Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
DADF
ORMAT
I
V
A2
M
d
u
l
o
Of
i
m
t
i
c
a
Ap
l
i
c
a
c
i
o
n
e
sI
n
f
o
r
m
t
i
c
a
s
d
et
r
a
t
a
mi
e
n
t
od
et
e
x
t
o
s
U
N
E
D
E
D
ndice general
1. Conceptos generales
1.1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Introduccin
U
N
2.1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
. . . . . . . . . . . . . . . 15
. . . . . . . . . . . . . . . 16
. . . . . . . . . . . . . . . 16
. . . . . . . . . . . . . . . 17
E
D
4.1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4.2. Fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.2.1. Caractersticas generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.2.2. Espaciado entre caracteres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.2.3. Cambio de maysculas a minsculas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.3. Prrafo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4.3.1. Cambiar alineacin e interlineado en Word 2003 . . . . . . . . . . . . 25
4.3.2. Cambiar alineacin e interlineado en Word 2010 . . . . . . . . . . . . 26
4.6. Tabulaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
U
N
5. Configuracin de pgina
31
E
D
6. Manejo de tablas
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
43
7.2.2. Sinnimos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
7.2.3. Correccin automtica
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
51
U
N
9. Combinacin de correspondencia
55
65
10.1.Insercin de imgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
10.1.1.Imgenes desde un archivo con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . 66
10.1.2.Imgenes desde un archivo con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . 66
10.2.Imgenes prediseadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
10.2.1.Imgenes prediseadas con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
10.2.2.Imgenes prediseadas con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
10.3.Ajuste y mejora de imgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
10.3.1.Ajuste de imgenes con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
10.3.2.Ajuste de imgenes con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
10.4.Autoformas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
E
D
10.5.Textos artsticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
10.5.1.Insercin de un Word Art con Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
10.5.2.Insercin de un Word Art con Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
11.Creacin de estilos
73
11.3.Modificacin de estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
11.3.1.Modificacin de estilos en Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
U
N
11.4.Borrado de estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
11.4.1.Borrado de estilos en Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
11.4.2.Borrado de estilos en Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
12.Plantillas y asistentes
81
87
14.Fusin de documentos
93
95
15.1.Insercin de comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
15.2.Control de cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
E
D
15.3.Proteccin de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
16.Automatizacin de tareas repetitivas mediante grabacin de macros
99
16.1.Grabadora de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
16.1.1.Creacin de macros en Word 2003
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
17.Bibliografa y referencias
101
17.1.Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
17.2.Referencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
U
N
18.Crditos
103
U
N
E
D
E
D
ndice de figuras
U
N
. . . . . . . . . . 50
. . . 59
. . . 69
VII
U
N
E
D
Captulo 1
E
D
Conceptos generales y
1.1. Introduccin
U
N
textos) es una aplicacin que se utiliza para redactar documentos de texto. Junto con el
texto se pueden incluir imgenes, grficos, e incluso vdeos, y otros objetos. Existe una
gran variedad de procesadores de textos, tanto gratuitos como de pago.
Los ms destacados son los siguientes:
Word. Pertenece a la suite ofimtica de Microsoft Office. Est disponible para Windows y Mac OS.
Writer. Pertenece a la suite ofimtica de OpenOffice, desarrollada por Sun Microsystems. Est disponible para prcticamente todas las plataformas (Windows,
Linux, Mac OS,. . . ).
Pages. Est integrado en la suite ofimtica iWorks desarrollada por Apple. Solo
est disponible para Mac OS.
Todos estos procesadores tienen la misma funcin y sus herramientas son muy si-
milares. Adems, ya que las aplicaciones informticas estn en continua evolucin, los
1
E
D
.txt: formato de archivo de texto plano (todos los procesadores de textos son capaces de manejar este formato).
.rtf : formato de archivo de texto enriquecido (todos los procesadores de textos son
capaces de manejar este formato).
U
N
Barra de ttulo. Muestra el nombre del documento abierto en caso de que ste estuviese guardado. En caso contrario se identificara con un nmero de documento.
Barra de men. Se distribuye en pestaas y proporciona acceso a los comandos
principales del programa (abrir, cerrar, guardar, imprimir,. . . ).
Barra de herramientas Estndar/Formato. Contiene accesos directos y botones mediante las cuales se pueden realizar diversas operaciones. Si se sita el indicador
del ratn sobre cualquiera de esos accesos directos, aparecer una breve descripcin del mismo. Estas barras son fcilmente configurables.
Regla horizontal. Muestra la dimensin horizontal de un documento, conteniendo
accesos rpidos para establecer mrgenes, tabuladores y sangras.
Ventana del documento. Es el rea donde se crean los documentos. La barra intermitente vertical es un punto de insercin, comnmente conocido como cursor, que
indica donde aparecer el siguiente carcter a escribir.
Barras de desplazamiento vertical/horizontal. Se utilizan para desplazar la ventana
del documento de forma vertical u horizontal.
E
D
Diseo de impresin. Muestra los caracteres tal y como aparecern en la pgina impresa, incluyendo mrgenes, cabeceras y pies. Estn disponibles todas las rdenes
de edicin y formato.
Esquema. Muestra la organizacin del documento, visualizando en diferentes niveles la estructura de secciones, con posibilidades para mostrar slo partes del
U
N
E
D
U
N
con el sistema operativo Windows XP, el usuario de forma general debe pinchar sobre
el botn Inicio y situar el puntero sobre Todos los programas. En el submen de programas, debemos seleccionar las opciones necesarias para mostrar el submen donde
la opcin del programa de tratamiento de textos aparezca y pinchar sobre l.
Cuando se termine la redaccin de un documento, podemos salir del programa de
varias maneras dependiendo del procesador de textos que se est utilizando. En todos
los casos, si no se han guardado los cambios de su documento, se pedir que indique si
se desea o no guardar los cambios antes de abandonar la aplicacin.
E
D
Figura 1.2. Ejecucin de Word 2003 con el sistema operativo Windows XP.
U
N
Los pasos que vienen a continuacin indican cmo debemos proceder para crear un
icono de acceso directo en el Escritorio:
2. Colocamos el puntero del ratn sobre la opcin Word 2003, y con el botn derecho
hacemos click y arrastramos hasta el Escritorio.
3. Soltamos sobre un espacio vaco del escritorio y ya tenemos nuestro acceso directo
disponible.
E
D
U
N
Captulo 2
E
D
U
N
2.1. Introduccin
superior izquierda de la ventana, listo para escribir nuevo contenido. Para hacer cambios en un documento debemos seleccionar el texto y/o grficos que deseemos revisar,
y elegir un comando para indicar al procesador de textos cmo cambiar el elemento
seleccionado. Todo esto es lo que veremos en los siguientes apartados.
7
Captulo 2. Introduccin
E
D
Enter cuando llegue al final de una lnea, ya que automticamente desplazan el cursor
al principio de la siguiente lnea.
Un modo alternativo a insertar texto es sobrescribir texto que, a diferencia del modo
de insercin de texto, reemplaza la informacin que estamos escribiendo por la informacin ya escrita y situada delante de la posicin actual del cursor.
Activacin de esta opcin en Word 2003
U
N
Para borrar caracteres haca atrs en un bloque de texto, lo nico que tenemos que
hacer es situar el cursor en el lugar deseado y pulsar la tecla de Retroceso o Borrar para
borrarlos. Esta tecla nos permite borrar el carcter a la izquierda del cursor, o bien un
texto seleccionado.
En cambio, para borrar caracteres hacia delante, una vez situado el cursor en el
que se pueden realizar una serie de operaciones. Tambin puede incluir figuras, tablas,
etc. Para seleccionar texto con el ratn, debemos primero llevar el indicador del ratn
hasta el primer carcter que va a componer el bloque y, despus, seleccionar texto con
el botn izquierdo del ratn pulsado y arrastrarlo.
En caso de utilizarse el teclado para este propsito, debemos llevar el indicador del
ratn hasta el primer carcter, para posteriormente presionar Maysculas y, sin soltar,
mover las teclas direccionales del cursor del teclado hasta el final del bloque de texto.
Las selecciones de texto tpicas son las siguientes:
Una palabra. Hacer doble click en la palabra.
E
D
Una frase. Mientras pulsas la tecla Ctrl, hacer click en cualquier lugar de esa frase.
Varias lneas de texto. Llevar el indicador del ratn al margen izquierdo de la lnea,
y arrastrarlo por el margen hasta cubrir todas las lneas. Tambin puedes hacerlo
con las teclas direccionales mientras mantienes pulsada la tecla Maysculas.
Un prrafo. Llevar el indicador del ratn al margen izquierdo del prrafo y hacer
triple click.
Una vez seleccionado el texto podemos realizar varias operaciones con l, por ejemplo
borrarlo. Podremos hacerlo de las siguientes formas:
U
N
(cortarlo) a otro lugar del documento, o bien a otro documento diferente. Al utilizar la
opcin de copiar, en lugar de cortar, el bloque de texto no desaparecer de su lugar
original y ser replicado (pegado) en la ubicacin distinta que hayamos elegido.
Una opcin rpida para copiar un bloque de texto es presionando la combinacin de
teclas Ctrl+C o para cortarlo presionando las teclas Ctrl+X . Cuando copias o cortas algo
en cualquier programa que funcione bajo Windows, lo que ests haciendo es enviarlo al
portapapeles (que es una memoria de almacenamiento temporal) para posteriormente
recuperarlo mediante la opcin de pegado. De este modo, el texto que se corta no est
perdido, slo se ha aparcado en el portapapeles. Para recuperar este bloque de texto en
una ubicacin diferente, presionaramos la combinacin de teclas Ctrl+V .
10
Captulo 2. Introduccin
Las opciones de cortar, copiar y pegar tambin las encontraremos pulsando el botn
derecho del ratn sobre el bloque de texto seleccionado. O bien, utilizando los botones
correspondientes de la barra de men.
A modo de ejemplo, a continuacin se exponen los pasos generales que se deben
seguir para copiar y pegar un bloque de texto:
Seleccionar el bloque de texto correspondiente y seleccionar la opcin de copiar
E
D
texto (Ctrl+C). As, una copia del bloque pasar al portapapeles de Windows.
U
N
Los pasos a seguir para la insercin de un carcter especial son los siguientes:
Ir a la barra de men y seleccionar la pestaa Insertar.
Seleccionar la pestaa Smbolo. . . que abrir una caja de dilogo para la seleccin
de smbolos.
11
E
D
Figura 2.1. Caja de dilogo para la insercin de smbolos y caracteres especiales con
Word 2003.
U
N
Captulo 2. Introduccin
E
D
12
situado en la parte superior izquierda del documento y listo para comenzar a escribir
U
N
13
E
D
cuenta de que hemos eliminado ms texto de la cuenta. Por nuestra comodidad, la op-
cin deshacer nos permite volver atrs de la ltima operacin realizada. De esta forma,
se puede recuperar el texto eliminado, aunque tambin eliminar el texto que acabamos
de escribir.
de teclas Ctrl+Z . Otra opcin sera seleccionar sobre el botn Deshacer de la barra
Para esta opcin, existe la combinacin rpida de teclas Ctr+Y . Como antes, otra
U
N
Captulo 2. Introduccin
U
N
E
D
14
Captulo 3
E
D
Archivos de la aplicacin de
Si queremos comenzar a trabajar desde cero, lo primero que debemos hacer es crear
U
N
ste crea un archivo nuevo sobre el que podemos empezar a trabajar. Destacar tambin
que en barra de men se suelen almacenar accesos directos a los archivos abiertos
recientemente.
La Figura 3.1 muestra la interfaz de inicio Word 2003 una vez se accede a este
programa de tratamiento de textos. Por una parte, se resalta con un circulo rojo en la
barra de herramientas Estndar el icono de acceso directo que debe utilizarse para la
15
E
D
16
creacin de un nuevo documento de texto. Por otra parte, se resalta con un rectngulo
U
N
rojo en la parte superior derecha un enlace para crear un nuevo documento de texto
en formato .doc. Se pueden crear otro tipo de documentos tales como documentos XML
o pginas Web. En este sentido, la caja de dilogo completa de la parte derecha (o
tambin conocido como Panel de tareas), nos aparece en este caso al utilizar la opcin
Archivo/Nuevo. . . en la barra de men de Word 2003. Finalmente, destacar que cuando
accedemos a Word 2003 siempre se crea un documento de texto nuevo por defecto con
el nombre Documento 1, estando dicho nombre visible en la parte izquierda de la barra
17
Desde la barra de men, seleccionamos la pestaa Archivo, dentro de la cual seleccionamos la opcin Abrir y buscamos el documento a abrir en el directorio de
carpetas.
Pinchando sobre el botn de Abrir en la barra de herramientas Estndar buscamos
el documento a abrir en el directorio de carpetas.
E
D
poral del ordenador, de tal forma que si ste se apaga perderamos el trabajo realizado
hasta el momento. Para evitarlo, debemos proceder a guardarlo. Como ms adelante po-
demos reutilizar el trabajo hecho, debemos darle un nombre para identificarlo y precisar
su ubicacin en la unidad de disco en la que se va a guardar.
U
N
de disco en el que estaba ya almacenado, reemplazando el anterior. Si fuese la primera vez que se guardase, actuara como la opcin Guardar como. . . que veremos
a continuacin.
ste acta como Guardar o como Guardar como. . . dependiendo de si el archivo haba
Word es compatible con todas las versiones de Word y de Writer. A partir de la versin
2007 de Word, se utiliza el formato .docx que es incompatible con las versiones anteriores de Word y, por supuesto, con Writer. La buena noticia es que podemos seguir
E
D
18
Si tenemos varios documentos abiertos, podemos pasar de uno a otro mediante las
opciones del men ventana. Nos aparecer una lista con los documentos que tenemos
U
N
abiertos, no teniendo ms que elegir el que queramos ver para que aparezca en pantalla.
Dentro de cada documento, podemos crear varias ventanas iguales. Para ejecutar
esta opcin tenemos que seleccionar la opcin de Nueva ventana.
Podemos organizar todas las ventanas que tenemos abiertas para verlas al mismo
tiempo. Para lograr esto, seleccionamos la opcin de Organizar todo.
Podemos dividir la ventana con la opcin de Dividir.
Podemos comparar dos documentos con la opcin Comparar en paralelo.
19
U
N
E
D
U
N
E
D
20
Captulo 4
E
D
U
N
4.1. Introduccin
cumento para mejorar el formato o aspecto del mismo. Aunque lo fundamental cuando
escribimos un documento de texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos
tambin tiene mucha importancia. Un documento de texto con un buen contenido pero
mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo para nuestro documento con
las opciones que nos proporcionan los procesadores de textos actuales. Lo ms rpido
es seleccionar el texto al que quiere aplicar un formato determinado y, posteriormente,
utilizar los botones de Formato de la barra de herramientas.
Una posible clasificacin en cuanto a las acciones que tienen que ver con el formato
22
E
D
sombreados, etc.
4.2. Fuente
En este apartado se detallan varios aspectos bsicos relacionados con la fuente del
U
N
Adems, tenemos muchas otras opciones como: superndice, subndice, espacio en-
4.2. Fuente
23
E
D
Desde la barra de men, nos vamos a la pestaa Formato, dentro de la cual seleccionamos la pestaa Fuente. . . y elegimos la opcin Espaciado entre caracteres.
Nos aparece una caja de dilogo donde tenemos varias opciones a modificar: las
principales son la Escala, Espaciado y Posicin.
U
N
res seleccionados.
un bloque de texto.
un bloque de texto.
24
E
D
Se abre una caja de dilogo donde seleccionamos una de las siguientes opciones:
U
N
culas + F3. Las palabras del texto seleccionado cambiarn alternativamente a las for-
4.3. Prrafo
El texto contenido en los documentos suele estar divido en prrafos que suelen apa-
4.3. Prrafo
25
E
D
una lnea y otra de un texto. Existen diferentes opciones que por lo general son las
Interlineado mltiple.
U
N
tas de Formato.
Alineacin vertical.
interlineado de un prrafo, entre otros parmetros, con Word 2003. Los pasos a seguir
para cambiar la alineacin e interlineado de un bloque de texto son los siguientes:
E
D
26
U
N
Desde la barra de men, nos vamos a la pestaa Formato, dentro de la cual selec-
de un bloque de texto.
de un bloque de texto.
27
E
D
Para aadir bordes y sombreados a un bloque de texto o prrafo tenemos que seguir
los siguientes pasos:
La Figura 4.2 muestra la caja de dilogo que consta de varias pestaas (Bordes,
Bordes de pgina, Sombreado) donde podemos modificar los bordes y el sombreado de
un prrafo con Word 2003. Pueden modificarse y ajustarse parmetros especficos como
pueden ser el tipo, ancho y estilo de los bordes, el color del sombreado y el mbito de
U
N
E
D
28
U
N
Repetir el segundo paso para cada una de las entradas que quieras introducir en
la lista.
Cuando quieras terminar la lista, vuelve a pulsar el botn y vers cmo se borra el
signo de la ltima vieta o del ltimo nmero, puesto que ya no vas a introducir
ms entradas.
4.6. Tabulaciones
29
4.6. Tabulaciones
Las tabulaciones que suelen venir por defecto en los procesadores de textos actuales
estn fijadas a 1,25 cm, pero se pueden modificar para ponerlas donde y como quieras.
Hay tabuladores de izquierda, derecha, centro y decimal. Adems se pueden establecer tabuladores de barra, que escriben una lnea vertical para separar el contenido de
columnas tabulares prximas.
E
D
Existen distintos modos de gestionar tabuladores como crearlos, modificarlos, borrarlos, etc. Uno de estos es seleccionar la opcin de tabulaciones en la pestaa de
Formato de la barra de men. De este modo, fijaremos con toda precisin la posicin,
alineacin y carcter de relleno de cada tabulador que se establezca, y tambin decidiremos qu tabuladores se borran.
Otro modo de trabajar directamente sobre la regla. A la izquierda de la regla horizontal, en la interseccin con la regla vertical encontramos un botn. Conforme vamos
moveramos hacia izquierda o derecha hasta situarla donde quisiramos. Para borrarlas se actuara de la misma forma, pero arrastraramos el ratn hacia abajo hasta que
U
N
desaparezcan.
U
N
E
D
30
Captulo 5
E
D
Configuracin de pgina en
U
N
fos, grficos, tablas y pginas. En cada caso nos interesar dar una apariencia particular a nuestra informacin. Adems, las opciones de configuracin que fijemos se podrn
aplicar a todo el documento o a una parte del mismo. Tambin tenemos la posibilidad
de ver a vista de un plumazo cmo quedar un documento impreso.
Por otra parte, podemos fijar todos los mrgenes de la pgina y especificar tambin
32
E
D
precisar de dnde procede el papel que vamos a imprimir, si ser alimentacin manual
o automtica, y si proceder de una u otra bandeja de la impresora.
Desde la barra de men, nos vamos a la pestaa Archivo, dentro de la cual seleccionamos la opcin Configurar pgina. . .
Se abre una caja de dilogo para configurar la pgina, que incluye, a su vez, las op-
U
N
33
E
D
Figura 5.1. Caja de dilogo para configurar una pgina en Word 2003.
U
N
34
E
D
hacemos click en el botn Configurar Pgina de la barra de herramientas de Encabezado y pie de pgina, y seleccionamos la opcin Primera pgina diferente en la
caja de dilogo de la pestaa Diseo de pgina.
U
N
pgina en la parte superior o inferior de cada pgina. Los nmeros de pgina pueden
ser colocados tanto en el encabezamiento como en el pie de pgina.
35
Tambin, puedes introducir manualmente los nmeros de pgina en el encabezado/pie de pgina, usando los botones Insertar nmero de pgina e Insertar nmeros de
pginas, de la barra de herramientas de Encabezado y pie de pgina.
E
D
Seleccionamos las opciones deseadas, tanto para personalizar los bordes de pgina
como incluir un color de fondo especfico.
U
N
pgina siguiente sin necesidad de completar la actual. Esto es muy til cuando queremos separar contenidos en varias pginas, ya que nos evita tener que pulsar continuamente la tecla de Enter hasta cubrir toda la pgina.
Se puede insertar un salto de pgina en cualquier parte del documento, as como es-
tablecer cundo el procesador de textos tiene que saltar de pgina de forma automtica.
Por su parte, el salto de seccin nos permite organizar el diseo de una o varias
pginas del pginas del documento. A modo de ejemplo, los captulos de los documentos
se pueden dividir para que tenga una diferente numeracin, columnas, encabezado o
pie de pgina, bordes de pgina, notas, etc.
Los saltos de seccin tpicos son los siguientes:
36
E
D
una parte del mismo este dividido en dos o ms columnas. Por ejemplo, para escritura
de un artculo periodstico, cientfico, etc.
A modo de ejemplo, los pasos a seguir para insertar un salto de pgina son los
siguientes:
U
N
Nos aparece una caja de dilogo desde la cual seleccionamos la opcin de Salto de
pgina.
37
E
D
La ltima opcin que veremos en esta seccin es la inclusin una o varias notas
asociadas a una marca o referencia indicada en el texto. Tenemos dos alternativas, bien
insertarla al pie de pgina o bien al final del documento.
U
N
men.
Se abre una caja de dilogo en el que podemos determinar el tipo de nota, el tipo
de marca y otros aspectos configurables en este contexto pulsando el botn de
Opciones que aparece en la caja de dilogo.
Pulsar el botn Insertar de la caja de dilogo.
Una vez introducida la marca, se abre un panel en la parte inferior de la pantalla
desde donde podemos introducir la nota asociadas a la marca.
U
N
E
D
38
Captulo 6
E
D
documento o en parte de l
U
N
Las tablas son uno de los elementos ms utilizados en los procesadores de textos
actuales. Las tablas estn compuestas por celdas que se agrupan en filas (en horizontal)
y en columnas (en vertical). Cada celda de una tabla se puede rellenar con cualquier tipo
de informacin, texto normal, figuras, etc.
En la ventana donde indicamos el nmero de filas y columnas para la insercin de
la tabla, dentro de las opciones de tabla de la barra de men, podemos escoger tambin un formato estndar para la misma, pulsando sobre el botn de Autoformato. . . ,
Formateado automtico. . . o similar. Esta opcin abre una caja de dilogo que permite
seleccionar entre mltiples estilos predefinidos y dar formatos especiales a la primera/ltima fila/columna, etc. Antes de pulsar sobre el botn Aceptar, podemos ver el
resultado que se obtiene mediante la vista preliminar.
Una vez creada la tabla, en el men de la tabla se encuentran todas las rdenes que
40
individuales como por filas o por columnas. As, en un determinado momento es posible
que se necesite variar el nmero de celdas.
Destacamos las siguientes opciones:
Aadir filas. Situamos el cursor en la fila sobre la que queramos aadir otra fila y
nos vamos a la opcin de Aadir o insertar filas dentro de la pestaa Tabla en la
E
D
barra de men.
Eliminar filas. Seleccionamos las filas que queramos eliminar y nos vamos a la
opcin de Eliminar o borrar filas dentro de la pestaa Tabla en la barra de men.
Eliminar columnas. Seleccionamos las columnas que queramos eliminar y nos va-
Todas las opciones de edicin tambin estn disponibles pulsando sobre el botn
derecho del ratn, una vez situado el cursor dentro de la tabla, o bien utilizando la
U
N
41
E
D
la medida del ancho y alto de cada una dentro de la opcin correspondiente en la barra
de men, o bien arrastrando los bordes de las filas o columnas con el ratn.
Se puede tambin adornar una tabla ponindole lneas, bordes o rellenos. Adems,
se puede modificar el estilo del texto y su formato de toda la tabla (seleccionando previamente la tabla completa) o slo para una parte de la misma (seleccionando un conjunto
de celdas).
U
N
U
N
E
D
42
Captulo 7
E
D
U
N
aplicacin
ticales para la correccin del texto que incluyamos en nuestros documentos. De este
modo, los documentos finales que escribamos tendrn un menor riesgo de contener
errores ortogrficos y/o tipogrficos. Los procesadores tambin incluyen un diccionario
de sinnimos que nos servir de ayuda cuando una palabra se repita en demasiadas
ocasiones. Adems, disponen de diccionarios en diferentes idiomas por si tenemos que
escribir algn documento en otro idioma distinto del castellano.
Podemos configurar el procesador de textos para dos tipos de correccin:
Correccin mientras se escribe. El procesador de textos es capaz de corregir automticamente los errores ortogrficos mientras que el usuario escribe.
43
44
E
D
corrija automticamente mientras escribimos, se puede realizar la revisin del documento completo una vez finalizado. De este modo, iramos paso a paso comprobando tanto las marcas de errores rojas (ortogrficos) como verdes (gramaticales).
Como se acaba de comentar, los errores ortogrficos aparecern en color rojo y los
errores gramaticales en verde (ver Figura 7.1) . El procesador de textos compara lo que
U
N
Comentar tambin que al seleccionar con el cursor una palabra marcada con error,
podemos intentar corregirla de forma individual pulsando el botn derecho del ratn,
ya que nos aparecern las opciones de revisin ortogrfica y gramatical, idioma, etc.
45
E
D
En Word 2003, si deseamos realizar esta correccin mientras escribimos podremos co-
rregir las palabras de forma individual pulsando el botn derecho del ratn sobre la
palabra subrayada por el corrector ortogrfico. Esto nos abre un men contextual (ver
U
N
Una lista de las posibles palabras que Word 2003 localiza en su diccionario.
La opcin Omitir todas que indica que si en todo el documento se vuelve a marcar la
palabra como un error ortogrfico o gramatical al estar escrita de la misma forma
se ignorar y no se marcar ms como error.
rio actual en uso, al considerar que est bien escrita, pero que no la contiene el
diccionario estndar empleado.
46
E
D
de un documento, los pasos a seguir para la correccin ortogrfica y gramatical son los
Nos aparece una caja de dilogo en la cual podemos establecer varias opciones (ver
Omitir una vez, si la palabra que no se encuentra est bien escrita, no se quiere
cambiar y se desea seguir corrigiendo todo el documento se pulsa este botn.
La palabra no se modificar.
U
N
Omitir todas, al igual que el botn anterior, permitir saltar una palabra no
encontrada pero, en lugar de una sola vez, lo har en todo el documento.
Agregar al diccionario, permite aadir la palabra no encontrada al diccionario, de forma que no sera considerada un error ortogrfico en ninguna otra
ocasin.
47
E
D
Cuando finalicemos de corregir el documento o no deseemos seguir, debemos pulsar el botn Cancelar de la caja de dilogo abierta.
U
N
7.2.2. Sinnimos
de sinnimos de Word 2003. El diccionario de sinnimos proporciona una lista de sinnimos para el texto que se busca. Al igual que en el caso del corrector ortogrfico, la
aparicin de trminos aparentemente inapropiados es fortuita.
Para poder localizar en el diccionario de sinnimos el conjunto de sinnimos de una
En la lista Buscar del Panel de tareas que se abre llamado Referencia (ver Figu-
Presionar la tecla Alt y seleccionar la palabra que se desea buscar haciendo click
E
D
48
U
N
Figura 7.4. Panel de tareas para el uso del diccionario de sinnimos de Word 2003.
Para utilizar una de las palabras, sealar y hacer click en la pestaa con forma
de flecha abajo y, a continuacin, hacer otro click en Insertar o en Copiar. De esta
forma aparecer en el texto.
a otro idioma. Por ejemplo, si el documento est en francs y queremos buscar sinnimos, debemos hacer click en Opciones de referencia. . . en el Panel de tareas Referencia
y, a continuacin, seleccionar en Libros de referencia las opciones de bsqueda de sinnimos deseadas.
49
E
D
Por ultimo, para ayudarnos a escribir correctamente Word 2003 nos permite confi-
gurar las opciones de correccin automtica del documento de forma que los errores
ms comunes se corrijan de forma automtica. Por ejemplo, si escribimos qeu y un
espacio, la autocorreccin sustituye lo que se ha escrito por que. O bien, si se escribe
sta es lac asa y un espacio, la autocorreccin reemplaza lo que se ha escrito por
sta es la casa.
Cuando se realiza un cambio en un documento de forma automtica el botn Opciones de Autocorreccin. . . (ver Figura 7.5) aparece primero como un pequeo cuadro
U
N
neas. Para activar o desactivar las opciones de autocorreccin debemos realizar los
siguientes pasos:
correccin...
Para seleccionar las opciones, debemos seguir uno o varios de estos procedimientos
(ver Figura 7.6):
E
D
50
U
N
las correcciones que deseadas, podemos agregar elementos, bien mediante la correccin
ortogrfica y gramaticalmente, o bien explcitamente.
Captulo 8
E
D
U
N
documento. Por defecto, los procesadores de textos suelen imprimir todas las copias
de cada pgina antes de imprimir la siguiente, pero tenemos la opcin de que imprima
el documento compaginado desactivando la opcin de intercalar copias. Adems, se
puede guardar un documento impreso en un archivo para imprimirlo posteriormente o
transferirlo a otro programa, seleccionando la casilla de imprimir a archivo dentro de la
caja de dilogo Imprimir.
51
52
E
D
para evitar lneas viudas o hurfanas. Una lnea viuda es aquella que est sola al
inicio de una pgina y una hurfana es la que est sola al final de una pgina.
Los pasos a seguir para la impresin de documentos y ver sus opciones de configuracin son los siguientes:
U
N
Word 2003.
53
U
N
E
D
U
N
E
D
54
Captulo 9
E
D
Combinacin de correspondencia
textos
U
N
masivo. El procedimiento a seguir es el general, salvo que al crear el documento principal se tiene que precisar que se trata de sobres, etiquetas postales, etc. Se explicar
con detalle dicho procedimiento en la siguiente seccin.
Se puede utilizar la herramienta de combinacin de correspondencia disponible en
los procesadores de textos actuales para crear un conjunto de documentos que sean
prcticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de
una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organizacin y el texto sobre
el producto aparecern en todas las cartas, pero la direccin y la lnea de saludo sern
distintas en cada una de ellas.
mentos:
56
E
D
sobre. Adems, mediante vista previa, podemos configurar el tamao del sobre. Por l-
La combinacin de correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
U
N
A modo de ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribi-
mos el texto que se repite en todas las cartas y el procesador de textos se encarga de
generar los datos que cambian en cada carta segn la persona. De este modo generamos automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde
estn almacenados los datos. Estos documentos pueden ser almacenados, enviados por
correo electrnico, o imprimidos para su posterior envo postal. Otros ejemplos de la
utilidad de combinacin de correspondencia son la generacin de etiquetas o recibos, la
impresin de sobres, etc.
57
E
D
U
N
58
E
D
click en Siguiente.
Por otra parte, la siguiente pregunta del asistente indica que documento o fichero
de Word 2003 vamos a usar. Podremos usar el documento blanco abierto en ese
momento o bien podremos utilizar alguna plantilla ya existente, incluso algn do-
Para combinar informacin exclusiva en un documento principal, debemos conectarnos (o crear y conectarnos) al archivo de datos (tabla de datos creada con Excel o Access,
por ejemplo) en el que est almacenada la informacin exclusiva (ver Figura 9.2). Si no
deseamos utilizar todos los datos del archivo que vamos a combinar, podemos elegir los
U
N
archivo.
Si todava no se tiene ningn archivo de datos, hacer click en Escribir una lista
nueva, y as utilizaremos el formulario que se abre para crear una lista. La lista
se guarda como un archivo de base de datos de direcciones (.mdb) que se puede
reutilizar en un futuro.
59
E
D
U
N
Figura 9.2. Seleccin de la fuente de datos para correspondencia con Word 2003.
gamos que combinar la informacin de todos los registros (filas) de ese archivo de datos
en el documento principal. En este sentido, se abrir una caja de dilogo Destinatarios
de combinar correspondencia, tras conectarse con el archivo de datos que deseamos
utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Podemos seleccionar un subconjunto de
registros para su combinacin de correspondencia ordenando o filtrando la lista.
agregar campos que indiquen dnde aparecer la informacin exclusiva en cada copia
del documento que se genere al combinar. Si el documento principal todava est en
blanco, se debe escribir la informacin que aparecer en cada copia. Despus, agregar
E
D
60
U
N
Para asegurarse de que Word 2003 pueda encontrar una columna en su archivo de
datos que se corresponda con cada direccin o saludo, es posible que tengamos que
asignar campos. Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento
principal en ubicaciones donde se desea que aparezca informacin exclusiva. Por ejemplo, se puede hacer click en los vnculos Bloque de direcciones. . . o en Lnea de saludo. . .
del Panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un
producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una direccin y
un saludo personalizado. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles,
por ejemplo, Bloque de direccin.
de Lnea de saludo. . . , se nos pedir que se elija el formato que prefiramos para dichos
61
campos mediante la apertura de una caja de dilogo especfica. Por ejemplo, la lista que
hay en Formato de la lnea de saludo se utiliza para realizar selecciones.
En caso de que Word 2003 no pueda hacer coincidir un elemento de saludo o de
direccin con una columna del archivo de nuestros datos, las lneas de las direcciones
y de los saludos no se combinarn correctamente. Para ayudar a evitar problemas,
podemos hacer click en el botn Asignar campos... situado en la caja de dilogo de
seleccin de formato anteriormente mencionada. Se abrir otra caja de dilogo llamada
E
D
Los elementos de una direccin y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha. Word 2003 busca la columna
que coincide con cada elemento. En concreto, Word 2003 automticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no puede
U
N
Podemos obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios
antes de completar del todo la combinacin.
Para obtener una vista previa se deben seguir uno de estos procedimientos:
Hojear los documentos combinados utilizando los botones Anterior y Siguiente del
Panel de tareas.
E
D
62
U
N
Figura 9.4. Vista preliminar para la combinacin de las cartas en Word 2003.
63
Si hacemos click en S, el documento se abre con la informacin del primer registro combinada. Si se abre el Panel de tareas (la pestaa Herramientas de la
barra de men, submen Cartas y correo, comando Combinar correspondencia),
nos encontraremos en el paso Seleccionar destinatarios. Podemos hacer click en
los hipervnculos del Panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin
de que se incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo
de datos diferente. A continuacin, podemos hacer click en Siguiente en la parte
E
D
de Word 2003. Los campos se sustituyen por la informacin exclusiva del primer
registro.
U
N
E
D
U
N
64
Captulo 10
E
D
Insercin de imgenes y
En este captulo se va a explicar en primer lugar como insertar tanto imgenes desde
U
N
siempre que sea necesario, imgenes o grficos. Por tanto, los procesadores de textos
actuales tienen en cuenta que la imagen cada vez est ms integrada con el texto.
Podra ser una imagen que hayamos generado con un programa especfico, que haya-
mos descargado de Internet, o que hayamos creado directamente desde nuestra cmara
o, incluso, desde un dispositivo de digitalizacin de imgenes (escner). Antes de insertar una imagen debemos tenerla a nuestra disposicin en un archivo con un formato
concreto. Los programas de tratamiento de textos admiten una gran cantidad de formatos grficos (bmp, gif, jpg, jpeg, png, tiff,. . . ). Cada uno de ellos tiene unas propiedades
diferentes, aunque esto est fuera del alcance de este curso.
65
66
E
D
tanto, el portapapeles tambin ser til con el fin de almacenar la imagen temporalmen-
Para insertar una imagen desde un archivo ejecutamos las siguientes acciones:
Nos situamos en la parte del documento donde deseamos insertar la imagen.
En la barra de men, ir a la pestaa Insertar/Imagen/Desde archivo. . .
Se abre una caja de dilogo que nos permite buscar la imagen en nuestro disco
duro.
U
N
Insertar y Vincular.
Insertar y Vincular. Nos permite las dos opciones anteriores de manera simultanea.
grficos de todo tipo que nos pueden ser de utilidad, desde fondos de pgina y vietas
67
hasta figuras con efectos 3D. Estas imgenes prediseadas podemos tenerlas instaladas
bien en nuestro equipo o acceder a ellas mediante la Web.
E
D
Se abre un panel lateral derecho desde el que podremos incorporar una imagen
prediseada, siguiendo los siguientes pasos:
como Colecciones de Office sern grupos de imgenes prediseadas instaladas en nuestro ordenador. Las Colecciones Web slo estarn disponibles si
disponemos de conexin a Internet.
U
N
imgenes, por lo que los procesadores de textos nos permitan modificar sus opciones de
configuracin. A continuacin se listan las principales opciones de configuracin:
Color. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen.
68
E
D
Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo completo
(o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.
Ajuste del texto. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas,
tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.
cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botn.
En otro orden de cosas, existen ocasiones en las que nos interesa ajustar una imagen
U
N
en alguna parte del documento con el fin de tenerlo mejor organizado. Entre las opcio-
quedar asociada (anclada) a un bloque de texto como puede ser un prrafo, por lo que
si se borrase este bloque de texto, la imagen tambin se eliminara automticamente. O
bien, si este texto se llevase a otra parte del documento, la imagen tambin ira con l.
10.3.1. Barra de herramientas y caja de dilogo para el ajuste de imgenes con Word 2003
imgenes de Word 2003, desde las cuales podemos modificar sus propiedades segn
nuestras preferencias y/o necesidades.
69
E
D
10.4. Autoformas
Figura 10.1. Barra de herramientas y caja de dilogo para el ajuste en Word 2003.
U
N
10.3.2. Barra de herramientas y caja de dilogo para el ajuste de imgenes con Word 2010
10.4. Autoformas
nuestros propios dibujos. Estas herramientas disponen de autoformas con una gran
cantidad de formas listas para la realizacin de esquemas, diagramas de flujo, y otros
muchos grficos. Adems, disponemos de elementos de dibujo como rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que podamos hacer cualquier tipo de dibujo. A
continuacin se explicar brevemente donde podemos encontrar las autoformas (y los
elementos de dibujo), y como se puede introducir texto descriptivo en la misma.
70
E
D
Por otra parte, en muchas de las autoformas se puede incluir texto. Para lograr esto,
haremos click con el botn derecho del ratn sobre el objeto, y aparecer un men
contextual donde seleccionaremos la opcin Agregar texto. A continuacin, aparecer el
cursor en mitad de la autoforma para que podamos introducir el texto deseado.
U
N
textos. Estas herramientas son muy tiles para crear ttulos en nuestros documentos ya
que tienen unos diseos muy llamativos. Los textos artsticos pueden redimensionarse
y moverse para que ocupe la posicin ms idnea acorde a nuestras necesidades.
En la caja de dilogo de galera de WordArt, elegimos un estilo de WordArt y pulsamos el botn Aceptar.
71
Para modificar la apariencia del texto que aparece, debemos usar los diferentes botones de la barra de herramientas de WordArt que aparece cuando seleccionamos
dicho WordArt.
U
N
E
D
E
D
U
N
72
Captulo 11
E
D
U
N
pueden aplicar a un bloque de texto, tablas o listas de un documento con el fin de cam-
Cada vez que se abre un nuevo documento, ste obtiene una copia de los estilos
dar formato de modo rpido a caracteres individuales o prrafos usando las opciones
disponibles en los procesadores de textos.
El uso de estilos ofrece, un mayor abanico de posibilidades a la hora de dar un
74
E
D
forma frecuente, podemos crear un nuevo estilo con las caractersticas que queramos.
A modo de ejemplo, si queremos que algunos prrafos estn en cursiva, con letra Arial
y tamao de letra 16, podramos crear un estilo llamado prrafo-personalizado que
produzca ese efecto, en lugar de realizar estas modificaciones a mano cada vez que las
necesitemos.
En algunos procesadores de textos disponemos de una caja de dilogo donde tenemos una gran variedad de opciones de configuracin de estilos. Alternativamente, una
posible secuencia de pasos sencilla para crear un nuevo estilo sera la siguiente:
Escribir un prrafo de ejemplo.
U
N
A continuacin, se ofrecen los tipos de estilo que se pueden crear y aplicar bajo Word
2003:
ser la alineacin del texto, las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede
incluir un formato de caracteres especfico.
Un estilo de carcter afecta slo al texto seleccionado en un prrafo, como la fuente,
el tamao del texto, y los formatos de negrita y cursiva.
75
E
D
pasos:
En caso de no estar abierto el Panel de tareas de Estilos y formato, seleccionar la
opcin Estilos y formato. . . dentro del submen Formato en la barra de men (ver
Figura 11.1).
En el cuadro Tipo de estilo, seleccionar entre las opciones Prrafo, Carcter, Tabla
Seleccionar las opciones deseadas o hacer click en la pestaa Formato para ver
U
N
En Word 2003, a parte de los estilos originales, existen los formatos guardados. A
veces es excesivo crear solo un estilo de texto nuevo a partir de uno existente para
establecer nicamente alguna modificacin adicional. Para lograr esto utilizamos los
botones correspondientes de la barra de herramientas Formato y no creamos un estilo completo. Word 2003 nos permite hacerlo, ya que registra el formato aplicado y lo
muestra en la lista del Panel de tareas de Estilos y formato. Por ejemplo, si se utiliza el
botn Negrita en un texto concreto, veremos que se agrega Negrita a la lista de estilos
E
D
76
U
N
Para aplicar formato grfico bsico, como bordes, rellenos y formato de texto, tam-
77
E
D
En el cuadro Diferencias de formato, se muestra una lista con las diferencias entre
ambas selecciones.
U
N
Word 2003 restaura el formato del documento al estilo Normal. Destacar que estos
pasos deshacen el estilo de prrafo asignado al texto pero no borran el estilo de la lista
de estilos disponibles para el documento.
mento que contenga a este estilo se ver modificado por el nuevo formato. Esta es una
78
de las principales ventajas de utilizar estilos en vez de dar formato al texto directamente.
Por defecto, la modificacin de un estilo en un documento afecta nicamente a dicho
documento, no al estilo ofrecido por la plantilla, aunque pueden realizarse fcilmente
copias de estilos entre documentos y plantillas.
A modo de ejemplo, el estilo Normal sirve como base para creacin de nuevos estilos,
usando muchas de sus caractersticas y modificando ciertos aspectos que nos resulten
tiles en determinado momentos. Adems, al modificar un estilo, los estilos que estn
E
D
Para modificar un estilo de prrafo existente en Word 2003 debemos seguir los siguiente pasos:
Hacer click con el botn derecho del ratn en el estilo que se desee cambiar y, a
continuacin, hacer click en Modificar estilo. . .
Seleccionar las opciones que se deseen, por ejemplo negrita, cursiva, cambiar el
U
N
click en una de las opciones o atributos posibles, como pueden ser los de Fuente. . . o Numeracin. . .
Una plantilla es el archivo que contiene los estilos en los que est basado un docu-
79
E
D
para otros documentos de Word 2003 que utilicen la misma plantilla. Si no se guarda el
cambio en la plantilla, el estilo modificado slo se guardar en el documento actual.
En otras ocasiones hemos escrito el texto y le hemos dado formato con las opciones
U
N
click en la flecha que aparece a la derecha para mostrar el men del estilo.
A continuacin, hacer click en Actualizar para ajustar a seleccin.
Los estilos que podemos borrar son los estilos nuevos, los estilos creados por el
80
E
D
En el Panel de tareas de Estilos y formato, abrir el men del estilo o del formato
guardado, haciendo click en la flecha localizada en el extremo derecho del nombre
del estilo.
De este modo se quitar el estilo o el formato guardado del Panel de tareas de Estilos y
Cualquier texto al que se hubiera asignado el estilo o formato guardado perder el estilo
o formato guardado que tuviera antes de realizar esta operacin.
U
N
El formato que tome este texto depender de lo que hubiera aplicado anteriormente;
si antes de ello se le aplic otro estilo o formato, el texto adoptar el anterior. Los prrafos que tuvieran un estilo de prrafo que se haya eliminado tomarn el estilo Normal.
Algunos estilos integrados que no se pueden eliminar, independientemente de que se
Nota. Ver vdeo sobre el manejo de estilos (creacin, uso, modificacin y borra-
do).
Captulo 12
E
D
U
N
creacin
base ya definida. A partir de esta plantilla podemos introducir datos nuevos, permaneciendo la plantilla en su estado original, de forma que podemos utilizarla cuantas veces
queramos. Una plantilla nos puede ser til cuando usamos un documento con la misma
estructura muchas veces. Por ejemplo, la creacin de documentos de un departamento
en una empresa ser siempre muy parecida.
Para utilizar una plantilla lo que debemos hacer es ir a la pestaa o acceso directo
para crear un nuevo documento, all nos aparecern las opciones de utilizacin de plantillas ya definidas por el procesador de textos o por nosotros mismos. El procesador de
textos tambin nos permite buscar plantillas en Internet.
81
82
E
D
asistente que nos guiar a travs de unas ventanas para modificar el documento que se
haya seleccionado como base. Cuando el diseo nos guste podemos guardarlo en forma
de plantilla para nuevos documentos. Una vez abierta la nueva plantilla, introduciremos
los elementos necesarios para la composicin del documento.
Los elementos de una plantilla que se copian al crear un nuevo documento son:
U
N
83
Las plantillas tambin se pueden modificar incluyendo alguno de los elementos que
incorpora la plantilla, citados anteriormente, siempre que se use la opcin de almacenar
el cambio en la plantilla.
E
D
Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal, contienen valores que estn
disponibles en todos los documentos. Al trabajar dentro de un documento, generalmente slo se pueden utilizar los valores almacenados en la plantilla adjunta al
documento o en la plantilla Normal. Para utilizar elementos de este tipo que estn
almacenados en otra plantilla, debemos cargarla como plantilla global. Tras esto,
los elementos guardados en la misma estarn disponibles para cualquier documento de Word 2003.
Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de dilogo
Plantillas, contienen valores que slo estn disponibles para documentos basados
U
N
en esa plantilla.
84
E
D
documentos de Microsoft Word 2003 que contenga los informes de estado mensuales.
U
N
ral del cuadro de dilogo de Plantillas. Si se desean crear fichas personalizadas para las
Al guardar una plantilla, Word 2003 pasa a la posicin Plantillas personales (subme-
n Herramientas, comando Opciones, ficha Ubicacin de archivos), cuyo valor predeterminado es la carpeta de Plantillas y sus subcarpetas. Si se guarda una plantilla en
otra ubicacin, no aparecer en el cuadro de dilogo de Plantillas. Cualquier archivo de
documento (.doc) que se guarde en la carpeta Plantillas tambin actuar como plantilla.
Nota. Ver vdeo relacionado con la creacin de plantillas.
85
U
N
E
D
U
N
E
D
86
Captulo 13
E
D
Los documentos largos que estn compuestos por numerosas pginas, como pueden
ser manuales, libros, etc., pueden llegar a ser difciles de manejar si no se cuenta con
los elementos necesarios para poder localizar informacin en los mismos.
Entre estos elementos nos encontramos con las tablas de contenidos, ndices y tablas
U
N
referencia a la pgina en que aparece cada uno de ellos. Por tanto, el lector slo tiene que
echar un vistazo a esta tabla para poder localizar la informacin que necesita consultar,
sin tener que buscar por todo el documento.
Por otro lado, los ndices suelen aparecer al final de un documento e incluyen una
lista alfabtica de los trminos ms importantes del documento, mostrando una indicacin a la pgina o pginas donde aparece dicho trmino. Las tablas de ilustraciones son
una variante de las tablas de contenidos y son, en realidad, un listado de un determinado tipo de objetos que estn incluidos en el documento, como son las figuras, tablas,
etc.
A modo de ejemplo, mostramos el proceso general para crear una tabla de contenidos
de ttulos:
Seleccionar la pestaa correspondiente para la insercin de una tabla de contenidos. Podremos observar el aspecto que presentar la tabla de contenidos segn los
87
88
E
D
elementos: el texto introductorio (tecleados por el autor del documento) y el texto que el
procesador incluye automticamente.
Como paso previo a la creacin de referencias cruzadas debemos crear los epgrafes
U
N
a una misma clase que tenemos en un documento. Por ejemplo, figuras, tablas, etc.
Los procesadores de textos suelen incluir una serie de etiquetas predeterminadas, sin
embargo, tambin nos permite crear las nuestras propias.
A modo de ejemplo, mostramos el proceso general para crear un epgrafe:
Ir a la opcin de Insertar ttulo de referencia cruzada.
Determinar la posicin del ttulo respecto al objeto.
Dar formato al epgrafe, tal y como manejaramos un bloque de texto.
Insertar dicho ttulo.
Es de buena prctica unir un epgrafe con su objeto adjunto para que, si movemos
dicho objeto a otra parte del documento, el epgrafe vaya con l. Para lograr esto, enmarcamos el objeto y epgrafe dentro un cuadro de texto. Si no queremos que quede
constancia fsica de este hecho, debemos eliminar los bordes del cuadro de texto y as
89
no se ver. De este modo, trataremos al cuadro de texto igual que al objeto, en cuanto a
ajustes, alineaciones, etc.
As, una vez creados los epgrafes, podemos aadir las referencias cruzadas deseadas. Por ejemplo, cuando estamos describiendo una imagen vamos a querer referenciar
al epgrafe de dicha imagen y que el procesador de textos la numere automticamente.
As, si posteriormente se incluyen ms figuras, ser el procesador quien se encargue de
E
D
A modo de ejemplo, mostramos el proceso general para crear una referencia cruzada:
Teclear el texto introductorio de la referencia cruzada.
Ir a la opcin de Insertar referencia cruzada.
U
N
Elegir su apariencia final. Por ejemplo, podemos insertar una referencia cruzada
como hipervnculo.
en documentos.
puede ser de gran ayuda para organizar adecuadamente un documento. En este modo,
el texto aparece con un interlineado sencillo, independientemente del formato. Los ttulos del documento y el texto asociado a cada ttulo aparecen con un nivel de sangrado
distinto, pudindose ver la estructura jerrquica del documento. Cada uno de los ttulos corresponde a un nivel: Ttulo i, indica su nivel, existiendo adems un tipo de texto
independiente que no se ubica bajo ningn ttulo y que est asignado al nivel inferior
90
de esta jerarqua. Cada nivel de ttulo tiene asignado un formato diferente por defecto,
que puede ser modificado por el usuario.
En este sentido, es posible asignar los ttulos a un documento, una vez que ya est
escrito, usando para la barra de herramientas disponible en el modo de presentacin
de esquema anteriormente mencionado. En concreto, situamos el punto de insercin
en el lugar que deseemos y pulsamos el botn para aumentar o disminuir nivel, segn
E
D
nuestras preferencias.
Por otra parte, podemos mover un bloque de texto rpidamente o un epgrafe entero
incluyendo los subttulos que contenga. Adems, podemos controlar el nivel de detalle
de la presentacin, ocultando/mostrando el texto y ttulos mediante la opcin de Contraer y expandir. Adems, podemos activar la visualizacin slo de la primera lnea de
todos los prrafos de texto independiente u omitir su formato.
sus niveles precedentes. Para ello debemos pulsar el botn numerado correspondiente
Finalmente, podemos asignar una numeracin a los ttulos de un esquema de manera automtica. Dicha numeracin afectar a todos los prrafos a los que se les hayan
U
N
asignado los estilos de ttulo incorporados al documento. As, ante una reordenacin
de ttulos, stos se reenumerarn automticamente. Para llevar a cabo esta accin, debemos seleccionar la opcin de Numeracin de ttulos en el men de formato y elegir
adems contiene enlaces a otros archivos que estn separados fsicamente. Estos archivos conocidos como subdocumentos pueden editarse de forma independiente como
documentos normales, por lo que las modificaciones que se produzcan en stos se vern
reflejadas automticamente en el documento maestro.
El principal objetivo de un documento maestro no es ni ms ni menos que establecer
y organizar un documento que por sus caractersticas est previsto que sea muy exten-
91
so, por ejemplo un libro compuesto de varios captulos. Los documentos maestros nos
permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos
ms pequeos y fciles de manejar.
Cuando se establece un grupo de trabajo, podramos optar por compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales. Por ejemplo, cada miembro se
puede encargar de la escritura de un captulo concreto para ser fusionados en un docu-
E
D
mento maestro a posteriori, siempre que los documentos sigan la misma estructura.
Adems, al tratarse el documento maestro como nico, tendr sus propias caractersticas en cuanto a nmeros de pgina, ndices, encabezados, etc. Por lo que no habr
que hacer ningn trabajo extra. Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar el modo de presentacin de esquema ya utilizado en la seccin anterior.
A modo de ejemplo, para crear un documento maestro podemos seguir los siguientes
pasos:
Elegir que slo se muestren los ttulos de nivel 1 para saber cuntos subdocumen-
U
N
Seleccionar todos los ttulos de nivel 1 y pinchar sobre el botn de Crear subdocumento. El documento maestro quedar dividido en tantos subdocumentos como
ttulos de nivel 1.
U
N
E
D
92
Captulo 14
E
D
Fusin de documentos
U
N
Insertar
aplicaciones ofimticas como pueden ser hojas de clculo, bases de datos, grficos y
presentaciones. Tambin suelen incorporar herramientas para insercin de ecuaciones,
vdeos, diagramas y otros tipos de objetos.
La manipulacin de este tipo de objetos es tratada de forma similar al manejo de
una imagen, disponiendo gran parte de las herramientas de las que se dispona para el
ajuste y mejora de ests. Adems, haciendo doble click sobre el objeto accedemos a las
opciones de edicin del tipo de objeto que hayamos insertado.
Tambin estos objetos se pueden copiar/cortar y pegar en otra parte del documento,
93
94
E
D
U
N
Captulo 15
E
D
U
N
de realizar un trabajo compartido entre varios autores y/o revisores. Para lograr este
objetivo, los procesadores de textos suelen ofrecen herramientas de revisin de documentos, que nos permiten saber las modificaciones se han realizado sobre dicho trabajo.
cin relacionada con un documento compartido, sin alterar el texto principal del mismo.
Estos comentarios aparecern en una ventana separada, teniendo la opcin de imprimirlos en un documento separado o como anexo al actual.
Una vez efectuados los cambios por parte de todos los autores del documento, el
96
autor de las modificaciones. Tambin podemos visualizar las anotaciones de todos los
revisores o nicamente la correspondientes a un determinado autor, seleccionndolo
en el cuadro correspondiente que aparece en la barra de herramientas de control de
cambios.
Para cada comentario insertado, aparece una marca de anotacin en la posicin del
punto de insercin. Al abrir esta marca se abre la ventana en la que se visualiza el texto
E
D
de la anotacin. En el documento, las marcas tienen formato de texto oculto, por ello no
aparecen en pantalla si el panel de comentarios no est abierto o no se activa su visin.
Si en un documento se borra una marca, tambin se borra el texto asociado.
2. El texto eliminado.
3. Cambios de formato.
Una buena prctica para aprovechar esta utilidad un poco mejor podra ser guardar
U
N
documentos. Para lograr esto, seleccionamos el nombre del documento que contiene
la versin anterior y entonces se aadirn las marcas de revisin correspondiente a
los cambios efectuados. En ese momento podremos ratificar o desestimar los cambios
realizados entre versiones del documento.
Por otra parte, si distribuimos una copia separada entre varios miembros de un gru-
po de trabajo, cuando estas sean devueltas, podemos unir los diferentes resultados de
las revisiones o anotaciones llevndolas al documento original, tambin con la utilidad
de comparacin de documentos.
te del mismo, de modo que los cambios que alguien pueda efectuar estn limitados,
asegurando as la integridad del documento. Podemos establecer diferentes niveles de
97
proteccin, usando cada una de las diferentes opciones que nos aparecen en la caja de
dilogo correspondiente.
En las opciones de herramientas podemos configurar ciertos parmetros de guardado, incluyendo una contrasea para que ningn usuario que la desconozca pueda abrir
U
N
E
D
U
N
E
D
98
Captulo 16
E
D
Automatizacin de tareas
En el trabajo cotidiano con un procesador de texto, surgen algunas tareas que pue-
U
N
den ser repetitivas y cuya ejecucin conviene automatizar. Una posibilidad para lograr
este objetivo es el uso de macros.
100
E
D
En este apartado vamos a aprender a utilizar una macro que haba sido creada
previamente.
U
N
Los pasos a seguir para la utilizacin de una macro son los siguientes:
3. Pinchar en el botn Ejecutar para utilizar la macro. En nuestro ejemplo, se escribira en pantalla la frase hola, estoy haciendo una macro. . . .
Captulo 17
E
D
Bibliografa y referencias
17.1. Bibliografa
Aplicaciones Ofimticas. Editorial Editex. Autores: Eva Arroyo, Mara Morante y Purificacin Aguilera. 2011.
Gua de estudio MOS 2010 para Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Edi-
U
N
17.2. Referencias
101
U
N
E
D
102
Captulo 18
E
D
Crditos
Este material ha sido realizado por los profesores del Departamento de Sistemas de
U
N
UNED. Se garantiza permiso para copiar, distribuir y modificar este documento se-
gn los trminos de la GNU Free Documentation License, Version 1.2 o cualquiera posterior publicada por la Free Software Foundation, sin secciones invariantes ni textos de
cubierta delantera o trasera.
103
U
N
E
D
104