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Compra

Paso 1
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos

en:
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Para los documentos de archivo continuar paso 2

DOCUMENTOS DE APOYO
Para los documentos de apoyo ir al paso 11

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de informacin producida o

recibida por una persona o entidad en
razn de sus actividades o funciones,
que tiene valor administrativo, fiscal,
legal, cientfico, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de
conservacin.

DOCUMENTO DE APOYO
Documento de apoyo: Es aquel de carcter general
(leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por la informacin que
contiene, incide en el cumplimiento de funciones
especficas de la gestin administrativa. Pueden
ser generados en la misma institucin o proceder
de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. Estos documentos
no se transfieren al Archivo Central y deben ser
destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan
utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la
dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

PASO 2
Elaboracin de Separadores

Elaborar los separadores para

cada una de las series y
subseries de tal manera que
permita visualizar su ubicacin y
facilite la localizacin fsica de la
documentacin.

Separador de Series
SERIE
DEPENDENCIA

10210101.05
Acuerdos

Separador de Subseries
DEPENDENCI
A

SERIE

SUBSERIE

Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo

Directivo

Paso 3
Clasificacin Documental Series y
Subseries
Identifique y agrupe en unidades
documentales (asuntos) todos los tipos
documentales pertenecientes a la
dependencia teniendo en cuenta las
series y subseries.

Noviembre 18
Octubre 25
Junio 02
Febrero 15
Enero 22

4
3

2
1

Bogot, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0

Carpeta No.__________
SECRETARIA GENERAL
INFORMES
Informes de Actividades
Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12
Folios:
155

PASO 4
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordene al interior de cada uno de las

unidades documentales (asuntos)
los diferentes tipos documentales
teniendo en cuenta su fecha de
produccin o de trmite y
manteniendo la estructura que tuvo
durante el servicio activo.

Acta 6 Agosto 8 de 2000

Acta 5 Junio 25 de
2000
Acta 4 Abril 21 de
2000
Acta 3 Mayo 15 de 2000
Acta 2 Marzo 15 de 2000
Acta 1 Enero 20 de 2000

Actas del Comit de Compras

Paso 5 Identificacin de cada Unidad

Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades
documentales as:
Cdigo de la Oficina
Cdigo de la Serie
Cdigo de la Subserie
Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben
archivar mximo 200 folios. Si se requiere ms de
una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta
identificndola
con
la
informacin sealada,
anexndole el nmero de orden de la carpeta.

Cdigo
de Serie
Asunto especfico

Cdigo
Subserie

101.05.01
ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO

Paso 6:

Ordenacin

Ordene cada uno de las unidades

documentales (asuntos),pertenecientes
a una serie o subserie, utilizando un
sistema que facilite la localizacin y
recuperacin de la informacin.
Los sistemas pueden ser: Alfabtico,
Numrico, Cronolgico, Geogrfico
entre otros (se pueden combinar)

52.894.456
51.111.412
49.698.323
49.695.123
41.694.906
98.495.783

Historias
Laborales

2003
2002
2001
2000
1999
1998

Informes de
Gestin

Paso 7: Depuracin
Retirar de la Unidad Documental los
documentos que no tienen valores
primarios ni secundarios como:
Duplicados
Constancias

Paso 8: Foliacin
Foliar cada una de las series y subseries
documentales, previendo para ello la
numeracin de los folios en el extremo
superior derecho, con un lpiz de mina
negra y blanda (HB, B), en forma
legible, sin enmendaduras, empezando
por el documento ms antiguo hasta el
ms reciente al final de la carpeta y as
sucesivamente.

Enero 20 de 2001

Octubre 2 de 2000
Marzo 12 de 2000

Enero 24 de 2000

3
2

Enero 20 de 2000
Enero 20 de 2000

Historias Laboral
43.528.597

Junio 20 de 2000

Mayo 20 de 2000
Abrril 20 de 2000

4
3

Marzo 20 de 2000
Febrero 20 de 2000
Enero 20 de 2000

Informes de
Gestin
Anual 2004

2
1

Paso 9:

Ubicacin Fsica

Ubique fsicamente las carpetas que

conforman cada una de las Series y
Subseries documentales, observando
que guarden el mismo orden en que
aparecen relacionadas en la Tabla de
Retencin Documental

Ubicacin Fsica
Conciliacin Bancaria marzo

Unidades
Separador de
Subserie

Boletn de Febrero

Boletn de Enero

45.05 Informes Contables

Marzo
Unidades
Febrero
Enero
45.25 Informes Financieros

45
A1 G1

Separador de Subserie

INFORMES

Separador de
Serie

Paso 10:

Identificacin de Archivadores
A

Identifique
alfanumricamente
cada uno de los
archivadores, de
tal forma que
permita la
localizacin fsica
de los expedientes
Ir a paso 15

A1G1

C
G

H
I

A1G2

O
R

A1G3

Paso 11

Clasificacin Documentos
de Apoyo

Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecern

algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las
series y subseries, estos constituyen los documentos de
apoyo que son de carcter general sirven nicamente de
soporte a la gestin de la dependencia, pero no son
documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al
Archivo Central.
Se organizan con base al Sistema de Clasificacin de
Documentos de Apoyo y despus de cumplir su funcin el
Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye
y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del
Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y
Legislacin Archivstica.

PASO 12: ELABORACIN

DE

SEPARADORES
Elaborar separadores para cada
un de los asuntos identificados en
el paso anterior

Cdigo
Documento de
Apoyo

Asunto Especfico

Cdigo
Subdivisin

2.12.2
RESOLUCIONES (Copias)

Paso 13. Ubicacin Fsica:

Documentos de Apoyo
2.9 MANUAL DE FUNCIONES
2.8 LISTADOS

Carpetas
Separador de
Subdivisin
Carpetas

2.7 INVENTARIO

.2.6.103 Informe Jurdica

2.6.102 Informe Archivo
2.6 INFORMES

2.5 FORMATOS
2.4 EVENTOS

2.2
DIRECTORIOS

2.1 ACTAS

A1 G1

Carpeta

Documentos de Apoyo

PASO 14. ELIMINACIN DOCUMENTOS DE

APOYO
Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan
utilidad o vigencia

Diligenciar Formato Eliminacin en Archivo de

Gestin.

Paso 15: Inventario Documental

Levante el inventario
documental diligenciando para
tal fin el Formato nico de
Inventario Documental
siguiendo las instrucciones del
Acuerdo 038 de 2002.