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Tamao de la Fuerza de Ventas

Mtro. Sabino Valentn Olivares

Destacamento de la fuerza de ventas


El tamao de la
fuerza de ventas
o la cantidad de
territorios

La
asignacin de
esfuerzo total
de las ventas
a las cuentas

El diseo de
los territorios
individuales

El mtodo del desglose

N = S/P
Donde:
N= cantidad de personal de ventas que se necesita
S= volumen pronosticado de ventas
P= productividad estimada para la unidad vendedora

El mtodo del desglose


Ejemplo:
Una empresa que pronstico ventas por $ 5000,000
y se espera que cada unidad de ventas vendiera
$250,000.
Entonces:
N= 5000,000/250,000

N= 20 vendedores

El mtodo de la carga de trabajo


La premisa es que todo el personal de ventas debe
cargar sobre su hombros una cantidad igual de
trabajo.

Clasificar a
los clientes
por
categoras

Determina
r la
frecuencia
y la
duracin
de las
visitas a las
cuentas
dentro de
cada
categora

Calcular la
carga de
trabajo
para cubrir
todo el
mercado

Determina
r el tiempo
disponible
de cada
vendedor

Dividir el
tiempo del
vendedor
por tarea
realizada

Calcular la
cantidad
de
vendedore
s que se
necesitan

Clasificar a los clientes por categoras


Con frecuencia esta clasificacin esta basada en la
cantidad de ventas a cada cliente.
Por ejemplo, suponga que una empresa tuviera 1030
cuentas que clasificara, en tres tipos o categoras
bsicas:
Tipo A: Grandes o muy atractivas, 200
Tipo B: Medianas o moderadamente atractivas, 350
Tipo C: Pequeas, pero no obstante atractivas, 480

Determinar la frecuencia y la duracin


de las visitas

Se obtiene:
Directamente, en
las opiniones de la
administracin

En un anlisis ms
formal de la
informacin
histrica

Determinar la frecuencia y la duracin


de las visitas
Ejemplo, una empresa estima que las cuentas de la Clase A
merecen una visita cada dos semanas, las de Clase B, una vez
al mes y las de Clase C un mes si y otro no.
Asimismo, calcula que la visita debe durar 60, 30 y 20 minutos,
respectivamente. Por lo tanto, la cantidad de horas de
contacto al ao, para cada tipo de cuentas seria as:
Clase A: 26 veces al ao X visita de 60 min = 1,560 min o 26 hrs
Clase B: 12 veces al ao X visita de 30 min = 360 min 0 6 hrs
Clase C: 6 veces al ao X visita de 20 min = 120 min o 2 hrs

Calcular la carga de trabajo para


cubrir todo el mercado
El total del trabajo necesario para cubrir cada una de las
categoras de cuentas se obtiene multiplicando la cantidad de
estas cuentas por la cantidad de horas de contacto al ao.
Despus se suman los resultados para calcular el trabajo de
todos los tipos de cuentas:
Clase A: 200 cuentas X 26 horas/cuenta
Clase B: 350 cuentas X 6 horas/cuentas
Clase C: 480 cuentas X 2 horas/cuentas
Total

=
=
=

5,200
2,100
960
8,260

hrs
hrs
hrs
hrs

Determinar el tiempo disponible de


cada vendedor
Primero hay que saber la cantidad de horas que el vendedor
trabaja por semana y, despus, multiplicarlo por la cantidad de
semanas que el representante trabajar en el ao:
Si la jornada semanal es de 40 horas y el vendedor promedio
seguramente trabajar 48 semanas al ao (dejando margen
para vacaciones, enfermedades, permisos, das festivos, etc.)

40 hrs/semana X 48 semanas/ao = 1,920 horas/ao

Dividir el tiempo del vendedor por


tarea realizada
El vendedor no solo dedica su tiempo frente al cliente, sino
tambin dedica una gran parte de l a actividades que no
significan vender, por ejemplo: preparar informes, asistir a
juntas, a viajar y hacer visitas de servicios.
Supongamos, que el estudio del tiempo del esfuerzo de un
vendedor arroja la siguiente divisin:
Ventas
No ventas
Viajes

40%
30%
30%
100%

=
=
=
=

768 hrs/ao
576 hrs/ao
576 hrs/ao
1,920 hrs/ao

Calcular la cantidad de vendedores


que se necesitan
Se obtiene dividiendo el numero total de horas que se
necesitan para atender todo el mercado entre el numero de
horas de las que dispone el vendedor para vender, es decir
calculando:

8,260 hrs/ 768 hrs/vendedor = 10.75 u 11 vendedores

El mtodo Incremental
Se debe de ir sumando representantes de ventas en
la medida que el incremento de las utilidades que
produce su suma supere el incremento de los costos.
Si un vendedor ms tal vez genere $300,000 por
concepto de ventas nuevas, dos podran obtener
apenas $550,000 como se ve a continuacin:

El mtodo Incremental
Cantidad
Total de
de
ingresos
vendedores
adicionales
adicionales

Incremento de
ingresos
debido a la
adicin de un
vendedor

Total de
utilidades
adicionales

Incremento
de utilidad
debido a la
adicin de un
vendedor

Total de
costos
adicionales

Incremento
de costos
debido a la
adicin de
un vendedor

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

$300,000

$300,000

$60,000

$60,000

$50,000

$50,000

550,000

250,000

110,000

50,000

100,000

50,000

775,000

225,000

155,000

44,500

150,000

50,000

975,000

200,000

195,000

40,000

200,000

50,000

Diseo de los territorios de


ventas

Etapas para disear los territorios de


ventas
Elegir una unidad bsica de control
Calculara el potencial del mercado para unidad de
control

Combinar las unidades de control en territorios


tentativos

Hacer un anlisis de la carga de trabajo


Ajustar los territorios tentativos para dar cabida a las
diferencias del potencial de ventas y la dificultad para cubrirlos
Asignar los territorios a los vendedores

Paso 1: Elegir una unidad bsica de


control
La unidad bsica de control es la zona geogrfica ms
elemental para la configuracin de ventas; por ejemplo, el
municipio o la ciudad.

Por regla general, las unidades pequeas de control geogrfico


son preferibles a las grandes.

Los estados

Las zonas
comerciales

Los
municipios

Las ciudades
y las zonas
metropolitan
as

Cdigos
postales

Paso 2: Calculara el potencial del


mercado para unidad de control
Se puede establecer una relacin entre las ventas del
producto en cuestin y alguna otra variable, entonces
se aplicar la relacin a cada unidad bsica de control.

Paso 3: Combinar las unidades de


control en territorios tentativos
Requiere la combinacin de las unidades bsicas de
control continuas para formar
agregados
geogrficos ms grandes.
Se combinan las unidades adjuntas para evitar que
los vendedores trabajen en una red de rutas
entrecruzadas y tengan que saltarse zonas
geogrficas cubiertas por otro representante.

Paso 4: Hacer un anlisis de la carga


de trabajo
Ya establecidas las fronteras iniciales tentativas
para todos los territorios de ventas, hay que
determinar cuanto trabajo se necesita para
cubrir cada territorio.

En un ideal debe de contener cada territorio un


igual potencial y carga de trabajo.

Paso 4: Hacer un anlisis de la carga


de trabajo
Anlisis de
las cuentas

Determinar
el total de la
carga de
trabajo

Determinar
la
frecuencia
de visitas
cuenta por
cuenta

Criterios
para
clasificar las
cuentas

Establecer
los
porcentajes
de visitas a
las cuentas

Paso 5: Ajustar los territorios


tentativos
Ajusta los limites de los territorios tentativos, para
compensar las diferencias en la carga de trabajo
que se encontraron.

Paso 6: Asignar los territorios a los


vendedores
No todos los vendedores tienen la misma
capacidad ni son igual de efectivos con los mismo
clientes o productos.
Se debe tomar en cuenta estas diferencias y tratar
de asignar a cada vendedor al territorio donde
pueda ser mayor su aportacin relativa al xito de
las empresa.