LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO:

UNA GUIA PARA LA PLANIFICACION PERSONAL

ALGUNA DE ESTAS FRASES LE DESCRIBE?

TIENDE A HACER LAS COSAS INTERESANTES ANTES DE HACERLAS

POCO INTERESANTES?
HACE PRIMERO LAS COSAS FACILES QUE LAS DIFICILES?
HACE LAS COSAS QUE SON URGENTES ANTES QUE LAS QUE SON
IMPORTANTES?
HACE LAS COSAS EN ORDEN CRONOLOGICO CONFORME LAS
RECIBE?
ESPERA HASTA QUE SE ACERQUE LA FECHA DE ENTREGA PARA
REALMENTE DEDICARSE A UN PROYECTO?

UN SI A ALGUNA O MAS PREGUNTAS INDICA QUE TIENE

PROBLEMAS CON EL MANEJO DE SU TIEMPO
LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ES UNA FORMA DE
PLANIFICACIN PERSONAL
LA EFECTIVIDAD DE UNA FUNCIN DE TRABAJO ES SABER:
?
QUE ACTIVIDADES REALIZAR
EL MEJOR ORDEN PARA HACERLAS
Y SABER CUANDO SE QUIEREN TERMINAR

EL TIEMPO ES UN RECURSO ESCASO

EL TIEMPO ES UN RECURSO UNICO
TODOS TENEMOS EL MISMO TIEMPO

EL ENFOQUE DEL TIEMPO ES DISCRCIONAL

CRISIS CONTINUAS
TIEMPO DE RESPUESTA
Vs
TIEMPO DISCRECIONAL
TIEMPO DE RESPUESTA = RESPONDER A SOLICITUDES DE OTROS
TIEMPO DISCRICIONAL = PORCION DE TRABAJO BAJO SU CONTROL

LA CAPACIDAD PARA ADMINISTRAR EL

TIEMPO DISCRCIONAL DETERMINA SU
CAPACIDAD DE GESTION

ANALISIS DE ACTIVIDADES POR SU IMPORTANCIA Y URGENCIA

IMPORTANCIA:
-A- MUY IMPORTANTE: DEBE HACERSE
-B- IMPORTANTE: DEBERA HACERSE
-C- NO TAN IMPORTANTE: PUEDE SER UTIL
PERO NO ES NECESARIO
-D- NO IMPORTANTE: NO LOGRA NADA
URGENCIA:
-A- MUY URGENTE: DEBE HACERSE AHORA
-B- URGENTE: DEBERIA HACERSE AHORA
-C- NO ES URGENTE: PUEDE HACERSE MAS ADELANTE
-D- NO TAN URGENTE: EL TIEMPO NO ES UN FACTOR
COMO UTILIZA USTED SU TIEMPO?
HAGA UNA BITACORA Y EVALUE SEGN URGENCIA E IMPORTANCIA
CALIFICACION C O D IMPLICA MEJORAS

CINCO PASOS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL

TIEMPO
ENLISTE SUS OBJETIVOS
CLASIFIQUE LOS OBJETIVOS DE ACUERDO CON SU
IMPORTANCIA
ANOTE LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA ALCANZAR
LOS OBJETIVOS
ASIGNE PRIORIDADES A CADA ACTIVIDAD PARA LLEGAR AL
OBJETIVO
PROGRAME SUS ACTIVIDADES DE ACUERDO CON LAS
PRIORIDADES ESTABLECIDAS

ALGUNOS PUNTOS ADICIONALES A CONSIDERAR

SEGUIR EL PRINCIPIO 10-90
CONOZCA SU CICLO DE PRODUCTIVIDAD
RECUERDE LA LEY DE PARKINSON
AGRUPE ACTIVIDADES MENOS IMPORTANTES
MANTENGA AL MINIMO LAS INTERRUPCIONES
TENGA CUIDADO DE NO PERDER EL TIEMPO EN REUNIONES MAL
ADMINISTRADAS
APRENDA A DECIR NO; APRENDA A DELEGAR
CONTROLE SUS FINANZAS
NO POSTERGUE, NO DILUYA
HAGA PAUSAS

DESPEJE SU PUESTO DE TRABAJO

DESPACHE LOS ASUNTOS EN EL MOMENTO EN QUE SE TERMINEN
OJO CON LA PROPAGANDA DEL CORREO
TENGA EN CUENTA LAS CONTINGENCIAS
SEA UN ORGANIZADOR EXPERTO
TENGA EN CUENTA LAS LISTAS Y LA INFORMACIN PARALELA

EL ESTRS Y LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

EXISTEN 7 SINTOMAS DEL ESTRS CUASADOS POR EL MAL MANEJO
DEL TIEMPO:
CONSIDERARSE IMPRESCINDIBLE
NO UTILIZAR EL TIEMPO NECESARIO EN ACTIVIDADES PRIORITARIAS
ASUMIR DEMASIADAS RESPONSABILIDADES A LA VEZ
SENSACION DE QUE SIEMPRE ESTAMOS ATRAZADOS EN NUESTRAS
TAREAS Y QUE NUNCA PODEMOS PONERNOS AL DIA
JORNADA HABITUALMENTE PROLONGADA
SENTIMIENTO DE CULPA SI SALIMOS A LA HORA NORMAL
LLEVAR PROBLEMAS Y TAREAS A CASA

RAZONES PARA CUIDAR SU TIEMPO

ANIVEL PERSONAL:
NECESIDAD DE ENCONTRAR SU EQUILIBRIO VITAL (trabajo, pareja,
familia, estudio, salud, deporte, pasatiempos, etc)
DESCUBRIR FORMAS DE AHORRAR TIEMPO (buscando hacer lo que
desea)
AUMENTAR LA AUTOESTIMA (hacer lo que desea sintindose bien y sin
carreras)
COMPARTIR EL TIEMPO (con la pareja, familia, amigos, etc.)
SALUD (fsica y mental)
DESARROLLO PERSONAL Y PROFESIONAL (invirtiendo en Usted)
DISFRUTAR DE LA VIDA (es solo una)

A NIVEL ORGANIZACIONAL:
LOGRAR MAYOR PRODUCTIVIDAD (rendimiento, eficiencia)
COMPETITIVIDAD (satisfacer con mayor calidad las necesidades del
cliente mejor que la competencia)
CREATIVIDAD (generar espacios para analizar y crear nuevas
alternativas de desarrollo organizacional
COMUNICACIN ( con colaboradores y compaeros de trabajo)
RENDIMIENTO (disminucin de costos por desperdicio de tiempo)
CUMPLIMIENTO (cumplir con los compromisos sin desgastes
inadecuados)
SEGUIMIENTO (para las actividades delegadas)
MISION DEL EMPLEADO (disfrutar su profesin y su cargo)

ERRORES COMUNES EN EL MANEJO DEL TIEMPO

NOS DEDICAMOS SOLO A LO QUE NOS GUSTA
NOS COMPROMETEMOS A PESAR DE NO DISPONER DE TIEMPO
NOS RECARGAMOS DE COMPROMISOS, NO DEJANDO TIEMPOS
LIBRES
DEJAMOS SE NOS CAMBIEN LOS ACUERDOS DE COMPROMISOS
PACTADOS
NO ACORDAMOS HORARIOS DISPONIBLES
NO PLANEAMOS LAS FECHAS CLAVES
NO NOS DAMOS TIEMPO A NOSOTROS MISMOS

QUE PUEDE HACERLE PERDER TIEMPO

USTED MISMO:
SU PERSONALIDAD
HABITOS DE TRABAJO
LOS OTROS:
COLEGAS
COLABORADORES
VISITANTES
LA EMPRESA:
EL JEFE
LA CULTURA ORGANIZACIONAL

SUGERENCIAS PARA NO DESPERDICIAR

EL TIEMPO LABORAL
ESCRIBA SU PLAN DE TRABAJO
UBIQUELO EN UN LUGAR VISIBLE
DEFINA PRIORIDADES (U.I.)
NO INICIE TRABAJO SIN PLANEAR
DIVIDA SU DIA EN ACTIVIDADES Y TIEMPOS
PLANEE ACTIVIDADES SEGN EL BIORITMO
NO SE RETIRE SIN VERIFICAR LOGROS DEL DIA
SOLICITE A SU PERSONAL EL PLAN DE TRABAJO

SUGERENCIAS PARA NO DESPERDICIAR EL TIEMPO

CON VISITANTES:
BUSQUE QUE OTRA PERSONA ATIENDA A LOS INOPORTUNOS
DIGA NO CON CORTESIA Y TACTO
BUSQUE UN REFUGIO DONDE CONCENTRARSE PARA TRABAJAR SIN
INTERRUPCIONES
DEJE EN CLARO CUANDO Y PARA QUIEN ESTARA O NO DISPONIBLE
SEPARE CITA PARA ATENDER A LAS PERSONAS QUE SON IMPORTANTES
RECOMIENDE A SUS COLABORADORES QUE NO LE LLEVEN PROBLEMAS
SIN POSIBLES CAUSAS Y SOLUCIONES
CENTRESE EN LA CONVERSACION
PIDA A SU SECRETARIA QUE TOME TODOS LOS MENSAJES
DESTINE UNA HORA PARA HACER LLAMADAS
DESARROLLE GESTOS TEATRALES PARA INDICAR QUE SU TIEMPO ES
LIMITADO

EN LAS REUNIONES
NO CONVOQUE A REUNIONES SIN UN PROPOSITO
NUNCA ASISTA A UNA REUNION SIN SABER SUS OBJETIVOS
SI COORDINA UNA REUNION EVITE QUE SE DESPERDICIE TIEMPO
ASISTA A REUNIONES SI SU PRESENCIA ES FUNDAMENTAL, DE LO
CONTRARIO RETIRESE

CON LOS VIAJES

ESCRIBA O TELEFONEE PARA EVITAR VIAJAR
BUSQUE QUE LOS OTROS VENGAN A VERLE
APROVECHE EL TIEMPO DE VIAJE PARA REALIZAR ALGUN
TRABAJO
UTILICE APOYOS DIDACTICOS PARA TRATAR LO IMPORTANTE

LOS HABITOS DE TRABAJO

CAPACITE A SU PERSONAL PARA QUE IDENTIFIQUEN QUE
CORRESPONDENCIA PASARLE Y CUAL DESVIAR
ENTREGUE MATERIAL A SUS COLABORADORES PARA QUE LEAN
Y RESUMAN
SOLICITE MEMORANDOS COMPLETOS
APRENDA A LEER SUPERFICIALMENTE
NO HAGA IMPRIMIR MEMORANDOS QUE PUEDEN HACERSE A
MANO
ESCRIBA RESPUESTAS A COMUNICACIONES INTERNAS SOBRE EL
MISMO DOCUMENTO
NO APLACE LO QUE PUEDA HACER HOY
PONGASE METAS PARA TERMINAR TAREAS QUE NO SON
AGRADABLES PARA USTED

TENGA UN SISTEMA DE ARCHIVO ORGANIZADO

NO SE HAGA CARGO DE MAS DE LO QUE PUEDA HACER
PLANEE SU TRABAJO PARA CADA PERIODO
VERIFIQUE LOGROS CON RELACION A LO PLANEADO
DELEGUE
NO ACEPTE TAREAS QUE NO LE CORRESPONDAN
NO DEMORE LA TOMA DE DECISIONES
SEA ORGANIZADO EN EL MANEJO DE LAS COSAS
NO CONFIE EXCESIVAMENTE EN LA MEMORIA
EVITE DAR INSTRUCCIONES CONFUSAS O INCOMPLETAS A SUS
COLABORADORES

LA PLANEACION DEL TRABAJO

UTILICE AGENDA PARA APUNTAR CITAS Y REUNIONES
NO INICIE SU TRABAJO SIN PLANEAR PRIMERO EL DIA, LA SEMANA O EL
MES
ESCRIBA SU PLAN DE TRABAJO Y TENGALO EN LUGAR VISIBLE
DEFINA PRIORIDADES ENTRE DEBE HACERSE Y PODRIA HACERSE
DIVIDA SU TRABAJO EN ACTIVIDADES Y TIEMPOS
DEJE TIEMPO PARA CONTINGENCIAS TENGA EL PLAN B
ACOMODE SU TRABJO SEGN SU CAPACIDAD PRODUCTIVA
REVISE SU PLAN DE TRABAJO AL TERMINAR LA JORNADA Y VERIFIQUE SUS
LOGROS
SOLICITE A SU PERSONAL SUS PLANES DE TRABAJO
EVITE SITUACIONES DE CRISIS O EMERGENCIAS