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institucional
POI
El Plan Operativo Institucional (POI) es un
instrumento de gestin de corto plazo que
define las actividades que se llevarn a
cabo en perodos de un ao, para el logro
de los resultados previstos en el Plan
Estratgico Institucional
Ruly Nelson
[Seleccionar fecha]
Plan
operativo institucional
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PRESENTACIN
El presente trabajo especfico tiene por finalidad que los alumnos de la
Universidad Nacional De San Agustn Arequipa, en especial los de la Facultad
De Administracin, conozcan los fundamentos del plan operativo institucional,
as como las pautas metodolgicas bsicas para su elaboracin, de modo que
este instrumento de gestin institucional se convierta en una verdadera y
efectiva herramienta que contribuya a fortalecer el desempeo municipal para
alcanzar el desarrollo local.
Plan
operativo institucional
Contenido
PRESENTACIN..................................................................................................3
EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO...............................4
importancia........................................................................................................4
objetivo..............................................................................................................7
Con un buen planeamiento institucional de corto plazo, podemos evitar........7
Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo...............................8
Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de
planeamiento institucional de corto plazo:........................................................8
EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL.............................................................9
el plan operativo es necesario porque..............................................................9
los objetivos del plan operativo institucional...................................................10
importancia......................................................................................................10
relacin entre pei y el poi................................................................................10
diferencias entre el pei y el poi........................................................................11
EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL......................................................11
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL..............12
cmo se elabora un plan operativo institucional (poi)?................................12
explicacin:......................................................................................................12
ESTRUCTURA DEL PLAN.................................................................................13
qu contiene el plan operativo institucional?................................................14
prioridades institucionales..............................................................................14
objetivos operativos de cada dependencia municipal....................................14
programacin de metas operativas.............................................................14
responsables...................................................................................................15
cuadro de necesidades.................................................................................15
3
Plan
operativo institucional
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL..............15
1.
2.
3.
4.
5.
SECUENCIAR
LAS
ACTIVIDADES
EN
FUNCIN
DEL
CRONOGRAMA DE TRABAJO......................................................................20
6.
PREVISIN DE GASTOS.....................................................................20
PROCEDIMIENTO
PARA
FORMULAR
EL
PLAN
OPERATIVO
INSTITUCIONAL................................................................................................21
El plan operativo institucional debe elaborarse participativamente...............22
Prioridades institucionales..............................................................................22
Pasos..............................................................................................................22
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN....................................24
Fase 1: El Alineamiento..................................................................................24
Fase 2: Los Requerimientos............................................................................27
Pueblo Organizado y/o Ciudadanos de la Provincia de.........................27
Huarmey......................................................................................................27
reas Funcionales de la Municipalidad Provincial de.........................28
Huarmey......................................................................................................28
Base de Datos de la Oficina de Programacin de Inversiones..........28
Fase 3:Las Fuentes de Recursos y su Dimensin.........................................29
Fase 4: Oportunidad de los Recursos.............................................................29
Fase 5: Criterios para la Priorizacin de Acciones y Proyectos.....................30
Alineamiento Estratgico.......................................................................30
Sostenibilidad........................................................................................30
Impacto Econmico...............................................................................30
Transversalidad con la Problemtica Local..........................................30
Impacto Social.......................................................................................30
Fase 6:
Plan
operativo institucional
Estructura de Gestin del Plan Operativo Institucional......................................36
fases e interfases del plan operativo institucional..........................................36
BIBLIOGRAFA...................................................................................................37
IMPORTANCIA
Permite a la municipalidad organizar los esfuerzos y recursos municipales para
lograr los objetivos y metas que se proponga anualmente.
OBJETIVO
Facilitar las condiciones para que el personal y las dependencias de la
municipalidad respondan adecuadamente a las exigencias propias de los
procesos clave municipales, de manera organizada, sincronizada y evitando
superposiciones, para elevar la calidad, eficiencia y efectividad de la gestin de
las dependencias municipales.
El planeamiento de corto plazo debe tener presente el rol especfico1 que le
toca desempear al gobierno local en el desarrollo de su localidad, pues la
gestin institucional debe perseguir objetivos y metas que aporten al proceso
de desarrollo local, coadyuvando al fortaleciendo institucional de la
5
Plan
operativo institucional
municipalidad en el mediano plazo. Es por ello que el planeamiento institucional
de corto plazo debe tambin tener en cuenta las orientaciones estratgicas
contempladas en el plan de desarrollo institucional.
El "activismo" institucional
La "dispersin" de los escasos recursos disponibles
La "superposicin" de actividades
La descoordinacin" entre el personal o las dependencias municipales.
Plan
operativo institucional
Plan operativo institucional
Plan
operativo institucional
las prioridades institucionales y del desarrollo local y, a falta de
informacin institucional, son elaborados en base a datos histricos o
determinados "al ojo" por el responsable de su elaboracin, dado que no
se elaboran con la participacin de todo el personal de la municipalidad.
6. La visin de "compartimiento estanco" que tienen los sistemas
administrativos nacionales, no permite a las municipalidades advertir la
relacin entre tales instrumentos, ni mucho menos advertir que si bien
son tres instrumentos, forman parte de un nico proceso, al que hemos
denominado planificacin institucional de corto plazo.
Plan
operativo institucional
2. Enfocar la gestin institucional en el logro de las prioridades
establecidas en el presupuesto participativo, el plan de desarrollo
institucional y el plan de desarrollo concertado.
3. Identificar el papel de cada dependencia municipal para el mejor
desempeo de la misin municipal.
IMPORTANCIA
El POI es una herramienta que traza el camino por el que se debe conducir la
institucin en un ao calendario, conteniendo las principales actividades y
proyectos que se desarrollarn en concordancia con los objetivos y lneas
estratgicas establecidas en el PEI. Esto lo hace un proceso integrador y de
trabajo colectivo que, a partir de consensos respecto de las acciones,
proyectos, metas e indicadores, permite alinear y ordenar el trabajo institucional
de un ao.
Plan
operativo institucional
EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL
Que es plan estratgico institucional (PEI)?
El documento donde se refleja cuales son las estrategias a seguir para el logro
de los objetivos trazados a mediano plazo, esta encaminado a la construccin
de una visin compartida de futuro y el establecimiento de objetivos
estratgicos institucionales, en el cual se identifican las orientaciones
fundamentales que guan en el mediano y largo plazo a la institucin; en tal
sentido obedece a la revisin de las siguientes preguntas
Quienes somos?
Por que existimos?
Hacia donde vamos?
Que ofrecemos?
Como lo hacemos?
En la prctica, es el proceso que permite traducir la misin, visin, y estrategia
en resultados tangibles.
De acuerdo al articulo 7 de la LEY N 2841
7.2 El Titular de la Entidad es responsable de:
i. Efectuar la gestin presupuestaria, en las fases de programacin,
formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin, y el control del gasto, de
conformidad con la Ley General, las Leyes de
Presupuesto del Sector Pblico y las disposiciones que emita la Direccin
Nacional del
Presupuesto Pblico, en el marco de los principios de legalidad y presuncin de
veracidad, as como otras normas.
ii. Lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo
Institucional y
Presupuesto Institucional se reflejen en las
Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.
Funciones,
Programas,
Plan
operativo institucional
PASOS PARA ELABORAR
INSTITUCIONAL
EL
PLAN
OPERATIVO
EXPLICACIN:
El Plan Operativo Institucional POI, y es un instrumento de gestin de carcter
anual que se elabora tomando como base las Directiva N 002-94 del INAP y
de acuerdo a los lineamientos generales Ley N 28411, que en su artculo 71,
inciso 71.1, seala que su elaboracin deber tener en cuenta el Presupuesto
Institucional (programacin de ingresos y gastos), el Plan Estratgico
Institucional (PEI) que debe ser concordante a su vez, con el Plan de
Desarrollo Local Concertados (PDC).
Asimismo los Planes Operativos Institucionales- POI, reflejan las Metas
Presupuestarias que se espera alcanzar para cada ao fiscal y constituyen
instrumentos administrativos que contienen los procesos a desarrollar en el
corto plazo, precisando las tareas necesarias para cumplir las Metas
Presupuestarias establecidas para dicho perodo, as como la oportunidad de
su ejecucin, a nivel de cada dependencia orgnica.
Al respecto el artculo 8 de la Ley N 28411, el Presupuesto constituye el
instrumento de gestin del Estado que permite a las entidades lograr sus
objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI).
Asimismo, es la expresin cuantificada, conjunta y sistemtica de los gastos a
atender durante el ao fiscal, por cada una de las Entidades que forman parte
del Sector Pblico y refleja los ingresos que financian dichos gastos.
11
Plan
operativo institucional
Esta misma norma seala que el Titular de la Entidad es responsable de lograr
que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y
Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas,
Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.
Plan
operativo institucional
Prioridades institucionales
Son los lineamientos generales, las polticas pblicas locales, que todas las
dependencias municipales debern observar en su gestin operativa durante
un determinado ao. Estas prioridades se enmarcan dentro de los objetivos
estratgicos establecidos en el plan de desarrollo institucional, de modo que la
municipalidad pueda contribuir al desarrollo local
Responsables
Son las personas y/o dependencias que se harn cargo del cumplimiento de
las metas operativas programadas
13
Plan
operativo institucional
Cuadro de necesidades
Es el documento que contiene los requerimientos para las adquisiciones o
contrataciones que sern necesarias realizar para lograr las metas operativas
programadas.
EL
PLAN
OPERATIVO
Plan
operativo institucional
Entonces, al definir las prioridades institucionales, las autoridades
municipales deben tener en cuenta:
1. La manera cmo se estn desenvolviendo los procesos clave de
la municipalidad.
2. La manera cmo quisieran que dichos procesos clave funcionen.
3. Los objetivos estratgicos del plan de desarrollo institucional y los
compromisos asumidos por la municipalidad con respecto al plan
de desarrollo local concertado.
15
Plan
operativo institucional
A partir de las metas operativas as determinadas, podrn proponerse
indicadores para medir la gestin operativa de la municipalidad, en
trminos de eficacia, eficiencia, impacto, cobertura, calidad, rendimiento,
entre otros criterios.
16
Plan
operativo institucional
17
Plan
operativo institucional
No confundamos una meta operativa con las tareas o trabajos para
llevarla a cabo. Las tareas y los trabajos constituyen las acciones
operacionales necesarias para lograr un determinado producto
intermedio o final (meta operativa).
Las tareas son las acciones de carcter operacional inscritas en una
actividad (ca-tegora presupuestaria). Los trabajos constituyen acciones
operacionales inscri-tas en un proyecto (categora presupuestaria).
18
Plan
operativo institucional
6. PREVISIN DE GASTOS
Las dependencias municipales deben detallar todos los bienes y
servicios as como el equipamiento necesario que necesitarn para el
cumplimiento de sus metas operativas, y para ello, deben llenar un
formato denominado cuadro de necesidades. El requerimiento no existe
si es que no se precisa a qu meta operativa contribuye. No se trata de
pedir por pedir. Se trata de sealar lo que realmente se necesita para
cumplir con las metas operativas.
19
Plan
operativo institucional
PROCEDIMIENTO
PARA
FORMULAR
OPERATIVO INSTITUCIONAL
EL
PLAN
20
Plan
operativo institucional
El
plan operativo
participativamente.
institucional
debe
elaborarse
Prioridades institucionales
No es posible contar con un buen plan operativo institucional si es que las
dependencias y el personal no saben cules sern las prioridades de la accin
municipal para dicho perodo. Es importante que las autoridades municipales
definan y comuniquen oportuna mente las polticas pblicas locales, de modo
que se propongan los objetivos y metas operativas para el ejercicio anual en
funcin de las mismas.
Pasos
Paso 1: Elaborar una directiva sobre la formulacin del POI. El responsable de
su elaboracin debe ser el gerente de planeamiento y presupuesto o el que
haga sus veces.
El contenido de la directiva ser el siguiente:
Objetivos y alcances.
Base legal.
Definicin de los objetivos generales, parciales y especficos. Los objetivos
generales son los objetivos de la municipalidad; los objetivos parciales vienen a
ser los objetivos de cada gerencia; por su parte los objetivos especficos son
aquellos que cada unidad orgnica define.
Ejemplo:
Objetivo General N 1: Mejorar la prestacin de los servicios municipales
Objetivos parciales:
Plan
operativo institucional
22
Plan
operativo institucional
Fase 1: El Alineamiento
El primer paso es el alineamiento entre el Plan Estratgico (Plan de
Desarrollo Concertado-PDC y Plan de Desarrollo Institucional) en donde
se encuentran representados los grandes retos de la gestin territorial, con
23
Plan
operativo institucional
el
Plan Operativo Institucional, este alineamiento debe dar lugar
indefectiblemente a una gestin institucional moderna, eficiente, eficaz y
oportuna.
De manera objetiva esta fase debe permitirnos identificar los grandes ejes
estratgicos, a manera de ejemplo utilizaremos a la Municipalidad Provincial
de Huarmey y los documentos elaborados en el PDC, PDI y POI para este
gobierno local,
en este caso tenemos los ejes estratgicos, los
mismos que han sido ya definidos en el Plan de Desarrollo Concertado y
son los siguientes:
24
Plan
operativo institucional
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25
Plan
operativo institucional
Plan
operativo institucional
priorizacin que es puesto en conocimiento de los agentes participantes, de
tal manera que al finalizar el proceso quede meridianamente claro que
proyectos fueron seleccionados y cuales no alcanzaron un puntaje
suficiente para su incorporacin en la agenda de inversin del ao
siguiente.
En resumen el presupuesto participativo es una fuente importante para
establecer los requerimientos de la gestin territorial y la articulacin de
los mismos con los ejes estratgicos.
reas Funcionales de la Municipalidad Provincial de
Huarmey.
Otra importante fuente para obtener informacin sobre las necesidades no
cubiertas como parte de la gestin territorial son
las
propias
reas
funcionales relacionadas con la formulacin y evaluacin de proyectos de
distinta naturaleza relacionados con su responsabilidad funcional, los
cuales pueden tener las siguientes caractersticas:
1. Proyectos relacionados con los ofrecimientos de la campaa
poltica que deben ser promovidos por el Alcalde Provincial electo.
2. Proyectos relacionados con el rea funcional de Desarrollo Urbano y
tcnicamente orientados al fortalecimiento de aspectos de cobertura
de
necesidades
bsicas,
tales como: luz, agua, desage,
saneamiento catastral y otros.
3. Proyectos orientados al desarrollo social y que deben ser promovidos
por el rea funcional competente.
4. Proyectos relacionados al fortalecimiento institucional, que deben ser
promovidos por las reas funcionales rectoras en materias de su
incumbencia,
tales
como: Planeamiento,
Presupuesto,
Racionalizacin y Sistemas (Desarrollo
Tecnolgico,
Mejora
Continua), Personal(Desarrollo de Capacidades), rganos de Lnea
(Servicio al Ciudadano) y otros.
Base de Datos
Inversiones
de
la
Oficina
de
Programacin
de
Plan
operativo institucional
ltimo caso, proyectos que fueran priorizados en ejercicio anteriores que no
hayan sido ejecutados en su totalidad.
Todos los requerimientos obtenidos a travs de las diferentes
fuentes antes descritas, debern conformar el Listado de
Requerimientos que servirn de base para el debate tcnico en
el Comit de Gestin e Inversiones.
Tal como ya lo mencionramos esta fase es importante para poder tener claro
la cantidad de recursos con los que cuenta el municipio y contar de esta
manera con las dos variables requeridas para el desarrollo de la Fase N 6:
el Alineamiento
Plan
operativo institucional
El contar con informacin fidedigna sobre la oportunidad en la
que se contarn con los montos de las diferentes fuentes de
financiamiento, evitar que se genere un dficit en el Plan
Operativo Institucional, con el consecuente impacto en el
aspecto social y econmico, as como de imagen institucional.
Evitar paralizaciones de obras en ejecucin.
Evitar problemas de ndole social y consecuentemente
acciones cruentas y hostiles de la poblacin hacia sus
autoridades.
Evitar afectar credibilidad de la gestin.
Garantizar oportunidad de entrega de obras.
Facilitar el control y monitoreo del Comit de Gestin e
Inversiones.
Alineamiento Estratgico
Es fundamental que el proceso de priorizacin y seleccin de
inversiones, respete la relacin de las mismas con los ejes
estratgicos y los objetivos estratgicos institucionales contenidos en
ellos.
Sostenibilidad
Grado en que los efectos transformadores derivados de la
intervencin se podran sostener en el tiempo una vez agotada la
ayuda externa o el financiamiento con recursos propios.
Impacto Econmico
Efectos de mediano plazo, directos e indirectos, que pueden ser
derivados de una intervencin (tiene un alcance, por tanto, superior al
de eficacia).
Plan
operativo institucional
ambiental y la defensa de los derechos humanos en todas sus
dimensiones.
Impacto Social
Adecuacin de los objetivos del proyecto al contexto para el que se
realiza, tomando en cuenta los problemas, necesidades y
posibilidades de la poblacin beneficiaria y los objetivos que debiera
perseguir la ayuda.
Fase 6:
A
pesar de que el concepto vertido es bastante sencillo y no depende de
modelos matemticos y formulas complejas, siempre se presentan
dificultades que originan desbalances y falta de proporcionalidad en la
asignacin de recursos a los diferentes proyectos que se requieren
ejecutar y han sido priorizados. A continuacin planteamos algunos
ejemplos que nos permitirn establecer algunos lineamientos que nos
ayudarn a entender cual debe ser la direccin con la cual se debe
orientar el proceso de alineamiento de recursos con los requerimientos.
Ejemplo N 1: Elegir
un
proyecto
al
cual
por
su
envergadura se le debe asignar el 80% de la totalidad de los
recursos.
Ejemplo N 2: Concentrar la eleccin de los proyectos en
uno o dos ejes estratgicos, en desmedro de los dos restantes.
Ejemplo N 3: Elegir proyectos para el inicio de estudios
(perfil bsico) teniendo en el banco de proyectos de la OPI
proyectos similares.
30
Plan
operativo institucional
Ejemplo N 4: Desarrollar
y
elegir
proyectos
de
caractersticas similares y darles tratamiento individual
con la consecuente generacin de sobrecostos tanto en lo
referente a los estudios preliminares como en la ejecucin.
A partir de estos ejemplos podemos entonces establecer los lineamientos
bsicos para el alineamiento de
los recursos disponibles, con los
proyectos priorizados, los cuales enumeramos a continuacin:
El valor individual de los proyectos de inversin elegidos y asignados a los
diferentes ejes estratgicos, no debe exceder como mximo al 5% del total
de los recursos disponibles a travs de las diferentes fuentes de
financiamiento.
El alineamiento de los proyectos elegidos, con los recursos
disponibles, debe reflejar una adecuada dispersin de los mismos en los
ejes estratgicos, para lo cual se recomienda la siguiente
distribucin:
1. Eje Estratgico de Desarrollo Social
2. Eje Estratgico de Desarrollo Econmico
3. Eje Estratgico de Desarrollo Ambiental
4. Eje
Estratgico
de
Desarrollo
15%
40%
30%
15%
Institucional
31
Plan
operativo institucional
Fase 7: Formulacin del Plan Operativo Institucional
Esta fase constituye la etapa final del proceso, en la cual se construye el
instrumento definitivo en donde estarn representados todos los
proyectos que han sido alineados a los recursos existentes.
A pesar de todo lo actuado en las fases anteriores, es fundamental que la
informacin de los proyectos
seleccionados, sea plasmada en un
instrumento que refleje no solo los proyectos en si, sino tambin la
programacin de las diferentes etapas de ejecucin de los mismos.
La
se
de
de
ms
importantes
de
la
32
Plan
operativo institucional
1.1
1.1.1
1.1.1.1
Plan
operativo institucional
g) Tal como se establece en el inciso f, se define cada una de las
etapas y acciones de la ejecucin de los proyectos y se asigna un
plazo de tiempo de ejecucin.
h) Establecidos los cdigos y los plazos se genera en el formato la
programacin de pagos y los montos asignados a cada etapa de los
proyectos a ejecutar, tal como se muestra en el formato ejemplo del
anexo antes sealado.
34
Plan
operativo institucional
Estructura
de
Institucional
Gestin
del
Plan
Operativo
Plan
operativo institucional
detallan las fases e interfaces de esta estructura de gestin Como
complemento de la estructura de gestin presentada.
FASES
E
INTERFASES
INSTITUCIONAL
DEL
PLAN
OPERATIVO
BIBLIOGRAFA
http://www.municipioaldia.com
http://www.minsa.gob.pe/publicaciones/pdf/poi1_ta_an.pdf
http://www.peru.gob.pe/.../plan_13735_plan%20operativo%20institucional.pdf
http://ogpp.pcm.gob.pe/equipo/planeamiento.html
http://www.ongei.gob.pe/bancos/banco_normas/archivos/p01-pcm-poi_2011.pdf
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Plan
operativo institucional
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