La Oficina de Proyecto PMO aporta valor?

Basado en el estudio el Valor de las PMO realizado por

Deloitte y Universidad Santa Mara

Conferenciante
Ingeniero Informtico, U de Chile,
Diploma en Finanzas UC
Directora Acadmica en Deloitte Chile para la gestin
Corporativa de Proyectos
Docente por ms de 6 aos en Gestin de Proyectos, dicta
cursos y talleres, para empresas de distintas industrias, en la
U.Santa Mara (diplomado), en PMI Chile y en Cofre
Consultores.

Loreto Reyes, PMP

Gerente Consultora
loreyes@deloitte.com

Conferenciante en Congresos de PMI desde 2006 en

Santiago- Chile, Sao Paulo- Brasil, Cancun- Mxico, San Jos
Costa Rica.
Ms de 25 aos, de experiencia en direccin de proyectos TI
en el sector financiero, Banco Chile, Santander, Transbank y
BancoEstado, donde forma la primera Oficina de Gestin de
Proyectos (PMO) para el banco pblico del pas.
Desarrolla consultoras de Evaluacin de Madurez OPM3,
diseo e implementacin de PMOs a empresas.

Agenda

Que es una PMO

El Estudio
Objetivos
Marco conceptual y metodologa
Muestra
Resultados
Caractersticas de la PMO
Valor de la PMO
Conclusiones

Qu es una PMO?
PMBOK Guide 5th. Ed. 2013

Una PMO es una estructura de gestin de la organizacin, que estandariza los procesos
relacionados con la gobernabilidad de los proyectos y provee facilidades para compartir
recursos, metodologas, herramientas y tcnicas.

Definicin genrica de PMO, ya que el rol exacto de depende de muchos

factoresDISEO

Objetivos de una PMO

Monitorear el rendimiento de los proyectos y programas (eficiencia)
Alinear los proyectos y programas con los objetivos del negocio (eficacia)
Desarrollar las capacidades de la organizacin en la Gestin Corporativa
de Proyectos

PMP,PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute Inc.

Gestin Corporativa de Proyectos

(OPM)

La gestin sistemtica de proyectos, programas y portafolios, y su alineamiento con los

objetivos estratgicos de la organizacin
Oficina de
Proyectos
(Project
Office)

Direccin de Programas
o Multi-Proyectos
Direccin del Proyecto

Gestin del
Portafolio de
proyectos

Integracin
Alcance
Tiempo

Costo

Riesgo

Co

E
Ci

Calidad

RR.HH.
Comunicacin
Adquisiciones
Interesados

El propsito de OPM es asegurar que la organizacin realiza los proyectos correctos y distribuye
los recursos crticos apropiadamente.

Dirigir y administrar exitosamente los proyectos correctos!

PMP,PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute Inc.

Tipos de PMOs segn Cobertura

Organizacional

Se distinguen:

Project Office (PO): de un Programa / Proyecto estratgico: el concepto inicial de oficina de

proyectos.

Operativa: de una unidad especfica.

Tctica: de un rea (gerencia, departamento, etc.).

Estratgica: en el primer nivel, usualmente se complementa con las anteriores.

PMP,PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute Inc.

Agenda

Que es una PMO

El Estudio
Objetivos
Marco conceptual y metodologa
Muestra
Resultados
Caractersticas de la PMO
Valor de la PMO
Conclusiones

El Estudio - Objetivos
Presentar una metodologa simplificada para medir la madurez de las
organizaciones en la disciplina de Gestin Corporativa de Proyectos,
basada en PMI
Entregar una visin general del estado de las PMOs en las organizaciones.

Determinar el valor de la madurez en la Gestin Corporativa de Proyectos a

travs de su relacin con la performance de los proyectos dentro de la
organizacin.
Determinar caractersticas de las PMOs que agregan
valor a la organizacin.
Contar con una mirada de la evolucin de las PMOs en las organizaciones.

Madurez en Gestin Corporativa de Proyectos

Desarrollo de las capacidades de una organizacin (o rea), para que los proyectos
estn alineados con los objetivos del negocio.

Dimensiones de Madurez
Metodologas

PMO

Definicin de los procesos a ser

aplicados en las actividades con la
gestin de Portafolios y la direccin
de Proyectos y programas.

Caractersticas y atributos de la
Oficina de Gestin de Proyectos.

Personas

Herramientas
Herramientas de software que
apoya la gestin de portafolios y la
direccin de proyectos y
programas.

Capacidades, habilidades,
conocimientos y experiencia de los
miembros de la organizacin
respecto de la gestin de
portafolios y la direccin de
proyectos y programas.

Madurez en Gestin Corporativa de Proyectos

Las variables principales variables identificadas en relacin al xito de los
proyectos son:
Tamao

Tipo de PMO

Cantidad de
Certificaciones

Funciones que
desempea

Relacin con xito

(proyectos/ negocios)

Edad de la PMO

Nivel de madurez
(OPM3)

Presupuesto

Nivel ejecutivo
Sponsor

Clasificacin organizaciones segn Madurez

Se defini un modelo de madurez que contempla 22 variables para las 4
dimensiones:
Nivel 5 (180-200)

Optimizado

Nivel 4 (140-180)

Nivel 3 (100-140)
Nivel 2 (50-100)
Nivel 1 (0-50)

Gestionado
Definido

Repetible
Inicial

11

Performance de la Organizacin
Mide el resultado de los proyectos de la organizacin en relacin al cumplimiento de
sus objetivos y las restricciones impuestas al proyecto por la organizacin: plazos,
presupuesto, recursos disponibles, uso del producto y su satisfaccin, etc.

Factores esenciales
1. Porcentaje de proyectos que terminan dentro del plazo.

2. Porcentaje de proyectos que terminan dentro del presupuesto.

3. Porcentaje promedio de sobrecostos.

4. Porcentaje promedio de sobretiempos.

5. Proceso de medicin de la satisfaccin de los clientes.

6. Resultados de proceso de medicin de la satisfaccin de los clientes.

7. Uso de productos o servicios desarrollados por los proyectos

12

Clasificacin segn Performance

Segn los resultados de estos factores las organizaciones fueron clasificadas
como organizaciones de
29

Nivel superior: Grupo de

organizaciones con mayor cantidad de
proyectos dentro del plazo y
presupuesto menor promedio de
sobrecostos y sobretiempos y mejor
satisfaccin del cliente.

Performance Alta

Performance Media Alta

Performance Media Bajo

Performance

Nivel inferior: Grupo de organizaciones

con menor cantidad de proyectos
dentro del plazo y presupuesto y
mayor promedio de sobrecostos y
sobretiempos y sin conocer
satisfaccin del cliente.

Baja

13

Proceso del Estudio

Encuesta
Diseo Encuesta
Determinacin de
Base de clientes
Seleccin y prueba
de plataforma

Web

Envo y
Recoleccin
Muestra Piloto
Envo de invitacin
Recepcin de
resultados
Seguimiento del
proceso

Anlisis de
respuestas

Presentacin
del estudio

Anlisis
demogrfico
Inteligencia
de datos
Conclusiones

Desayuno con
empresas
participantes
Anlisis
entrega de
estudio.

Muestra
Industrias

Cantidad encuestados y perfil

Industria de la Empresa
(de la PMO)
5% 4%
6%

Invitados a participar: 500 organizaciones.

Technology, Media and
Telecommunications
Financial Services

30%

9%

125 Organizaciones

Lder o responsable de la PMO (60%).

Public Sector

Miembro o personal de la PMO (18%).

Energy and Resources

Gerente del rea al que la PMO reporta

o pertenece (10%).

13%

Consumer Business
13%

Participaron:

Otro interesado o participante de la PMO

(12%)

22%

Otros

Tamao de las organizaciones

rea en la que la PMO se desempea

Grandes 85%
PYMES 15%

15

Agenda
Que es una PMO
El Estudio
Objetivos
Marco conceptual y metodologa
Muestra
Resultados
Caractersticas de la PMO
Valor de la PMO
Conclusiones

16

Caractersticas de la PMO
Estado
Edad de las PMO: Menor de 3 aos
en 74% de empresas.

Desarrolla e implementa
metodologa: 75%

Las PMOs ms jvenes menos

de 2 aos - son de Marketing y
Ventas

Reporta estado de proyectos: 73%

60% reside en areas de TI, 12% en

Ingeniera

58% reside en Unidad ejecutora de

proyectos .
Promedio de 5 integrantes, con
menos de 5 aos de experiencia en
direccin de proyectos.

Mas del 70% de las PMO estn

en etapa de desarrollo inicial.

Factores de xito
resueltos

Servicios Prioritarios

Monitorea y controla desempeo

de proyectos: 66%

62 % de las PMOs cuentan con

sponsor ejecutivo que reconoce
su valor
60% indica que provee valor a la
empresa, mayor que slo reportar
el estado de los proyectos.

Desarrolla y administra la PMO:

61%

El liderazgo de la PMO tiene una

visin de la gestin Corporativa de
Proyectos y del negocio

Desarrolla y mantiene un panel de

Control: 59%

Los factores menos resueltos son:

Provee metodologa de proyectos

en distintos grados de formalidad:
92%

18% realiza gestin de

recursos.

14% desarrolla las

competencias

Entre las 10 funciones

prioritarias no hay funciones
sobre personas ni herramientas.

17

Quedan factores por abordar.

Prcticas de Gestin Corporativa de Proyectos

Indicadores de Rendimiento

Plan de Proyectos
90% desarrolla el cronograma.

Un 78% planifica con un presupuesto

Un 77% cuenta con una Ficha de Proyecto

Indicadores de rendimiento ms comunes son:

Desviacion de plazos, % de avance completado y
desviacin de costos.

Un 60% hace gestin de alcance, pero slo un

42% utiliza EDT.

Los indicadores especificos de direccin de

proyectos, como EV (valor ganado) y esfuerzo
incurrido no son muy utilizados.

Menos del 26% desarrolla plan de interesados y

comunicaciones.

Se empiezan a utilizar indicadores de

metodologas giles

18

Prcticas de Gestin Corporativa de Proyectos

Gestin de Costos
Slo un 62% de los casos indica que se gestionan
los costos.
Un 73% de los casos indican que la mayora de
sus proyectos no cumplen con el presupuesto.
Slo un 75% indica que controla el sobrecosto
En el 22% de las organizaciones, se presentan
niveles de sobrecostos superiores al 50%.

Gestin del Tiempo

Un 90% de las empresas gestionan los plazos.
En un 82% de los casos indican que sus proyectos
no cumplen los plazos planificados.
Sin embargo, slo el 79% indica que controla el
sobretiempo . Hace falta la definicin de mtricas
ms precisas.
Un 41% de los proyectos terminan dentro del
plazo (o menor) lo que representa una buena
performance.

19

Valor de la PMO
Madurez v/s Performance
Las organizaciones con madurez
Gestionada, representan un 3.2%
de la muestra y no presentan
performance de proyectos baja.
Los niveles de madurez Repetible y
Gestionada, presentan la mayor
concentracin de casos (55% y
37%). Estos niveles presentan la
mayor dispersin de la performance
(en los 4 niveles).
En el nivel de madurez Repetible
(55%) la mayor cantidad de casos
(25% del total) presentan
performance media baja.
No hay organizaciones en madurez
optimizada.

Desafos actuales

Desafos Futuros

Mejorar aspectos
metodolgicos y despliegue de
procesos.

Implementar metodologa de
gestin de portafolio,
61%
proyectos y programas.

Mejorar la adherencia a los

procesos.

Evolucionar en los servicios

55%

Demostrar el valor de la PMO

en la organizacin.

hacia la estrategia.

Que el universo de proyectos

sea gestionado con la
participacin de la PMO.

Implementar herramientas 40%

de apoyo.

Entrega un plan de accin para

el despliegue de la PMO.

Las organizaciones maduras

aumentan la performance de sus
proyectos.
20

Necesidades alineadas con el

modelo de madurez.

Valor de la PMO
Desafos de las PMOs para los prximos 12 meses

El principal desafo es la implementacin o mejora de sus procesos.

El desarrollo de competencias de las personas no est dentro de los principales desafos.

Implementar o mejorar metodologas para la gestin de portafolios

y la direccin de proyectos y programas
Evolucionar la oferta de servicios de la PMO hacia una visin
estratgica
Implementar alguna herramienta de apoyo a la gestin de
portafolios y la direccin de proyectos y programas

61%
55%

40%
31%

Definir los servicios de la PMO

30%

Capacitacin del equipo de proyectos en gestin de proyectos

26%

Evaluar el nivel de madurez de la PMO

21%

Desarrollo de competencias interpersonales del equipo de proyecto

9%

Contratar personal de apoyo para la PMO

5%

Conocer las competencias de los profesionales

6%

Otros

21

Valor de la PMO
El efecto ms importante de la PMO est en el aumento de los proyectos dentro del
presupuesto (39% de aumento) y el aumento de la cantidad de proyectos gestionados
(37% de aumento).
Por otro lado, los efectos ms recurrentes son la disminucin de los proyectos fallidos
(en un 20% de las organizaciones) y los atrasos de los proyectos (en un 19% de las
organizaciones).
Hay un
promedio de %
34%
29%
28%

39%

37%
27%
39%
36%
23%
19%

Del Item
Disminucin de proyectos fallidos
Disminucin de atrasos en los proyectos
Aumento de proyectos dentro del plazo
Aumento de la cantidad de proyectos gestionados
Disminucin del sobrecosto de los proyectos
Aumento de proyectos dentro del presupuesto
Aumento en la adherencia a los procesos de gestin
de proyectos
Aumento en la productividad de los equipos de
proyecto
Aumento de aumento del presupuesto de los
proyectos gestionados
22

En un % de las
Organizaciones
20%
19%
18%
17%
14%
13%
12%
10%
10%

20%

Agenda
Que es una PMO
El Estudio
Objetivos
Marco conceptual y metodologa
Muestra
Resultados
Caractersticas de la PMO
Valor de la PMO
Conclusiones

23

Conclusiones
Madurez vs Performance
Performance de los proyectos

Madurez en
Gestin Corporativa de Proyectos

14%
3%

7%

Inicial

5%

Repetible
0%

Alta

Definido

37%

Gestionado

55%

42%

Optimizado

37%

Media
Alta
MediaBaja
Baja

Una organizacin con un nivel alto de madurez no slo permite tener un alto
nivel de performance sino que tambin permite generar una mejora continua a
travs del tiempo.

24

Conclusiones
Madurez vs Performance
Performance

Madurez

25

Caractersticas comunes de PMOs exitosas

Factores crticos de xito
La PMO cuenta con sponsors a nivel ejecutivo que tienen muy claro su valor
La PMO est estructurada adecuadamente para prestar el conjunto de servicios
requeridos por el negocio y son de alta calidad
El rendimiento de la PMO es medido adecuadamente y es claro quienes son los
responsables de cada uno de los indicadores asociados
El rendimiento de los proyectos bajo la gestin de la PMO es medido
adecuadamente
El personal de la PMO es calificado y tiene amplia experiencia prctica y
conocimientos en Gestin Corporativa de Proyectos
Existe un proceso definido y claro para el desarrollo de las competencias en Gestin
Corporativa de Proyectos
Existe un proceso de gestin de recursos para estimar y asignar de manera ptima
los recursos a los proyectos
El liderazgo de la PMO tiene una visin de la Gestin Corporativa de Proyectos as
como del negocio
La PMO provee un valor agregado mucho mayor que el slo hecho de reportar el
estado de los proyectos

26

Diseo e implementacin de una PMO

En primer lugar, se requiere patrocinio

Segundo se debe identificar el nivel de madurez en el que se

encuentra la Organizacin

En tercer lugar, disear la PMO segn el grado de madurez

En cuarto lugar, contar con asesora especializada

Implementar la PMO mediante la ejecucin de un proyecto!

Disear PMO
1. Planificacin
Objetivos

Planificacin
detallada del proyecto
de diseo de la PMO

2. Diseo

Mejora continua
3. Iniciativas de
corto plazo

4. Iniciativas de
largo plazo

Diagnstico situacin
actual
Diseo componentes
PMO
Transferencia
conocimientos y
entrega

Gestin del
cambio

Entrenamiento, acompaamiento, coaching

27

Conclusiones
Madurez en sus 4 dimensiones
Metodologas

PMO

Slo 4% alcanza el nivel Gestionado (0

en nivel Optimizado) y todas tienen
performance Alta o Media-Alta. En el
otro extremo, el 7% est en el nivel
Repetible y todas tienen performance
Baja o Media-Baja.

Slo 18% de las organizaciones

alcanza el nivel Gestionado (0 en nivel
Optimizado). Y de ellas un 72% tiene
performance Alta o Media-Alta.
El 40% est en el Nivel Inicial o
Repetible. Y de ellas un 64% tiene
performance Baja o Media-Baja.

El 33% est en el nivel Definido y el

59% de ellas tienen performance Alta o
Media-Alta.
Es la dimensin qu ms afecta la
performance.

Es la segunda dimensin ms
importante en relacin a la
performance.

La inversin ms efectiva en el
camino de mejora

La PMO como agente de cambio

Herramientas

Personas

Bajo nivel de madurez.

El 72% de las organizaciones est en

los niveles Inicial o Repetible

Los resultados no permiten concluir su

impacto sobre la performance.

Los resultados no permiten concluir su

impacto sobre la performance.

No se estn aprovechando las

ventajas de contar con herramientas
integradas.

Las otras dimensiones requieren

personas competentes.
28

Loreto Reyes: loreyes@deloitte.com