Administracion de AlmacenesEl departamento de compras es responsable de los materiales hasta su uso, por lo tanto

en muchas empresas el recibo y almacenamiento esta bajo el departamento de

materiales.
Responsabilidades : servicio y control
Servicio-departamento de produccin
Control y seguridad de un activo
Funciones del gerente de almacen
Desarrollar sistema de clasificacin, localizacin, y proteccin contra dao al
inventario y provicin hacia otros departamentos
Control-indirecto
Enfoque proactivo - evitar mal uso, deterioro obsolecencia, uso efectivo de espacio
escaso

Recibo de materiales
Es una funcin de tipo clerical, requiere exactitud
Problemas
Faltantes
Material daado
Envio a medias
Unidades no ordenadas
Reporte de Documento: hecho por la persona que recibe los
Materiales, que detalla lo siguiente (requiere exactitud)

Informacin del suplidor

Procedimiento
1.
Descarga y verificamiento del envio
A. El contenido de containers se verifica contra el manifiesto y se verifica dao externo
y se anota en el reporte
2.

Descarga del container en la fbrica

A. El clerk verifica que los materiales y la cantidad recibida contra lo que indica la
copia de la orden de compra
B. Verifica si hubo dao o no en los materiales

3.

Procedimiento del reporte de recibo de mercancia

(no hay procedimento uniforme)
Al finalizar inspeccin se hace las anotaciones en el mismo documento.
Se anota las observaciones, anotacopnes en otro documento aparte que se
aade al reporte o se anade directamenter a la informacin a la computadora.
Informes a departamento de:
compras
contabilidad
inspeccin o control de calidad
empresa que hizo el envio

4.

Envio de materiales (Materiales oue no son almacenados)

El departamento de recibo de materiales se hace cargo de enviar los items al
departamento correspondiente.
Materiales que son almacenados
El departamento de recibo es responsable del envio o los departamentos son
responsables de buscar los envios internos
Escenario justo a tiempo
Los materiales comprados son enviados al punto de uso sin pasar por el departamento
de Recibo de Materiales

Codificacin de Barras-identificacin de producto

Ha ido en aumento-alrededor del 25% del total de las industrias
Aplica a mayoristas y detallistas del producto
Existen alrederdor de 12 cdigos
Mas comunes
1.
2.
3.

Cdigo de producto universal

Cdigo 39
Codabar

Se puede utilizar el cdigo de barras para Identificacin y recibo de materiales

Se pasa la mquina de scanning por el cdigo del producto y esta es
registrada en un sistema de informacin.

Identificacion de materiales
Escenarios de identificacin de tiendas-manejo y almacenaje de materiales
Diseo y control de un sistema (identificacin y manejo de materiales)
Existencia de un catalogo de producto
Debera ser entendible por todos
Sistemas de identificacin
Uso interno-rapidez en el proceso
Uso externo-tiene como objetivo la facilitacin de las transacciones en ventas
(comprador y el suplidor tienen el mismo Cdigo de identificacin)
A cada item es asignado una codificacin
De 6 -10 nmeros
Ejemplo :

2-140-021-508

1 materia prima
2 partes comprada
3 partes manufacturada
4 trabajo en proceso
5 supplies de mro
Dgitos indican la clasificacin
Clase genrica
Siguientes -subclases
ltimo conjunto de dgitos numero del Item especifico
Items son clasificados por la numeracion
(000-999)
Cada organizacin debera desarrollar su propio sistema de Identificacin de producto de acuerdo a
sus necesidades
2do sistema de clasificacion-mnemnico: Combina letra y nmeros
Es til cuando se utilizan pocos items
3er mtodo: Identifican la parte manufacturada tomando como dato el dibujo de ingenieria
Aplica solo a partes manufacturadas y no incluye los otros Items

Identificacin fsica de los items

I.
Anotar la localizacin en el almacen de todos los Items que se encuentran en el
catlogo
2.

Cada item debera ser asignado a cada lugar en el almacen y debera ser anotado en el
catlogo del producto o en un sitio accesible para que pueda ser localizado el item

3.

Cada item debera ser asignado un nmero de Identificacin el cual sera visible o con
una abreviacin del nombre

Sistemas almacenados-cerrados o abiertos

I

cerrado
Items estan almacenados fsicamente en un sistema controlado y cerrado
Recibos, y salidas de items anotados,en un inventario perpetuo dentro de un sistema
de Informacin
Inventario fsico
Hay diferencias entre el inventario de la maquina vs inventario real
Mnimo de una verificacin anual del inventario total
Si hay grandes diferencias la verificacin de Inventario deber ser mas frecuente
Creacin de una cuenta de inventory over, short and damage account"
Estrategia para agilizar verificacin de Inventario:
Usando un sistema de cdigo de barra en las areas de recibo y almacenamiento
de Inventario. Para ello los items de inventario deberan ser codificados
previamente y se contabiliza con una mquina portatil de rayos laser

Formas de evaluar inventario

Inventario anual fisico-final del ao. Se detiene la produccin y se contabiliza
Los niveles de inventario (presin de tiempo)
"cycle count " llamado inventario continuo
La empresa divide el inventario total en 52 grupos y semanalmente se procede a
contabilizar el grupo de la semana
Ventajas:No hay que detener la produccion y no hay presin de tiempo
Low point inventory:- inventario nivel mnimo
Inventario fsico de tipo irregular cuando
Los niveles de inventarios se encuentran bajos (tiempo utilizado es menor)

El metodo utilizado debera ser uno adecuado que pueda ser eficiente en la
presentacin de informes Financieros externos
Localizacin del sitio de almacenaje-layout
Escenario descentralizado
Minimize la transportacion y manejo de materiales - cercano al uso
Escenario centralizado
Facilita el control total y la major utilizacin del espacio y recursos
Se utilizan ambos(centralizado y descentralizado) en una misma fbrica
SISTEMAS ABIERTOS
escenario de produccin en masa o de justo a tiempo
I.
2.
3.
4.
5.
6.

No existe cuarto de almacen

El inventario se pone cerca del punto de uso
Materiales se almacenan en tanques,armarios,paletas
El espacio es abierto
El producto es transportado de ese escenario abierto a produccin para
su utilizacin
Pone menos nfasis en el aspecto de control contable del proceso
(no hay record de control, de documento) se hace el ajuste de la
utilizacion al finalizar el periodo

Beneficios de un almacenamiento correcto

I . Visilidad a los materiales
2. Utilizacin eficiente del espacio
3. Minimiza el deterioro y despilfarro
4. Facilita el conteo de materiales
Metodos y equipos en almacenes
Minimizar inventario y actividades que no aaden valor al producto
I

Planificacin
Esencial en el nmero de unidades de almacenes y el layout
Se debe de tener informacion de cada unidad de inventario en un
catalogo de inventario

EQUIPO PARA ALMACENAR MATERIALES

Paletas
Gabinetes
Tanques
Rack
Caso especial-almacen automatizado
Maquinaria especializada manejada por un sistema de informacin y/o robots
METODOS DE ALMACENAMIENTO
Minimizar deterioro y despilfarro
Se utiliza un sistema donde se descarga para ser utilizada las unidades de la
Izquierda y las nuevas se van ponendo en orden a a la derecha
"first in - first out"
Si hay items de inventarios que estan sujetos a la corrosin se debera de poner en reas
secas o ser cubiertas por un anticorrosivos
Sistemas de unidades
El record de inventario debera ser establecido en termino de la unidades Standard de las
unidades almacenadas
Ej.Acero es vendido en unidades de toneladas y en medidas de
Planchas o pies
Por lo tanto en esas mismas medida debera ser identificado y almacenado
LAYOUT Y SUS OBJETIVOS
I.
Un flujo de actividad lineal
2
Manejo y transportacin minima de materiales
y de recursos
3.
Uso eficiente de espacio
4.
Flexibilidad y posibilidades de expansin en el almacen
Direccin - almacen
Cada item de inventario debera tener su lugar asignado en el almacen, de lo contrario
el Item esta perdido
Sistema: Bloques de unidades almacenadas y es Identificado por nombre
Se le da una numeracion a filas y columnas

Organizacin:
almacen
En trminos de organigrama el departamento de almacenes se reporta a
departamento de gerencia de materiales
I.
2.

Posee el peritaje y conocimiento

Desea control total de los Materiales ya que el
Amacenamiento es el ultimo paso en
El proceso de adquirir materiales

departamento de produccin
Un superintendente se reporta al gerente de la actividad del control de la
produccin
I. Produccin es responsable de la creacin de bienes y servicios y
deber tener control de los materiales
2. Control no puede ser hecho por las mismas persona s que compran el
producto