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ndice general

1. Conceptos generales

1.1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2. Espacio del procesador de textos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.1. Espacio del procesador Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.2. Espacio del procesador Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3. Entrada/Salida del programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1. Como entrar a Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2. Como entrar a Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.3. Como salir de Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.4. Como salir de Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Introduccin

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2.1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2. Insertar o sobrescribir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3. Modos de seleccionar texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4. Opciones de copiar y pegar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.5. Insercin de caracteres especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10


2.5.1. Insercin de un carcter especial con Word 2003 . . . . . . . . . . . . 10
2.5.2. Insercin de un carcter especial con Word 2010 . . . . . . . . . . . . 11
2.5.3. Ocultacin y visiblidad de caracteres especiales con Word 2003 . . . 11
2.5.4. Ocultacin y visiblidad de caracteres especiales con Word 2010 . . . 12
2.5.5. Insercin de la fecha y la hora con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . 12
2.5.6. Insercin de la fecha y la hora con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . 13

2.6. Deshacer y rehacer los ltimos cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3. Operaciones con archivos

15

3.1. Creacin/Apertura de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15


3.1.1. Creacin de un documento con Word 2003

. . . . . . . . . . . . . . . 15

3.1.2. Creacin de un documento con Word 2010

. . . . . . . . . . . . . . . 16

3.1.3. Apertura de un documento con Word 2003

. . . . . . . . . . . . . . . 16

3.1.4. Apertura de un documento con Word 2010

. . . . . . . . . . . . . . . 17

3.2. Guardado de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17


3.3. Men de ventana. Manejo de varios documentos . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.3.1. Organizacin de ventanas en Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.3.2. Organizacin de ventanas en Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
21

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4. Aspecto del texto

4.1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

4.2. Fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.2.1. Caractersticas generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.2.2. Espaciado entre caracteres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.2.3. Cambio de maysculas a minsculas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

4.3. Prrafo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4.3.1. Cambiar alineacin e interlineado en Word 2003 . . . . . . . . . . . . 25
4.3.2. Cambiar alineacin e interlineado en Word 2010 . . . . . . . . . . . . 26

4.4. Bordes y sombreados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27


4.4.1. Aadir bordes y sombreados con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . 27
4.4.2. Aadir bordes y sombreados con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . 27

4.5. Numeracin y vietas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

4.6. Tabulaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

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5. Configuracin de pgina

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5.1. Configuracin de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31


5.1.1. Configuracin de pgina con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
5.1.2. Configuracin de pgina con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
5.1.3. Visualizacin y edicin de un documento con Word 2003 . . . . . . . 32
5.1.4. Visualizacin y edicin de un documento con Word 2010 . . . . . . . 33

5.2. Encabezado y pie de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33


5.2.1. Inclusin de encabezados y pies de pgina con Word 2003 . . . . . . 33
5.2.2. Inclusin de encabezados y pies de pgina con Word 2010 . . . . . . 34

5.3. Numeracin y bordes de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34


5.3.1. Incluir numeracin de pgina con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . 34
5.3.2. Incluir numeracin de pgina con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . 35
5.3.3. Incluir borde de pgina con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
5.3.4. Incluir borde de pgina con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

5.4. Insercin de saltos de pgina y de seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35


5.4.1. Insercin de un salto de pgina con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . 36

5.4.2. Insercin de un salto de pgina con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . 36


5.4.3. Insercin de columnas periodsticas con Word 2003 . . . . . . . . . . 36
5.4.4. Insercin de columnas periodsticas con Word 2010 . . . . . . . . . . 37
5.5. Insercin de notas al pie de pgina y al final de un documento . . . . . . . . 37
5.5.1. Insercin de notas con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.5.2. Insercin de notas con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
39

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6. Manejo de tablas

6.1. Creacin y edicin de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39


6.1.1. Creacin de una tabla con Word 2003

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

6.1.2. Creacin de una tabla con Word 2010

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

6.2. Modificacin de tamao, estructura y estilo de tablas . . . . . . . . . . . . . 41

6.2.1. Modifcacin de una tabla con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . 41


7. Correcin ortogrfica y gramatical

43

7.1. Utilizacin de las herramientas de ortografa y gramtica . . . . . . . . . . . 43


7.2. Correccin ortogrfica y gramatical con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . 44

7.2.1. Correccin ortogrfica y gramatical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

7.2.2. Sinnimos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
7.2.3. Correccin automtica

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

7.3. Correccin ortogrfica y gramatical con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . 50


8. Formatos de impresin

51

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8.1. Impresin y configuracin de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51


8.1.1. Impresin de documentos con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . 52
8.1.2. Impresin de documentos con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . 52

9. Combinacin de correspondencia

55

9.1. Creacin de sobres y etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55


9.2. Combinacin de correspondencia bajo Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . 56
9.2.1. Elegir un tipo de documento y el documento principal . . . . . . . . . 58
9.2.2. Conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros . . . . . . . 58
9.2.3. Agregar campos al documento principal . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
9.2.4. Obtener una vista preliminar de la combinacin y completarla . . . . 61

9.3. Combinacin de correspondencia bajo Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . 63

10.Manejo de imgenes y autoformas

65

10.1.Insercin de imgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
10.1.1.Imgenes desde un archivo con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . 66
10.1.2.Imgenes desde un archivo con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . 66

10.2.Imgenes prediseadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
10.2.1.Imgenes prediseadas con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
10.2.2.Imgenes prediseadas con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
10.3.Ajuste y mejora de imgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
10.3.1.Ajuste de imgenes con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
10.3.2.Ajuste de imgenes con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
10.4.Autoformas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

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10.4.1.Autoformas con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70


10.4.2.Autoformas con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

10.5.Textos artsticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
10.5.1.Insercin de un Word Art con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
10.5.2.Insercin de un Word Art con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
11.Creacin de estilos

73

11.1.Creacin de nuevos estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74


11.1.1.Crear estilos en Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
11.1.2.Crear estilos en Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
11.2.Utilizacin de estilos en un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
11.2.1.Utilizacin de estilos en Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
11.2.2.Utilizacin de estilos en Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

11.3.Modificacin de estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
11.3.1.Modificacin de estilos en Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

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11.3.2.Modificacin de estilos en Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

11.4.Borrado de estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
11.4.1.Borrado de estilos en Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
11.4.2.Borrado de estilos en Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

12.Plantillas y asistentes

81

12.1.Utilizacin de plantillas y asistentes del men archivo nuevo . . . . . . . . . 81


12.2.Creacin, guardado y modificacin de plantillas de documentos . . . . . . . 82
12.2.1.Plantillas en Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
12.2.2.Plantillas en Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

13.Trabajo con documentos largos

87

13.1.Creacin de tablas de contenidos e ndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87


13.2.Referencias cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
13.3.Ttulos numerados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
13.4.Documentos maestros y subdocumentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
13.5.Documentos maestros y subdocumentos en Word 2010 . . . . . . . . . . . . 91

14.Fusin de documentos

93

14.1.Insercin de documentos de otras aplicaciones ofimticas en Word 2003 . . 94


14.2.Insercin de documentos de otras aplicaciones ofimticas en Word 2010 . . 94
15.Revisin de documentos

95

15.1.Insercin de comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
15.2.Control de cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

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15.3.Proteccin de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
16.Automatizacin de tareas repetitivas mediante grabacin de macros

99

16.1.Grabadora de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
16.1.1.Creacin de macros en Word 2003

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

16.1.2.Creacin de macros en Word 2010

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

16.2.Utilizacin de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100


16.2.1.Utilizacin de macros en Word 2003

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

16.2.2.Utilizacin de macros en Word 2010

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

17.Bibliografa y referencias

101

17.1.Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
17.2.Referencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

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18.Crditos

103

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ndice de figuras

1.1. Interfaz de Word 2003. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2. Ejecucin de Word 2003 con el sistema operativo Windows XP. . . . . . . . .

2.1. Caja de dilogo de caracteres especiales con Word 2003. . . . . . . . . . . . 11


2.2. Ocultacin y visibilidad de elementos especiales con Word 2003. . . . . . . . 12

3.1. Creacin de un documento de texto nuevo con Word 2003. . . . . . . . . . . 16

3.2. Opciones para el manejo de ventanas en Word 2003. . . . . . . . . . . . . . . 18

4.1. Caja de dilogo de prrafo en Word 2003. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26


4.2. Caja de dilogo de bordes y sombreados en Word 2003. . . . . . . . . . . . . 28

5.1. Caja de dilogo para configurar una pgina en Word 2003. . . . . . . . . . . 33

7.1. Resaltado de errores ortogrficos y gramaticales en Word. . . . . . . . . . . . 44

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7.2. Palabras marcadas como errneas gramaticalmente en Word 2003. . . . . . 45

7.3. Caja de dilogo para el corrector ortogrfico de Word 2003. . . . . . . . . . . 47


7.4. Panel de tareas para el uso del diccionario de sinnimos de Word 2003. . . 48
7.5. Botn de autocorreccin de Word 2003. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
7.6. Ventana de las opciones de autocorreccin de Word 2003.

. . . . . . . . . . 50

8.1. Caja de dilogo para la impresin de un documento en Word 2003. . . . . . 53


9.1. Panel de combinacin de correspondencia en Word 2003. . . . . . . . . . . . 57
9.2. Seleccin de la fuente de datos para correspondencia con Word 2003.

. . . 59

9.3. Agregar campos para la correspondencia con Word 2003. . . . . . . . . . . . 60


9.4. Vista preliminar para la combinacin de las cartas en Word 2003. . . . . . . 62
10.1.Barra de herramientas y caja de dilogo para el ajuste en Word 2003.

. . . 69

11.1.Panel de tareas de Estilos y formato en Word 2003. . . . . . . . . . . . . . . 76

VII

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Captulo 1

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Conceptos generales y

caractersticas fundamentales del

programa de tratamiento de textos

1.1. Introduccin

Un programa de tratamiento de textos (o comnmente conocido como procesador de

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textos) es una aplicacin que se utiliza para redactar documentos de texto. Junto con el

texto se pueden incluir imgenes, grficos, e incluso vdeos, y otros objetos. Existe una
gran variedad de procesadores de textos, tanto gratuitos como de pago.
Los ms destacados son los siguientes:

Word. Pertenece a la suite ofimtica de Microsoft Office. Est disponible para Windows y Mac OS.

Writer. Pertenece a la suite ofimtica de OpenOffice, desarrollada por Sun Microsystems. Est disponible para prcticamente todas las plataformas (Windows,
Linux, Mac OS,. . . ).

Pages. Est integrado en la suite ofimtica iWorks desarrollada por Apple. Solo
est disponible para Mac OS.

Todos estos procesadores tienen la misma funcin y sus herramientas son muy si-

milares. Adems, ya que las aplicaciones informticas estn en continua evolucin, los
1

Captulo 1. Conceptos generales

usuarios deben ser capaces aprender la mecnica de su funcionamiento y aplicarla a


los distintos programas y versiones que se usen.
Los procesadores de textos estn preparados para trabajar con la gran mayora de
los formatos de salida referentes a documentos de texto. Los ms comunes son:
.doc: formato de archivo de texto tpico de Word. A partir de la versin 2007, utiliza
un formato llamado .docx que es incompatible con los formatos anteriores.

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.odt: formato de archivo de texto de Writer.

.page: formato de archivo de texto de Pages.

.txt: formato de archivo de texto plano (todos los procesadores de textos son capaces de manejar este formato).

.rtf : formato de archivo de texto enriquecido (todos los procesadores de textos son
capaces de manejar este formato).

1.2. Espacio del procesador de textos

Aunque de un procesador de textos a otro puede variar, la pantalla del procesador


de textos o interfaz est generalmente compuesta por varias partes:

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Barra de ttulo. Muestra el nombre del documento abierto en caso de que ste estuviese guardado. En caso contrario se identificara con un nmero de documento.
Barra de men. Se distribuye en pestaas y proporciona acceso a los comandos
principales del programa (abrir, cerrar, guardar, imprimir,. . . ).

Barra de herramientas Estndar/Formato. Contiene accesos directos y botones mediante las cuales se pueden realizar diversas operaciones. Si se sita el indicador
del ratn sobre cualquiera de esos accesos directos, aparecer una breve descripcin del mismo. Estas barras son fcilmente configurables.
Regla horizontal. Muestra la dimensin horizontal de un documento, conteniendo
accesos rpidos para establecer mrgenes, tabuladores y sangras.
Ventana del documento. Es el rea donde se crean los documentos. La barra intermitente vertical es un punto de insercin, comnmente conocido como cursor, que
indica donde aparecer el siguiente carcter a escribir.
Barras de desplazamiento vertical/horizontal. Se utilizan para desplazar la ventana
del documento de forma vertical u horizontal.

1.2. Espacio del procesador de textos

Barra de estado. Muestra informacin de ayuda al usuario: pginas, palabras,


idioma, etc.

En relacin a la presentacin de un documento, existen varias maneras de trabajar


con ste, acomodndose cada una de estas a las necesidades concretas del autor en un
determinado instante de tiempo o a sus preferencias propias. Son fcilmente modifica-

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bles desde las opciones de vista y las ms relevantes son:

Normal. En este modo pueden usarse la mayora de las operaciones de edicin y

formato, aunque la presentacin en pantalla no es tan perfecta como en algn otro


modo. No se muestran los mrgenes, las cabeceras, etc.

Diseo de impresin. Muestra los caracteres tal y como aparecern en la pgina impresa, incluyendo mrgenes, cabeceras y pies. Estn disponibles todas las rdenes
de edicin y formato.

Esquema. Muestra la organizacin del documento, visualizando en diferentes niveles la estructura de secciones, con posibilidades para mostrar slo partes del

documento, la estructura o nicamente las secciones del documento que compar-

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ten un mismo nivel. Esta vista facilita la tarea de organizar un documento.

1.2.1. Espacio del procesador Word 2003


La Figura 1.1 muestra la interfaz de Word 2003, compuesta principalmente por la

barra de ttulo, la barra de men, las barras de herramientas Estndar y Formato,


la reglas horizontal y vertical, las barras de desplazamiento y la barra de estado. Por
otra parte, dependiendo del tipo de operaciones que estemos llevando a cabo en dicho
procesador de textos, nos pueden aparecer diversos paneles de tareas y cajas de dilogo
con las que podremos interaccionar para establecer y/o modificar un amplio abanico de
configuraciones, tal y como veremos en esta unidad formativa.
Nota. Ver vdeo que muestra el entorno de trabajo.

1.2.2. Espacio del procesador Word 2010


Nota. Ver vdeo que muestra el entorno de trabajo.

Captulo 1. Conceptos generales

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Figura 1.1. Interfaz de Word 2003.

1.3. Entrada/Salida del programa

Para entrar a un programa de procesadores de textos, y en caso de estar trabajando

con el sistema operativo Windows XP, el usuario de forma general debe pinchar sobre
el botn Inicio y situar el puntero sobre Todos los programas. En el submen de programas, debemos seleccionar las opciones necesarias para mostrar el submen donde
la opcin del programa de tratamiento de textos aparezca y pinchar sobre l.
Cuando se termine la redaccin de un documento, podemos salir del programa de

varias maneras dependiendo del procesador de textos que se est utilizando. En todos
los casos, si no se han guardado los cambios de su documento, se pedir que indique si
se desea o no guardar los cambios antes de abandonar la aplicacin.

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1.3. Entrada/Salida del programa

Figura 1.2. Ejecucin de Word 2003 con el sistema operativo Windows XP.

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1.3.1. Como entrar a Word 2003

El inicio de Word 2003 es similar al de otras aplicaciones pertenecientes a la suite

ofimtica de Microsoft Office. Para iniciar su ejecucin usaremos la secuencia de pasos


Inicio/Todos los Programas/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2003 (ver Figura 1.2).
Por otra parte, es interesante crear un icono en el escritorio para acelerar su acceso.

Los pasos que vienen a continuacin indican cmo debemos proceder para crear un
icono de acceso directo en el Escritorio:

1. Seguimos los pasos de la secuencia de pasos de ejecucin de Word 2003.

2. Colocamos el puntero del ratn sobre la opcin Word 2003, y con el botn derecho
hacemos click y arrastramos hasta el Escritorio.

3. Soltamos sobre un espacio vaco del escritorio y ya tenemos nuestro acceso directo
disponible.

Captulo 1. Conceptos generales

1.3.2. Como entrar a Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

1.3.3. Como salir de Word 2003

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Tenemos tres opciones para salir del programa:


1. En la barra de men, seleccionar la pestaa Archivo y despus la pestaa Salir.

2. Haciendo click en el botn Cerrar ventana de la barra de men (representado como


un aspa).

3. Haciendo click en el botn Cerrar de la barra de ttulo de la ventana de la aplicacin


(representado como un aspa).

1.3.4. Como salir de Word 2010

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Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 2

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Introduccin, desplazamiento del


cursor, seleccin y operaciones

con el texto del documento

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2.1. Introduccin

Los procesadores de textos dividen el contenido de un documento en unidades de

texto. La unidad mnima es el carcter pero, adems el documento tambin contiene


palabras, frases, prrafos y secciones. Un carcter es para un procesador de textos cada uno de los smbolos de texto que contiene el documento. Pueden ser visibles (como
las letras, los nmeros y signos de puntuacin) u ocultos (relacionados con el formateo del documento). Los smbolos ocultos pueden hacerse visibles activando la opcin
correspondiente en la barra de herramientas, como se podr observar ms adelante.
Al abrirse un nuevo documento, el punto de insercin se encontrar en la parte

superior izquierda de la ventana, listo para escribir nuevo contenido. Para hacer cambios en un documento debemos seleccionar el texto y/o grficos que deseemos revisar,
y elegir un comando para indicar al procesador de textos cmo cambiar el elemento
seleccionado. Todo esto es lo que veremos en los siguientes apartados.
7

Captulo 2. Introduccin

2.2. Insertar o sobrescribir


Por defecto, un procesador de textos inserta los nuevos caracteres que se escriben
moviendo el texto existente, carcter por carcter. Para introducir texto en la ventana
del documento que deseemos crear, simplemente tenemos que situar el cursor con el
teclado o ratn, en caso de ser necesario. Posteriormente, escribiremos la informacin
deseada. En la mayora de los procesadores de texto, no es necesario apretar la tecla

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Enter cuando llegue al final de una lnea, ya que automticamente desplazan el cursor
al principio de la siguiente lnea.

Un modo alternativo a insertar texto es sobrescribir texto que, a diferencia del modo

de insercin de texto, reemplaza la informacin que estamos escribiendo por la informacin ya escrita y situada delante de la posicin actual del cursor.
Activacin de esta opcin en Word 2003

Pulsar la tecla Insert del teclado o el indicador SOB de la barra de estado.


Activacin de esta opcin en Word 2010

Pulsar la tecla Insert del teclado o el indicador correspondiente de la barra


de estado, siempre que est visible. Para hacerlo visible, una vez situado en
la barra de estado, pulsar el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin
correspondiente en el men contextual que aparecer.

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Para borrar caracteres haca atrs en un bloque de texto, lo nico que tenemos que

hacer es situar el cursor en el lugar deseado y pulsar la tecla de Retroceso o Borrar para
borrarlos. Esta tecla nos permite borrar el carcter a la izquierda del cursor, o bien un
texto seleccionado.

En cambio, para borrar caracteres hacia delante, una vez situado el cursor en el

lugar correspondiente, presionaremos la tecla Supr.


Nota. Ver vdeo sobre como insertar o sobrescribir texto en un documento.

2.3. Modos de seleccionar texto


El manejo de bloques de texto nos permite seleccionar fragmentos de texto con el

que se pueden realizar una serie de operaciones. Tambin puede incluir figuras, tablas,
etc. Para seleccionar texto con el ratn, debemos primero llevar el indicador del ratn
hasta el primer carcter que va a componer el bloque y, despus, seleccionar texto con
el botn izquierdo del ratn pulsado y arrastrarlo.

2.4. Opciones de copiar y pegar

En caso de utilizarse el teclado para este propsito, debemos llevar el indicador del
ratn hasta el primer carcter, para posteriormente presionar Maysculas y, sin soltar,
mover las teclas direccionales del cursor del teclado hasta el final del bloque de texto.
Las selecciones de texto tpicas son las siguientes:
Una palabra. Hacer doble click en la palabra.

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Una frase. Mientras pulsas la tecla Ctrl, hacer click en cualquier lugar de esa frase.
Varias lneas de texto. Llevar el indicador del ratn al margen izquierdo de la lnea,

y arrastrarlo por el margen hasta cubrir todas las lneas. Tambin puedes hacerlo
con las teclas direccionales mientras mantienes pulsada la tecla Maysculas.

Un prrafo. Llevar el indicador del ratn al margen izquierdo del prrafo y hacer
triple click.

Una vez seleccionado el texto podemos realizar varias operaciones con l, por ejemplo
borrarlo. Podremos hacerlo de las siguientes formas:

Seleccionar el texto deseado y luego presionar la tecla Supr.

Seleccionar el texto deseado y luego presionar la tecla Retroceso.

Seleccionar el texto deseado y luego seleccionar la opcin Edicin/Borrar en la

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barra de men (solo con Word 2003).

2.4. Opciones de copiar y pegar


Una vez seleccionado un bloque de texto, existe la posibilidad de copiarlo o moverlo

(cortarlo) a otro lugar del documento, o bien a otro documento diferente. Al utilizar la
opcin de copiar, en lugar de cortar, el bloque de texto no desaparecer de su lugar
original y ser replicado (pegado) en la ubicacin distinta que hayamos elegido.
Una opcin rpida para copiar un bloque de texto es presionando la combinacin de

teclas Ctrl+C o para cortarlo presionando las teclas Ctrl+X . Cuando copias o cortas algo

en cualquier programa que funcione bajo Windows, lo que ests haciendo es enviarlo al
portapapeles (que es una memoria de almacenamiento temporal) para posteriormente
recuperarlo mediante la opcin de pegado. De este modo, el texto que se corta no est
perdido, slo se ha aparcado en el portapapeles. Para recuperar este bloque de texto en
una ubicacin diferente, presionaramos la combinacin de teclas Ctrl+V .

10

Captulo 2. Introduccin
Las opciones de cortar, copiar y pegar tambin las encontraremos pulsando el botn

derecho del ratn sobre el bloque de texto seleccionado. O bien, utilizando los botones
correspondientes de la barra de men.
A modo de ejemplo, a continuacin se exponen los pasos generales que se deben
seguir para copiar y pegar un bloque de texto:
Seleccionar el bloque de texto correspondiente y seleccionar la opcin de copiar

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texto (Ctrl+C). As, una copia del bloque pasar al portapapeles de Windows.

Llevar el cursor al lugar del documento en el que se quiere situarlo nuevamente.


Seleccionar la opcin de pegar texto (Ctrl+V ).

2.5. Insercin de caracteres especiales

En ocasiones existe la necesidad de insertar en el texto distintos caracteres espe-

ciales que no se encuentran en el teclado (como smbolos, espacio de separacin, etc.).


El carcter aparece en el lugar donde est situado el punto de insercin dentro del documento, del mismo modo que si se hubiese escrito con el teclado. Tambin se puede
agregar la fecha y la hora con diferentes formatos.

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2.5.1. Insercin de un carcter especial con Word 2003

La Figura 2.1 muestra la caja de dilogo correspondiente a la insercin de smbolos

y caracteres especiales con Word 2003.

Los pasos a seguir para la insercin de un carcter especial son los siguientes:
Ir a la barra de men y seleccionar la pestaa Insertar.
Seleccionar la pestaa Smbolo. . . que abrir una caja de dilogo para la seleccin

de smbolos.

Seleccionar el smbolo o carcter especial deseado.


Pulsar el botn Insertar.

En el botn Teclas, podemos personalizar el teclado, es decir, asignar los smbolos


y caracteres a determinadas teclas. Si se pulsa la ficha Caracteres especiales, el
procesador de textos mostrar caracteres adicionales muy tiles, que se pueden
emplear, por ejemplo, en la redaccin de cartas, documentos, etc.

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2.5. Insercin de caracteres especiales

Figura 2.1. Caja de dilogo para la insercin de smbolos y caracteres especiales con
Word 2003.

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Pulsar la pestaa de Cerrar para volver a la ventana de documento cuando ya no

queramos insertar ms smbolos.

Nota. Ver vdeo para la insercin de caracteres especiales en un documento.

2.5.2. Insercin de un carcter especial con Word 2010


Nota. Ver vdeo para la insercin de caracteres especiales en un documento.

2.5.3. Ocultacin y visiblidad de caracteres especiales con Word 2003


La Figura 2.2 muestra un documento en el que se ha habilitado la visibilidad de

elementos especiales con Word 2003, mediante el icono correspondiente situado en la


barra de herramientas Estndar/Formato. Tambin puede apreciarse el smbolo parpadeante de insercin de texto mencionado con anterioridad en este captulo, el cual est

Captulo 2. Introduccin

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Figura 2.2. Ocultacin y visibilidad de elementos especiales con Word 2003.

situado en la parte superior izquierda del documento y listo para comenzar a escribir

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(ya sea en modo de insercin o sobreescritura).

2.5.4. Ocultacin y visiblidad de caracteres especiales con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

2.5.5. Insercin de la fecha y la hora con Word 2003


Los pasos a seguir para la insercin de la fecha y la hora son los siguientes:
Ir a la barra de men y seleccionar la pestaa Insertar.
Seleccionar la pestaa Fecha y hora que abrir una caja de dilogo.
Seleccionar el formato de fecha y hora deseado para ser insertado en la posicin
actual del cursor.

Pulsar el botn Aceptar.

2.6. Deshacer y rehacer los ltimos cambios

13

2.5.6. Insercin de la fecha y la hora con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

2.6. Deshacer y rehacer los ltimos cambios


Es frecuente el hecho de que justo despus de borrar un bloque de texto nos demos

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cuenta de que hemos eliminado ms texto de la cuenta. Por nuestra comodidad, la op-

cin deshacer nos permite volver atrs de la ltima operacin realizada. De esta forma,
se puede recuperar el texto eliminado, aunque tambin eliminar el texto que acabamos
de escribir.

Una opcin rpida de deshacer la ltima operacin es presionando la combinacin

de teclas Ctrl+Z . Otra opcin sera seleccionar sobre el botn Deshacer de la barra

herramientas (si est incluido en la misma) o ir a la opcin correspondiente en la barra


de men.

La opcin Deshacer que acabamos de describir tiene su rectificacin en la opcin


Rehacer, siendo su objetivo reponer la accin que acabamos de deshacer. Por ejemplo,

ponemos un bloque de texto en cursiva, pues al utilizar la opcin Rehacer el bloque de


texto volvera a su formato anterior.

Para esta opcin, existe la combinacin rpida de teclas Ctr+Y . Como antes, otra

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alternativa sera ir a la barra de herramientas o a la barra de men y buscar dicha


opcin.

Captulo 2. Introduccin

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Captulo 3

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Archivos de la aplicacin de

tratamiento de textos, ubicacin,

tipo y operaciones con ellos

3.1. Creacin/Apertura de un documento

Si queremos comenzar a trabajar desde cero, lo primero que debemos hacer es crear

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un nuevo documento de texto. Por defecto, cuando entramos en el procesador de textos,

ste crea un archivo nuevo sobre el que podemos empezar a trabajar. Destacar tambin
que en barra de men se suelen almacenar accesos directos a los archivos abiertos
recientemente.

3.1.1. Creacin de un documento con Word 2003


Existen varias alternativas para crear un nuevo documento:
Desde la barra de men, seleccionamos la pestaa Archivo, dentro de la cual se-

leccionamos la opcin Nuevo y seleccionamos Documento en blanco.


Pinchando sobre el botn de Nuevo documento en blanco de la barra de herramien-

tas Estndar (opcin rpida de crear nuevos documentos).

La Figura 3.1 muestra la interfaz de inicio Word 2003 una vez se accede a este

programa de tratamiento de textos. Por una parte, se resalta con un circulo rojo en la
barra de herramientas Estndar el icono de acceso directo que debe utilizarse para la
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Captulo 3. Operaciones con archivos

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Figura 3.1. Creacin de un documento de texto nuevo con Word 2003.

creacin de un nuevo documento de texto. Por otra parte, se resalta con un rectngulo

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rojo en la parte superior derecha un enlace para crear un nuevo documento de texto
en formato .doc. Se pueden crear otro tipo de documentos tales como documentos XML
o pginas Web. En este sentido, la caja de dilogo completa de la parte derecha (o
tambin conocido como Panel de tareas), nos aparece en este caso al utilizar la opcin
Archivo/Nuevo. . . en la barra de men de Word 2003. Finalmente, destacar que cuando
accedemos a Word 2003 siempre se crea un documento de texto nuevo por defecto con
el nombre Documento 1, estando dicho nombre visible en la parte izquierda de la barra

de ttulo del procesador de textos.

3.1.2. Creacin de un documento con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

3.1.3. Apertura de un documento con Word 2003


Para abrir un documento ya creado existen tambin varias alternativas:

3.2. Guardado de un documento

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Desde la barra de men, seleccionamos la pestaa Archivo, dentro de la cual seleccionamos la opcin Abrir y buscamos el documento a abrir en el directorio de
carpetas.
Pinchando sobre el botn de Abrir en la barra de herramientas Estndar buscamos
el documento a abrir en el directorio de carpetas.

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3.1.4. Apertura de un documento con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

3.2. Guardado de un documento

Mientras se escribe un documento, su contenido se conserva slo en la memoria tem-

poral del ordenador, de tal forma que si ste se apaga perderamos el trabajo realizado
hasta el momento. Para evitarlo, debemos proceder a guardarlo. Como ms adelante po-

demos reutilizar el trabajo hecho, debemos darle un nombre para identificarlo y precisar
su ubicacin en la unidad de disco en la que se va a guardar.

Para guardar un documento debemos seleccionar una de las siguientes alternativas

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dentro de Archivo en barra de men:

Guardar: Guarda el documento con el nombre que tena, y en el directorio y unidad

de disco en el que estaba ya almacenado, reemplazando el anterior. Si fuese la primera vez que se guardase, actuara como la opcin Guardar como. . . que veremos

a continuacin.

Guardar como. . . : Guarda el documento con el nombre que le indiquemos y en


la ubicacin que le indiquemos. Si el documento ya existiese, puede usarse para
crear copias en diferentes ubicaciones.

En caso de que utilicemos el botn de Guardar de la barra de herramientas Estndar,

ste acta como Guardar o como Guardar como. . . dependiendo de si el archivo haba

sido guardado antes o no.

Los procesadores de textos soportan muchos formatos de salida. El formato .doc de

Word es compatible con todas las versiones de Word y de Writer. A partir de la versin
2007 de Word, se utiliza el formato .docx que es incompatible con las versiones anteriores de Word y, por supuesto, con Writer. La buena noticia es que podemos seguir

Captulo 3. Operaciones con archivos

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Figura 3.2. Opciones para el manejo de ventanas en Word 2003.

guardando los documentos en .doc, si as lo deseamos. Adems, soportan los archivos


en formato .txt y .rtf .

3.3. Men de ventana. Manejo de varios documentos

Si tenemos varios documentos abiertos, podemos pasar de uno a otro mediante las

opciones del men ventana. Nos aparecer una lista con los documentos que tenemos

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abiertos, no teniendo ms que elegir el que queramos ver para que aparezca en pantalla.

3.3.1. Organizacin de ventanas en Word 2003


Tal y como puede apreciarse en la Figura 3.2, las ventanas se organizan a travs de

la pestaa Ventana situada en la barra de men:

Dentro de cada documento, podemos crear varias ventanas iguales. Para ejecutar
esta opcin tenemos que seleccionar la opcin de Nueva ventana.
Podemos organizar todas las ventanas que tenemos abiertas para verlas al mismo
tiempo. Para lograr esto, seleccionamos la opcin de Organizar todo.
Podemos dividir la ventana con la opcin de Dividir.
Podemos comparar dos documentos con la opcin Comparar en paralelo.

3.3. Men de ventana. Manejo de varios documentos

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3.3.2. Organizacin de ventanas en Word 2010

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Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 3. Operaciones con archivos

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Captulo 4

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Utilizacin de las diferentes

posibilidades que ofrece el

procesador de textos para mejorar

el aspecto del texto

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4.1. Introduccin

En los procesadores de textos se pueden aplicar varios atributos al texto de un do-

cumento para mejorar el formato o aspecto del mismo. Aunque lo fundamental cuando
escribimos un documento de texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos
tambin tiene mucha importancia. Un documento de texto con un buen contenido pero
mal formateado pierde mucha calidad.

Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo para nuestro documento con

las opciones que nos proporcionan los procesadores de textos actuales. Lo ms rpido
es seleccionar el texto al que quiere aplicar un formato determinado y, posteriormente,
utilizar los botones de Formato de la barra de herramientas.
Una posible clasificacin en cuanto a las acciones que tienen que ver con el formato

puede dividirse en tres grandes grupos:

Formato de carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra,


tamao, color, etc.
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Captulo 4. Aspecto del texto


Formato de prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por
ejemplo alineacin y sangras.
Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el
formato como tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y

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sombreados, etc.

4.2. Fuente

En este apartado se detallan varios aspectos bsicos relacionados con la fuente del

texto a incluir en un documento: caractersticas generales, espaciado entre caracteres y


el cambio de maysculas a minsculas.

4.2.1. Caractersticas generales

A continuacin se listan los aspectos ms relevantes en cuanto a dar formato a un


bloque de texto se refiere:

Estilo. Se aplicar cualquiera de los estilos existentes en el procesador de textos.

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Tipo de fuente. Podemos elegir cualquier tipo de fuente existente en el procesador


de textos.

Tamao de fuente. Se aplica el tamao elegido a nuestro texto.


Color de fuente. Se aplica un color determinado a un bloque de texto.
Negrita. Hace que el texto seleccionado aparezca en negrita.
Cursiva. Hace que el texto seleccionado quede orientado hacia la derecha.
Subrayado. Subraya el texto seleccionado.

Adems, tenemos muchas otras opciones como: superndice, subndice, espacio en-

tre caracteres, efectos de texto, etc. Las ms relevantes se encuentran situadas en la


barra de herramientas de Formato. Esta barra de herramientas es fcilmente configurable para incluir muchas otras opciones dependiendo de las necesidades del usuario.

4.2. Fuente

23

4.2.2. Espaciado entre caracteres


El espaciado entre los caracteres del texto seleccionado o de caracteres concretos es
fcilmente modificable. Adems, se puede comprimir o estirar todo un prrafo para que
se ajuste al espacio deseado y tenga el aspecto adecuado segn nuestras preferencias.

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Como modificar el espaciado de un bloque de texto con Word 2003


Los pasos a seguir para modificar el espaciado de un bloque de texto son los siguientes:

Seleccionar un bloque de texto en el documento actual.

Desde la barra de men, nos vamos a la pestaa Formato, dentro de la cual seleccionamos la pestaa Fuente. . . y elegimos la opcin Espaciado entre caracteres.

Nos aparece una caja de dilogo donde tenemos varias opciones a modificar: las
principales son la Escala, Espaciado y Posicin.

Tenemos varias opciones , de las cuales destacamos:


Aplicarle una escala horizontalmente.

Comprimir o expandir el espacio de manera uniforme entre todos los caracte-

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res seleccionados.

Ajustar el espacio entre caracteres a partir de un tamao determinado.

Seleccionar el botn Aceptar para aplicar los cambios efectuados.

Nota. Ver vdeo relacionado con la modificacin del espaciado de caracteres de

un bloque de texto.

Como modificar el espaciado de un bloque de texto con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con la modificacin del espaciado de caracteres de

un bloque de texto.

4.2.3. Cambio de maysculas a minsculas


Cuando estamos escribiendo un documento tenemos la posibilidad de cambiar un

bloque de texto de maysculas a minsculas y viceversa.

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Captulo 4. Aspecto del texto

Cambio de maysculas a minsculas con Word 2003


Los pasos a seguir para cambiar un bloque de texto de maysculas a minsculas y
viceversa son los siguientes:
Seleccionar un bloque de texto en el documento actual.
Desde la barra de men, nos vamos a la pestaa Formato, dentro de la cual selec-

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cionamos la pestaa Cambiar maysculas y minsculas. . .

Se abre una caja de dilogo donde seleccionamos una de las siguientes opciones:

Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto va en maysculas y el


resto en minsculas.

minsculas. Todas las letras en minsculas.

MAYSCULAS. Todas las letras en maysculas.

Tipo Ttulo. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto de la


palabra en minsculas.

tIPO iNVERSO. La primera letra de cada palabra en minscula y el resto de


la palabra en maysculas.

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Seleccionar el botn Aceptar para aplicar los cambios.

Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando Mays-

culas + F3. Las palabras del texto seleccionado cambiarn alternativamente a las for-

mas: MAYSCULAS, minsculas y Tipo oracin.

Cambio de maysculas a minsculas con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

4.3. Prrafo

El texto contenido en los documentos suele estar divido en prrafos que suelen apa-

recer alineados a la izquierda, ya que escribimos de izquierda a derecha. Tambin puede


estarlo a la derecha o a ambos lados como ocurre en casi todos los libros. Esto se conoce
como justificacin del texto.

Las distintas posibilidades de un procesador de textos son las siguientes:

4.3. Prrafo

25

Alineacin izquierda. Se justifica por la izquierda.


Alineacin derecha. Se justifica por la derecha.
Alineacin centrada. Se justifica en el centro.
Alineacin justificada. Se justifica por la izquierda y por la derecha.
En relacin al interlineado, que no es ni ms ni menos que el espacio que hay entre
siguientes:

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una lnea y otra de un texto. Existen diferentes opciones que por lo general son las

Interlineado sencillo (de una lnea).


Interlineado de 1.5 lneas.

Interlineado doble (de dos lneas).


Interlineado mnimo.
Interlineado exacto.

Interlineado mltiple.

En los procesadores de textos actuales, la pestaa de Prrafo contiene otras opciones

de inters. Algunas de ellas tienen un icono de acceso directo en la barra de herramien-

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tas de Formato.

Alineacin vertical.

Superior. Empieza desde el margen superior.


Centrado. Empieza el texto en el centro de la pgina.
Justificado. Justifica el documento por toda la pgina.

Sangras. Sirven para resaltar el contenido de un prrafo o para indicar diversos


niveles en esquemas o enumeraciones, ya que en muchas ocasiones es necesario adentrar sus mrgenes. Tambin podemos definir las sangras sobre la regla
horizontal.

4.3.1. Cambiar alineacin e interlineado en Word 2003


La Figura 4.1 muestra la caja de dilogo donde podemos modificar la alineacin e

interlineado de un prrafo, entre otros parmetros, con Word 2003. Los pasos a seguir
para cambiar la alineacin e interlineado de un bloque de texto son los siguientes:

Captulo 4. Aspecto del texto

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Figura 4.1. Caja de dilogo de prrafo en Word 2003.

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Selecciona un bloque de texto en el documento actual.

Desde la barra de men, nos vamos a la pestaa Formato, dentro de la cual selec-

cionamos la pestaa Prrafo.

Nos aparece una caja de dilogo donde seleccionamos la alineacin y el interlineado


que queremos para nuestro bloque de texto, entre otras opciones.
Selecciona el botn Aceptar para aplicar los cambios.

Tambin es posible acceder a las opciones de Prrafo haciendo click en el botn

derecho del ratn, una vez seleccionado el texto.


Nota. Ver vdeo relacionado con la modificacin de la alineacin e interlineado

de un bloque de texto.

4.3.2. Cambiar alineacin e interlineado en Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con la modificacin de la alineacin e interlineado

de un bloque de texto.

4.4. Bordes y sombreados

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4.4. Bordes y sombreados


En este apartado aprenderemos a aadir bordes y sombreados a un bloque de texto
o prrafo.

4.4.1. Aadir bordes y sombreados con Word 2003

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Para aadir bordes y sombreados a un bloque de texto o prrafo tenemos que seguir
los siguientes pasos:

Nos situamos en ese prrafo o seleccionamos un bloque de texto.

A continuacin nos vamos a la pestaa Formato/Bordes y sombreado. . .

Seleccionamos las opciones deseadas. Podemos insertar el texto en cuadros de


distintos tipos, grosores, colores de fondos, etc.

Pulsamos el botn Aceptar para aplicar los cambios realizados.

La Figura 4.2 muestra la caja de dilogo que consta de varias pestaas (Bordes,
Bordes de pgina, Sombreado) donde podemos modificar los bordes y el sombreado de

un prrafo con Word 2003. Pueden modificarse y ajustarse parmetros especficos como
pueden ser el tipo, ancho y estilo de los bordes, el color del sombreado y el mbito de

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aplicacin de los bordes y sombreados, entre otros.

4.4.2. Aadir bordes y sombreados con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

4.5. Numeracin y vietas

Con frecuencia necesitamos la inclusin en nuestros documentos de listas que va-

yan numeradas o con algn smbolo diferenciador al principio de cada elemento de la


lista. Con los procedimientos habituales, despus de cada entrada de la lista, pulsaramos Enter y ya tendramos en columnas los distintos componentes de la relacin. Los

procesadores de textos facilitan la creacin de listas numeradas o con vietas para la


separacin de cada uno de los elementos y, en consecuencia, su lectura.
El procedimiento general para crearlas comprende los siguientes pasos:

Captulo 4. Aspecto del texto

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Figura 4.2. Caja de dilogo de bordes y sombreados en Word 2003.

Pulsa el botn correspondiente de la barra de herramientas para crear listas y/o


enumeraciones. El primero se utilizara para crear una lista numerada y el segundo

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para crear una lista con vietas.

Escribe el contenido de la primera entrada y pulsa Enter. El cursor se desplaza


al comienzo de la lnea siguiente y muestra el signo de la segunda vieta o del
segundo nmero.

Repetir el segundo paso para cada una de las entradas que quieras introducir en
la lista.

Cuando quieras terminar la lista, vuelve a pulsar el botn y vers cmo se borra el
signo de la ltima vieta o del ltimo nmero, puesto que ya no vas a introducir
ms entradas.

En los esquemas numerados, cuando queramos pasar al siguiente nivel de numera-

cin, pulsaremos el tabulador, y cuando queramos pasar al nivel anterior, pulsaremos


las teclas Maysculas+Tabulador. Adems, en la pestaa de Formato de la barra de

men, podemos acceder a las opciones de Numeracin y vietas, para configurarlas de


manera ms avanzada.

4.6. Tabulaciones

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4.6. Tabulaciones
Las tabulaciones que suelen venir por defecto en los procesadores de textos actuales
estn fijadas a 1,25 cm, pero se pueden modificar para ponerlas donde y como quieras.
Hay tabuladores de izquierda, derecha, centro y decimal. Adems se pueden establecer tabuladores de barra, que escriben una lnea vertical para separar el contenido de
columnas tabulares prximas.

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Existen distintos modos de gestionar tabuladores como crearlos, modificarlos, borrarlos, etc. Uno de estos es seleccionar la opcin de tabulaciones en la pestaa de
Formato de la barra de men. De este modo, fijaremos con toda precisin la posicin,

alineacin y carcter de relleno de cada tabulador que se establezca, y tambin decidiremos qu tabuladores se borran.

Otro modo de trabajar directamente sobre la regla. A la izquierda de la regla horizontal, en la interseccin con la regla vertical encontramos un botn. Conforme vamos

pinchando en ese cuadrado, vamos cambiando el tipo de tabulacin a utilizar. A con-

tinuacin, seleccionaramos la posicin de la regla sobre la que queremos establecer

la tabulacin. Para moverlas, se pinchara sobre la tabulacin y, sin soltar el ratn, la

moveramos hacia izquierda o derecha hasta situarla donde quisiramos. Para borrarlas se actuara de la misma forma, pero arrastraramos el ratn hacia abajo hasta que

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desaparezcan.

Captulo 4. Aspecto del texto

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Captulo 5

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Configuracin de pgina en

funcin del tipo de documento a


desarrollar utilizando las opciones

de la aplicacin. Visualizacin del

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resultado antes de la impresin

5.1. Configuracin de pgina


Nuestros documentos de trabajo, en general, se componen de lneas de texto, prra-

fos, grficos, tablas y pginas. En cada caso nos interesar dar una apariencia particular a nuestra informacin. Adems, las opciones de configuracin que fijemos se podrn
aplicar a todo el documento o a una parte del mismo. Tambin tenemos la posibilidad
de ver a vista de un plumazo cmo quedar un documento impreso.
Por otra parte, podemos fijar todos los mrgenes de la pgina y especificar tambin

un espacio adicional para encuadernacin, o podemos tener mrgenes simtricos, para


imprimir en ambas caras de la hoja. Los mrgenes se pueden marcar tambin arrastrando con el ratn los bordes de las reglas horizontal y vertical. Para ello, debe estar
visible la regla en pantalla.

Activacin de la regla con Word 2003


Seleccionamos la opcin Regla en la pestaa Ver de la barra de men.
31

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Captulo 5. Configuracin de pgina


Activacin de la regla con Word 2010
Seleccionamos la opcin Regla en la pestaa Vista de la barra de men.
Se puede seleccionar adems el tipo y la orientacin (vertical u horizontal) del papel

en el que se va a imprimir el documento. Adems de los tipos de papel predefinidos,


se puede establecer otro de tamao diferente. Se debe comprobar si ese nuevo papel es
adecuado teniendo en cuenta la impresora que est seleccionada. Asimismo, podemos

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precisar de dnde procede el papel que vamos a imprimir, si ser alimentacin manual
o automtica, y si proceder de una u otra bandeja de la impresora.

5.1.1. Configuracin de pgina con Word 2003

Las operaciones bsicas para la configuracin de una pgina se llevan a cabo de la


siguiente manera:

Desde la barra de men, nos vamos a la pestaa Archivo, dentro de la cual seleccionamos la opcin Configurar pgina. . .

Se abre una caja de dilogo para configurar la pgina, que incluye, a su vez, las op-

ciones de mrgenes, orientacin de la pgina, tamao del papel, diseo de pgina,


etc (ver Figura 5.1).

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Pulsamos en el botn Aceptar para aplicar los cambios elegidos.

5.1.2. Configuracin de pgina con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

5.1.3. Visualizacin y edicin de un documento con Word 2003


Los pasos a seguir para visualizar y editar un documento son los siguientes:
Desde la barra de men, nos vamos a la pestaa Archivo, dentro de la cual selec-

cionamos la opcin Vista Preliminar.

Se mostrarn pginas completas a tamao reducido, pudiendo ver el documento


en otro tamao, seleccionndolo a travs del zoom y, adems, en una o varias
pginas.

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5.2. Encabezado y pie de pgina

Figura 5.1. Caja de dilogo para configurar una pgina en Word 2003.

5.1.4. Visualizacin y edicin de un documento con Word 2010

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Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

5.2. Encabezado y pie de pgina


Los encabezados y pies de pgina son textos, grficos, fechas o cualquier otro elemen-

to que ocupa el espacio reservado a los mrgenes superior e inferior, respectivamente.


Estos elementos pueden definirse una vez que existe el documento o antes de confeccionarlo, de modo que segn se van creando las diferentes pginas que conforman el
documento, van apareciendo con su encabezado y pie correspondiente.

5.2.1. Inclusin de encabezados y pies de pgina con Word 2003


Los pasos a seguir para incluir encabezados y pies de pgina son los siguientes:
Seleccionar la opcin de Encabezado y pie de pgina, dentro de la pestaa Ver en
la barra de men.

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Captulo 5. Configuracin de pgina


Para cambiar al cuadro pie de pgina, debemos seleccionar el botn Cambiar entre
encabezado y pie de la barra de herramientas de Encabezado y pie de pgina.
Introducir el texto del Encabezado/Pie de pgina, aplicando el formato necesario.
Adems, tenemos botones para introducir lo nmeros de pginas, fecha, y hora,
configurar la pgina, etc.
Para eliminar el encabezado o pie de pgina de la primera pgina del documento,

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hacemos click en el botn Configurar Pgina de la barra de herramientas de Encabezado y pie de pgina, y seleccionamos la opcin Primera pgina diferente en la
caja de dilogo de la pestaa Diseo de pgina.

Para cerrar el cuadro de Encabezado/pie de pgina, haga click en el botn Cerrar


de la barra de herramientas de Encabezado y pie de pgina.

Tambin se puede acceder al Encabezado o pie de pgina haciendo doble click en el


encabezado o pie de cualquiera de las pginas del documento.

Nota. Ver vdeo relacionado con la inclusin de encabezados y pies de pgina.

5.2.2. Inclusin de encabezados y pies de pgina con Word 2010

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Nota. Ver vdeo relacionado con la inclusin de encabezados y pies de pgina.

5.3. Numeracin y bordes de pgina


En un documento de mltiples pginas, puede ser interesante incluir nmeros de

pgina en la parte superior o inferior de cada pgina. Los nmeros de pgina pueden
ser colocados tanto en el encabezamiento como en el pie de pgina.

5.3.1. Incluir numeracin de pgina con Word 2003


Para aadir nmeros de pgina a un documento puedes hacer lo siguiente:
Hacer click en Insertar y Nmeros de pgina. . .
En la caja de dilogo que aparece seleccionamos la posicin y alineacin de los
nmeros. Para eliminar el nmero de la primera pgina, desactivamos la opcin
Nmero en la primera pgina.

Hacer click en el botn Aceptar para incluir la numeracin elegida.

5.4. Insercin de saltos de pgina y de seccin

35

Tambin, puedes introducir manualmente los nmeros de pgina en el encabezado/pie de pgina, usando los botones Insertar nmero de pgina e Insertar nmeros de
pginas, de la barra de herramientas de Encabezado y pie de pgina.

5.3.2. Incluir numeracin de pgina con Word 2010

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Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

5.3.3. Incluir borde de pgina con Word 2003

Para aadir un borde de pgina debes seguir los siguientes pasos:

Nos vamos a la pestaa Formato/Bordes y sombreado/Borde de pgina dentro de


la barra de men.

Seleccionamos las opciones deseadas, tanto para personalizar los bordes de pgina
como incluir un color de fondo especfico.

Pulsamos el botn Aceptar para aplicar los cambios realizados.

5.3.4. Incluir borde de pgina con Word 2010

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Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

5.4. Insercin de saltos de pgina y de seccin


El salto de pgina es una herramienta que nos permite avanzar para trabajar en la

pgina siguiente sin necesidad de completar la actual. Esto es muy til cuando queremos separar contenidos en varias pginas, ya que nos evita tener que pulsar continuamente la tecla de Enter hasta cubrir toda la pgina.
Se puede insertar un salto de pgina en cualquier parte del documento, as como es-

tablecer cundo el procesador de textos tiene que saltar de pgina de forma automtica.
Por su parte, el salto de seccin nos permite organizar el diseo de una o varias

pginas del pginas del documento. A modo de ejemplo, los captulos de los documentos
se pueden dividir para que tenga una diferente numeracin, columnas, encabezado o
pie de pgina, bordes de pgina, notas, etc.
Los saltos de seccin tpicos son los siguientes:

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Captulo 5. Configuracin de pgina


Pgina siguiente. Inserta un salto de seccin e inicia la nueva seccin en la pgina
siguiente. Este tipo de salto de seccin es til cuando queremos iniciar un nuevo
captulo dentro de nuestro documento.
Continuo. Inserta un salto de seccin e inicia la seccin nueva en la misma pgina.
Estos saltos de seccin continuos son apropiados para crear un cambio de formato
dentro de un mismo captulo.

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Pgina par/Pgina impar. Insertan un salto de seccin e inician la nueva seccin


en la pgina siguiente par o impar, respectivamente. Por ejemplo, esto el til cuan-

do queremos que los captulos de nuestro documento comiencen siempre en una


pgina par o impar.

Adems, para ciertos tipos de documentos, a veces es necesario que un documento o

una parte del mismo este dividido en dos o ms columnas. Por ejemplo, para escritura
de un artculo periodstico, cientfico, etc.

5.4.1. Insercin de un salto de pgina con Word 2003

A modo de ejemplo, los pasos a seguir para insertar un salto de pgina son los
siguientes:

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Nos vamos a la pestaa Insertar/Salto. . . de la barra de men.

Nos aparece una caja de dilogo desde la cual seleccionamos la opcin de Salto de
pgina.

Pulsamos el botn Aceptar para insertar en el documento dicho salto.

5.4.2. Insercin de un salto de pgina con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

5.4.3. Insercin de columnas periodsticas con Word 2003


Los pasos a seguir para insertar columnas periodsticas son los siguientes:
Nos vamos a la pestaa Formato/Columnas. . . de la barra de men.
Nos aparece una caja de dilogo desde la cual especificamos las opciones deseadas,
estilos, etc.

5.5. Insercin de notas al pie de pgina y al final de un documento

37

Pulsamos el botn Aceptar para aplicar los cambios elegidos.

5.4.4. Insercin de columnas periodsticas con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

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5.5. Insercin de notas al pie de pgina y al final de un documento

La ltima opcin que veremos en esta seccin es la inclusin una o varias notas
asociadas a una marca o referencia indicada en el texto. Tenemos dos alternativas, bien
insertarla al pie de pgina o bien al final del documento.

5.5.1. Insercin de notas con Word 2003

Los pasos a seguir para insertar notas son los siguientes:

Colocamos el cursor en el lugar de insercin de la marca.

Seleccionamos la pestaa Insertar/Referencia/Nota al pie. . . dentro de la barra de

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men.

Se abre una caja de dilogo en el que podemos determinar el tipo de nota, el tipo
de marca y otros aspectos configurables en este contexto pulsando el botn de
Opciones que aparece en la caja de dilogo.
Pulsar el botn Insertar de la caja de dilogo.
Una vez introducida la marca, se abre un panel en la parte inferior de la pantalla
desde donde podemos introducir la nota asociadas a la marca.

5.5.2. Insercin de notas con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 5. Configuracin de pgina

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Captulo 6

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Creacin de tablas como medio

para mostrar el contenido de la


informacin, en todo el

documento o en parte de l

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6.1. Creacin y edicin de tablas

Las tablas son uno de los elementos ms utilizados en los procesadores de textos

actuales. Las tablas estn compuestas por celdas que se agrupan en filas (en horizontal)
y en columnas (en vertical). Cada celda de una tabla se puede rellenar con cualquier tipo
de informacin, texto normal, figuras, etc.
En la ventana donde indicamos el nmero de filas y columnas para la insercin de

la tabla, dentro de las opciones de tabla de la barra de men, podemos escoger tambin un formato estndar para la misma, pulsando sobre el botn de Autoformato. . . ,
Formateado automtico. . . o similar. Esta opcin abre una caja de dilogo que permite
seleccionar entre mltiples estilos predefinidos y dar formatos especiales a la primera/ltima fila/columna, etc. Antes de pulsar sobre el botn Aceptar, podemos ver el
resultado que se obtiene mediante la vista preliminar.
Una vez creada la tabla, en el men de la tabla se encuentran todas las rdenes que

se utilizan para tablas y que permiten su manipulacin tanto en el mbito de celdas


39

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Captulo 6. Manejo de tablas

individuales como por filas o por columnas. As, en un determinado momento es posible
que se necesite variar el nmero de celdas.
Destacamos las siguientes opciones:
Aadir filas. Situamos el cursor en la fila sobre la que queramos aadir otra fila y
nos vamos a la opcin de Aadir o insertar filas dentro de la pestaa Tabla en la

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barra de men.
Eliminar filas. Seleccionamos las filas que queramos eliminar y nos vamos a la
opcin de Eliminar o borrar filas dentro de la pestaa Tabla en la barra de men.

Aadir columnas. Seleccionamos la columna a la izquierda de la cual vamos a


aadir otra y nos vamos a la opcin de Aadir o insertar columnas dentro de la
pestaa Tabla en la barra de men.

Eliminar columnas. Seleccionamos las columnas que queramos eliminar y nos va-

mos a la opcin de Eliminar o borrar columnas dentro de la pestaa Tabla en la


barra de men.

Todas las opciones de edicin tambin estn disponibles pulsando sobre el botn

derecho del ratn, una vez situado el cursor dentro de la tabla, o bien utilizando la

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barra de herramientas de tabla que nos aparece al crear una tabla.

6.1.1. Creacin de una tabla con Word 2003


Para crear e insertar una tabla deberamos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la pestaa Tabla/Insertar/Tabla. . . de la barra de men.


2. En la caja de dilogo que nos aparece indicamos el nmero de columnas y filas que
va a tener nuestra tabla. Adems, tenemos otras opciones de inters que podemos
modificar.

3. Pulsamos el botn Aceptar para crear la tabla.

4. La tabla creada aparece por defecto ocupando horizontalmente todo el espacio


entre los mrgenes de la pgina. Las columnas son todas del mismo ancho, y
las filas del mismo alto.

Nota. Ver vdeo relacionado con la creacin y edicin de tablas.

6.2. Modificacin de tamao, estructura y estilo de tablas

41

6.1.2. Creacin de una tabla con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con la creacin y edicin de tablas.

6.2. Modificacin de tamao, estructura y estilo de tablas


Es posible modificar el tamao de las filas y columnas de una tabla, bien precisando

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la medida del ancho y alto de cada una dentro de la opcin correspondiente en la barra
de men, o bien arrastrando los bordes de las filas o columnas con el ratn.

Se puede tambin adornar una tabla ponindole lneas, bordes o rellenos. Adems,

se puede modificar el estilo del texto y su formato de toda la tabla (seleccionando previamente la tabla completa) o slo para una parte de la misma (seleccionando un conjunto
de celdas).

Tenemos otras opciones interesantes como es la seleccin de la orientacin del texto


de una celda o varias celdas, el establecimiento de la alineacin vertical del contenido
o la ordenacin del contenido de la tabla. Todas estas opciones las tenemos disponibles
en la barra de men o en la barra de herramientas de la tabla.

Como ya hemos comentado anteriormente, se le puede dar un formato estndar a


una tabla, pero tambin tenemos la posibilidad de establecer un formato personalizado.

En este sentido, se le puede dar un formato de conjunto por medio de la opcin de la

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barra de men Tabla/Autoformato de tablas, o bien utilizando la barra de herramientas


de Tablas y bordes. Algunas opciones de configuracin las listamos a continuacin:
1. Es posible combinar varias celdas de una tabla o dividir una celda en varias.
2. De forma similar, podemos dividir una tabla en dos o unir dos tablas que tengan
la misma estructura.

3. Podemos seleccionar tambin la alineacin vertical del contenido de las celdas.


4. Existe la opcin de ordenar el contenido de una tabla.

6.2.1. Modifcacin de una tabla con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 6. Manejo de tablas

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Captulo 7

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Correccin de textos con las


herramientas de ortografa y

gramtica, utilizando las diferentes

posibilidades que ofrece la

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aplicacin

7.1. Utilizacin de las herramientas de ortografa y gramtica

Los procesadores de textos actuales incorporan herramientas ortogrficas y grama-

ticales para la correccin del texto que incluyamos en nuestros documentos. De este
modo, los documentos finales que escribamos tendrn un menor riesgo de contener
errores ortogrficos y/o tipogrficos. Los procesadores tambin incluyen un diccionario
de sinnimos que nos servir de ayuda cuando una palabra se repita en demasiadas
ocasiones. Adems, disponen de diccionarios en diferentes idiomas por si tenemos que
escribir algn documento en otro idioma distinto del castellano.
Podemos configurar el procesador de textos para dos tipos de correccin:

Correccin mientras se escribe. El procesador de textos es capaz de corregir automticamente los errores ortogrficos mientras que el usuario escribe.
43

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Captulo 7. Correcin ortogrfica y gramatical

Figura 7.1. Resaltado de errores ortogrficos y gramaticales en Word.

Correccin una vez que se ha escrito. En lugar de que el procesador de textos

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corrija automticamente mientras escribimos, se puede realizar la revisin del documento completo una vez finalizado. De este modo, iramos paso a paso comprobando tanto las marcas de errores rojas (ortogrficos) como verdes (gramaticales).

Como se acaba de comentar, los errores ortogrficos aparecern en color rojo y los
errores gramaticales en verde (ver Figura 7.1) . El procesador de textos compara lo que

el usuario escribe en el documento con el contenido de sus diccionarios. Para corregir


posibles errores podremos cambiar la palabra por otra propuesta, escribir una nueva u
omitir las sugerencias del procesador de textos.

En caso de que la herramienta de correccin del procesador de texto no encuentre el


texto en sus diccionarios lo marcar como error. Destacar que a veces el texto est bien
escrito, aunque el procesador de textos no lo encuentre en su diccionario.

Por otra parte, el procesador de textos es capaz de automatizar en relacin al forma-

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teo varias operaciones sobre el texto de un documento. Se incluyen operaciones como:


Poner en mayscula la primera letra de cada oracin.
Sustituir las comillas rectas (". . . ") por comillas tipogrficas (. . . o . . . ).
Completar las palabras que aparecen frecuentemente en el texto.

Comentar tambin que al seleccionar con el cursor una palabra marcada con error,

podemos intentar corregirla de forma individual pulsando el botn derecho del ratn,
ya que nos aparecern las opciones de revisin ortogrfica y gramatical, idioma, etc.

7.2. Correccin ortogrfica y gramatical con Word 2003


7.2.1. Correccin ortogrfica y gramatical
Como hemos mencionado con anterioridad, podemos realizar la correccin ortogrfi-

ca y gramatical mientras escribimos, o bien una vez finalizado el documento completo.

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7.2. Correccin ortogrfica y gramatical con Word 2003

Figura 7.2. Palabras marcadas como errneas gramaticalmente en Word 2003.

En Word 2003, si deseamos realizar esta correccin mientras escribimos podremos co-

rregir las palabras de forma individual pulsando el botn derecho del ratn sobre la
palabra subrayada por el corrector ortogrfico. Esto nos abre un men contextual (ver

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Figura 7.2) con las siguientes opciones:

Una lista de las posibles palabras que Word 2003 localiza en su diccionario.
La opcin Omitir todas que indica que si en todo el documento se vuelve a marcar la
palabra como un error ortogrfico o gramatical al estar escrita de la misma forma
se ignorar y no se marcar ms como error.

La opcin Agregar al diccionario que nos permite agregar la palabra al dicciona-

rio actual en uso, al considerar que est bien escrita, pero que no la contiene el
diccionario estndar empleado.

El men de Autocorreccin permite asociar una correccin automtica al fallo or-

togrfico o gramatical si suele suceder a menudo.


El men de Idioma, que permite cambiar el diccionario asociado a la palabra. Suele

ser til en textos donde se utilizan palabras en varios lenguajes.


La opcin Ortografa. . . lanzar el asistente de verificacin de la ortografa en todo
el documento que se detalla a continuacin.

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Captulo 7. Correcin ortogrfica y gramatical


Si queremos habilitar o deshabilitar la opcin de correccin gramatical mientras se

escribe debemos ir a la pestaa Herramientas de la barra de men, en Opciones. . . ,


seleccionar la pestaa de Ortografa y Gramtica, y en la parte inferior izquierda seleccionar o deseleccionar, segn corresponda, los cuadros de opcin de Revisar ortografa
mientras escribe y Revisar gramtica mientras escribe, as como la opcin Revisar gramtica con ortografa para realizar ambos anlisis a la vez.
En caso de querer realizar la correccin gramatical una vez finalizada la escritura
siguientes:

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de un documento, los pasos a seguir para la correccin ortogrfica y gramatical son los

Seleccionar la opcin Herramientas/Ortografa y gramtica. . . de la barra de men.


O bien, presionando la tecla de funcin F7.

Nos aparece una caja de dilogo en la cual podemos establecer varias opciones (ver

Figura 7.3). La palabra o sentencia que Word 2003 considera no encontrada en


un instante aparece resaltada en rojo en el cuadro llamado No se encontr. Si en

el diccionario existe una palabra asociada escrita correctamente aparecer en el


cuadro de Sugerencias. Las opciones que se nos presentan son las siguientes:

Omitir una vez, si la palabra que no se encuentra est bien escrita, no se quiere
cambiar y se desea seguir corrigiendo todo el documento se pulsa este botn.
La palabra no se modificar.

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Omitir todas, al igual que el botn anterior, permitir saltar una palabra no
encontrada pero, en lugar de una sola vez, lo har en todo el documento.

Agregar al diccionario, permite aadir la palabra no encontrada al diccionario, de forma que no sera considerada un error ortogrfico en ninguna otra
ocasin.

Cambiar, para cambiar la palabra no encontrada que se muestra en rojo nicamente.

Cambiar todas, para cambiar automticamente en todo el documento la palabra no encontrada.

Autocorreccin, aade a la lista de autocorreccin la palabra no encontrada


y la palabra seleccionada del cuadro de Sugerencias, de forma que cuando

se escriba en un documento la palabra no encontrada se sustituya de forma


automtica por la palabra seleccionada del cuadro de Sugerencias.

Por ltimo, en la lista desplegable de Idioma del diccionario podemos seleccionar el


diccionario del idioma en el cual esta escrita la palabra para localizarla.

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7.2. Correccin ortogrfica y gramatical con Word 2003

Figura 7.3. Caja de dilogo para el corrector ortogrfico de Word 2003.

Cuando finalicemos de corregir el documento o no deseemos seguir, debemos pulsar el botn Cancelar de la caja de dilogo abierta.

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7.2.2. Sinnimos

Otra herramienta disponible durante la escritura de un documento es el diccionario

de sinnimos de Word 2003. El diccionario de sinnimos proporciona una lista de sinnimos para el texto que se busca. Al igual que en el caso del corrector ortogrfico, la
aparicin de trminos aparentemente inapropiados es fortuita.
Para poder localizar en el diccionario de sinnimos el conjunto de sinnimos de una

palabra e introducirlo en el texto debemos seguir los siguientes pasos:

En la pestaa Herramientas de la barra de men, debemos hacer click en Referencia. . .

En la lista Buscar del Panel de tareas que se abre llamado Referencia (ver Figu-

ra 7.4), seleccionar Sinnimos.

Presionar la tecla Alt y seleccionar la palabra que se desea buscar haciendo click

con el ratn. Los resultados se mostrarn en el Panel de tareas Referencia.

Captulo 7. Correcin ortogrfica y gramatical

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Figura 7.4. Panel de tareas para el uso del diccionario de sinnimos de Word 2003.

Para utilizar una de las palabras, sealar y hacer click en la pestaa con forma
de flecha abajo y, a continuacin, hacer otro click en Insertar o en Copiar. De esta
forma aparecer en el texto.

Si se quieren buscar otras palabras relacionadas con una palabra de la lista de

resultados, se debe hacer click en dicha palabra.


Tambin se pueden buscar palabras en un diccionario de sinnimos correspondiente

a otro idioma. Por ejemplo, si el documento est en francs y queremos buscar sinnimos, debemos hacer click en Opciones de referencia. . . en el Panel de tareas Referencia
y, a continuacin, seleccionar en Libros de referencia las opciones de bsqueda de sinnimos deseadas.

7.2. Correccin ortogrfica y gramatical con Word 2003

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Figura 7.5. Botn de autocorreccin de Word 2003.

7.2.3. Correccin automtica

Por ultimo, para ayudarnos a escribir correctamente Word 2003 nos permite confi-

gurar las opciones de correccin automtica del documento de forma que los errores
ms comunes se corrijan de forma automtica. Por ejemplo, si escribimos qeu y un
espacio, la autocorreccin sustituye lo que se ha escrito por que. O bien, si se escribe
sta es lac asa y un espacio, la autocorreccin reemplaza lo que se ha escrito por
sta es la casa.

Cuando se realiza un cambio en un documento de forma automtica el botn Opciones de Autocorreccin. . . (ver Figura 7.5) aparece primero como un pequeo cuadro

de color azul al situar el puntero ratn junto a texto corregido automticamente y se


convierte en un icono de botn al elegirlo. Si en alguna ocasin no se desea que se corrija el texto, se podr deshacer la correccin, o bien activar o desactivar las opciones

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de autocorreccin haciendo click en el botn y realizando una seleccin.

En ocasiones estas opciones pueden resultar molestas al realizar correcciones err-

neas. Para activar o desactivar las opciones de autocorreccin debemos realizar los
siguientes pasos:

En la pestaa Herramientas de la barra de men, hacer click en Opciones de Auto-

correccin...

Para seleccionar las opciones, debemos seguir uno o varios de estos procedimientos
(ver Figura 7.6):

Para mostrar u ocultar los botones de Opciones de Autocorreccin. . . , activar


o desactivar la casilla de verificacin Mostrar los botones de las opciones de
Autocorreccin.

Para establecer las opciones de uso de maysculas, activar o desactivar las


siguientes cinco casillas de verificacin del cuadro de dilogo.

Captulo 7. Correcin ortogrfica y gramatical

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Figura 7.6. Ventana de las opciones de autocorreccin de Word 2003.

Para activar o desactivar las opciones de autocorreccin, y activar o desactivar


la casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe.

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Para activar o desactivar las correcciones del corrector ortogrfico, activar la


casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe y, a continuacin,
activar o desactivar la casilla de verificacin Usar automticamente las sugerencias del corrector ortogrfico.

Tambin se puede utilizar la autocorreccin para insertar rpidamente los smbolos

incluidos en la lista integrada de elementos de autocorreccin. Por ejemplo, se escribe


c Si la lista de elementos integrados de autocorreccin no contiene
(c) para insertar .

las correcciones que deseadas, podemos agregar elementos, bien mediante la correccin
ortogrfica y gramaticalmente, o bien explcitamente.

7.3. Correccin ortogrfica y gramatical con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 8

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Impresin de documentos creados

en distintos formatos de papel, y

soportes como sobres y etiquetas

8.1. Impresin y configuracin de documentos

Antes de imprimir un documento, es recomendable revisarlo cuidadosamente usando

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la opcin de Presentacin preliminar. Antes de pasar a imprimir un documento, lo mejor

es guardarlo. As, si ocurre un error en la impresora o se presenta otro problema, no se


perder nada del trabajo.

Con respecto a la seleccin de una impresora concreta, slo se pueden seleccionar

las impresoras que estn instaladas en el sistema. Antes de imprimir un documento


podemos establecer sus propiedades, como son el intervalo de pginas que imprimiremos (todo el documento, pgina actual o las pginas que indiquemos), el nmero de
copias a imprimir, etc. Tambin podemos elegir distintos tamaos y tipos de papel (A4,
carta,. . . ), origen del papel, etc.

Como ya se ha comentado, es posible hacer varias copias a la vez de un mismo

documento. Por defecto, los procesadores de textos suelen imprimir todas las copias
de cada pgina antes de imprimir la siguiente, pero tenemos la opcin de que imprima
el documento compaginado desactivando la opcin de intercalar copias. Adems, se
puede guardar un documento impreso en un archivo para imprimirlo posteriormente o
transferirlo a otro programa, seleccionando la casilla de imprimir a archivo dentro de la
caja de dilogo Imprimir.
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Captulo 8. Formatos de impresin


Tenemos ms opciones de impresin, pulsando el botn Opciones, siendo las ms

destacables las siguientes:


Orden inverso. Imprime el documento comenzando por la ltima pgina. Esta opcin es til para impresoras que apilan las hojas que salen con la cara impresa
hacia arriba.
Control de lneas viudas/hurfanas. Comprueba automticamente el documento

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para evitar lneas viudas o hurfanas. Una lnea viuda es aquella que est sola al
inicio de una pgina y una hurfana es la que est sola al final de una pgina.

8.1.1. Impresin de documentos con Word 2003

Los pasos a seguir para la impresin de documentos y ver sus opciones de configuracin son los siguientes:

Seleccionar la pestaa Archivo/Imprimir. . . de la barra de men, utilizar la com-

binacin de teclas Ctrl+P o la opcin ms rpida es presionar el botn de acceso


directo de la barra de herramientas Estndar.

Elegir la impresora que vamos a utilizar y establecer sus propiedades.

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Pulsar sobre el botn Aceptar para el comienzo de la impresin.

La Figura 8.1 muestra la caja de dilogo para la impresin de un documento con

Word 2003.

8.1.2. Impresin de documentos con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

53

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8.1. Impresin y configuracin de documentos

Figura 8.1. Caja de dilogo para la impresin de un documento en Word 2003.

Captulo 8. Formatos de impresin

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54

Captulo 9

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Combinacin de correspondencia

en los programas de tramiento de

textos

9.1. Creacin de sobres y etiquetas

Los procesadores de textos soportan la creacin de documentos modelo, tales como

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cartas, sobres, etiquetas o mensajes de correo electrnico para su envo individual o

masivo. El procedimiento a seguir es el general, salvo que al crear el documento principal se tiene que precisar que se trata de sobres, etiquetas postales, etc. Se explicar
con detalle dicho procedimiento en la siguiente seccin.
Se puede utilizar la herramienta de combinacin de correspondencia disponible en

los procesadores de textos actuales para crear un conjunto de documentos que sean
prcticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de
una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organizacin y el texto sobre
el producto aparecern en todas las cartas, pero la direccin y la lnea de saludo sern
distintas en cada una de ellas.

Se puede utilizar la combinacin de correspondencia para crear los siguientes ele-

mentos:

Un conjunto de etiquetas o sobres. El remite ser el mismo en todas las etiquetas


o sobres, pero la direccin de destino es nica en cada uno de ellos.
55

56

Captulo 9. Combinacin de correspondencia


Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrnico o faxes. El
contenido bsico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno
de ellos contiene informacin especfica de cada destinatario, como el nombre, la
direccin o cualquier otro datos personal.
Un conjunto de cupones numerados. Los cupones son idnticos en todo excepto
en que cada uno de ellos contiene un nmero exclusivo.

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Los procesadores de textos disponen de unos tamaos predeterminados de sobre


y etiqueta. Se puede utilizar uno de ellos, o bien crear otro ms ajustado a nuestra
situacin particular. Es decir, contienen varias opciones de configuracin que son modificables. En relacin a los sobres, debemos introducir la direccin y el remite del

sobre. Adems, mediante vista previa, podemos configurar el tamao del sobre. Por l-

timo, configuraremos el modo de introducir el sobre en la impresora. Con respecto a las


etiquetas, slo se tendr la direccin del destinatario.

9.2. Combinacin de correspondencia bajo Word 2003

La combinacin de correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

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A modo de ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribi-

mos el texto que se repite en todas las cartas y el procesador de textos se encarga de
generar los datos que cambian en cada carta segn la persona. De este modo generamos automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde
estn almacenados los datos. Estos documentos pueden ser almacenados, enviados por
correo electrnico, o imprimidos para su posterior envo postal. Otros ejemplos de la
utilidad de combinacin de correspondencia son la generacin de etiquetas o recibos, la
impresin de sobres, etc.

Para realizar la combinacin de correspondencia debemos, antes de nada, iniciar el

asistente. Para ello, en la pestaa Herramientas de la barra de men, debemos elegir la

opcin Cartas y correspondencia y hacer click en Combinar correspondencia. Se abrir


el Panel de combinacin de correspondencia (ver Figura 9.1). Podemos desplazarnos por
el proceso de combinacin de correspondencia utilizando los hipervnculos situados en
la parte inferior del Panel de tareas.

Tambin podemos realizar una combinacin de correspondencia utilizando los boto-

nes de la barra de herramientas Combinacin de correspondencia. Para activar dicha

57

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9.2. Combinacin de correspondencia bajo Word 2003

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Figura 9.1. Panel de combinacin de correspondencia en Word 2003.

barra, ir a la pestaa Ver de la barra de men, elegir el submen Barras de herramientas

y seleccionar el comando Combinar correspondencia.


Una vez hemos iniciado el asistente el proceso de combinacin de correspondencia,

ste se basa en cuatro fases generales:

1. Elegir un tipo de documento y un documento principal.


2. Conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros.
3. Agregar campos al documento principal.
4. Obtener una vista preliminar de la combinacin y completarla.
Otra forma de crear correspondencia es seleccionar la opcin correspondiente de

la pestaa Herramientas de la barra de men. En esta ltima opcin slo crearamos

sobres o etiquetas para un nico individuo.

58

Captulo 9. Combinacin de correspondencia

9.2.1. Elegir un tipo de documento y el documento principal


Esta fase se divide en dos pasos:
Entre las opciones de tipos de documentos que se nos muestran podemos elegir
entre las opciones de cartas, correos electrnicos, sobres, etiquetas, o bien un
listado de direcciones (ver Figura 9.1). Una vez seleccionado el documento hacemos

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click en Siguiente.
Por otra parte, la siguiente pregunta del asistente indica que documento o fichero
de Word 2003 vamos a usar. Podremos usar el documento blanco abierto en ese

momento o bien podremos utilizar alguna plantilla ya existente, incluso algn do-

cumento ya existente. Darse cuenta que al principio tenamos un documento con


formato A4.

9.2.2. Conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros

Para combinar informacin exclusiva en un documento principal, debemos conectarnos (o crear y conectarnos) al archivo de datos (tabla de datos creada con Excel o Access,

por ejemplo) en el que est almacenada la informacin exclusiva (ver Figura 9.2). Si no
deseamos utilizar todos los datos del archivo que vamos a combinar, podemos elegir los

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registros que se deseen usar.

Si la informacin de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook es completa


y est actualizada, ste es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas
para clientes o mensajes de correo electrnico. Slo tenemos que hacer click en
Seleccionar de los contactos de Outlook en el Panel de tareas y elegir la carpeta
Contactos.

Si disponemos de una hoja de clculo de Microsoft Office Excel o de una base de


datos de Microsoft Office Access que contiene la informacin de clientes, hacer
click en Utilizar una lista existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el

archivo.

Si todava no se tiene ningn archivo de datos, hacer click en Escribir una lista
nueva, y as utilizaremos el formulario que se abre para crear una lista. La lista
se guarda como un archivo de base de datos de direcciones (.mdb) que se puede
reutilizar en un futuro.

59

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9.2. Combinacin de correspondencia bajo Word 2003

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Figura 9.2. Seleccin de la fuente de datos para correspondencia con Word 2003.

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente ten-

gamos que combinar la informacin de todos los registros (filas) de ese archivo de datos
en el documento principal. En este sentido, se abrir una caja de dilogo Destinatarios
de combinar correspondencia, tras conectarse con el archivo de datos que deseamos
utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Podemos seleccionar un subconjunto de
registros para su combinacin de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

9.2.3. Agregar campos al documento principal


Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, se podr empezar a

agregar campos que indiquen dnde aparecer la informacin exclusiva en cada copia
del documento que se genere al combinar. Si el documento principal todava est en
blanco, se debe escribir la informacin que aparecer en cada copia. Despus, agregar

Captulo 9. Combinacin de correspondencia

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60

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Figura 9.3. Agregar campos para la correspondencia con Word 2003.

campos haciendo click en los hipervnculos correspondientes en el Panel de tareas (ver


Figura 9.3).

Para asegurarse de que Word 2003 pueda encontrar una columna en su archivo de

datos que se corresponda con cada direccin o saludo, es posible que tengamos que
asignar campos. Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento
principal en ubicaciones donde se desea que aparezca informacin exclusiva. Por ejemplo, se puede hacer click en los vnculos Bloque de direcciones. . . o en Lnea de saludo. . .
del Panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un
producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una direccin y
un saludo personalizado. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles,
por ejemplo, Bloque de direccin.

Si en el documento se selecciona un campo de Bloque de direcciones. . . o un campo

de Lnea de saludo. . . , se nos pedir que se elija el formato que prefiramos para dichos

9.2. Combinacin de correspondencia bajo Word 2003

61

campos mediante la apertura de una caja de dilogo especfica. Por ejemplo, la lista que
hay en Formato de la lnea de saludo se utiliza para realizar selecciones.
En caso de que Word 2003 no pueda hacer coincidir un elemento de saludo o de
direccin con una columna del archivo de nuestros datos, las lneas de las direcciones
y de los saludos no se combinarn correctamente. Para ayudar a evitar problemas,
podemos hacer click en el botn Asignar campos... situado en la caja de dilogo de
seleccin de formato anteriormente mencionada. Se abrir otra caja de dilogo llamada

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Asignar campos para realizar correspondencias campos y columnas de nuestros datos.

Los elementos de una direccin y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha. Word 2003 busca la columna

que coincide con cada elemento. En concreto, Word 2003 automticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no puede

hacer coincidir otros elementos ms complejos. Utilizando la lista de la derecha puede

seleccionar la columna de nuestro archivo de datos que coincida con el elemento de la


izquierda.

Cuando se haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal,


ya estaremos listos para dar el siguiente paso.

9.2.4. Obtener una vista preliminar de la combinacin y completarla

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Podemos obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios
antes de completar del todo la combinacin.
Para obtener una vista previa se deben seguir uno de estos procedimientos:
Hojear los documentos combinados utilizando los botones Anterior y Siguiente del

Panel de tareas.

Obtener una vista previa de un documento concreto haciendo click en Buscar un


destinatario en el Panel de tareas (paso de vista previa).

Hacer click en Excluir al destinatario en el Panel de tareas (paso de vista previa) si

se observa que no se desea incluir el registro que se est mirando.


Hacer click en Editar lista de destinatarios en el Panel de tareas (paso de vista

previa) para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia,


en el que se puede filtrar la lista en caso de ver registros que no deseamos incluir.
Hacer click en Anterior en la parte inferior del Panel de tareas para volver atrs un
paso o dos si necesitamos efectuar otros cambios.

Captulo 9. Combinacin de correspondencia

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Figura 9.4. Vista preliminar para la combinacin de las cartas en Word 2003.

Cuando estemos satisfechos de los resultados de la combinacin, debemos hacer

click en Siguiente en la parte inferior del Panel de tareas.


Ahora todo depende del tipo de documento que se est creando. Si se estn combi-

nando cartas, podemos imprimirlas o modificarlas individualmente (ver Figura 9.4). Si


se elige modificar las cartas, Word 2003 las guarda en un nico archivo, con una carta
por pgina.

Independientemente del tipo de documento que se est creando, podemos imprimir,

trasmitir o guardar todos los documentos o nicamente un subconjunto de los mismos.


Cuando guardemos el documento principal, adems de su contenido y de sus campos,
tambin se guarda su conexin con el archivo de datos. La prxima vez que se abra el
documento principal, se pedir que elijamos si deseamos volver combinar en el mismo
la informacin del archivo de datos.

9.3. Combinacin de correspondencia bajo Word 2010

63

Si hacemos click en S, el documento se abre con la informacin del primer registro combinada. Si se abre el Panel de tareas (la pestaa Herramientas de la
barra de men, submen Cartas y correo, comando Combinar correspondencia),
nos encontraremos en el paso Seleccionar destinatarios. Podemos hacer click en
los hipervnculos del Panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin
de que se incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo
de datos diferente. A continuacin, podemos hacer click en Siguiente en la parte

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inferior del Panel de tareas para continuar con la combinacin.

Si hacemos click en No, se perder la conexin entre el documento principal y el


archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento estndar

de Word 2003. Los campos se sustituyen por la informacin exclusiva del primer
registro.

Nota. Ver vdeo relacionado con la combinacin de correspondencia.

9.3. Combinacin de correspondencia bajo Word 2010

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Nota. Ver vdeo relacionado con la combinacin de correspondencia.

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Captulo 9. Combinacin de correspondencia

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64

Captulo 10

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Insercin de imgenes y

autoformas en el texto para

mejorar el aspecto del mismo

En este captulo se va a explicar en primer lugar como insertar tanto imgenes desde

archivo como imgenes prediseadas en nuestros documentos. A continuacin se vern


diversos ajustes que pueden realizarse sobre las mismas con el fin de mejorar su aspecto

y adaptarlas a nuestras necesidades concretas. Como parte final de este capitulo, se

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N

describir como podemos insertar autoformas (elementos de dibujo especiales) y textos


artsticos que den vistosidad a nuestros documentos.

10.1. Insercin de imgenes


En la actualidad para que un documento sea considerado como bueno debe incluir,

siempre que sea necesario, imgenes o grficos. Por tanto, los procesadores de textos
actuales tienen en cuenta que la imagen cada vez est ms integrada con el texto.
Podra ser una imagen que hayamos generado con un programa especfico, que haya-

mos descargado de Internet, o que hayamos creado directamente desde nuestra cmara
o, incluso, desde un dispositivo de digitalizacin de imgenes (escner). Antes de insertar una imagen debemos tenerla a nuestra disposicin en un archivo con un formato
concreto. Los programas de tratamiento de textos admiten una gran cantidad de formatos grficos (bmp, gif, jpg, jpeg, png, tiff,. . . ). Cada uno de ellos tiene unas propiedades
diferentes, aunque esto est fuera del alcance de este curso.
65

66

Captulo 10. Manejo de imgenes y autoformas


Por otra parte, en lugar insertar una imagen propia, podemos querer insertar una

imagen ya prediseada por el procesador de textos. Nos encontraremos imgenes de


todo tipo que nos pueden ser de utilidad, desde fondos de pgina y vietas hasta figuras
con efectos 3D.
Al igual que ocurra con los bloques de texto, para copiar/cortar imgenes y pegarlas
en un sitio distinto del documento u otro documento distinto, lo nico que tenemos que
hacer es seleccionar dicha imagen y utilizar estas funciones de la misma manera. Por
te.

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tanto, el portapapeles tambin ser til con el fin de almacenar la imagen temporalmen-

10.1.1. Imgenes desde un archivo con Word 2003

Para insertar una imagen desde un archivo ejecutamos las siguientes acciones:
Nos situamos en la parte del documento donde deseamos insertar la imagen.
En la barra de men, ir a la pestaa Insertar/Imagen/Desde archivo. . .

Se abre una caja de dilogo que nos permite buscar la imagen en nuestro disco
duro.

Tenemos tres opciones para insertar la imagen: Insertar, Vincular al archivo, o

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Insertar y Vincular.

Insertar. Inserta la imagen en el documento.


Vincular al archivo. Nos permite tener actualizada la imagen, esto es, si se
produce una modificacin en el archivo de origen, dicha modificacin se ver
reflejada en el documento.

Insertar y Vincular. Nos permite las dos opciones anteriores de manera simultanea.

10.1.2. Imgenes desde un archivo con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

10.2. Imgenes prediseadas


Como ya se ha comentado, las imgenes prediseadas son bsicamente elementos

grficos de todo tipo que nos pueden ser de utilidad, desde fondos de pgina y vietas

10.3. Ajuste y mejora de imgenes

67

hasta figuras con efectos 3D. Estas imgenes prediseadas podemos tenerlas instaladas
bien en nuestro equipo o acceder a ellas mediante la Web.

10.2.1. Imgenes prediseadas con Word 2003


Los pasos que debemos seguir con Word 2003 para insertar imgenes prediseadas

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son los siguientes:


Nos situamos en la parte del documento donde deseamos insertar la imagen.

En la barra de men, ir a la pestaa Insertar/Imagen/Imgenes prediseadas. . .

Se abre un panel lateral derecho desde el que podremos incorporar una imagen
prediseada, siguiendo los siguientes pasos:

1. En Buscar: debemos insertar una palabra relacionada con la temtica de la


imagen prediseada que deseamos encontrar. En Buscar en: podemos seleccionar distintas colecciones de imgenes prediseadas. Tanto Mis colecciones

como Colecciones de Office sern grupos de imgenes prediseadas instaladas en nuestro ordenador. Las Colecciones Web slo estarn disponibles si
disponemos de conexin a Internet.

2. Pulsamos el botn Buscar para que en el recuadro inferior nos aparezca un

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listado de las imgenes disponibles.

3. En el lateral de cada imagen encontramos una pestaa que, al seleccionarla,


se despliega un men contextual con la opcin Insertar que permite aadir la

imagen prediseada a nuestra diapositiva.

10.2.2. Imgenes prediseadas con Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

10.3. Ajuste y mejora de imgenes


En relacin a la mejora de imgenes, podemos querer ajustar el formato de nuestras

imgenes, por lo que los procesadores de textos nos permitan modificar sus opciones de
configuracin. A continuacin se listan las principales opciones de configuracin:
Color. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen.

68

Captulo 10. Manejo de imgenes y autoformas


Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.
Recortar. Permite eliminar una parte de la imagen.
Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la
imagen.

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Estilo de la lnea. Asigna un estilo a los bordes de una imagen.

Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo completo
(o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.

Ajuste del texto. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas,
tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.

Formato de imagen. Permite establecer o modificar el formato de una imagen, como


son el tamao, colores, diseo, etc.

Definir color transparente. Sirve para quitar el color al fondo de la imagen.

Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como

cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botn.

En otro orden de cosas, existen ocasiones en las que nos interesa ajustar una imagen

U
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en alguna parte del documento con el fin de tenerlo mejor organizado. Entre las opcio-

nes de diseo de imagen podremos encontrar variedad de tipos de ajuste de la imagen


con respecto a la pgina alineacin superior, alineacin inferior, posicin absoluta, etc.
Tambin podemos ajustar la imagen al texto de la pgina, as la imagen podra estar en
mitad del texto, separado del mismo, con texto a su derecha, etc.
Otro aspecto til es el anclaje de la imagen en el documento, esto es, la imagen puede

quedar asociada (anclada) a un bloque de texto como puede ser un prrafo, por lo que
si se borrase este bloque de texto, la imagen tambin se eliminara automticamente. O
bien, si este texto se llevase a otra parte del documento, la imagen tambin ira con l.

10.3.1. Barra de herramientas y caja de dilogo para el ajuste de imgenes con Word 2003

La Figura 10.1 muestra la barra de herramientas y la caja de dilogo de ajuste de

imgenes de Word 2003, desde las cuales podemos modificar sus propiedades segn
nuestras preferencias y/o necesidades.

69

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10.4. Autoformas

Figura 10.1. Barra de herramientas y caja de dilogo para el ajuste en Word 2003.

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10.3.2. Barra de herramientas y caja de dilogo para el ajuste de imgenes con Word 2010

Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

10.4. Autoformas

Los procesadores de textos disponen de herramientas que nos permiten realizar

nuestros propios dibujos. Estas herramientas disponen de autoformas con una gran
cantidad de formas listas para la realizacin de esquemas, diagramas de flujo, y otros
muchos grficos. Adems, disponemos de elementos de dibujo como rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que podamos hacer cualquier tipo de dibujo. A
continuacin se explicar brevemente donde podemos encontrar las autoformas (y los
elementos de dibujo), y como se puede introducir texto descriptivo en la misma.

70

Captulo 10. Manejo de imgenes y autoformas

10.4.1. Autoformas con Word 2003


Las autoformas en Word 2003 estn disponibles en la barra de herramientas de
Dibujo que puede ser activada yendo a la lista desplegable de Barras de herramientas
dentro de la pestaa Ver en la barra de men. Desde esta barra de herramientas de
Dibujo tambin tenemos iconos disponibles para insertar imgenes desde archivo y
prediseadas, textos artsticos, etc.

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Por otra parte, en muchas de las autoformas se puede incluir texto. Para lograr esto,

haremos click con el botn derecho del ratn sobre el objeto, y aparecer un men
contextual donde seleccionaremos la opcin Agregar texto. A continuacin, aparecer el
cursor en mitad de la autoforma para que podamos introducir el texto deseado.

10.4.2. Autoformas con Word 2010

Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

10.5. Textos artsticos

Podemos hacer ms vistosos nuestros documentos utilizando las herramientas de

U
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insercin de textos artsticos que nos proporcionan la mayora de los procesadores de

textos. Estas herramientas son muy tiles para crear ttulos en nuestros documentos ya
que tienen unos diseos muy llamativos. Los textos artsticos pueden redimensionarse
y moverse para que ocupe la posicin ms idnea acorde a nuestras necesidades.

10.5.1. Insercin de un Word Art con Word 2003


Los pasos a seguir para insertar un WordArt son los siguientes:

Seleccionamos la opcin Insertar/Imagen/WordArt. . . de la barra de men de Word


2003.

En la caja de dilogo de galera de WordArt, elegimos un estilo de WordArt y pulsamos el botn Aceptar.

En la caja dilogo de modificar texto de WordArt, introducimos el texto y pulsamos


el botn Aceptar.

10.5. Textos artsticos

71

Para modificar la apariencia del texto que aparece, debemos usar los diferentes botones de la barra de herramientas de WordArt que aparece cuando seleccionamos
dicho WordArt.

10.5.2. Insercin de un Word Art con Word 2010

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Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

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Captulo 10. Manejo de imgenes y autoformas

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72

Captulo 11

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Creacin de estilos que

automatizan tareas de formato en


prrafos con estilo repetitivo y para

la creacin de ndices y plantillas

Un estilo puede definirse como un conjunto de caractersticas de formato que se

U
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pueden aplicar a un bloque de texto, tablas o listas de un documento con el fin de cam-

biar su aspecto rpidamente. Cuando se utiliza un estilo, se aplica un grupo completo


de formatos en un solo proceso. Por ejemplo, en lugar de realizar tres pasos distintos
para aplicar a un ttulo el formato de fuente Arial de 16 puntos y alineacin centrada,
se puede obtener el mismo resultado en un solo paso, aplicando el estilo que hayamos
creado para dicho ttulo.

Cada vez que se abre un nuevo documento, ste obtiene una copia de los estilos

almacenados en la plantilla que utiliza el procesador de textos para crear el documento.


Todas las plantillas tienen una coleccin de estilos bsicos comunes, llamados estilos
base o incorporados: Normal, Texto independiente, Ttulos, etc. De este modo, podemos

dar formato de modo rpido a caracteres individuales o prrafos usando las opciones
disponibles en los procesadores de textos.
El uso de estilos ofrece, un mayor abanico de posibilidades a la hora de dar un

determinado formato a un prrafo, ya que podemos modificar la configuracin de un


determinado estilo adaptndolo a nuestras preferencias o crear un estilo propio. En
concreto, a continuacin aprenderemos a crear nuevos estilos a un documento y a
73

74

Captulo 11. Creacin de estilos

utilizarlos de forma adecuada. Tambin veremos como modificarlos acorde a nuestras


necesidades, adems de eliminarlos en caso de desearlo.

11.1. Creacin de nuevos estilos


En caso de usar un modelo de prrafo diferente a cualquiera de los establecidos de

E
D

forma frecuente, podemos crear un nuevo estilo con las caractersticas que queramos.
A modo de ejemplo, si queremos que algunos prrafos estn en cursiva, con letra Arial
y tamao de letra 16, podramos crear un estilo llamado prrafo-personalizado que

produzca ese efecto, en lugar de realizar estas modificaciones a mano cada vez que las
necesitemos.

En algunos procesadores de textos disponemos de una caja de dilogo donde tenemos una gran variedad de opciones de configuracin de estilos. Alternativamente, una
posible secuencia de pasos sencilla para crear un nuevo estilo sera la siguiente:
Escribir un prrafo de ejemplo.

Asignar las nuevas caractersticas de estilo.

Situar el punto de insercin dentro del prrafo escrito.

Establecer el nombre del nuevo estilo en la pestaa de Nombre de estilo de la barra

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de herramientas Estndar y pulsar la tecla Enter.

11.1.1. Crear estilos en Word 2003

A continuacin, se ofrecen los tipos de estilo que se pueden crear y aplicar bajo Word

2003:

Un estilo de prrafo controla totalmente la apariencia de un prrafo, como puede

ser la alineacin del texto, las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede
incluir un formato de caracteres especfico.
Un estilo de carcter afecta slo al texto seleccionado en un prrafo, como la fuente,
el tamao del texto, y los formatos de negrita y cursiva.

Un estilo de tabla proporciona un estilo coherente a bordes, sombreado, alineacin


y fuentes en las tablas.

Un estilo de lista aplica una alineacin, numeracin o vietas, y fuentes similares

a las listas que contengan dicho estilo.

11.1. Creacin de nuevos estilos

75

En Word 2003, al crear un documento al menos existe un estilo de prrafo para


el texto llamado estilo base. El estilo base es el estilo original del que dependen otros
estilos del documento. Cuando cambia un elemento de formato del estilo base de un
documento, el resto de estilos que se originaron a partir de estilo base tambin reflejan
el cambio.
Para crear un nuevo estilo de texto en Word 2003 debemos seguir los siguientes

E
D

pasos:
En caso de no estar abierto el Panel de tareas de Estilos y formato, seleccionar la
opcin Estilos y formato. . . dentro del submen Formato en la barra de men (ver
Figura 11.1).

En el Panel de tareas de Estilos y formato, hacer click en el botn Nuevo estilo. . .


En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el estilo.

En el cuadro Tipo de estilo, seleccionar entre las opciones Prrafo, Carcter, Tabla

o Lista para especificar el tipo de estilo que va a crear. Generalmente el tipo de


estilo a aplicar a un texto ser del tipo Prrafo.

Seleccionar las opciones deseadas o hacer click en la pestaa Formato para ver

ms opciones. Se podr decidir si el texto estar en negrita, en cursiva, el tamao


de fuente, el tipo de fuente y el color de la fuente, entre otras muchas opciones.

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En Word 2003, a parte de los estilos originales, existen los formatos guardados. A

veces es excesivo crear solo un estilo de texto nuevo a partir de uno existente para
establecer nicamente alguna modificacin adicional. Para lograr esto utilizamos los
botones correspondientes de la barra de herramientas Formato y no creamos un estilo completo. Word 2003 nos permite hacerlo, ya que registra el formato aplicado y lo
muestra en la lista del Panel de tareas de Estilos y formato. Por ejemplo, si se utiliza el
botn Negrita en un texto concreto, veremos que se agrega Negrita a la lista de estilos

que aparece en el Panel de tareas de Estilos y formato.


Esta entrada en la lista no es un estilo en realidad, es un formato guardado. Se

diferencia de un estilo en que en el panel de tareas no se muestra junto a l ningn


icono y en que no puede copiarse de un documento o plantilla a otro. Por otra parte, es
sencillo convertir un formato guardado en un estilo. Y tambin es fcil eliminarlo.

11.1.2. Crear estilos en Word 2010

Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 11. Creacin de estilos

E
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76

Figura 11.1. Panel de tareas de Estilos y formato en Word 2003.

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11.2. Utilizacin de estilos en un documento


11.2.1. Utilizacin de estilos en Word 2003

Si lo que deseamos es aplicar un estilo de prrafo ya existente a un texto debemos

seguir estos pasos:

En caso de no estar abierto el Panel de tareas de Estilos y formato, seleccionar la


opcin Estilos y formato. . . dentro del submen Formato en la barra de men.
Seleccionar el texto al que se desea aplicar el formato.
En el Panel de tareas de Estilos y formato, hacer click en el formato que queramos
aplicar.

Para aplicar formato grfico bsico, como bordes, rellenos y formato de texto, tam-

bin se puede utilizar el botn de Copiar formato de la barra de herramientas Estndar.


Para ello, seleccionamos el contenido con el formato que se desea volver a utilizar, ha-

11.3. Modificacin de estilos

77

cemos click en Copiar formato y, a continuacin, seleccionamos el contenido al que se


desea aplicar el formato.
En ocasiones puede que el formato de parte del texto se haya aplicado manualmente
con los comandos de formato de Microsoft Word 2003 y dos prrafos que tienen el
mismo estilo tengan aspectos diferentes. Se puede comparar el formato de dos textos
seleccionados utilizando el Panel de tareas de Mostrar formato, de la siguiente manera:

E
D

En el submen Formato de la barra de men, hacer click en Mostrar formato. . .

y, a continuacin, seleccionar el primer bloque de texto cuyo formato se desee


comparar.

Activar la casilla de verificacin Comparar con otra seleccin y, a continuacin,


seleccionar el segundo bloque de texto cuyo formato se desee comparar.

En el cuadro Diferencias de formato, se muestra una lista con las diferencias entre
ambas selecciones.

Tambin se puede eliminar el formato manual de una seleccin de texto y restaurar


la configuracin de su estilo. Para ello, debemos seguir los siguiente pasos:
Seleccionar el texto cuyo formato se desea quitar.

En caso de no estar abierto el Panel de tareas de Estilos y formato, seleccionar la

U
N

opcin Estilos y formato. . . dentro del submen Formato en la barra de men.


Hacer click en Borrar formato.

Word 2003 restaura el formato del documento al estilo Normal. Destacar que estos

pasos deshacen el estilo de prrafo asignado al texto pero no borran el estilo de la lista
de estilos disponibles para el documento.

11.2.2. Utilizacin de estilos en Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

11.3. Modificacin de estilos


Podemos modificar cualquiera de estos estilos, de manera que todo el texto del docu-

mento que contenga a este estilo se ver modificado por el nuevo formato. Esta es una

78

Captulo 11. Creacin de estilos

de las principales ventajas de utilizar estilos en vez de dar formato al texto directamente.
Por defecto, la modificacin de un estilo en un documento afecta nicamente a dicho
documento, no al estilo ofrecido por la plantilla, aunque pueden realizarse fcilmente
copias de estilos entre documentos y plantillas.
A modo de ejemplo, el estilo Normal sirve como base para creacin de nuevos estilos,
usando muchas de sus caractersticas y modificando ciertos aspectos que nos resulten
tiles en determinado momentos. Adems, al modificar un estilo, los estilos que estn

E
D

basados en ste, automticamente sern modificados.

11.3.1. Modificacin de estilos en Word 2003

Para modificar un estilo de prrafo existente en Word 2003 debemos seguir los siguiente pasos:

En caso de no estar abierto el Panel de tareas de Estilos y formato, seleccionar la


opcin Estilos y formato. . . dentro del submen Formato en la barra de men.

Hacer click con el botn derecho del ratn en el estilo que se desee cambiar y, a
continuacin, hacer click en Modificar estilo. . .

Seleccionar las opciones que se deseen, por ejemplo negrita, cursiva, cambiar el

U
N

tamao de la fuente, etc.

Para ver ms opciones, hacer click en la pestaa Formato y, a continuacin, hacer

click en una de las opciones o atributos posibles, como pueden ser los de Fuente. . . o Numeracin. . .

Una opcin interesante puede ser la activar la casilla de verificacin Actualizar


automticamente. As, a partir del momento en que la casilla ha sido activada,
Word 2003 volver a definir automticamente el estilo seleccionado siempre que
aplique el formato manual a cualquier prrafo con este estilo. Esta opcin slo
est disponible para estilos de prrafo, y no se recomienda utilizarla para el estilo
Normal, solo para estilos definidos por usuarios.

Hacer click en Aceptar despus de cambiar los atributos y, a continuacin, repetir


el proceso para los atributos adicionales que deseen cambiar.

Una plantilla es el archivo que contiene los estilos en los que est basado un docu-

mento concreto. Se trata de un archivo independiente que funciona conjuntamente con


el documento, pero se mantiene en segundo plano. Por ejemplo, si se hace click en el

11.4. Borrado de estilos

79

botn Nuevo y seleccionamos Documento en blanco, se ver un documento en blanco en


el que se podr escribir (un archivo .doc); sin embargo, todos los formatos predeterminados vienen especificados por su plantilla, por ejemplo normal.dot (.dot es la extensin
usada para las plantillas).
Para usar el estilo modificado en documentos nuevos basados en la misma plantilla,
activar la casilla de verificacin Agregar a la plantilla. Word 2003 agregar el estilo
modificado a la plantilla adjunta al documento activo. De esta forma estar disponible

E
D

para otros documentos de Word 2003 que utilicen la misma plantilla. Si no se guarda el
cambio en la plantilla, el estilo modificado slo se guardar en el documento actual.

En otras ocasiones hemos escrito el texto y le hemos dado formato con las opciones

de la barra de herramientas Formato, y deseamos modificar un estilo para que coincida


con un texto seleccionado.

Para cambiar un estilo de prrafo tomando como base un fragmento seleccionado


seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar el fragmento de texto que ya tiene los cambios de formato aplicados.

En caso de no estar abierto el Panel de tareas de Estilos y formato, seleccionar la


opcin Estilos y formato. . . dentro del submen Formato en la barra de men.

En el Panel de tareas de Estilos y formato, colocar el cursor sobre el estilo y hacer

U
N

click en la flecha que aparece a la derecha para mostrar el men del estilo.
A continuacin, hacer click en Actualizar para ajustar a seleccin.

11.3.2. Modificacin de estilos en Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

11.4. Borrado de estilos

Los estilos que podemos borrar son los estilos nuevos, los estilos creados por el

usuario y los estilos modificados. El comportamiento en cada caso es el siguiente:


Cuando se elimina un estilo, el procesador de textos lo quita de todo texto al que
se haya asignado en el documento, dando formato al prrafo correspondiente con
el estilo Normal.

80

Captulo 11. Creacin de estilos


Si eliminamos un estilo base, que ha sufrido alguna modificacin, este no se elimina realmente, sino que se quita de cualquier texto al que haya sido asignado. A
este texto tambin se le asigna el estilo Normal.

11.4.1. Borrado de estilos en Word 2003

E
D

Para borrar un estilo debemos realizar los siguientes pasos:


En caso de no estar abierto el Panel de tareas de Estilos y formato, seleccionar la
opcin Estilos y formato. . . dentro del submen Formato en la barra de men.

En el Panel de tareas de Estilos y formato, abrir el men del estilo o del formato
guardado, haciendo click en la flecha localizada en el extremo derecho del nombre
del estilo.

Hacer click en el botn Eliminar. . .

De este modo se quitar el estilo o el formato guardado del Panel de tareas de Estilos y

formato, y del documento completo. Sin embargo, el estilo no se elimina de la plantilla;


habra que quitarlo manualmente o utilizar para ello el Organizador de documentos.

Cualquier texto al que se hubiera asignado el estilo o formato guardado perder el estilo
o formato guardado que tuviera antes de realizar esta operacin.

U
N

El formato que tome este texto depender de lo que hubiera aplicado anteriormente;
si antes de ello se le aplic otro estilo o formato, el texto adoptar el anterior. Los prrafos que tuvieran un estilo de prrafo que se haya eliminado tomarn el estilo Normal.
Algunos estilos integrados que no se pueden eliminar, independientemente de que se

hayan modificado o no. Son los siguientes:


Estilo de prrafo Normal.

Estilos de prrafo de ttulo (Ttulo 1 a Ttulo 9).

Nota. Ver vdeo sobre el manejo de estilos (creacin, uso, modificacin y borra-

do).

11.4.2. Borrado de estilos en Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 12

E
D

Utilizacin de plantillas y asistentes


que incorpora la aplicacin y
creacin de plantillas propias

basndose en estas o de nueva

U
N

creacin

12.1. Utilizacin de plantillas y asistentes del men archivo


nuevo

Una plantilla es un documento con la caracterstica de que contiene una estructura

base ya definida. A partir de esta plantilla podemos introducir datos nuevos, permaneciendo la plantilla en su estado original, de forma que podemos utilizarla cuantas veces
queramos. Una plantilla nos puede ser til cuando usamos un documento con la misma
estructura muchas veces. Por ejemplo, la creacin de documentos de un departamento
en una empresa ser siempre muy parecida.
Para utilizar una plantilla lo que debemos hacer es ir a la pestaa o acceso directo

para crear un nuevo documento, all nos aparecern las opciones de utilizacin de plantillas ya definidas por el procesador de textos o por nosotros mismos. El procesador de
textos tambin nos permite buscar plantillas en Internet.
81

82

Captulo 12. Plantillas y asistentes


Extensin de salida para plantillas en Word 2003
Las plantillas que se creen o utilicen con el procesador de textos Word
2003 tendrn .dot como extensin de salida.
Extensin de salida para plantillas en Word 2010
Las plantillas que se creen o utilicen con el procesador de textos Word

E
D

2010 tendrn .dotx como extensin de salida.

12.2. Creacin, guardado y modificacin de plantillas de


documentos

Las plantillas pueden crearse directamente por el usuario o mediante la ayuda de un

asistente que nos guiar a travs de unas ventanas para modificar el documento que se

haya seleccionado como base. Cuando el diseo nos guste podemos guardarlo en forma
de plantilla para nuevos documentos. Una vez abierta la nueva plantilla, introduciremos
los elementos necesarios para la composicin del documento.

Los elementos de una plantilla que se copian al crear un nuevo documento son:

Texto y grficos (con su formato): incluyendo encabezados y pies de pgina, notas

U
N

al pie y otras anotaciones.

Preparacin de pgina: mrgenes, tamao y fuente del papel, etc.


Estilos: predefinidos y personalizados.
Entradas de autotexto.
Macros.

Barras de herramientas personalizadas.


Configuracin de men personalizada.
Definiciones de teclas de mtodo abreviado.
Etc.

Podemos crear nuevas plantillas tambin basndolas en un documento existente,

para ello abrimos el documento, lo modificamos y usamos la opcin Guardar como. . . ,


cambiando el nombre inicial y guardndolo como plantilla. As, obtenemos un nuevo
documento de plantilla.

12.2. Creacin, guardado y modificacin de plantillas de documentos

83

Las plantillas tambin se pueden modificar incluyendo alguno de los elementos que
incorpora la plantilla, citados anteriormente, siempre que se use la opcin de almacenar
el cambio en la plantilla.

12.2.1. Plantillas en Word 2003


Cada documento de Microsoft Word 2003 se basa en una plantilla. Una plantilla

E
D

determina la estructura bsica de un documento y contiene la configuracin del docu-

mento, por ejemplo, elementos de Autotexto, fuentes, asignaciones de teclas, macros,


mens, diseo de pgina, formato especial y estilos. Dentro de Word 2003 existen dos
tipos fundamentales de plantillas:

Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal, contienen valores que estn

disponibles en todos los documentos. Al trabajar dentro de un documento, generalmente slo se pueden utilizar los valores almacenados en la plantilla adjunta al
documento o en la plantilla Normal. Para utilizar elementos de este tipo que estn
almacenados en otra plantilla, debemos cargarla como plantilla global. Tras esto,
los elementos guardados en la misma estarn disponibles para cualquier documento de Word 2003.

Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de dilogo
Plantillas, contienen valores que slo estn disponibles para documentos basados

U
N

en esa plantilla.

Las plantillas de documento pueden almacenarse en el disco duro, incluirse en una

biblioteca de documentos o utilizarse como plantillas grupo. Si utilizamos una plantilla


del panel de Nuevo documento, dos factores determinarn las plantillas de documento
disponibles y las fichas del cuadro de dilogo Plantillas en las que aparece cada plantilla: la ubicacin de la plantilla y los valores de ubicacin del archivo para plantillas
personales y plantillas grupo. Para comprobar los valores de ubicacin del archivo de la
plantilla, debemos hacer click en el comando Opciones de la pestaa Herramientas en

la barra de men y, a continuacin, en la ficha Ubicacin de archivos.


Tenemos a nuestra disposicin las siguiente opciones:
Plantillas de documento. Debemos guardar las plantillas personales en la carpeta
Plantillas. Los archivos de plantilla que guardemos en dicha carpeta aparecern
en el cuadro de dilogo llamado Plantillas, que se muestra haciendo click en el
comando Nuevo de la pestaa Archivo en la barra de men y, a continuacin,

84

Captulo 12. Plantillas y asistentes


haciendo click en En mi PC en el panel de Nuevo documento. Cualquier archivo de
documento (.doc) que se guarde en la carpeta de Plantillas tambin podr actuar
como plantilla y en la ficha General (cuadro de dilogo de Plantillas).
Si queremos crear fichas personalizadas para las plantillas en el cuadro de dilogo
de Plantillas, debemos crear una subcarpeta nueva en la carpeta de Plantillas y
guardar en ella las plantillas. La ubicacin de la carpeta debe coincidir con la ruta

E
D

de acceso que aparece en Plantillas personales de la etiqueta Ubicacin de archivos


seleccionando el comando Opciones de la pestaa Herramientas en la barra de

men. El nombre que se asigne a esa subcarpeta aparecer en la nueva ficha. En


caso de guardarse una plantilla en otra ubicacin, no aparecer en el cuadro de
dilogo de Plantillas.

Bibliotecas de documentos. Las plantillas pueden almacenarse como parte de una


biblioteca de documentos. Cada biblioteca de documentos incluye una pgina Web

en la que se enumera el contenido de la biblioteca. Por ejemplo, se puede crear


una biblioteca de grficos pertenecientes a un proyecto comn o una coleccin de

documentos de Microsoft Word 2003 que contenga los informes de estado mensuales.

Plantillas grupo. Es aconsejable que el administrador del sistema almacene las

U
N

plantillas que se comparten en la red en la ubicacin de archivo Plantillas gru-

po especificada en la ficha Ubicacin de archivos. Para evitar que otros usuarios

modifiquen inadvertidamente plantillas personalizadas, el administrador deber


marcarlas como slo lectura o guardarlas en un servidor con permisos limitados.

Las plantillas que se guarden en la carpeta de Plantillas aparecern en la ficha Gene-

ral del cuadro de dilogo de Plantillas. Si se desean crear fichas personalizadas para las

plantillas en el cuadro de dilogo de Plantillas, debemos crear una subcarpeta nueva en


la carpeta de Plantillas y guardar en ella las plantillas. El nombre que se asigne a esa
subcarpeta aparecer en la nueva ficha.

Al guardar una plantilla, Word 2003 pasa a la posicin Plantillas personales (subme-

n Herramientas, comando Opciones, ficha Ubicacin de archivos), cuyo valor predeterminado es la carpeta de Plantillas y sus subcarpetas. Si se guarda una plantilla en
otra ubicacin, no aparecer en el cuadro de dilogo de Plantillas. Cualquier archivo de
documento (.doc) que se guarde en la carpeta Plantillas tambin actuar como plantilla.
Nota. Ver vdeo relacionado con la creacin de plantillas.

12.2. Creacin, guardado y modificacin de plantillas de documentos

85

12.2.2. Plantillas en Word 2010

U
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Nota. Ver vdeo relacionado con la creacin de plantillas.

Captulo 12. Plantillas y asistentes

U
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D

86

Captulo 13

E
D

Trabajo con documentos largos

13.1. Creacin de tablas de contenidos e ndices

Los documentos largos que estn compuestos por numerosas pginas, como pueden

ser manuales, libros, etc., pueden llegar a ser difciles de manejar si no se cuenta con
los elementos necesarios para poder localizar informacin en los mismos.

Entre estos elementos nos encontramos con las tablas de contenidos, ndices y tablas

de lustraciones. Las primeras suelen aparecer al inicio de estos documentos largos, e


incluyen un listado de todos los ttulos principales de un documento junto con una

U
N

referencia a la pgina en que aparece cada uno de ellos. Por tanto, el lector slo tiene que

echar un vistazo a esta tabla para poder localizar la informacin que necesita consultar,
sin tener que buscar por todo el documento.
Por otro lado, los ndices suelen aparecer al final de un documento e incluyen una

lista alfabtica de los trminos ms importantes del documento, mostrando una indicacin a la pgina o pginas donde aparece dicho trmino. Las tablas de ilustraciones son
una variante de las tablas de contenidos y son, en realidad, un listado de un determinado tipo de objetos que estn incluidos en el documento, como son las figuras, tablas,
etc.

A modo de ejemplo, mostramos el proceso general para crear una tabla de contenidos

de ttulos:

Colocar el punto de insercin en el lugar donde queremos que aparezca la tabla de


contenidos.

Seleccionar la pestaa correspondiente para la insercin de una tabla de contenidos. Podremos observar el aspecto que presentar la tabla de contenidos segn los
87

88

Captulo 13. Trabajo con documentos largos


niveles que utilicemos, es decir, la cantidad de niveles de ttulos que tendr dicha
tabla.
Determinar varios parmetros de la tabla de contenidos: si se muestran los nmeros de pgina, si dichos nmeros estn alineados, etc.
Elegir entre varios formatos determinados para dar estilo a la tabla de contenidos.
Por ejemplo, podemos utilizar los estilos Titulo1, Titulo2,. . . que se suelen incluir

E
D

el procesador de textos. Tambin podemos optar por definirnos nuestros propios


estilos de ttulos.

Nota. Ver vdeo que muestra la creacin de tablas de contenidos e ndices.

13.2. Referencias cruzadas

Una referencia cruzada remite al lector de un documento hasta un fragmento de texto


u objeto que se encuentra en otra parte del mismo. Estos objetos pueden ser prrafos
formateados, nmeros de pginas, epgrafes, etc. Una referencia cruzada contiene dos

elementos: el texto introductorio (tecleados por el autor del documento) y el texto que el
procesador incluye automticamente.

Como paso previo a la creacin de referencias cruzadas debemos crear los epgrafes

U
N

o ttulos. La misin de los epgrafes es etiquetar y numerar los objetos pertenecientes

a una misma clase que tenemos en un documento. Por ejemplo, figuras, tablas, etc.
Los procesadores de textos suelen incluir una serie de etiquetas predeterminadas, sin
embargo, tambin nos permite crear las nuestras propias.
A modo de ejemplo, mostramos el proceso general para crear un epgrafe:
Ir a la opcin de Insertar ttulo de referencia cruzada.
Determinar la posicin del ttulo respecto al objeto.
Dar formato al epgrafe, tal y como manejaramos un bloque de texto.
Insertar dicho ttulo.

Es de buena prctica unir un epgrafe con su objeto adjunto para que, si movemos

dicho objeto a otra parte del documento, el epgrafe vaya con l. Para lograr esto, enmarcamos el objeto y epgrafe dentro un cuadro de texto. Si no queremos que quede
constancia fsica de este hecho, debemos eliminar los bordes del cuadro de texto y as

13.3. Ttulos numerados

89

no se ver. De este modo, trataremos al cuadro de texto igual que al objeto, en cuanto a
ajustes, alineaciones, etc.
As, una vez creados los epgrafes, podemos aadir las referencias cruzadas deseadas. Por ejemplo, cuando estamos describiendo una imagen vamos a querer referenciar
al epgrafe de dicha imagen y que el procesador de textos la numere automticamente.
As, si posteriormente se incluyen ms figuras, ser el procesador quien se encargue de

E
D

reenumerar todas las referencias a dichas figuras automticamente.


Otro ejemplo de referencias cruzada sera el siguiente. Nosotros escribimos el texto
Para ms informacin, ir a la pgina 12. Si hemos creado una referencia cruzada que

automticamente asigne el nmero de pgina y el objeto referenciado cambia de pgina,

automticamente el procesador lo reenumerara. Si no se hace, tendramos que ir a


cambiar el nmero de pgina de forma manual.

A modo de ejemplo, mostramos el proceso general para crear una referencia cruzada:
Teclear el texto introductorio de la referencia cruzada.
Ir a la opcin de Insertar referencia cruzada.

Escoger el tipo de objeto que queremos referenciar: elemento de numeracin, ttulo,


etc.

Seleccionar la referencia deseada. Nos aparecern los epgrafes especficos que

U
N

hayamos introducido en el documento previamente.

Elegir su apariencia final. Por ejemplo, podemos insertar una referencia cruzada
como hipervnculo.

Nota. Ver vdeos que muestran la insercin de epgrafes y referencias cruzadas

en documentos.

13.3. Ttulos numerados

El modo de presentacin de esquema de la pestaa Ver/Vista de la barra de men

puede ser de gran ayuda para organizar adecuadamente un documento. En este modo,
el texto aparece con un interlineado sencillo, independientemente del formato. Los ttulos del documento y el texto asociado a cada ttulo aparecen con un nivel de sangrado
distinto, pudindose ver la estructura jerrquica del documento. Cada uno de los ttulos corresponde a un nivel: Ttulo i, indica su nivel, existiendo adems un tipo de texto
independiente que no se ubica bajo ningn ttulo y que est asignado al nivel inferior

90

Captulo 13. Trabajo con documentos largos

de esta jerarqua. Cada nivel de ttulo tiene asignado un formato diferente por defecto,
que puede ser modificado por el usuario.
En este sentido, es posible asignar los ttulos a un documento, una vez que ya est
escrito, usando para la barra de herramientas disponible en el modo de presentacin
de esquema anteriormente mencionado. En concreto, situamos el punto de insercin
en el lugar que deseemos y pulsamos el botn para aumentar o disminuir nivel, segn

E
D

nuestras preferencias.
Por otra parte, podemos mover un bloque de texto rpidamente o un epgrafe entero
incluyendo los subttulos que contenga. Adems, podemos controlar el nivel de detalle
de la presentacin, ocultando/mostrando el texto y ttulos mediante la opcin de Contraer y expandir. Adems, podemos activar la visualizacin slo de la primera lnea de
todos los prrafos de texto independiente u omitir su formato.

Tambin es posible mostrar nicamente los ttulos correspondientes a un nivel y a

sus niveles precedentes. Para ello debemos pulsar el botn numerado correspondiente

al nivel que deseamos ver de la barra de herramientas. La opcin ms frecuentemente


utilizada es la de ver todos los niveles, aunque para hacernos una idea rpida de la
estructura de un documento es til contraer niveles o visualizar los ttulos hasta un
determinado nivel.

Finalmente, podemos asignar una numeracin a los ttulos de un esquema de manera automtica. Dicha numeracin afectar a todos los prrafos a los que se les hayan

U
N

asignado los estilos de ttulo incorporados al documento. As, ante una reordenacin
de ttulos, stos se reenumerarn automticamente. Para llevar a cabo esta accin, debemos seleccionar la opcin de Numeracin de ttulos en el men de formato y elegir

el tipo de numeracin, o bien modificar alguno de los tipos adaptndolo a nuestras


necesidades.

13.4. Documentos maestros y subdocumentos


Un documento maestro es un documento tpico (con texto, figuras,. . . ), pero que

adems contiene enlaces a otros archivos que estn separados fsicamente. Estos archivos conocidos como subdocumentos pueden editarse de forma independiente como
documentos normales, por lo que las modificaciones que se produzcan en stos se vern
reflejadas automticamente en el documento maestro.
El principal objetivo de un documento maestro no es ni ms ni menos que establecer

y organizar un documento que por sus caractersticas est previsto que sea muy exten-

13.5. Documentos maestros y subdocumentos en Word 2010

91

so, por ejemplo un libro compuesto de varios captulos. Los documentos maestros nos
permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos
ms pequeos y fciles de manejar.
Cuando se establece un grupo de trabajo, podramos optar por compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales. Por ejemplo, cada miembro se
puede encargar de la escritura de un captulo concreto para ser fusionados en un docu-

E
D

mento maestro a posteriori, siempre que los documentos sigan la misma estructura.
Adems, al tratarse el documento maestro como nico, tendr sus propias caractersticas en cuanto a nmeros de pgina, ndices, encabezados, etc. Por lo que no habr

que hacer ningn trabajo extra. Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar el modo de presentacin de esquema ya utilizado en la seccin anterior.

A modo de ejemplo, para crear un documento maestro podemos seguir los siguientes
pasos:

Empezar a teclear el documento maestro desde la vista de esquema.

Introducir los distintos apartados de un documento empleando las herramientas


de la vista de esquema.

Guardar el documento con un nombre determinado.

Elegir que slo se muestren los ttulos de nivel 1 para saber cuntos subdocumen-

U
N

tos tenemos que crear.

Seleccionar todos los ttulos de nivel 1 y pinchar sobre el botn de Crear subdocumento. El documento maestro quedar dividido en tantos subdocumentos como

ttulos de nivel 1.

Guardar el documento maestro.

13.5. Documentos maestros y subdocumentos en Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 13. Trabajo con documentos largos

U
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E
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92

Captulo 14

E
D

Fusin de documentos

procedentes de otras aplicaciones

del paquete ofimtico utilizando la


insercin de objetos del men

U
N

Insertar

Los procesadores de texto permiten la inclusin de objetos procedentes de otras

aplicaciones ofimticas como pueden ser hojas de clculo, bases de datos, grficos y
presentaciones. Tambin suelen incorporar herramientas para insercin de ecuaciones,
vdeos, diagramas y otros tipos de objetos.
La manipulacin de este tipo de objetos es tratada de forma similar al manejo de

una imagen, disponiendo gran parte de las herramientas de las que se dispona para el
ajuste y mejora de ests. Adems, haciendo doble click sobre el objeto accedemos a las
opciones de edicin del tipo de objeto que hayamos insertado.
Tambin estos objetos se pueden copiar/cortar y pegar en otra parte del documento,

utilizando el portapapeles como elemento de memoria intermedio.

93

94

Captulo 14. Fusin de documentos

14.1. Insercin de documentos de otras aplicaciones ofimticas en Word 2003


Los pasos a seguir para insertar un documento de una aplicacin ofimtica en el
procesador de textos son los siguientes:

E
D

1. Ir a la pestaa Insertar/Objeto. . . de la barra de men.


2. Se muestra una caja de dilogo en la que, segn en la pestaa que nos situemos,

seleccionamos el tipo de objeto a incluir, crendolo desde cero o insertndolo desde


una ruta especfica.

3. Pinchar en el botn Aceptar para incluir el objeto en el punto de insercin donde


previamente habamos situado el cursor.

14.2. Insercin de documentos de otras aplicaciones ofimticas en Word 2010

U
N

Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 15

E
D

Utilizacin de las herramientas de

revisin de documentos y trabajo


con documentos compartidos

15.1. Insercin de comentarios

Disponemos de determinadas caractersticas que pueden facilitar la tarea a la hora

U
N

de realizar un trabajo compartido entre varios autores y/o revisores. Para lograr este
objetivo, los procesadores de textos suelen ofrecen herramientas de revisin de documentos, que nos permiten saber las modificaciones se han realizado sobre dicho trabajo.

Podemos hacer anotaciones y comentarios que estarn disponibles, como informa-

cin relacionada con un documento compartido, sin alterar el texto principal del mismo.
Estos comentarios aparecern en una ventana separada, teniendo la opcin de imprimirlos en un documento separado o como anexo al actual.

15.2. Control de cambios

Una vez efectuados los cambios por parte de todos los autores del documento, el

autor principal puede aceptar o rechazar las modificaciones en bloque o estudiarlas


una a una. De este modo, se ejecuta el cambio si se acepta una revisin, mientras que
si se rechaza, el texto regresa a su estado original. En ambos casos las marcas de la
revisin desaparecen.
95

96

Captulo 15. Revisin de documentos


Para cada cambio marcado se almacena la fecha en que se realiz y el nombre del

autor de las modificaciones. Tambin podemos visualizar las anotaciones de todos los
revisores o nicamente la correspondientes a un determinado autor, seleccionndolo
en el cuadro correspondiente que aparece en la barra de herramientas de control de
cambios.
Para cada comentario insertado, aparece una marca de anotacin en la posicin del
punto de insercin. Al abrir esta marca se abre la ventana en la que se visualiza el texto

E
D

de la anotacin. En el documento, las marcas tienen formato de texto oculto, por ello no
aparecen en pantalla si el panel de comentarios no est abierto o no se activa su visin.
Si en un documento se borra una marca, tambin se borra el texto asociado.

Es posible usando las opciones de la caja de dilogo modificar la apariencia de la


modificacin, existiendo marcas para:
1. El texto insertado.

2. El texto eliminado.

3. Cambios de formato.

4. Las lneas que contienen modificaciones.

Una buena prctica para aprovechar esta utilidad un poco mejor podra ser guardar

U
N

una versin de un documento y continuar trabajando sobre el mismo. Entonces, cada


cierto tiempo, podemos utilizar la opcin existente en control de cambios para comparar

documentos. Para lograr esto, seleccionamos el nombre del documento que contiene
la versin anterior y entonces se aadirn las marcas de revisin correspondiente a
los cambios efectuados. En ese momento podremos ratificar o desestimar los cambios
realizados entre versiones del documento.
Por otra parte, si distribuimos una copia separada entre varios miembros de un gru-

po de trabajo, cuando estas sean devueltas, podemos unir los diferentes resultados de
las revisiones o anotaciones llevndolas al documento original, tambin con la utilidad
de comparacin de documentos.

15.3. Proteccin de documentos


Los procesadores de textos cuentan con la opcin de proteger un documento, o par-

te del mismo, de modo que los cambios que alguien pueda efectuar estn limitados,
asegurando as la integridad del documento. Podemos establecer diferentes niveles de

15.3. Proteccin de documentos

97

proteccin, usando cada una de las diferentes opciones que nos aparecen en la caja de
dilogo correspondiente.
En las opciones de herramientas podemos configurar ciertos parmetros de guardado, incluyendo una contrasea para que ningn usuario que la desconozca pueda abrir

U
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el documento, modificar el documento (modo slo lectura), etc.

Captulo 15. Revisin de documentos

U
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98

Captulo 16

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Automatizacin de tareas

repetitivas mediante grabacin de


macros

16.1. Grabadora de macros

En el trabajo cotidiano con un procesador de texto, surgen algunas tareas que pue-

U
N

den ser repetitivas y cuya ejecucin conviene automatizar. Una posibilidad para lograr
este objetivo es el uso de macros.

16.1.1. Creacin de macros en Word 2003


Los pasos para crear una macro son los siguientes:

1. Ir a la pestaa Herramientas/Macro/Grabar Nueva Macro. . . de la barra de men.


2. Se muestra una caja de dilogo en la que introduciremos el nombre de la macro y
su descripcin asociada. Por ejemplo, llammosla Ejemplo-macro.

3. Tambin podemos asignar una combinacin de teclas de mtodo abreviado, as


como indicar donde quedar almacenada la macro. Las dos posibilidades de almacenamiento que tenemos son las siguientes:
En el documento actual. Con lo que su uso solo ser posible cuando el documento actual est abierto, puesto que la macro se almacenar en un mdulo
perteneciente a ste.
99

100

Captulo 16. Automatizacin de tareas repetitivas mediante grabacin de macros


En una plantilla con extensin .dot. La macro estar disponible siempre que
se abra el procesador de textos.

4. A continuacin, aparecer la barra de herramientas para la grabacin de macros y


ejecutaremos la secuencia de instrucciones que deseemos automatizar. Por ejemplo, escribir en un documento la frase hola, estoy haciendo una macro. . . .
5. Cuando terminemos la grabacin, pulsamos en el botn Detener grabacin de la

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barra de herramientas de la macro.

16.1.2. Creacin de macros en Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

16.2. Utilizacin de macros

En este apartado vamos a aprender a utilizar una macro que haba sido creada
previamente.

16.2.1. Utilizacin de macros en Word 2003

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Los pasos a seguir para la utilizacin de una macro son los siguientes:

1. Ir a la pestaa Herramientas/Macro/Macros. . . de la barra de men.


2. Se muestra una caja de dilogo en la que seleccionamos la macro a utilizar. En
nuestro ejemplo, seleccionamos la macro Ejemplo-macro.

3. Pinchar en el botn Ejecutar para utilizar la macro. En nuestro ejemplo, se escribira en pantalla la frase hola, estoy haciendo una macro. . . .

16.2.2. Utilizacin de macros en Word 2010


Nota. Ver vdeo relacionado con esta seccin.

Captulo 17

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Bibliografa y referencias

17.1. Bibliografa

Aplicaciones Ofimticas. Editorial Editex. Autores: Eva Arroyo, Mara Morante y Purificacin Aguilera. 2011.

Aplicaciones Ofimticas. Editorial McGraw-Hill. Autor: Fidel Oltra. 2009.

Gua de estudio MOS 2010 para Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Edi-

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torial Anaya. Joan Lambert y Joyce Cox, 2011.

17.2. Referencias

Material de ayuda incluido con el procesador de textos Microsoft Word 2003.


Material de ayuda incluido con el procesador de textos Microsoft Word 2010.

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Captulo 17. Bibliografa y referencias

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Captulo 18

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Crditos

Este material ha sido realizado por los profesores del Departamento de Sistemas de

Comunicacin y Control de la Escuela Tcnica Superior de Ingenieros en Informtica de


la UNED que se mencionan a continuacin:
Agustn Carlos Caminero Herrez.
Roberto Hernndez Berlinches.
Antonio Robles Gmez.

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Salvador Ros Muoz.

UNED. Se garantiza permiso para copiar, distribuir y modificar este documento se-

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Captulo 18. Crditos

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