Gua para redactar un

Plan de Gestin de Adquisiciones y Suministros

Institutional
del
RP para
Capacity
GAS

es
Ad
qu 3
is
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n

trib

in
uc

Publicado en enero 2006

Dis

Garanta
Quality
de calidad/
Assurance/
control de
Quality
calidad
Control
Leyes nacionales
International &
e internacionales
National Laws

Coordinacin
Coordination

Ciclo
de GAS

to
2 ie n
m
di
s
ce para tico
s
on
pr

Procurement
Polticas y
sistemas
de
Poliies &
adquisiciones
Systems

o
Pr

Sistemas
de
Management
gestin
de
Information
Capacidad
informacin
Systems
PRs
Institucional

Ga
ra
n 6
rac ta d
ion e u
al so

1
Seleccin de
productos

Capacidad de
Management
gestin
Capacity

4
Gestin de
existencias

La portada debe incluir la siguiente informacin:

Plan de Gestin de Adquisiciones y Suministros

Por el perodo de (ao) hasta (ao)

Ttulo de la propuesta/del
Programa:
Receptor Principal (RP):
Pas:
Componente:
Convocatoria #:
Fase 1 Fase 2:
Nmero de subvencin:

Categora de productos

1 Productos farmacuticos
Productos sanitarios y productos bsicos
2
(excepto productos farmacuticos)
Equipamiento sanitario (rayos X, equipo de
3
laboratorio, etc.)
Servicios (relacionados con GAS, por ej., garanta
de la calidad, sistemas de gestin de la
4
informacin, uso racional de los medicamentos,
etc.)
Productos y servicios no sanitarios (por ej.,
5 vehculos, computadoras, construccin, asesora
financiera, etc.)
Total

Ao 1 (USD)

Ao 2 (USD)

Ao 3 (US$)
si es necesario

Total de
Fase

Monto total de la subvencin (US$)

Adquisicin total como % de la subvencin
Persona (nombre, cargo, departamento) con responsabilidad
absoluta por esta subvencin. Proporcionar el nombre y
datos de contacto (telfono, correo electrnico, etc.).
Persona (nombre, cargo, departamento) con responsabilidad
absoluta por todas las actividades de GAS. Proporcionar el
nombre y los datos de contacto (telfono, correo electrnico,
etc.).
Fecha de presentacin o presentaciones:

Gua para redactar el Plan de GAS

Introduccin

En una breve introduccin, de no ms de una pgina, incluya los objetivos clave de este proyecto
financiado por el Fondo Mundial, as como una breve descripcin general de los asociados ejecutores
clave y sus respectivas funciones y responsabilidades.

Presente un organigrama de la unidad de GAS e indique cmo se inserta en la estructura general del
Receptor Principal, del Organismo nacional regulador de medicamentos, del Ministerio de finanzas, del
Ministerio de salud pblica (indique todas las dependencias pertinentes).

Aborde todo otro tema que resulte pertinente.

1.

Capacidad del Receptor Principal para llevar a cabo la Gestin de Adquisiciones y Suministros

1.1

Capacidad de gestin

Esta seccin se propone evaluar la capacidad del Receptor Principal de gestionar y poner en ejecucin
diversas actividades.

Actividad

Polticas y sistemas de
adquisiciones

Qu organizacin y/o
departamento es
responsable por esta
funcin? Si esta funcin
se realiza mediante
contratacin externa,
indquelo en la tabla
(incluya todas las
organizaciones si se trata
de ms de una
organizacin).

Qu tipo de
organizacin es
responsable de
esta funcin?
(Receptor
Principal, SubRecpetor, agente
de adquisiciones,
otros)

Indique si se
necesita
personal
adicional o
asistencia
tcnica

(S/No)

En el caso
positivo, indique
si esta
necesidad
estuvo planteada
en la propuesta
original
(S/No)

por ej., ministerio de

finanzas, ministerio de
salud pblica

Garanta y control de la
calidad de productos
farmacuticos
Leyes nacionales e
internacionales (patentes)
Coordinacin
Sistemas de gestin de la
informacin (SGI)
Seleccin de productos
Pronsticos
Adquisiciones y
planificacin
Gestin de existencias
Distribucin a otros
depsitos y usuarios
finales
Garanta del uso racional

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1.2

Polticas, sistemas y capacidad de adquisiciones

Cuenta la organizacin encargada de las adquisiciones con reglamentaciones escritas y manuales

detallados que destaquen la necesidad de transparencia y competitividad? Si no es as, indique cmo
y cundo se abordar esta deficiencia. Asegrese de que el manual est disponible para que el agente
local de fondo pueda examinarlo.

Indique el valor total estimado de las adquisiciones llevadas a cabo por este departamento durante los
ltimos 12 meses (incluya todos los productos y todas las fuentes de financiamiento).

Indique el valor estimado de la adquisicin total que se llevar a cabo a lo largo de los 12 meses
siguientes, con todas las fuentes nuevas de financiamiento (incluyendo las adquisiciones que sern
financiadas por el Fondo Mundial). Indique el valor de la capacidad de adquisicin actual en US $ y en
forma de porcentaje. Explique de qu forma el Receptor Principal gestionar con eficiencia este
incremento.

Incluya todo otro comentario o informacin adicional.

1.3

Capacidad y sistemas de garanta de la calidad

El Receptor Principal es responsable de asegurar que los productos que se adquieran con
financiamiento del Fondo Mundial cumplan con los requerimientos del organismo nacional regulador de
medicamentos en lo relativo a inscripcin de medicamentos, prcticas adecuadas de fabricacin, etc.

Existe un Organismo Nacional Regulador de Medicamentos (ONRM) con capacidad de inscripcin de

medicamentos, inspeccin de prcticas adecuadas de fabricacin, etc.?

Han sido precalificados por la OMS o registrados para su uso todos los productos farmacuticos
provenientes de una fuente nica o limitada que sern adquiridos en pases que participan de la
Conferencia Internacional de Armonizacin (ICH, por sus siglas en ingls) o del Rgimen de
Cooperacin de la Inspeccin Farmacutica (PIC/S, por sus siglas en ingls)? El Receptor Principal
necesita notificar al Fondo Mundial si este no es el caso. Esta informacin es obligatoria para
medicamentos destinados a las terapias antirretrovirales (ARV), combinadas con artemisinina (TCA) y
medicamentos para la tuberculosis, y debe incluirse en el Anexo 2.

Si se adquirirn medicamentos, existen instalaciones de laboratorio con equipamiento y personal

suficiente, disponibles para someter a pruebas los productos que se adquieran mediante esta
subvencin? Cul es el nivel ms alto de calificacin de laboratorios del pas (a partir de los niveles 13, conforme a las normas de la OMS)?. Se subcontratar esta actividad y a quien, si no existen
laboratorios adecuados?

Cul es el procedimiento en caso de falla de los productos?

1.4

Leyes nacionales e internacionales

Los Receptores Principales son responsables de adherir a las leyes nacionales e internacionales, en
particular en lo relativo a los derechos de propiedad intelectual y las patentes. Describa de qu el Receptor
Principal forma asegurar la adhesin a las polticas del Fondo Mundial.
1.5

Coordinacin

Si un pas o Receptor Principal est recibiendo financiamiento de otras fuentes para abordar la
misma enfermedad, indique de qu forma se utilizarn las diversas fuentes de financiamiento [por
ej., fondos del Plan de Emergencia del Presidente de los Estados Unidos para el Alivio del SIDA
(PEPFAR, por sus siglas en ingls) para ARV de segunda lnea, fondos del Plan Multisectorial de
Lucha contra el SIDA (PMS) para estados/distritos adicionales no contemplados en la subvencin del
Fondo Mundial, etc.]. No es necesario proporcionar los montos del financiamiento suministrados por
otros donantes.

Explique cmo se coordinar la gestin de adquisiciones y suministros de estos productos.

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1.6

Capacidad de los sistemas de gestin de la informacin (SGI)

Describa el tipo actual de los sistemas de gestin de la informacin (SGI), tanto centrales como
regionales, y si estos sistemas tienen la capacidad de compilar informacin relativa a los valores y la
programacin de las adquisiciones, los valores de existencias en diferentes sitios, la cantidad de
personas que reciben tratamiento, etc.

Si no existe ningn sistema amplio de gestin de la informacin en funcionamiento, indique si el

Receptor Principal se propone obtener y poner en ejecucin un sistema de este tipo, y en caso
afirmativo indique cundo y de qu manera.

2.

Ciclo de gestin de adquisiciones y suministros

2.1

Seleccin de productos

Complete las columnas correspondientes de la tabla que sigue. Por ejemplo, si los productos se han
seleccionado a partir de directrices de tratamiento estndar (DTE) nacionales, complete nicamente
dicha columna. Se requiere informacin nicamente para las categoras de productos indicadas.
OMS

Categora
de
productos

Producto (nombre
genrico)

Figura en
las listas
de medicamentos
esenciales
(LME)
(S/No)

Nacional
Figura en
las DTE
(indique
tratamiento de 1 y
2 lnea)

Figura en
las LME
(S/No)

Institucional
Figura en
las DTE
(indique
tratamiento de 1/2
lnea)

Figura en
las LME
(S/No)

Figura en
las DTE
(indique
tratamiento de 1 /
2 lnea)

Terapias
ARV

Antimalricos

Anti-TB

2.2

Procedimientos para pronsticos

Describa el proceso de realizacin de pronsticos destinados a determinar la cantidad de productos
necesaria, e indique qu mtodos se aplicaron para pronosticar los requerimientos de productos (por
ej., morbilidad, consumo, capacidad de servicios de salud). Indique cuntos pacientes procurar
tratarse en cada ao durante el periodo de este Plan? Indique cmo se calcul la cantidad de cada
producto y de las existencias reguladoras?

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2.3

Adquisiciones y planificacin

El propsito principal de esta seccin es comprender qu bienes y servicios se adquirirn, cundo tendr
lugar la adquisicin, quin la llevar a cabo, qu procedimientos de adquisicin se utilizarn y cul sera
el costo total esperado. Toda esta informacin deber suministrarse en los Anexos 1a y 1b.

2.4

Incluya un breve resumen de temas financieros relacionados, como por ejemplo, valor total de la
adquisicin, productos adicionales incluidos en el plan de GAS no indicados antes, etc. Asegrese de
que los presupuestos del plan de trabajo, los anexos y la portada guarden coherencia entre s.
Gestin de existencias

Existe espacio de almacenamiento suficiente en todos los niveles de la cadena de distribucin?

Proporcione estimaciones del espacio total de almacenamiento existente, si est disponible, y si se
requerir espacio para otras adquisiciones dentro de esta subvencin. Si no se dispone de espacio
suficiente, indique una solucin alternativa. Vincule a esta parte el incremento proyectado de
adquisiciones como consecuencia del financiamiento adicional del Fondo Mundial para este Proyecto
(por ejemplo, si se dispone de suficiente espacio de almacenamiento en el caso de que se duplique la
adquisicin total).

Existen instalaciones apropiadas para la cadena de fro? Favor explicar.

Describa brevemente la poltica destinada a reducir prdidas y desperdicios debidos a vencimiento,

robo, dao, etc.

Permite el sistema de gestin de existencias compilar de datos de existencias en cada sitio de

distribucin y tratamiento?

2.5

Distribucin

A cuntos puntos se distribuyen los productos aproximadamente? Establezca la diferencia entre

puntos de distribucin, por ejemplo, depsitos centrales de suministros mdicos, depsitos regionales y
cantidad de sitios de tratamiento, por ejemplo, hospitales y clnicas.

Qu porcentaje del pas abarca aproximadamente la distribucin?

Existen dificultades significativas para distribuir productos a centros de salud (por ej., falta de
caminos, zona de guerra, distancias muy largas, etc.)?

Cul es la frecuencia promedio de distribucin a los centros de salud (por ej., mensual, trimestral,
etc.)?

Existe suficiente capacidad para asegurar que los productos se distribuyan a tiempo y de forma
segura (por ejemplo, en camiones cubiertos, automviles, cajas selladas en motocicletas, etc.?) De lo
contrario, describa soluciones alternativas, como alquilar o adquirir vehculos adicionales o
subcontratar.

2.6

Garanta del uso racional de los medicamentos

Qu estrategias se utilizarn para alentar el inicio del tratamiento, y luego la adhesin y el

cumplimiento (por ej., uso de combinaciones de dosis fijas, formulaciones de administracin una vez
por da, paquetes tipo blster, educacin y ayuda interpares, duracin del tratamiento, etc.)?

Existe un sistema para vigilar las reacciones adversas a los medicamentos y la frmacorresistencia?
En caso afirmativo, describa brevemente cmo funciona el sistema. En caso contrario, describa los
planes para crear un sistema.

2.7

Otros

Se cobrar a los pacientes/clientes por los productos adquiridos con la subvencin del Fondo
Mundial? En el caso afirmativo, indique cunto se cobrar a los pacientes y para qu se emplearn los
fondos.

Se cobraba a los pacientes/clientes estos productos antes de la subvencin del Fondo Mundial (por
ej., si se utilizaban otras fuentes de financiamiento)?

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Anexo 1a: Lista de productos que debern adquirirse (los precios y las cantidades pueden ser estimativos)
Indique todos los productos farmacuticos que se adquirirn en el marco de esta subvencin. Slo en el caso necesario utilice las columnas del ao 3
Categora de
productos

Producto

Dosis

Costo unitario estimado

(US $) (indicar por
tableta, por iny., por ml,
etc.)

Ao 1

Ao 1

Ao 2

Ao 2

Ao 3

Ao 3

Cantidad
estimada

Costo total
(US $)

Cantidad
estimada

Costo total
(US $)

Cantidad
estimada

Costo total
(US $)

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

TOTAL

TOTAL

TOTAL

Adquisicin a
cargo de1

Mtodo de
adquisicin 2

Terapias ARV

Antimalricos

Anti-TB

Todo otro
producto
farmacutico

1
2

--ND--

--ND--

Indique el nombre del ministerio o la organizacin que llevar a cabo la adquisicin.

por ej., negociacin directa, licitacin nacional, licitacin internacional, etc.

--ND--

Anexo 1b: Lista de productos que debern adquirirse (los precios y las cantidades pueden ser estimados)
Indique los productos y servicios que se adquirirn en el marco de esta subvencin. Slo en el caso necesario utilice las columnas del ao 3

Categora de
productos

Producto

Costo unitario
estimado (en
USD) 3

Ao 1

Ao 1

Ao 2

Ao 2

Ao 3

Ao 3

Cantidad
estimada

Costo total
(US $)

Cantidad
estimada

Costo total
(US $)

Cantidad
estimada

Costo total
(US $)

Adquisicin
a cargo de4

Pruebas rpidas
para el
diagnstico

Productos sanitarios

Todo otro
producto,
suministro o
equipamiento
para el
diagnstico
Mosquiteros
(tratados con
insecticida de
efecto
prolongado, otros)
--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

Diversos equipos
sanitarios

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

Sistemas de
gestin de la
informacin (SGI)

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

Fortalecimiento
de la garanta de
calidad

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

Otros6

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

--ND--

Productos
no sanitarios

Servicios5

Equipamiento
sanitario

Todo otro
producto sanitario

Todo otro
producto o
servicio no
sanitario7

TOTAL

TOTAL

TOTAL

Indique si el Receptor Principal o el comprador puede tener acceso a precios especiales (por ej., a travs de la Fundacin Clinton u otras).
Indique si se realizar en forma interna o se subcontratar a un agente de adquisiciones; indique el nombre del ministerio o la organizacin que
llevar a cabo la adquisicin
5
esta seccin se centra nicamente en servicios relacionados con la gestin de adquisiciones y suministros (por ej., asesora que fortalecer la
GAS)
6
Indique el tipo de asistencia segmentada en categoras segn se presentan en la tabla 1.1 (no proporcione informacin no relacionada con GAS)
7
No es necesario detallar este punto; incluya en una sola lnea algunos productos de valor significativo y algunos servicios a modo de ejemplo
(por ej., vehculos, computadoras, construccin, asesora financiera, etc.)
4

Anexo 2:

Condicin de precalificacin de productos farmacuticos de fuente nica y limitada que

sern adquiridos
Categora de productos

Nombre genrico

Dosis

Terapias ARV

Nombre genrico

100mg

Precalificado por la OMS o inscripto

para su uso en un pas miembro de
ICH/PIC/S?8
S/No

Antimalricos

Esta columna es obligatoria slo

para las TCA

Anti-TB

Esta columna es obligatoria slo

para algunos medicamentos antiTB de segunda lnea (de fuente
nica y limitada)

Abreviaturas
ARV
RP
BPF
DTE
GAS
LME
MF
MSP
OMS
ONRM
PIC/S
SR
SGI
TCA
URM

Terapia antirretroviral
Receptor Principal
Buenas prcticas de fabricacin
Directrices de tratamiento estndar
Gestin de Adquisiciones y Suministros
Listas de Medicamentos Esenciales
Ministerio de finanzas
Ministerio de salud pblica
Organizacin Mundial de la Salud
Organismo nacional regulador de medicamentos
Rgimen de Cooperacin de la Inspeccin Farmacutica
Sub-receptor
Sistemas de gestin de la informacin
Terapia combinada con artemisinina
Uso Racional de los Medicamentos

Si fuera necesario, solicite asistencia a la OMS, al Departamento de Medicamentos Esenciales