LOS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA

Definicin: Son el conjunto de personas que colaboran con los jueces y tribunales en la funcin de administrar justicia para el
adecuado desarrollo del proceso. El COT le dedica su Ttulo XI a los Auxiliares de la Administracin de Justicia y su Ttulo XII trata de
las disposiciones generales aplicables a dichos Auxiliares. Cules son los auxiliares de la administracin de justicia?

I.

LA FISCALA JUDICIAL

Generalidades y concepto: El art. 11 de la ley 19.665, de 09 de marzo de 2000, reemplaz el epgrafe del prrafo 1 del ttulo XI que
deca Ministerio Pblico por Fiscala Judicial, con el objeto de no confundir este servicio con el Ministerio Pblico, organismo que
tiene a su cargo la investigacin en el nuevo proceso penal. Con igual finalidad agreg la expresin judicial o judiciales a las
palabras fiscal o fiscales, respectivamente. La Fiscala Judicial es aquella institucin que representa los intereses de la sociedad
ante los tribunales. Solo estn en los tribunales superiores de justicia.
Al eliminarse los procuradores fiscales, la fiscala judicial comenz a ser ejercida por el fiscal judicial de la corte suprema y los fiscales
judiciales de la CA (art. 350 inc. 1 COT). Las Cortes de Apelaciones tienen el nmero de fiscales judiciales que se indica a
continuacin:
1.
2.
3.
4.
5.

Santiago tiene seis;

San Miguel tiene cuatro;
Valparaso y Concepcin tienen tres;
Antofagasta, La Serena, Rancagua, Talca, Temuco y Valdivia tienen dos;
Las dems Cortes tienen un fiscal judicial cada una (art. 58 C.O.T.).

Funciones: Segn la naturaleza de los negocios, los fiscales judiciales obran como parte principal, como terceros o como auxiliares
del juez (art. 354 COT).
1. Como parte principal: Cuando alguno de los fiscales judiciales obra como parte principal, figurar en todos los trmites del juicio
(art. 355 inc. 1 COT), es decir, acta como cualquier litigante y con todos sus derechos.
2. Como tercero: De acuerdo con el inciso 2 del art. 355 del COT, en los dems casos bastar que antes de la sentencia definitiva
o cuando el juez lo estime conveniente, alguno de los fiscales judiciales examine el proceso y exponga las conclusiones que crea
procedentes.
La fiscala judicial debe ser oda en los casos que indica el art. 357 del COT, esto es:
a. En las contiendas de competencia suscitadas por la razn de la materia de la cosa litigiosa o entre tribunales que ejerzan
jurisdiccin de diferente clase.
b. En los juicios sobre responsabilidad civil de los jueces o de cualesquiera empleados pblicos, por sus actos ministeriales.
c. En los juicios sobre estado civil de alguna persona.
d. En los negocios que afecten los bienes de las corporaciones o fundaciones de derecho pblico, siempre que el inters de las
mismas conste en el proceso o resulte de la naturaleza del negocio, y cuyo conocimiento corresponda al tribunal indicado en
el art. 50, vale decir, a un ministro de Corte de Apelaciones como tribunal accidental o de excepcin.
e. En general, en todo negocio respecto del cual las leyes prescriban expresamente la audiencia o intervencin de la fiscala
judicial. Ejemplos: trmite del exequatur, recurso de revisin, recurso de inaplicabilidad.
En segunda instancia no se oir a la fiscala judicial:
a. En los negocios que afecten los bienes de las corporaciones o fundaciones de derecho pblico.
b. En los juicios de hacienda. Recordemos que se entiende por juicios de hacienda aquellos en que tiene inters el Fisco.
c. En los asuntos de jurisdiccin voluntaria. La jurisdiccin voluntaria corresponde al conocimiento de los actos no contenciosos,
es decir, aquellos que segn la ley requieren la intervencin del juez y en que no se promueve contienda alguna entre partes.
3. Como auxiliar del juez: El juez, cuando lo estime conveniente, puede solicitar el dictamen del respectivo fiscal judicial, a
excepcin de la competencia en lo criminal (arts. 355 inc. 2 y 359 del COT). Para ello se ordenar la correspondiente vista al
fiscal judicial.
Funciones especiales del Fiscal Judicial de la Corte Suprema: Como jefe del servicio, al Fiscal Judicial de la Corte Suprema le
corresponde ejercer las funciones que seala el art. 353 del COT.

II.

LOS DEFENSORES PUBLICOS:

Concepto: Son funcionarios auxiliares de la administracin de justicia que velan por los intereses de los incapaces, de los ausentes y
de las obras pas o de beneficencia. De ah que antiguamente se le denominaba Defensor de Ausentes, de Menores y de Obras Pas.
Cumplen sus funciones representando ante los tribunales los intereses de las citadas personas. La diferencia entre defensor pblico y
defensor penal pblico. El penal pblico es el sujeto que defiende al imputado en el proceso penal.
Debe haber por lo menos un defensor pblico en el territorio jurisdiccional de cada juzgado de letras. En las comunas de las provincias
de Chacabuco y Santiago, con excepcin de las comunas de San Joaqun, La Granja, La Pintana, San Ramn, San Miguel, La
Cisterna, El Bosque, Pedro Aguirre Cerda y Lo Espejo, habr dos defensores que se turnarn mensualmente en el ejercicio de sus
funciones (art. 365 COT).
Funciones:
1. El defensor pblico debe ser odo en los casos que indica el art. 366 del COT, esto es:
a. En los juicios que se susciten entre un representante legal y su representado.
b. En los actos de los incapaces o de sus representantes legales y de los curadores de bienes
c. No obstante que el Cdigo se refiere tambin a los menores habilitados de edad, esta calidad desapareci con la Ley 7.612,
de 21 de octubre de 1943.
d. En general, en todo negocio respecto del cual las leyes prescriban expresamente la audiencia o intervencin del ministerio de
los defensores pblicos o de los parientes de los interesados.
Como se puede apreciar, se trata de casos de intervencin forzada de estos funcionarios, misin que cumplen a travs de informes
que emiten ante la vista al defensor pblico que ordena el tribunal.
2. Pueden los jueces or a los defensores pblicos en los negocios que interesen a los incapaces, a los ausentes, a las herencias
vacantes, a los derechos de los que estn por nacer, a las personas jurdicas o a las obras pas siempre que lo estimen
conveniente.
3. Los defensores pblicos pueden representar judicialmente a los incapaces, ausentes y fundaciones de beneficencia u obras pas
que no tengan guardador, procurador o representante legal (art. 367 COT)
4. Por ltimo, corresponde a los defensores pblicos velar por el recto desempeo de las funciones de guardadores, curadores o
representantes legales de esas mismas personas, pudiendo provocar la accin de la justicia en su favor (art. 368 COT).

III.

LOS RELATORES

Concepto: Son funcionarios auxiliares de la administracin de justicia, cuya principal funcin consiste en imponer a los miembros de
los tribunales colegiados de los asuntos que se ventilan ante ellos, o sea, Como es materialmente imposible que los miembros de un
tribunal colegiado se impongan al mismo tiempo del proceso, se debe recurrir al informe oral de estos funcionarios. De ah que una
buena relacin influya en la dictacin de un mejor fallo.
Nmero: La Corte Suprema tiene ocho relatores (art. 93 inciso final COT). Cada Corte de Apelaciones tendr dos relatores. Las
Cortes de Apelaciones de Arica, Antofagasta, La Serena, Rancagua, Talca, Temuco y Valdivia tendrn cuatro relatores; las Cortes de
Apelaciones de Valparaso y Concepcin tendrn diez relatores; la Corte de Apelaciones de San Miguel tendr doce relatores y la
Corte de Apelaciones de Santiago tendr veintids relatores (art. 59 COT).
Funciones: Las seala el art. 372 del COT, y son las siguientes:
1. Dar cuenta diaria de las solicitudes que se presenten en calidad de urgentes, de las que no pudieren ser despachadas por la sola
indicacin de la suma y de los negocios que la Corte mandare pasar a ellos. La cuenta diaria de las solicitudes no comprendidas
en las situaciones indicadas corresponden al secretario, segn el art. 380 N 1 del COT. En la prctica toda la cuenta la hace el
relator.
2. Poner en conocimiento de las partes o sus abogados el nombre de las personas que integran el tribunal, en el caso a que se
refiere el art. 166 del CPC. Las personas que integran el tribunal pueden ser los fiscales o los abogados integrantes y el objetivo
de esta funcin que cumple el relator o el secretario es posibilitar a las partes el reclamo de alguna implicancia o recusacin que
pudiere afectar a uno de ellos.
3. Revisar los expedientes que se les entreguen y certificar que estn en estado de relacin. En caso que sea necesario traer a la
vista los documentos, cuadernos separados y expedientes no acompaados o realizar trmites procesales previos a la vista de la

causa, informar de ello al Presidente de la Corte, el cual dictar las providencias que correspondan. En relacin con esta funcin,
el art. 373 obliga a los relatores, antes de hacer la relacin, a dar cuenta a la Corte de todo vicio u omisin substancial que
notaren en los procesos.
4. Hacer la relacin de los procesos. Es la funcin ms importante de los relatores y la que los caracteriza. Se define la relacin
como la exposicin metdica y razonada de los procesos que hace el relator a los miembros de los tribunales colegiados. Sin
duda que la labor de los relatores adquiere mayor jerarqua desde el reemplazo del art. 223 del CPC por la Ley 19.317, de 08 de
agosto de 1994, segn la cual la relacin se efectuar en presencia de los abogados de las partes que hayan asistido y se
hubieren anunciado para alegar.
5. Anotar el da de la vista de cada causa los nombres de los jueces que hubieren concurrido a ella, si no fuere despachada
inmediatamente,
6. Cotejar con los procesos los informes en derecho y anotar bajo su firma la conformidad o disconformidad que notaren entre el
mrito de stos y los hechos expuestos en aqullos.

IV.

LOS SECRETARIOS

Definicin: Los secretarios de las Cortes y Juzgados son ministros de fe pblica encargados de autorizar, salvo las excepciones
legales, todas las providencias, despachos y actos emanados de aquellas autoridades, y de custodiar los procesos y todos los
documentos y papeles que sean presentados a la Corte o Juzgado en que cada uno de ellos deba prestar servicios (art. 379 COT).
Antiguamente el cargo de secretario se confunda con el de notario y ambas funciones eran desempeadas por una misma persona
con el nombre de escribano.
De acuerdo con la definicin legal, la funcin ms importante de los secretarios es autorizar todas las providencias, despachos y actos
emanados de los tribunales. Se exceptan ciertos actos que autoriza el receptor, quien interviene en las pruebas testimonial y
confesional y en las informaciones sumarias de testigos. La Corte Suprema, las Cortes de Apelaciones y los Juzgados de Letras
tienen un secretario, salvo la Corte de Apelaciones de San Miguel que tiene dos secretarios y la Corte de Apelaciones de Santiago que
tiene tres secretarios.
Funciones: Sus funciones, de acuerdo con el art. 380, son las siguientes:
1. Dar cuenta diaria a la Corte o Juzgado en que prestan sus servicios de las solicitudes que presentaren las partes.
2. Autorizar las providencias o resoluciones que sobre dichas solicitudes recayeren, y hacerlas saber a los interesados que
acudieren a la oficina para tomar conocimiento de ellas, anotando en el proceso las notificaciones que hicieren, y practicar las
notificaciones por el estado diario. Esta funcin comprende varias situaciones, a saber:
a. Autorizar las resoluciones que recayeren en las solicitudes presentadas por las partes, lo que significa dar fe de la
autenticidad de las firmas de los jueces que las suscriban.
b. Hacerlas saber a los interesados que concurran a sus oficios para tomar conocimiento de ellas. Esto significa practicar la
notificacin personal, lo cual slo pueden hacer en sus oficios, ya que fuera de ellos tal misin corresponde exclusivamente a
los receptores.
c. Anotar en el proceso las notificaciones que hicieren.
d. Practicar las notificaciones por el estado diario.
3. Dar conocimiento a cualquiera persona que lo solicitare de los procesos que tengan archivados en sus oficinas, y de todos los
actos emanados de la Corte o Juzgados, salvo los casos en que el procedimiento deba ser secreto en virtud de una disposicin
expresa de la ley. Es la expresin del principio de la publicidad.
4. Guardar con el conveniente arreglo los procesos y dems papeles de su oficina, sujetndose a las rdenes e instrucciones que la
Corte o Juzgado respectivo les diere sobre el particular.
5. Autorizar los poderes judiciales que pueden otorgar ante ellos (concuerda con el art. 6 del CPC, y es la forma ms comn de
constitucin del mandato judicial)
6. Las dems que les impongan las leyes.
Funciones especiales:

1. Secretarios de los Juzgados de Letras: Deben hacer la relacin de los incidentes y el despacho diario de mero trmite, el que ser
revisado y firmado por el juez, segn el art. 381, norma que concuerda con el art. 33 inc. 2 del C.P.C. que establece que los
secretarios letrados de los juzgados civiles dictarn 0por s solos los decretos, providencias o provedos.
2. Secretarios de las Cortes de Apelaciones que constan de una sala: Deben hacer la relacin de la tabla ordinaria durante los das de
la semana que acuerde el tribunal.

V.

LOS ADMINISTRADORES DE TRIBUNALES CON COMPETENCIA EN LO

CRIMINAL

Definicin: Son funcionarios auxiliares de la administracin de justicia encargados de organizar y controlar la gestin administrativa
de los tribunales del juicio oral en lo penal y de los juzgados de garanta (art. 389 A COT). Con la reforma procesal penal se crea este
nuevo funcionario auxiliar, para lo cual la Ley 19.665, de 09 de marzo de 2000, introdujo el Prrafo 4 bis al Ttulo XI del Cdigo
Orgnico de Tribunales, artculos 389 A al 389 G.
Funciones: Sus funciones se encuentran indicadas en el art. 389 del COT y son las siguientes:
1. Dirigir las labores administrativas propias del funcionamiento del tribunal o juzgado, bajo la supervisin del juez presidente del
comit de jueces.
2. Proponer al comit de jueces la designacin del subadministrador, de los jefes de unidades y de los empleados del tribunal.
3. Proponer al juez presidente la distribucin del personal.
4. Evaluar al personal a su cargo.
5. Distribuir las causas a los jueces o a las salas del respectivo tribunal, conforme con el procedimiento objetivo y general aprobado.
6. Remover al subadministrador, a los jefes de unidades y al personal de empleados, de conformidad al art. 389. Esta facultad de
remocin procede cuando el citado personal haya sido calificado en Lista Condicional en el proceso de calificacin o cuando
hubieren incurrido en faltas graves al servicio.
7. Llevar la contabilidad y administrar la cuenta corriente del tribunal, de acuerdo a las instrucciones del juez presidente.
8. Dar cuenta al juez presidente acerca de la gestin administrativa del tribunal o juzgado.
9. Elaborar el presupuesto anual que deber ser presentado al juez presidente a ms tardar en el mes de mayo del ao anterior al
ejercicio correspondiente.
10. Adquirir y abastecer de materiales de trabajo al material, en conformidad con el plan presupuestario aprobado para el ao
respectivo.
11. Ejercer las dems tareas que le sean asignadas por el comit de jueces o el juez presidente o que determinen las leyes.

VI.

LOS RECEPTORES

Definicin: Son ministros de fe pblica encargados de hacer saber a las partes, fuera de las oficinas de los secretarios, los decretos y
resoluciones de los Tribunales de Justicia, y de evacuar todas aquellas diligencias que los mismos tribunales le cometieren (art. 390
inc. 1 COT). Los receptores son ministros de fe pblica, caracterstica que tienen, adems, los secretarios y los notarios. Tambin lo
son los conservadores y archiveros.
Funciones: Sus funciones son las siguientes:
1. Hacer saber a las partes los decretos y resoluciones de los tribunales de justicia, fuera de las oficinas de los secretarios (art. 390
inc. 1 COT). Se traduce esta primera funcin en la prctica de las notificaciones personal y por cdula. La primera la practican
fuera de las oficinas de los secretarios y la segunda es privativa de los receptores.
2. Evacuar todas aquellas diligencias que los tribunales les encomienden (art. 390 inc. 1 COT).
3. Recibir toda informacin sumaria de testigos en actos no contenciosos y en juicios civiles (art. 390 inc. 2 COT). La informacin
sumaria, segn el art. 818 inc. 3 del CPC, es la prueba de cualquiera especie, rendida sin notificacin ni intervencin de
contradictor, y sin previo sealamiento de trmino probatorio.
4. Actuar en juicios civiles como ministro de fe en la recepcin de la prueba testimonial y en la diligencia de absolucin de posiciones
(art. 390 inc. 2 COT).La absolucin de posiciones corresponde a la prueba confesional.
5. Las dems funciones que las leyes les encomienden, como por ejemplo hacer la oferta en el pago por consignacin (art. 1600 N
5 CC).

VII.

LOS PROCURADORES DEL NMERO

Concepto: En general, procurador es la persona que representa a otra en el juicio. Sinnimos de procurador son los trminos
mandatario y apoderado. La naturaleza jurdica de la procuradura judicial es que se trata de un mandato, el que el art. 395 del COT
define como el acto por el cual una parte encomienda a un procurador la representacin de sus derechos en juicio.
Clasificacin de los procuradores: Se distinguen las siguientes clases de procuradores.
1. Procuradores del nmero: Los define el art. 394 inc. 1 del COT como los oficiales de la administracin de justicia encargados de
representar en juicio a las partes. Para el desempeo de su cargo requieren de nombramiento por la autoridad.
2. Procuradores comunes u ordinarios: Tambin representan a las partes en juicio, pero no requieren nombramiento oficial y solo
deben reunir los requisitos exigidos por la ley.
3. Procuradores fiscales: Son aquellos que representan en los juicios los intereses de determinadas instituciones de la
administracin pblica.
Funciones de los Procuradores del Nmero: Tal como lo indica el art. 394 del COT, la funcin primordial de estos funcionarios es la
de representar en juicio a las partes, tanto ante los tribunales unipersonales como ante los tribunales colegiados. Cabe hacer presente
que ante la Corte Suprema slo se puede comparecer representado por abogado habilitado o por procurador del nmero y ante las
Cortes de Apelaciones las partes pueden comparecer personalmente o representados por abogado habilitado o por procurador del
nmero y el litigante rebelde no puede comparecer personalmente (art. 398 COT).

VIII. LOS NOTARIOS

Definicin: Los notarios son ministros de fe pblica encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos
se otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren, y de practicar las dems diligencias que la ley les
encomiende (art. 399 COT)
Funciones: Se encuentran en el art. 401 del COT. Son funciones de los notarios:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Extender los instrumentos pblicos con arreglo a las instrucciones que, de palabra o por escrito, les dieren las partes otorgantes;
Levantar inventarios solemnes;
Efectuar protestos de letras de cambio y dems documentos mercantiles;
Notificar los traspasos de acciones y constituciones y notificaciones de prenda que se les solicitaren;
Asistir a las juntas generales de accionistas de sociedades annimas, para los efectos que la ley o reglamento de ellas lo
exigieren;
En general, dar fe de los hechos para que fueren requeridos y que no estuvieren encomendados a otros funcionarios;
Guardar y conservar en riguroso orden cronolgico los instrumentos que ante ellos se otorguen, en forma de precaver todo
extravo y hacer fcil y expedito su examen;
Otorgar certificados o testimonios de los actos celebrados ante ellos o protocolizados en sus registros;
Facilitar, a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los instrumentos pblicos que ante ellos se otorguen y documentos
que protocolicen;
Autorizar las firmas que se estampen en documentos privados, sea en su presencia o cuya autenticidad les conste;
Las dems que les encomienden las leyes.

IX.

LOS CONSERVADORES

Definicin: Son los ministros de fe encargados de los registros conservatorios de bienes races, de comercio, de minas, de
accionistas de sociedades propiamente mineras, de asociaciones de canalistas, de prenda agraria, de prenda industrial, especial de
prenda y dems que les encomienden las leyes.
Organizacin: Se distinguen las siguientes situaciones:
1. En las comunas o agrupaciones de comunas en que hubiere un solo notario, ste ejercer tambin el cargo de conservador (art.
447 inc. Final COT).
2. En las comunas o agrupaciones de comunas en que hubiere dos o ms notarios, uno llevar el registro de comercio y el otro el de
bienes races y, adems, los registros de asociaciones de canalistas, de prenda agraria, de prenda industrial y especial de prenda;
todo ello segn la distribucin que haga el Presidente de la Repblica, quien designar igualmente el notario que tendr a su
cargo el registro de minas y el de accionistas de sociedades propiamente mineras (art. 448 COT).
Funciones: Las funciones fundamentales de los conservadores son las siguientes:

1. Practicar las inscripciones que establezcan las leyes.

2. Otorgar las copias y certificados que soliciten las personas interesadas.

X.

LOS ARCHIVEROS

Definicin: Son ministros de fe pblica encargados de la custodia de los documentos y procesos que establece la ley y de dar a las
partes interesadas los testimonios que ellas pidieren (art. 453 COT). Segn el art. 454 del C.O.T. debe haber archivero en las comunas
asiento de Corte de Apelaciones y en las dems que determine el Presidente de la Repblica, previo informe de la Corte de
Apelaciones. En Valparaso actualmente las funciones del archivero estn fusionadas con un notario.
Funciones: Estn sealadas en el art 455 del COT y son las siguientes:
1. La custodia de los documentos que en seguida se expresan:
a. Los procesos afinados que se hubieren iniciado ante los jueces de letras que existan en la comuna o agrupacin de comunas
o ante la Corte de Apelaciones o ante la Corte Suprema, si el archivero lo fuere del territorio jurisdiccional en que estos
tribunales tienen su asiento. Todo expediente criminal que se ordene archivar ser remitido al archivero dentro de tres meses
a contar desde la fecha en que se disponga su archivo.
b. Los procesos afinados que se hubieren seguido dentro del territorio jurisdiccional respectivo ante jueces rbitros.
c. Los libros copiadores de sentencias de los tribunales expresados en la letra a)
d. Los protocolos de escrituras pblicas otorgadas en la jurisdiccin respectiva.
2. Guardar con el conveniente arreglo los procesos, libros de sentencias, protocolos y dems papeles de su oficina, sujetndose a
las rdenes e instrucciones que la Corte o juzgados respectivos les diere sobre el particular.
3. Facilitar a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los procesos, libros o protocolos de su archivo.
4. Dar a las partes interesadas, con arreglo a la ley, los testimonios que pidieren de los documentos que existieren en su archivo.
5. Formar y publicar, dentro del trmino que el Presidente de la Repblica seale en cada caso, los ndices de los procesos y
escrituras con que se instale la oficina: y en los meses de marzo y abril, despus de instalada, los correspondientes al ltimo ao.
Estos ndices sern formados con arreglo a las instrucciones que den las respectivas Cortes de Apelaciones.

XI.

LOS CONSEJOS TCNICOS

Definicin: Son auxiliares de la administracin de justicia cuya funcin es asesorar a los Tribunales de Familia en el anlisis y mayor
comprensin de los asuntos sometidos a conocimiento de estos tribunales.
Requisitos: Para ser miembro del Consejo Tcnico se requiere poseer ttulo profesional de una carrera que tenga al menos 8
semestres de duracin

XII.

LOS BIBLIOTECARIOS JUDICIALES

Definicin: Los bibliotecarios judiciales son auxiliares de la administracin de justicia cuya funcin es la custodia, mantenimiento y
atencin de la Biblioteca de la Corte en que desempean sus funciones, as como las que el tribunal o su Presidente les encomienden
en relacin a las estadsticas del tribunal (art. 457 bis inc. 1 COT) Habr un bibliotecario en la Corte Suprema y en aquellas Cortes de
Apelaciones que determine el Presidente de la Repblica, previo informe de la misma. Fueron agregados por la Ley 19.490, de 30 de
mayo de 1995.