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ESLABÓN: ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCION

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Cinco factores clave de


éxito en tu almacén
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Cinco factores clave de éxito en tu


almacén
El tamaño de tu almacén es directamente proporcional al de tus
errores de planeación ¿Será cierto?

S i dentro de las actividades que te ha encomendado la empresa está el

cuidado del almacén, dígase uno o varios, probablemente te estés enfrentando a


situaciones que a mí me ha tocado vivir en lo que se refiere a la administración de
esas enormes construcciones donde la empresa guarda su más preciado tesoro: el
inventario, y te comento algunas, pedidos urgentes no programados que hay qu e
entregar ya, ubicaciones con productos que no están en el lugar correcto o que la
cantidad no es suficiente para surtir la orden, inventarios en donde las existencias
físicas y las de sistemas simplemente “no cuadran”, inventarios físicos que terminan
a altas horas de la noche, y cuando finalmente parece que ya estás en control, te
cambian el sistema y vuelve a comenzar. ¿Te suena familiar el asunto?

Quizá como a mí, en tu formación profesional nunca te dieron una cátedra de


cómo controlar y hacer eficien te a un almacén, pero si te exigen que sea
productivo y que cumpla con su función de entrega a los clientes, la cosa es
determinar aquellos factores clave de éxito que harán que tu asignación como
garante de las existencias físicas brille
cual estrella en el firmamento.

Los Centros de Distribución como


entidades de negocio, son áreas de
servicio que están a disposición de la
organización para mantener un ví nculo
operativo con el mercado para
satisfacer sus necesidades. El acopio o
almacenaje de mercancí as es la razón
básica de su existencia. Su función administrativa se define como : “Un proceso de
la función logística que comprende la recepción, almacenamiento y movimiento
de cualquier material – materias primas, semi-terminados y terminados – dentro de

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un mismo almacén hasta el punto de consumo, incluyendo el manejo de


información de los datos generados”

Aquí cinco factores clave de éxito que debes cuidar o debes exigir a quien este a
cargo de tan compleja labor.

ENTREGA DE PRODUCTOS A TIEMPO : Esto es la rapidez con la que se entreguen los


productos al mercado, puede llegar a ser un diferenciador importante para la
permanencia de la empresa en el mercado, la industria de los alimentos o
farmacéutica depende de este factor para ganar terreno con los competid ores y
evitar pérdidas financieras importantes, imagina que se requiere de un
medicamento y al ir a la farmacia no lo encuentras porque el pedido no llegó a
tiempo, o que estas comercializando alimentos frescos o congelados y el tiempo
de entrega sea mayor a la caducidad del mismo, en ambos casos, el tiempo de
surtido es un factor clave de éxito. Por lo que el primer factor clave de éxito es el
tener los sistemas y procesos necesarios que garanticen que los pedidos serán
entregados acorde a las políticas co merciales que la empresa haya dictaminado.

REDUCCIÓN DE COSTOS: Los centros de distribución resguardan uno de los activos


financieros más importantes de la organización, los inventarios. El hecho de tenerlos
debidamente almacenados y ordenados hacen que de facto no se generen
costos financieros adicionales a los presupuestados. También el hecho de tener
procesos productivos que reduzcan el manejo de materiales, el uso adecuado de
los equipos (racks, montacargas, escaners, computadoras, etc.) hará que los costos
de operación se reduzcan y que el Centro de Distribución sea más eficiente y se
convierta en un generador de riqueza para la organización. Aquí el segundo factor
clave de éxito, tu centro de distribución debe de pasar de ser un centro de costo a
un centro de utilidad, donde contribuya con sus buenas prácticas a disminuir los
costos operativos de la cadena de suministro.

CONTRIBUCIÓN AL PROCESO LOGISTICO: El Centro de Distribución debe aportar a


hacer el proceso logístico más ágil, en la medida que sus procesos operativos se
vuelvan más eficientes, se logre reducir el tiempo de surtido de una orden y se logre
incrementar la precisión en los inventarios, estos aportarán a que la Cadena de
Suministro en su conjunto sea más eficiente y más rentable. Aún no conozco una
organización que esté peleada con este concepto. El tercero, si el centro de
distribución contribuye a que el proceso logístico fluya más eficientemente y con
mayor rapidez, lograrás eficiencias que te colocarán delante de tus competidores,
el almacén debe aportar y hacer más ágil el proceso.

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CONSERVACIÓN DE LAS EXISTENCIAS: Esta es la piedra angular de los Centros de


Distribución y el mayor reto al que se enfrentan: conservar por un lado el buen
estado físico de las mercancías y por el otro mantener una elevada precisión de los
inventarios. Sobre el primero, baste decir que los almacenes por la cantidad de
materiales y movimientos que día a día se realizan, siempre están en constante
riesgo de sufrir daños y alteraciones en sus existencias, por lo que, la
implementación de un estricto control para prevenir y conservarlas debe ser una
directriz sin margen de holgura. Sobre la precisión de inventarios salta a la vista lo
importante que es mantener una estricta disciplina operativa y un preciso control
en el sistema para mantener una elevada exactitud de inventario. El cuarto factor
clave es más que claro, debes establecer controles de inventario tales como
inventarios cíclicos y físicos, auditorías a las localizaciones, auditorías al empaque y
al embarque y otras muchas más herramientas de control para tener precisión en
las existencias físicas. Y para finalizar,

SERVICIO A CLIENTES: Mantener un alto nivel de satisfacción al cliente es el objetivo


primordial del Centro de Distribución, ya que el esf uerzo atrás de ellos es muy
grande, recordar que para que un producto llegue al almacén, antes debe ser
manufacturado, después debe ser trasladado del productor al distribuidor o
mayorista quizá pasando por el proceso de importación (en el caso de que
aplique), así que la tarea del almacén es mantener el má s alto nivel de nivel de
servicio en las ordenes que son enviadas a clientes. El factor clave de éxito aquí es
mantener políticas de gestión de calidad y medición en los procesos que te
permitan detectar desviaciones y corregirlas a una velocidad tal que el servicio al
cliente se vea lo menos afectado posible.

Estos cinco factores clave de é xito son solo el comienzo de lo que es una muy larga
travesía en el intricado camino por el que se tiene que pasar día a día en los
almacenes, todos los días hay movimiento, ordenes que surtir, materiales que
empacar, embarques que enviar, proveedores que recibir y tantas otras
actividades que requieren muchas y muy diversas herramientas de control.
Establecer estrategias que ayuden a alcanzar esos factores clave de éxito requiere
conocimiento y mucha energía. La formula es 1% de inspiración y 99% de
transpiración.

Si te gustó el contenido de este artículo seguro te gustará el e -book que estoy


preparando donde incluyo estrategias, controles, consejos y muchos ejemplos que
van desde la definición de objetivos, selección del capital humano para

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almacenes, seguridad, control de inventarios, control de procesos, sistemas de


gestión de calidad y muchos otros temas que versan a lrededor de la
administración y control de los centros de distribución.

Te deseo la mejor de las suertes!!

Sobre el autor

David González Chiñas

Consultor y Coach de la Cadena de Suministro

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Más de 18 años de experiencia en logística y cadena de suministro, Ingeniero


Industrial, Master in Business Administration, Certificado de APICS en Supply Chain y
Administración de inventarios, Diplomados en Administración y Supply Chain,
Auditor certificado ISO 9000.

Te invito a visitar mi página www.cadenadesuministro.com.mx para conocer más


estrategias aplicables a la cadena de suministro.

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