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GERENCIA DE LA CONSTRUCCIN

GESTIN DEL ALCANCE DE LOS PROYECTOS

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Gestin del alcance

Son todos los procesos

necesarios para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo
requerido, y slo el trabajo
requerido, para completar el
proyecto con xito.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Preguntas que responde la Gestin del alcance
Cmo determinar que trabajo se tiene que hacer en el
proyecto?
Cmo asegurar que se realice todo el trabajo previsto en el
proyecto?
Cmo asegurar que no se realice trabajo no previsto en el
proyecto?
Cmo asegurar que se obtenga la aprobacin del trabajo
realizado en el proyecto?

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Los Procesos de la Gestin del Alcance de Proyectos
Recopilacin de requisitos
Definicin del alcance

PLANIFICACIN

Creacin de EDT

Verificacin del alcance

CONTROL
Control del alcance
Ing. Juan Carlos Ruiz

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Recopilacin de requisitos
Proceso que consiste en definir y
documentar las necesidades de los
interesados a fin de cumplir con los
objetivos del proyecto.
Los requisitos incluyen las necesidades,
deseos y expectativas cuantificadas y
documentadas del patrocinador, del cliente
y de otros interesados. Estos requisitos
deben recabarse, analizarse y registrarse
con un nivel de detalle suficiente, que
permita medirlos una vez que se inicia el
proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Recopilacin de requisitos
Recopilar requisitos significa definir y
gestionar las expectativas del cliente.
Los requisitos constituyen la base de
la EDT. La planificacin del costo, del
cronograma y de la calidad se efecta
en funcin de ellos.
El xito del proyecto depende
directamente del cuidado que se
tenga en obtener y gestionar los
requisitos del proyecto y del
producto.
Ing. Juan Carlos Ruiz

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Recopilacin de requisitos
ENTRADAS

Acta de constitucin del

proyecto.
Registro de involucrados.

HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
Entrevistas.
Focus Group.
Talleres de facilitacin.
Tcnicas de creatividad
grupal.
Tcnicas de toma de
decisiones grupales.
Cuestionarios y
encuestas
Observaciones.
Prototipos.

SALIDAS

Documentacin de
requerimientos.
Plan de gestin de
requerimientos.
Matriz de trazabilidad de
requerimientos.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Recopilacin de requisitos
Documentacin de requerimientos (Documentation of
Requirements).- Describe como un requerimiento individual
alcanza la necesidad del negocio para el proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Recopilacin de requisitos
Plan de Gestin de Requerimientos (Requirements Management
Plan).- Documenta como los requerimientos sern analizados,
documentados y gestionados a lo largo del proyecto.

Matriz de Trazabilidad de Requerimientos (Requirements

Traceability Matrix).- Es una tabla que relaciona requerimientos
con sus orgenes y los sigue por todo el ciclo de vida del proyecto.
Ing. Juan Carlos Ruiz

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Definicin del alcance
Proceso que consiste en desarrollar una
descripcin detallada del proyecto y del
producto.
Durante el proceso de planificacin, el
alcance del proyecto se define y se describe
de manera ms especfica conforme se va
recabando mayor informacin acerca del
proyecto.
Se analizan los riesgos, los supuestos y las
restricciones existentes, para verificar que
estn completos; segn sea necesario, se
irn agregando nuevos riesgos, supuestos y
restricciones.
Ing. Juan Carlos Ruiz

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Definicin del alcance
En esta etapa, las necesidades, deseos y
expectativas de los interesados se
convierten en requisitos (requerimientos).
La preparacin de una declaracin
detallada del alcance del proyecto es
fundamental para su xito, y se elabora a
partir de los entregables principales, los
supuestos y las restricciones que se
documentan durante el inicio del
proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Definicin del alcance

ENTRADAS

Acta de constitucin del

proyecto.
Documentacin de
requerimientos.
Activos de procesos de la
organizacin.

HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
Juicio de expertos.
Anlisis del producto.
Identificacin de
alternativas.
Talleres de facilitacin.

SALIDAS

Enunciado del alcance

del proyecto.
Actualizacin de la
documentacin del
proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Definicin del Alcance del Proyecto
El alcance del proyecto se define y describe con mayor detalle porque se conoce
mayor informacin del proyecto. Las necesidades, deseos y expectativas de los
interesados se analizan y convierten en requisitos.
Segn el PMBOK:
Alcance (Scope).- La suma de productos, servicios y resultados que se proporcionarn
como un proyecto.
Alcance del Producto.- Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o
resultado.
Alcance del Proyecto.- El trabajo que debe realizarse para entregar un producto,
servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas.

ALCANCE
DEL
PRODUCTO

ALCANCE
DEL
PROYECTO

ALCANCE

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Definicin del alcance
Enunciado del alcance del proyecto
(Project Scope Statement)
Describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario
para crear tales productos entregables. El enunciado del alcance del proyecto
detallado incluye lo siguiente:
A. Objetivos del proyecto.
B. Descripcin del alcance del producto: caractersticas del producto, servicio o
resultado para el cual se cre el proyecto.
C. Requisitos del proyecto: Condiciones que deben cumplir o las capacidades que
deben tener los productos entregables del proyecto.
D. Lmites del proyecto: Mencionar qu est incluido y excluido respecto al
proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Definicin del alcance
E. Criterios de aceptacin del producto: Definen el proceso y criterios para
aceptar los productos terminados.
F. Restricciones del proyecto.
G. Asunciones (Suposiciones) del proyecto.
H. Organizacin inicial del proyecto. Interesados y equipo inicial del
proyecto.
I. Riesgos iniciales definidos.
J. Hitos del cronograma.
K. Limitacin de fondos: Cualquier limitacin aplicada a la financiacin del
proyecto.
L. Estimacin del costo.
M. Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto: Describe el nivel
de gestin de la configuracin y de control de cambios que debe
implementarse en el proyecto.
N. Especificaciones del proyecto: Documentos de especificaciones con los
que debera cumplir el proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Creacin de EDT
Proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el
trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles
de manejar.
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin
jerrquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar
el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear
los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT
representando una definicin cada vez ms detallada del trabajo
del proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Creacin de EDT
ENTRADAS

Enunciado del alcance

del proyecto.
Documentacin de
requerimientos.
Activos de procesos de la
organizacin.

HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
Descomposicin

SALIDAS

Estructura de desglose
del trabajo
Diccionario de la EDT
Lnea base del alcance
Actualizacin de la
documentacin del
proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Crear EDT (WBS)
La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS (Work
Breakdown Structure) organiza y define el alcance total del
proyecto.
La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo
ms pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendente
representa una definicin cada vez mas detallada del trabajo del
proyecto.
Podemos decir que la EDT es la sumatoria de todos los entregables
del proyecto, donde los entregables del nivel mas bajo de la EDT son
llamados paquetes de trabajo (work package).

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Crear EDT (WBS)

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Creacin del EDT

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Creacin del EDT

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Creacin del EDT
Diccionario de la EDT
(WBS Dictionary)
Respalda y acompaa a la EDT. Puede incluir
para cada componente de la EDT:
Un identificador de cdigo de cuenta.
Un enunciado del trabajo.
La organizacin responsable.
Una lista de hitos del cronograma.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Creacin del EDT
Lnea Base del Alcance
(Scope Baseline)
El enunciado del alcance del proyecto detallado y aprobado
(Descrito en el Enunciado del Alcance del Proyecto), as como
su EDT y diccionario de la EDT relacionados, constituyen la
lnea base del alcance del proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Verificar el alcance
Proceso que consiste en formalizar la
aceptacin de los entregables del
proyecto que se han completado.
Incluye revisar los entregables con el
cliente o el patrocinador para
asegurarse de que se han completado
satisfactoriamente y para obtener de
ellos su aceptacin formal.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Verificar el alcance
La verificacin del alcance difiere del
control de calidad en que mientras la
primera corresponde principalmente a la
aceptacin de los entregables, el segundo
se refiere sobre todo a corroborar la
exactitud de los entregables y su
cumplimiento con los requisitos de
calidad
especificados
para
los
entregables. Por lo general, el control de
calidad se lleva a cabo antes de la
verificacin del alcance, pero ambos
procesos pueden efectuarse en paralelo.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Verificar el alcance

ENTRADAS

Plan de direccin del

proyecto.
Documentacin de
requisitos.
Matriz de rastreabilidad
de requisitos.
Entregables validados.

HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
Inspeccin.

SALIDAS

Entregables aceptados.
Solicitudes de cambio.
Actualizaciones a los
documentos del
proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Verificar el alcance
ENTRADAS

Plan de la direccin de proyectos:

Enunciado del alcance del proyecto, incluye descripcin del alcance, los
entregables y los criterios de aceptacin.
La EDT, define cada entregable y su descomposicin en paquetes de trabajo.
El diccionario de la EDT, contiene una descripcin detallada del trabajo y
documentacin tcnica de cada paquete de trabajo.

Documentacin de requisitos, enumera los requisitos tcnicos y de cualquier

otra ndole del proyecto/producto.
Matriz de Rastreabilidad, vincula los requisitos con su origen y los monitorea
a lo largo del ciclo de vida del producto/proyecto.
Entregables validados, los entregables han sido verificados y validados para
corroborar su exactitud a travs del proceso de control de calidad.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Verificar el alcance
SALIDAS
Entregables aceptados, los entregables que cumplen con los criterios
de aceptacin son formalmente aceptados y aprobados por el cliente
o patrocinador, toda esta documentacin es transferida al proceso de
cerrar el proyecto.
Solicitudes de cambio, los entregables que no han sido aceptados
formalmente se documentan junto con las razones por las cuales no
fueron aceptados. Esos entregables pueden necesitar una solicitud de
cambio para reparar los defectos.
Actualizaciones a los documentos del proyecto, pueden actualizarse
todos aquellos documentos que definen el producto o que informan
sobre su estado de terminacin.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Controlar el alcance
Proceso por el que se monitorea el estado del alcance del
proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea base
del alcance.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Controlar el alcance
El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios
solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas
se procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios. El control del alcance del proyecto tambin se utiliza
para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a
los otros procesos de control. Los cambios no controlados a
menudo se denominan corrupcin del alcance del proyecto. Los
cambios son inevitables, por lo que se impone algn tipo de
proceso de control de cambios.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Controlar el alcance
ENTRADAS

Plan de direccin del

proyecto.
Informacin sobre el
desempeo del trabajo.
Documentacin de
requisitos.
Activos de procesos de la
organizacin.

HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
Anlisis de variacin.

SALIDAS

Mediciones al
desempeo del trabajo.
Actualizacin a los
procesos.
Solicitudes de cambio.
Actualizaciones al plan y
a los documentos del
proyecto.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Controlar el alcance
ENTRADAS

El plan de direccin del proyecto:

Lnea base del alcance, la cual se compara con los resultados reales para verificar si es necesario
implementar un cambio.
El plan para la gestin del alcance del proyecto, describe la manera en la cual se gestionar y controlar
el alcance del proyecto.
Plan de gestin de cambios, define el proceso para gestionar los cambios del proyecto.
El plan de gestin de la configuracin, define elementos que son configurables, los que requieren un
control formal de cambios y el proceso para controlar los cambios a estos elementos.
El plan de gestin de requisitos, puede incluir el modo en que se realizara la configuracin

Informacin sobre el desempeo del trabajo: se refiere a informacin sobre

el avance del proyecto tal como los entregables que estn en proceso y los
que han sido finalizados.
Documentacin de requisitos.
Matriz de rastreabilidad.
Activos de los proceso de la organizacin, pudiendo ser afectados:

Polticas, procedimientos y lineamientos existentes.

Mtodos de seguimiento e informacin que se utilizaran.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Controlar el alcance
SALIDAS
Mediciones del desempeo del trabajo, stas pueden incluir
comparaciones del desempeo tcnico planificado versus el real.
Actualizaciones a los procesos de la organizacin, entre las que
pueden encontrarse las causas de las variaciones, las acciones
correctivas y la razn de su seleccin, otros tipos de lecciones
aprendidas procedentes del control del alcance del proyecto.
Solicitudes de cambio, el anlisis del desempeo puede dar origen a
una solicitud de cambio del alcance del proyecto, entonces ser
necesario revisar y volver a emitir un enunciado del alcance, la EDT y
el diccionario de la EDT con los cambios aprobados.

Ing. Juan Carlos Ruiz

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Controlar el alcance
SALIDAS
Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto, pueden ocurrir
actualizaciones a la lnea base del plan del proyecto debido a
solicitudes de cambio aprobadas y en funcin de ello actualizaciones
a otras lneas base de tiempo y costo del proyecto.
Actualizaciones a los documentos del proyecto, pueden actualizarse:
Documentacin de requisitos.
Matriz de rastreabilidad de requisitos.

Ing. Juan Carlos Ruiz