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RECEPCIN
Las compras no quedan completas hasta que se reciben los materiales.
En el caso de proveedores crticos, el control y la inspeccin de los artculos comprados se torna indispensable.
El rea de recepcin de mercaderas no slo tiene la tarea de recibir los envos del proveedor, sino que tiene
adems la responsabilidad del ingreso de los mismos en la cantidad, calidad y condiciones pactadas.
El o los responsables de la recepcin de mercaderas deben, en primer lugar, constatar que los tipos de
artculos, su variedad y su cantidad coincidan con las rdenes emitidas por el departamento de compras.
Para esto se deben realizar conteos fsicos, comparando estas cantidades con la copia de la orden de compra
que posee y con el remito del proveedor que acompaa el envo.
Al recibir las materias primas, materiales, repuestos otro tipo de mercaderas, puede ocurrir que stos hayan
sido identificados con cdigos de barras por el fabricante o por el proveedor final; si estos cdigos se
corresponden con estndares internacionales o de la industria, el ingreso a almacenes puede realizarse a
travs de su lectura, actualizando los niveles de stock en forma automtica y reduciendo la posibilidad de
errores en la carga manual de datos.
En forma simultnea debe verificarse la buena condicin de la mercanca enviada (roturas, envases
deteriorados, manchas por derrames de lquidos, prdida de contenido, etc.), por lo general, aplicando
diferentes tcnicas de muestreo ( indican cuanta cantidad controlar) .
Cualquier anormalidad encontrada ( se le llama no conformidad) , en cantidad o en calidad, debe ser registrada
( anotada en el formulario que corresponda); la no conformidad respecto a la calidad solicitada provoca la
devolucin de los artculos defectuosos, debiendo realizarse los pasos administrativos y comerciales
correspondientes para su reemplazo.
Lo que se encontro mal, se devuelve ( total o parcial) , o bien se aprueba el ingreso parcial de los pedidos.
Pasa con algunos producto que los que realizan el control de recepcin no pueden asegurar que los productos
que llegan estn libres de defectos o cumplen con las especificaciones solicitadas a menos que se hagan
pruebas especiales (qumicas, fsicas, electrnicas o de otro tipo) .
En estos casos, los bienes son ingresados como bienes en cuarentena, hasta tanto se realicen las pruebas
correspondientes y se rechacen o se les d el ingreso definitivo a almacenes.
GESTIN DE ALMACENES
Considerar que el almacenamiento es una actividad que no agrega valor, no es absolutamente cierto:
ejemplos tpicos de almacenajes que s agregan valor son los casos de las bodegas en la industria vitivincola y
las cmaras de fro que permiten mantener alimentos por un tiempo considerable.
Los almacenes s agregan valor, y que lo hacen a travs de diferentes formas.
El problema con los almacenes no es su funcin en s misma, sino su mala administracin, los inventarios en
exceso, la deficiente distribucin, el desaprovechamiento de espacio y la inoperancia de controles y registros.
De la eficiencia en la gestin de los almacenes depender la creacin de valor o, de lo contrario, slo el
agregado de costos.
CUL ES LA UTILIDAD DE LOS ALMACENES?
La funcin principal de los almacenes es la de evitar la interrupcin del flujo logstico; as, los almacenes actan
como amortiguadores que facilitan la continuidad de los procesos productivos e impiden el quedarse sin ahcer
nada por falta de materias primas o productos.
Los almacenes de entrada (de materias primas, materiales, repuestos, insumos varios) permiten regular los
suministros para la produccin, mientras que los almacenes de salida (productos terminados) permiten regular
las fluctuaciones en las ventas.
Si bien existen caractersticas fsicas y conceptos administrativos y comerciales comunes a considerar en el
diseo y administracin de estos dos tipos de almacenes, existen tambindiferencias en varios aspectos.
TIPOS DE ALMACENES
puede tenerse almacenes para:
- materias primas (puede requerirse ms de un almacn para sus distintos tipos)
- materiales (a menudo se requiere ms de un almacn para clase de materiales)
- aprovisionamiento general (tiles de oficina, material de empaque, material de seguridad, combustibles,
lubricantes)
- herramientas ( el tpico paol)
- de repuestos
- de mantenimiento general (repuestos para maquinarias de produccin, repuestos para reparaciones post
venta, guantes de trabajo, herramientas, materiales elctricos,escaleras, elementos de limpieza)
- de productos en proceso / semielaborados
- de productos terminados

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Almacenes especializados implica altos costos de construccin y de mantenimiento.


Por eso se establecen zonas diferenciadas de almacenamiento dentro de una misma estructura edilicia,
distribuyendo los costos fijos totales entre todos los artculos almacenados.
Las, las zonas deben estar distribuidas, sealizadas y lo suficientemente resguardadas como para evitar
accidentes - si se almacenan sustancias peligrosas -.
Una buena gestin de almacenamiento debe considerar al menos almacenes- lugares separados para :
materias primas,
semielaborados y
productos terminados,
esto contribuye a una mejor distribucin del flujo logstico, a un mejor control de ingreso y egreso y a una
simplificacin en el manejo de la informacin.
De acuerdo a las diferentes caractersticas de los elementos a almacenar, los mismos pueden ser alojados al
aire libre o bajo techo.
En el primer caso se habla de almacenes abiertos, esto es, espacios fsicos destinados a alojar materiales tales
como vigas de hierro o acero, containers de material no oxidable o cualquier otro elemento que, por sus
caractersticas fsicas o qumicas no se vean afectados por las condiciones climticas o que no sufran
deterioros de importancia.
Los almacenes cerrados tienen techo y estan destinados a resguardar las compras de la luz, el fro, el calor, la
lluvia, la nieve y/o la humedad.
Almacenes a los de entradade materiales, mientras que nos Depsitos son aquellos espacios fsicos
destinados a albergar productos finales o semiacabados para armar, ensamblar o destinados exclusivamente
para la preparacin de pedidos.
Dentro de este ltimo concepto se incluyen los centros de distribucin y los centros de consolidacin o de
preparacin de pedidos de una mayor vigilancia que los productos dejados al aire libre, a la vez que se facilita
el registro de entradas-salidas.
Desde el punto de vista del manejo de los materiales, se puede hablar de almacenes manuales,
automatizados o mixtos.
Todos los almacenes manuales hacen uso de diferentes herramientas o equipos para el transporte de sus
materiales (a traccin humana o mecnica).
Otro clasificacin se refiere a la forma en que los tems son stockeados en el almacn:
- de localizacin fija: en ellos, cada uno de los tipos de artculos que ingresan tiene asignado un espacio
permanente de almacenamiento o SKU - stock keeping unit-.
Este tipo de almacenamiento es conveniente cuando el espacio fsico no es muy costoso y tambin cuando se
trata de artculos de utilizacin permanente.
- de localizacin aleatoria: los artculos que ingresan a los almacenes son colocados en cualquier espacio vaco
de las estanteras o espacios destinados a almacenaje.
En estos casos se requiere un ndice de ubicacin que indique qu espacios estn vacos y disponibles y
donde se guarda cada parte; suelen utilizarse cdigos o bien un pizarron con las posiciones libres.
- por zonas: es una opcin intermedia, donde todos los componentes afines se agrupan en la misma zona,
asignando localizaciones aleatorias dentro de cada una de ellas.
CRITERIOS BSICOS EN LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES
Pautas generales bsicas a tener en cuenta para lograr una gestin eficiente de almacenes, entre ellas:
- la satisfaccin de las necesidades de los clientes internos
- la maximizacin del uso del espacio
- el fcil acceso a todos los tems
- la efectiva utilizacin de la mano de obra, maquinarias y equipos
- la proteccin de los tems stockeados
- la seguridad en el manejo de los materiales
- la preservacin de las instalaciones
- el registro y control de las operaciones

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Layout de almacenes
condiciones bsicas a respetar en la distribucin de espacios en los almacenes, tales como la diferenciacin y
facilidad de acceso de tres zonas de caractersticas dismiles:
- zona de recepcin, que incluye los muelles de descarga, la zona de control e identificacin. Se registra el
ingreso de los pedidos a almacenes.
- zona de almacenamiento, donde se alojan y custodian las mercaderas
- zona de expedicin, donde se preparan los envos y se efecta un control de salida de stock de los
almacenes.
El layout debe considerar el tipo de instalaciones a utilizar (por ejemplo, estanteras fijas o mviles, estructuras
metlicas resistentes a cargas verticales, etc.), la altura de las mismas, caractersticas de los accesos,
superficie y volumen totales de las instalaciones, los m 3 destinados a cada zona y a cada tipo de mercadera
en particular (los espacios para cada mercadera se calculan a partir del volumen del stock necesario, la altura
del apilamiento y los espacios de circulacin y complementarios)
Se debe evitar la obstruccin de pasillos y disear circuitos de colocacin y retiro de mercaderas que minimice
los cruces.
Debe existir un lugar reservado para estacionar los montacargas, apiladoras, carretillas y todo otro elemento de
transporte.
Fijados los espacios necesarios para carga y descarga, para transporte y para el almacenamiento propiamente
dicho.
principio de similitud: todos aquellos artculos que requieran similares condiciones de almacenaje se agrupen
en una zona comn. As, la adjudicacin de lugares especficos para cada tem o familia de tems en
stock tiene relacin, entre otros, con la frecuencia de uso de cada uno de ellos y los volmenes a trasladar.
Los artculos ms utilizados y aquellos de difcil movilizacin, ya sea por su peso o por su volumen, deben ser
ubicados cerca de la zona de salida, en los circuitos principales, de manera tal que se pueda acceder a ellos
fcilmente, mientras que los elementos livianos y/o de baja rotacin, pueden ser ubicados en espacios altos y/o
en pasillos secundarios.
El almacenamiento se sustancias peligrosas tales como venenos o inflamables, debe hacerse en una zona
especial separada del resto de las mercaderas, con adecuada ventilacin y sealizacin.
Se recomienda que su almacenamiento no se efecte en altura.
La sealizacin, de las instalaciones como de los inventarios es importante en la operatoria diaria de los
almacenes. Para facilitar la ubicacin de los materiales o partes, se suelen utilizar seales colgantes y/o lneas
de pintura en el piso, utilizando diferentes colores de acuerdo a los distintos sectores.
Identificar los tems y la sealizacin de los envases cuando corresponde, evitar manipuleos innecesarios,
ayuda a reducir costos operativos.
Debe tenerse presente las normas de seguridad e higiene en los almacenes, considerando la iluminacin, la
ventilacin, la conservacin de temperaturas adecuadas al tipo de bien almacenado, el mantenimiento de las
instalaciones, la existencia de elementos contra incendios, proteccin contra robos, sistemas de alarmas, etc.
Manejo de materiales
Decisiones relacionadas con el movimiento y el manejo de los materiales.
Durante el proceso de planificacin de almacenes, se debe tener en cuenta:
- Materiales: elementos slidos, gaseosos, lquidos, productos a granel o envasados, voluminosos o de muy
pequeo tamao, de consistencia rgida o flexible, elementos que deben manipularse con guantes o
herramientas especiales por su peligrosidad o que requieren de cuidados especiales por su extrema fragilidad.
- Cantidades a manejar: dependen del volumen de produccin planificado y las cantidades que deben llegar a
cada puesto de trabajo y la frecuencia de uso.
- Recorridos a efectuar, ritmos de traslado y distancias a recorrer
- Tipos de movimientos a efectuar:
a) transporte horizontal: sin instalaciones fijas (sobre ruedas o carros, a traccin humana o mecnica); con
instalaciones de gua (rieles); instalaciones de autotransporte (transportadores de cinta, cadena o rodillo).
Para manipular inventarios dentro de un almacn hay una variedad de vehculos, para pasillos anchos o
angostos, guiados mecnicamente o automticamente, por rieles, por cables, etc.
-b) transporte vertical (ascensores, montacargas)
c) transporte mixto (gra puente, gra mvil, gra manual, robots manipuladores)
- Handling: cargas paletizadas,enfardadas, enjauladas, recipientes tales como cajones, barriles, containers, etc.

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La manipulacin es una operacin que no agrega valor, pero s costos, por ello se debe tratar de minimizar las
distancias a recorrer, realizar desplazamientos en lnea recta, evitar excesivas operaciones de carga y
descarga, de ser posible aumentar la velocidad del transporte, aprovechar la fuerza gravitatoria y mantener
despejados los lugares de paso.
Normalizar las dimensiones en envases de productos, embalajes y contenedores, favorece enormemente el
transporte y el almacenamiento, especialmente si stos se realizan formando pilas.
Sistemas de almacenaje
Mtodos de almacenamiento :
Apilamiento: Si los artculos son muy voluminosos, las pilas pueden armarse directamente sobre el suelo, de
otra forma pueden ser colocadas en estanteras o racks.
No apilables: si sin fragiles, de volumen o forma irregular o ante ausencia de embalaje, Se utilizan estanteras
para su almacenamiento.
Idntico criterio para materiales que existen en poca cantidad o son muy pequeos.
Hay estanteras de un casillero, que pueden constar de cajones deslizantes para facilitar la extraccin.
De rotacin o secuencia : para productos con vencimiento o que deben usarse en orden, el almacenamiento
debe realizarse de modo que el primer producto apilado en una misma SKU sea el primero en salir ( principio
FIFO: fist in first out , el primero que entra es el primero que sale) .
Esto puede lograrse con un sistema celular que permite introducir las mercaderas por una parte y extraerlas
por la opuesta, corriendo toda la fila a medida que se va consumiendo el stock (sistema de almacenamiento
mvil, drive in)
Unidades auxiliares: los pallets son plataformas especiales de madera o plstico que permiten movilizar
distintas cargas agrupadas en una unidad de volumen y peso salir.
Sistemas de identificacin y catalogacin de mercaderas
Los almacenes tienen muchos tems diferentes, por lo que se debe establecer una buena clasificacin de los
items para su correcta identificacin, almacenamiento y recupero.
En primer lugar, se debe establecer un sistema de identificacin a prueba de errores de todos los tems.
Crear un registro con un sistemas numricos o alfa-numricos en clave para identificar los diferentes productos
alojados en los almacenes.
Un catlogo debe constar de una estructura de cdigo identificatorio, subcdigos y una descripcin, semejante
a una estructura padre/hijo para cada familia de artculos.
Utilizar un sistema de clasificacin de acuerdo a las clases de artculos, .
Ejemplo:
18.11.0096,
donde 18 significa ferretera,
11 bulones y
0096 podra indica caracterstica particular del elemento catalogado.
Otra clasificacin sera utilizar un primer cdigo para identificar el tipo de material
(ejemplo, productos de cobre, acero, hierro, etc.),
un segundo cdigo que represente el subtipo (cables, caos, tornillos, etc.) y
un tercer ndice que identifique su tamao.
Con respecto a las piezas fabricadas, sera mejor utilizar una clasificacin sobre la base de su uso;
asignar nmeros separados para las piezas de cada producto fabricado,
que contengan la identificacin del equipo o producto al que pertenecen, modelo, nmero de plano y nmero
de parte.
En base al sistema elegido los artculos con sus respectivos cdigos identificatorios se asignan a una SKU.
Una SKU consta del cdigo identificatorio del artculo, otro cdigo que identifica al proveedor y otro que
representa el costo del artculo.
Un buen sistema de catalogacin reduce considerablemente los costos, ya que evita errores tales como
agotamientos ficticios (el artculo existe, pero como est mal catalogado se desconoce su existencia) y
duplicacin (existencia de mismos tems con diferentes especificaciones); evita tener repuestos obsoletos en
almacenes (por no saber para qu sirven o dnde son utilizados) y reduce sensiblemente los procesos
administrativos de control (controles cruzados o de conformidad).

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Control de almacenes
El registro de ingresos y egresos de los almacenes puede llevarse a cabo en forma manual; aunque puede
usarse una PC.
Los sistemas deben contemplar la planificacin de aprovisionamientos, aviso de punto de repedido o emisin
automtica de rdenes de compra).
Los registros nunca son totalmente exactos, por lo que, en forma peridica y de acuerdo a las polticas y
prcticas vigentes, se procede a realizar conteos fsicos de los inventarios.
El conteo cclico es un mtodo por el cual el personal del almacn cuenta peridica y frecuentemente un
porcentaje del nmero total de artculos y va corrigiendo todos los errores que pudiera encontrar.
Los artculos de mayor valor del inventario (valor = precio x cantidad) son controlados con mayor frecuencia,
por ejemplo, podran realizarse recuentos todos los meses; para los de valor intermedio cada tres o cuatro
meses, mientras que para aquellos que representan el menor valor de los inventarios los conteos fsicos
podran realizarse una o dos veces al ao.
Los recuentos cclicos posibilitan una actualizacin continua de los tems en almacenes, permitiendo tomar
decisiones ms adecuadas respecto a las compras.
Otra de control es el establecimiento de claras polticas para el retiro de los tems de almacenes.
Asignar personal exclusivo para el manejo del rea favorece la administracin y control de la misma, por lo que
se debe evitar la entrada a todo el personal ajeno al almacn, y, de ser posible, debera existir un nico lugar
para el retiro de los tems.
Controles operativos de gestin de almacenes debe considerar el monitoreo del desempeo general del rea.
Definir parmetros de medicin de resultados:
% de pedidos internos abastecidos en tiempo y forma, total de cajas, fardos, toneladas, etc. recibidos por mes,
gastos de transportes internos (por ej., costo mensual en $ por bulto movilizado), gasto de energa elctrica
mensual, utilizacin en m3 , respecto a la capacidad del almacn, total de horas trabajadas en el mes, horas
perdidas por accidentes, productividad de la mano de obra, % de productos deteriorados, % de errores en
registros de inventarios en relacin a las existencias fsicas reales, entre otros.
GESTIN DE INVENTARIOS
INVENTARIOS GERENCIADOS POR LOS PROVEEDORES
Una creciente metodologa de administracin de inventarios es el gerenciamiento de los mismos a travs de los
proveedores, denominada tambin stocks en consignacin. Bajo esta modalidad, el cliente asigna un espacio
fsico del almacn a los proveedores, el que ser utilizado exclusivamente para el manejo de los materiales de
su propiedad.
El proveedor administrar sus inventarios de acuerdo a las cantidades mximas y mnimas a mantener
establecidas de comn acuerdo, y facturar solamente las mercaderas consumidas en el perodo establecido
por el sector Compras.
Para la empresa que posee los materiales en consignacin, las ventajas son obvias: menor erogacin de
capital (se paga slo lo que se consume), menores costos de mantenimiento (a cargo del proveedor) y mayor
adecuacin a variaciones en los programas de produccin (cualquier modificacin del programa puede
atenderse con stocks que ya estn en planta, sin costos adicionales de reservas de seguridad) .
Cules son los beneficios que logran los proveedores al trabajar bajo esta modalidad?
al trabajar conjuntamente con el cliente, la planificacin y programacin de la produccin se torna ms realista,
evitando producir los materiales que no se requerirn (enfoque pull); por otra parte, al administrar los
inventarios ellos mismos, los proveedores pueden establecer polticas adecuadas en cuanto a la frecuencia y
formas de entrega (empaques, utilizacin de vehculos, horarios de envo, etc.), minimizando la necesidad de
realizar cambios abruptos en su sistema logstico con motivo de pedidos del cliente no programados.

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