Modelo de administracin ciberntica para empresas

PyMESs
*Franco Di Biase De Lillo. Porfesor/investigador FACEA Universidad
Central de Chile
Aldo Rafael Di Biase Friedmann. Profesor de Mtodos Cuantitativos.
FACEA. Universidad Central

En un mundo globalizado y marcado por una alta competitividad, las

empresas que no se administran cientficamente y utilizan adecuadamente
las herramientas de la Tecnologa de la Informacin y las Comunicaciones
(TICs), tienden a desaparecer. La realidad de una economa globalizada y la
disponibilidad de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin, son dos
elementos que las empresas, cualquiera sea su tamao, no pueden dejar de
reconocer y utilizar, si quieren conseguir y mantener ventajas comparativas
y competitivas.
En Chile, las empresas clasificadas como micro, pequea y mediana,
representan el 99,3% del total de ellas y dan trabajo al 87,% de la masa
laboral.1 La administracin eficiente no puede ser una exclusividad de las
empresas grandes, por el contrario debe ser asumida por las PyMEs, si
stas, efectivamente, quieren participar de las oportunidades que ofrece la
tecnologa y la globalizacin a travs de los tratados comerciales.
Teniendo en cuenta lo anterior, el proyecto de investigacin consisti en la
creacin de un sistema informtico cuyo objetivo es dotar a la direccin
superior de la empresa, especialmente para las PyMEs, de una herramienta
que haga ms fcil el control de gestin sobre las diferentes reas de la
misma. Para la operabilidad de dicho sistema, es condicin necesaria que
las unidades que lo componen se definan como entes sistmicos, esto es
que dispongan de autonoma para administrar variables definidas como sus
factores crticos de xito, dentro de su correspondiente nivel de
responsabilidad por resultados.
El modelo de control implcito en el sistema informtico tiene su sustento en
que las variables (indicadores de gestin) que se determinan por cada uno
de los centros autnomos, son el resultado del plan de desarrollo
estratgico que se defina para la compaa como un todo. La herramienta
est basada en la ciberntica que es la ciencia que estudia los fenmenos
de comunicacin y control durante la accin. El sistema requiere disponer
de una base de datos presupuestada y otra real, donde sta ltima se va
actualizando por las transacciones que son propias de la empresa y que son
capturadas y registradas por los sistemas de informacin transaccionales y
convencionales en uso. La principal fortaleza de la solucin desarrollada, es
que funciona automticamente tomando datos de las transacciones que a
diario registran los sistemas convencionales en operacin y los transforma
en indicadores de gestin que detectan las desviaciones con respecto a

Publicacin del Ministerio de Economa, Comit Pblico y Privado- Obstculos y Oportunidades de

Inversin para el desarrollo de las pequeas y medianas empresas en Chile, realizado por la Universidad
de Ferrara, Italia, Marzo de 2002.

valores presupuestados
correspondiente.

las

comunican

al

nivel

de

decisin

Por otra parte, el sistema incorpora una Base de Conocimientos en la que se

registran las decisiones que tomen los ejecutivos como consecuencia del
control de la gestin. Esta Base de Conocimientos, una vez sistematizada,
pasa a ser la fuente para futuras indagaciones usando herramientas de
Minera de Datos.
En lo fundamental, el sistema desarrollado se bas en el modelo de gestin
ciberntica de Stafford Beer, cuyas bases tericas fueron propuestas a
comienzo de los aos 60 2 y desarrolladas con mayor detalle drante los aos
70. Dicho modelo se anticipa ms de 20 aos las ideas de la Balanced
Scorecard popularizada por Kaplan y Norton a mediados de los 90.
El funcionamiento del sistema informtico est
siguiente lgica:

basado en la

Para las diferentes reas funcionales de la empresa se distinguen niveles de

decisin y unidades autnomas con responsabilidades especficas. Para
cada una de estas unidades, se definen los factores crticos de xito y los
indicadores (variables) ms importantes que deben controlar. Para cada una
de estas variables se identifica un valor esperado y lmite superior e inferior
de confianza. Adems, se define el periodo de medicin de cada variable y
el rango de autonoma para cada centro de responsabilidad. Esta
informacin constituye la base de datos ex-ante (presupuestal) del modelo.
A travs del funcionamiento de la empresa, sus sistemas transaccionales
van registrando todas las operaciones y con ellos los datos reales que son
propios de cada movimiento que se produce y que se decidi almacenar en
la base de datos de la Compaa. Es as que, segn los periodos de medicin
de cada variable, el sistema cuantifica el valor real de ella y lo compara con
los valores presupuestados. Mientras el valor real de la variable se
mantenga dentro de estos lmites de confianza, el modelo no informa a la
unidad autnoma ya que se asume que sta, est realizando una accin
normal. Si el valor real sobrepasa los lmites de confianza, el sistema
automticamente despliega en el monitor del responsable de la unidad, la
informacin de excepcin, para que el encargado analice la situacin y
decida una accin correctiva. Si la desviacin se mantiene en forma
repetitiva y consecutiva y una vez sobrepasado el rango de autonoma, el
modelo informa tanto al responsable de esta variable como al encargado del
nivel jerrquico superior, de modo que ste se entere de la anomala y
decida en consecuencia, la accin correctiva que proceda, ya que el
subordinado no pudo controlar esa variable. El sistema guarda esta
anomala de la variable y la mantiene en el nivel superior hasta que sea
superado el inconveniente o la pasa a su vez al nivel de ms arriba
jerrquicamente.
El sistema contiene una lgica de automatizacin de la comunicacin para
que los encargados respectivos puedan analizar y controlar la informacin y
2

Es interesante destacar que ya Stafford Beer a partir de los aos 60, plante la factibilidad de administrar
aplicando los principios cibernticos, en sus ya clsicos tres libros: Ciberntica y Administracin ,
Decisin y Control y The Brain of the Firm.

tomar la accin correctiva, la cual es almacenada como conocimiento, que

sirve de base, a su vez, para otras acciones y para tomar decisiones.
Como se puede apreciar, el modelo descrito, no es otro, que un fenmeno
de comunicacin y control durante la operacin, en diferentes niveles de
decisin que interactan sistmicamente.
La factibilidad tcnica y econmica del sistema ha sido demostrada a travs
de una aplicacin piloto en una empresa textil en Chile. En la figura adjunta
se muestra cmo se representa una de las variables, Ventas mensuales,
en uno de los Centros de Responsabilidad de nivel jerrquico n, definidos
en la empresa piloto. All se muestra el estado de excepcin en el periodo
3m, mientras que el estado algednico se observa en el periodo 5-6-7, en el
que se ha superado el lmite algednico de 2 periodos seguidos de
excepcin.

Ejemplo de Variable a controlar

Lmite inferior

Valor esperado
Valor real

Pe
ro
do

50

Lmite superior

100

Ventas (MM$)

150

Desviacin
durante un
perodo: El
responsable de la
Unidad
Autnoma, toma
las decisiones

Desviacin por
varios perodos:
El encargado
del nivel
superior toma
las decisiones