Manual Utilitario 1.5

ZGS SERVICE TECNOLOGIES
S.A.C
Ideando soluciones a sus
necesidades
CONTENIDO
1. INGRESAR AL UTILITARIO.......................................................................3
2. MENU PRINCIPAL....................................................................................4
1.1.
ARCHIVO...........................................................................................4
a.
Parmetro.........................................................................................4
b.
SALIR................................................................................................5
1.2.
HERRAMIENTAS.................................................................................6
1.2.1.
EXPORTAR CLIENTES................................................................6
1.2.2.
EXPORTAR PROVEEDORES.......................................................9
1.2.3.
EXPORTAR HONORARIOS.......................................................13
1.2.4.
PROVISIN VENTAS:...............................................................17
1.2.5.
PROVISION DE COMPRAS.......................................................26
1.2.6.
PROVISION DE HONORARIOS.................................................33
1.2.7.
CANCELACIN DE REGISTROS...............................................41
1.3.
Ventana:.........................................................................................52
1.4.
Ayuda:............................................................................................52
MZA. C LOTE. 9 GRU. 13 SECTOR 3 (FRENTE A LA MUNICIPALIDAD DE V.E.S.) LIMA - LIMA - VILLA EL
SALVADOR

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necesidades
1.
INGRESAR AL UTILITARIO
Para ingresar al utilitario de sistemas contables hacer clic en el icono que
se muestra a continuacin:
Ingresar la clave de acceso. Y presionar el botn ingresar.
Seguido nos aparece la pantalla principal.

Men principal.
Barra de herramientas.
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2.
MENU PRINCIPAL
La barra del men principal del utilitario de sistemas contables est

compuesta por cuatro (4) submens:
1.1. ARCHIVO
Este men se encuentra las opciones de parmetro y salir.
a.
Parmetro
Nos permite ver el parmetro.
CONCAR CODEBASE
INGRESAR EL NOMBRE
ODBC
BUSCAR DONDE ESTA

LA BASE DE DATOS.
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CONCAR SQL
BOTN PROBAR CONEXIN
EL NOMBRE DE EQUIPO DEL SERVIDOR.
NOMBRE DE LA BASE DE D
Una vez ingresado los campos, hacer clic en el botn aceptar.

b.
SALIR
Permite salir de la pantalla principal. Hacer clic en el botn S.
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1.2. HERRAMIENTAS
Este submen se encuentra las opciones: Exportar clientes, exportar
proveedores, exportar honorarios, provisin de ventas, provisin de
compras, provisin de honorarios y cancelacin de registros.
1.2.1.
EXPORTAR CLIENTES
ANTES DE EXPORTAR: Para exportar los datos al sistema contable, tener
en cuenta las siguientes recomendaciones:
Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene

que cerrar el UTILITARIO DE SISTEMAS CONTABLES, para que
actualic los datos y luego exportar nuevamente (no puede
continuar el proceso).
1. El nombre del archivo tiene que ser igual.
(Anexo-Clientes).
NOTA: En caso de ser distinto el nombre del archivo nos aparece el
siguiente aviso.
2. Los nombres de las columnas debe de ser igual al formato.

NOTA: En caso sea distinto el nombre de cualquiera de las columnas
aparece la siguiente ventana.
3. El Ruc (11 caracteres) y el DNI (8 caracteres).

Nota: En caso que el sistema encuentre un espacio en blanco en
este campo en determinado registro, el sistema a partir de ese
registro no subir los dems registros.
4. Debe estar registrado la razn social del cliente.
SALVADOR

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5. Las personas naturales, es obligatorio ingresar apellido paterno, apellido

materno y nombres.
EXPORTAR CLIENTES
Para exportar al sistema contable el anexo clientes, hacer clic en el men
principal en herramientas, seguido clic en exportar clientes.
Hacer clic en el botn ruta.
1
Seguido nos aparece la siguiente ventana. Ubicamos el archivo.

2
Luego hacer clic en el botn guardar.
Verificar el nombre del

archivo sea igual al
formato.
SALVADOR

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Seleccionar la empresa.
3
Botn exportar
Hacer clic en el botn exportar. Seguido nos aparece la ventana

4
de confirmacin. Presionar s para exportar.
Una vez exportado los datos nos aparece el siguiente aviso.

5
Ver que el proceso se

ha completado al 100
%
SALVADOR

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Como vimos en la ventana anterior nuestra exportacin fue un

6
xito, ahora cerrar el utilitario y abrir el sistema contable. Una vez

dentro del sistema contable Reindexar los datos.
Una vez abierto el Sistema Contable, hacer clic en el men principal, en
utilitarios, seguido hacer clic en reindexar base de datos principal.
Luego de reindexar nos aparece el siguiente mensaje, hacer clic en

aceptar.
Verificar si se encuentran los clientes en el sistema contable.

1.2.2.
EXPORTAR PROVEEDORES
ANTES DE EXPORTAR: Para exportar los datos al Sistema Contable,

tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. El nombre del archivo tiene que ser igual al formato.
(AnexoProveedores).
siguiente aviso.
SALVADOR

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El ruc (11 caracteres).

3. Debe estar registrado la razn social del proveedor.
4. Las personas naturales, es obligatorio ingresar apellido paterno, apellido
materno y nombres.
EXPORTACIN DE PROVEEDORES
Para exportar al sistema Contable el anexo Proveedores, hacer clic en el
men principal en herramientas, seguido hacer clic en exportar
proveedores.
1
Botn ruta
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necesidades

2
3
Botn exportar

4
de confirmacin. Presionar s para exportar.

SALVADOR

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necesidades

5

%

6
xito, ahora cerrar el utilitario y abrir el Sistema Contable. Una vez

dentro de Sistema contable Reindexar los datos.
Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el men principal, en
utilitarios, seguido hacer clic en Reindexar base de datos principal.
SALVADOR

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Luego de Reindexar, nos aparece el siguiente mensaje, hacer clic en

aceptar.
Verificar si se encuentran los Proveedores en el Sistema Contable.

1.2.3.
EXPORTAR HONORARIOS
ANTES DE EXPORTAR: Para exportar los datos al Sistema Contable, tener
en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (Anexo-Honorarios).
siguiente aviso.
2. Los nombres de las columnas deben ser igual al formato.

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3. Deben de registrase los campos RUC (11 caracteres) /DNI (8 caracteres).

4. Debe estar registrado la razn social.
5. Debe ingresarse la direccin, apellido paterno, apellido materno y
nombres.
EXPORTAR HONORARIOS:
Para exportar al Sistema Contable el anexo de honorarios, hacer clic en el
men principal seguido clic en exportar honorarios.
1

2
SALVADOR

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necesidades
3
Botn exportar

4
de confirmacin. Presionar si para exportar.
SALVADOR

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necesidades

5

%

6
xito, ahora cerrar el utilitario y abrir el Sistema Contable. Una vez

utilitarios, seguido hacer clic en Reindexar base de datos principal.
Luego de Reindexar nos aparece el siguiente mensaje.
SALVADOR

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Verificar si se encuentran los honorarios en el sistema contable.

1.2.4.
PROVISIN VENTAS:
Para acceder a esta opcin. Hacer clic en el men principal en
herramientas, seguido clic en provisin ventas.
ANTES DE EXPORTAR provisin de ventas se debe tener en cuenta las

siguientes recomendaciones:

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1. Recuerda ingresar el tipo de cambio en el Sistema contable.

Nota: En caso que falte registrar el tipo de cambio, nos mostrar la
siguiente ventana.
Seguido hacer clic en el botn S. Luego nos aparece la siguiente ventana

para guardar el archivo Excel con tipo de cambio no registrado, ubicar
donde se guardar. Hacer clic en guardar.
Luego registrar en el Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha

que falta registrar, con ayuda del Excel que guardaste.
2. El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (ProvisionVentas).
NOTA: En caso de seleccionar el archivo incorrecto, se mostrar la
siguiente ventana.
SALVADOR

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3. El nombre de las columnas debe ser igual al formato.

NOTA: Si cualquiera de las columnas esta distinta al formato no se
proceder a exportar.
4.
5.
6.
7.
8.
Verificar que la fecha de emisin este registrado.

La fecha de emisin tiene que estar dentro del periodo.
El tipo es obligatorio ingresar.
Nmero de documento es obligatorio ingresar.
En la moneda soles tiene que ser igual al del formato (S/.)
Nota: En caso no sea igual al formato lo tomar como dlar.
9. El RUC tiene que tener 11 caracteres y DNI 8 caracteres.
10.
Registrar la razn social del cliente es obligatorio.
11.
La sumatoria de valor + exonerado + igv + percepcin=Total.
NOTA: En caso de error de ingreso de datos, el utilitario nos aparece una
ventana para la correccin.
12.
Registrar el sub-diario en cada registro.
13.
Registrar cuenta contable de cada registro.
14.
Se debe registrar el costo obligatoriamente.
15.
Ingresar la glosa.
La glosa solo acepta 40 dgitos.
NOTA: Al estar vaco la glosa se tomar el nombre + tipo + el nmero de
factura.
En caso de nota de crdito y dbito se debe ingresar adems de lo antes
mencionado los siguientes campos:
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TDOC REF: Ingresar tipo de documento.

NMERO REF: ingresar el nmero de referencia.
FECHA REF: ingresar el nmero de referencia.
IGV REFERENCIA: Ingresar el IGV de referencia.
BASE IMP. REF: Ingresar el importe.
PROVISIN VENTAS:
CONFIGURAR LAS CUENTAS
Botn para activar los cuadros para modificar.
Ingresar las cuentas.
Para bloquear volver a presionar el botn modificar cuentas.
Elegir la empresa.
1
SALVADOR

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Seleccionar el ao, el mes.

2
Presionar el botn ruta.

3
SALVADOR

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Una vez presionado el botn ruta aparece la siguiente ventana. Rutear el

archivo de Excel, y presionar el botn guardar.
Verificar la empresa, ao, mes y la ruta del archivo y nombre de

4
este.
SALVADOR

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Hacer clic en exportar, seguido nos aparece la siguiente ventana

5
para generar la provisin de ventas. Hacer clic en si para confirmar.
Seguido nos aparece la siguiente ventana de confirmacin de

6
que se ha generado con xito.
SALVADOR

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necesidades

%

7
xito, ahora cerrar el utilitario y abrir el SISTEMA CONTABLE. Una vez

utilitarios, seguido hacer clic en REINDEXAR BASE DE DATOS PRINCIPAL Y
REINDEXAR BASE DE DATOS MOVIMIENTOS.
Verificar las ventas en el sistema contable.
DESHACER VENTAS:
SALVADOR

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Para deshacer la exportacin de ventas, elegir la empresa, elegir el ao,

elegir el mes.
Seguido hacer clic en el botn DESHACER. Luego nos aparece la

siguiente ventana. Hacer clic en Si para deshacer.
Despus nos aparece la ventana que ha terminado de procesar, hacer clic

en Aceptar.
SALVADOR

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1.2.5.
PROVISION DE COMPRAS
ANTES DE EXPORTAR provisin de ventas se debe tener en cuenta las
siguientes recomendaciones:

1. El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (ProvisionCompras).
Nota: En caso de seleccionar el archivo incorrecto, se mostrar la
siguiente ventana.
2. El nombre de las columnas debe ser igual al formato.

Nota: Si cualquiera de las columnas esta distinta al formato NO se
proceder a exportar.
SALVADOR

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3. Recuerda debes de registrar el tipo de cambio en el Sistema Contable

antes de utilizar el utilitario.
Nota: En caso de no estar registrada el tipo de cambio en el
sistema contable, aparece la siguiente ventana.

Al nombre de
archivo puedes
aumentar.
Luego registrar en Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha que

falta registrar, con ayuda del Excel que guardaste.
4. La fecha de emisin tiene que registrarse obligatoriamente.
5. La fecha de emisin debe ser igual o menor al periodo de ao y mes del
utilitario.
6. Ingresar la fecha de vencimiento.
7. El tipo es obligatorio ingresar.
8. El nmero es obligatorio ingresar.
9. En la moneda soles tiene que ser igual al del formato (S/.)
Nota: En caso no sea igual al formato lo tomar como dlar.
10.
El Ruc (11 dgitos)
11.
La razn social del proveedor debe registrarse.
SALVADOR

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12.
En caso de error de ingreso de datos, el utilitario nos aparece una
13.
Se debe registrar el costo obligatorio.
14.
Se debe ingresar cuenta contable.
15. Glosa: Solo nos acepta 40 dgitos.
Nota: En caso de no estar registrada la glosa el utilitario tomara
la razn social + nmero de comprobante.
NOTA: En caso sea una nota de dbito o crdito se debe agregar los
siguientes campos.
TDOC REF: Ingresar el tipo de documento.

NMERO REF: Ingresar el nmero ref.
FECHA DE REF: ingresar fecha de ref.
BASE IMP REF: Ingresar la base ref.
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PROVISIN DE COMPRAS
CONFIGURACION DE CUENTAS.
Botn para activar los cuadros para modificar.
Ingresar las cuentas.
Para bloquear volver a presionar el botn modificar cuentas.

Elegir la empresa.
1
SALVADOR

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Selecciona el mes y el ao.

2
Presionar el botn ruta
, para ubicar el archivo que se
exportar, seguido hacer clic en el botn guardar.
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Verificar los datos, y la ruta.

4
Presionar el botn exportar, seguido hacer clic en el botn s para

5
exportar.
SALVADOR

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6
que se generado con xito.

7

Verificar las compras en el sistema contable.
SALVADOR

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DESHACER COMPRAS
Para deshacer los registros de compra.
seleccionar el ao y seleccionar el mes.
Seleccionar
la
empresa,

siguiente ventana. Hacer clic en si para deshacer.
Hacer clic en Aceptar.
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1.2.6.
PROVISION DE HONORARIOS
Para acceder a esta opcin, hacer clic en el men principal en
herramientas, seguido hacer clic en provisin de honorarios.
Antes de exportar la provisin de honorarios tener en cuenta las

siguientes recomendaciones.
1. El nombre del archivo tiene que ser igual.

(Provision-Honorarios).
siguiente aviso.

.
SALVADOR

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3. Recuerda que el tipo de cambio se tiene que registrar.

Luego registrar en Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha que

falta registrar, con ayuda del Excel que guardaste.
4. La fecha de emisin es obligatorio ingresar.
5. Ingresar fecha de vencimiento.
6. El tipo es obligatorio ingresar.
7. El nmero de documento es obligatorio ingresar.
8. El Ruc (11 caracteres).
9. La razn social debe estar registrado.
10.
Ingresar valor, renta y total.
NOTA: En caso de error de ingreso de datos, el utilitario nos aparece una
SALVADOR

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11. Ingresar cuenta contable.

12. Glosa debe estar registrado (El utilitario acepta hasta 40 dgitos).
NOTA: En caso de no estar registrado el utilitario nos llena con razn
social+ nmero de documento.
PROVISIN DE HONORARIOS
CONFIGURACIN DE CUENTAS
Botn modificar
cuenta contables.
Ingresar
cuenta
SALVADOR

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Seleccionar la empresa. Seleccionar el ao y seleccionar el mes.

1
Hacer clic en el botn ruta. Seguido aparece la siguiente ventana

2
para ubicar el archivo. Hacer clic en guardar.
SALVADOR

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Verificar la empresa, el ao, el mes y la ruta.

3
Seguido hacer clic en exportar, nos aparece la siguiente ventana.

4
Hacer clic en si para generar provisin de honorarios.

5
que se generado con xito.

SALVADOR

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6

Verificar los honorarios en el sistema contable.
DESHACER PROVISIN DE HONORARIOS

Para deshacer la exportacin de honorarios, elegir la empresa, seleccionar
el ao, elegir el mes.
SALVADOR

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necesidades

siguiente ventana. Hacer clic en si para deshacer.
Despus nos aparece la ventana que ha terminado de procesar, hacer clic

en Aceptar.
1.2.7.
CANCELACIN DE REGISTROS.
Para acceder a esta opcin hacer clic en el men principal en
herramientas, dentro hacer clic en cancelacin de registros.
SALVADOR

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BUSCAR POR:
de azul.
Ingresar el nmero de documento. Seguido se resaltara
FILTRAR RUC: Ingresar un fragmento o todo el ruc. Nos aparece en la

parte inferior los registros que contengan en su campo el fragmento del
ruc ingresado.
NOTA: Para que se muestre todos los registros, borrar la cuenta de la caja
de texto.
ACTUALIZAR LOS DATOS
SALVADOR

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1. Seleccionar la empresa, seleccionar el ao y selecciona el mes.

Actualizar datos
2. Presionar el botn actualizar datos. Luego nos aparece la siguiente

ventana para confirmar la actualizacin de los datos. Hacer clic en s.
3. Luego nos aparece la lista con los registros actualizados.
ESTAS SON
VENTAS.
ESTAS SON
COMPRAS.
Nota:
SALVADOR

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Las letras de color rojo falta cancelar.
Las letras de color negro esta cancelado.

COBRAR O PAGAR CON EFECTIVO:
1. Cobro.- Ingresar la fecha de cobro.
Tiene que estar marcado para que se active el registro.
COBRAR O PAGAR CON DEPSITO:

1. Cobro.- Ingresar la fecha de cobro.
Tiene que estar marcado para que se active el registro.
NOTA: La fecha de cobro no puede ser menor a la fecha del comprobante.

Aparece el siguiente aviso.
2. Tipo
de
tipo
de
depsito.
cobro.Seleccionar el
cobro
por
SALVADOR

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3. Cheque/depsito: Ingresa el nmero depsito.

4. Cuenta: Seleccionar el nmero de cuenta. Presionar la tecla +.
5. Anexo: Seleccionar el anexo.
SALVADOR

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necesidades
Ejemplo: Cuando se cobr o pago varias facturas con un mismo

documento de pago o cobro.
Ingresado los datos del cheque o depsito, cuenta, anexo, tipo de

pago, fecha.
Si queremos que otra factura obtenga los datos de ese documento

de pago o cobro.
Seleccionar el medio de pago o cobro e ingresar el nmero de
cheque o depsito.
Luego presionar la tecla Enter. Luego nos jala los datos del
documento que coincide con lo ingresado.
SALVADOR

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CANCELACIN DE REGISTROS.
Por ejemplo: si se va a cancelar estos 7 registros. Hace clic en el botn
cancelar.
Hacer clic en el botn cancelar
Hacer clic en si para procesar la cancelacin de los registros. Seguido nos

SALVADOR

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Como vemos la cancelacin al 100%. Y los registros cancelados estn de

color negro.
Para verificar nos vamos a Reindexar en el sistema contable en la 2

opcin.
DESHACER CANCELACIN.- Para deshacer la cancelacin.

1) Deshacer la cancelacin. Ingresa la empresa, el ao y el mes. Hacer clic
en botn deshacer
Y luego si para deshacer.
2) Seguido nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic en aceptar.
SALVADOR

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Nota: En caso de no estar los datos aparece la siguiente ventana.
Actualizar para poder observar los datos.

BOTN ORDENAR:
Para ordenar la lista de documentos de compra o ventas, hacer clic
arrastrar el campo sobre el cuadro de columnas.
Cuadro de
columna.
SALVADOR

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CONFIGURACIN: Esta opcin sirve para configurar las cuentas.
Seleccionar el plan contable.
Todas las compras.- Si queremos que se vea solo compras. Realizar los
siguientes pasos.
1. Para ver solo compras, colocar -- en venta.
2. Hacer clic en aceptar, seguido actualizar los datos, confirmar haciendo clic
en s.
SALVADOR

S.A.C
necesidades
3. Seguido hacer clic en actualizar datos

.
4. Como se ven en la lista todas las compras.
Nota: Para ver solo ventas, colocar en compra y ventas dejar la cuenta.
VISUALIZAR DOCUMENTO DE COBRO O PAGO:

Para visualizar los documentos de cobro o pago (cheque, depsito).
Se muestra los registros que contienen el mismo tipo de documento, cuenta, anexo y tipo de pago, fecha.
SALVADOR
Seleccionar el documento de cobr

S.A.C
necesidades
Para que nos muestre nuevamente todos los registros y nos oculte el
documento de cobro o pago.
SALVADOR

S.A.C
necesidades
1.3. Ventana:
1.4. Ayuda:
Acerca de
SALVADOR

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Ingresar la clave de acceso. Y presionar el botn ingresar.

Seguido nos aparece la pantalla principal.

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La barra del men principal del utilitario de sistemas contables est

BUSCAR DONDE ESTA

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BOTN PROBAR CONEXIN

EL NOMBRE DE EQUIPO DEL SERVIDOR.

Una vez ingresado los campos, hacer clic en el botn aceptar.

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2. Los nombres de las columnas debe de ser igual al formato.

3. El Ruc (11 caracteres) y el DNI (8 caracteres).

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5. Las personas naturales, es obligatorio ingresar apellido paterno, apellido

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Luego hacer clic en el botn guardar.

Verificar el nombre del

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Hacer clic en el botn exportar. Seguido nos aparece la ventana

de confirmacin. Presionar s para exportar.

Una vez exportado los datos nos aparece el siguiente aviso.

Ver que el proceso se

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xito, ahora cerrar el utilitario y abrir el sistema contable. Una vez

Luego de reindexar nos aparece el siguiente mensaje, hacer clic en

Verificar si se encuentran los clientes en el sistema contable.

ANTES DE EXPORTAR: Para exportar los datos al Sistema Contable,

Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene

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2. Los nombres de las columnas debe de ser igual al formato.

El ruc (11 caracteres).

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Seguido nos aparece la siguiente ventana. Ubicamos el archivo.

Luego hacer clic en el botn guardar.

Hacer clic en el botn exportar. Seguido nos aparece la ventana

de confirmacin. Presionar s para exportar.

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Una vez exportado los datos nos aparece el siguiente aviso.

Ver que el proceso se

Como vimos en la ventana anterior nuestra exportacin fue un

xito, ahora cerrar el utilitario y abrir el Sistema Contable. Una vez

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Luego de Reindexar, nos aparece el siguiente mensaje, hacer clic en

Verificar si se encuentran los Proveedores en el Sistema Contable.

Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene

2. Los nombres de las columnas deben ser igual al formato.

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3. Deben de registrase los campos RUC (11 caracteres) /DNI (8 caracteres).

Seguido nos aparece la siguiente ventana. Ubicamos el archivo.

Luego hacer clic en el botn guardar.

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Hacer clic en el botn exportar. Seguido nos aparece la ventana

de confirmacin. Presionar si para exportar.

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Ver que el proceso se

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