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EXCEL 2010
SEMANA 5
ESTRUCTURA DE DATOS
Conceptos bsicos de bases de datos
Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar
informacin. Al crear una base de datos se deben seguir las
instrucciones:
Componentes de las bases de datos
Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y
cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de
un campo pueden ser texto, nmeros, fechas, frmulas o funciones.
Registro: Es una fila individual de una base de datos.
Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados
en l. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres
de campo, cada columna debe tener un nombre de campo.
Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen frmulas o
funciones Estas son algunas consideraciones a tener cuando se elabora
una base de datos
Tamao de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de clculo.
Ubicacin de los nombres de los campos: La primera fila deber
contener los nombres de los campos o tambin se denominan
Encabezados de columnas.
Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser
valores de tipo texto.
Longitud de nombre de campo: Pueden contener un mximo de 255
caracteres.
Registros: Cada registro deber tener los mismos campos, pero no es
necesario insertar datos en cada campo.
Parntesis ( )
Exponencial ^
Multiplicacin y divisin *, /
Suma y resta +, -
Copiar frmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que
contenga una frmula, un valor o texto, se presenta una pequea cruz,
que permite copiar la informacin que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la direccin de copiado que
se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera
llenar. Si se trata de una frmula o funcin que se puede generar
automticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenar
las celdas con la frmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a
la izquierda.
Si por el contrario la frmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar
dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operacin utilizando
la opcin Pegado especial que se explic anteriormente.
Eliminar frmula
Una frmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido
de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se
pulsa la tecla <SUPR>.
Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una frmula; dicha
referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede
constatar mediante la operacin de copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una frmula y cuando sta es
copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posicin, es decir, que la
posicin cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie.
Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la frmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la
frmula quedar (B2*C2).
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda
referenciada dentro de una frmula, no vare en el momento de
copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del
nmero referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante slo la
fila, slo la columna o ambos segn sea el caso.
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.
Cuando se trabajan operaciones bsicas entre celdas es necesario tener cuidado con el
uso de parntesis es decir si necesitamos sumar y restar entre celdas el uso o no de
parntesis no afectara la formula pero entre multiplicaciones y divisiones debemos
tener cuidado en usarlos o sino la formula nos dar un valor que no corresponde al
real.
Por ejemplo al sumar A1+A2+A3 Y dividirlo por A4 el resultado es 21.8
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Funciones:
Una funcin consiste en el desarrollo de frmulas abreviadas que posee
Excel para solucionar aplicaciones de orden estadstico, financiero,
matemtico, lgico, de bsqueda, etc.
La funcin permite al usuario obtener resultados con slo definir
parmetros en la misma.
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o
utilizar las bibliotecas comunes, que se encuentran en la ficha formulas.
Bibliotecas Comunes
Con las bibliotecas el usuario puede utilizar la funcin requerida en una
forma fcil y con la posibilidad de detectar errores. En l se encuentra
un gran nmero de funciones organizadas por categoras: Insertar
Funcin, Autosuma, Recientes, Financieras, Lgicas, Texto, fecha y
hora, Bsquedas y referencias, Matemticas y trigonomtricas y mas
funciones.
Cada categora presenta una lista con las funciones relacionadas a ese
tema, al ubicar o desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la
sintaxis y una pequea definicin o ayuda de lo que realiza esa funcin,
en el momento de detectar cual es la funcin que necesitamos o nos
sirve para desarrollar n planteamiento hacemos clic en ella para que
abra una caja de dialogo solicitando los parmetros para utilizar esa
funcin.
Por ejemplo en este caso seleccionamos de las bibliotecas de funciones
la categora Lgicas y la funcin si, al ubicarnos encima de esta nos
presenta la sintaxis que se debe emplear y la definicin de la funcin
lgica si, al hacer clic sobre ella, aparecer una ventana pequea
solicitando los valores para cada parmetro y asi completar la funcin de
acuerdo a lo que se necesite.
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FORMULA
=PROMEDIO(C2:C6)
=ENTERO(PROMEDIO(C2:C6)
RESULTADO
4,2
4
EL PROMEDIO ES
DE 4,2
REDONDEA EL
PROMEDIO A 4
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6. Clic en Aceptar.
Funciones de Texto
MAYUSC: Permite cambiar a mayscula el texto existente en una celda.
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar la informacin convertida
en maysculas.
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Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar la informacin con la
primera letra de cada palabra en mayscula y las dems en minscula.
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Funcin VF: Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente o
una serie de cuotas uniformes.
Para utilizar esta funcin, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el valor actual.
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Formatos de Tabla
Permite dar formato de manera rpida a un conjunto de celdas
convirtindolo en una tabla con un estilo predefinido, estilos rpidos.
Estos estilos es posible personalizarlos para las tablas, encabezados de
filas y totales, la primera y ltima columna, y las filas y columnas con
bandas.
Seleccionar un estilo de tabla
Dentro de la hoja de clculo se debe seleccionar el rango al que se
necesita aplicar el formato de tabla; la tabla puede contener informacin
o estar el rango en blanco.
Primero es necesario seleccionar el rango o estar dentro de la tabla que
contiene los datos que deseamos convertir a tabla.
En la ficha Inicio Grupo de Estilos Dar Formato como tabla.
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Al hacer clic despliega una serie de estilos marcados como Claro, Medio
u Oscuro.
Al escoger el estilo aparece una venta confirmando el rango de la tabla,
si corresponde al rango que habamos seleccionado hacemos clic en
Aceptar y si la tabla contiene encabezados se habilita la casilla de
verificacin.
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La ventana ira mostrando una vista previa del estilo antes de aplicarlo,
permitiendo borrar o modificar.
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Para eliminar el estilo personalizado con el botn derecho del mouse clic
en Eliminar.
Quitar estilo de tabla
Ubicar el cursor dentro la tabla que tiene el estilo, en la cinta de
opciones se activa una ficha Diseo dentro de las opciones
Herramientas de tabla, en el grupo de Estilo de tablas en el botn
Ms
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Clic en Borrar
Dentro de esta ficha es posible tambin establecer opciones de estilo
de tabla, que permite establecer formatos especiales para los
encabezados y/o totales de las tablas.
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