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1 FUNCIONES DE ALMACN
DEFINICIN DE ALMACN: el almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y
funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr
economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la
idea de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y
disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de
ventas, compras, control de inventarios, produccin y distribucin.
La funcin del almacn se integra en el concepto de gestin general de la empresa.
La gestin se define como la administracin y direccin de una empresa atendiendo a una serie de
procedimientos y reglas que, mediante la coordinacin y organizacin de los recursos disponibles,
persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera ms eficaz posible.
El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa y
comprensible de tales objetivos para que l y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para
que puedan delinear las funciones del almacn.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:
1. Recepcin de materiales en el almacn.
2. Registro de entradas y salidas del almacn.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacn.
5. Despacho de materiales.
6. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad.
El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la
empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la
empresa; en la bodega, en las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es
importante por las siguientes razones:
a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las
existencias fsicas (cantidad real en existencia).
b) Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores
monetarios.
c) Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos
de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:
1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el
libro de inventario, conforme la legislacin.
2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la
existencia del material y la aproximacin del consumo real.
5.1.1.2 RECEPCION DE INVENTARIOS
Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres reas en
el almacn, como base de su planeacin.
Recepcin
Almacenamiento
Entrega
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de
la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
Condiciones que impiden el flujo rpido:
1. Espacio de maniobras
2. Medios de manejo de materiales deficientes
3. Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se
descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de
descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras pueden
realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al
ras del piso de almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar la
mercanca.
ZONA DE INSPECCIN:
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga y
almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada
y elaborarse la documentacin de entrada.
ANDN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHCULOS:
El almacn y su andn, elevados del piso de trnsito como lo est el edificio de la planta. Se
sugiere un andn de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o triler. En l
la parte trasera de los vehculos queda arrimada diagonalmente al andn. De esta manera se
ahorra el espacio que ocuparan los vehculos si se colocaran perpendicularmente al andn. El
patio de maniobras de los vehculos requiere 25 metros de largo para triler arrimados
perpendicularmente al andn y slo 22 si lo hacen diagonalmente.
Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente cuando se
almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales
Los materiales de cristal o frgiles deben quedar lejos de mquinas o trfico dentro del
rea de almacenamiento
Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los
estantes con alguna tela.
departamento
nico,
las
excepciones
principales
son
aquellas
grandes
empresas
con plantas mltiples. La recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente
el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
Proceso:
De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa tambin debe
ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el rea de
almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte materiales
de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.
cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin solicita por primera vez
el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operacin normalmente necesitan ser
rediseados o modificados parcialmente en forma peridica para asegurar que estn acordes con
lo actual y no con los requerimientos histricos. Una organizacin se puede clasificar como un
sistema total, y sus subsistemas son:
Subsistema administrativo.
Subsistema operativo.
Subsistema de informacin.