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2.2 Metodologa de la auditoria administrativa.

La metodologa de la auditoria administrativa se ha dividido en diferentes etapas,


cada una de las cuales brinda criterios y lineamientos que deben tomarse en
cuenta al llevar a cabo la auditoria (Prez, 2006).
Las etapas que integran esta metodologa,
son:

Planeacin

Ejecucin
Evaluacin
Informe
Seguimiento

2.2.1 Planeacin.
La etapa de planeacin de la auditoria administrativa contempla los lineamientos
de carcter general que norman la aplicacin

de la auditoria, con el fin de

garantizar que las tareas planificadas para realizarla sean pertinentes y relevantes.
El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la
organizacin sobre el funcionamiento de la misma, as como tener un panorama
general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las etapas
posteriores se logre analizar esta informacin con profundidad y actuar al respecto.
2.2.1.1 Etapas de la planeacin.
Las etapas de la planeacin son:
a) Platica con el encargado.
b) Entrevista previa.
c) Investigacin preliminar.
d) Determinacin del rea a estudiar.
e) Determinacin de los detalles a estudiar.
A continuacin se hablara de manera particular de cada una de
ellas:
a) Platic a c on el enc argado: La finalidad de esta etapa es obtener conocer
caractersticas generales de la organizacin y su funcionamiento, as como
establecer un vnculo de confianza y comunicacin entre el encargado y el
auditor.
Esta fase de la planeacin se subdivide en:
1. Datos generales:
-

Acta de inicio de la auditoria administrativa.

Bosquejo histrico de la organizacin, que contempla:


o Evolucin histrica de la organizacin
o Nombre y ubicacin de la organizacin, as como telfono, fax, etc.
o Fecha de fundacin

o Giro del negocio


o Personal que labora en ella
o Estructura legal y composicin capital
o Horarios de trabajo
o Volumen de operaciones
o Otros datos que se consideren de inters y/o importancia para llevar
a cabo la auditoria.
-

Estructura orgnica de la empresa: Conocimiento del organigrama de la


organizacin, revisin de que coincida con la organizacin real y actual de la
misma. Cuando la organizacin no tiene un cronograma, se pide informacin
sobre su organizacin para elaborar uno.

Directorio: Registro de los datos de los miembros de la organizacin (nombre,


puesto,

direccin,

telfono).

Cuando

una

organizacin

cuenta

con

demasiados empleados, se registran solo los de quienes ocupan los puestos


principales.
2. Objetivos y propsitos:
Se pretende conocer el punto de vista de la persona encargada de organizacin,
as como su valoracin acerca del funcionamiento de la misma. Se tratan
aspectos como: quienes solicitaron la auditoria, las razon es que motivaron
esta solicitud, las reas de revisin propuestas, los puntos fuertes y dbiles
de la negociacin.
3.
Tiempo
duracin:
Se pretende

estimado

de

que el encargado

de la organizacin

conozca

el tiempo

estimado para llevar a cabo la auditoria y valore si es adecuado o no. Se


considera adems

el personal necesario para realizar la auditoria y las

caractersticas tcnicas que este debe tener.


4.
Condiciones
trabajo:

de

Se hace mencin de las bases sobre las cuales se llevara a cabo la auditoria,
informacin que debe ser condensada entre auditor y encargado de la
organizacin.

otorgadas

limitaciones, horarios de trabajo, lugar fsico de trabajo, coordinacin

de

actividades,

Se

tratan

aspectos

como:

facilidades

honorarios, fuentes de informacin requeridas,


trataran problemas

que surjan

durante

el

establecer con quien se

proceso

y requieran

atencin

inmediata, as como a quien se le puede dar informacin si se solicita.


b) Entr evis ta pr evia: En esta fase se pretende recopilar informacin sobre
la perspectiva de los empleados, clientes y dems personas involucradas con
la organizacin,

acerca del funcionamiento

de la misma.

Es importante

considerar para la realizacin de este tipo de entrevistas aspectos como:


-

Mantener

contacto

con

las

personas

de las

cuales

se requiera

informacin que se considere relevante.


-

Realizar preguntas que permitan que el entrevistado de una respuesta


sincera y espontnea.

Ser imparcial
entrevista.
-

al realizar

la

Organizar la informacin obtenida.

Llevar a cabo los resmenes correspondientes


clara.
c) Inves tigacin

de manera

pr elimi nar : Se realiza mediante la observacin directa y la

aplicacin de entrevistas, le permite al auditor tener un panorama general de la


manera en como esta operando la organizacin a fin de detectar con mayor exactitud
las problemticas de la misma. Se busca obtener informacin como: sistemas y
procedimientos de la organizacin, eficiencia administrativa, estructura orgnica y
financiera, datos estadsticos de eficiencia y capacitacin del personal.
Esta fase de la planeacin se subdivide en:
1.

Investigacin

documental:

Las

organizacin

muestras
los

de documentos

objetivos

del

estudio

varan
de

de

acuerdo con

la

estos

documentos.

Se pueden requerir: reglamentos internos, informes, estados

financieros, presupuestos, controles, manuales, agenda de clientes, entre


otros.
2. Investigacin de campo: Realizada por el auditor y dems personal de
apoyo
dentro de la organizacin, se recorren las distintas reas de la misma
registrando aspectos relevantes, para poder hacer un comentario general
de la forma en como se observo que esta funcionando la organizacin,
problemticas, etc.

d) D eterminacin

del r ea a estudi ar : Se registra la amplitud que tendr la

auditoria en mutuo acuerdo con el encargado de la organizacin, se determina si


esta ser llevada a cabo de manera parcial o total y las razones que dieron pie a
esta decisin. Si se realiza de forma parcial se registraran el o las reas en que se
llevara a cabo.
e) D eterminac in de los detalles a estudiar : Comprende aquellos aspectos o de
la organizacin que debern ser analizados con mayor profundidad y atencin en
la siguiente etapa. La informacin expuesta debe ser actual y verdica, proveniente
de una fuente confiable y pertinente. Para la realizacin de esta fase de la
planeacin se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
-

Analizar la informacin recaudada e identificar y registrar los aspectos


que requieran mayor estudio o atencin.

Evitar el uso de adjetivos calificativos al registrar la informaci n.

Incluir estos registros en la auditoria, pues son la base para la realizacin


de la siguiente etapa.

2.2.2 Ejecucin.
El objetivo de esta etapa es recopilar informacin de las distintas reas que
estn sujetas a revisin, misma que se revisa y analiza posteriormente, con la
finalidad de detectar deficiencias o irregularidades administrativas. Es en esta etapa
en la que se busca obtener la mayor cantidad de informacin posible, se identifican
problemticas y se proponen opciones de solucin.
2.2.2.1 Etapas de la ejecucin.
La etapa de ejecucin se subdivide en las siguientes
fases:
a) Obtencin de informacin.
b) Ordenamiento y depuracin de la informacin.
c) Anlisis de la informacin.
d) Investigacin de las causas de las deficiencias.

e) Alternativas de solucin.
f) Anlisis de las posibles mejoras.
A continuacin se hablara de manera particular de cada una de estas fases.
a) Obtencin de inf or macin: Se recauda la informacin necesaria para llevar a
cabo la auditoria administrativa mediante las siguientes h erramientas:
-

Cuestionarios:

Funcionan

como mecanismos

de forma escrita a ciertas interrogantes.

para obtener respuestas

Cabe destacar que toda la

informacin obtenida mediante los cuestionarios ser complementaria


verificada

por otras

cuestionario

herramientas.

Para

elaborar

aplicar

y
un

de manera adecuada es importante tener claro a quienes se

les podra aplicar (tomando en cuenta las caractersticas propias de este


grupo de personas), as como la informacin que se desea conocer y hacer
planteamientos claros y sencillos.
-

Entrevistas: Es una conversacin que se realiza tomando en cuenta un guin


y plan de accin. Dentro de una auditoria administrativa se llevan a cabo
entrevistas cuando algunos aspectos de la informacin obtenida de los
cuestionarios no son claros o se muestran de forma completa; es encotnces
cuando las entrevistas servirn al auditor como una herramienta para obtener
informacin

especifica

acerca

de

aquellos

aspectos

que

necesiten

ser explicados con mayor amplitud o detalle. Las entrevistas debern


aplicarse a aquellas personas que tengan relacin directa con el aspecto
que se desea estudiar con mayor detalle, de esta forma se podrn ir
aclarando las dudas que surjan
elaborada

a partir

al respecto.

La entrevista

debe ser

de la informacin que se desea conocer, durante la

aplicacin de esta se debe dar a conocer al entrevistado el fin que tiene


la

entrevista

establecer

un ambiente de confianza y cordialidad, as

mismo, es importante el formular las preguntas de manera clara y correcta,


registrar

las respuestas

obtenidas, evitar hacer interrupciones, observar

actitudes y reacciones y mantener una posicin neutral ante las ideas y


comentarios expresados por el entrevistado.

Observacin directa: Se refiere a la obtencin de informacin mediante


la elaboracin

de una escala estimativa,

el auditor realiza un anlisis

detallado de los aspectos a estudiar a fin de conocer las causas de las


problemticas o anomalas que presenta la organizacin, as mismo, esta
informacin

le sirve como base para expresar

argumentos

sobre el

funcionamiento de dicha organizacin. Para realizar la observacin directa


es importante tomar en cuenta lo siguiente:
-

Determinar los aspectos a estudiar.

Establecer la escala de valoracin.

Calificar cada aspecto de acuerdo con la escala establecida y


emitir un comentario que justifique dicha calificacin.

Elaborar una grafica particular de cada aspecto a estudiar, y


expresar que factores lo afectan.

Realizar un concentrado de los aspectos que se estudiaron con el


fin de conocer de manera general el comportamiento de cada uno
de estos.

Lista de confrontacin y verificacin: El auditor hace preguntas sobre la


informacin

recibida

una

varias

personas,

ya

sea

porque

parezca exagerada o haya cado en contradicciones. Las preguntas pueden


ser: Qu tarea realiza? Cmo lo realiza? Cundo lo hace? Por qu
lo hace?
Donde lo realiza?, entre otras. La lista de confrontacin y verificacin
ser aplicada de acuerdo al criterio de quien realiza la auditoria.
b) Or denamiento
tabulados, las

y d epur ac in

entrevistas

de la inf or mac in:

complementan

la

Los cuestionarios

informacin

brindada

son

por

los

cuestionarios y el anlisis que se realiza de cada aspecto de la observacin directa


permite

identificar factores

que

estn

afectando

el funcionamiento

de

la

organizacin.

c) Anlisis de la inf or mac in: La informacin se debe a analizar de acuerdo con los
aspectos a estudiar previamente definidos, as mismo se deber hacer nfasis
es aquella informacin que nos lleve a conocer los factores que afectan a
la organizacin. El proceso de anlisis comienza cuando se ha reconocido el o
los

problemas, se llevara a cabo el anlisis de cuestionarios, entrevistas, informacin


obtenida mediante observacin directa y listas de confrontacin y verificacin (si
es que son aplicadas).
d) Investigac in

de las c aus as de las deficiencias:

Contando con toda la

informacin se investigan las causas de las problemticas o deficiencias encontradas


en el funcionamiento de la organizacin. Se debern registrar dichas deficiencias a
partir de los factores a estudiar previamente establecidos y si surgieran algunas
otras problemticas tambin se har mencin de ellas.
e) Alter nativas de s olucin: Se darn sugerencias adecuadas para dar solucin a las
deficiencias

o problemticas

encontradas,

estas debern ser planteadas

de

manera objetiva y realista, es decir, tendrn que ser acciones que la organizacin
pueda realizar
alternativas

a corto

de solucin

plazo.
y

El

dar

auditor

decidir

seguimiento

cuales

las

son

las

acciones

mejores
que

la

organizacin realice para asegurarse del logro de los objetivos de la misma.


f) Anlisis

d e l as p os i bl es

m ej or as :

Las posibles

mejoras

son aquellos

comentarios que ayudan al buen funcionamiento de la organizacin.


2.2.3 Evaluacin.
El objetivo de esta etapa es conocer la eficiencia bajo la cual funciona la
organizacin; los resultados obtenidos del anlisis de la informacin recaudada
durante la etapa de ejecucin, servirn al auditor para poder hacer una comparacin
entre la situacin actual de la organizacin y el informe de la ltima auditoria
realizada (Fernndez, 1991).
2.2.3.1 Etapas de la evaluacin.
La etapa de evaluacin se subdivide en las siguientes
fases:
a) Ponderacin de funciones.
b) Determinacin de los factores a evaluar.

c) Asignacin de puntos a los factores a evaluar.


d) Determinacin de grados.
e) Calificacin de funciones.
f) Comentario general del funcionamiento de la empresa.
a) Ponder acin de funciones : Se refiere a la asignacin de un valor a cada una
de las funciones de la organizacin, a fin de establecer la influencia que estas tienen
en la eficiencia bajo la cual trabaja la organizacin. Al valor que se le asigna a cada
funcin se le conoce tcnicamente como peso, es decir, la importancia que
una funcin tiene en relacin con las dems, expresadas

en porcentaje. Para

realizar la ponderacin se considera que las funciones de la organizacin tienen


un valor de
100%, a partir de ello se expresa un porcentaje para cada
funcin.
b) D eter minac in de f actor es a evalu ar: Dentro de cada funcin habr diversos
factores

a evaluar,

los

factores

que se enlistas

a continuacin

pueden

son considerados como tiles para todas las empresas , cabe destacar que
podrn integrarse otros de acuerdo con las caractersticas de la organi zacin
evaluada:
-

Adecuacin y grado de cumplimiento de objetivos.

Adecuacin y grado de cumplimiento de las polticas.

Adecuacin de la estructura orgnica.

Grado de cumplimiento de los controles existentes.

Manejo de la funcin directiva.

Grado de cumplimiento de los controles existentes.

Eficiencia del personal.

Adecuacin de recursos materiales y financieros.

c) Asignacin de puntos a los f actor es a evaluar : Son los pesos asignados a


las funciones, sirven para dar mayor claridad al juicio de los auditor es as
como flexibilidad

la

auditoria.

Se

entiende

por

punto

una

unidad

arbitrariamente elegida que solo nos servir para medir con mayor precisin
la importancia relativa de los factores a evaluar dentro de cada una de las
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funciones de la organizacin, de tal manera asignaremos mas puntos a un factor


cuando lo consideramos mas importante.

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Para obtener los puntos se multiplica el peso de la funcin por 10,


ejemplo: Produccin tiene un peso de 40% (40x10=400) le corresponden 400
puntos. Despus de esto se toma el valor total de la funcin y se divide entre el
numero de factores que se manejan para obtener un valor promedio, ejemplo:
Produccin
400/8= 50 puntos promedio.
FACTORES
A = + 50
B=

50

C=

-50

Por ultimo se realiza la distribucin de puntos entre los factores a evaluar, para lo
cual se toman como base los puntos anteriores, a juicio del auditor se le
agregan o restan puntos de acuerdo a la importancia relativa que estos tengan.
d)

D et er m i n ac i n

de gr ados : Entendemos

nmeros convencionales

como grado a cada uno de los

representativos

de una escala de valores. Se

considera que un cierto grado corresponde a un estado de eficiencia, po lo


tanto

los

grados superiores

corresponden

a una elevada

eficiencia

excelencia en la actividad analizada.


El valor de cada grado servir para ponderar los puntos asignados a cada factor,
segn sea su realizacin, puede darse en forma apreciativa o bien en un cierto
porcentaje de cumplimiento. Para realizar la determinacin de grados se
propone la siguiente escala:

APRECIACIN

GRADOS

% DE CUMPLIMIENTO

Excelente

De 90 a 100%

Muy bien

De 80 a 90 %

Bien

De 60 a 80%

Regular

De 40 a 60 %

Mal

De 20 a 40%

Muy mal

De 0 a 20%

Tabla 2.1 Escala propuesta por Fernndez Arena


(1991).

e)

C alific aci n de funciones: Se toma el puntaje obtenido en la asignacin de


puntos y se multiplica por los diferentes grados, enseguida el auditor analiza con
detenimiento

cada factor

a evaluar

y marca el puntaje que considere

conveniente, tomando en cuenta como se desarrolla la funcin que se esta


calificando. Por ultimo se suman todos los valores marcados y se obtiene el
resultado, con el cual se elabora una regla de tres para saber el grado de
eficiencia que tiene la funcin. El resultado se interpretara tomando como base la
escala que se manejo para la determinacin de grados.
Total de puntaje = 100%
Puntaje obtenido = x
f) C omentar io gener al del funcionamiento

de la empr es a: Es en esta parte

cuando se hace la apreciacin por parte del auditor de la forma en como se


encuentra funcionando la organizacin, se suman los puntajes obtenidos en las
tablas de cada funcin y se establece mediante una regla de tres la evaluacin
total de la empresa, por ultimo se hace un comentario del funcionamiento
general de la empresa.
2.2.4 Informe.
La importancia de formular y presentar el informe de la auditoria, radica en que
este nos sirve para poder realizar mejoras dentrote la organizacin.
El objetivo del informe es dar a los administradores o encargados de la organizacin
auditada informacin precisa y condensada sobre los resultados obtenidos, para
que ellos

puedan

tomar

decisiones

adecuadas

y realizar

las

mejoras

adecuaciones necesarias.
El informe explica la situacin actual de la organizacin y las probabilidades de
superar las dificultades,

ya que presenta informacin

relevante sobre las

prcticas administrativas que se estn llevando a cabo, se menciona tambin la


posicin de la organizacin a futuro, hablando de qu se espera alcanzar; es
el resumen la auditoria, por lo que se deben presentar evidencias obtenidas de ella.
Algunos aspectos que se deben considerar al realizar le informe
son:

Los datos deben ser precisos, por lo que la informacin

debe ser

depurada antes de ser presentada.


-

La redaccin debe ser clara, con trminos sencillos y comprensibles.

Se deben hacer recomendaciones constructivas.

La informacin presentada debe ser verdica, se debe estar seguro de lo


que se est informando.

Los informes pueden clasificarse segn las necesidades de cada cliente


en:
Ordinar ios: Se formulan cuando el cliente lo conviene previamente con el auditor.
Puede ser peridicos, que se hacen cada determinado tiempo con el fin de enterar
sobre los avances de lo realizado, o finales, que se elaboran al final de realizar la
auditoria.
Circunstanciales: Se presentan a la direccin de forma imprevista, se formulan a
partir de un hecho ocasional surgido durante el proceso de la investigacin, que
debe darse a conocer de forma inmediata.
2.2.4.1 Contenido del Informe.
El diseo y contenido del informe pueden variar en cada organizacin segn el
tipo de auditoria, propsito, fallas encontradas y medidas propuestas, si embargo,
los puntos principales que debe contener son:
-

Propsito de la auditoria: Debe ser claro y conciso, deb e dar una


explicacin breve del trabajo desarrollado.

Hechos relevantes a nivel organizacin: Se deben mostrar los hechos


relevantes negativos y que requieren medidas correctivas. Deben incluirse
comentarios, tablas o graficas que amplen y den muestra de la informacin
obtenida.

Hechos relevantes de cada departamento o seccin: Se informa con mayor


detalle los hechos, problemticas

y/o deficiencias

encontradas en cada

uno de los departamentos. Se habla de manera especfica de las fallas


que s e encontraron.

Recomendaciones: Deben dar una idea general del porque de los


beneficios que se originaran una vez aceptados los cambios a implementar.

Anexos: Sirven para ampliar y detallar la informacin contenida en el informe.

2.2.4.2 Procedimiento para realizar el informe


final.
Para la correcta realizacin del informe final se deben tomar en cuenta los
siguientes pasos:
1. Alcance de la auditoria.
2. Apreciacin de los aspectos fundamentales.
3. Evaluacin de la empresa.
4. Anexos.
1. Alcance de la auditoria. Se deben considerar los siguientes
datos: Lugar donde se realizo.
Periodo que abarco.
Nombre de la empresa, direccin,
telfono. Giro de la empresa.
rea que abarco la auditoria
Tipo de auditoria (total o parcial)
2. Apreciacin de aspectos fundamentales: La apreciacin se realiza de cada uno
de los factores

que se investigaron

puntual, analizando
escribir

las

las soluciones

causas

describindolos

de

propuestas.

las
Si

uno por uno de manera

deficiencias,
alguno

de

los

para

posteriormente

factores

no

tiene

deficiencias se hace constar por escrito.


3. Evaluacin de la empresa:

Se evala de manera global la empresa u

organizacin, se realiza la determinacin del grado de eficiencia y se hace un


comentario general de cada rea auditada, se dan a conocer las razones por lo
que se asigna el grado de eficiencia.
4.
Anexos: Informacin que sirve como respaldo al informe de la
auditoria.
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