Cuentas Incobrables

Cuentas Incobrables
In
El presente captulo, tendr como objetivo dar a conocer los siguientes temas:
Analizar las cuentas por cobrar.
Describir los mtodos para contabilizar las cuentas de difcil cobro y establecer las
provisiones correspondientes.
Manual de Contabilidad Bsica
1. DEUDORES
Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la entidad, incluidas las comerciales
y no comerciales.
Forman parte de este grupo, entre otras, las siguientes cuentas:
Clientes
Cuentas por
cobrar a casa
Matriz
cuentas por
cobrar a
vinculados
econmicos
Cuentas por
cobrar a
socios y
accionistas
Aportes por
cobrar,
anticipos y
avances.
Depsitos y
promesas de
compraventa
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Corporacin Industrial Minuto de Dios
Cuentas Incobrables
En este grupo tambin se incluye el valor de la provisin, de naturaleza crdito, constituida para cubrir
las contingencias de prdida.
Las cuentas por cobrar representadas en moneda extranjera debern ajustarse a la tasa de cambio
representativa del mercado.
1.1 Clientes
Comprende el derecho que tiene la entidad de exigirles a sus clientes el pago de su deuda por la venta
de mercancas o la prestacin de servicios a crdito.
Representa todos los valores a favor de la entidad y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de
cualquier naturaleza, por concepto de venta de mercancas, productos terminados, servicios y contratos
realizados.
Pgina 2
Se Debita:
Dinmica
-Por el valor de las mercancias o servicios

vendidos a crdito.
Se Acredita:
-Por el valor de las notas dbito por cheques

devueltos por los bancos.
-Por los pagos efectuados por los clientes.
-Por el ajuste por diferencia en cambio de las

cuentas de clientes del exterior.
-Por el valor de las devoluciones

mercancas o servicios no aceptados.
-Por los ajustes al favor de la entidad, como

interes, etc.
-Por los descuentos o bonificaciones por

cualquier concepto.
-Por los ajustes generados a favor del cliente.
-Por los traslados a cuentas de difcil cobro.
de
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Cuentas Incobrables
Control interno
Con el fin de minimizar posibles prdidas futuras relacionadas con las cuentas por cobrar originadas
por las ventas a clientes, es necesario implementar una serie de polticas internas para el manejo y
control de cartera; algunas de estas polticas son:
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1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada por vencimiento para
facilitar su cobro.
2. Enviar peridicamente extractos a los principales clientes, solicitando su verificacin o conciliacin y observaciones.
3. Visitar espordicamente a los clientes para verificar el procedimiento de cobro por los representantes de
la empresa.
4. Todo pago de los clientes debe estar soportado por un recibo de caja o un formato de consignacin.
5. Cada vez que un cliente devuelva mercanca, para proceder a elaborar la nota crdito es necesario
constatar en qu estado llega la mercanca, si est completa segn lo informado y la causal de devolucin.
6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos de dinero.
7. El personal encargado de las ventas y la facturacin debe ser diferente al personal que maneja los
recaudos y los recursos contables.
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Cuentas Incobrables
CUENTAS INCOBRABLES O DEUDAS DE DIFCIL COBRO

Las empresas que otorgan crdito, normalmente esperan que el deudor cumpla oportunamente los
compromisos de pago. El departamento de cartera debe realizar un estudio adecuado para determinar
la capacidad de endeudamiento, costumbres de pago, solvencia moral del deudor, etctera, para
eliminar posibles prdidas de cartera. A pesar de todo esto, algunas de las cuentas son incobrables,
por factores como muerte del deudor, insolvencia del mismo, declaracin expresa de no pago,
etctera. La prdida de cartera es asumida por la empresa.
Cuando esto sucede, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro, es necesario efectuar una
reclasificacin con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realizacin de la
cartera.
Dinmica
Se Debita:
Se Acredita:
Por el traslado de la cuenta de clientes.
Por el valor cargado contra la provisin

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Provisin para cuentas de difcil cobro

Representa el monto de los valores provistos por la entidad para cubrir eventuales prdidas de cuentas
de clientes, como resultado del anlisis efectuado al grupo de deudores.
Se Debita:
Dinmica
Por el valor de las cuentas cargadas como

incobrables.
Por el valor del ajuste al clculo de la

provisin.
Se Acredita:
Por el valor resultante del anlisis de las
cuentas deudoras. -
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Cuentas Incobrables
Mtodos para contabilizar las cuentas incobrables
Mtodo de
provisin para
cuentas
incobrables
Mtodo de
anulacin
directa.
Pgina 8
a.
Mtodo de anulacin directa
Consiste en revertir simplemente el registro contable original, es decir, acreditar la cuenta clientes por
el valor de la deuda incobrable y debitar la cuenta gastos operacionales - Provisiones por idntico
valor.
Este mtodo es ms sencillo, pero tiene la desventaja de que la informacin de las cuentas malas
deducidas de cartera desaparece y no es possible evaluar ni tomar decisiones para un perodo
determinado.
Ejemplo: Supngase que Almacn La Comparsa Ltda. Vende a crdito mercancas el da 8 de febrero
del ao 01 por valor de $ 250,000 al seor Pedro Garca. Con base en un estudio de cartera realizado
el 31 de octubre del ao 01, el jefe de cartera determina que pese a las gestiones de cobro la cuenta
del seor Garca no podr cobrarse. El gerente autoriza su retiro de cartera de la empresa.
El registro en el momento de la venta ser
FECHA
Febero 8
CUENTA
DEBITO
Deudores-Clientes
250.000
Ingresos Operacionales-Ventas
CREDITO
250.000
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Cuentas Incobrables
Para eliminar la cuenta incobrable del saldo de nuestra cartera, el registro sera el siguiente:
FECHA
CUENTA
DEBITO
Gastos Operacionales-Provisiones
250.000
Octubre 31.
Deudores -Clientes
CREDITO
250.000
Con este asiento no queda prueba alguna que permita conocer la prdida total en un perodo por este
concepto, pues lo que se debit el 8 de febrero se cancel el 31 de octubre.
b. Mtodo de provisin para cuentas de difcil cobro
Consiste en estimar, mediante un anlisis de vencimientos en la fecha de cierre de libros, el porcentaje
de las cuentas de clientes que probablemente no podrn ser recuperadas.
Es importante conocer cul ser el verdadero valor de recuperacin de esta cartera para las
proyecciones y los anlisis de flujos de caja.
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Ejemplo: Supngase que al 31 de diciembre del ao 01 Almacn La Comparsa Ltda. Posee un saldo
de cartera por $ 2, 740,000. La administracin decide calcular la provisin para deudores con el fin de
conocer el verdadero valor de recuperacin de su cartera y fijar para el futuro las polticas de ventas a
crdito. Las cuentas por cobrar a esta fecha se discriminan as:
Por decisin tomada por los rganos directivos de la entidad, se establecieron los siguientes
porcentajes probables de prdidas de cartera:
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Cuentas Incobrables
Cuentas Vigentes 0%
1-60 das
0%
61-120 das
3%
121-180 das
5%
181-360 das
10%
Ms de 360 das
15%
Para efectuar el ajuste al 31 de diciembre del ao 01, se calcula la prdida estimada con base en las
ponderaciones, y se obtiene el siguiente cuadro de vencimientos:
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La contabilizacin del ajuste al 31 de diciembre del ao 01 sera:
FECHA
CUENTA
DEBITO
Diciembre Gastos Operacionales-Provisiones
90.500
31.
Provisiones-Clientes
CREDITO
90.500
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Cuentas Incobrables
Con este asiento se afecta el estado de resultados del perodo porque reduce las utilidades, al igual
que el balance general porque disminuye el saldo de la cuenta de clientes. El saldo en el balance
general al 31 de diciembre del ao 01 quedara as:
Deudores-Clientes
$2.740.000
Menos: Provisin
($90.500)
Deudores-Clientes
$2.649,500
El saldo de la provisin se reduce en la medida que se reconozcan cuentas incobrables. Supngase

que el cliente E definitivamente no va a pagar la factura vencida a ms de 360 das por valor de $
30,000.
El asiento para contabilizar el reconocimiento de esta cartera perdida sera el siguiente:
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FECHA
CUENTA
DEBITO
Diciembre Provisiones-Clientes
30.000
31.
Clientes
CREDITO
30.000
La cuenta provisin para cuentas incobrables al 31 de diciembre del ao 01 presenta el siguiente saldo:
Para el ao 02, la compaa estima que una provisin de $ 80,000 ser suficiente.
No se requiere registrar el valor total, puesto que esa cuenta trae un saldo crdito de $ 60,500 al cierre
de diciembre 31 del ao 01.
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Cuentas Incobrables
Ser necesario ajustar la cuenta hasta completar ese valor. A la provisin estimada de $ 80,000 se le
resta el saldo de $ 60,500 para determinar el valor del ajuste. As, se tiene:
Provisin estimada - Clientes

Valor saldo cuenta a diciembre 31/01
Valor del ajuste a efectuar
80.000
60.500
19.500
De acuerdo con este clculo, se proceder a realizar el siguiente asiento:
FECHA
CUENTA
Diciembre Gastos operacionales-Provisiones
31.
Provisin- Clientes
DEBITO
19.500
CREDITO
19.500
Pgina 16
Tratamiento de cuentas de difcil cobro

Ocasionalmente, algunas cuentas que se han cancelado por considerarse incobrables, pueden ser
pagadas posteriormente por el deudor de manera total o parcial.
Esta situacin debe ser reflejada en los estados financieros. Como quiera que las cuentas han sido
descargadas de cartera y su valor se ha eliminado como cuenta mala, es necesario revivir esa cuenta
para que se refleje en el flujo de la entidad, de la siguiente forma:
a. Se restablece la
cuenta clientes
por el valor
pagado y
simultneamente
se incrementan
por idntica cifra
la provisin
b. Se registra
el ingreso por
la cancelacin
de la
respectiva
cuenta por
cobrar.
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Cuentas Incobrables
Supngase que una empresa recibe el 15 de abril del ao 01 el pago de $ 20,000 de una cuenta por
cobrar que el ao anterior se haba considerado incobrable y se haba retirado del saldo de la cartera.
Para incorporar el pago, debe hacerse el siguiente asiento:
FECHA
abr-15
jul-18
CUENTA
DEBITO
Deudores-Clientes
20.000
Provision-Clientes
Caja
20.000
Deudores-Clientes
CREDITO
20.000
20.000
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BIBLIOGRAFIA
CONTABILIDAD GENERAL. Hernando Daz. Editorial Prentice Hall.
Pgina 19

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-Por los pagos efectuados por los clientes.

-Por el ajuste por diferencia en cambio de las

-Por el valor de las devoluciones

-Por los ajustes al favor de la entidad, como

-Por los descuentos o bonificaciones por

-Por los ajustes generados a favor del cliente.

-Por los traslados a cuentas de difcil cobro.

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