MANUAL PARA PLANIFICAR Y REALIZAR UN PROYECTO

QU ES PLANIFICAR?:

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes debern ser
fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.
Esta herramienta le ha resuelto al hombre casi la mayor parte de sus
problemas. La planificacin es una de las principales funciones de las
organizaciones, y supone la proyeccin de metas, basada en mtodos
apropiados. Ayuda a tomar decisiones y se constituye en un medio para lograr
algo y no es un fin en s mismo.
La planificacin es permanente y sus acciones deben interpretar la realidad
para mejorarla.
Toda planificacin tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un
conjunto coherente de acciones que procuran modificar una situacin o
problema.

LA LGICA DE LA PLANIFICACIN:

La planificacin no debe ser pretenciosa, sino efectiva.

No debe actuar por actuar, sino establecer consensos entre las partes sobre lo
que se quiere, sobre las prioridades y las estrategias del proyecto.
Es necesario definir colectivamente con qu indicadores se trabajar para
establecer si el proyecto tiene perspectivas de lograr lo previsto; si los
destinatarios aprovechan lo que se ha previsto y si se logran los cambios
esperados.

PLANEAR Y PROYECTAR:

Planificar y proyectar en el rea de la calidad de los servicios pblicos

requiere considerar tres ejes fundamentales sobre los que se debe asentar el
objetivo central del Estado Provincial:
-Facilitar la vida diaria de las personas.
-Acercar las decisiones a los ciudadanos
-Renovar la gestin.

Dichos fundamentos permiten dotar al Estado de una estructura organizativa

moderna y gil, capaz de brindar respuestas concretas a las exigencias de los
ciudadanos a travs de un proceso de modernizacin, cuya base se asienta en
la planificacin de una cultura de servicio guiada por objetivos evaluables, la
desconcentracin de funciones para lograr una mayor autonoma de los
organismos y la responsabilidad de los gestores por los resultados obtenidos.

Este proyecto de modernizacin contempla la calidad de los servicios pblicos

como objetivo fundamental, introduciendo procesos integrales de
modernizacin dentro de los organismos que componen la Administracin
Pblica centralizada en cuatro reas concretas:
1- rea organizativa

2- Funcionamiento interno

3- Recursos Humanos

4- Procedimientos de actuacin o gestin de los procesos.

Dentro de una organizacin la planificacin y la proyeccin se pueden llevar

adelante desde dos reas definidas: desde la administracin mediante
estrategias concretas y desde la direccin a travs de la visin, misiones y
funciones que le corresponden y que determinarn la orientacin de sus
proyectos.

FOCALIZACIN DE UN PROYECTO

Es importante considerar sobre qu rea la organizacin o administracin va a

proyectar. En primer lugar, toda organizacin puede decidir sobre uno o ms
de los campos mencionados en el punto anterior introduciendo las mejoras de
calidad en alguno de los procesos o servicios que brinda al ciudadano y, en
segundo lugar, podr elaborar un proyecto consecuente con su expectativa y
acorde a los requerimientos que considere ms ptimos.

PLANIFICAR CON ESTRATEGIA:

La planificacin de un proyecto deber estar articulada sobre cuatro

estrategias de funcionamiento que son consideradas de vital importancia y sin
las cuales no es posible conseguir una administracin receptiva que preste
adecuados servicios a los ciudadanos:
1- La mejora de la informacin y comunicacin con el ciudadano.

2- La mejora en la calidad del servicio, fundamentalmente reduciendo y

simplificando los trmites administrativos en aquellos servicios que
afecten directamente al usuario.

3- Funcionamiento ms eficaz y eficiente de los diferentes organismos en

su gestin interna.

4- Realizacin de procesos integrales de modernizacin relativos a un

servicio o sector de un organismo determinado de la Administracin
Pblica.

Estas cuatro estrategias de funcionamiento aumentarn la eficiencia en la

gestin interna, posibilitarn la transparencia del proceso y mejorarn la
concertacin de la actuacin.
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SNTESIS DE LA PLANIFICACIN:
Podemos decir que la planificacin es la herramienta fundamental para la
elaboracin de cualquier proyecto. No debe ser improvisada, sino que debe ser
elaborada cuidadosamente, considerando todos los aspectos para lograr
siempre la mejora continua.
Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y
actuar en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en
nuestra planificacin. Es arribar exitosamente a las metas que nos hemos
propuesto, de la manera menos costosa, en el menor tiempo posible y con la
mayor calidad posible.
Toda planificacin requiere de una idea, de un plan y de unos objetivos, cuyos
pasos son:
1- Seleccin de una idea, problema o situacin determinada que quiere ser
modificada.

2- Bosquejo preliminar: Se plantea brevemente lo que se desea realizar.

3- Anteproyecto preliminar o estudio de prefactibilidad: Es la

profundizacin del punto anterior y nos da la pauta si podemos
continuar en el proyecto o no.

4- Anteproyecto definitivo o estudio de factibilidad: Es el estudio ms

profundo del anteproyecto preliminar, utilizando indicadores y
mediciones especficas, sondeos, muestreos, etc. El anteproyecto nos
determinar si podemos continuar con nuestro objetivo.

5- Proyecto final o definitivo: es cuando se realiza todo el desarrollo del

proyecto a travs de un trabajo meticuloso y minucioso, sobre la idea
que le dio origen.
Para lograr el xito en el proyecto definitivo debemos tener en cuenta:
1- Ciudadanos a los que va dirigido.

2- Lugar en donde se va a realizar

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3- Tamao

4- Procesos a llevar adelante

5- Costos

6- Beneficios

FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN:
Se ha comprobado internacionalmente que las estrategias de la planificacin
optimizan la utilizacin de los recursos humanos, materiales, financieros y de
informacin, desarrollando nuevas tcnicas de direccin, seguimiento, control
de los procesos, perfeccionamiento del sistema de gestin y de recursos
humanos de la organizacin, ajustando la estructura interna de la organizacin
a las funciones encomendadas dentro de un nuevo contexto de actuacin de la
administracin del Estado.
La planificacin consiste en gestionar acciones especficas de mejora de la
calidad de los servicios comprometidos por el organismo, a travs de la
declaracin de admisibilidad de un proyecto consecuente, que rena las
caractersticas de evaluable y medible y cumpla con los requerimientos
especficos.
Es importante considerar que todo lo que supone inversin inicial de un
proyecto, sea atendida con recursos pblicos afectados a tal fin, hasta que la
accin se incorpore a la gestin de la reparticin como gasto corriente, lo que
debe coincidir con la puesta en marcha del proyecto.
Toda planificacin tiene un objetivo general, una idea y un propsito.
El objetivo general significa concretar esa idea (o resolver un problema). El
propsito deber ser siempre el poder brindar una mejor atencin al
ciudadano, destinatario de nuestros servicios.
LA PROGRAMACIN:
Esta es la etapa que nos permite organizar y detallar el modo de trabajar en el
proyecto.
Brindar servicios pblicos de calidad, ms eficaces, econmicos y accesibles,
es la voluntad compartida por funcionarios y agentes pblicos que componen
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la Administracin Pblica Provincial, cuya participacin activa en la tarea de

la modernizacin del Estado es una condicin indispensable para el xito de
un proyecto.
La Provincia de Salta lleva adelante un plan de mejora en su Administracin y
de sus servicios pblicos en lo que a calidad se refiere, concentrndose en el
cumplimiento de varios objetivos tales como:
-Clarificar las misiones del Estado y el mbito de los servicios pblicos, para
que el ciudadano conozca la frontera existente entre las misiones que son
competencia de cada organizacin.
Tomar en cuenta mejorar las necesidades y los deseos de los ciudadanos, para
servirlos en cumplimiento del mandato constitucional, y mejorar las
capacidades de concepcin, decisin y resolucin de la Administracin
central.
SUPERVISAR
Es la etapa de la planificacin del proyecto que nos permite evaluar, proseguir
y replantear la coordinacin y organizacin del proyecto.
PLANIFICACIN ESTRATGICA
Los tres pilares bsicos de la planificacin son:
1-Planear

2- Programar

3- Supervisar

PROBLEMAS
Los problemas siempre existen. El primer paso es identificarlos a travs de un
diagnstico.

El segundo paso es buscar una solucin adecuada.

El tercer paso es implantarla.

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El cuarto paso comprobar y evaluar si la solucin implantada tiene un efecto

beneficioso

FORMULACIN DE UN PROYECTO
Formular un proyecto significa elaborar un modelo que me permita aplicarlo
para mejorar la calidad en los servicios que presta la organizacin. Todos los
organismos dependientes del Poder Ejecutivo Provincial, cualquiera sea su
naturaleza, pueden presentar ante la Oficina de Calidad de los Servicios
proyectos de mejora de la calidad de los servicios a su cargo.
DENOMINACIN DEL PROYECTO
Es el nombre que le vamos a otorgar al proyecto
LOCALIZACIN DEL PROYECTO
El objetivo de formular un proyecto consiste en integrar procesos de
modernizacin relativos a un servicio o a un sector determinado del
organismo, referido a una o ms de las cuatros lneas de accin concretas:
Area organizativa

Funcionamiento interno

Recursos Humanos

Procedimientos de actuacin o gestin de los procesos.

TAMAO
El tamao de un proyecto est relacionado y proyectado sobre la mxima
capacidad que cubrir durante un determinado perodo de tiempo y el mnimo
que justificar a dicho proyecto.

COSTOS:

Son los gastos que demandar el proyecto en lo que se refiere a mano de obra,
materiales y gastos en general, los cuales debern ser evaluados previamente a
travs de la declaracin de admisibilidad del proyecto. Tal declaracin supone
la posibilidad de que la inversin inicial del proyecto sea atendida con
recursos pblicos afectados a tal fin, hasta que la accin se incorpore a la
gestin de la reparticin como gasto corriente, lo que debe coincidir con la
puesta en marcha del proyecto.

PRESUPUESTO

Presupone lo que se estima necesitar para que el proyecto funcione

correctamente, tanto en recursos humanos, materiales o financieros.

CMO PLANIFICAR PARA HACER UN PROYECTO?

Definimos un proyecto como un conjunto planificado de acciones tendientes a
resolver exitosamente -mediante una cantidad de recursos humanos y
materiales, un presupuesto y un tiempo determinado para su realizacin- una
situacin problemtica, una idea beneficiosa o una demanda planteada.

CAL ES LA CLAVE DE UN PROYECTO?

La clave de un proyecto deber tener las siguientes caractersticas:
Realista: Deber establecer objetivos posibles de logar, tenindose en cuenta
la forma de funcionar de la organizacin, la disposicin de las reas directivas,
el presupuesto econmico y todos aquellos factores que afecten el logro del
objetivo.

Medible a travs del tiempo: Los objetivos se debern establecer en trminos

concretos, especificando lo que se espera que ocurra y cundo. Es necesario
que los objetivos estn fijados en trminos concretos y no en generalidades
imprecisas. Podrn cuantificarse tanto en costos como en porcentajes, pasos
especficos, tiempo, etc.

Flexible: Deber ser posible adecuar el proyecto, cuando surjan imprevistos en

su ejecucin.
Motivador: Deber comprometer en su realizacin la mayor parte o todo el
personal.
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Comprensible: Los proyectos debern explicarse de manera sencilla y

comprensible.

Obligatorios: Una vez determinado el o los objetivos del proyecto, deber

existir una obligacin explcita para hacer lo necesario para su consecucin.

Participacin: Los responsables del logro de los objetivos del proyecto

debern participar en el establecimiento de los mismos. La elaboracin del
proyecto deber ser transparente, eficaz y concertada.

Transparente significa que la orientacin estratgica del proyecto constituye

un compromiso que debe ser precisado, detallado y difundido en el documento
de trabajo donde se explique el proceso o servicio elegido.

Eficaz: El proyecto deber ser preparado para ponerse en marcha en forma

inmediata a su aprobacin, y los resultados debern ser medibles a partir de
los seis mese de su iniciacin.

Concertado: El proyecto postulado deber ser concertado entre los integrantes

del organismo que lo presente.

El proyecto presentado deber ayudar a:

Facilitar la vida cotidiana de las personas, colaborando a la sencillez y
eficiencia del Estado.

Reforzar los derechos ciudadanos.

Simplificar las relaciones entre los servicios pblicos y los ciudadanos.

Mejorar la calidad de los servicios prestados.

Acercar las decisiones a los ciudadanos colaborando en la proximidad del
Estado.
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Renovar la gestin del Estado colaborando en la modernizacin del mismo,

tanto en lo que se refiere a los recursos humanos como de la gestin pblica.

Los proyectos debern referir: el organismo de origen, nombre, indicacin y

explicacin acerca de si es nuevo, ampliacin o innovacin, tipo,
fundamentacin, proceso o servicio elegido, actividad principal a desarrollar,
inversiones necesarias, financiacin, costos y a los siguientes elementos:

Destinatarios del servicio a mejorar, con detalles de sus caractersticas.

Localizacin o emplazamiento concreto del Proyecto.

Tamao, etapas y costos.

Presupuesto del trabajo.

Presupuesto global o general.

Inversiones u otras consideraciones similares.

Aspectos sociales, descripciones generales, objetivos, tasa de actualizacin

social.

Demanda de los ciudadanos

Beneficiarios especficos

Nivel de localizacin

Impacto social
Influencia en el medio ambiente.
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Los fundamentos del proyecto incluirn la justificacin poltica, tcnica,

econmica y social, y se referirn especialmente a:

a) Descripcin del proceso (breve caracterizacin del proceso que se

pretende abordar mediante el proyecto presentado).

b) Resea de los objetivos del proyecto y su relacin con el

mejoramiento de la calidad y modernizacin del Estado.

c) Planificacin para concretar los objetivos propuestos

d) Razones que justifican la estrategia elegida para el logro de los

objetivos del Proyecto.

e) Principales resultados que pueden surgir de los estudios o anlisis

proyectados.

f) Enumeracin de las principales razones que justifican la

aceptacin de las mejoras ofrecidas por el proyecto para la
modernizacin del Estado.

g) Descripcin de las posibilidades reales de lograr los resultados

sealados, en trminos de recursos disponibles y la experiencia de
la organizacin.

Cumplidos los seis meses desde la iniciacin del proyecto, el organismo

beneficiado deber presentar un informe de evaluacin del mismo.

CAL ES LA CLAVE PARA QUE UN PROYECTO SEA EXITOSO?

Para que un proyecto sea exitoso deberemos tener en cuenta:

1 Identificar correctamente la situacin problemtica.

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2 Describir certeramente el diagnstico de la realidad inicial

3 Planificar eficientemente las tareas que solucionarn los problemas

detectados, accin que estar condicionada por los recursos materiales y
humanos con los que contamos.

MODELO DE PRESENTACIN DE UN PROYECTO

TTULO
En lenguaje claro y conciso se deber indicar la accin a realizar.
BREVE DESCRIPCIN DEL PROYECTO.
Brevemente y mediante una rpida lectura deber brindar una idea general del
proyecto, su naturaleza, importancia, poblacin a cubrir y ubicacin.
DIAGNSTICO Y JUSTIFICACIN DEL PROYECTO
Describir la situacin real que se quiere cambiar y la situacin ptima que se
tendra, despus de la aplicacin del proyecto.
OBJETIVOS
Descripcin breve de lo que se quiere lograr y caractersticas de la situacin
final deseada.
METAS DEL PROYECTO
Detalles de indicadores que permitan conocer si aplicando el proyecto se
obtendrn los resultados que se esperan.
ACTIVIDADES<
Informacin resumida referida a las tareas necesarias para el cumplimiento de
las metas, organizadas segn un cronograma, responsables y costos.
ORGANIZACIN PARA LA EJECUCIN DEL PROYECTO
Debe exponerse claramente cmo se desarrollar la ejecucin del proyecto, los
recursos involucrados (humanos y materiales), as como tambin su
coordinacin.
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INSUMOS
Breve descripcin de insumos de bienes y servicios clasificados segn la
fuente de financiamiento que corresponda.
COSTOS
Presupuesto mensual del proyecto totalizando gastos por insumos y
actividades.
UN EJEMPLO DE PROYECTO
Diagnstico: El problema percibido es estudiado y ampliamente documentado.
Se mencionan los indicadores de la situacin inicial y poblacin afectada.
Del anlisis de la informacin se pude deducir:
El problema
El objetivo del proyecto
Las metas a las que se quiere llegar despus de realizar el proyecto.

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NDICE:
1- QU ES PLANIFICAR
2- LA LGICA DE LA PLANIFICACIN
3- PLANEAR Y PROYECTAR
4- FOCALIZACIN DE UN PROYECTO
5- PLANIFICAR CON ESTRATEGIA
6- SNTESIS DE LA PLANIFICACIN
7- FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN
8- LA PROGRAMACIN
9- SUPERVISIN
10PLANIFICACIN ESTRATGICA
11PROBLEMAS
12FORMULACIN DE UN PROYECTO
13DENOMINACIN DEL PROYECTO
14LOCALIZACIN DEL PROYECTO
15TAMAO
16COSTOS
17PRESUPUESTO
18CMO PLANIFICAR PARA HACER UN PROYECTO
19CUL ES LA CLAVE DE UN PROYECTO
20CUL ES LA CLAVE DE UN POYECTO PARA QUE SEA
EXITOSO
21MODELO DE PRESENTACIN DE UN PROYECTO
22UN EJEMPLO DE PROYECTO.
23TRABAJO REALIZADO POR
24EQUIPO DE TRABAJO
25-

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