Cuando aadimos informacin a un objeto fsico lo que estamos haciendo es
ordenar de una forma determinada los elementos que componen el sistema de ese objeto. Por ejemplo, consideremos un producto de nuestra fbrica. Para este objeto recopilamos las caractersticas fsicas del mismo (material, forma, tamao, color,) y las caractersticas propias de su diseo y fabricacin (documentacin, versionado, iteracin, autor, workflow,), es decir, estamos ordenando el objeto a travs de su informacin tecnolgica. Cualquier cambio aleatorio en las mismas provoca una prdida de orden, un aumento de la entropa. La misma idea se puede aplicar a las informaciones de tipo conocimiento o de tipo logstico. Informacin sobre datos.
Una organizacin puede considerarse como un sistema en que la se genera
informacin a partir de datos. Cuando la empresa alcanza un nivel crtico los niveles de datos e informacin del mismo han crecido de forma exponencial y tienden a la desorganizacin (prdida de datos, lenta localizacin de los mismos, aumentos de los gastos en recursos, prdida de capacidad de reaccin frente a los cambios del mercado).
Como todos los sistemas, se presenta una tendencia al aumento de la
entropa. Por lo tanto, es necesario mecanismos para reducir la entropa. Es cuando entra en juego, la gestin de la informacin a travs de herramientas. Una forma de entender las herramientas de gestin de la informactin es como agentes cuyo objetivo es frenar o disminuir la entropa inhenrente a las organizaciones. Con lo que se aade energa al sistema para corregir el desorden. Es una forma casi potica de ver las cosas.