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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

Fundada en 1551

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES


UNIDAD DE POSTGRADO

LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE


EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO

TESIS
Para optar el Grado acadmico de Magster en Contabilidad con mencin en:
AUDITORA SUPERIOR
AUTOR
CSAR ENRIQUE CAMPOS GUEVARA

LIMA PER
2003

A mi Jefe y Amigo Coronel PNP Leoncio A. Ayala


Len,

por ser ejemplo de honestidad y

perseverancia.

A mis profesores de la Maestra en Contabilidad


Mencin Auditora Superior por sus sabias
enseanzas en este nivel acadmico.

A mi familia por su constante apoyo en mi


superacin profesional.

LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL


DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE
UNA INSTITUCIN DEL ESTADO

NDICE
INTRODUCCIN
CAPTULO I
El PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO

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A. EL MARCO DE LA INVESTIGACIN DEL PRESENTE ESTUDIO

13

1. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN ESTATAL


a. Diagnstico Situacional sobre la Investigacin
b. Delimitaciones del Estudio ...........................................................
1) Delimitacin Espacial..............................................................
2) Delimitacin Temporal.............................................................
3) Delimitacin Social..................................................................
4) Delimitacin Conceptual..........................................................
a) Control Interno ...................................................................
b) Ejecucin Presupuestal......................................................
c. Formulacin del Problema............................................................
1) Problema Principal.................................................................
2) Problemas Secundarios ........................................................

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2. LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA


ADMINISTRACIN DEL ESTADO....................................................
a. Fortalecimiento de la Eficiencia, Eficacia y Economa.................
b. La Administracin de los Recursos Presupuestales.....................
1) Formulacin Presupuestaria y Programacin Mensual.......
2) Ejecucin Presupuestaria....................................................
3) Control y Evaluacin Presupuestaria..................................
c. Establecimiento de Responsabilidades........................................
d. Mejoramiento del Proceso de Control Interno.............................

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3. EL MARCO DE LA LEY PRESUPUESTAL Y LOS PROCEDIMIENTOS


VIGENTES ..........................................................................................
a. La Ley Orgnica del Presupuesto Funcional
de la Repblica ............................................................................
b. Ley de Gestin Presupuestaria del Estado (Ley N27209)...........
c. La Ley Anual de Presupuesto........................................................
d. Directiva para la Programacin y Formulacin de los
Presupuestos Institucionales del Sector Pblico...........................
e. Directiva para la Formulacin y Ejecucin del Proceso
Presupuestario Sectorial...............................................................
f.
Procedimientos Vigentes Institucionales.......................................
4. ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES EN EL
REA DE ABASTECIMIENTOS............................................................
a. Centralizacin de los Requerimientos para Atencin
de las Necesidades........................................................................
b. Requerimientos Mayores al Calendario de Compromisos..............
c. Determinacin Real de las Necesidades........................................
d. La Normatividad Vigente en el Proceso de Abastecimiento............

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B. PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE INVESTIGACIN..........................

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1. LAS INTERROGANTES COMO INDICADORES DE LA


PRESENTE INVESTIGACIN.................................................................
a. En Materia de Organizacin..............................................................
b. Procedimientos en Ejecucin............................................................
c. Personal Requerido...........................................................................

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2. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR.................................


a. Objetivo General................................................................................
b. Objetivos Especficos.........................................................................

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3. HIPTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN..............................


a. Hiptesis General...............................................................................
b. Hiptesis Secundarias........................................................................

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C. UBICACIN INSTITUCIONAL Y PERODO DE INVESTIGACIN................

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1. LA INSTITUCIN ESTATAL CASTRENSE MATERIA DE INVESTIGACIN


EN EL CONTEXTO DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO..................
a. Clasificacin Funcional Programtica del Sector Pblico....................
b. Estructura Funcional Programtica Sectorial.......................................
c. Programacin Institucional...................................................................

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2. EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL EN ACTUAL


FUNCIONAMIENTO...............................................................................
a. Ubicacin dentro de la Divisin de Abastecimiento..............................
b. Organizacin del Departamento de Ejecucin Presupuestal...............

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3. EL PERODO DE INVESTIGACIN FIJADO COMO BASE DEL


TRABAJO...................................................................................................

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4. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN..........................................................


a. Tipo de Investigacin...........................................................................
b. Nivel de Investigacin.........................................................................

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5. MTODO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN.........................................


a. Mtodo de la Investigacin.................................................................
b. Diseo de la Investigacin..................................................................
c. Poblacin y Muestra............................................................................
1) Poblacin .....................................................................................
2) Muestra.........................................................................................

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d.

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin....................


1) Tcnicas........................................................................................
2) Instrumentos..................................................................................

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e.

Viabilidad de la Investigacin...............................................................

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f.

Justificacin e Importancia de la Investigacin.....................................


1) Justificacin...................................................................................
2) Importancia....................................................................................

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D. LIMITACIONES EN LA INVESTIGACIN.......................................................

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CAPTULO II
LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL
A. ESTRUCTURA ORGNICA DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA........

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1. RGANO DE DIRECCIN................................................................
a. Direccin ......................................................................................
b. Jefatura de Ordenes ....................................................................

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2. RGANO DE ASESORAMIENTO.....................................................
a. Comit de Asesoramiento.............................................................
b. Oficina de Asesora Jurdica.........................................................
c. Oficina de asesoramiento Financiero............................................

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3. RGANO DE CONTROL....................................................................
a. Inspectora.....................................................................................
1) Inspeccin y Auditora...............................................................
2) Investigacin.............................................................................
3) Moralizacin Institucional y Disciplina......................................

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4. RGANO DE APOYO.......................................................................
a. Secretara ....................................................................................
b. Administracin..............................................................................
c. Telemtica....................................................................................
d. Informacin...................................................................................

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5. RGANO DE EJECUCIN................................................................
a. Abastecimientos...........................................................................
b. Transportes..................................................................................
c. Combustible, Carburantes y Lubricantes ....................................
d. Infraestructura..............................................................................
e. Armamento y Municin.................................................................
f. Servicios Veterinarios..................................................................
g. Almacenes....................................................................................
h. Control Patrimonial.......................................................................
i. Mantenimiento...............................................................................

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A.
B.
C.
D.

FUNCIONES GENERALES DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA.............


DEPENDENCIA Y JURISDICCIN DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA.
COORDINACIN DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA ..............................
RELACIN JERRQUICA DE SUS RGANOS..........................................
1. Comit de Asesoramiento.......................................................................
2. Asesora Jurdica....................................................................................
3. Asesoramiento Financiero......................................................................
4. Inspectora..............................................................................................
5. Secretara...............................................................................................
6. Administracin........................................................................................
7. Telemtica..............................................................................................
8. Informacin.............................................................................................
9. Control Patrimonial.................................................................................
10. Abastecimientos.....................................................................................
11. Transportes............................................................................................
12. Combustibles, Carburantes y Lubricantes.............................................
13. Infraestructura........................................................................................
14. Armamento, Municin y Explosivos.......................................................
15. Servicios Veterinarios............................................................................
16. Almacn.................................................................................................
17. Mantenimiento........................................................................................

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E. MISIN DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL........... 63


F. FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL...........................................................................................
1. DEL ORGANISMO....................................................................................
2. DE LOS RGANOS COMPONENTES.....................................................
a. Direccin ............................................................................................
1) De la Jefatura ..............................................................................
b. Apoyo.................................................................................................
1) De la Secretaria............................................................................
2) De la Oficina de Trmite Documentario........................................
c. Ejecucin.............................................................................................
1) De la Seccin Control de Ordenes de Compra y
Ordenes de Servicios...................................................................
2) De la Seccin Presupuestal.........................................................

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G. RELACINES FUNCIONALES DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN


PRESUPUESTAL ........................................................................................
1. Lnea de Autoridad.................................................................................
2. Responsabilidad.....................................................................................
3. Coordinacin...........................................................................................

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H. DOCUMENTOS QUE PREPARA EL DEPARTAMENTO DE


EJECUCIN PRESUPUESTAL...................................................................

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CAPTULO III
PRESENTACIN, ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
PARA LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
A. PRESENTACIN ........................................................................................

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B. ANLISIS DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS..........................................


1. Identificacin las principales polticas....................................................
2. Determinar los objetivos...........................................................................
3. Verificar el planeamiento .........................................................................
4. Determinar las estructuras........................................................................
5. Analizar los estndares............................................................................
6. Precisar las acciones correctivas.............................................................

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C. INTERPRETACIN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN LA PRUEBA


DE CAMPO.....................................................................................................
1. Coordinacin con la Direccin de Economa............................................
2. Se cuenta con Manuales o Normas de Procedimientos...........................
3. Frecuencia de las Comunicaciones en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal de la Divisin de Abastecimiento........................................
4. Asignacin de Responsabilidad................................................................
5. El Personal y la Capacitacin....................................................................
6. Las Metas y Objetivos del Departamento de Ejecucin Presupuestal.......
7. Frecuencia en la Supervisin....................................................................
8. Tipo de Control..........................................................................................

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9. Qu aspectos deben corregirse en el Departamento de Ejecucin Presupuestal


de la Divisin de Abastecimiento de la Direccin de
Logstica..........................................................................................
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10. La Planificacin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal........
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11. Percepcin que se tiene del Departamento de Ejecucin
Presupuestal.........................................................................................
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12. Polticas de Trabajo.............................................................................
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13. Calidad en la Administracin................................................................
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D. CONTRASTACIN Y VERIFICACIN DE LA HIPTESIS........................

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CAPTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCESOS
OPERATIVOS
A. PROPUESTAS INMEDIATAS .....................................................................
1. Formulacin de un Manual de Ejecucin Presupuestal.........................
2. Elaboracin de una Directiva de Procedimientos Operativos
de Control Interno..................................................................................
3. Racionalizacin de las adquisiciones de conformidad a lo
presupuestado y verificacin fsica de los bienes internados...............
4. Establecimiento de una Prelacin de Pagos.........................................
5. Capacitacin Tcnica de los Recursos Humanos.................................
B. PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIN DE LOS
RECURSOS.................................................................................................
1. Otorgar Personera Jurdica a la Institucin...........................................
2. Creacin de una Unidad Ejecutora en la Direccin de
Logstica.................................................................................................

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CONCLUSIONES..............................................................................................

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RECOMENDACIONES......................................................................................

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BIBLIOGRAFA..................................................................................................

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ANEXO............................................................................................................

122

Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

INTRODUCCIN
La funcin principal de la Institucin Especializada es la de mantener y/o
restablecer el Orden Interno dentro del pas a fin de que las diversas actividades que
se realizan en el territorio nacional, se efecten en forma normal y pacfica; para
lograr este propsito se requiere que los miembros que integran la Institucin as
como las Unidades que la conforman cuenten con los recursos materiales y servicios
que permitan su logro.

El incremento cada vez ms creciente de la poblacin hace que la mantencin


del ORDEN INTERNO y sobre todo su restablecimiento sean cada vez ms
complejos y su atencin inmediata, encontrndose con las limitaciones
presupuestales que muchas veces no permiten una obtencin ptima o en otros se
tengan que adquirir bienes sin contar con la disponibilidad presupuestal, siendo esto
motivo de observaciones por los Organos de Control.

La Institucin materia de estudio padece de un mal crnico, al igual que otros


Organismos del Estado, siendo estas las limitaciones presupuestales para la
atencin de sus requerimientos, por lo que la mayor parte de las veces esto tiene
que priorizarse, originando con esto que no se cumple a plenitud con la misin
encomendada en la Constitucin del Estado.

Al desarrollar el tema LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL


DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL
ESTADO, la principal motivacin ha sido verificar si el Control Interno que se viene

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

realizando responde a los objetivos que dieron origen a su implementacin y si este


est a su vez de acuerdo a las Normas Tcnicas de Control para el Sector Pblico.

Esta inquietud ha sido determinante para tomar la firme decisin de realizar


un estudio que permita detectar los problemas latentes de control, para que la
investigacin pretenda explicar cuales son las dificultades que actualmente tiene el
Departamento de Ejecucin Presupuestal de una Entidad del Estado materia de
estudio.

En el desarrollo del trabajo para una mejor comprensin del presente informe
de investigacin, se detalla a continuacin el esquema al cual corresponde la
distribucin capitular:
Captulo I: El Problema: Anlisis del Control Interno. Comprende la descripcin y
caracterizacin bsica del presente estudio.

Captulo II: La Organizacin Administrativa de la Entidad Actual. Comprende el


detalle y funcionamiento de la Entidad en estudio.

Captulo III: Presentacin, Anlisis e Interpretacin de Resultados para la obtencin


de los objetivos planteados. Este captulo tiene por propsito analizar los diversos
problemas planteados en los Objetivos Especficos, para determinar la forma de
solucionar y alcanzar los mismos.

Captulo IV: Propuestas para mejorar los Actuales Procesos Operativos.


Presentando las propuestas inmediatas

y las propuestas para una mejor

administracin de los recursos, cuyos contenidos son muy importantes.

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

Finalmente tal como se aprecia las Conclusiones y Recomendaciones, estn


de acuerdo a los objetivos planteados que permiten establecer en forma consciente
que el Control Interno a nivel de cualquier organizacin que se aplique es importante,
sin embargo juega un rol primordial la calidad del factor humano.

Es meritorio resaltar que el principal mtodo que se realiz en la elaboracin


del trabajo es el descriptivo y se complementa adems con tcnicas para el recojo
de informacin sobre todo en los rganos de Control Sistmico, as como en los
rganos sealados en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su
Reglamento. Asimismo se ha utilizado una bibliografa adecuada a la investigacin,
ubicadas en las bibliotecas de las Universidades y autores nacionales e
internacionales; as como de la Escuela Nacional de Control.

Por ltimo las propuestas presentadas para la toma de decisiones tienen la


caracterstica de s er practicables, adaptables y realizables, conforme lo establecen
las normas de la entidad para su ejecucin.

El perodo de investigacin fijado como base del trabajo se circunscribe a los


aos 1999 como punto referencial y 2000 que es materia de un anlisis exhaustivo.

Lo reservado del tema de algunos aspectos de adquisicin relacionados a la


Defensa Nacional, no permite detallar en forma especfica los procesos que se
realizan en dichas transacciones, sin embargo es necesario hacer presente que
estos se realizan dentro del marco general de las normas establecidas, con las
excepciones que estas significan.

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

CAPTULO I
El PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO

A. EL MARCO DE LA INVESTIGACIN DEL PRESENTE ESTUDIO

1. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN ESTATAL

a.

Diagnstico Situacional sobre la Investigacin


La mejor administracin de toda organizacin dentro del mundo
globalizado, requiere de un eficiente Sistema de Control Interno que
permita alcanzar los objetivos planteados en forma eficaz y con un
correcto empleo de los recursos asignados permitiendo a las
Instituciones maximizar su rendimiento.

El Control Interno dentro del organismo en estudio, est implementado en


todos sus niveles; encontrndose en la actualidad acondicionndose a
las nuevas normas dictadas en materia de control, as como de acuerdo
a las caractersticas y problemtica SUI-GENERIS de la presente
investigacin.

Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado Sistema de


Control Interno no constituye garanta de que no puedan ocurrir
irregularidades, lo que elimina el Sistema de Control Interno es la
Probabilidad de que esto suceda, pudiendo darse en el sistema de
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presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

Abastecimiento lo siguiente:

Efectuar pagos de bienes no internados y servicios no prestados.

Incumplir con las Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones y


Adquisiciones del Estado.

Seleccionar proveedores que no renan los requisitos bsicos para


contratar con el estado.

Internar bienes o prestar servicios que no renan las especificaciones


tcnicas sealadas en las solicitudes de cotizacin.

Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no estn acordes con el


mercado.

Honrar las obligaciones de acuerdo al compromiso de pago.

Evitar comprometer gastos en las Adquisiciones de Bienes y/o


Servicios por montos superiores al Marco Presupuestal aprobado por
el Ministerio de Economa y Finanzas.

Estas deficiencias por accin u omisin conllevan a responsabilidades


de Orden Administrativo y Penal tanto a nivel Directivo como al Personal
que trabaja en cada uno de los procesos que involucran al Sistema de
Abastecimiento, de acuerdo a su grado de participacin y decisin que
conlleve perjuicio al Estado.

La Divisin de Abastecimiento, a travs del Departamento de Ejecucin


Presupuestal realiza la fiscalizacin de los controles efectuados en el
Proceso de Adquisicin, as como el Control del Marco Presupuestal
establecido en el calendario de compromisos mensual para su posterior
trmite a la Unidad Ejecutora de Pago.

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

Dada la importancia de las funciones que cumple este organismo ha sido


elevado de categora de seccin a Departamento dotndose de mayores
recursos humanos y equipos que le permitan cumplir con su misin.

En los dos ltimos aos se ha podido apreciar que al trmino del


Ejercicio Fiscal quedan obligacione s pendientes de pago debido a
Normas de Austeridad dictadas por el Gobierno y la necesidad
imperiosa de atender los requerimientos para restablecer el Orden
Interno con motivo de los problemas poltico sociales que viene
atravesando el pas.

La dinmica en los cambios de los Procesos de Abastecimiento y las


nuevas tcnicas de control origina que los actuales manuales necesitan
ser actualizados y se formulen las directivas correspondientes para un
mejor cumplimiento de las funciones y posterior determinacin de
responsabilidades por su incumplimiento de los mismos.

Es necesario mencionar que de acuerdo a las Normas de Control


establecidas en el Departamento de Ejecucin Presupuestal ejercen la
accin correspondiente la Inspectora de la Divisin de Abastecimiento,
as como la Inspectora General del Ente Sistmico.

b. Delimitaciones del Estudio


Luego de haber descrito la problemtica del estudio, la investigacin se
ha delimitado en los aspectos siguientes:

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
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Delimitacin Espacial
El mbito en el cual se desarrollar la investigacin comprende el
Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de
Abastecimiento de una Entidad Estatal.

1) Delimitacin Temporal
El perodo que comprende el estudio, abarca de 1999 al 2000.

2) Delimitacin Social
El Equipo Humano con el cual se trabajar es el de los funcionarios y
trabajadores que pertenecen al Departamento de Ejecucin
Presupuestal.

3) Delimitacin Conceptual
a) Control Interno
Mtodos coordinados y medidas que adopta una organizacin
para comprobar la exactitud y veracidad de la informacin y la
salvaguarda del Patrimonio.

b) Ejecucin Presupuestal
Consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de los
programas, actividades y proyectos que sern ejecutadas en el
perodo inmediato, con la finalidad de optimizar el uso de los
recursos

disponibles

aprobados

en

el

calendario

de

compromisos mensual.

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presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
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c.

Formulacin del Problema


a.

Problema Principal
De qu manera el Control Interno propicia un mejoramiento en el
Proceso de Ejecucin Presupuestal?

b. Problemas Secundarios
a)

En qu medida las polticas que se utilizan en el Control


Interno, influyen en el trabajo que se realiza a nivel del
Departamento de Ejecucin Presupuestal?

b)

De qu manera los objetivos que se establecen en esta forma


de control inciden en la gestin que se lleva a cabo en este
nivel?

c)

En qu medida el planeamiento que se realiza en esta forma


de control influye en la Administracin de la Ejecucin
Presupuestal?

d)

De qu manera las estructuras que se verifican en el Control


Interno, permite determinar el nivel de gestin en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal?

e)

De qu manera el Control Interno permite alcanzar los


estndares deseados en la Administracin del Departamento
de Ejecucin Presupuestal?

f)

De qu manera las acciones correctivas que se establecen


en el Control Interno, permiten optimizar la Administracin en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal?

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

2. LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA


ADMINISTRACIN DEL ESTADO
a. Fortalecimiento de la Eficiencia, Eficacia y Economa
Segn las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, el
CONTROL INTERNO Es un proceso continuo realizado por la direccin,
gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar seguridad
razonable, respecto a s est logrndose el objetivo de promover la
efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y la calidad en los
servicios que debe brindar cada entidad pblica, este objetivo se refiere a
los controles internos que adopta la administracin para asegurar que se
ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia
y economa, tales controles comprenden los procesos de planeamiento,
organizacin, direccin y control de las operaciones en los programas, as
como los sistemas de medicin de rendimiento y monitoreo de las
actividades ejecutadas.

En el Proceso de Abastecimiento, la eficiencia permite mostrar la


optimizacin de los insumos (entendindose como la menor combinacin
y utilizacin de recursos para producir bienes y servicios), empleados
para el cumplimiento de las metas presupuestarias. Los insumos son los
recursos financieros, humanos y materiales empleados para la
consecucin de las metas.

La eficacia permite determinar la consecucin de los objetivos, as como


el debido y oportuno cumplimiento de las polti cas y metas establecidas
en el proceso de planeamiento.

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

La economa, se refiere a los trminos y condiciones bajo los cuales se


adquieren recursos fsicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad
apropiada y al menor costo posible.

b. La Administracin de los Recursos Presupuestales


La Administracin es un proceso que permite la mejor utilizacin de los
recursos asignados para alcanzar los objetivos y fines determinados a un
organismo, este concepto comprende los elementos siguientes:

Planear: visualizar el futuro y trazar los programas de accin.

Organizar: construir el organismo material como el social de la


Empresa.

Dirigir: guiar y orientar al personal.

Coordinar: ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
colectivos.

Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas


establecidas y las rdenes dadas.

Estos son los elementos de la administracin que constituyen el proceso


administrativo y que son localizables en cualquier trabajo del
administrador, nivel o rea de actividad de la empresa.

Dirigir es conducir a la Empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando


obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella
dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales.

El Proceso de Abastecimiento es importante en la Administracin del


Estado, porque a travs de ste mecanismo se proporciona los bienes y

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

servicios que requiere una Organizacin para que realice sus actividades
y cumpla con sus fines y objetivos trazados.

Para realizarse el abastecimiento sealado, se requiere a su vez tener


los recursos presupuestales para su obtencin.

El Proceso Presupuestal tiene a su vez tres etapas:


a.

Formulacin Presupuestaria y Programacin Mensual


Se inicia con la publicacin de la Directiva de Formulacin de
Presupuesto del Sector Pblico que es aprobada por la Direccin
Nacional de Presupuesto Pblico del Ministerio de Economa y
Finanzas, en base a este documento la Oficina Sectorial de
Planificacin elabora y aprueba la Directiva de Formulacin del
Plan y el Presupuesto del Sector, donde se establecen las pautas
tcnicas y procedimientos necesarios para el Proceso de
elaboracin de los Proyectos de Presupuestos de las Unidades
Ejecutoras.

b.

Ejecucin Presupuestaria
Esta etapa consiste bsicamente en la efectividad del gasto que
viene a ser el consumo de los recursos con cargo al Presupuesto
Anual asignado para los distintos niveles de la Estructura Funcional
Programtica y/o autorizaciones emanadas del Poder Ejecutivo,
con la finalidad de atender las necesidades inherentes al desarrollo
de las actividades programadas dentro del Plan del Sector.

La Ejecucin del Presupuesto se realiza mediante el Calendario de


Compromisos aprobados trimestral y mensualmente por el

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Ministerio de Economa y Finanza s como documentos autoritativos


para comprometer asignaciones presupuestarias en funcin a los
recursos financieros y las necesidades para el cumplimiento de las
metas previstas.

c.

Control y Evaluacin Presupuestaria


Tiene por finalidad verificar el cumplimiento de las metas
programadas en funcin a los recursos asignados.
La Oficina Sectorial de Planificacin efecta la evaluacin
cuantitativa y cualitativa del sector en forma semestral y, anual,
teniendo en cuenta la Directiva para la Evaluacin Presupuestaria
del Sector, as como la informacin de las metas logradas en
relacin a lo programado y a los recursos asignados para el
perodo evaluado.

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ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTAL

FORMULACIN
PRESUPUESTARIA

EJECUCIN

Y PROGRAMACIN

PRESUPUESTARIA

MENSUAL

CONTROL
Y
EVALUACIN
PRESUPUESTARIA

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c. Establecimiento de Responsabilidades
De conformidad a la Ley N26850 de las contrataciones y adquisiciones
del estado son responsables el Titular del Pliego de la entidad, as como
los funcionarios que ocupan el ms alto cargo Administrativo dentro de la
Organizacin del Proceso de Abastecimiento.

Dichas autoridades podrn delegar sus funciones en el rgano o


Funcionario responsable de realizar las actividades de los Procesos del
Sistema de Abastecimiento, por los cuales son solidariamente
responsables contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal.

Las actividades del Proceso de Abastecimiento, en el cual se establecen


responsabilidades son los siguientes:

Informacin
-

Catlogo de Bienes y Servicios.

Proveedores

Clasificador del Gasto

Programacin
-

Plan de Obtencin

Cuadro de Necesidades

Presupuesto Valorado

Adquisiciones
-

Plan de Adquisicin de Bienes y Servicios

Cotizaciones

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Cuadro Comparativo

Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios

Almacn
-

Registro y Control de Existencias Fsicas del Almacn.

Internamiento del Bien, Gua de Internamiento.

Nota de Entrada al Almacn (NEA).

Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA)

Pliza de Entrada y Salida (Por Unidades Ejecutoras).

Movimiento Mensual de Almacn.

Krdex Valorado.

Distribucin (Entrega racional y mesurada de bienes y servicios


requeridos).

Control de Inventarios

Control Patrimonial
-

Registro de Control Patrimonial.

Alta y Baja de Bienes

Mantenimiento y Mejoramiento.

Desplazamiento de Bienes

Inventario Fsico (Catalogacin de Activos)

d. Mejoramiento del Proceso de Control Interno


El abastecimiento como actividad de apoyo a la Gestin Institucional,
debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que
requieren las entidades, su actividad se orienta a proporcionar los
elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades.

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La verificacin peridica de los bienes, con el objeto de establecer si son


utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en
condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o
despilfarro, constituyen prcticas que salvaguardan apropiadamente los
recursos de la entidad y fortalecen el control interno de esta rea.

Estas normas describen los controles internos ms importantes que son


requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las
entidades, as como respecto al uso, conservacin, custodia y proteccin
de bienes.

El Control Interno debe incidir en las reas siguientes:

Criterio de economa en la compra de bienes y contratacin de


servicios.

Unidad de Almacn.

Toma de Inventario Fsico.

Baja de Bienes de Activo Fijo.

Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo.

Acceso, Uso y Custodia de los Bienes.

Control sobre Vehculos Oficiales del Estado.

Proteccin de Bienes de Activo Fijo.

3. EL MARCO DE LA LEY PRESUPUESTAL Y LOS PROCEDIMIENTOS


VIGENTES

De acuerdo a la Constitucin Poltica del Per se seala que para la


aprobacin de Presupuesto, el Presidente de la Repblica debe enviar el

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respectivo proyecto en un plazo que vence indefectiblemente el 30 agosto de


cada ao; de lo que resulta que el Poder Ejecutivo a travs del Jefe de
Estado, goza de la prerrogativa constitucional de dar las pautas para la
formulacin del clculo previo de los ingresos y egresos al Erario Nacional, en
el que deben constar de manera preferente las necesidades ms urgentes
que deben ser atendidas en todos los sectores durante el ao que le
corresponde.

a.

La Ley Orgnica del Presupuesto Funcional de la Repblica


Esta Ley contiene la Norma a la cual deben basarse los Presupuestos
Anuales que se formulan en cada Ejercicio Presupuestal, permitiendo de
esta manera uniformizar los criterios en cuanto a su Formulacin,
Ejecucin y Evaluacin.

b.

Ley de Gestin Presupuestaria del Estado (Ley N27209)


Determina las normas esenciales que tienen que ver con las distintas
fases del Proceso Presupuestario, los criterios de orden tcnico y los
mecanismos operativos que posibilitan mejorar ostensiblemente la
Gestin Administrativa y Financiera del Estado, acorde

con las

disposiciones contempladas en los a rtculos 58 y 77 de la Constitucin


Poltica, que respectivamente sealan que la iniciativa privada es libre y
se ejerce en una economa social de mercado y que la Administracin
Econmica y Financiera del Estado se rige por el Presupuesto que
anualmente aprueba el Congreso.

El Presupuesto del Sector Pblico pretende la operatividad de la accin


del Gobierno a travs del desarrollo de los servicios esenciales del

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Estado, sustentndose en principios, conceptos tcnicos y una


adecuada metodologa que relaciona al Presupuesto con los objetivos
fundamentales del Estado, entre ellos, permitir el examen del efecto de la
Gestin Presupuestaria con respecto a las variables macroeconmicas
y la proyeccin del nivel funcional programtico con los niveles
agregados econmicos; mejorar la calidad de la asignacin del gasto
pblico, a fin de reducir los costos; mejorar la distribucin de
responsabilidades

en

el

Proceso

Presupuestario;

facilitar

la

identificacin de duplicidades de competencias funcionales, mediante la


evaluacin de gestiones similares y anlisis comparativo; mejora la
transparencia en la formulacin de los presupuestos, mediante la debida
identificacin de actividades y proyectos; facilitar la comprensin de la
materia presupuestaria, utilizando los principales conceptos o
definiciones presupuestarias; y controlar el cumplimiento de las metas
finales de los programas y sub-programas presupuestarios y su
comparacin en trminos absolutos y relativos.

c.

La Ley Anual de Presupuesto


Contiene las asignaciones monetarias, a ser utilizadas por los diferentes
organismos del Sector Pblico, durante el Ejercicio Fiscal del ao, estas
cantidades asignadas pueden ser variadas por razones de austeridad
fiscal, o situaciones de emergencia que justifique dicha variacin.

Contiene normas relacionados a los aspectos siguientes:


Reglas de Ejecucin y Normas de Austeridad.
Montos para la determinacin de los Procesos de Seleccin.
Administracin de los Recursos Directamente Recaudados.

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Modificaciones Presupuestarias.
Evaluacin Presupuestaria.

d.

Directiva

para

la

Programacin

Formulacin

de

los

Presupuestos Institucionales del Sector Pblico


Esta Directiva es formulada anualmente por la Direccin Nacional de
Presupuesto Pblico cuyo contenido normativo se centra en la
consolidacin del Presupuesto Institucional de las entidades del Sector
Pblico, como la principal herramienta de la Gestin de los Pliegos
presupuestarios.

Tambin tiene como objetivo establecer las normas de carcter tcnico y


operativo que permitan a los Pliegos Presupuestarios Programar y
Formular sus Presupuestos Institucionales, con el objeto de articular
consistentemente la Asignacin de los Recursos Pblicos determinado
al Pliego para el ao fiscal con el logro de sus objetivos Institucionales
debidamente expresados en metas presupuestarias.

Entre los principales aspectos que contiene se encuentran los


siguientes:
Disposiciones para la Fase de Programacin Presupuestal.
Precisin de Gastos.
Disposiciones para la Fase de Formulacin Presupuestal.
Determinacin de las Metas Presupuestarias.
Precisiones en la Formulacin de los Gastos.
Determinacin de las Unidades Ejecutoras.

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e.

Directiva para la Formulacin y Ejecucin del Proceso


Presupuestario Sectorial
Este documento se elabora teniendo como fuente la Directiva sealada
en el literal anterior, disponiendo que las Unidades Ejecutoras debern
remitir su Proyecto de Presupuesto Anual a la Oficina Sectorial de
Planificacin que es el rgano encargado de efectuar las gestiones de
carcter presupuestario y consiguientemente la de remitir dichas
informaciones a la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico del
Ministerio de Economa y Finanzas para su trmite y aprobacin.

f.

Procedimientos Vigentes Institucionales


En base a los dispositivos y directivas anteriores, la Institucin para
regular los diversos procedimientos formula los documentos siguientes:
Directiva de Formulacin y Ejecucin Presupuestaria.
Directiva de Evaluacin Presupuestal.
Solicitudes de Requerimientos para la determinacin del Clculo de
Necesidades.
Formulacin del Anteproyecto de Presupuesto.
Formulacin del Presupuesto Analtico Institucional.
Directiva para la Administracin de los Recursos Directamente
Recaudados.

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4. ALGUNOS

ASPECTOS

IMPORTANTES

EN

EL

REA

DE

ABASTECIMIENTOS

a.

Centralizacin de los Requerimientos para Atencin de las


Necesidades
Con el propsito de descentralizar la Ejecucin Presupuestal, en el ao
de 1995 se formul la Directiva para considerar a algunas sedes de la
Institucin como Unidades Ejecutoras Programticas para la atencin de
sus necesidades en bienes y servicios con unas cantidades mnimas
con el propsito de que el personal a cargo de sta funcin adquiera
experiencia en el manejo de los fondos pblicos.
Estas pequeas cantidades asignadas a las sedes, no permiten atender
el total de sus necesidades, por lo que stas se ven obligadas a solicitar
al rgano Central de Abastecimiento con Sede en Lima, las
necesidades no satisfechas para su atencin.

Esta situacin da lugar a lo siguiente:


Demora en el tiempo de atencin de las necesidades reales del
organismo.
Afectacin en la Operatividad del Servicio, que limita los servicios
pblicos brindados a la comunidad.
Congestin Administrativa para su atencin en el rgano Central de
Abastecimientos.
Poco empeo de algunas sedes en la atencin de sus necesidades
por limitaciones presupuestales.
Elevacin de los costos de los bienes adquiridos por el transporte
para su remisin.

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Desde el ao de 1995 a la fecha, no se ha incrementado los montos


asignados a las regiones para este fin, lo que viene agravando cada
ao lo sealado en el prrafo anterior.

b.

Requerimientos Mayores al Calendario de Compromisos


Los requerimientos desde la ptica de abastecimiento, vienen a ser la
demanda de bienes y servicios de un rgano para cumplir con un fin o
servicio a realizar.

El volumen de los requerimientos solicitados al rgano Central de


Abastecimiento por las regiones y dems unidades dependientes de l,
sobrepasan los lmites presupuestales asignados al Instituto para la
atencin de los mismos.

La Ejecucin Presupuestal se realizan mediante los calendarios de


compromisos mensuales que otorgan las asignaciones presupuestales
de acuerdo a la situacin de la Caja Fiscal, lo que no permite atender los
pedidos en la oportunidad debida.

Tambin afecta esta atencin los recortes al Presupuesto General de la


Repblica que se realizan por medidas de Austeridad en el Gasto
Pblico, los cuales afectan exclusivamente en el ajuste de los bienes y
servicios asignados.

c.

Determinacin Real de las Necesidades


A los Requerimientos (R) solicitados se le deduce las Existencias (E)
Fsicas de Almacn determinando as la Necesidad Real (N), lo cual se

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refleja en la ecuacin siguiente:

N = R- E

Las necesidades solicitadas por las diversas dependencias al rgano


Central de Abastecimiento, aquellas que no son atendidas en el
Ejercicio Fiscal vigente, son trasladados para su atencin en el siguiente
Ejercicio Fiscal, lo cual viene agravando progresivamente la atencin de
nuevas necesidades. Esto se puede apreciar objetivamente en el cuadro
siguiente:

NECESIDADES REALES

d.

1999

2000

Expedientes Solicitados

7,643

3,987

Atendidas

5,482

3,229

No atendidas

2,161

758

La Normatividad Vigente en el Proceso de Abastecimiento

Ley N26850 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Ley Anual del Presupuesto del Sector Pblico.

Decreto Ley N26162 del Sistema Nacional de Control.

DS N7039-98-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y


Adquisiciones del Estado.

Resolucin de Contralora N072-98-CG, donde aprueban Normas


Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.

Manual de Organizacin y Funciones de la Divisin de

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Abastecimiento de la Institucin.

Manual de Procedimientos de la Divisin de Abastecimiento de la


Direccin de la Institucin.

Reglamento del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones


del Estado.

B. PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE INVESTIGACIN

1. LAS INTERROGANTES COMO INDICADORES DE LA PRESENTE


INVESTIGACIN

a.

En Materia de Organizacin
El Departamento de Ejecucin Presupuestal tiene actualmente una
adecuada Organizacin?
La actual Organizacin delimita las responsabilidades en forma
precisa?
Se encuentra racionalizado las funciones y la distribucin de labores?
Se encuentran precisadas las polticas que se deben desarrollar en el
cumplimiento de las funciones?

b. Procedimientos en Ejecucin
Existe un Plan de Obtenciones?
Existen Normas y Procedimientos de Trabajo?
Se llevan a cabo Registros adecuados que permitan efectuar acciones
de control?
Se elaboran informes peridicos sobre el cumplimiento de las metas y

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otros en la Ejecucin Presupuestal?

c.

Personal Requerido
Existen Programas de Capacitacin al Personal que trabaja en el Dpto.
de Ejecucin Presupuestal?.
Es eficiente el desempeo de las funciones que realiza el Personal?
Tiene el personal la moralidad requerida para desempearse en estos
cargos de confianza?

2. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR

a.

Objetivo General
Conocer si la aplicacin del Control Interno constituye un instrumento
eficaz en la Ejecucin Presupuestal con la finalidad de establecer la
forma en que incide en la Administracin de las Adquisiciones.

b. Objetivos Especficos

a. Identificar las principales polticas que se utilizan en el Control Interno


y como influye en el trabajo que se realiza.

b. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de


control inciden en la Gestin que se lleva a cabo en el Departamento
de Ejecucin Presupuestal.

c. Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de control


influye favorablemente en la Gestin de Administracin.

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d. Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control Interno,


permiten establecer el nivel de Gestin en el Dpto. de Ejecucin
Presupuestal.

e. Analizar si el Control Interno que se lleva a cabo permite alcanzar los


estndares deseados en la Administracin del Dpto. de Ejecucin
Presupuestal.

f. Precisar si las acciones correctivas que se adoptan en el Control


Interno, permiten optimizar los resultados de la Administracin.

3. HIPTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN

a.

Hiptesis General
Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente,
entonces influye favorablemente en la Administracin del Departamento
de Ejecucin Presupuestal.

b. Hiptesis Secundarias
a. En la medida que las polticas que se vienen utilizando en el Control
Interno, sean las adecuadas, influirn decididamente en el trabajo que
se realiza.

b. Si los objetivos programados son claros, entonces incidirn


favorablemente en la Gestin de Administracin.

c. El mejor planeamiento que se realiza para el Control Interno, influir

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en forma positiva en la administracin.

d. Si las estructuras son verificadas cuando se realiza el Control Interno,


entonces dicha verificacin permitir determinar el nivel de Gestin.

e. En la medida que el Control Interno alcance los e stndares deseados,


influir favorablemente en la Administracin.
f. Si las acciones correctivas deben emplearse como parte del Control
Interno, entonces ayudarn optimizando la Administracin.

C. UBICACIN INSTITUCIONAL Y PERODO DE INVESTIGACIN

1. LA INSTITUCIN ESTATAL MATERIA DE INVESTIGACIN EN EL


CONTEXTO DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO

a.

Clasificacin Funcional Programtica del Sector Pblico


Anualmente en la Ley de Presupuesto del Sector Pblico, se establece
dicha clasificacin, la cual permite el otorgamiento de las Asignaciones
Presupuestales a los diversos rganos del Estado, como se demuestra a
continuacin:

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FUNCIONES

PROGRAMAS

01 LEGISLATIVA

001 PROCESO LEGISLATIVO

02 JUSTICIA

002 JUSTICIA

03

ADMINISTRACIN

PLANEAMIENTO

Y 003 ADMINISTRACIN
004 ADMINISTRACIN FINANCIERA
005 FISCALIZACIN FINANC. Y PRESUPUEST.
006 PLANEAMIENTO GUBERNAMENTAL
007 CIENCIA Y TECNOLOGA
008 ORGANIZACIN AGRARIA
009 PROMOCIN DE LA PRODUCCIN AGRARIA
010 PROMOCIN DE LA PRODUCCIN PECUARIA
011 PRESERVACION DE RECURS. NAT.RENOVAB
012 PROMOCIN Y EXTENSIN RURAL

05 ASISTENCIA Y PREVISIN SOCIAL

013 ASISTENCIA SOLIDARIA


014

PROMOCIN

ASISTENCIA

SOC.

COMUNITARIA
015 PREVISIN
06 COMUNICACIONES

016 COMUNICACIONES POSTALES


017 TELECOMUNICACIONES

07

DEFENSA

NACIONAL

SEGURIDAD 018 DEFENSA TERRESTRE


019 DEFENSA MARTIMA
020 DEFENSA AREA
021 SERVICIOS DE INTELIGENCIA
022 ORDEN INTERNO
024 DEFENSA CONTRA SINIESTROS
060 DEFENSA CONJUNTA

09 EDUCACIN Y CULTURA

026 EDUCACIN INICIAL


027 EDUCACIN PRIMARIA
028 EDUCACIN SECUNDARIA
029 EDUCACIN SUPERIOR
030 CAPACITACIN Y PERFECCIONAMIENTO
031 EDUCACIN ESPECIAL
032 ASISTENCIA A LOS EDUCANDOS
033 EDUCACIN FSICA Y DEPORTES
061 INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
034 CULTURA

zz

PROGRAMAS

10 ENERGA Y RECURSOS MINERALES

035 ENERGA
036 HIDROCARBUROS
037 RECURSOS MINERALES
038 RECURSOS HUMANOS

11

INDUSTRIA,

COMERCIO

Y 039 INDUSTRIA

SERVICIOS

040 COMERCIO
042 TURISMO
043 PROTECCIN DE LA LIBRE COMPETENCIA

12 PESCA

044 PROMOCIN DE LA PRODUCCIN PESQUERA

13 RELACIONES EXTERIORES

045 POLTICA EXTERIOR

14 SALUD Y SANEAMIENTO

063 SALUD COLECTIVA


064 SALUD INDIVIDUAL
047 SANEAMIENTO
048 PROTECCIN DEL MEDIO AMBIENTE

15 TRABAJO

019 PRESTACIONES LABORALES


050 PROTECCIN AL TRABAJADOR

16 TRANSPORTE

051 TRANSPORTE AEREO


052 TRANSPORTE TERRESTRE
053 TRANSPORTE FERROVIARIO
054 TRANSPORTE HIDROVIARIO
055 TRANSPORTE METROPOLITANO

17 VIVIENDA Y DESARROLLO URBANO

057 VIVIENDA
058 DESARROLLO URBANO

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b. Estructura Funcional Programtica Sectorial


En mrito a la clasificacin sealada en el literal anterior, la Oficina
Sectorial desagrega a nivel Pliego Presupuestario la asignacin de
recursos que fueron otorgados en la Ley Anual de Presupuesto; conforme
al detalle siguiente:

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ESTRUCTURA FUNCIONAL PROGRAMTICA DE LA INSTITUCIN ESTATAL INVESTIGADA


SECTOR
PLIEGO

00
000

FUNCION
05
07

09

14

PROGRAMA

ASISTENCIA Y PREVISIN
015
SOCIAL
DEFENSA
Y
SEGURIDAD 003
NACIONAL
022

EDUCACIN Y CULTURA

SALUD Y SANEAMIENTO

MINISTERIO
DEPENDENCIAS

022

064

SUB-PROGRAMA

PREVISIN

0052

ADMINISTRACIN
ORDEN INTERNO

ORDEN INTERNO

SALUD INDIVIDUAL

TIPO

ACTIVIDAD/PROYECTO

00347

0006

PREVISIN SOCIAL AL
CESANTE Y JUBILADO
ADMINISTRACIN GENERAL

00267

0062

OPERACIONES POLICALES

00177

00210

00323

00335

00349

00497

00132

COMPONENTE

OBLIGACIONES
PREVISINALES
GESTIN ADMINISTRATIVA

3 0957
3 0703
3 0986
DE 3 0497

DESARROLLO
DE
ACCIONES
CARCTER RESERVADO
DESARROLLO
DE
ACCIONES
ESPECIALES
LUCHA CONTRA TRFICO Y USO DE
ESTUFACIENTES
MANTENIMIENTO,
PROVISIN
Y
EQUIPAMIENTO DE AERONAVES
OPERACIONES
DE
LA
POLICA
DE
CARRETERAS
VIGILANCIA
POLICAL
DE
NATURALEZA CIVIL
CONSTRUCCIN
Y
REHABILITACIN
DE INSTALACIONES
MOVIMIENTO
MIGRATORIO
DE
NACIONALES Y EXTRANJEROS
AUTORIDAD POLTICA

0063

MOVIMIENTOS MIGRATORIOS

00343

0064

AUTORIDAD POLTICA

00089

0065

CONTROL
DE
ARMAS,
MUNICIONES,
EXPLOSIVOS
DE
USO CIVIL Y SERVICIOS DDE
SEGURIDAD
ENTRENAMIENTO
DE
RECURSOS HUMANOS

00346

NORMAS
Y
CONTROL
MUNICIONES Y EXPLOSIVOS

00097

00232

CAPACITACION
PERFECCIONAMIENTO
ENSEANZA
PROFESIONAL
ESPECIFICA MILITAR Y POLICAL

00466

0081

0123
0178

ATENCIN
MEDICA
ESPECIALIZACIN
ATENCIN MEDICA BASICA

00264

00466

SERVICIO
MDICO
MILITAR Y POLICAL
FUNCIONAMIENTO DE
SALUD

SERVICIO
MDICO
MILITAR Y POLICAL

DE

3 1318
3 1017

GESTIN ADMINISTRATIVA
PERSONAL
DESARROLLO
DE
ACCIONES
RESERVADO
ZONA DE EMERGENCIA

DE

CARCTER

3 1213

PREVENCIN
Y
FISCALIZACIN
PARA
AL TRFICO Y USO DE ESTUPEFACIENTES
SEGURO DE AERONAVES

3 0845

MANTENIMIENTO DE LA POLICA DE CARRETERAS

3 0944
3 0945
2 0363

OPERACIONES ESPECIALES
OPERACIONES ESPECIALES
CONSTRUCCIONES DE LOCALES

3 0453

CONTROL
DEL
MOVIMIENTO
MIGRATORIO
DE
EXTRANJEROS Y NACIONALES
REPRESENTAR AL PODER EJECUTIVO Y VELAR
POR
LA
EJECUCIN
DE
LAS
POLTICAS
DE
GOBIERNO
CONTROL DE LA COMERCIALIZACION DE ARMAS,
MUNICIONES,
ARTICULOS
CONEXOS
Y
EXPLOSIVOS.

3 1192

ARMAS 3 0441

Y 3 0607

Y 3 0089
3 0605
3 0985
HOSPITALARIO 3 0195

SERVICIOS

PAGO DE PENSIONES

DE 3 0068
3 0069
3 1121

HOSPITALARIO 3 0196

COMBATIR

ESPECIALIZACIN Y PERFECCIONAMIENTO
ALTOS ESTUDIOS
ESPECIALIZACIN PERSONAL MILITAR Y POLICAL
PERFECCIONAMIENTO MILITAR Y POLICAL
ATENCIN MDICO ESPECIALIZADA
ADQUISICIONES DE MATERIAL MDICO
ADQUISICIN DE MEDICINAS
READECUACIN
Y
MANTENIMIENTO
INFRAESTRUCTURA FSICA
ATENCIN MDICO HOSPITALARIO

DE

LA

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c.

Programacin Institucional
Teniendo como base la Clasificacin Sectorial, el Instituto elabora la
programacin a este nivel sealndose las Unidades Ejecutoras en la
asignacin de los recursos del Estado, tal como se seala a
continuacin:

UNIDAD EJECUTORA

LOCALIDAD

Direccin de Economa

Lima

VII Jefatura

Lima

Direccin Area

Lima

Direccin de Instruccin y Doctrina

Lima

I Jefatura

Piura

II Jefatura

Chiclayo

III Jefatura

Trujillo

IV Jefatura

Huaraz

V Jefatura

Iquitos

10

VI Jefatura

Ucayali

11

VIII Jefatura

Huancayo

12

IX Jefatura

Ica

13

X Jefatura

Cusco

14

XI Jefatura

Arequipa

15

XII Jefatura

Puno

16

XIII Jefatura

Bagua

17

Jefatura Selva

Hunuco

18

Jefatura Sierra

Huamanga

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2. EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL EN ACTUAL


FUNCIONAMIENTO

a.

Ubicacin dentro de la Divisin de Abastecimiento


El Departamento de Ejecucin Presupuestal es uno de los rganos de
Ejecucin de la Divisin de Abastecimiento, la misma que tiene la
siguiente Estructura Orgnica.

1) Jefatura de la Divisin de Abastecimiento.


2) Secretaria Mesa de Partes Archivo.
3) Departamento de Pasajes y Bagaje.
4) Departamento de Adquisiciones Directas.
5) Departamento de Licitaciones y Contratos.
6) Departamento de Aduanas.
7) Departamento de Adquisiciones del Hospital I
8) Departamento de Adquisiciones del Hospital II
9) Departamento de Ejecucin Presupuestal.
10) Asesora Legal.

La Organizacin sealada en el prrafo anterior se presenta en el


organigrama siguiente:

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DIVISIN DE
ABASTECIMIENTO

SECRETARA

DPTO.
PASAJES Y
BAGAJES

DPTO.
ADQUIS.
DIRECTAS

ASESORA LEGAL

DPTO.
LICITAC. Y
CONTRATOS

DPTO.
DE
ADUANAS

DPTO.
ADQUIS.
HOSPITAL
I

DPTO.
ADQUIS.
HOSPITAL
II

DPTO.
EJECU.
PRESUPUESTAL

b. Organizacin del Departamento de Ejecucin Presupuestal


A partir de Marzo 2000 se elev a la categora de Departamento,
debido a la importancia y responsabilidad de las funciones que cumple.

La organizacin que tiene es la siguiente:


1) Jefatura del Departamento de Ejecucin Presupuestal
2) Secretaria
3) Oficina Trmite Documentario.
4) Seccin Control de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio.
5) Seccin Control de Presupuesto.

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La Organizacin expuesta se presenta en el organigrama siguiente:

DPTO. EJECUCIN
PRESUPUESTAL

SECRETARA

OFICINA TRMITE
DOCUMENTARIO

SECCIN CONTROL
OO.CC. Y OO.SS.

SECCIN CONTROL
PRESUPUESTO

3. EL PERODO DE INVESTIGACIN FIJADO COMO BASE DEL


TRABAJO

El perodo de investigacin se circunscribe a los aos 1999 como punto


referencial y 2000 que es materia de un anlisis ms exhaustivo.

4. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN

a.

Tipo de Investigacin
De acuerdo al propsito de la investigacin, naturaleza de los
problemas y objetivos formulados en el trabajo, el presente estudio
rene las condiciones suficientes para ser calificado como una
investigacin aplicada; en razn que para su desarrollo en la parte

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terica conceptual se apoyar en conocimientos sobre Evaluacin de


Control Interno a fin de ser aplicados en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal.

b. Nivel de Investigacin
Ser una investigacin descriptiva en un primer momento, luego
explicativa y finalmente correlacionada, de acuerdo a la finalidad de
la misma.

5. MTODO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN

a.

Mtodo de la Investigacin
En la presente investigacin se emplear el mtodo descriptivo, el
mismo que se complementar con el estadstico, anlisis, sntesis,
deductivo, inductivo entre otros.

b. Diseo de la Investigacin
Debido a la naturaleza de la materia de investigacin, responde al de
una investigacin por objetivos de acuerdo al esquema siguiente:

O E 1 ---------------- > CP 1
O E 2 ---------------- > CP 2
O E 3 ---------------- > CP 3
OG

O E 4 ---------------- > CP 4

CF = HG

O E 5 ---------------- > CP 5
O E 6 ---------------- > CP 6

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Donde:

c.

OG

Objetivo General

CF

Conclusin Final

HG

Hiptesis General

OE

Objetivo Especfico

CP

Conclusin Parcial

Poblacin y Muestra

1) Poblacin
La poblacin en estudio est conformada por el personal que
presta servicios de la Divisin de Abastecimiento.

2) Muestra
De la poblacin anteriormente sealada se ha tomado como
muestra al personal que labora en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal, que constituye el 5% de la poblacin total.

d. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin

1) Tcnicas
Las principales tcnicas que se ha empleado en la investigacin
son:
-

Entrevista

Encuesta

Anlisis Documental

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2) Instrumentos
Los principales instrumentos que se aplicaron en las tcnicas son:

e.

Gua de anlisis documental.

Gua de entrevista.

Cuestionario.

Viabilidad de la Investigacin
El trabajo que se ha realizado debido a la importancia y la naturaleza
del estudio, se considera que fue necesario llevar a cabo la
investigacin, en razn que la misma no demand demasiado costo
econmico ni el empleo de tcnicas especializadas; permitiendo de
esta manera que una vez concluido y aprobado, constituya una gua que
permita fortalecer el Sistema de Control Interno en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal.

f.

Justificacin e Importancia de la Investigacin

1) Justificacin
En lo referente al desarrollo de este trabajo, se lleva a cabo
tomando en consideracin la importancia que tiene el Control
Interno en la verificacin de las actividades que se realizan a nivel
organizacional; por lo cual teniendo en cuenta dicha problemtica
ste estudio busca determinar tcnicamente si el Control Interno
puede optimizar la Gestin en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal.

2) Importancia
La presente investigacin, tiene por finalidad constituirse en un
aporte importante en la gestin que se lleva a cabo a nivel del
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Departamento de Ejecucin Presupuestal; por lo tanto presenta


aportes importantes y de aplicabilidad en la Insti tucin

D. LIMITACIONES EN LA INVESTIGACIN

En el desarrollo del presente trabajo de investigacin se han presentado las


dificultades siguientes:

1.

En la bsqueda de informacin por razones funcionales existen


restriccin para proporcionar datos referentes al rea investigada en
razn de los niveles de la jerarquizacin orgnica existente.

2.

El Presupuesto del Sector tiene carcter de Reservado de conformidad


al Art. 45 de la Ley N27209 Ley de Gestin Presupuestaria, por
consiguiente por razones de seguridad la informacin es restringida.

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CAPTULO II
LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL
A. ESTRUCTURA ORGNICA DE DIRECCIN DE LOGSTICA
1. RGANO DE DIRECCIN
a. Direccin
b. Jefatura de Ordenes

2. RGANO DE ASESORAMIENTO
a. COMIT DE AS ESORAMIENTO
1) Jefatura
a) Secretara

2) Unidad de Asesoramiento Tcnico, Investigacin y Desarrollo


a) rea de Asesoramiento Tcnico
b) rea de Investigacin y Desarrollo
c) rea de Asesoramiento Administrativo
d) rea de Instruccin

3) Unidad de Planeamiento Logstico


a) rea de Planes y Programas
4) Comit Tcnico - Control de Calidad

b. OFICINA DE ASESORA JURDICA


1) Unidad de Estudios y Dictmenes
2) Unidad de Legislacin y Difusin

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c. OFICINA DE ASESORAMIENTO FINANCIERO


1) Jefatura
a) Secretara

2) Unidad de Presupuesto
a) rea de Programacin
b) rea de Afectacin Presupuestal
c)

rea de Control y Evaluacin Presupuestal

d) rea de Estadstica

3) Unidad de Contabilidad
a) rea de contabilidad de bienes y servicios
b) rea de Contabilidad Patrimonial

3. RGANO DE CONTROL
a. Inspectora
1) Jefatura
a) Secretara

2) Inspecciones y Auditora
a) rea de Inspecciones
b) rea de Exmenes Especiales
c) rea de Control Previo
d) rea de Control Concurrente

3) Investigacin
a) rea de Inspecciones
b) rea de Exmenes Especiales

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4) Moralizacin Institucional y Disciplina

4. RGANOS DE APOYO
a. Secretara
1) Unidad de Registro y Archivo
2) Unidad de Trmite Documentario

b. Administracin
1) Jefatura
2) Unidad de Personal y Bienestar
3) Unidad de Logstica y Economa
4) Unidad de Seguridad de Almacenes
5) Unidad de Servicios Generales

c. Telemtica
1) Jefatura
2) Unidad de Informtica y Telecomunicaciones
a) rea de Anlisis y Programas
b) rea de Operaciones y Mantenimiento de la Red
c) rea de Produccin y Estadstica
d) rea de Telecomunicaciones

3) Unidad de Mantenimiento de Equipos Mdicos


a) Taller de Equipos Dentales
b) Taller de Equipos Mdicos

d. Informacin
1) Jefatura
2) Unidad de RR.PP.
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3) Unidad Ceremonial y Protocolo


4) Unidad de Proyeccin Social

5. RGANOS DE EJECUCIN

a. Abastecimientos
1) Secretara
2) Departamento de Adquisiciones Directas
a) Seccin Programacin y Cotizacin
b) Seccin Control de Precios y OO.SS.
c) Seccin Control Previo

3) Departamento de Pasajes y Bagajes


a) Seccin Cambios de Colocacin
b) Seccin Cambios de Residencia, Pasajes Crdito y Extranjera
c) Seccin Comisin Servicio y Concurrencia a Juzgados

4) Departamento de Aduanas
a) Seccin Despacho
b) Seccin Ejecutiva

5) Departamento de Licitaciones y Contratos


a) Seccin de Valorizaciones
b) Seccin de Registro de Proveedores
c) Seccin de Licitaciones y Contratos

6) Departamento de Adquisiciones Directas del Hospital I.


a) Seccin Bienes
b) Seccin Servicios No Personales
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c) Seccin de Control de Precios

7) Departamento de Adquisiciones Directas Hospital II


a) Seccin Compra de Bienes
b) Seccin de Servicios

8) Departamento de Ejecucin Presupuestal


a) Secretara
b) Oficina de Trmite Documentario
c) Seccin Control de Ordenes de Compra y Ordenes de
Servicios.
d) Seccin Control de Presupuesto.

b. Transportes
1) Jefatura
2) Secretara
3) Departamento de Control Vehicular
4) Unidad de Computo y Estadstica
a) Seccin Control Vehicular Lima Provincias
b) Seccin Adjudicacin de Vehculos.
5) Departamento de Accidentes de Trnsito, Seguros y Rodajes.
a) Seccin Accidentes de Trnsito
b) Seccin Seguros y Rodajes
6) Departamento Depsito de Vehculos para Baja
a) Depsitos OGA.
b) Depsito Surco
c) Depsito Santa Anita
d) Seccin Logstica
e) Flota Vehicular

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f) Seccin Operatividad
g) Libretas de Control

c. Combustible, Carburantes y Lubricantes


1) Jefatura
2) Secretara
3) Asesora Tcnica
4) Departamento de Programacin
a) Seccin de Programacin Lima
b) Seccin Programacin Provincias

5) Departamento de Adquisiciones
a) Seccin Compras
b) Seccin Traslado de Combustibles

6) Departamento de Distribucin
a) Seccin Grifos de la Institucin.
b) Seccin Grifos y Concesionarios
c) Seccin Resoluciones
d) Seccin Vales y TACs
e) Negociado de Vales Administrativos.
f) Negociado de TAC y Vales Operativos

7) Departamento de Rendicin de Cuentas


a) Seccin Lima
b) Seccin Provincias

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d. Infraestructura
1) Jefatura
2) Secretara
3) Asesora Legal
4) Departamento Proyectos y Obras
a) Seccin Estudios y Diseos
b) Seccin Costos y Presupuestos
c) Seccin Obras

5) Departamento de Registro de Muebles


a) Seccin Locales.
b) Seccin de Revaluacin de Activos Fijos
c) Seccin Estadstica y Archivo

6) Departamento Mantenimiento y Talleres


a) Seccin Mantenimiento
b) Seccin Talleres

e. Armamento y Municin
1) Jefatura
2) Secretara
3) Asesora Tcnica
4) Departamento de Control de Abastecimientos
a) Seccin Registro y Control
b) Seccin Resoluciones
c) Seccin Licencias
d) Seccin Estadstica
5) Departamento de Almacn
a) Seccin Almacenes
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b) Seccin Distribucin

6) Departamento de Mantenimiento
a) Seccin Mantenimiento
b) Seccin Tratamiento Superficial
c) Seccin Investigacin y Desarrollo

f. Servicios Veterinarios
1) Jefatura
2) Secretara
3) Departamento de Medicina Veterinaria y Salud
a) Seccin Medicina y Saneamiento Ambiental
b) Seccin Laboratorio

4) Departamento de Animales
a) Seccin de Animales
b) Seccin Taller de Herraje

g. Almacenes
1) Jefatura
2) Secretara
3) Unidad de Administracin
4) Unidad de Contabilidad
5) Unidad de Seguridad
6) Departamento de Almacenes Adquisicin OGA
a) Seccin Vestuario y Equipo Almacn 1 Prendas
b) Seccin Repuestos, Enseres y Otros Almacn 1 Repuestos
7) Departamento de Almacenes Adquisicin Directas
a) Seccin Vestuario y Equipo Almacn 2 Prendas
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c) Seccin Repuestos, Enseres y Otros Almacn 2


Repuestos
8) Departamento de Almacn de Sanidad

h. Control Patrimonial
1) Jefatura
2) Secretara
3) Departamento de Registros, Inventarios y Catalogacin
a) Seccin Registro e Inventario
b) Seccin Catalogacin

4) Departamento de Altas, Bajas y Remates


a) Seccin Altas y Bajas
b) Seccin Administracin de Bienes de Baja y Remates

i. Mantenimiento
1) Jefatura
2) Secretara
3) Unidad de Administracin
4) Departamento de Maestranza 1
5) Departamento de Maestranza 2
6) Departamento de Maestranza 3
7) Departamento de Maestranza 4

B. FUNCIONES GENERALES DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA

1. Cubrir las necesidades de la Institucin, referentes a Bienes y Servicios de


acuerdo a lo programado y bajo una poltica de optimizacin, que permita
alcanzar los mejores niveles de gestin.
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2. Recepcionar, registrar, almacenar, codificar, mantener y controlar la


existencia fsica de los bienes materiales para su oportuna utilizacin de
acuerdo a los requerimientos de las Unidades usuarias. Asimismo asegurar
el cumplimiento de los servicios requeridos por los Organismos y
Dependencias de la Entidad, permitiendo una accin dinmica y eficiente en
concordancia a sus requerimientos, capacidad o cuota de abastecimiento.

3. Proveer de equipos y materiales logsticos, as como brindar el servicio


tcnico para el mantenimiento y funcionamiento del mismo, al personal,
organismos y dependencias de la Entidad, as como el mantenimiento de los
mismos.

4. Conservar operativa la flota vehicular de la Institucin, a travs del


mantenimiento preventivo y/o reparaciones.

5. Satisfacer en la medida de su capacidad los requerimientos del personal,


familiares y Unidades, a travs de bienes y/o servicios no personales.

6. Efectuar el Control Patrimonial de la Institucin.

C. DEPENDENCIA Y JURISDICCIN DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA

1. Orgnica y funcionalmente depende de la Direccin General del Instituto.

2. Tiene jurisdiccin a nivel nacional para brindar el apoyo en forma eficiente y


eficaz a fin de optimizar los resultados de la gestin logstica de la Entidad.

3. El cumplimiento de su misin se circunscribe a las normas y procedimientos


que rigen la gestin de la Entidad.

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D. COORDINACIN DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA

Efecta coordinaciones con todos los Organismos y Dependencias que


conforman la Estructura Orgnica del Instituto, as como con entidades que
tengan que ver con el quehacer logstico.

E. RELACION JERRQUICA DE SUS RGANOS

1. Comit de Asesoramiento

a. Depende orgnica y funcionalmente de la Divisin del Instituto forma


parte de los rganos de Asesoramiento teniendo responsabilidad en lo
que concierne al diagnstico y solucin de las actividades que forman
parte del funcionamiento del Sistema Logstico de la Institucin.

b. Para el cumplimiento de su misin efecta coordinaciones con las


diferentes entidades y unidades de la Institucin que estn inmersas en
el quehacer logstico, institucionales y extra-institucionales.

2. Asesora Jurdica.

a. Es un rgano de asesoramiento depende orgnica y funcionalmente de


la Direccin y tiene competencia para intervenir en cum plimiento de sus
funciones en asuntos de carcter Jurdico - Legal que tengan relacin
con todas las dependencias de la Direccin, estudiando un hecho
determinado y procediendo dentro del contexto de las normas vigentes,
en toda circunstancia debe cautelar los intereses Institucionales.

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Enrique.

b. Podr efectuar coordinaciones con las Oficinas de: Asesora Legal del
Ministerio, Asesora Jurdica del Instituto, OGA del Ministerio,
Procuradura Pblica y Organismos Pblicos Privados.

3. Asesoramiento Financiero

a. Depend e orgnica y funcionalmente de la Direccin, forma parte de los


rganos de Asesoramiento.

b. Para el cumplimiento de su misin efecta coordinaciones con


diferentes Unidades de la Entidad, principalmente con las Sub -Unidades
tcnicas de la Entidad, Unidades Ejecutoras as como con las dems
Unidades en todo lo relacionado a la problemtica del apoyo logstico
originada por la falta de recursos presupuestales y externamente realiza
coordinaciones con Dependencias del Sector.

4. Inspectora

a. La Inspectora depende jerrquicamente, orgnica y funcionalmente de


la Direccin; mantiene coordinacin con la Inspectora General del
Instituto, y con los dems entes del Sistema Nacional de Control.

b. La Inspectora, mantiene coordinacin con oficinas similares de las


diferentes Direcciones de la Institucin, en las actividades relacionadas
con su misin y funciones.

5. Secretara
Depende orgnica y funcionalmente de la Direccin; es responsable del
cumplimiento de la misin en apoyo administrativo, efectuando coordinacin
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con la Oficina de Trmite Documentario de la Alta Direccin de la Entidad,


Direccin de Economa y otras Direcciones; as como todas las Divisiones y
Oficinas.

6. Administracin
La Oficina de Administracin depende orgnicamente y jerrquicamente de
la Direccin, su Jefe ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en
la misma y es responsable del cumplimiento de todo lo concerniente a dicha
Oficina; mantiene estrecha coordinacin con los jefes de otras
dependencias para el cumplimiento de su misin.

7. Telemtica
a. La Oficina de Telemtica depende orgnica y funcionalmente de la
Direccin de la Institucin, y est a cargo de un Administrador, quien
ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en sta.

b. Es responsable de la emisin en forma mensual, de listados sobre la


Ejecucin del Presupuesto con indicacin a la Fuente de Financiamiento
as como listar los stocks de bienes existentes en Almacn. Sus tareas
de coordinacin son con las diferentes dependencias de Almacn,
Adquisiciones, Transportes, Servicios Veterinarios y Sanidad;
externamente coordina con la Direccin de Economa, OGA del Sector,
MEF, . Oficinas de Informtica de las Direcciones Administrativas y
otras.

8. Informacin
a. La Oficina de Informacin depende orgnicamente y funcionalmente de
la Direccin de la Entidad, y est a cargo de un Administrador , quien
ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en sta.
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presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

b. Es responsable de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades


Cvicas, Ceremoniales y de Protocolo, coordinando permanentemente
con la Direccin de Informaciones y manteniendo actualizado al Director
de la, de las actividades ms importantes realizadas en la Institucin.

9. Control Patrimonial
La Divisin de Control Patrimonial, depende orgnica y jerrquicamente de
la Direccin, siendo sus lneas de coordinacin:
a.

Ministerio - Oficina General de Administracin (OGA).

b.

Ministerio de Economa y Finanzas (MEF).

c.

Direccin de Bienes Nacionales

d.

Todas las dependencias y organismos de la Institucin.

10. Abastecimientos
El rgano de Abastecimientos depende orgnica y jerrquicamente de la
Direccin, su jefe ejerce autoridad y tiene responsabilidad en todas las
actividades relacionadas a la adquisicin de bienes y/o servicios en
aplicacin de la Ley N26850 y su Reglamento.

11. Transportes
a. Es un rgano de Ejecucin de la Direccin de la cual depende
jerrquicamente.

b. Es responsable del cumplimiento de la misin encomendada,


ejecutndola a travs de los Departamentos a su cargo, coordina con
las unidades de la Entidad a quienes brinda su servicio.

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Enrique.

12. Combustibles, Carburantes y Lubricantes


a. La Oficina de Combustible, Carburantes y Lubricantes es un rgano de
ejecucin que depende jerrquicamente y orgnicamente de la
Direccin.

b. Tiene jurisdiccin a nivel nacional: es responsable del cumplimiento de


la misin y coordina especficamente con Transportes, Abastecimiento,
la Direccin de Economa de la Institucin, Jefaturas Provinciales, la
Direccin de Tesoro Pblico y PETROPERU.

13. Infraestructura
a. La Oficina de Infraestructura es parte de los rganos de Lnea de la
Direccin, de la cual depende orgnica y funcionalmente.

b. Tiene competencia para formular, evaluar y administrar los proyectos de


Inversin de la Institucin.

c. La estructura Orgnica de la Oficina de Infraestructura es de tipo lineal,


en consecuencia cada rgano depende del inmediato superior, las
responsabilidades estn dadas por las funciones especficas de cada
uno de los rganos que la componen.

d. Para el cumplimiento de sus funciones coordina con las unidades de la y


otras entidades o personas del Sector Pblico y Privado que considere
necesario.

14. Armamento, Municin y Explosivos


Depende directamente de la Direccin y para el mejor cumplimiento de su
misin, mantiene coordinacin con todos los organismos de la Entidad as
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como son las Unidades y Dependencias de la Institucin.

15. Servicios Veterinarios


La Oficina de Servicios Veterinarios, depende orgnicamente y
jerrquicamente de la Direccin, y su jefe ejerce autoridad sobre todo el
personal que labora en la misma y es responsable del cumplimiento de todo
lo concerniente al campo de la Medicina Veterinaria. Mantiene estrecha
coordinacin con los jefes de otras dependencias para coordinar acciones
en aras del cumplimiento de su misin.

16. Almacn
a. La Oficina de Almacn es un rgano de Lnea que forma parte y
depende de la Direccin de la Entidad.

b. Est a cargo de un Jefe, quien tiene autoridad y responsabilidad sobre


los Almacenes Nros. 1 y 2, Almacn de Medicinas y Equipo Mdico que
se encuentran bajo su mando.

c. Mantiene coordinaciones con las otras dependencias para realizar las


actividades administrativas afines.

17. Mantenimiento
a. La Oficina de Mantenimiento es un rgano de Ejecucin que forma parte
y depende de la Direccin de la Entidad.

b. Est a cargo de un Jefe, quien tiene autoridad y responsabilidad sobre


los Departamentos N 1, 2, 3, y 4 bajo su control.

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

c. Mantiene coordinaciones con otras Oficinas de la Direccin y con las


diferentes unidades de la Institucin a nivel nacional, para realizar las
actividades correspondiente al mantenimiento y reparacin de vehculos.

F. MISIN DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL

El Departamento de Ejecucin Presupuestal depende jerrquica, orgnica y


funcionalmente de la Jefatura de Abastecimientos, cuya misin es la de efectuar
en forma permanente la incidencia de las adquisiciones en la ejecucin del
calendario de compromisos mensual asignado a esta Dependencia, con la
finalidad de asegurar la ptima utilizacin de los recursos autorizados en las
Fuentes de Financiamiento de Recursos Ordinarios y Recursos Directamente
Recaudados, dentro de los lmites establecidos en las normas que rigen el
Presupuesto Pblico.

G. FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN


PRESUPUESTAL

1. DEL ORGANISMO

a. Control presupuestal del Calendario de Compromisos asignado a la


Direccin en las diferentes Partidas Presupuestales de cada Fuente de
Financiamiento.

b. Verifica la programacin de las Partidas Presupuestales, segn la


cadena funcional del Gasto Pblico establecida en los calendarios de
compromisos asignados mensualmente.

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
Enrique.

c. Cuando es requerido por la Superioridad, emite asesoramiento,


respecto de temas relacionados al Sistema de Presupuesto Pblico.

d. Mantiene en custodia expedientes de Ordenes de Compra y de


Servicios de aos anteriores, pendientes de pago; accionndolos previa
decisin de la Superioridad, para su cancelacin correspondiente a la
Unidad Ejecutora Direccin de Economa.

2. DE LOS RGANOS COMPONENTES


a. Direccin
1) De la Jefatura
a) Efectuar el control presupuestal del calendario de compromisos
asignado a la Direccin, en las diferentes partidas
presupuestales de cada fuente de financiamiento.

b) Verificar la programacin de las partidas presupuestales, segn


la cadena funcional del gasto pblico establecida en los
calendarios de compromisos asignados mensualmente.

c) Brindar asesoramiento en temas relacionados al Sistema de


Presupuesto Pblico, cuando sea requerido por la Superioridad.

d) Mantener en custodia expedientes de Ordenes de Compra y de


Servicios pendientes de pago de aos anteriores, tramitndolos
previa decisin de la Jefatura a la Direccin de Economa para
su cancelacin correspondiente por ser la Unidad Ejecutora.

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b. Apoyo
1) De la Secretara
a) Recepcionar la documentacin administrativa, registrarla y dar
el trmite respectivo conforme a lo dispuesto por el Jefe del
Departamento.
b) Distribuir la documentacin decretada por el Jefe del
Departamento a sus destinatarios.
c) Brindar informacin general sobre el trmite y situacin de los
diversos documentos del Departamento.

2) De la Oficina de Trmite Documentario


a) Recepcionar, registrar, distribuir y archivar la documentacin de
carcter administrativo que ingresa al Departamento de
Ejecucin Presupuestal.
b) Procesar la documentacin segn las normas legales y
reglamentarias

vigentes;

clasificar

dar

el

trmite

correspondiente de acuerdo a las directivas emanadas por la


Superioridad y de la Jefatura del Departamento.
c) Brindar informacin general sobre el trmite y situacin de los
diversos

documentos

del

Departamento

de

Ejecucin

Presupuestal.

c. Ejecucin
1) De la Seccin Control de rdenes de Compra y rdenes del
Servicios
a) Recepcionar y verificar la conformidad de la documentacin de
las Ordenes de Compra y de Servicios, procedentes de la
Secretaria de la Jefatura de abastecimientos.

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b) Numerar correlativamente los expedientes de las Ordenes de


Compra y Ordenes de Servicio para su trmite respectivo.

c) Formular los documentos de accin para el trmite de las


Ordenes de Compra y de Servicios a la Divisin de Almacenes,
para efectos de la recepcin de las Adquisiciones de Bienes y
Servicios.

d) Recepcionar y verificar la conformidad de la documentacin de


las Ordenes de Compra y de Servicios, procedentes de la
Divisin de Almacenes, para su trmite posterior a la Direccin
de Economa por ser la Unidad Ejecutora encargada del pago.

e) Mantener el registro actualizado de la ubicacin de las Ordenes


de Compra y de Servicios.

2) De la Seccin Control Presupuestal


a) Recepcionar de la Seccin Control de Ordenes de Compra y de
Servicios, los expedientes de O/C y O/S; de los cuales se
obtendr informacin

para su incidencia presupuestal

correspondiente, manteniendo el saldo pendiente de utilizacin


segn la Cadena Funcional del Gasto autorizado en el
Calendario de Compromisos Mensuales, devolviendo los
expedientes al termino de ste proceso para su trmite
siguiente.

b) Formular los documentos de accin, conforme a instrucciones


expresas del Comando para la distribucin mensual de los
Calendarios de Compromisos asignados a la Direccin.

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c)

Formular los documentos de accin para solicitar las


modificaciones de Calendario de Compromisos asignados a
la dependencia.

H. RELACIONES FUNCIONALES DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN


PRESUPUESTAL

1.

Lnea de Autoridad
El Departamento de Ejecucin Presupuestal, depende orgnicamente de la
Jefatura de Abastecimientos de la Entidad; el Jefe del Departamento ejerce
autoridad sobre todo el personal a su mando.

2.

Responsabilidad
El Jefe del Departamento de Ejecucin Presupuestal, es responsable
de la direccin, administracin y control de la buena marcha y
funcionamiento de la dependencia a fin de que se cumpla la misin que le
ha sido asignada.

3.

Coordinacin
El Departamento de Ejecucin Presupuestal, mantiene permanente
coordinacin con los Departamentos de Adquisiciones Directas y de los
Hospitales I y II del Instituto, Direccin de Economa; as como con las
Divisiones y Departamentos que conforman la Direccin.

I. DOCUMENTOS QUE PREPARA EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN


PRESUPUESTAL

El Departamento de Ejecucin Presupuestal que prepara y tramita


mensualmente la documentacin sustentatoria del calendario de compromisos
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a la Direccin de Economa de la Entidad por ser sta la Unidad Ejecutora


donde se realizan los pagos a los proveedores por las diversas Ordenes de
Compra y/o Servicios atendidas; las mismas que han sido internados en el
almacn central y/o el servicio ha sido verificado; las rdenes de Compra y las
rdenes de Servicio tramitadas para su cancelacin deben ir firmadas por el
responsable del almacn dando conformidad a su internamiento y/o verificacin
del servicio prestado. Tambin se adjuntarn la Gua de Remisin y la Factura
correspondiente.

Asimismo se formula los documentos de accin para solicitar las


modificaciones de calendario de compromiso asignados por la Unidad
Ejecutora Direccin de Economa del Instituto, segn Directiva vigente.

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CAPTULO III
PRESENTACIN, ANLISIS E INTERPRETACIN DE
RESULTADOS PARA LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS
PLANTEADOS
A. PRESENTACIN

Este captulo tiene por propsito analizar los diversos problemas


planteados en los Objetivos Especficos, para determinar la forma de
solucionar y alcanzar los mismos.

Asimismo tiene como finalidad

presentar el proceso que conduce a la

demostracin de la Hiptesis propuesta en la Investigacin, la misma


que es la siguiente :

Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente,


entonces influye favorablemente en la Administracin del Departamento
de Ejecucin Presupuestal.

El estudio pretende alcanzar el cumplimiento del Objetivo General y


Objetivos Especficos.

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B. ANLISIS DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Identificar las principales Polticas que se utilizan en el Control


Interno y como influye en el trabajo que se realiza (Objetivo I).
Las

Polticas

establecidas

por

el

Comando

Institucional

son

las

siguientes:

a. Disciplina Organizacional-Conducto Regular

El Instituto materia de estudio, como cualquier otra Entidad Estatal


basa su Estructuracin Orgnica

y su Sistema Normativo en

dispositivos legales que rigen la administracin pblica, con el cariz


especial que en ciertos casos les da ciertas leyes propias. El
incumplimiento de estas Normas significara un caos administrativo
y organizacional.

La lnea de autoridad, dependencia y de relacin tienen que ser


observadas

respetadas

de

conformidad

disposiciones

reglamentarias vigentes, ya que constituyen en la prctica los


conductos

por

donde

se

transmitirn

y/o

recepcionarn

las

disposiciones y acciones de Jefatura; siendo una de ellas el


conducto

regular

que

se

tiene

que

observar

por

principio

organizacional de respeto.

Mediante esta poltica existe una disciplina y

Orden Jerrquico

en

todos los niveles de la Entidad; lo cual influye favorablemente en el


trabajo del

organismo en la que la disciplina es el sustento

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fundamental; sin embargo esta situacin origina en algunos casos


retardo en la

tramitacin de documentos y no permite la solucin

inmediata a los problemas coyunturales que se presentan.

b. Planeamiento, Previsin, Anticipacin

La Institucin siempre estar a la zaga de toda nueva modalidad


que pretenda debilitar el Sistema de Control Interno,
siempre sus integrantes estn

por lo que

elaborando el cmo poder

equilibrar y revertir dicha constante.

En el mbito de la administracin general no se puede empezar a


dirigir a ciegas, sin prever acciones de manera organizada y
sistmica, en que utilizando los recursos humanos y logsticos con
que cuente, se fije formas de accin para afrontar exitosamente
cualquier problema; para esto se tiene que contar con los Manuales
de Organizacin y Funciones, Manual de Procedimientos y Otros.

Sin embargo el Manual de Organizacin y Funciones y el Manual de


Procedimientos con que cuenta
Presupuestal,
encomendada,

no

permiten

el Departamento de Ejecucin

cumplir

plenitud

con

la

labor

ya que estos son muy rgidos y genricos en

algunos puntos, necesitndose algo ms gil en la que se detalle


algunos aspectos de las funciones encomendadas al personal y que
se formulen en base a toda la documentacin sobre Control Interno,
que en algunos casos esta

dispersa y sufre variaciones en ciertas

oportunidades.

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c. Control, Supervisin, Verificacin de Calidad

El Control que se propone y se exige no es necesariamente el


fiscalizador, inquisidor o agobiador que no deja trabajar y que limita
la iniciativa del personal, sino aquel que verifique si el trabajo que se
viene desarrollando est de acuerdo con lo previsto u ordenado, a
fin de corregirlo, repotenciarlo o suprimirlo si es necesario.

Todo Jefe est obligado de controlar al personal, el no hacerlo


constituira

falta,

concordante

con

la

responsabilidad

que

le

correspondera al servidor.

Es necesario rescatar que para la obtencin de una buena calidad


se requiere de Personal Tcnico en el rea de Control Interno, y que
sea capacitado peridicamente de acuerdo a las nuevas Normas
que se dicte o debido a la rotacin de personal que por poltica del
Instituto se realiza.

d. Motivacin

La motivacin es el arma ms importante de todo lder, est


comprobado que los grupos humanos que se encuentren bien
motivados, estn en condiciones de alcanzar el xito con mayor
facilidad. El Jefe que logre motivar adecuadamente al Personal,
podr contar con efectivos ansiosos de capacitarse; as como de
cumplir con su labor con mayor entusiasmo y predisposicin.

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El empleo de la Instruccin y el Kit-positivo, son ms importantes y


fructferos que las actitudes meramente imperativas, coercitivas o
represivas.

Es propsito de esta poltica es que el personal por su propio inters


y sus medios se capacite en rganos extra institucionales, para
beneficio del rendimiento de su centro laboral, as como su
proyeccin en la carrera profesional.

e. Acciones de Bienestar y Confort

Ser

un buen lder no slo debe significar ser intelectualmente

capaz, carismtico, conocer la especialidad, ser disciplinado y saber


dirigir a su persona en el desempeo funcional; un buen lder implica
tambin preocupacin especial por el recurso ms importante con el
que cuenta para cumplir su misin, que es el personal con que
labora; tambin debe ser su primordial preocupacin tener en
consideracin los siguientes aspectos:
anmica,
urgencias,

salud,

capacitacin,

condicin socio econmico,

disposicin
alimentacin,

necesidades, aspiraciones, situaciones de riesgo que

puede afrontar, uniforme y equipos con que debe disponer para


participar en los trabajos encomendados.
En el departamento de Ejecucin Presupuestal esta poltica no se
desarrolla

plenamente,

por

el

espacio

reducido

del

ambiente

asignado, la falta de medios de trabajo y el reducido nmero de


personal que origina que tenga que recargarse el trabajo al ya
existente.

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2. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de


Control inciden en la Gestin que se lleva a cabo en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal (OBJETIVO II).

Los objetivos planteados s influyen en la Gestin del Departamento de


Ejecucin Presupuestal, teniendo ellos una ntima relacin con la
Hiptesis General planteada, unos en mayor relacin que otros con los
Objetivos Especficos expuestos en el presente trabajo.

Esta influencia sera an mayor si la Institucin contara con Personera


Jurdica, para poder ejecutar todos los Procesos de Adquisiciones y
Licitaciones, logrando as satisfacer las necesidades de sus rganos
que se encuentren presupuestados; por falta de esta Personera
Jurdica

lo

realiza

otra

instancia

extra-institucional,

dilatando

la

satisfaccin de necesidades y complicando las acciones de Control en


actos que no realiza la Institucin. Con Personera Jurdica, las
acciones seran directas, las atenciones inmediatas y la responsabilidad
definida.

Para materializar la consecucin de los objetivos propuestos, es


necesario formular una Directiva para lograr que la gestin que se lleva
a cabo en el Departamento de Ejecucin Presupuestal sea ptima.

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3. Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de


Control influye favorablemente en la gestin de la Administracin
(OBJETIVO III).

De acuerdo al anlisis efectuado en las entrevistas realizadas al


Personal que brinda servicios en la Divisin de Abastecimientos de la
Institucin Estatal, el planeamiento tiene una gran influencia en la
obtencin de resultados, requirindose de una mayor difusin a todos
los empleados que laboran en esta rea para el mejor logro de los
objetivos.

El Planeamiento se realiza entre otras cosas para tener pleno


conocimiento de la problemtica del organismo y evitar que ocurran
distorsiones en el Sistema; por consiguiente es la etapa ms
importante del proceso de Control.

Este

procedimiento

adquisiciones,

abarca

inicindose

todas
con

las
la

etapas
evaluacin

del
del

proceso

de

Plan

de

Adquisiciones que contiene el detalle de los Bienes y Servicios que se


deben adquirir para ser asignados a las diversas Dependencias y
Unidades de la Institucin.

Sin embargo se ha podido apreciar en algunos casos que por razones


de extrema urgencia y que atentan contra la Seguridad Nacional se
han

efectuado

adquisiciones

excediendo

los

calendarios

de

compromiso mensuales otorgados por el Ministerio de Economa y


Finanzas, y en otros casos se han entregado directamente los bienes

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a las unidades solicitantes sin haber ingresado previamente al


almacn general, atentando contra las normas de Control Interno.

Existen dos aspectos que inciden fundamentalmente para que este


planeamiento sea ejecutado de acuerdo a lo programado :

a. La

Asignacin

Presupuestal

que

mensualmente

Ministerio de Economa y Finanzas

distribuye

el

a los Organismos del Sector

Pblico de acuerdo a la disponibilidad fiscal, lo que muchas veces


retarda

posterga

requerimiento

de

nuevas

adquisiciones

previstas.

b. El requerimiento de nuevas necesidades no incluidas en el Plan de


Adquisiciones que demandan las Dependencias y Unidades de la
Institucin para efectuar operaciones urgentes, desastre y otros
accidentes naturales impredecibles; estos nuevos requerimientos
no se pueden cubrir aproximadamente en un 40%,

afectando la

operatividad de la labor Institucional y teniendo que reprogramarse


el Plan de Adquisiciones, dejando pendientes otras necesidades.

4. Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control Interno,


permiten establecer el nivel de Gestin en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal (OBJETIVO IV).

Entendindose la estructura de Control Interno como el conjunto de


Planes,

Mtodos,

Procedimientos

otras

medidas

para

ofrecer

seguridad a que se logren los objetivos del Control Interno; es

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necesario sealar lo siguiente:

a. Ambiente de Control.
En el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de
Abastecimiento del Instituto;

el ambiente de control se puede

considerar como ptimo, ya que permite la integracin del


personal, la formacin de los valores ticos y la asignacin de
autoridad y responsabilidad.

b. Evaluacin del Riesgo.


Los riesgos son mnimos, existiendo solo cuando hay cambio de
personal por razones de servicio y este no se

encuentre

capacitado; no teniendo influencia en la elaboracin de los


Estados Financieros, ni en el logro de los objetivos del Control
Interno.

c. Actividad de Control Gerencial


Estn referidas a las acciones que realiza el Comando para
cumplir diariamente con las funciones asignadas, las mismas
que son favorables ya que se efectan revisiones de desempeo
de las labores, el procesamiento de la informacin computarizada
y los controles relativos a la proteccin y seguridad.

d. Sistema de Informacin y Comunicacin


El Sistema de Informacin y Comunicacin es bastante positivo, el
mismo que ha sido mejorado ltimamente en el Sector Pblico por
el Sistema Integrado de Informacin Financiera (SI AF-SP),

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accesible para todos los usuarios en las reas de Presupuesto,


Tesorera y Contabilidad Gubernamental en el nivel central y en el
nivel operativo.

e. Actividades de Monitoreo
Estn referidas al proceso de evaluacin de
Interno,

permite

al

sistema

cambiando las circunstancias

reaccionar

en

calidad del Control


forma

inmediata,

cuando as lo requieran. Tambin

sirve para la identificacin de controles dbiles, insuficientes e


innecesarios. Esto se lleva a cabo con buenos resultados en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal.

5. Analizar si el Control Interno que se lleva a cabo permite alcanzar


los estndares deseados en la Administracin del Departamento
de Ejecucin Presupuestal (OBJETIVO V).

Entendindose por estndares los programas para establecer criterios


o polticas que van a fomentar practicas y condiciones uniformes
dentro de las empresas, que permite su control por medio de
comparaciones; trata de cuestiones tales como: calidad y cantidad de
bienes y servicios, condiciones del mismo,

precios y otros. Estos

estndares son alcanzados mediante el Control Interno que se realiza


en forma peridica.

Dentro de estos estndares se encuentran las normas para efectuar


los pagos a los proveedores en un determinado orden de acuerdo a la
entrada al almacn de los bienes adquiridos.

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Los estndares de trabajo y

rendimiento son similares al de otros

organismos del Sector Pblico encargado de realizar el Control


Interno; igualmente dentro de la Institucin existe correlacin con el de
otras Dependencias.

6. Precisar si las Acciones Correctivas que se adoptan en el Control


Interno, permiten optimizar los resultados de la Administracin
(OBJETIVO VI).

La accin correctiva tiene por finalidad enmendar lo errado y las


desviaciones que se hubieren producido, rehacindose los planes y
modificndose las metas. Estas acciones correctivas se materializan
cuando se detectan errores o desviaciones en las labores que viene
realizando el personal solucionndose en forma inmediata. Asimismo
en las observaciones que realizan los rganos de Control, en mrito a
los hallazgos que hayan encontrado y dado a conocer al personal
responsable para su solucin; muchos de ellos estn relacionados al
aspecto de incremento de personal, medios logsticos, capacitacin e
instruccin al personal y transgresiones a las Normas de Control.

Es necesario hacer presente que en este rgano las acciones


correctivas se aplican de inmediato, subsanndose de esta forma las
deficiencias en que se hubiese incurrido, sin perjuicio de las acciones
disciplinarias y/o penales.

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Enrique.

C. INTERPRETACIN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN LA PRUEBA DE


CAMPO

1. Coordinacin con la Direccin de Economa


A la pregunta Existe coordinacin con la Direccin de Economa

para

la adquisicin de Bienes y Servicios solicitados por las diversas


Dependencias de la Institucin?

a.

Siempre

b.

Frecuentemente

c.

Ocasionalmente

d.

Nunca

ANLISIS DE FRECUENCIAS

a.

COORDINACIN CON LA
DIRECCIN DE ECONOMIA
18

%
41

b.

16

36

c.

18

d.

TOTAL

44

100

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Enrique.

INTERPRETACIN
En relacin a la coordinacin que debe realizar el Departamento de
Ejecucin Presupuestal con la Direccin de Economa

del Instituto,

para la adquisicin de los bienes y servicios requeridos por las diversas


dependencias

a nivel nacional, se obtuvo que el 41% de las

investigados manifiestan que siempre realiza esta coordinacin. Un


porcentaje
seala

tambin

igualmente

que

bastante
frecuentemente

elevado
se

realiza

del
este

36%
tipo

de

coordinaciones. Los dems aspectos representan porcentajes poco


significativos lo cual indica la preocupacin de una coordinacin
sostenida.

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Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


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FIGURA N01
LA COORDINACIN CON LA DIRECCIN DE ECONOMA

5%

18%

41%

36%

a.

b.

c.

d.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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2. Se cuenta con Manuales o Normas de Procedimientos


A la pregunta El Departamento de Ejecucin Presupuestal, cuenta con
Manuales o Normas de Procedimientos?

a.

b.

No

c.

No sabe

ANLISIS DE FRECUENCIAS
EXISTENCIA DE NORMAS O MANUALES
EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
a.
34

77

b.

14

c.

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
Respecto

al

conocimiento

que

tienen

sobre

las

normas

del

Departamento de Ejecucin Presupuestal, el 77% manifiesta tener


conocimiento de la existencia de normas y/o manuales, y el 14%
restante por el puesto que desempea no sabe o no conoce de la
existencia de estas normas, lo cual es preocupante porque este alto
porcentaje puede tener consecuencias inesperadas para la Divisin de
Abastecimiento.

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FIGURA N02
SE CUENTA CON MANUALES O NORMAS DE PROCEDIMIENTOS

77%
80%
70%
60%
50%
40%

14%

9%

30%

c.

20%
b.
10%
a.

0%
1
a.

b.

c.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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3. Frecuencia

de

las

Comunicaciones

en

el

Departamento

de

Ejecucin Presupuestal
A la pregunta En qu frecuencia el Departamento de Ejecucin
Presupuestal difunde o publica normas para conocimiento del personal
o las Jefaturas?

a.

Siempre

b.

Frecuentemente

c.

Ocasionalmente

d.

Nunca

ANLISIS DE FRECUENCIAS

a.

DIFUSIN DE NORMAS EN EL
DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
3

%
7

b.

16

c.

28

64

d.

13

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
En cuanto a la publicacin o difusin de normas para una mejor gestin
en la Adquisicin de Bienes y Servicios, as como los procedimientos a

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emplearse en las diversas fases del proceso de abastecimiento, y la


informacin que se proporciona a los Comandos en sus diversos
niveles, se tiene que un 64% de las encuestados manifiesta que estos
se hace ocasionalmente, lo cual es bastante preocupante ya que esto
incide en el rendimiento del personal que labora en esta rea, con
perjuicio de conocimiento que deben tener los diversos comandos
sobre la real situacin existente.

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FIGURA N03
FRECUENCIA DE LAS COMUNICACIONES EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL

7%

13%

16%

64%
a.

b.

c.

d.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento

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4. Asignacin de Responsabilidad
A la pregunta Cree que es importante asignar responsabilidad en el
proceso de adquisicin de bienes y servicios?
a.

Muy importante

b.

Importante

c.

Poco importante

d.

Sin importancia

ANLISIS DE FRECUENCIAS
RESPONSABILIDAD EN EL PROCESO DE
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
a.
32

73

b.

10

23

c.

02

04

d.

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
Sobre la importancia que tiene la asignacin de responsabilidad en el
proceso de adquisicin de bienes y servicios, en la Divisin de
Abastecimiento el 73% de los entrevistados considera, que es muy
importante este aspecto ya que de esta manera se podra precisar el
nivel o personal que incurre en la no aplicacin correcta de las normas.
De esta manera se podr contar con personal capaz y eficiente en sus
respectivos puestos de trabajo. Es necesario sealar que ninguno de
los

encuestados

considera

sin

importancia

esta

asignacin

de

responsabilidad.

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FIGURA N04
LA ASIGNACIN DE RESPONSABILIDAD

0%

4%

23%

73%

0%

20%

40%
a.

b.

60%
c.

80%

d.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento

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5. El Personal y la Capacitacin
A

la

pregunta

Recibi

Ud.;

capacitacin

tcnica

durante

su

permanencia en la Divisin de Abastecimiento del Instituto .

a.

b.

No

ANLISIS DE FRECUENCIAS

a.

CAPACITACION DEL PERSONAL


26

%
60

b.

18

40

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
La capacitacin del personal es importante en cualquier Institucin. El
60% del personal manifiesta haber recibido capacitacin, mientras que
el 40% de los entrevistados manifiestan no haber recibido capacitacin.
Esta falta de capacitacin origina que se comentan muchas veces
errores por la falta de conocimientos de estas normas, los cuales por su
tendencia dinmica hacen necesario actualizarse frecuentemente.

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presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
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FIGURA N05
EL PERSONAL Y LA CAPACITACIN

40%

60%

a.

b.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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6. Las Metas y Objetivos del Departamento de Ejecucin Presupuestal


A la pregunta Considera Ud., que el Departamento de Ejecucin
Presupuestal cumple con las metas y objetivos establecidos?

a.

Siempre

b.

Frecuentemente

c.

Ocasionalmente

d.

Nunca

ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.

CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS


04

%
10

b.

20

46

c.

18

40

d.

02

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
En cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos del Departamento
de Ejecucin Presupuestal, el 46% de los entrevistados manifiesta que
se cumplan con cierta frecuencia y slo el 4% del personal considera
que

nunca

se

cumplen.

Es

necesario

resaltar que un elevado

porcentaje indica que las metas y objetivos se alcanzan ocasionalmente


en un 40%, lo que preocupa; ya que de no alcanzarse estas afectan el
cumplimiento de los asignadas a los niveles superiores.

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FIGURA N06
LAS METAS Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL

4%

40%
1
46%

10%

0%

10%

20%
a.

30%
b.

c.

40%

50%

d.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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7. Frecuencia en la Supervisin
A la pregunta Con qu frecuencia el rgano de Control de la
Institucin, supervisa al Departamento de Ejecucin Presupuestal?

a.

Siempre

b.

Frecuentemente

c.

Ocasionalmente

d.

Nunca

ANLISIS DE FRECUENCIAS
SUPERVISIN DEL ORGANO DE
CONTROL
1

a.

%
1

b.

10

c.

39

89

d.

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
El 89% del personal entrevistado manifiesta que el rgano de Control
de

la

Institucin,

supervisa

ocasionalmente

este

Departamento

cuando existe graves problemas en el proceso de adquisiciones o que


esta supervisin se encuentra en su Plan de Control Anual; 10%
considera que las visitas son con cierta frecuencia y slo el 1%
considera que la supervisin es siempre.

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FIGURA N07
FRECUENCIA EN LA SUPERVISIN

100%
89%

90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%

10%
1%

0%

0%
a.

b.

c.

d.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento

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8. Tipo de Control
A la pregunta Qu tipo de Control es el que debe realizarse en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal?

a.

Previo

b.

Concurrente

c.

Posterior

ANLISIS DE FRECUENCIAS

a.

TIPO DE CONTROL
17

%
38

b.

16

36

c.

11

26

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
El 38% considera que debe realizarse el Control Previo, para evitar
incidentes, como lo es la oportuna difusin de normas, reglas y otros;
36% considera que el Control Interno debera ser de tipo concurrente,
mientras que el 26% considera que debera realizarse posterior a
cualquier apreciacin. En el Departamento de Ejecucin Presupuestal
se realiza con mayor oportunidad el Control Previo, en perjuicio de los
otros tipos de controles por falta de personal y medios.

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FIGURA N08
TIPO DE CONTROL

26%
38%

36%

a.

b.

c.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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9. Qu aspectos deben corregirse en el Departamento de Ejecucin


Presupuestal
A la pregunta Qu aspectos debe corregirse en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal?
a.

Personal no calificado

b.

Polticas de comando

c.

Intereses personales

d.

Inmoralidad

ANLISIS DE FRECUENCIAS

a.

ASPECTOS A CORREGIR EN EL DEPARTAMENTO


DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
11

%
25

b.

12

27

c.

14

32

d.

07

16

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
Una de las preguntas que tiene trascendencia es sta, ya que de
alguna manera va a colaborar en mejorar y corregir ciertos aspectos de
inters en el Departamento de Ejecucin Presupuestal. El 32% del
personal

considera

que

debera

dejarse

de

lado

los

intereses

personales que existen en el otorgamiento de la Buena Pro a algunos


proveedores en las adquisiciones directas, corregir las Polticas del ente
el 27%, inmoralidad el 16% y el 25% considera que debera reducirse al
personal no calificado.

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FIGURA N09
QUE ASPECTOS DEBEN CORREGIRSE EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL

16%

32%
1
27%

25%

0%

5%

10%

15%

a.

20%

b.

c.

25%

30%

d.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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35%

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10. La Planificacin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal


A la pregunta Cree Ud.; que el

Departamento de Ejecucin

Presupuestal?

a.

b.

No

c.

No sabe/No opina

ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.

PLANIFICA SUS ACTIVIDADES


3

%
7

b.

17

38

c.

24

55

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
En cuanto a la Planificacin existen en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal

de

la

Divisin

de

Abastecimiento,

el

55%

de

los

entrevistados manifiesta no saber o no opinar sobre la manera como se


est realizando la planificacin en este Departamento, 38% ignoran la
forma de planificacin y slo el 7% de los entrevistados conoce como
se est realizando la planificacin.

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FIGURA N10
LA PLANIFICACIN EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL

55%

60%

38%

50%

40%

30%

c.

20%
7%
b.

10%

a.

0%
1

a.

b.

c.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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11. Percepcin

que

se

tiene

del

Departamento

de

Ejecucin

Presupuestal
A la pregunta Cmo percibe la Organizacin en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal?

a.

Muy buena

b.

Buena

c.

Regular

d.

Mala

ANLISIS DE FRECUENCIAS
ORGANIZACIN EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
a.
1

%
2

b.

10

22

c.

32

74

d.

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
Referente a la percepcin que tiene el personal en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal de la Divisin de Abastecimiento sobre la
Organizacin el 74% lo percibe de manera regular, porque no cumple a
plenitud sus funciones por la falta de personal y medios, el 22% lo
considera como buena y un 2% como muy buena y de igual porcentaje
(2%) revela.

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FIGURA N11
PERCEPCIN QUE SE TIENE DEL DEPARTAMENTO DE
EJECUCIN PRESUPUESTAL

2%

74%

1
22%

2%

0%

10%

20%

30%

a.

40%

b.

50%

c.

60%

70%

80%

d.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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12. Polticas de Trabajo


A la pregunta Considera Ud.; que las polticas establecidas en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal son las correctas?

a.

b.

No

c.

No sabe/no opina

ANLISIS DE FRECUENCIAS

a.

POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE


EJECUCIN PRESUPUESTAL
29

%
65

b.

12

c.

10

23

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
Respecto a las polticas establecidas, el 65% considera que son las
correctas, el 23% no saben no opinan, debido quizs a que por
tratarse de una Institucin jerarquizada, debe observarse la disciplina
en cualquier circunstancia. Sin embargo el 12% indica que la poltica
que se esta desarrollando no es la correcta.

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FIGURA N12
POLTICAS DE TRABAJO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL

23%

12%
65%

a.

b.

c.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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13. Calidad en la Administracin


A

la

pregunta

Cmo

considera

Ud.;

la

Administracin

en

el

Departamento de Ejecucin Presupuestal?

a.

Muy buena

b.

Buena

c.

Regular

d.

Mala

ANLISIS DE FRECUENCIAS
ADMINISTRACIN EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
a.
3

%
6

b.

14

33

c.

26

58

d.

TOTAL

44

100

INTERPRETACIN
En

general

segn

la

opcin

del

Personal

de

la

Divisin

de

Abastecimiento el 58% considera que es regular y el 33% que es


buena. Sumando estos dos porcentajes se tiene que el 91% de los
entrevistados tiene una visin favorable de la administracin que se
realiza en el rgano analizado, al cual debe adicionarse el 6% de Muy
Buena; con lo que se eleva al 97% de opcin favorable, slo un 3% la
considera mala.

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FIGURA N13
CALIDAD EN LA ADMINISTRACIN EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL

58%

60%

50%

33%

40%
3%
30%
d.

c.

20%
6%
b.

10%

a.

0%
1

a.

b.

c.

d.

Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.

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Biblioteca Central UNMSM

Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
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D. CONTRASTACIN Y VERIFICACIN DE LA HIPTESIS

Luego

del

desarrollo

de

los

objetivos

especficos

propuestos

en

la

investigacin, en la cual se ha discutido y analizado las variables en el


contexto de la realidad; con la finalidad de obtener conclusiones que
permitan verificar y contrastar la Hiptesis postulada, se ha analizado,
interpretado y comparado por resultados dentro de una relacin netamente
estructural entre los objetivos, hiptesis y conclusiones, de acuerdo a
criterios de calificacin a travs de una Tabla de ndice de Relacin se
observa que hay un alto grado de vinculacin entre la hiptesis y las
conclusiones, la cual expresa:

Que, la Hiptesis postulada presenta un alto nivel de consistencia y


veracidad. La misma que se encuentra incluida en el Cuadro adjunto donde
se aprecia que los valores otorgados a la Hiptesis alcanzan el puntaje de 5
y 4 , lo cual confirma esta ntima relacin, si se tiene en cuenta la siguiente
tabla.

NDICE DE RELACIN

TOTAL RELACIN

(5)

MUY BUENA RELACIN

(4)

BUENA RELACIN

(3)

REGULAR RELACIN

(2)

NINGUNA RELACIN

(1)

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CUADRO DE ANLISIS RELACIN


TITULO: LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO EJECUCIN PREPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO.
A. HIPTESIS GENERAL
Si el Control Interno se lleva a cabo en forma
integral y coherente; entonces influye
favorablemente en la Administracin del
Departamento de Ejecucin Presupuestal.

OBJETIVO GENERAL
Conocer si la aplicacin del
Control Interno constituye un
instrumento eficaz en la Ejecucin
Presupuestal con la finalidad de
establecer la forma en que incide
en la Administracin de las
Adquisiciones.

a.

b.

c.

d.

e.

f.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar las principales polticas que se
utilizan en el control interno y como influye
en el trabajo que se realiza.

a.

Determinar si los objetivos que se establecen


en esta forma de control inciden en la
Gestin que se lleva a cabo en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal.

b.

Verificar si el Planeamiento que se realiza en


esta forma de control influye favorablemente
en la Gestin de Administracin.

c.

Determinar si las estructuras que se utilizan


en el control interno, permiten establecer el
nivel de gestin en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal.

d.

Analizar si el Control Interno que se lleva a


cabo permite alcanzar los estndares
deseados en la Administracin del
Departamento de Ejecucin Presupuestal.

e.

Precisar si las acciones correctivas que se


adoptan en el Control Interno, permiten
optimizar
los
resultados
de
la
Administracin.

f.

CONCLUSIONES
Las polticas que se utilizan en el Control
Interno son coherentes, observndose las
normas y procedimientos que regulan todas
las actividades del proceso de
abastecimientos; influyendo favorablemente
en el trabajo que se efecta.
Los objetivos que se establecen para el
Control Interno, facilita la gestin
administrativa del Departamento de Ejecucin
Presupuestal. Estos objetivos y metas a
cumplirse durante el periodo anual son
evaluados peridicamente.
El planeamiento materializado en el Plan
Anual de Trabajo permite una mejor gestin
administrativa, as como una evaluacin de los
resultados que se viene obteniendo.
Las estructuras utilizadas en el control interno
del Departamento de Ejecucin Presupuestal
son medianamente favorables paral el Control
Interno, lo que influye en la gestin
administrativa que se realiza. Esto se debe
principalmente al medio ambiente, recursos
materiales y humanos.
Los estndares en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal a travs del Control
Interno a permitido establecer criterios y
polticas que fomentan practicas y condiciones
uniformes, que optimizan su control.
Por la inmediatez las acciones correctivas en
el Control Interno, se subsanan rpidamente
las deficiencias que existieran, lo cual permite
que la gestin administrativa no tenga
inconvenientes durante su ejecucin.

RELACIN

CON-HG-OBJ.

Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin


presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar
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CAPTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES
PROCESOS OPERATIVOS
A.

PROPUESTAS INMEDIATAS

1. Formulacin de un Manual de Ejecucin Presupuestal

a.

Fundamentacin
Esta propuesta esta relacionada con el Objetivo I planteado y
tiene relacin con la Poltica Institucional respecto a la necesidad
del planeamiento, previsin y anticipacin a los hechos que
afecten el normal desarrollo de las funciones que se ejecuten en
el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de
Abastecimientos.

Como se indica existen el Manual de Organizacin y Funciones y


el Manual de Procedimientos muy genricos, lo cual origina
muchas veces interpretaciones errneas o distorsiones en su
aplicacin, por este motivo se considera de gran utilidad la
formulacin de un Manual de Ejecucin Presupuestal que seala
los procedimientos en forma detallada de todos los procesos
que se realizan.

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El manual propuesto debe estar permanentemente actualizado y


servir de gua a todo el personal que labora en sta rea y ser
a su vez como un elemento de instruccin para los que se
incorporen a este organismo.

b.

Contenido
Este manual contendr principalmente lo siguiente :

La misin del Departamento de Ejecucin Presupuestal.

Las fases del Control en el proceso de Ejecucin


Presupuestal.

Los procedimientos especficos en cada una de estas


formas.

Las responsabilidades de los elementos de Ejecucin y de


Control.

La coordinacin entre el personal que interviene en este


proceso.

La supervisin del elemento directriz.

2. Elaboracin de una Directiva de Procedimientos Operativos de


Control Interno

a.

Fundamentacin
El contar con una Directiva de Procedimientos Operativos de
Control Interno esta vinculado con el objetivo I referente a la
Poltica de Control y Supervisin y al objetivo II en cuanto a la
gestin que se realiza en dicho departamento.

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Enrique.

Las normas dadas sobre Control Interno se encuentran en


diversos dispositivos separados y muchas veces no son
concordantes.

El propsito de la directiva es resumir en un solo documento en


forma precisa y detallada lo que debe realizar cada rgano de
Control en sus diversas fases.

La ventaja de una Directiva, adems de ser gil; puede ser


variada y actualizada en cualquier momento que se requiera por
el Jefe de Departamento de Ejecucin Presupuestal, sin tener
que recurrir a una Resolucin Directoral, lo que s ocurre en el
caso de los manuales por ser aprobados stos en ese nivel.

b.

Contenido
Esta directiva contendr lo siguiente:

Del objeto de la directiva para que el personal conozca sus


funciones.

La finalidad que se persigue.

El alcance para determinar quines estn obligados a


cumplirla.

La base legal en que se sustenta.

La situacin del departamento.

Disposiciones generales, en la que se dicten normas


comunes a todos los rganos.

Disposiciones especficas para cada accin de control en


particular.

Disposiciones complementarias en caso de ser necesarias.

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3. Racionalizacin de las Adquisiciones de conformidad a lo


Presupuestado y verificacin fsica de los bienes internados.

De acuerdo a las normas presupustales no se puede comprometer


en gasto alguno ninguna suma que exceda al Calendario de
Compromisos que mensualmente seala

para sus gastos la

Direccin Nacional de Presupuesto Pblico del Ministerio de


Economa y Finanzas.

El exceder las sumas sealadas no solo contravienen dichas normas


sino que afecta la adquisicin de futuros bienes que se encuentran en
el Plan de Adquisiciones.

Igualmente toda adquisicin debe seguir un estricto proceso, el


mismo que concluye con el internamiento en el Almacn General y su
posterior entrega al rgano solicitante, movimientos que deben
quedar registrados en los respectivos libros y tarjetas con que cuenta
el almacn, los mismo que servirn posteriormente para la
elaboracin de los estados financieros.

Las necesidades que demandan la realizacin de ciertos operativos


especiales no previstos deben estar incluidos en el Plan de
Contingencia que se formulen

para atender estos casos no

considerados dentro del Presupuesto Ordinario otorgado a la


Institucin, de esta forma no se afecta el Presupuesto Inicial.

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4. Establecimiento de una Prelacin de Pagos

Esta propuesta tiene relacin con el Objetivo V en la cual se propone


alcanzar los estndares deseados, dentro de los cuales se encuentra
inmerso el orden donde se va efectuar los pago a los proveedores, la
no existencia de esto origina reclamos e interpretaciones diversas en
la forma como son atendidos los mismos.

Estas normas deben ser tambin de conocimiento de los


proveedores de Bienes y Servicios que realizan transacciones en
esta entidad, con la finalidad de que conozcan las reglas a que se
sujetan evitando posteriores reclamos.

Las acciones de Control deben incidir de que esta prelacin de


pagos se cumplan; dictndose las medidas correctivas necesarias en
caso de incumplimiento.

5. Capacitacin Tcnica de los Recursos Humanos

La capacitacin sealada esta relacionada con el cumplimiento del


Objetivo VI, por ser el elemento humano el ente que ejecuta todas las
acciones de control planeadas con anticipacin.

El rendimiento del personal ser mayor cuando juntamente a los


conocimientos tcnicos que se impartan, proporcione los medios
necesarios para el incremento de su productividad.

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Esta capacitacin deber efectuarse obligatoriamente en forma anual


y en cualquier momento cuando exista cambio de normas y se efecte
rotacin del personal por necesidad del servicio; asimismo debe ser
impartida por elementos ajenos a la Institucin; pero que formen parte
de los rganos Directrices de Control.

B.

PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIN DE LOS


RECURSOS.

Estas dos propuestas que se mencionan a continuacin estn orientadas a


alcanzar el Objetivo III planteado:

1.

Otorgar Personera Jurdica a la Institucin.


La Ley Orgnica de creacin de la Entidad no otorga Personera
Jurdica,

motivo por el cual los mayores volmenes de adquisiciones

de bienes y/o servicios son realizados por la Oficina General de


Administracin del Pliego, ejecutando la Institucin solo Adquisiciones
Directas de acuerdo a los montos dispuestos en la Ley Anual de
Presupuesto.

Esta situacin origina una dilacin en el proceso de Adquisiciones y


que en algunos casos por la falta de conocimiento de la problemtica
real del Instituto, los bienes adquiridos no se ajustan a las verdaderas
necesidades.
De esta forma no solamente la responsabilidad estara centralizada,
sino que adems las diversas acciones de control se aplicaran
conforme a las normas establecidas.

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2.

Creacin de una Unidad Ejecutora en la Direccin de Logstica


Anualmente la Direccin Nacional del Presupuesto Publico del
Ministerio de Economa y Finanzas, establece para cada organismo
del Estado las Unidades Ejecutoras del Presupuesto Pblico en base a
lo requerido por cada Entidad. En el caso de la Institucin materia de
estudio el presupuesto esta descentralizado en Catorce (14) Jefaturas
a nivel nacional, y en la Capital Cuatro (04) Unidades Ejecutoras,
manejando cada una de ellas el Presupuesto que tenga asignado.

En la Capital de la Republica se encuentra la Direccin de Economa


de la Institucin considerada como rgano de Pago de los
compromisos efectuados por la Entidad, siendo esta ltima la que
tiene que remitir toda la documentacin sustentatoria contenida en las
Ordenes de Compra

Ordenes de Servicios, para el pago

correspondiente. Siendo esta situacin muchas veces la que altera la


prelacin de pagos que realiza la Direccin de Logstica, originndose
en algunos casos reclamos posteriores al no haberse cumplido
conforme lo establecido para la atencin de pagos.

El proceso de adquisiciones sufre atrasos y desvirta el propsito del


concepto de Unidad Ejecutora que comprende todo el conjunto de
acciones

desde la adquisicin de bienes y servicios hasta el pago

respectivo.
Por las consideraciones expuestas anteriormente es conveniente se
considere a la Direccin de Logstica como una Unidad Ejecutora y a
la Direccin de Economa se le asigne las funciones para el pago de
Remuneraciones, Pensiones, Combustible, Chofer Profesional y otros
beneficios del Personal del Instituto.

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CONCLUSIONES

1. Con relacin a la Ejecucin Presupuestal las polticas utilizadas en el Control


Interno son coherentes, observndose las normas y procedimientos en todas
las actividades del proceso de abastecimientos, influyendo favorablemente
en el trabajo que se efecta; sin embargo se amerita un manual para su
ejecucin.
2. Los objetivos que se establecen para el Control Interno, se alcanzan en forma
satisfactoria lo cual permite que la gestin en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal sea la adecuada conforme a lo esperado.
3. El planeamiento que se desarrolla en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal, viene ayudando a la gestin en esta organizacin, teniendo
gran influencia en la obtencin de resultados, ya que se tiene pleno
conocimiento del organismo y se evita que ocurran distorsiones en el
sistema; por consiguiente es la etapa ms importante del proceso de control.
4. Las estructuras existentes para ejecutar el Control Interno se encuentran
establecidas a nivel del Departamento de Ejecucin Presupuestal, siendo los
resultados medianamente favorables, lo que influye en la gestin
administrativa que se realiza debido principalmente al ambiente de control,
recursos materiales y humanos.

5. Los estndares deseados en la administracin del Departamento de


Ejecucin Presupuestal, respecto al Control Interno que se viene aplicando de

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acuerdo a las normas y procedimientos para tal fin, ha permitido establecer


criterios y polticas que fomentan prcticas y condiciones uniformes que
optimizan dicha tarea; significando que los estndares de trabajo y
rendimiento son similares a la de otros organismos del sector pblico
encargado de realizar el control interno, igualmente dentro de la institucin
existente correlacin con el de otras dependencias.

6. Por la inmediatez las acciones correctivas en el control interno, se subsana


rpidamente superando las deficiencias que existieran, lo cual permiten que
la gestin administrativa no tenga inconvenientes durante su desarrollo.

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RECOMENDACIONES

1. Que, se elabore un Manual de Ejecucin Presupuestal donde se seala las


polticas a seguir en el proceso de adquisiciones y las responsabilidades
funcionales en cada etapa de ellas, determinndose en forma precisa la
racionalizacin de las adquisiciones de conformidad a lo presupuestado.

2. Que, se formule una Directiva de Procedimientos Operativos de Control


Interno, detallndose las acciones que deben desarrollar cada uno de los
elementos que conforman esta rea de accin de conformidad a las normas
que rigen en ese momento, incidiendo principalmente en el cumplimiento de
la prelacin de pagos que se hayan fijado para el cumplimiento de las
obligaciones; siendo necesario la implementacin del Sistema Integrado de
Administracin Financiera (SIAF-SP).

3. Que, la entidad presente un Proyecto de Ley debidamente sustentado para la


modificacin de la Ley Orgnica del Instituto, en la que indique que la
Institucin cuente con Personera Jurdica para la validez de los diversos
actos jurdicos que realiza.

4. Que, se implementen planes de contingencia ante la presentacin de


necesidades de casos imprevistos, racionalizando las adquisiciones de
conformidad a lo presupuestado; el Contro l Interno debe tener en cuenta
estas variaciones en la evaluacin posterior de los resultados.

5. Que, el representante de la Institucin proponga ante el Titular del Pliego que

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esta dependencia sea considerada como una Unidad Ejecutora en los


prximos aos fiscales, para que se cumpla con la etapa de pago y se
concluya eficientemente la ejecucin presupuestal del calendario de
compromiso mensual.

6. Que, a fin de dar mantenimiento y aplicacin a las acciones correctivas se


capacite al personal que ingrese a laborar en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal antes de iniciar sus funciones y peridicamente a todo el
personal con la finalidad de optimizar su rendimiento para beneficio de la
Institucin, evitando as que se tomen medidas correctivas durante el
desempeo de sus labores; en especial al personal profesional.

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BIBLIOGRAFA

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- Per.
ALVARADO MAIRENA, JOS. Gestin Presupuestaria del Estado 2000. L ima
Per.

BLANCO LUNA, YANEL. Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral


Santa Fe de Bogot. 1era. Edicin 1998.

PER: CONGRESO CONSTITUYENTE DEMOCRTICO. Constitucin


Poltica del Per - 1993.

PER: PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS. Ley N26850 de


Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

PER: MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS. Ley N27209, Ley de


Gestin Presupuestaria.

PER: MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS. Ley N27212, Ley del


Presupuesto del Sector Pblico para el 2000.
PER: MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS. Ley N27210, Ley del
Equilibrio Financiero el Sector Pblico para el 2000.

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PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. Decreto Ley


N26162 del Sistema Nacional de Control.

PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. DS N039-98-PCM


Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. RC N162-95 CG del


26SET95, Normas de Auditora Gubernamental.

PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. RC N072-98-CG,


donde aprueban Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.

PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. RC N123-2000-CG.


Modifica las Normas Tcnicas de Control.

PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. Manual de Auditora


Gubernamental. MAGU

PER: Manual de Organizacin y Funciones de la Divisin de Abastecimiento de


la Direccin de Logstica.

PER: Manual de Procedimientos de la Divisin de Abastecimiento de la


Direccin de Logstica.
MANTILLA BLANCO, SAMUEL ALBERTO. Control Interno Estructura
Conceptual Integrada. Santa Fe de Bogot. 2000.

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MATRIZ DE CONSISTENCIA
TEMA: LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO
PROBLEMAS
1.

Problema Principal

OBJETIVOS
1.

Objetivo General

De qu manera el control interno propicia Conocer si la aplicacin del Control Interno


un mejoramiento en el proceso de constituye un instrumento eficaz en la
Ejecucin Presupuestal?
Ejecucin Presupuestal con la finalidad de
establecer la forma en que incide en la
Administracin de las Adquisiciones.
2. Problemas Secundarios
2. Objetivos Especficos
a) En qu medida las polticas que se a) Identificar las principales polticas que
utilizan en el control interno, influyen
se utilizan en el Control Interno y como
en el trabajo que se realiza a nivel del
influye en el trabajo que se realiza.
Departamento
de
Ejecucin
Presupuestal?
b) De qu manera los objetivos que se b) Determinar si los objetivos que se
establecen en esta forma de control
establecen en esta forma de control
inciden en la gestin que se lleva a
inciden en la Gestin que se lleva a
cabo en este nivel?
cabo en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal.
c) En qu medida el planeamiento que c) Verificar si el Planeamiento que se
se realiza en esta forma de control
realiza en esta forma de control influye
influye en la Administracin de la
favorablemente en la Gestin de
Ejecucin Presupuestal?
Administracin.
d) De que manera las estructuras que d) Determinar si las estructuras que se
se verifican en el Control Interno,
utilizan en el Control Interno, permiten
permite determinar el nivel de gestin
establecer el nivel de Gestin en el
en el Departamento de Ejecucin
Departamento
de
Ejecucin
Presupuestal?
Presupuestal.
e) De qu manera el Control Interno e) Analizar si el Control Interno que se
permite alcanzar los estndares
lleva a cabo permite alcanzar los
deseados en la Administracin del
estndares
deseados
en
la
Departamento
de
Ejecucin
Administracin del Departamento de
Presupuestal?
Ejecucin Presupuestal.
f) De qu manera las acciones f) Precisar si las acciones correctivas que
correctivas que se establecen en el
se adoptan en el control Interno,
Control Interno, permiten optimizar la
permiten optimizar los resultados de la
Administracin en el Departamento de
Administracin.
Ejecucin Presupuestal?

HIPTESIS
1.

METODOLOGA

Hiptesis General

1. Tipo de Investigacin
De acuerdo al propsito de la investigacin, naturaleza de los problemas y
Si el Control Interno se lleva a cabo en forma objetivos formulados en el trabajo, el presente estudio rene las condiciones
integral
y
coherente,
entonces
influye suficientes para ser calificado como una investigacin aplicada; en razn
favorablemente en la Administracin del que para su desarrollo en la parte terica conceptual se apoyar en
Departamento de Ejecucin Presupuestal.
conocimientos sobre Evaluacin de Control Interno a fin de ser aplicados en
el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
2. Hiptesis Secundarias
a) En la medida que las polticas que se vienen
utilizando en el Control Interno sean las
adecuadas, influirn decididamente en el
trabajo que se realiza.

2. Nivel de Investigacin
Ser una investigacin descriptiva en un primer momento, luego
explicativa y finalmente correlacionada, de acuerdo a la finalidad de la
misma.

3. Metodologa de la Investigacin
b) Si los objetivos programados son claros, En la presente investigacin se emplear el mtodo descriptivo, el mismo
entonces incidirn favorablemente en la que se complementar con el estadstico, anlisis, sntesis, deductivo,
Gestin de Administracin.
inductivo entre otros.
4. Diseo de la Investigacin
c) El mejor planeamiento que se realiza para el El presente estudio, dada la naturaleza de las variables materia de
Control Interno, influir en forma positiva en investigacin, responde al de una investigacin por objetivos.
la administracin.
5. Poblacin
d) Si las estructuras son verificadas cuando se La poblacin en estudio est conformado por el personal que presta
realiza el Control Interno, entonces dicha servicios en la Divisin de Abastecimiento.
verificacin permitir determinar el nivel de
Gestin.
6. Muestra:
De la poblacin anteriormente sealada se ha tomado como muestra al
e) En la medida que el Control Interno alcance personal que labora en el Departamento de Ejecucin Presupuestal, que
los
estndares
deseados,
influir constituye el 5% de la poblacin total.
favorablemente en la Administracin.
7. Tcnicas
Las principales tcnicas que se ha empleado en la investigacin son:
f) Si las acciones correctivas deben emplearse Entrevista, Encuesta, Anlisis Documental
como parte del Control Interno, entonces
ayudarn optimizando la Administracin.
8. Instrumentos
Los principales instrumentos que se aplicaron en las tcnicas son: Gua de
anlisis documental, Gua de entrevista, Cuestionario.

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