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PROCEDIMIENTO No.

Informacin General
Lugar y Fecha:

Guatemala, 3 de octubre de 2015

Unidad:

Direccin Financiera

de

la

Municipalidad

de San Mateo

Quetzaltenango.

Informacin Especfica

Ttulo del Procedimiento Compras por medio del Sistema Compra Directa
Objetivo del Procedimiento: realizar compra mayores de Q.30,000.00 en forma
transparente a travs del sistema de Guatecompras que permite realizar eventos de
Compra

Directa, garantizando

eficiencia

en

tiempo

y calidad

de

bienes,

proporcionando una mejor opcin en la recepcin de ofertas para la Municipalidad de


San Mateo Quetzaltenango y el Estado.
Normas del Procedimiento: siempre se debe tener una SIC-01, realizar justificacin
para compras mayores de Q.30,000.00 y cumplir con el artculo 43 de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Forma (s) del Procedimiento: SIC-01

Descripcin del Procedimiento No.


Nombre de la Unidad: Direccin Financiera de la Municipalidad de San Mateo
Quetzaltenango.
Ttulo del Procedimiento: Compra por medio del Sistema Compra Directa

Hoja 1 de 5

Vigencia:

Autorizado por:

Fecha de Actualizacin:
30-04-2015

No. De Forma: SIC-01

Inicia: Unidad Solicitante

Termina: Auditora Interna


Paso
No.
1

Unidad

Responsable

Unidad Solicitante

Solicitante

Unidad Solicitante

Jefe inmediato de la
Unidad Solicitante

Almacn

Encargado de
almacn

Unidad Solicitante

Solicitante

Unidad Solicitante

Jefe inmediato de la
Unidad Solicitante

Seccin de
Presupuesto

Encargado de
Presupuesto

Seccin de
Presupuesto

Encargado de
Presupuesto

Actividad
Llena y firma formulario de SIC-01
Recibe
y
traslada
SIC-01
al
Departamento de Almacn para que
verifique si hay o no existencia.
Verifica si hay existencia, proporciona el
bien solicitado registrando el egreso en el
libro del almacn. Si no hay existencia, lo
har saber para su compra.
Recibe el bien solicitado o la SIC-01,
para elabora justificacin de Compra
mayor a Q.30,000.00 y traslada a Jefe
Inmediato
Decide si autoriza SIC-01 y firma.
Verifica si existe rengln presupuestario
con saldo disponible, caso contrario
tramitar la transferencia de renglones
que correspondan.
Realiza
asignacin
de
estructura
presupuestaria, firma y sella, de no existir
asignacin se devuelve a la Unidad
Solicitante.

Descripcin del Procedimiento No. ___


Nombre de la Unidad: Direccin Financiera de la Municipalidad de San Mateo Quetzaltenango.
Ttulo del Procedimiento: Compra por medio del Sistema Compra Directa

Hoja 2 de 5

Vigencia:

Autorizado por:

Fecha de Actualizacin:
30-04-2015

No. De Forma: SIC-01

Inicia: Unidad Solicitante

Termina: Auditora Interna

Unidad

Responsable

Paso
No.

Direccin
Financiera

Director Financiero

Alcalda Municipal

Alcalde Municipal

Departamento de
Adquisiciones

Encargado de
Adquisiciones

10

Alcalda Municipal

Alcalde Municipal

11

Oferente

12

Departamento de
Adquisiciones

Encargado de
Adquisiciones

13

Departamento de
Adquisiciones

Encargado de
Adquisiciones

14

Actividad
Confirma la disponibilidad presupuestaria y
capacidad Financiera
Revisa documentos y da el visto bueno en la
SIC-01.
Recibe la Solicitud de Compras verifica que el
bien o servicio no se encuentre en contrato
abierto, que la compra no excede los
Q.90,000.00 (Art. 43 de la Ley) que la compra
es mayor a Q.30,000.00, emite el documento
denominado
Compra
Directa
con
las
especificaciones que entrego el solicitante y
solicita autorizacin para publicar evento de
Compra Directa en Guatecompras.
Evala y aprueba los documentos y autoriza el
evento de Compra Directa.
Prepara oferta econmica y documentos que
solicita la entidad para poder evaluar oferta y
adjudicar, los cuales sern publicados en
Guatecompras.
Verifica en Guatecompras las ofertas, en la
fecha y hora sealada que cumplan las ofertas
con lo solicitado y dejando evidencia de lo
actuado adjudica al mejor oferente de acuerdo
a los documentos de Compra Directa
publicados.
Emite orden de compra
documentacin de respaldo.

adjuntando

la

Descripcin del Procedimiento No.


Nombre de la Unidad: Direccin Financiera de la Municipalidad de San Mateo Quetzaltenango.
Ttulo del Procedimiento: Compra por medio del Sistema Compra Directa
Vigencia:
Hoja 3 de 5

Autorizado por:

Fecha de Actualizacin:
No. De Forma: SIC-01
30-04-2015
Inicia: Unidad Solicitante
Termina: Auditora Interna
Paso
Unidad
Responsable
Actividad
No.
Recibe orden de compra y registra el gasto en el
Direccin
Encargado de
15
rengln correspondiente y traslada a Director
Financiera
Presupuesto
Financiero.
Recibe orden de compra y firma para confirmar
Direccin
Director Financiero
16
disponibilidad Financiera y traslada al Auditor
Financiera
Interno.
Alcalda
Aprueba con visto bueno la orden de compra y
Alcalde
17
Municipal
devuelve al Departamento de Adquisiciones
Departamento
Encargado de
Recibe autorizacin de orden de compra y enva
18
de Adquisiciones
Adquisiciones
copia al proveedor, y encargado de almacn.
Programa fecha y hora para entrega de lo
Proveedor
19
solicitado segn la orden de compra.
Recibe bienes verifica orden de compra, factura,
recibe copia de factura, sella de recibido en
factura original.
Encargado de
Ingresa la descripcin de los bienes. Inicia
Almacn
20
almacn
proceso de Almacn e Inventarios, traslada
constancia del ingreso a Encargado de
Adquisiciones e informa al solicitante la
disponibilidad.
Presenta factura original en compras para
Proveedor
21
tramitar contrasea de pago. Y presentara
documentos de respaldo.
Recibe y verifica factura y documentos, para
Departamento
Encargado de
continuar proceso para pago.
22
de Adquisiciones
Adquisiciones
Remite expediente a Recaudacin Municipal
para tramitar pago.

Descripcin del Procedimiento No.


Nombre de la Unidad: Direccin Financiera de la Municipalidad de San Mateo Quetzaltenango.
Ttulo del Procedimiento: Compra por medio del Sistema Compra Directa

Hoja 4 de 5

Vigencia:

Autorizado por:

Fecha de Actualizacin:
30-04-2015

No. De Forma: SIC-01

Inicia: Unidad Solicitante


Unidad

Recaudacin
Municipal

Auditora Interna

Termina: Auditora Interna


Paso
No.

Actividad

Recaudador

23

Recibe toda la documentacin, la revisa,


contabiliza el gasto, emite el cheque con las
firmas correspondientes y lo entrega al
contratista.

Proveedor o
contratista

24

Recibe cheque de pago

Auditor Interno

25

Evala la ejecucin de este procedimiento


conforme al plan anual de Auditora

Responsable

Diagrama de Flujo No.


Nombre de La Unidad: Direccin Financiera de la Municipalidad de San Mateo
Quetzaltenango.
Ttulo del Procedimiento: Compra por medio del Sistema Compra Directa

Hoja No. 5 de 5
Elaborado por:

Autorizado por:
Revisado por:
Compra por modalidad de Compra Directa
Solicitante

Jefe de Unidad
Solicitante

Encargado de
Almacn

Encargado de
Presupuesto

Director
Financiero y
Tesorera

Alcalda

Encargado de
Adquisiciones

Auditor Interno

Oferente y
Proveedor

Inicio

10

12

11
13

14

15
16

17

18

19

20
21

23

22
24

25

Fin

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA


SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Forma. SIC-01

SOLICITUD DE COMPRAS

Fecha: __________________________

UNIDAD EJECUTORA: ______________________________________________


PROGRAMA: ___________________________

Cdigo:

Atentamente se solicita comprar lo siguiente:


Cantidad

Descripcin del Bien y/o


Servicio

Unidad de
Medida

Valor en Q.
Unitario
Total

Rengln del
Presupue sto

El Bien y/o Servicio ser utilizado para:


_________________________________________________________________________________ _
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Solicitante

Existe Disponibilidad Presupuestaria

_____________________________________
Nombre y Firma del Solicitante

_______________________________________
Firma y Sello del Encargado de Tesorera
Vo. Bo.

____________________________________
Personal asesor en Informtica
(Slo si se trata de equipo de cmputo)

_______________________________________
Nombre y Firma de la Autoridad Competente