencin de inventarios depende de
la negociacin pactada con los proveedores, la gerencia recibe las requisiciones y/o
solicitudes de compra las que posteriormente son analizadas por la gerencia para su
aprobacin.
1.4.1 Procedimiento para la Autorizacin de Compras

Gerente General
Recibe
solicitudes
de
Compras para revisin y
autorizacin.
Analiza la disposicin para

proporcionar
calidad,
precios, cantidad, entregas
oportunas y servicio de los
proveedores.
Revisa orden de compra

con la cotizacin del
proveedor.
Autoriza la solicitud y la
compra.
105
Captulo IV
1.5 Compra
El objetivo de las compras en la empresa adems de la previsin de posibles
variaciones de la demanda, tiene la funcin de obtener factores productivos al menor
costo posible dentro de los estndares de calidad, debe de tenerse en cuenta
aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que pueden estar
sujetos los productos adquiridos.
Los factores que deben considerarse con relacin a la planeacin de las compras
son:
Cunto y cuando comprar en cada ocasin basados en Presupuestos
relacionados a los inventarios (compra y produccin)
Adecuarse a la Polticas de compra establecidas.
Funciones a realizar al gestionar las compras:

Estudio del Mercado en el que se encuentra
Realizacin de peticiones de oferta a los proveedores
Seleccin de Oferta
Ejecucin de Pedidos
Seguimiento de las ofertas y pedidos
Realizacin de reclamaciones, devolucin o anulacin de pedidos
Conocer las polticas de cada proveedor en cuanto a devoluciones.
106
Captulo IV
1.5.1 Procedimiento de Compra
Departamento de
Produccin
Emite solicitud de Compra

(Formato CI-02)
Remite solicitud al jefe de
compras.
Jefe de Compras
Recibe Solicitudes de Compra
Verifica en la informacin
sobre las existencias actuales,
para constatar la necesidad de
la compra (tomando en cuenta
la poltica de mximos y
mnimos)
Sigue el procedimiento
negociacin.
Recibe orden
autorizada.
de
de
compra
Enva orden de compra

autorizada
al
proveedor
seleccionado (va fax o e
mail).
107
Captulo IV
1.5.2 Polticas de Compra

Toda informacin sobre cotizaciones se manejar nica y exclusivamente por
los miembros del personal de compras en forma confidencial.
Se deber hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con la
entrega en la fecha convenida, se le cancelara la compra.
Las requisiciones, se podrn cotizar con tres proveedores como mnimo.
Solo se recibir mercadera de proveedores que estn de acuerdo a las
facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido.
No se recibirn mercaderas de los proveedores que no vengan acompaadas
de su factura de cobro original y orden de compra correspondiente.
Todo material, solicitado mediante requisicin por las unidades, deber estar
debidamente detallado y especificado, de lo contrario no se le dar el trmite
correspondiente.
Debern negociarse los descuentos por volmenes comprados
Debern pactarse los plazos de pago de las compras al crdito
No se recibirn obsequios, gratificaciones o cualquier tipo de invitaciones, que
puedan influir, de algn modo en la seleccin del proveedor.
Toda operacin de compra de materiales e insumos, deber estar considerada
en el presupuesto de compras y produccin.
Las compras sern presupuestadas anualmente, basadas en datos de aos
anteriores y en las proyecciones de la empresa.
El departamento de bodega deber hacer la requisicin de compras para los
materiales al tener una existencia del 20% de la ltima compra, tomando en
cuenta el ritmo del consumo y el plazo de entrega de los proveedores.
108
Captulo IV
ETAPA II
CONTROL
Y
REGISTRO
CONTABLE
CONTROL
FSICO
d CONTROL
DE ENTRADAS Y
SALIDAS DE INVENTARIOS
d CONTROL
EN EL MANEJO DE
INVENTARIOS
d FORMATOS
DE CONTROL DE
INVENTARIOS
d POLTICAS

CONTROL CONTABLE DE
INVENTARIOS DAADOS
Y OBSOLETOS
REALIZACIN DE
INVENTARIOS FSICOS
REGISTRO CONTABLE DE
INVENTARIOS
109
CONTROL
FINANCIERO
s PRESUPUESTOS
s CONTROL DE MXIMOS
Y MNIMOS
s NIVELES DE INVERSIN
s TCNICAS E ANLISIS
s POLTICAS
Captulo IV
2. Etapa II Control de Inventarios

El control de inventarios consiste en un trabajo tcnico y de procedimientos utilizados
para establecer y mantener las cantidades ptimas de materiales requeridas, para
que la empresa cumpla con sus objetivos.
2.1
Control Fsico
El control fsico consiste en la accin del control de las existencias reales y en

produccin y su comparacin con las necesidades presentes y futuras, teniendo en
cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas
para atender la demanda. Adems es necesario tener adecuados niveles de stock, a
continuacin se detallan las funciones de la gestin de stock:
Funciones de la Gestin de Stock:
Coordinar programas de venta, produccin y compras.

Establecer niveles de inventarios de cada producto en funcin de la
demanda.
Realizar el seguimiento sistemtico de los pedidos a los proveedores.

Conocer las existencias, entradas y salidas.
Asegurar que las peticiones de materiales sigan un orden adecuado,
evitando olvidos y retrasos en las entregas.
Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
110
Captulo IV
2.1.1 Control de Entradas y Salidas de Inventarios.
El control de las entradas y salidas de inventarios se llevar a cabo mediante

registros e informes peridicos que se relacionan con la compra, recepcin,
almacenamiento y entrega de los materiales. Los registros debern mostrar la
cantidad y el costo de los materiales pedidos a los proveedores, recibidos de stos,
almacenados y posteriormente entregados de manera que las existencias mostradas
en el Kardex computarizado de Inventarios estn correctamente registradas.
Como parte del control de las entradas y salidas de inventarios se detalla en la figura
5 considerando la necesidad de segregacin de funciones relativas a inventarios,
tales como adquisicin, recepcin y almacenaje; posteriormente a esto se muestra el
control para los materiales enviados a los Laboratorios Maquiladores en el que se
presenta mediante una figura el procedimiento y operacin de los materiales
enviados a los laboratorios y finalmente un procedimiento para el control de
Inventarios para detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco
movimiento.
111
Captulo IV
Compra
Recepcin
Almacenaje
Acondicionamiento
- Consiste en determinar los tipos y cantidades

de materiales que se requieren
- Y colocar la orden de compra, mantener la
vigilancia sobre la entrega oportuna del
material.
- Encargarse del envo de los materiales e
insumos comprados a los proveedores para
los laboratorios maquiladores.
- La aceptacin de los materiales recibidos, despus
que estos hayan sido debidamente contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden
de compra.
- Preparacin de informes de recepcin para
registrar y notificar la recepcin y aceptacin.
- La entrega o envo de los productos recibidos a los
almacenes determinados.
El control incluye lo siguiente:

- Comprobacin de las cantidades que se
reciben para determinar que son correctas.
- Facilitar almacenaje adecuado, como
medida
de
proteccin
contra
las
extracciones no autorizadas.
- Control de extraccin de materiales contra
la presentacin de autorizaciones de salida
para produccin
- Control en los envos de Materiales a los
laboratorios maquiladores.
- El control y prevencin de obsolescencia y
dao en las existencias de inventarios.
- La informacin adecuada sobre el
movimiento de la adecuacin y los
inventarios.
- Notificacin
rpida
sobre
productos
daados o averiados, de modo que las
cantidades y costos correspondientes de
los inventarios puedan ser debidamente
contabilizados.
Figura 4
112
Captulo IV
Control para los materiales enviados a los Laboratorios

Maquiladores
Para el control de los insumos enviados a los laboratorios se requiere de involucrar a
los departamentos de compras, produccin y almacn, para trabajar en coordinacin
con los proveedores y los laboratorios maquiladores. En la siguiente figura se sugiere
un procedimiento para dicho control.
Entrega
Proveedor
Maquilador
Informa
Informa
Requerimientos
Compras
Control de los
Materiales
Solicita
Recibe
Procede a
Maquilar, previa
orden de compra
Entrega
Gerente de
Produccin
(Acondicionamiento)
Despacho
Entrega
Figura 5
Segn el procedimiento mostrado en la figura 6, esta funcin de control obedece, a

la necesidad de satisfacer oportunamente los requerimientos de acondicionamiento,
optimizacin de espacios en las bodegas as mismo el pago de transporte por los
envos de los materiales e insumos a los laboratorios. El control de los materiales se
113
Captulo IV
preocupa de optimizar los requerimientos, va su satisfaccin en forma oportuna y

procura tener el conocimiento lo mas exacto posible de las existencias, el flujo de las
compras y el envo a los laboratorios, de los materiales e insumos necesarios para
las maquilas.
Control de Inventarios para detectar y gestionar los materiales

obsoletos, daados o de lento movimiento
En atencin a que pueden generarse prdidas de valor de los inventarios en el
proceso de las operaciones de la empresa, deben existir procedimientos
permanentes
que
permitan
identificar
las
existencias
con
problemas
de
obsolescencia, averiados o dao; a continuacin se sugieren los siguientes

procedimientos para el control antes mencionado:
Identificar y revisar los productos despus de recibirlos que estos estn en
buenas condiciones y sean los solicitados segn orden de compra; e informar
al jefe de compras en el caso de que se reciban productos daados para que
realice las devoluciones al proveedor (Ver Formato CI-03); dicha devolucin
se realizar a ms tardar en dos das hbiles posteriores a la recepcin.
Realizar revisiones cada tres meses especialmente a los productos con fecha
de vencimiento, e informar a la gerencia referente a los que se encuentran
prximos a vencer; cuando los productos presenten evidencia de dao fsico o
vencimiento se informar al departamento de contabilidad mediante formato
de baja de productos autorizada por la gerencia (Formato CI-04).
El personal de Contabilidad realizar y coordinar inventarios con el propsito
de comprobar que las existencias estn debidamente identificadas y detectar
a tiempo posibles prdidas por vencimientos y/o deterioro.
114
Captulo IV
En la siguiente figura se muestra el procedimiento de control para detectar y

gestionar los materiales daados y obsoletos, este procedimiento detalla las
funciones a realizar por los departamentos de bodega y contabilidad.
Procedimiento de Control de Inventarios para detectar y gestionar los

materiales daados y obsoletos
BODEGUERO
CONTABILIDAD
Recibe Productos
(Empaques, Productos
Farmacuticos)
INFORMES
Revisin de Productos
9 Productos
Realiza inspecciones en
las bodegas.
Recibidos con
averas
9 Productos con
corto vencimiento
9 Productos con
poco movimiento
Identificacin adecuada
de los productos
(Nombre y fecha de
Vencimiento)
Realiza Inventarios
Fsicos
Comprobacin
Verificacin
9 Productos con
corto vencimiento.
9 Adecuada
Identificacin de
productos
Figura 6
115
Captulo IV
2.1.2 Control en el Manejo de Inventarios

La importancia del control en el manejo de inventarios est en la eficiencia del buen
control interno. La siguiente figura muestra el control en el manejo de los inventarios,
el control en los procesos de gestin del almacenamiento, las ubicaciones de los
productos, informes, identificacin, separacin de mercaderas para laboratorios y
bodegas, tener la mercadera debidamente identificada teniendo en cuenta el ritmo
del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones.
Existencias
Almacenamiento
Control y
Registro de
Compras
Ubicaciones
Figura 7
116
Captulo IV
Proceso de Control en el Manejo de Inventarios

Control y Manejo de Materiales en el Almacenamiento
El jefe de bodega ser el responsable de mantener el control y manejo de los
materiales, segn los siguientes lineamientos:
Los
materiales
deben
ser
marcados
etiquetados
con
claridad,
identificndolos con el nombre y fecha de vencimiento. Sin lo anterior es fcil

colocar mal o perder los materiales.
Controlar las temperaturas adecuadas para cada tipo de materiales.
La entrega de materiales deben ser nicamente contra las requisiciones
autorizadas
Control y Manejo de las Ubicaciones de los Materiales
El jefe de bodega en coordinacin con el auxiliar sern los responsables de la

correcta ubicacin de cada uno de los productos en las bodegas.
Colocar los materiales recibidos adecuadamente en los estantes de las
bodegas correspondientes.
Organizar la bodega mediante zonificacin (ver ejemplos de zonificacin de
bodegas Figura 8 y 9).
117
Captulo IV
Ejemplo de Zonificacin e Identificacin de Bodegas
El siguiente ejemplo de zonificacin de Bodega para el control de los materiales y de

la bodega se presenta como una alternativa para la mejor identificacin de los
diferentes productos existentes.
Ejemplo de Zonificacin de Bodegas para el Control de Ubicaciones
Bodega # 1 de Materiales
Clasificar Productos
Cajas
Etiquetas
Dispensadores
Insertos, etc.
Nivel 1, Identificar con Letra A

Numerar Estantes
Estante 1
Nivel 2, Identificar con Letra B

Nivel 3, Identificar con Letra C
Nivel 4, Identificar con Letra D
Cajas para productos:

Ubicacin de los
Productos
Lnea A
Estante 1
Nivel A
Lnea B
Lnea C
Etiquetas para los

productos:
Estante 1
Nivel B
Lnea A
Lnea B
Figura 8
118
Captulo IV
Ejemplo de Zonificacin de Bodegas para el Control de Ubicaciones
Bodega # 2 de Productos Formulados o Maquilados
Clasificar Productos
Ampollas Inyectables
Ampollas Bebibles
Jarabes
Soluciones Bebibles
Tabletas
Capsulas
Grageas
Cremas
Nivel 1, Identificar con Letra A

Numerar Estantes
Estante 1
Nivel 2, Identificar con Letra B

Nivel 3, Identificar con Letra C
Nivel 4, Identificar con Letra D
Ampollas Inyectables:
Ubicacin de los
Productos
Estante 1
Nivel A
Lnea A (Vitaminas)
Presentacin 1
Estante 1
Nivel B
Lnea A (Vitaminas)
Presentacin 2
Estante 1
Nivel C
Lnea B (Antigripales)
Estante 1
Nivel D
Lnea C (Analgsico)
Figura 9
119
Captulo IV
Control y manejo de los Inventarios para el registro y

control de las Compras
Para el control de las compras como parte del control en el manejo de materiales, el
jefe de compras deber realizar las siguientes actividades:
Coordinar con los proveedores que las compras de materiales y materias
primas sean enviadas directamente a los Laboratorios Maquiladores.
Que los viajes de manejo de materiales siempre que sea posible, no debe
hacerse un viaje vaco, ejemplo: Al recoger los productos formulados o
maquilados a los laboratorios, llevar los pedidos a los clientes.
Para el control de los registros ser responsabilidad del departamento de

contabilidad:
Revisar el registro de las compras y devoluciones.
Revisar el costo de los productos registrados en el sistema de inventario
computarizado.
Control y Manejo de Existencias
El Control y manejo de los inventarios para las existencias el jefe de compras en

coordinacin con el jefe de bodega debern realizar las siguientes actividades:
Revisar las existencias de los inventarios a fin de determinar los productos
que tengan mayor rotacin.
Controlar el punto mximo a cubrir y lo mnimo de los materiales que tendr
en bodega (ver polticas de mximos y mnimos pgina 152)
120
Captulo IV
2.1.3 Formatos de Control de Inventarios

Los formatos de control inventario se consideran importantes en el control de los
mismos, a continuacin se muestran algunos formatos con su respectiva gua de
utilizacin. (Ver Formatos CI-01 al CI-08)
Formato CI-01: Orden de Compra
EMPRESA XYZ, S.A. DE C. V.

Registro No._______________
NIT: _____________
ORDEN DE COMPRA
Proveedor:
Das de Crdito:
Cdigo
Producto
Cantidad
Unidad
No. Orden: _____________

Fecha:
Precio Unitario
Total
Observaciones:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_______________
Aprobado por
_________________
Hecho por
121
Captulo IV
ORDEN DE COMPRA
El formato CI-01 Orden de compra, tiene como objetivo registrar y solicitar los
diferentes pedidos de productos a los proveedores.
Gua de llenado
Proveedor: Anotar el nombre completo del proveedor al cual se le esta solicitando
los artculos.
No de Orden: Se deber llenar un correlativo de las rdenes de compra
Das de Crdito: Se especificara el plazo en das de crdito que se tiene con ese
proveedor.
Fecha: Anotar la fecha en la que se elabora la orden de compra
Cdigo: Anotar el cdigo de los productos que se estn solicitando
Producto: Anotar el nombre completo de los artculos que se estn solicitando
Cantidad: Anotar el numero de unidades solicitadas
Unidad: Anotar la unidad de medida que se solicita ya sea esta yardas, metros,
libras, kilogramos, quintales, etc.
Precio Unitario: Anotar el valor monetario en la cal se pacto los artculos
solicitados.
Total: Se deber totalizar la cantidad solicitada por el precio unitario.
Observaciones: Se deber especificar cualquier dato que sea necesario para la
compra de los productos.
Aprobado Por: La deber firmar el jefe de compra
Generada Por: La deber firmar la persona quien elaboro la orden de compra
122
Captulo IV
Formato CI-02: Solicitud de Compra
N ____________
SOLICITUD DE COMPRA
EMPRESA, X, Y, Z
Departamento Solicitante ________________
Fecha requerida________________________
COD.
EXIST. Cant. Solic.
Unidad de
Medida
Fecha de Elaboracion de Solicitud__________

Fecha de Recibido en Compras____________
Descripcion
COTIZACIONES A PROVEEDORES
Destino de los Articulos__________________

______________________________________
Proveedores Recomendados______________
______________________________________
_______________
Nombre y Firma
Solicitante
Observaciones_____________________
__________________________________
________________
Nombre y Firma
Jefe Inmediato
_______________
Nombre y Firma
Gerente
_______________
Nombre y Firma
Jefe de Compras
123
Captulo IV
SOLICITUD DE COMPRA
El formato CI-02 Solicitud de compra, tiene como finalidad solicitar al

departamento de compras para que adquiera determinados materiales, ya sea
para reponer las existencias actuales o para adquirir algunos materiales de los
cuales no hay existencias o estn en su nivel mnimo de existencia.
Gua de llenado
Indicaciones Generales
1- Llenar la solicitud a maquina o manuscrito con letra legible
2- Las solicitudes sern presentadas en el departamento de compras
3- No se recibirn la solicitud que estn incompletas
Identificacin del departamento.

Anotar el nombre del departamento que esta solicitando los materiales
Fecha requerida
Anotar la fecha en la cual necesita que los materiales le sean entregados
Fecha de elaboracin de Solicitud.

Anotar la fecha en la cual esta haciendo la solicitud
Fecha de recibido en compras

Casilla de uso exclusivo del departamento de compras, fecha en la cual se recibe.
124
Captulo IV
Cdigo
Anotar el nmero de cdigo de los materiales que esta solicitando
Existencia.
Casilla de uso exclusivo del departamento de compras, para determinar si los artculos
solicitados estn en existencia.
Cantidad Solicitada.
Anotar el nmero de artculos que esta solicitando.
Unidad de Medida.
Anotar la unidad de medida kilos, gramos, libras en el caso que no sea por unidades.
Descripcin
Anotar las especificaciones necesarias de los artculos que esta solicitando.
Cotizaciones a proveedores.
Casilla de uso exclusivo del departamento de compras
Destino de los artculos

Anotar las especificaciones necesarias para detallar en que se le darn uso los
artculos solicitados.
Proveedores Recomendados.
Anotar el nombre de algn proveedor que se tenga seleccionado en el caso cumpla
con todas las especificaciones necesarias.
125
Captulo IV
Observaciones.
Anotar cualquier dato que considere necesario para que se le realice la compra
Nombre y firma del solicitante.

Anotar el nombre y firma de la persona que esta solicitando los materiales
Nombre y firma del jefe inmediato.

Anotar el nombre y firma del jefe del rea donde se estn solicitando los
materiales.
Nombre y firma del gerente.

El gerente de rea firmar la solicitud de autorizada.
Nombre y firma del jefe de compras.

El jefe de compras firmara la solicitud para dar proceso a la compra.
126
Captulo IV
Formato CI-03: Devolucin a Proveedor.
Logo y Nombre de la Empresa
(1)No.
(2)
C.C.F. #____________
(4)
(5)
Proveedor:
(7)
(3)
Fecha de C.C.F.
(6)
No
(9) Descripcin
Fecha de DIA MES
AO
Lote No. _____________ Elaboracin
Cantidad
(10)
(8)
Cdigo
De Folio ________
Presentacin
(11) Pedido
(12) Devolver
(14)
Total
Unitario
(15) Observaciones:
(16) Elabor
(17) Autoriz
(18) Recibi
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Nombre y Firma
127
Costo
(13)
Costo
Captulo IV
Devolucin a Proveedor
El formato CI-03 Devolucin a Proveedor, Tiene como finalidad registrar y

controlar las devoluciones de artculos recibidos en mal estado o averas a los
proveedores.
Gua de Llenado
FOLIO
Anotar el nmero correlativo, correspondiente
C. C. F. #
Anotar el numero del Comprobante de Crdito

Fiscal, con el cual fueron recibidos los productos
en el Almacn
Fecha de C.C.F.
Anotar la fecha del CCF
Fecha de Elaboracin
Anotar el da, mes y ao en que se elabor el

Formato de devolucin
Proveedor
Anotar el nombre o denominacin del proveedor

que surti los productos.
Lote No.
Anotar el nmero de lote del producto a devolver

(Slo para los productos farmacuticos),
Empaques
No.
Anotar el nmero correlativo de los productos a

devolver.
Cdigo
Anotar el cdigo de identificacin del producto
Descripcin
Anotar la descripcin del producto a devolver.
10
Presentacin
Anotar el tipo de presentacin del producto

devuelto.
128
Captulo IV
11
Cantidad Pedido
Anotar la cantidad de productos que se recibieron

en su momento.
12
Cantidad Devuelta
Anotar la cantidad de productos a devolver.
13
Costo Unitario
Anotar el costo en dlares al que se adquiere los

Productos.
14
Costo Total
Anotar el importe total en dlares de los

productos a devolver.
15
Observaciones
Anotar las causas que originan la devolucin.
16
Elabor
Anotar nombre y firma del jefe del almacn
17
Autoriz
Anotar el nombre y firma del gerente
18
Recibi
Anotar el nombre y firma del proveedor
129
Captulo IV
Formato CI-04: Baja de Productos.

BAJA DE PRODUCTOS DAADOS Y OBSOLETOS
(3) Descripcin
(8)
(1)
No de Folio
(2)
Fecha
Da Mes
(4)
(5)
(6)
Presentacin
Cantidad
No Lote
Ao
(7)
Vencimiento
Observaciones:
(9) Jefe
de Almacn
(10)
Nombre y Firma
Gerente
Nombre y Firma
130
Fecha de
Captulo IV
Baja de Productos
El formato CI-04 Baja de Productos, Tiene como finalidad el informe, registro y

control de los inventarios daados y obsoletos para ser reconocidos contablemente
en el perodo contable.
Gua de Llenado
Folio
Anotar el nmero consecutivo correspondiente al

Formato
Fecha
Anotar el da, mes y ao en que se elabora elFormato.
Descripcin
Anotar detalladamente las caractersticas

Generales de cada uno de los bienes daados
y/o obsoletos.
Presentacin
Anotar la presentacin de los artculos daados u

Obsoletos, sean kilos, litros, cajas, cpsulas, etc.
Cantidad
Anotar el nmero de unidades de cada artculo
No. De Lote
Anotar el nmero de lote de los productos,

Cuando sean productos farmacuticos.
Fecha de Vencimiento
Anotar la fecha de vencimiento, cuando los

Productos sean farmacuticos.
Observaciones
Anotar los comentarios a que den lugar las

Caractersticas de los productos daados u
Obsoletos.
Jefe de Almacn
Anotar el nombre completo y firma del jefe del

Almacn.
10
Gerente

131
Captulo IV
Formato CI-05: Requisicin

N ________
REQUISICIN
(1)
Fecha
Da Mes
Ao
Bodega: (2) ___________________________

(3) CANTIDAD
(5) COSTO
(4) DESCRIPCIN
(6) COSTO
UNITARIO
____________________
(7) Autorizado
por
______________________
(8)
Entregado por
TOTAL
___________________
(9)
Recibido por
132
Captulo IV
Requisicin
El formato CI-05 Requisicin, Tiene como finalidad el registro de las salidas y

control de los productos solicitados del departamento de produccin a las bodegas.
Gua de Llenado
Fecha
Anotar el da, mes y ao en que se elabora elFormato.
Bodega
Anotar la bodega a la que se le solicitan los

Materiales (Materiales o Productos formulados)
Cantidad
Anotar la cantidad solicitada de los productos
Descripcin
Anotar la descripcin de los artculos solicitados
Costo Unitario
Anotar el costo unitario de los artculos (realizado-
(realizadopor el departamento contable)

6
Costo Total
Anotar el costo total de los artculos requeridos

(realizado por el departamento contable)
Autorizado por
Anotar el nombre completo y firma del jefe de

Produccin
Entregado por

almacn que entrega los materiales requeridos.
Recibido por
Anotar el nombre completo y firma de la persona

que los productos requeridos.
133
Captulo IV
Formato CI-06: Tarjetas de Inventario Fsico

TARJETA DE INVENTARIO FSICO
(1) Bodega:
_____________________________
(2)
No de Folio
(3)
Fecha
de Da Mes
Ao
Inventario
(4)
(5)
Cdigo
Descripcin
(6)
(7)
Existencia
Presentacin
Fsica
(10)
Elabor
(11)
(8)
(9)
Existencia de
Sistema de
Inventario
Diferencias
Revis
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Responsable del Conteo
Jefe de Almacn
134
Captulo IV
Tarjeta de Inventario Fsico

El formato CI-06 Tarjetas de Inventario Fsico, Este formato tiene como
finalidad registrar y reportar las existencias obtenidas en la realizacin de
inventarios fsicos en las diferentes bodegas de la empresa.
Gua de Llenado
1
Bodega
Anotar la bodega en la cual se realiza el

inventario
(Material de Empaque, Productos Maquilados,
Productos Terminados)
FOLIO
Anotar el nmero correlativo, de las tarjeta de

Inventario.
Fecha de Inventario
Anotar el da, mes y ao que se realiza el

Inventario.
Cdigo
Anotar el cdigo del producto
Descripcin
Detallar las caractersticas generales de cada uno

De los artculos.
Presentacin
Anotar el tipo de presentacin del artculo: Caja, Frasco, galn, litro, polvo, pastillas, ampollas,
segn sea el caso.
Existencia Fsica
Anotar la cantidad de artculos existentes segn

Conteo realizado
Existencia segn sistema de Inventario computarizado.

Anotar la cantidad mostrada segn el sistema
de Inventario.
Diferencias
Anotar las diferencias encontradas
10
Elabor
Anotar el nombre y firma de la persona que

realiz el conteo fsico.
11
Revis
Anotar el nombre y firma del jefe almacn

135
Captulo IV
Formato CI-07: Autorizacin de Envo a Laboratorios

Autorizacin de Envo de Materiales a Laboratorios
(2)
No de Folio
Envo a:
(3)
Fecha
(1) Laboratorio:____________________________
Envo
Cdigo (4)
Cantidad (5)
______________
Autorizado (7)
de Da Mes
Descripcin (6)
_______________
______________
Entregado (8)
Recibido (9)
136
Ao
Captulo IV
Autorizacin de Envos a los Laboratorios
El formato CI-07 Autorizacin de Envos a los Laboratorios, Este formato

tiene como finalidad registrar y controlar el envo de materiales y materias primas a
los Laboratorios maquiladores.
Gua de Llenado
1
Laboratorio
Anotar el nombre del Laboratorio al que se envan
envan
los materiales.
2
FOLIO
Nmero Correlativo del Formato Prenumerado.
Fecha de Inventario
Anotar el da, mes y ao que se realiza el envo

de los materiales al laboratorio.
Cdigo
Anotar el cdigo del producto
Cantidad
Anotar la cantidad enviada del producto
Descripcin
Detallar las caractersticas generales de cada uno

de los productos a enviar
Autorizado
Nombre y firma del gerente de produccin
Entregado
Nombre y firma del encargado de bodega que Entrega los materiales
Recibido
Nombre y firma de la persona que recibe los

Productos en el laboratorio
137
Captulo IV
Formato CI-08: Hoja de Kardex
Droguera
KARDEX DE MATERIALES
Nombre del Producto:

Fecha
#
Docuemento
Movimientos
Tipo de
Salida
Movimiento Entrada
Saldo
_________________
Bodeguero:
138
Entrada
Valores
Salida
Saldo
Captulo IV
Hoja de Kardex
El formato CI-08 Hoja de Kardex, Este formato tiene como finalidad Controlar
mediante el registro de las entradas y salidas de los productos ya sea por compra,
ventas o produccin, para comprobar las existencias fsicas con las registradas en
el Kardex.
Gua de Llenado
1
Nombre del Producto
Identificar el producto al que se realizan los

Movimientos de entradas y salidas.
Fecha
Anotar la fecha en que se realiza la entrada o

La salida de los productos.
# de Documento
Anotar el numero de documento con el que se

Le da el ingreso o salida al producto, sea este
Comprobante de Credito Fiscal, Factura de
Importacin, requisicin, Etc.
Tipo de Movimiento
Anotar el tipo de movimiento que se realiza

Este puede ser por medio de cdigos, por
Ejemplo EC= Entrada por Compra, SP =
Salida por Produccin, SA= Salida por Avera
Movimientos
Detallar las cantidades entradas o salidas y el

Saldo.
Valores
Anotar el Valor por las entradas o Salidas
Bodeguero
Anotar el nombre del responsable del registro

De las entradas y salidas
NOTA: Este formato puede ser utilizado de forma computarizada y de forma

manual.
139
Captulo IV
2.1.4 Polticas Generales de Control Fsico de Inventarios

Los inventarios de productos que la empresa adquiera para el desarrollo de
sus operaciones recibidos e ingresados al almacn sern codificados y
registrados oportunamente en el software de inventarios.
La informacin para el registro de entradas sern las facturas, crditos fiscales

o notas de remisin, para efectos de salida para produccin ser por medio de
requisiciones y las salidas por venta ser la copia de factura o crdito fiscal del
pedido o notas de remisin.
En el interior del almacn no podrn permanecer personas ajenas al manejo

del mismo, el acceso del rea ser responsabilidad del encargado del
almacn.
Se establecern medidas de seguridad y salvaguarda para las existencias de

inventarios, las cuales incluyen procedimientos preventivos y de seguridad
contra siniestros.
Los formularios utilizados para el control de inventarios sern prenumerados al

momento de emitirse y su uso ser controlado permanentemente por el
encargado del almacn.
El punto de recepcin final de los productos de compra se centralizar en el

almacn y se distribuir en las reas solicitadas.
Los errores que cometa el encargado del almacn en la recepcin y entrega

de bienes deben notificarse a contabilidad y ajustarse por medio del proceso
de levantamiento de inventarios para el artculo en cuestin.
Toda recepcin se deber confrontar que los bienes recibidos cumplan con las
especificaciones descritas en el crdito fiscal o factura.
Toda recepcin de pedidos estar amparada por el crdito fiscal o la factura

del consumidor final segn corresponda.
Todos los documentos como Comprobantes de Crdito Fiscal o Facturas

debern mostrar fecha de recibido, firma y nombre de la persona que recibi
los productos como evidencia de haber recibido de conformidad.
140
Captulo IV
Toda compra en la que los productos presenten dao y/o no cumplan con las
caractersticas indicadas en la factura o crdito Fiscal, sern devueltos para
que sean sustituidos dando as inicio al proceso de reclamo.
Los errores que cometa el encargado del almacn al momento del registro en
la entrega de los productos deber corregirse por l y tendr que justificar el
error cometido y ser validado por el departamento de contabilidad.
Las devoluciones de los productos prximos a vencer, se recibirn solamente

con tres meses de anticipacin al vencimiento, para darles el tratamiento en
cuanto a donaciones o ventas al personal.
2.2
Control y Registro Contable
El control sobre los inventarios se relaciona directamente con la contabilidad, pues se

necesita que la informacin recibida de estos sea confiable, oportuna y exacta para
la toma de decisiones. Para el reconocimiento oportuno se clasifican las siguientes
categoras de inventarios: Materia Prima, Productos Terminados adquirido de
Proveedores, Inventario en Transito, Material de Empaque utilizado en Produccin,
Inventario en Proceso.
2.2.1 Control Contable de Inventarios Daados y Obsoletos

Los inventarios obsoletos, daados deben ser dados de baja oportunamente de los
registros contables de inventarios, previa la investigacin pertinente, y la debida
autorizacin del responsable.
Sin excepcin alguna, se deber contar con las justificaciones documentadas

requeridas; elaborndose un acta de destruccin de los inventarios daados si ese
es el caso.
141
Captulo IV
El registro contable de inventarios daados y obsoletos se realizar mediante

informes proporcionados por el jefe de almacn, los que estarn debidamente
autorizados por la gerencia para el registro contable respectivo.
En la figura 10 se muestra el procedimiento para realizar el descargo de inventarios
daados y obsoletos, estos se pueden identificar en el proceso de la recepcin y en
la bodega dentro de la empresa por medio de realizacin de inventario fsico y
revisin de la identificacin de las mercaderas.
Procedimiento de Descargo de Inventarios Daados y obsoletos.
En la Recepcin
de los Productos
Productos
Averiados
Realizar la
Devolucin Parcial
Llenar formulario de
devolucin al
proveedor
Solicitar Nota de
Crdito
Productos daados
dentro de la
Empresa
Contabilizar la
devolucin
Descargar del
Inventario
Se identifican por
medio de: Inventarios
Fsicos, revisiones de
identificaciones de los
productos
Determinacin
de:
1- Productos
daados
2- Productos
obsoletos
3- Productos
Prximos a
Vencer
Preparacin
de informes
de
los
resultados
obtenidos
Reconocimiento
Contable del dao u
obsolescencia
(Ver
ejemplo de partida)
Donaciones venta a bajo precio

a empleados
Figura 10
142
Captulo IV
Ejemplo de partida para la contabilizacin de Productos daados y

obsoletos
DROGUERIA:
COMPROBANTE CONTABLE
Valores expresados en Dolares de los Estados Unidos de Amrica
Fecha :
Diario
_________________
Concepto :
Productos daados y obsoletos
Tipo de Operacin:
Cuenta
Comprobante
Descripcin de Cuentas
Parcial
1102
110201
PROVISION PARA INVENTARIOS OBSOLETOS

PROVISION PARA INVENTARIOS OBSOLETOS $
1101
110101
11010101
110102
110103
INVENTARIOS
MATERIAS PRIMAS
MAQUILAS
MATERIALES DE EMPAQUE
PRODUCTOS TERMINADO
4201
420107
1101
110103
GASTOS DE VENTA
AVERIAS
INVENTARIOS
PRODUCTOS TERMINADO
410104
COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION

AVERIAS
1101
110101
11010101
110102
Debe
$
XX
Haber
-
SI HAY PROVISIN
$
$
$
$
INVENTARIOS
MATERIAS PRIMAS
MAQUILAS
$
$
TOTALES
ar
__________________
Elaborado
No.
$
SI NO HAY PROVISIN
143
$
_______________
Autorizado
_________________
Revisado
Captulo IV
2.2.2 Realizacin de Inventarios Fsicos

La responsabilidad de la custodia y el control fsico de las existencias, normalmente,
est a cargo del Almacn; no obstante la transparencia y veracidad de sus saldos
recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre
el Balance General y los Resultados del ao. Por ello es necesaria la realizacin de
recuentos fsicos mensuales los que deben basarse en procedimientos claramente
definidos, por consiguiente en la figura 11 se describe grficamente los pasos a
seguir para la realizacin de inventarios fsicos.
INVENTARIO FSICO DE
EXISTENCIAS
"
"
"
"
ACTIVIDADES
PRELIMINARES
"
"
"
Informar sobre la realizacin del inventario fsico

mediante un Memoramdum.
Ordenamiento previo del stock.
Codificacin del stock por ubicacin.
Verificacin fsica de la ubicacin del stock, de acuerdo
a su codificacin.
Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico.
Verificacin de colocacin de las Tarjetas de Inventario.
Ordenamiento de stock de difcil conteo.
"
Conteo fsico utilizando el mtodo de

barrer
" Se llenan Tarjetas o listados de Inventario
fsico (ver Formato CI-06)
" Redaccin de Acta de Inventarios
CONTEO
FSICO
"
VERIFICACIN
DE CONTEO
FSICO.
Figura 11
Comparacin con el Sistema de inventario

Tarjetas de Conteo Fsico Vrs. Reporte del
Sistema de Inventarios
" Determinacin de Resultados.
144
Captulo IV
2.2.2.1 Conciliacin entre Controles contables y auxiliares.

La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues debe
compararse con los saldos que muestra el kardex del Sistema computarizado con el
resultado del inventario Fsico. El objetivo final es la identificacin de posibles
diferencias que pueden representar faltantes o sobrantes en las existencias debido a
roturas, daos, errores de registro por los empleados del almacn, lo que producir
el ajuste de las existencias de inventarios.
Las conciliaciones que se realicen debern estar soportadas por los registros de
pruebas selectivas mensuales, facturas de proveedores, entradas, salidas de
almacn, formatos de correccin y formatos de devolucin.
En la figura 12 se esquematiza el procedimiento para la conciliacin entre los

controles contables y auxiliares, para determinar las causas que originan las
diferencias, y as proceder a realizar el tratamiento contable y ajustes de diferencias
respectivo.
Conciliacin entre
Controles Contables y
Auxiliares
Versus
Inventarios Fsicos
Existencias de
Inventarios mostradas en
Kardex Computarizado
Comparacin de
Resultados
Diferencias de Inventarios
Sobrantes y/o
Faltantes
Determinacin de Ajustes
de Inventarios
Figura 12

145
Captulo IV
2.2.2.2 Determinacin de Ajustes a Existencias de Inventarios

Las correcciones resultantes de las conciliaciones debern estar sustentadas con la
documentacin
soporte
pertinente,
tales
como:
formatos
de
correcciones,
memorando informativos.
En la siguiente figura expresa grficamente el proceso a seguir para los ajustes de

las diferencias de inventarios, este proceso inicia con el procedimiento de
investigacin de los faltantes y sobrantes para determinar las causas que originaron
las diferencias, y as proceder a realizar los ajustes respectivos ya sea por faltantes o
sobrantes.
Determinacin de Ajustes a
Inventarios
FALTANTES

Determinacin
de
1
responsables.*
Se
realizan
los
descuentos en planilla
Si
no
detectan
responsables, realizar
el ajuste contra las
provisiones
*1 Se emiten facturas
por el valor del

faltante
Procedimientos de
Investigacin
Determinacin de las
causas que originaron
las diferencias
SOBRANTES
Se ajusta dando el
ingreso de la
mercadera al
Sistema de
Inventarios
Computarizado
Las causas pueden ser

originadas por: Errores de
clasificacin, Duplicidad de
Informacin,
Errores
contables,
Errores
de
localizacin
Figura 13
146
Captulo IV
De acuerdo a la figura anterior, a continuacin se detallan los pasos a seguir para los
ajustes de inventario.
Identificar las diferencias: faltantes o sobrantes de inventarios.

Se realizan los procedimientos de investigacin de las causas que originaron
los faltantes y/o sobrantes, tales como: errores de clasificacin, duplicidad de
informacin, errores contables, errores de localizacin y otros.
Se procede a realizar los ajustes contables correspondientes:

a) En el caso de faltantes:
Se cargar a la cuenta de Gastos o costos, en la que principalmente se

llevaran los faltantes de inventarios, contra las cuenta de Almacn. (Ver
Ejemplo de partida)
b) En el caso de Sobrantes:
Luego de practicar la toma fsica, se cargara a la cuenta de Almacn contra la

cuenta costos o Gastos.
El registro de los ajustes (sobrantes y/o faltantes) ser aprobado por la

Gerencia Administrativa y el Contador.
Las bajas o descargos de inventarios, ya sea por obsolescencia, prdida,

faltante o dao, sern autorizados por
la Administracin, detallando los
artculos descargados del inventario, esto avalado por el auditor externo
147
Captulo IV
2.2.2.3 Ejemplo de partida para la Contabilizacin de faltantes y

Sobrantes de Existencias de Inventarios.
DROGUERIA:
Tipo de Operacin:
Fecha :
_________________
Comprobante
No.
XX
Concepto :
Cuenta
Parcial
$
4102
410201
COSTO DE VENTAS
MEDICAMENTOS
1101
110101
11010101
110102
110103
INVENTARIOS
MATERIAS PRIMAS
MAQUILAS
PRODUCTOS TERMINADOS
1101
110101
11010101
110102
110103
INVENTARIOS
MATERIAS PRIMAS
MAQUILAS
$
$
$
4102
410201
COSTO DE VENTAS
MEDICAMENTOS
Haber
-
Faltante de
$
Inventarios
$
$
$
Sobrante de
Inventarios
$
_______________
Autorizado
TOTALES
__________________
Elaborado
Debe
_________________
Revisado
148
Captulo IV
2.2.3 Registro Contable de Inventarios.

El registro contable sobre informacin proveniente de compras, ventas y almacn
referente a inventarios es importante para el control, el registro oportuno de esta
informacin permite conocer contablemente la inversin y rotacin que tienen los
inventarios para tomar decisiones a nivel gerencial. Mediante la siguiente figura se
muestra la informacin que emiten cada una de las reas y que es necesaria para el
registro contable, posteriormente un el ejemplo del registro contable de las entradas
y salidas de inventarios.
Almacn
Proveedor y Depto.
De Compras
Contabilidad
Todas las operaciones
Ventas
Producen
Informacin
documentacin
Se Registran y Contabilizan
Se clasifican
Registros Auxiliares
Facturas -Proveedores
Facturas - Clientes
Compras
Entradas de Inventarios por
Compra y Salidas por
distribucin, averas y
Ventas
Ventas
Cobros y pagos
Se Obtiene Informacin de:

Contabilizacin
de Produccin
Mercaderas
Recibidas
durante un perodo
Cantidad de Unidades
Vendidas
Costo de Ventas
Figura 14
149
Captulo IV
Ejemplo de partida para el registro contable de las entradas y

salidas de Inventarios.
DROGUERIA:
Tipo de Operacin:
Fecha :
_________________
Comprobante
No.
XX
Concepto :
Cuenta
1101
110101
11010101
110102
INVENTARIOS
MATERIAS PRIMAS
MAQUILAS
$
$
1103
110301
IVA CREDITO FISCAL

COMPRAS LOCALES
2101
210101
PROVEEDORES
PROVEEDORES LOCALES
4102
410201
COSTO DE VENTAS
MEDICAMENTOS
1101
110103
INVENTARIOS
PRODUCTOS TERMINADO
Haber
-
Entrada a Inventarios
Por Compras
$
TOTALES
__________________
Elaborado
Debe
Parcial
$
_______________
Autorizado
Salida de Inventarios
- Ventas
Por
_________________
Revisado
150
Captulo IV
2.3 Control Financiero

El control financiero de los inventarios incluye a diferentes departamentos en la
empresa y cada uno ejerce un grado de control sobre los productos, a medida que
estos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios, estos controles
comienzan desde el procedimiento de desarrollar presupuestos tomando en cuenta
las funciones de compras, almacenaje y contables desarrolladas anteriormente.
2.3.1 Presupuestos
Los presupuestos constituyen un elemento importante de la planificacin y control en
los inventarios, una vez elaborado el presupuesto constituye una herramienta til
para el control de los costos. La siguiente representacin muestra la direccin que
debe seguir para la elaboracin de los presupuestos.
Direccin de un Presupuesto
Polticas
Preparacin de Presupuestos
5 Planeacin
5 Control
Metas
Estrategias
Presupuestos
d Proceso para la Elaboracin.

d Formatos para la Elaboracin
de Presupuestos.
Figura 15
151
Captulo IV
Preparacin de Presupuestos
La preparacin de presupuestos relacionados a inventarios como lo son
presupuestos de compras y materiales, facilita el control de las actividades de
produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las
operaciones, para ello la administracin debe de considerar lo siguiente:
a) Conocer el presupuesto de ventas

b) Conocer el presupuesto de produccin (Presupuesto de Materiales)
c) Conocer los lineamientos para planificar, las polticas sobre inventarios,
compras
En la siguiente figura se representa grficamente los diferentes presupuestos
necesarios en las empresas, entre los que se encuentran los relacionados a
inventarios como lo son el presupuesto de produccin, inventarios y presupuesto de
compras. El modelo considera que para el desarrollo de presupuestos de inventarios
se debe fundamentar en informacin de perodos anteriores sobre las ventas y la
rotacin de inventarios.
Planeacin de
Corto Plazo
INICIO
Desarrollo de
Presupuesto Maestro
Pronstico de
Ventas
d Presupuesto
Produccin
Lnea.
d Presupuesto
Requerimiento
Materiales
d Presupuesto
Presupuestos de
Operacin
de
por
de
de
Presupuestos
Financieros
Presupuesto de
Produccin
(Ver Anexos 1, 2 y 3)
de
Mano de Obra.
d Presupuesto
Gastos
Fabricacin.
Presupuesto de
Ventas
de
de
Presupuesto de Compras
(Ver Anexo 4)
d Presupuesto
de
costo de Produccin
Figura 16
152
Captulo IV
Consideraciones generales para los Presupuestos relacionados a Inventarios.
El presupuesto de Ventas ser el punto de partida de todos los

presupuestos, ya que los planes estn relacionados con los ingresos
esperados.
El presupuesto de produccin mostrar las unidades que se han producido

de acuerdo a niveles de ventas planificadas y los inventarios de productos
terminados que se debern mantener.
Para preparar presupuesto de produccin en unidades se utilizaran los

inventarios iniciales y finales de productos terminados, adems las ventas en
unidades de cada tipo de productos.
El presupuesto de Compra y produccin es una consecuencia del

presupuesto de ventas, el cual es su base fundamental.
La finalidad principal es asegurar la disponibilidad permanente y en una

cantidad suficiente de productos disponibles para la venta.
Se debe satisfacer la demanda del departamento de ventas y mantener un

inventario a un nivel adecuado.
Si la cantidad de artculos terminados es insuficiente se corre el peligro de

perder las ventas por no tener mercanca disponible.
Si la cantidad producida es demasiado grande, se ocasionara una prdida

financiera por exceso de inventarios con riesgo de deterioro, obsolescencia y
costos elevados de manejo y almacenamiento
2.3.2 Control de Mximos y Mnimos en Inventarios

Un mtodo muy importante en el desarrollo del control de los inventarios son los
mximos y mnimos. En el siguiente cuadro representa grficamente las
consideraciones a tomar para la determinacin de los niveles mximos y mnimos en
inventarios.
153
Captulo IV
Estadstica de Ventas
por Productos
Reportes
Anlisis de Entradas y
Salidas por productos
Por Fecha
Por Proveedor
Por Bodega
Figura 17
2.3.2.1 Polticas de Control para los Mximos y Mnimos en

Inventarios.
Objetivo de las polticas de Mximos y Mnimos de Inventarios:
El objetivo de las polticas para los Mximos y Mnimos es asegurar que se cuenta
con las suficientes existencias de inventarios para evitar rupturas de stock y el
incumplimiento de la demanda de los productos tambin evitar excesos de
inventarios que afecten los costos de mantenimiento de estos.
Para el control de mximos y mnimos en existencias en inventarios la

Gerencia, determinar mediante reportes estadsticos de ventas.
Establecer un Stock y un perodo de revisin de los niveles de inventarios.

Para establecer y determinar los mximos y mnimos de inventarios se
realizar mediante anlisis de reportes de las entradas y salidas de
inventarios ya sea este por fecha, por proveedor y por bodega.
154
Captulo IV
Aplicar tcnicas de aprovisionamiento en la Cantidad Econmica de pedido

con el objeto de establecer y mantener cantidades ptimas de artculos para
la venta dentro de las bodegas, contribuyendo al logro de los objetivos de la
empresa.
2.3.3 Niveles de Inversin

Para determinar los niveles de inversin en inventarios la administracin debern
considerar diferentes factores, entre lo que se detallan los siguientes:
Planificacin de Inventarios
Produccin Programada
Eficiencia de los Proveedores
Eficiencia en la funcin de Compras
El flujo de Efectivo
Causas determinantes para la inversin de Inventarios
Nivel de Ventas
La tecnologa en el proceso productivo
La durabilidad de los productos
Rotacin de Inventarios
2.3.4 Tcnicas de Anlisis
Las Tcnicas de Anlisis como parte del control financiero, debern realizarse para
conocer la inversin y rotacin de los inventarios. Entre las principales tcnicas de
anlisis de inventarios, se detallan las siguientes:
155
Captulo IV
Plazo promedio de inventarios

Inventarios a Capital Neto de Trabajo
Inventarios a Activo Corriente
Inventarios a Activo Total
Inventarios a Capital Contable
Expresa el promedio de veces que los inventarios rotan durante el ao en la
empresa, y su frmula de clculo se realiza de la siguiente manera:
Rotacin de Inventario = Costo de Ventas

Inventarios
Plazo promedio de inventarios
La frmula que se presenta a continuacin se calcula a partir de la rotacin de

inventarios y representa los das que tarda el inventario en renovarse completamente
Das de Inventario =
365
Inventarios a Capital Neto de Trabajo
Representa la parte que constituyen los inventarios de capital Neto de trabajo, la

frmula para el clculo se muestra a continuacin:
Inventarios a Capital = Inventarios
Neto de Trabajo
Capital de Trabajo
156
Captulo IV
Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede generalmente indicar

una sobre existencia de inventarios.
Inventarios a Activo Corriente
Representa la parte que constituyen los inventarios del total de los activos circulantes
Inventarios a Activo = Inventarios (Netos)

Circulante
Activo Corriente
Inventarios a Activo Total
Representa la participacin que los inventarios tienen en el total de los activos
Inventarios a Activos = Inventarios (Netos)

Totales
Activo Total
Inventarios a Capital Contable
Representan la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en

inventarios. Por lo tanto el porcentaje restante est siendo financiado va pasivos.
Inventarios a Capital = Inventarios (Netos)

Contable
Capital Contable
157
Captulo IV
2.3.5 Polticas de Control Financiero

Las polticas de control financiero deben tener como objetivo elevar el mximo
rendimiento sobre la inversin, a continuacin se detallan las polticas de control
financiero
Reducir al mximo la inversin de inventarios sin afectar las ventas, la

produccin y el flujo de efectivo.
Obtener el mximo financiamiento (Sin Costo) a travs de los proveedores

Fijar el nivel aceptable de crdito a los clientes y supervisar su cumplimiento.
Mantener las existencias, mediante una administracin y planificacin de
inventarios eficiente, respetando la poltica de inventarios emanada de la
Administracin Superior.
158
Captulo IV
ETAPA III
DETERMINACIN
DE
COSTOS
MTODOS
VALUACIN
MEDICIN
INVENTARIOS
159
DE
Y
DE
s
s
COSTOS DE
LOS
INVENTARIOS
DETERMINACIN DE
COSTOS
Captulo IV
3 Etapa III Determinacin de Costos.

Entre los objetivos y funciones de mayor importancia en la determinacin de costos,
se encuentran los siguientes:
Permitir la valuacin de inventarios.

Servir de base para fijar precios de venta y para establecer polticas de
comercializacin.
Facilitar la toma de decisiones gerenciales.

Controlar la eficiencia de las operaciones.
Contribuir al planeamiento, control y gestin de la empresa.
3.1
Mtodos de Valuacin y medicin de Inventarios
Para la valuacin de los inventarios de las empresas distribuidoras de productos

qumicos farmacuticos se utiliza el mtodo del costo promedio, ya que por el tipo de
empresa se considera el ms adecuado. La valuacin de inventario bajo el mtodo
del costo promedio tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre
la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el
nmero de artculos comprados.
El objetivo principal de la valuacin es determinar el costo que ser asignado a las

mercaderas vendidas y el costo de las mercaderas disponibles al terminar el
perodo, se debe seleccionar el mtodo que brinde a la empresa la mejor forma de
medir el costo o valor de los inventarios.
160
Captulo IV
3.2
Costo de los Inventarios
Para la medicin de los inventarios debe ser al costo o al valor neto realizable, el
costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la
adquisicin y conversin de los mismos, as como otros costos en los que se ha
incurrido para darles su condicin y ubicacin. A continuacin se detallan los costos
para el control que comprende los costos Operativos y Costos Estratgicos:
3.2.1 Costos Operativos
Costos de Adquisicin:
Precio de Compra
Aranceles de Importacin
Otros Impuestos no Recuperables
Transporte
Almacenamiento
Otros Costos directamente Atribuibles a la Adquisicin de las Mercaderas
3.2.2 Costos Estratgicos
Costos de Gestin de Inventarios
Por otra parte para tomar decisiones que afecte el tamao del inventario, se deben
tomar en cuenta los costos de gestin de inventario entre los que se detallan en la
siguiente figura:
161
Captulo IV
Costos Financieros de las

Costos
de
Almacenamiento

Costos
Lanzamiento
Pedido
Costos de los
Faltantes
de
de
Existencias
Seguros
Deterioros, prdidas y
degradacin de mercadera
Costo de Oportunidad del
Capital
Costos Directos de Almacenaje:

Personal,
Mantenimiento,
Reparaciones,
Alquileres,
Depreciacin
de
Estanteras,
Energa
Costos
Indirectos
de
Almacenaje:
De Administracin y Estructura
De Entrenamiento a Personal
Costo de Movilizacin de Mercaderas

Costos de Transporte exclusivamente vinculado al pedido
Costos de Supervisin y Seguimiento de la necesidad de lanzar un
pedido.
Costos de Recepcin e Inspeccin

Estos costos se refieren al equilibrio de las existencias para
satisfacer la demanda y los costos por agotamiento de las
mismas. El costo de establecer la cantidad correcta a pedir a los
proveedores. La falta de materias primas provoca interrupciones
y demoras en la produccin. En cuanto al faltante de producto
terminado el costo se refleja en las utilidades dejadas de percibir
a causa de los pedidos no atendidos.
Figura 18
Para la aplicacin de costos de gestin de los inventarios, la empresa es libre de

seleccionar el criterio de reparto de estos costos que estime ms conveniente, lo
importante es que se trate de un criterio lgico que guarde relacin con la generacin
del costo. Por ejemplo los gastos de mantenimiento del almacn pueden ser en
funcin del nmero de unidades almacenadas de cada producto.
162
Captulo IV
3.3
Determinacin de Costos
La determinacin de los costos es uno de los objetivos primordiales a alcanzar en

toda actividad econmica, pues la eficiencia de los mismos se vuelve vital para la
posterior determinacin de precios de los productos destinados a la venta. Mediante
el siguiente cuadro se detalla algunos elementos para la determinacin de los costos,
de los que se necesita obtener la informacin para la eficiente determinacin de los
mismos.
Determinacin del
Costo de los
Inventarios
s Retaceo de Materiales importados

s Costos de Mantenimiento y Administracin de Inventarios
s Costos por faltantes, averiados, obsoletos, etc.
Costeo
Materia
Directa
Determinacin de la lista de materiales necesarios por
de
la
Prima
producto. (Ver Anexo 5)
Determinacin del costo unitario de los materiales

especficos utilizados en el proceso de acondicionamiento.
Costeo de la Mano
de Obra Directa
# Determinacin de la cantidad de mano de obra directa

aplicada en la revisin de los artculos.
# Determinacin del valor de la mano de obra directa

necesaria en la revisin de los artculos.
Los
Costos
Indirectos
de
Fabricacin
Determinacin de los costos indirectos aplicados a la

revisin por producto.
Determinacin de valor de los materiales indirectos de

fabricacin y los gastos indirectos de fabricacin, necesarios
en la revisin.
Costos
de
Acondicionamiento
(Produccin)
) Determinacin del costo total de acondicionamiento de los

artculos empacados y la determinacin de los costos
unitarios (por medio de lotes de produccin)
163
Captulo IV
3.3.1 Ejemplo de Determinacin de Costos
Para la determinacin de costos es necesario disponer de la informacin sobre los

costos de los artculos comprados sean estos locales o exteriores (importaciones),
que esta informacin est disponible en el momento que se necesita para determinar
el costo de adquisicin de un producto determinado, a continuacin se detalla
algunos procedimientos que contribuyen a la determinacin de costos:
Determinacin de los materiales a comprar basados en la planificacin
Negociacin de Precios, Calidad, Cantidad, proveedores
Solicitud de Compra
Elaboracin de Orden de Compra
Autorizacin de la Orden de Compra
Compra de los Artculos a proveedores locales o exteriores.
Control y Secuencia del pedido
Entrega de los productos en las Bodegas de la empresa.
Recepcin de los productos.
Ingreso y colocacin de los productos en la Bodega
Retaceo de importaciones (en el caso de que los productos sean adquiridos
en otros pases)
Registro y control de las compras mediante las entradas y salidas de
inventarios (Ver Formato de Kardex CI-08)
En el ejemplo de retaceo de una importacin, por compra a un proveedor del

exterior del pas, se han incluido valores hipotticos, a fin de comprender mejor la
determinacin del costo de adquisicin de en una importacin. Posteriormente a
la determinacin del costo de adquisicin se procede al registro de la entrada en
el Kardex; las salidas se registran en el kardex por medio de requisiciones
realizadas por el departamento de acondicionamiento en el momento que se
necesite preparar el producto con su respectivo empaque secundario para la
venta y dar inicio al costeo del lote de los productos adquiridos a los que se le
164
Captulo IV
acumula los elementos del costo aplicados a la revisin y preparacin del

producto.
Ejemplo de Retaceo de Importacin
Droguera La Capsulita, S.A. de C.V.

RETACEO DE IMPORTACION
Proveedor
: XYZ, Laboratories
Declaracin N
Pais de Origen
: China
Tipo de Documento de Importacin
Factura N
: 13
: 07/07/2008
Transporte
Fecha de Factura
: 4-14971
: BL# PLSSHAF08070208
: Puerto de Acajutla
: Maritimo
Aduana
COSTOS DE IMPORTACION
Nelson Vsquez CF# 0054 Tramite Aduanal
RED LOGISTICA CF#0101-Manejo Local
RED LOGISTICA Recibo #R293 - Documentacin
Derecho de Visado-Consejo Superior de Salud Pb.
Pado a Cuadrilla - (CARGA)
$
$
$
$
$
171.87
64.45
25.78
14.73
128.91
Fotocopias, Fax, Email
17.19
OIRSA - Pago de Fumigacin
17.19
Pago de Transferencias Bancarias
52.42
Parqueo de Chazis
77.34
Total Costos de Importacin
$ 569.88 Impuestos Aduanales DAI
Aranceles de Importacin
Almacenamiento
Otros
Costos
Atribuibles a la Adquisicin
de las Mercaderas
$ 2,001.82
(Derechos Aduanales de Importacin)
XYZ Laboratories FACTURA # 13 - 07/07/2008

P R O DUC TO
Determinacin de Costo
Unbitario = Costo de
Adquisicin
Precio de Compra
PRECIO UNIT.
Valor
Impuesto
Valor
Ms:
Costo
De Costos
DE COMPRA
FOB
DAI
CIF
Costos de Imp.
Total
Producto A
31.22% $
0.25000
Producto B
9.89% $
1.28000
Producto c
11.91% $
1.59000
Producto d
18.88% $
1.83000
Producto e
28.10% $
1.83000
Sumas
directamente
100.00%
=
=
=
=
=
$ 12,500.00 $
624.97
3,957.76 $
197.98
4,770.00 $
238.42
7,557.90 $
377.94
$ 11,250.84 $
562.51
$ 40,036.50 $ 2,001.82
=
=
=
=
=
$ 13,124.97 $
177.92
4,155.74 $
56.36
5,008.42 $
67.87
7,935.84 $
107.59
11,813.35 $
160.14
$ 42,038.32 $ 569.88
=
=
=
=
=
$ 13,302.89
$
4,212.10
5,076.29
8,043.43
$ 11,973.49
Unidades
Costo
Unitario
50,000 $ 0.266058
3,088 $ 1.364022
3,000 $ 1.692096
4,128 $ 1.948506
6,148 $ 1.947542
$ 42,608.20

HECHO POR: XXXXXXX
REVISADO POR: XXXXXXXX
165
AUDITADO POR: XXXXXXXX
Captulo IV
3.3.2 Tipo de costos utilizados.
Debido a la naturaleza de las drogueras estas no slo distribuyen si no que

adicionan un valor agregado a los productos que venden y estos son marcas de su
propiedad, por lo tanto el tipo de costo utilizado es el costo por lotes de produccin
mediante la acumulacin y liquidacin mensual de los elementos del costo para darle
ingreso al inventario de producto terminado (Ver ejemplo de Registros Contables
de Consumo de liquidacin de costos Etapa IV punto 4.2 Incorporacin de los
Costos a la Contabilidad Financiera). A continuacin se presenta mediante una
figura la secuencia de los costos y la acumulacin de los elementos del costo hasta
obtener el producto terminado listo para la venta.
Departamento de Acondicionamiento, solicita a las Bodegas

de Maquilas y Empaque, productos de un lote determinado
para iniciar el proceso de acondicionamiento.
Revisin del
Producto Maquilado
Acumulacin de
Costos $
MOD, CIP
Marcado, de Precio, #
Lote y Vencimiento al
empaque secundario y
al producto
Acumulacin de
Costos $ MOD, CIP
Revisin y Preparacin
de empaque
secundario
Acumulacin de
Costos $
MOD, CIP
Encajado de los
productos.
Productos Terminados
Acumulacin de
Costos $ MOD, CIP,
MD
Costo del Artculo =

$ MD + MOD + CIP
MD = Materiales Directos (Maquilas y material de empaque secundario)

MOD = Mano de Obra Directa
CIP = Costos Indirectos de Produccin
Figura 19
166
Captulo IV
ETAPA IV
CONTRIBUCIN A
LA
DETERMINACIN
DE COSTOS
t INFORMACIN SOBRE INVENTARIOS

t INCORPORACIN DE LOS COSTOS A LA
CONTABILIDAD FINANCIERA
t SUPERVISIN Y MONITOREO
167
Captulo IV
4 Etapa IV Contribucin a la determinacin de costos

Esta etapa es la ltima de la propuesta, pero sin menoscabar su importancia dentro
de todo el proceso, ya que debe ser considerada en cada etapa del modelo.
La contribucin a la determinacin de costos consiste en mostrar los beneficios que
se obtienen con el modelo de control de inventarios, pues este es necesario para
obtener informacin confiable y oportuna sobre inventarios que al final contribuye a la
toma de decisiones.
4.1
Informacin Oportuna Sobre Inventarios
El control eficiente de los inventarios proporciona informacin oportuna que

contribuye a la determinacin de costos; en la siguiente Figura se muestra
grficamente el resultado que se obtiene con la informacin oportuna de
inventarios.
INFORMACIN OPORTUNA DE INVENTARIOS
EVALUACIN DE NECESIDADES DE
CONFIABILIDAD EN LA
INFORMACIN
SATISFACCIN AL CLIENTE
Usuarios de la Informacin
d Accionistas
d Gerentes
d Empleados
d Instituciones Financieras
d Instituciones
REGISTROS Y COSTOS DE
INVENTARIOS
CONOCIMIENTO DE LA ROTACIN Y
DEMANDA DE LOS PRODUCTOS.
Gubernamentales
DETERMINACIN DE NECESIDADES DE
EFECTIVO
FORTALECIMIENTO A LA GESTIN EMPRESARIAL
FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES
s
s
s
s
s
s
Inversin
Proveedores
Expansin de las Instalaciones
Nuevas Lneas de Productos
Ventas
Expansin del Mercado
Figura 20
168
Captulo IV
4.2
Incorporacin de los costos a la Contabilidad Financiera
La incorporacin de los costos a la contabilidad financiera se detalla a continuacin

con el registro contable y la presentacin de los Estados Financieros.
4.2.1 Registro Contable

Consumo de materiales en el proceso de acondicionamiento.
DROGUERIA:
Tipo de Operacin:
Fecha :
_________________
Concepto :
Consumo de materiales, en la produccion del mes
Cuenta
41
4101
410101
410102
COSTOS
COSTO DE PRODUCCION
MATERIAS PRIMAS (MAQUILAS)
MATERIAL DE EMPAQUE
1101
110101
11010101
110102
INVENTARIOS
MATERIAS PRIMAS
MAQUILAS
MATERIAL DE EMPAQUE
Comprobante
Debe
$
$
$
$
$
TOTALES
ar
__________________
Elaborado
Parcial
XX
Haber
-
$
_______________
Autorizado
No.
_________________
Revisado
169
Captulo IV
Liquidacin de Costos
DROGUERIA:
Tipo de Operacin:
Fecha :
_________________
Concepto :
Liquidacin de Costo de Produccin del mes

Ingreso de la produccin a Inventarios de Producto Terminado
Cuenta
1101
110103
INVENTARIOS
41
4101
410101
410102
410103
41010301
41010302
41010303
410104
41010401
41010402
41010403
41010404
41010405
Comprobante
COSTOS
COSTO DE PRODUCCION
MATERIAS PRIMAS (MAQUILAS)
MATERIAL DE EMPAQUE
MANO DE OBRA DIRECTA
SUELDOS
APORTE EMPLEADOR ISSS RC
APORTE EMPLEADOR AFP
COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION
SUELDOS
APORTE EMPLEADOR ISSS RC
APORTE EMPLEADOR AFP
DEPRECIACIONES
HONORARIOS
TOTALES
ar
__________________
Elaborado
Parcial
Debe
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
_______________
Autorizado
No.
XX
Haber
-
_________________
Revisado
170
Captulo IV
4.2.2 Presentacin de Estados Financieros

Estado de costo de Produccin
Empresa x
ESTADO DE COSTO DE PRODUCCION Y COSTO DE LO VENDIDO
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2xxx
(Expresado en Dlares de los Estados Unidos de Norte Amrica)
Inventario Inicial de Productos Terminados

Mas:
Costo de Produccin
Inventario Inicial
Materia Prima
Material de Empaque
Mas:
Compras
Materias Primas
Material de Empaque
$
$
$
$
$
$
Disponible para su uso

Menos:
Inventario Final
Materias Primas
Material de Empaque
$
$
$
$
Costo de Materiales utilizados

Mas:
Mano de Obra Directa
Costos Indirectos de Fabricacin
$
$
Total Costos Incurridos en la Produccin
Costo de los Articulos Manufacturados
Articulos Disponibles
Menos:
Inventario Final de Productos Terminados
Costo de la Produccin Vendida
F: _____________________
Representante Legal
F: ________________
Contador
171
F: _______________
Auditor Externo
Captulo IV
Estado de Resultados
DROGUERA
ESTADO DE RESULTADOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2xxx
(EXPRESADO EN DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA)
VENTAS NETAS
MENOS:
RESERVA LEGAL
UTILIDAD ANTES DEL I.S.R.
MENOS :
$
$
IMPUESTO SOBRE LA RENTA
MEDICAMENTOS
MENOS :
COSTO DE VENTAS
MEDICAMENTOS
(Ver Estado de Costo de Produccin)

UTILIDAD BRUTA
MENOS :
GASTOS DE OPERACIN
GASTOS DE VENTA
GASTOS DE ADMINISTRACION
GASTOS FINANCIEROS
UTILIDAD DE OPERACIN
MAS:
OTROS INGRESOS
$
INTERESES BANCARIOS
UTILIDAD ANTES DE RESERVA
UTILIDAD NETA DEL PERIODO
F: ______________________________________
REPRESENTANTE LEGAL
F: ____________________________
CONTADOR
F.________________________
AUDITOR EXTERNO
172
Captulo IV
4.3
Supervisin y Monitoreo
El tipo de control de inventarios aplicado en el modelo como parte de la contribucin

a la determinacin de costos es por medio de la supervisin y el monitoreo diseado
para proporcionar seguridad respecto al logro de objetivos en la eficacia y eficiencia
de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera, y cumplimiento con
leyes y regulaciones.
La supervisin y el monitoreo es la actividad y el proceso continuo de apoyar y vigilar

as como tambin de recolectar y analizar datos cualitativos y cuantitativos, con base
en cada uno de los procedimientos establecidos y la comparacin del desempeo de
cada uno para tomar las acciones correctivas necesarias. La supervisin y monitoreo
es esencial para ayudar al personal a mejorar el desempeo en el trabajo y asegurar
que los procedimientos funcionen y se desarrollen con calidad. A continuacin se
proponen guas de control y supervisin a los inventarios:
Revisin de los Stocks de inventarios, mediante la evaluacin del
comportamiento de las ventas en el perodo con perodos anteriores.
Verificar mediante muestreos las existencias fsicas para revisar los mximos
y mnimos establecidos por la gerencia.
Verificar que la aprobacin de la orden de compra se haya realizado de
acuerdo a la negociacin pactada con los proveedores.
Verificar que el registro de los proveedores est actualizado con su direccin,
telfono, condiciones de pago.
Monitorear la secuencia de los pedidos realizados a los proveedores.
Verificar que el encargado de la recepcin de los productos realice las
revisiones de los tems de los comprobantes fiscales emitidos por los
proveedores contra orden de compra emitida por la empresa, as tambin si
verifica el buen estado y la calidad de los productos recibidos, as como las
condiciones de precio.
173
Captulo IV
5.
Plan de Implementacin
5.1
Una vez
Generalidades
que la mediana empresa distribuidoras
de
productos
qumicos
farmacuticos tome la decisin de adoptar el modelo de control de inventarios que

contribuya a la determinacin de costos, deber contar con un plan que le permita su
aplicacin de forma efectiva.
El plan consiste en un conjunto de acciones que permite poner en marcha la

propuesta del modelo de control de inventarios, facilitando su adopcin y ejecucin;
estableciendo as mismo lineamientos y controles necesarios. El propsito es que la
empresa al implementarlo desarrolle evaluaciones y controles que les asegure poner
en marcha la propuesta del Modelo de Control de Inventarios, ya que es importante
en la toma de decisiones.
Para una implementacin apropiada se necesita lo siguiente:
a-
Presentacin del Modelo de control de inventarios a la gerencia o

administracin para su debida aprobacin, con el propsito que esta
obtenga mejores controles en el desarrollo de sus actividades.
b-
Asignar a un equipo de personas la responsabilidad para que se lleve a

cabo el plan de implementacin, seleccionando al personal idneo de
acuerdo a capacidad y experiencia para realizar las diferentes actividades
de manera satisfactoria.
c-
Capacitar al personal de acuerdo al rea y las funciones que desempea
d-
Establecer un cronograma de actividades, para la implementacin.
174
Captulo IV
5.2
Objetivos
General
Facilitar la implementacin para la aplicacin del Modelo de Control de inventarios en

las medianas empresas distribuidoras de productos qumico farmacuticos que
contribuyan en un mejor control con el fin de lograr obtener mejores resultados.
Especficos
Dar a conocer los beneficios que proporciona el Modelo de control de
inventarios que contribuya a la determinacin de costos en las medianas
empresas distribuidoras de productos qumicos farmacuticos.
Actualizar la practica de control interno, as como los procesos de diseo,
implementacin y evaluacin que promuevan la mejora en los controles.
Determinar los recursos bsicos para ejecutar con xito el modelo de control
de inventarios.
5.3
Responsables de la Implementacin
Es de suma importancia formar un equipo de personas que se responsabilicen de la

divulgacin, ejecucin, evaluacin y control del modelo de control de inventarios
propuesto; por lo que se deben considerar como responsable las siguientes
personas:
a) Autores del Modelo Propuesto

Para la implementacin las responsables son las diseadoras del Modelo, ellas
darn a conocer el modelo de control de inventarios a las medianas empresas
distribuidoras de productos qumicos farmacuticos.
b) Junta General de Accionistas, Administrador nico o Propietarios.
175
Captulo IV
Sern los encargados de analizar, aprobar y promover el modelo de control de

inventarios, para luego aplicarlo en la empresa, as como tambin de velar por el
cumplimiento.
c) Gerente General y/o Contador de la Empresa

Sern los encargados de promover entre su personal la implementacin y aplicacin
del modelo en las reas directamente relacionadas a los inventarios.
5.4
Presupuesto de Implementacin
Para establecer el modelo de control de inventarios se requiere de la determinacin

presupuestaria.
DESCRIPCIN
IMPORTES
Recursos Humanos
Lic. Contadura Pblica
$ 700.00
Asistente
$ 300.00
Suma
$1,000.00
Recursos Materiales
Computadora ***
$ 550.00
Proyector (alquiler)
75.00
Can (Alquiler)
50.00
Pizarra Acrlica
30.00
Suma
$ 705.00
Recursos Financieros
$
Papelera
Sub. Total
Imprevistos (10%)
45.00
$1,750.00
$ 175.00
Total
176
$ 1,925.00
Captulo IV
*** Corresponden a recursos que ya podra tener la empresa en el desarrollo

de las actividades econmicas normales que no requieren una nueva inversin.
5.5
Cronograma de Implementacin.
Descripcin de Actividades
Semanas
Semana 1
Das
1
Semana 2
Semana 3
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2
4 5
Presentacin de la
propuesta del modelo
Etapa I
Proceso de obtencin
de Inventarios
Etapa II
Control de Inventarios
Implementacin del Modelo
Etapa III
Determinacin
de
Costos
Etapa IV
5
Contribucin
Determinacin
la
de
Costos
5.6
Control de Aprendizaje
Al realizar la implementacin del Modelo de Control de Inventarios que contribuya a

la determinacin de costos, se debe ejercer un monitoreo para verificar la
comprensin del mismo por parte de las autoras del modelo; as identificar los
riesgos que obstaculicen su realizacin.
177
Captulo IV
6. Conclusiones y Recomendaciones
6.1 Conclusiones
La planificacin de inventarios es de suma importancia para cumplir con los
objetivos de la empresa.
El control habilidoso de los inventarios, puede hacer una contribucin
importante a las utilidades.
La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la
buena coordinacin entre las diferentes reas de la empresa.
Los costos de control de los inventarios depender de la naturaleza del
anlisis que la empresa necesite.
6.1 Recomendaciones
El Sistema de planificacin de inventarios se deber realizar en base a los
pronsticos, y una planificacin estratgica en la que se fijen los objetivos,
metas que se desean alcanzar en la empresa. Para la planificacin se debe
tomar en cuenta los niveles de inventarios y la planeacin de la demanda sea
esta dependiente o independiente.
Implementar el modelo permitir realizar controles e identificar desviaciones
as como tambin tomar acciones correctivas que permitan la eficiencia en el
manejo y control de los inventarios.
Con el modelo de control de inventarios que contribuya a la determinacin de
costos, se deber capacitar para la coordinacin entre las diferentes reas y
aportar excelentes resultados con la informacin de los inventarios.
Aplicar al control de los inventarios los costos operativos y de gestin, para
realizar un mejor anlisis y mejorar la toma de decisiones para el futuro.
178

658.022-F634d-Capitulo IV

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Captulo IV

QUMICO FARMACUTICOS DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

Disear un modelo de control de Inventarios que contribuya a la determinacin de

Farmacuticos del Municipio de San Salvador.

Contribuir a la toma de decisiones gerenciales mediante la identificacin de

El control de los inventarios resulta de vital importancia, para la toma de decisiones,

de estas empresas. Adems, se espera que con la implementacin de dicha

Dada la magnitud de los inventarios de estas empresas clasificados por materiales

E. Beneficios del Modelo de Control de Inventarios

Se podr mediante el control de los inventarios facilitar el proceso de control

Permitir la coordinacin entre las diferentes reas de la empresa.

Es una gua, que permite orientar a los empleados de la empresa a realizar el

G. Esquema del Modelo

La primera etapa se denomina Proceso de obtencin de inventarios esta se

La segunda etapa se denomina Control de inventarios en esta etapa se incluyen

La etapa tres denominada Determinacin de costos est clasifica por los

La etapa cuatro Contribucin a la determinacin de Costos se ha diseado para

Esquema de un Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinacin de Costos,

COSTOS DE LOS INVENTARIOS

1. Etapa I. Proceso de Obtencin de Inventarios

1.2 Identificacin y Evaluacin de Necesidades de Inventarios

La identificacin de necesidades de inventarios se determina de la siguiente manera:

Por medio de la Planificacin

A continuacin se detallan dos asuntos fundamentales que se debern concretar

1. Cuando (en que momento) debe realizarse los distintos pedidos de

Para dar respuesta a las interrogantes anteriores la administracin tendr que

1.2.2 Identificacin Insumos y Proveedores

Procedimiento para la Identificacin de insumos y proveedores

Fuente: Equipo de Tesis

Para la buena negociacin, se debe tomar en cuenta que la obtencin de inventarios

La siguiente figura detalla asuntos importantes que ayudarn en la negociacin con

Mantener una lista

1.3.1 Procedimiento de Negociacin

Analiza precios, segn

1.4 Autorizacin de Compras

1.4.1 Procedimiento para la Autorizacin de Compras

Analiza la disposicin para

Revisa orden de compra

Funciones a realizar al gestionar las compras:

1.5.1 Procedimiento de Compra

Emite solicitud de Compra

Recibe Solicitudes de Compra

Enva orden de compra

1.5.2 Polticas de Compra

2. Etapa II Control de Inventarios

El control fsico consiste en la accin del control de las existencias reales y en

Funciones de la Gestin de Stock:

Coordinar programas de venta, produccin y compras.

Realizar el seguimiento sistemtico de los pedidos a los proveedores.

Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

2.1.1 Control de Entradas y Salidas de Inventarios.

El control de las entradas y salidas de inventarios se llevar a cabo mediante

- Consiste en determinar los tipos y cantidades

El control incluye lo siguiente:

Control para los materiales enviados a los Laboratorios

Segn el procedimiento mostrado en la figura 6, esta funcin de control obedece, a

preocupa de optimizar los requerimientos, va su satisfaccin en forma oportuna y

Control de Inventarios para detectar y gestionar los materiales

obsolescencia, averiados o dao; a continuacin se sugieren los siguientes

En la siguiente figura se muestra el procedimiento de control para detectar y

Procedimiento de Control de Inventarios para detectar y gestionar los

2.1.2 Control en el Manejo de Inventarios

Proceso de Control en el Manejo de Inventarios

identificndolos con el nombre y fecha de vencimiento. Sin lo anterior es fcil

Fuente: Equipo de Tesis

Fuente: Equipo de Tesis

Fuente: Equipo de Tesis

Fuente: Equipo de Tesis

Fuente: Equipo de Tesis

Fuente: Equipo de Tesis

Fuente: Equipo de Tesis

Fuente: Equipo de Tesis

Fuente: Equipo de Tesis