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27! cee er acuie) a ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Planteos para el siglo XXI ae e i oe ae | Manuel Vazquez Murillo 3? edicién ampliada aA Alfagrama Ediciones Indice Claves del libro 13 Los autores Lael como compaiieros permanentes _ . 15 Portada . . a + a0 se eee eee : v Capitulo 1. Comunicacién, informacién, documento LL. Definiciones = 19 1.1.1. Comunicacin 7 r 19 1.1.2. El mensaje . ‘ 20 1.1.3. Informaci6n cea See ete 20 1.2. Concepto de documento ..... : - z ee 20 1.2.1. Documento para documentélogos - a 1.2.2. Documento para historiadores ....... “ aacn ue as 21 1.2.3. Documento para musedlogos . ' a 22 1.2.4. Documento para bibliotecarios ..... wee Tr 2 1.2.5. Documento para juristas ae 22 1.2.6. Documento para diplomatistas .. a . a 23 Notas Kelme rime waeer 09 9 Kemenicaneen $m 0 HF B : 25 Capitulo 2. E| documento de gestidn o de archivo 2.1. Definicién 2 2.2. Términos relacionados 29 2.2.1. Pieza documental 29 2.2.2. Registro 23 2.2.3. Record we wa ao 30 SEK, NR icici cous 96 wi 04 15 pongo mewnwe id Wha a hn 30 SIAC: LF Administracion de documentos y archivos 2.3, Clasificacién de los documentos de gestion o de archivo . é mpewa 2 2.3.1, Clasificacién por el tipo documental : vie OE 2.3.1.1. Documentos dispositivos 0 imperativos . . - 2 2.3.1.2. Documentos testimoniales 0 registrales . » 2 2.3.1.3, Documentos meramente probate i 2.3.2. Clasificacién por la tradicién documental . 23.2.1. Original 23.2.2 Copia 2.3.2.3, Borrador 2.3.2.4. Minuta 2.3.3. Clasificacién de los documentos por el tipo de funcin a a que sirven 35 2.3.3.1. Documentos sustantivos o caracteristicos .. . 2 35 2.3.3.2. Documentos facilitativos 0 comunes a 36 23.4. Clasificacién por el grado de accesibilidad para los. usuarios 36 23.5. Clasificacién por el ambito juridico al que pertenecen .. . . a OF 2.3.6. Clasificacién por la relacién temporal entre el hecho y el documento . 37 2.3.6.1, Documentos anteriores al hecho aaa 38 2.3.6.2. Documentos simultdneos al hecho . .. (ot eats es 38 2.3.6.3. Documentos posteriores al hecho . . an 00 . 38 2.3.7. Clasificacion de los documentos por el sot del texto. . 38 2.3.7.1, Soportes antiguos . . 39 2.3.7.2. Soportes actuales 5 aee 39 2.3.8. Clasificacién por el sentido humano que percibe el mensaje . ahaa ~ 9 2.3.8.1. Documentos visuales 0 visibles . c . 39 2.3.8.2. Documentos audibles 0 sonoros . 40 2.3.8.3. Documentos audiovisuales - 40 23.8.4. Documentos virtuales « - 40 INGER ay ae ps gee ata icon a a wa he Se nk aed ee Al Capitulo 3. EI ciclo vital de los documentos de best ode archivo 3.1. Introduccién ae 3.2. Primera edad 3.2.1. Momento de planificacién . 3.2.2. La tramitacin ‘ 3.3, Segunda edad 3.3.1. Momento de vigencia 3.3.2. Momento de plazo precaucional 3.4. La fase permanente 0 historica 3.5, Sintesis de otros planteos del ciclo vital . 3.6, Comentario sobre los planteos que acaban de leer 3.7. Algunas consecuencias practicas del ciclo vital . Notas indice Capitulo 4. Casos especiales. Documentos de gestion o de archivo 4.1, Documentos que son comunes a archivos y bibliotecas 4.1.1. Lugar de archivamiento : _ 4.1.2. La descripcién de estos documentos . 4.1.3. La biblioteca del archivo 4.2. Documentos tridimensionales 4.3. Expedientes y formularios . . . 4.3.1 Expedientes 4.3.2. Formularios 4.3.3. Tramitacién por computadora 44, La oficina sin papeles ... . 4.5. Los documentos vitales . 4.5.1. Definicién estadounidense . . ae ne mam 4.5.2. Definicién canadiense .. 2.0... e eee eee eee Notas Capitulo 5. La archivalia 5.1. Introduccién . . . 5.2. Defniciones de archivalia 5.3. Definiciones de archivalia bajo el nombre de archivo 5.4. Términos relacionados oor 5.4.1. Fondo documental . . 5.4.2. Documentacién 5.4.3. Coleccion documental . 5.5, Cuando nace la archivalia 5.6, La archivalia como recurso para el desarrollo de la comunidad 5.6.1. Recursos juridicos, Documentos dispositivos del Estado ........ 5.6.2. Recursos registrales. Documentos testimoniales del Estado 5.6.3. Recursos técnicos |. Documentos cientifico-técnicos 5.6.4. Recursos técnicos ll. Documentos sobre obras piblicas 5.6.5. Recursos onomésticos. Listas de personas por categorias 5,7. La archivalia como Patrimonio Documental Notas Capitulo 6. El archivo 6.1. El término archivo .......... 6.2. Definicién . Bae 63. Términos relacionados 6.4, Clasificaci6n de los archivos 6.4.1. Clasificacién por el tipo de instituciones a las que sirven 6.4.2. Clasificacién por la cantidad de instituciones a las que sirven 6.4.3. Clasificacién por la cantidad de uso de los documentos que albergan 6.4.4. ClasificaciGn por la fase del ciclo vital de los documentos que guardian 57 58 58 59 59 61 62 62 63 63 65 67 68 69 70 70 7 7 2 B wh 14 1b 15 16 76 78 81 82 83 85 86 86 86 Administracién de documentos y archivos 6.4.5, Por la relacién con el destino final de los documentos . ™ owes 6.4.6. Por las caracteristicas de los na documentales que contienen .. aces BF Notas . jenexverurse 88 Capitulo 7. Sistemas de administracion de documentos y archivos 7.1. Acuerdo terminolégico . 7.2. Elementos que constituyen el Sistema de Administracion de Documentos y Archivos 7.2.1. Archivo General, Nacional y Permanentes. 7.2.2. Archivo Intermedio rear 7.2.3. Archivos centrales : 7.2.3.1. Archivos centrales en un gran ‘sistema 7.2.3.2. Archivo central en un sistema pequefio . 7.2.4. Archivos sectoriales ia 7.25. Archivos de tramite 7.3. Circulacién de informacién en un Sistema .. . 7.3.1. Circulacién interna de la informacion. . 7.3.2. Circulacién externa de la informacion . . 7.4. Dénde ubicar la direcci6n del Sistema. . . 7.4.1 En el Archivo General. 7.4.2. En el Archivo Intermedio 7.4.3. En un organo externo y por encima del archivo ope y del archivo intermedio u aves z ava 100 7.4.4, De quién hacer depender el sistema ...... 75. Objetivos del Sistema de Administracién de Documentos y “Archivos . 7.5.1. Objetivos de fa politica para los documentos en sus dos primeras edades ... 100 7.5.2. Objetivos sobre el patrimonio documental ... . . . ow AL 7.5.3. Objetivos sobre la circulacién externa de la informacién ia a oractacate 101 7.6. La informatica en un Sistema de Administracién de Documentos y Archivos ... .. 102 7.7. Algunos asuntos de interés... . oh up UVES 103 7.7.1, éConviene que los tres poderes del Estado formen parte de un inmenso sistema? ........-.2eerceeeeeneee 7.7.2. Dependencia jerarquica y dependencia funcional dentro del: sistema. 7.73. Planes de estudio adaptados a la conduccién poke de sistemas de archivos Notas Capitulo 8. Politica de administracion de documentos, informacion y archivos 8.1. Definiciones 8.2. Objetivos de la Politica Documental para sel siglo mn . 8.2.1, Introducci6n a los objetivos " - 108 8.2.2. Objetivos que atienden a la vertiente administratva . sae @& 8.2.3. Objetivos que atienden a {a vertiente del patrimonio documental 110 107 - 108 indice 8.3, Recursos de la Politica Documental para el siglo XI. 110 8.3.1. El poder de los documentos de gestion ... . 110 8.3.2. La apertura o clausura de informacién contenida en los documentos de gestion .. 111 8.3.2.1. Documentos de difusin obligatoria.......... 112 8.3.2.2. Documentos de libre acceso . ue 8.3.2.3. Documentos confidenciales . 113 8.3.2.4. Documentos secretos u3 8.3.2.5, Modos prdcticos de usufructuar la informacién . 4 8.3.3. Los manuales de procedimiento 118 8.4. La legislaciOn sobre administracién de documentos y archivos . : . 7 8.4.1. Legislacidn sobre documentos de archivo 4 7 8.4.2. Legistacidn sobre administracién de documentos en fase administrativa .... 118 8.4.3. Legislacidn sobre patrimonio documental y documentos de valor permanente 118 8.4.4. Legislacién sobre sistemas de administracién de documentos y archivos 1g 8.4.5. Legislacién sobre el uso dela informacion ...... ng 8.4.6. Legislacién sobre los administradores de documentos y archivos 0 archiveros 119 INOS wromiomnien ns 2 ie 0 121 Capitulo 9. Politica sobre los usuarios 9.1. Usuarios clasicos y nuevos ........... 4 123 9.1.1. La sociedad civil como usuaria E a: 123 9.1.2. La entidad productora/receptora ci como usuaria ? 124 9.1.3. Las personas 0 entidades implicadas en la tramitacion ........... 124 9.1.4. Los investigadores del Patrimonio Documental... . 3 125 9.2. Dos usuarios caracteristico .. 0 6 eae . 126 9.2.1. Las estadisticas y los estadigratos . 1 OC om at owora 9 126 9.2.2. La investigacién periodistica 2 Fe Fo amesa ue . 126 Notas 2 128 Bibliografia del capitulo . 15 128 Capitulo 10. El administrador de documentos y archivos 0 archivero 10.1. Definicién * 129 10.2. Términos relacionadas . 10.3. Incumbencias profesionales de las administradores de documentos yarchivos 0 archiveros ........ 130 10.3.1. Incumbencias en relacién con los documentos de gestion y con los que integran el patrimonio documenta! 130 10.3.2. Incumbencias en relacion con la circulacién de la informacion contenida en los documentos de gestiin yen el patrimonio documental ...... . 131 10.3.3. Incumbencias en relacién con los archivos y los sistemas de administracién de documentos y archivos 131 10.3.4. Incumbencias sobre el servicio a los usuarios. 132 Administracion di ventos y archivos 10.3.5. Incumbencias en relacién con las asociaciones de archiveros . 10.3.6. Incumbencias del administrador de documentos y archivos en relacién con la docencia de su profesién 10.4. Desarrollo explicativo de algunas incumbencias . 10.4.1. Incumbencias del archivero frente al patrimonio documenta cuando es director de un sistema de archivos 10.4.3. Incumbencias de las asociaciones de administradores de documentos y archivos 0 archiveros .. Notas . Capitulo 11. Ciencia de la Administracion de Documentos y Archivos 0 Archivologia 11.1. Definicidn y términos relacionados 11.2. La Administracién de Documentos y Archivos 0 Archivologia 11.2.1. Territorio de la Administracién de Documentos y Archivos 0 Archivologia . 4 11.2.2. Relacién de la Administracin de Documentos y Archivos o Archivologia con otras ciencias 11.2.2.1. El Derecho qn 11.2.2.2. La Sociologia . 1.2.2.3. La Administracién de Empresas 11.2.2.4. La Historia 11.2.2.5. La Diplomatica ... .. 11.226. La Informatica 11.2.27. La Microfilmacién 11.228. La Arquitectura . 11.2.2.9. La Quimica 11.22.10. La Biologia 11.2.3. La Terminologia 11.2.4. El método de la Ciencia de la Administracion de Documentos y Archivos ........2c..cce0e0 11.3. Usuarios de los documentos de gestién 11.4. Como experimenta la ciencia de la Administracion de Documentos y Archivos 11.5. La carrera de Administracion de Documentos y Archivos o Archivologia Notas Apéndice 1 a Temas no tratados + 12 132 133 » 133 10.4.2. Incumbencias mas detalladas del administrador de documentos y archivos 135 . 136 137 139 - 140 140 ML - 2 . 42 . 1B 143 - 43 . 14 144 144 --. M4 - 45 145 . 146 147 147 - MB 149 151 151 Indice Apéndice 2 a £1 Patrimonio Documental en e siglo ea “ soe 1- El Patrimonio Documental es mas que Archivo Nacional 2- Qué es Patrimonio Documental . ca seas 3- Seleccidn del Patimonio Documental 4- Donde encontrar las partes del Patrimonio Documental ....... . 5- La politica del Patrimonio Documental 6- El Patrimonio Documental no estatal 7- Concepto de Territoridlidad 2.0.2... 8- “Memoria” y Patrimonio Documental ........... indice de autores indice de temas .... 153 153 153 154 154 155 156 158 160 162 163 165

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