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SUPERVISIN E INTERVENTORA
(BIENES, SERVICIOS Y OBRA PBLICA)
Proceso Contratacin
Bucaramanga
2014
PROCESO CONTRATACIN
MANUAL DE SUPERVISIN E
INTERVENTORA
Profesional Planeacin
Director Contratacin
Aprob:
Vicerrector Acadmico
Cdigo: MCO.01
Versin: 06
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Fecha de aprobacin:
Abril 16 de 2008
Resolucin No. 571
CONTENIDO
INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 3
1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 4
2. ALCANCE .............................................................................................................................. 4
3. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES ................................................................ 4
4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS .................................................................................. 6
5. NORMATIVIDAD ................................................................................................................ 11
6. RESPONSABILIDADES Y FACULTADES DE SUPERVISORES E INTERVENTORES ........ 13
7. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA .................................................... 16
7.1 Objetivo general ................................................................................................................... 16
7.2 Objetivos especficos.............................................................................................................. 16
8. DESIGNACIN DE LOS INTERVENTORES ...................................................................... 17
9. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR .................................................. 18
9.1 Funciones generales del supervisor y del interventor. ........................................................... 18
9.2 Funciones especficas del supervisor y del interventor .......................................................... 19
10. OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORA DE OBRA ...................................................... 21
11. INFORMES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR ..................................................... 24
12. LINEAMIENTOS GENERALES CONDUCENTES A LA DECLARACIN DE
INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL ...................................................................................... 25
13. FORMATOS UTILIZADOS PARA REALIZAR LOS INFORMES DE SUPERVISIN E
INTERVENTORA........................................................................................................................ 27
14. ACTAS .................................................................................................................................. 28
14.1Acta de Inicio del contrato: .................................................................................................. 29
14.2Acta de Suspensin: .............................................................................................................. 29
14.3Acta de Reinicio: ................................................................................................................... 29
14.4Acta Parcial de Pago: ............................................................................................................ 29
14.5Acta de Recibo:..................................................................................................................... 29
14.5.1 Acta de Recibo Parcial: .......................................................................................... 30
14.5.2 Acta de Recibo Final: ............................................................................................. 30
14.6Acta de Liquidacin del Contrato: ........................................................................................ 30
15. LIQUIDACIN DEL CONTRATO ..................................................................................... 30
16. SANCIONES ........................................................................................................................ 31
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INTRODUCCIN
El presente documento constituye el Manual de Supervisin e Interventora en el que se definen las
responsabilidades y funciones generales y tcnicas que debern asumir los supervisores y los
interventores designados por la UIS en la ejecucin de la vigilancia y control de los contratos de
bienes, servicios y/o obra pblica que celebra la Universidad.
El manual contribuye a mejorar la calidad de la supervisin e interventora, estableciendo criterios
que facilitan la labor a desarrollar por cada supervisor e interventor dependiendo de la tipologa de
contratacin, el cual permite normalizar las actividades a desarrollar y fijar parmetros mnimos
para su ejecucin.
En el presente manual de supervisin e interventora se desarrollan metodologas, formatos y
procedimientos dirigidos a orientar las actividades de vigilancia, control, asesora y coordinacin en
los contratos que celebra la Universidad.
Las acciones incluidas en este Manual son de obligatorio cumplimiento por parte de los
supervisores e interventores. De igual manera la Direccin de Contratacin y Proyectos de
Inversin o cualquier otro delegado del Rector de la Universidad realizarn seguimiento en su
aplicacin.
El Manual de Supervisin e Interventora es un documento dinmico, susceptible y accesible a los
cambios y modificaciones que se pueden desprender de: correcciones, observaciones, normas y
ajustes a las polticas institucionales, dentro de los estndares de calidad.
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1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para las actividades que deben realizar los supervisores o interventores
designados que deban ejercer funciones de vigilancia y seguimiento a los procesos de adquisicin de
bienes y servicios o realizacin de obras civiles entre la Universidad y los contratistas,
independientemente del tipo de contrato que se suscriba.
2. ALCANCE
Aplica al ejercicio de las funciones de supervisin e interventora las cuales sern ejercidas por
funcionarios designados por la Universidad o contratistas externos, segn corresponda, con el fin
de cumplir a cabalidad los controles establecidos en el presente Manual en lo relacionado a
contratos de adquisicin de bienes y servicios o realizacin de obras civiles por cuantas
mayores o iguales a 50 SMLMV celebrados por la Universidad.
3. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES
El funcionario designado como supervisor o la persona natural o jurdica que sea contratada para
desempearse como interventor en proyectos y contratos que suscriba la Universidad Industrial de
Santander, deber conocer y aplicar los principios que orientan la actividad de la administracin
pblica establecidos en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, Artculo 3 del Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Artculos 23, 24, 25, 26, 27 y
53 de la Ley 80 de 1993, los cuales se definen a continuacin, as como, las normas tcnicas de
calidad en la gestin pblica NTC GP-1000:2009.
Celeridad: Impulso oficioso de los procedimientos. Suprimiendo los trmites innecesarios y
utilizando formatos para actuaciones en serie, de acuerdo con su naturaleza.
Control: Verificar, evaluar, comprobar, inspeccionar y revisar. Se demostrar disposicin a todas
las actividades de control que impliquen vigilancia, supervisin y seguimiento a las metas y objetivos
propuestos.
Coordinacin: Cooperacin y articulacin en y entre entidades. Las actividades precisan de un
adecuado y lgico nivel de entendimiento, comunicacin, interaccin e interdependencia.
Debido proceso: La Procuradura garantizar que toda actuacin administrativa vinculada con la
actividad contractual d cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y
controvertir las decisiones de la administracin.
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los terceros que puedan verse afectados por la ejecucin del contrato, as como, sealar las
consecuencias que sufren estos por sus acciones y omisiones.
Los Contratistas respondern por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o
prohibiciones, o por haber suministrado informacin falsa o no ajustada a la verdad y por la buena
calidad del objeto a contratar.
Los contratistas interventores (si no son servidores pblicos) y los asesores externos, son
particulares que ejercen funciones pblicas y por lo tanto estn sujetos al rgimen de
responsabilidades aplicable a los servidores pblicos.
Seleccin objetiva: Es una obligacin de la Procuradura, respecto de todos los procesos y
procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en
ningn caso la seleccin del contratista puede ser subjetiva. Se considera que la seleccin es
objetiva cuando la escogencia se base en el ofrecimiento ms favorable a la entidad y a los fines que
ella busca, sin tener en consideracin factores de afecto o de inters y, en general, cualquier clase
de motivacin subjetiva.
Supremaca de lo sustancial sobre lo formal: En todo proceso de seleccin de contratistas
primar lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podr rechazarse una propuesta por la
ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o
soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por
la Procuradura en el pliego de condiciones.
Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad
para todos los proponentes hasta la adjudicacin.
Transparencia: Facilitar el control social de la gestin garantizando el acceso a la informacin, de
manera clara, ntida y traslucida. Exige que las actividades desarrolladas y la informacin que de ellas
se desprenda, sea tan clara que todos la puedan ver.
4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Acta: Documento donde se escribe un evento del contrato o lo tratado en una reunin, dejando
constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas.
A continuacin se mencionan los tipos de actas en orden de suscripcin:
Acta de inicio: Documento en el cual se fija la fecha de iniciacin del contrato, a partir de la
cual se contabiliza el plazo de ejecucin del mismo. Debe ser firmada por el supervisor o
interventor, ordenador de gasto y representante legal del contratista.
Acta Parcial de Pago: Documento que se firma para efectuar un pago parcial al cabo de un
determinado periodo.
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ejecutarse previo anlisis, estudio del precio unitario y celebracin del contrato adicional
correspondiente segn el caso, contando con la aprobacin del ordenador de gasto, y el visto
bueno del interventor o supervisor.
Modificacin del contrato: Es el acuerdo que suscriben la Universidad y el contratista, para variar
las condiciones del contrato (Especificaciones tcnicas del producto, obligaciones del contratista,
lugar de entrega, supervisor o interventor).
Obra civil: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construccin,
mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre
bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.
Obra Complementaria u Obra Adicional: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuya
ejecucin se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamiento y/o adecuada
terminacin a las obras contratadas, y deber ejecutarse previo anlisis, estudio y aprobacin del
precio unitario y celebracin del contrato adicional correspondiente segn el caso.
Ordenador de Gasto: Funcionario delegado por la alta direccin de la Universidad para adjudicar
y administrar recursos propios de su nivel de autoridad.
Plazo de ejecucin: Es el perodo o trmino que se fija para el cumplimiento del objeto
contractual y dems obligaciones de las partes derivadas del contrato.
Pliego de condiciones/ Trminos de Referencia: Acto administrativo en el cual se fija
unilateralmente por la Universidad el marco normativo bajo el cual se desarrollara el procedimiento
de seleccin por licitacin o convocatoria pblica y la ejecucin del contrato, contiene los derechos
y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusin de los requisitos
tcnicos, financieros y jurdicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente el contratista
durante la ejecucin del contrato.
Prrroga: La prrroga del contrato ser aprobada por el Ordenador del gasto, previo concepto
del Interventor o supervisor del contrato.
La prrroga, adicin o la modificacin del mismo slo se podr realizar durante el desarrollo del
contrato y antes del vencimiento del plazo.
Se dar por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea
necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Universidad, se requiera en atencin a
los fines estatales.
La prrroga y/o la adicin, darn lugar a la modificacin de la vigencia de las garantas constituidas
por el contratista para la ejecucin del contrato.
Supervisor: Funcionario vinculado a la Universidad, designado para realizar las actividades de
supervisin de un contrato o de una orden, llmese de servicio, consultora, obra, trabajo, compra,
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Teniendo en cuenta que las entidades pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la
correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor, el presente
manual se regir por los siguientes artculos de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin:
Artculo N 82 Responsabilidad de los interventores.
Los consultores y asesores externos respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora o asesora, como por los
hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a la Universidad,
derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o
ejerzan las actividades de consultora o asesora.
Por su parte, los interventores respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u
omisiones que les sean imputables y causen dao o perjuicio a la Universidad, derivados de la
celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las
funciones de interventora.
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Los contratos de interventora podrn prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el
contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podr ajustarse en atencin a las obligaciones del
objeto de interventora, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el pargrafo del artculo 40 de la
Ley 80 de 1993.
Pargrafo. Para la ejecucin de los contratos de interventora es obligatoria la constitucin y
aprobacin de la garanta de cumplimiento hasta por el mismo trmino de la garanta de estabilidad
del contrato principal; el Gobierno Nacional regular la materia. En este evento podr darse
aplicacin al artculo 7 de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garanta pueda ser
dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecucin del respectivo contrato.
7. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA
Los supervisores e interventores son colaboradores de la Institucin, que garantizan el
cumplimiento del objeto contractual en trminos de eficiencia, eficacia, economa e imparcialidad,
pero sin despojar de la responsabilidad que corresponde a la Universidad. Su papel es vital, ya que
de su buena gestin depende la calidad de los productos ofrecidos por la Universidad.
7.1
Objetivo general
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Actividades legales.
Actividades financieras y presupuestales.
Toda estipulacin contractual.
Proteger los intereses de la Entidad y salvaguardar su responsabilidad.
Vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado.
Los plazos, trminos y dems condiciones contractuales, garantizando la eficiente y
oportuna inversin de los recursos establecidos contractualmente.
Asegurar la calidad de los trabajos: Iniciando la vigilancia desde la revisin de los diseos
preliminares (si existen) hasta llegar a las pruebas fsicas de operacin y recibo de las obras,
bienes o servicios contratados.
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formalidades plenas, la interventora y/o supervisin estar en cabeza del Jefe de la Unidad Gestora
u Ordenador del Gasto.
En todos los contratos menores a 50 SMLMV el supervisor por defecto es el jefe de la unidad
gestora o el ordenador de gasto, sin embargo, ellos podrn delegar a un funcionario de su unidad
como supervisor. El supervisor reportar mediante informe escrito la conformidad del
cumplimiento del objeto contractual a quien lo haya designado (Jefe de la unidad gestora u
ordenador de gasto) requisito sin el cual no se puede proceder con el trmite institucional de pago
al contratista.
Cuando se designa un supervisor debe quedar registrado explcitamente dentro de la Orden
Contractual o Contrato con Formalidad Plena y se notificar mediante correo electrnico.
Los funcionarios de la Universidad que intervengan en la contratacin como ordenadores de gasto,
asesores, administradores, interventores, supervisores, liquidadores o beneficiarios directos del
objeto del contrato, estarn sujetos a las restricciones por conflicto de intereses que adopte el
Rector de la Universidad, conforme a los siguientes criterios: preservar la independencia de los
funcionarios y garantizar la plena imparcialidad en el proceso de contratacin; precaver o evitar el
nepotismo; asegurar la igualdad de oportunidades a los proponentes y precaver o evitar que los
servidores de la Universidad deriven beneficios indebidos de la contratacin. (Art. 6 Acuerdo 019
de 2005).
La contratacin de la Interventora deber tener en cuenta el rgimen de inhabilidades e
incompatibilidades previstas en la Ley 80 de 1993 o en las leyes que la adicionen, modifican o
sustituyan.
9. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR
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El contratista deber acatar las rdenes que le imparta por escrito la supervisin o la interventora;
no obstante, si no estuviese de acuerdo con las mismas as deber manifestarlo por escrito al
supervisor o interventor y a la Universidad, antes de proceder a ejecutarlas; en caso contrario,
responder solidariamente con el supervisor o interventor si del cumplimiento de dichas rdenes se
derivaran perjuicios para la Universidad. Los desacuerdos entre el contratista y el supervisor o
interventor, que no puedan resolverse directamente por ellos, sern decididos por el representante
legal de la Universidad o su delegado.
Con el fin de hacer seguimiento efectivo al desarrollo del contrato, el supervisor o interventor
podr solicitar informes acerca del mismo a las dependencias involucradas, las cuales estn en la
obligacin de suministrarlos en forma oportuna so pena de incurrir en mala conducta.
El interventor responder civil, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u omisiones que les
fueren imputables y que causen dao o perjuicio a la entidad, derivadas de la celebracin y
ejecucin de los contratos respecto a los cuales hayan ejercido sus obligaciones.
Y el supervisor debe ser consciente de sus derechos y funciones y deber responder civil, fiscal,
disciplinaria y penalmente por el incumplimiento de sus obligaciones.
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Exigir cuando no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas pactadas a la parte morosa,
la exacta satisfaccin de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de
voluntades y las garantas ofrecidas para asegurar el cumplimiento.
Colaborar con el contratista en la correcta ejecucin de los trabajos con orden y eficiencia,
resolviendo con prontitud los requerimientos tcnicos del contratista, previniendo con su
experiencia y anlisis los posibles inconvenientes tcnicos y financieros en el desarrollo del
contrato.
Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas de
participacin, referente a los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso
humano y el tiempo de dedicacin de los mismos al contrato, as como el equipo exigido para la
ejecucin de los trabajos. Adems de ser necesario, puede exigir el cambio de personal o
equipo siempre y cuando est de acuerdo con lo establecido por la Universidad.
Informar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la realidad de la
ejecucin contractual, mediante la presentacin peridica de los informes de supervisin e
interventora sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del
contrato, sustentando el cumplimiento del objeto del contrato con cada factura o cuenta de
cobro, para el correspondiente pago al contratista utilizando los formatos destinados para tal fin
a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.
Revisar el cumplimiento de los pagos realizados por el Contratista por conceptos de Seguridad
Social de sus trabajadores y parafiscales a que estuviere obligado.
Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir
de las especificaciones tcnicas generales, particulares contratadas y su experiencia.
Elaborar, revisar, suscribir y radicar oportunamente las actas y dems documentos necesarios
para la ejecucin del contrato.
Revisar las solicitudes de adicin en valor y/o prrrogas, modificaciones, suspensiones, etc., del
plazo de ejecucin del contrato, requeridas por el contratista y emitir un concepto tcnico
respecto a la Universidad. As mismo, verificar y adelantar las acciones pertinentes para que
stas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.
Verificar que el contratista presente los paz y salvos a que haya lugar segn la naturaleza del
contrato.
Programar y coordinar con el contratista y con la Universidad las reuniones de seguimiento a la
ejecucin del contrato. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato, as
como se tratan y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato,
acordando entre las partes soluciones prcticas y oportunas.
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Verificar que los estudios, diseos y planos cumplan con las condiciones actuales del proyecto,
las normas y especificaciones vigentes y aprobar de ser el caso, los estudios, diseos y planos,
requeridos en la vigencia de la ejecucin de la obra.
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Exigir al constructor, una vez se tenga la orden de inicio expedida por la Universidad, la
iniciacin de los trabajos; dentro de los trminos y condiciones establecidos en el respectivo
contrato y en cumplimiento de la programacin contractual vigente.
Para el inicio de aquellas actividades que requieran los permisos y/o autorizaciones ambientales
se deber contar con ellos previamente.
Llevar junto al constructor un diario de la obra que deber permanecer disponible en la oficina
de campo de la interventora, en el cual se consignarn todas las instrucciones, observaciones,
ejecuciones y determinaciones relacionadas con el desarrollo de la obra. ste deber iniciarse el
da en que se realice la reunin tcnica inicial.
Durante todo el desarrollo del proyecto verificar que el equipo ofrecido por el contratista en
su propuesta se encuentre completo y en perfecto estado de funcionamiento. El interventor
exigir el cambio o adicin del equipo necesario dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a
su requerimiento; de no darse cumplimiento a lo anterior, deber iniciar las acciones que
conlleven al cumplimiento de estas obligaciones, mediante requerimiento escrito con copia al
supervisor y a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.
Durante todo el desarrollo del proyecto deber mantener actualizada una relacin diaria de los
profesionales, trabajadores y equipo del constructor empleados en la ejecucin de las obras y
en las oficinas o campamentos. El interventor podr exigir el cambio o adicin del personal
necesario; de no darse cumplimiento a lo solicitado, deber iniciar las acciones que conlleven al
cumplimiento de estas obligaciones, mediante requerimiento escrito con copia al Supervisor y a
la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, en caso de reincidencia proceder a
iniciar los procesos sancionatorios pertinentes cumpliendo con la normatividad vigente para el
caso.
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Realizar el seguimiento al avance fsico financiero del contrato de obra de acuerdo con los
programas de obra e inversin, de tal manera que si se detectan atrasos e incumplimientos
parciales o totales se requerir oportunamente al contratista y se adopte un plan de
contingencia adecuado y de continuar con los mismos atrasos, de ser procedente, se inicien los
procesos sancionatorios establecidos en la reglamentacin vigente.
Realizar las mediciones y calcular las cantidades de obra ejecutadas, las cuales deben ser
consignadas en una pre-acta detallada. Elaborar acta de recibo parcial de las obras ejecutadas
en el mes o periodo a reconocer al contratista de acuerdo con las normas y especificaciones
tcnicas, dichas actas sern suscritas conjuntamente con el constructor y constituyen el soporte
para el recibo definitivo de la obra.
Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y registrar las operaciones
efectuadas con los fondos del mismo, manejo de los anticipos, as como del trmite oportuno
de contratos adicionales, actas de modificacin de cantidades de obra, aprobacin de precios
para tem no previstos.
Efectuar el Acta de Entrega y Recibo Definitivo de la obra mediante la elaboracin del acta
correspondiente, con la presencia del Representante Legal o delegado de obra e Interventora y
supervisor o delegado del Rector de la Universidad, pues ste, a partir de ese momento, ser
quien haga el seguimiento a la calidad de las obras y su posterior mantenimiento.
El interventor deber cumplir con el Cdigo de tica Profesional en el ejercicio de todas las
actuaciones inherentes al desarrollo del contrato.
Los Ingenieros Directores de Interventora y de obra, estn obligados a visitar el sitio de las
obras objeto del contrato de obra, como mnimo una vez al mes y estar presente cuando la
Universidad lo requiera.
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Exigir al constructor el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial y salud
ocupacional del personal a su cargo.
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Los informes deben ser remitidos debidamente firmados por el supervisor o interventor designado
por la Universidad a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.
12. LINEAMIENTOS GENERALES CONDUCENTES
INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
LA
DECLARACIN
DE
Verificar que efectivamente el contratista est incumpliendo una o varias de las obligaciones
adquiridas en el contrato, afectando su ejecucin.
Si al finalizar el plazo dado no se recibe respuesta o solucin por parte del contratista, el
interventor requiere por escrito al contratista, con copia a la Direccin de Contratacin y
Proyectos de Inversin de la Universidad, indicando los hechos y soportes en que se basa el
inicio del proceso, para lo cual le dar un trmino de tres (3) das hbiles contados a partir del
recibo de la comunicacin, para que d respuesta por escrito y cumpla con las obligaciones en
los trminos y condiciones pactadas en el contrato.
Una vez recibida la respuesta que presente el contratista, el interventor o supervisor deber
evaluar si sus explicaciones son vlidas, si lo son, se termina el proceso y se archiva la
actuacin. El contratista tiene la obligacin de atender los requerimientos de su supervisor o
interventor.
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Finalmente la Oficina Asesora Jurdica, con relacin a la Clausula Penal, podr iniciar el trmite
correspondiente ante la Jurisdiccin Contencioso Administrativa para que sea el Juez o tribunal
Administrativo quien evale la viabilidad en la imposicin o cobro de la clusula penal y se
ordene su pago al tercero garante o al mismo contratista.
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La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin con el fin de apoyar sus funciones como
supervisor o interventor pone a su disposicin en la intranet los documentos MCO.01 (Manual de
Supervisin e Interventora), GCO.01 (Gua para la elaboracin de informes y actas de
interventora) y los respectivos formatos para presentar los informes de acuerdo al tipo de
contrato, puede acceder a ellos, siguiendo los pasos que se enuncian a continuacin:
www.uis.edu.co
Sistemas de informacin
Intranet (puede ingresar con su clave personal, o digitando la palabra publico, publico)
Sistema de Gestin Integrado
Mapa de procesos de documentacin
Contratacin
O si lo prefiere puede seguir el link: Documentos del Proceso de Contratacin
La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin estableci los siguientes formatos para la
elaboracin de los diferentes informes de supervisin e interventora segn la tipologa de
contratacin, as:
Prestacin de Servicios y Consultora: Los informes de supervisin e interventora referentes a
cualquiera de estas modalidades de contratacin se realizan diligenciando el documento FCO.14
Informe supervisin e Interventora para Contratos OPS o Consultoras, en el cual se realiza un
resumen general del estado del contrato y el cumplimiento de las obligaciones del contratista con
respecto al periodo reportado en el informe.
Suministro: Para la realizacin de los informes de supervisin e interventora en los contratos de
suministro se diligencia el formato FCO.15 Informe de supervisin e Interventora Contratos de
Suministro, en el cual se describe el estado general del contrato, indicando el total aprobado en
actas y el porcentaje de ejecucin del contrato, as como el cumplimiento de las obligaciones del
contratista y los aportes parafiscales y de seguridad social. En l se describe la cantidad ejecutada el
objeto contratado, tem por tem, a la fecha del informe.
Arrendamiento: Para los contratos de arrendamiento el informe de supervisin e interventora se
llevar a cabo en el formato FCO.16, en el cual se registra el resumen general del estado del
contrato, el cumplimiento de las obligaciones del contratista y las observaciones y recomendaciones
de la supervisin o interventora.
Obra: En los contratos de obra se realizar el informe correspondiente al formato FCO.17
Informe de supervisin e Interventora contratos de Obra, el cual se diligenciar teniendo en cuenta
aspectos generales del supervisor o interventor, aspectos generales de obra, aspectos financieros,
PROCESO CONTRATACIN
MANUAL DE SUPERVISIN E
INTERVENTORA
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Deber efectuarse la liquidacin de los contratos en los siguientes casos, como se establece en el
Artculo 16 del Acuerdo Superior No. 019 de 2005 (Manual de Contratacin):
El proyecto de liquidacin ser preparado por el supervisor o interventor del contrato, o por el jefe
de la unidad gestora o por el funcionario de la Universidad que ste delegue en cada caso bajo su
responsabilidad, de conformidad con lo establecido en el Artculo 17 del Acuerdo Superior No. 019
de 2005 (Manual de Contratacin): La competencia para aprobar la liquidacin de los contratos
suscritos por el Rector es privativa del Rector y no podr ser delegada.
En los dems casos, la liquidacin ser aprobada por el ordenador de gasto delegado, que lo
suscribi, previo dictamen del Director de Contratacin y Proyectos de Inversin cuando en virtud
de la cuanta el contrato sea con formalidades plenas. Cuando la cuanta sea inferior a 300 salarios
mnimos legales mensuales vigentes, deber remitirse al Director de Contratacin y Proyectos de
Inversin copia del acta de liquidacin junto con la memoria tcnica de lo ejecutado.
16. SANCIONES
El supervisor o interventor responder por el incumplimiento de sus obligaciones, as como por los
hechos u omisiones que fueren imputables a l y que causen dao a la Universidad. La Universidad
tendr plena autonoma para definir el tipo de responsabilidad (civil o penal) que reclamar del
supervisor o interventor y estar obligada a llamar en garanta o iniciar accin de repeticin para
obtener de ste la indemnizacin integral del perjuicio que logre probar.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
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Abril 16 de 2008
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