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Fundada en 1551
TESIS
Para optar el Grado acadmico de Magster en Contabilidad con mencin en:
AUDITORA SUPERIOR
AUTOR
CSAR ENRIQUE CAMPOS GUEVARA
LIMA PER
2003
perseverancia.
NDICE
INTRODUCCIN
CAPTULO I
El PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO
13
13
13
15
16
16
16
16
16
16
16
16
16
17
17
17
18
19
20
20
22
23
24
25
25
26
26
27
27
28
28
29
30
30
31
31
31
31
32
32
32
32
33
33
33
34
34
34
37
39
40
40
41
42
42
42
43
43
43
43
44
44
44
d.
44
44
44
e.
Viabilidad de la Investigacin...............................................................
45
f.
45
45
45
D. LIMITACIONES EN LA INVESTIGACIN.......................................................
46
CAPTULO II
LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL
A. ESTRUCTURA ORGNICA DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA........
47
1. RGANO DE DIRECCIN................................................................
a. Direccin ......................................................................................
b. Jefatura de Ordenes ....................................................................
47
47
47
2. RGANO DE ASESORAMIENTO.....................................................
a. Comit de Asesoramiento.............................................................
b. Oficina de Asesora Jurdica.........................................................
c. Oficina de asesoramiento Financiero............................................
47
47
48
48
3. RGANO DE CONTROL....................................................................
a. Inspectora.....................................................................................
1) Inspeccin y Auditora...............................................................
2) Investigacin.............................................................................
3) Moralizacin Institucional y Disciplina......................................
48
48
48
49
49
4. RGANO DE APOYO.......................................................................
a. Secretara ....................................................................................
b. Administracin..............................................................................
c. Telemtica....................................................................................
d. Informacin...................................................................................
49
49
49
49
50
5. RGANO DE EJECUCIN................................................................
a. Abastecimientos...........................................................................
b. Transportes..................................................................................
c. Combustible, Carburantes y Lubricantes ....................................
d. Infraestructura..............................................................................
e. Armamento y Municin.................................................................
f. Servicios Veterinarios..................................................................
g. Almacenes....................................................................................
h. Control Patrimonial.......................................................................
i. Mantenimiento...............................................................................
50
50
51
52
53
53
54
54
55
55
A.
B.
C.
D.
56
57
57
57
57
58
58
59
59
59
59
60
60
61
61
61
61
62
62
62
63
63
63
64
64
64
65
65
65
65
65
66
67
67
67
67
67
CAPTULO III
PRESENTACIN, ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
PARA LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
A. PRESENTACIN ........................................................................................
69
70
70
74
75
76
78
79
79
79
82
84
87
89
91
93
95
108
CAPTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCESOS
OPERATIVOS
A. PROPUESTAS INMEDIATAS .....................................................................
1. Formulacin de un Manual de Ejecucin Presupuestal.........................
2. Elaboracin de una Directiva de Procedimientos Operativos
de Control Interno..................................................................................
3. Racionalizacin de las adquisiciones de conformidad a lo
presupuestado y verificacin fsica de los bienes internados...............
4. Establecimiento de una Prelacin de Pagos.........................................
5. Capacitacin Tcnica de los Recursos Humanos.................................
B. PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIN DE LOS
RECURSOS.................................................................................................
1. Otorgar Personera Jurdica a la Institucin...........................................
2. Creacin de una Unidad Ejecutora en la Direccin de
Logstica.................................................................................................
110
110
111
113
114
114
115
115
115
CONCLUSIONES..............................................................................................
117
RECOMENDACIONES......................................................................................
119
BIBLIOGRAFA..................................................................................................
121
ANEXO............................................................................................................
122
INTRODUCCIN
La funcin principal de la Institucin Especializada es la de mantener y/o
restablecer el Orden Interno dentro del pas a fin de que las diversas actividades que
se realizan en el territorio nacional, se efecten en forma normal y pacfica; para
lograr este propsito se requiere que los miembros que integran la Institucin as
como las Unidades que la conforman cuenten con los recursos materiales y servicios
que permitan su logro.
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En el desarrollo del trabajo para una mejor comprensin del presente informe
de investigacin, se detalla a continuacin el esquema al cual corresponde la
distribucin capitular:
Captulo I: El Problema: Anlisis del Control Interno. Comprende la descripcin y
caracterizacin bsica del presente estudio.
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CAPTULO I
El PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO
a.
Abastecimiento lo siguiente:
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Delimitacin Espacial
El mbito en el cual se desarrollar la investigacin comprende el
Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de
Abastecimiento de una Entidad Estatal.
1) Delimitacin Temporal
El perodo que comprende el estudio, abarca de 1999 al 2000.
2) Delimitacin Social
El Equipo Humano con el cual se trabajar es el de los funcionarios y
trabajadores que pertenecen al Departamento de Ejecucin
Presupuestal.
3) Delimitacin Conceptual
a) Control Interno
Mtodos coordinados y medidas que adopta una organizacin
para comprobar la exactitud y veracidad de la informacin y la
salvaguarda del Patrimonio.
b) Ejecucin Presupuestal
Consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de los
programas, actividades y proyectos que sern ejecutadas en el
perodo inmediato, con la finalidad de optimizar el uso de los
recursos
disponibles
aprobados
en
el
calendario
de
compromisos mensual.
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c.
Problema Principal
De qu manera el Control Interno propicia un mejoramiento en el
Proceso de Ejecucin Presupuestal?
b. Problemas Secundarios
a)
b)
c)
d)
e)
f)
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Coordinar: ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
colectivos.
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servicios que requiere una Organizacin para que realice sus actividades
y cumpla con sus fines y objetivos trazados.
b.
Ejecucin Presupuestaria
Esta etapa consiste bsicamente en la efectividad del gasto que
viene a ser el consumo de los recursos con cargo al Presupuesto
Anual asignado para los distintos niveles de la Estructura Funcional
Programtica y/o autorizaciones emanadas del Poder Ejecutivo,
con la finalidad de atender las necesidades inherentes al desarrollo
de las actividades programadas dentro del Plan del Sector.
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c.
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FORMULACIN
PRESUPUESTARIA
EJECUCIN
Y PROGRAMACIN
PRESUPUESTARIA
MENSUAL
CONTROL
Y
EVALUACIN
PRESUPUESTARIA
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c. Establecimiento de Responsabilidades
De conformidad a la Ley N26850 de las contrataciones y adquisiciones
del estado son responsables el Titular del Pliego de la entidad, as como
los funcionarios que ocupan el ms alto cargo Administrativo dentro de la
Organizacin del Proceso de Abastecimiento.
Informacin
-
Proveedores
Programacin
-
Plan de Obtencin
Cuadro de Necesidades
Presupuesto Valorado
Adquisiciones
-
Cotizaciones
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Cuadro Comparativo
Almacn
-
Krdex Valorado.
Control de Inventarios
Control Patrimonial
-
Mantenimiento y Mejoramiento.
Desplazamiento de Bienes
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Unidad de Almacn.
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a.
b.
con las
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en
el
Proceso
Presupuestario;
facilitar
la
c.
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Modificaciones Presupuestarias.
Evaluacin Presupuestaria.
d.
Directiva
para
la
Programacin
Formulacin
de
los
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e.
f.
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4. ALGUNOS
ASPECTOS
IMPORTANTES
EN
EL
REA
DE
ABASTECIMIENTOS
a.
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b.
c.
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N = R- E
NECESIDADES REALES
d.
1999
2000
Expedientes Solicitados
7,643
3,987
Atendidas
5,482
3,229
No atendidas
2,161
758
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Abastecimiento de la Institucin.
a.
En Materia de Organizacin
El Departamento de Ejecucin Presupuestal tiene actualmente una
adecuada Organizacin?
La actual Organizacin delimita las responsabilidades en forma
precisa?
Se encuentra racionalizado las funciones y la distribucin de labores?
Se encuentran precisadas las polticas que se deben desarrollar en el
cumplimiento de las funciones?
b. Procedimientos en Ejecucin
Existe un Plan de Obtenciones?
Existen Normas y Procedimientos de Trabajo?
Se llevan a cabo Registros adecuados que permitan efectuar acciones
de control?
Se elaboran informes peridicos sobre el cumplimiento de las metas y
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c.
Personal Requerido
Existen Programas de Capacitacin al Personal que trabaja en el Dpto.
de Ejecucin Presupuestal?.
Es eficiente el desempeo de las funciones que realiza el Personal?
Tiene el personal la moralidad requerida para desempearse en estos
cargos de confianza?
a.
Objetivo General
Conocer si la aplicacin del Control Interno constituye un instrumento
eficaz en la Ejecucin Presupuestal con la finalidad de establecer la
forma en que incide en la Administracin de las Adquisiciones.
b. Objetivos Especficos
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a.
Hiptesis General
Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente,
entonces influye favorablemente en la Administracin del Departamento
de Ejecucin Presupuestal.
b. Hiptesis Secundarias
a. En la medida que las polticas que se vienen utilizando en el Control
Interno, sean las adecuadas, influirn decididamente en el trabajo que
se realiza.
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a.
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FUNCIONES
PROGRAMAS
01 LEGISLATIVA
02 JUSTICIA
002 JUSTICIA
03
ADMINISTRACIN
PLANEAMIENTO
Y 003 ADMINISTRACIN
004 ADMINISTRACIN FINANCIERA
005 FISCALIZACIN FINANC. Y PRESUPUEST.
006 PLANEAMIENTO GUBERNAMENTAL
007 CIENCIA Y TECNOLOGA
008 ORGANIZACIN AGRARIA
009 PROMOCIN DE LA PRODUCCIN AGRARIA
010 PROMOCIN DE LA PRODUCCIN PECUARIA
011 PRESERVACION DE RECURS. NAT.RENOVAB
012 PROMOCIN Y EXTENSIN RURAL
PROMOCIN
ASISTENCIA
SOC.
COMUNITARIA
015 PREVISIN
06 COMUNICACIONES
07
DEFENSA
NACIONAL
09 EDUCACIN Y CULTURA
zz
PROGRAMAS
035 ENERGA
036 HIDROCARBUROS
037 RECURSOS MINERALES
038 RECURSOS HUMANOS
11
INDUSTRIA,
COMERCIO
Y 039 INDUSTRIA
SERVICIOS
040 COMERCIO
042 TURISMO
043 PROTECCIN DE LA LIBRE COMPETENCIA
12 PESCA
13 RELACIONES EXTERIORES
14 SALUD Y SANEAMIENTO
15 TRABAJO
16 TRANSPORTE
057 VIVIENDA
058 DESARROLLO URBANO
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00
000
FUNCION
05
07
09
14
PROGRAMA
ASISTENCIA Y PREVISIN
015
SOCIAL
DEFENSA
Y
SEGURIDAD 003
NACIONAL
022
EDUCACIN Y CULTURA
SALUD Y SANEAMIENTO
MINISTERIO
DEPENDENCIAS
022
064
SUB-PROGRAMA
PREVISIN
0052
ADMINISTRACIN
ORDEN INTERNO
ORDEN INTERNO
SALUD INDIVIDUAL
TIPO
ACTIVIDAD/PROYECTO
00347
0006
PREVISIN SOCIAL AL
CESANTE Y JUBILADO
ADMINISTRACIN GENERAL
00267
0062
OPERACIONES POLICALES
00177
00210
00323
00335
00349
00497
00132
COMPONENTE
OBLIGACIONES
PREVISINALES
GESTIN ADMINISTRATIVA
3 0957
3 0703
3 0986
DE 3 0497
DESARROLLO
DE
ACCIONES
CARCTER RESERVADO
DESARROLLO
DE
ACCIONES
ESPECIALES
LUCHA CONTRA TRFICO Y USO DE
ESTUFACIENTES
MANTENIMIENTO,
PROVISIN
Y
EQUIPAMIENTO DE AERONAVES
OPERACIONES
DE
LA
POLICA
DE
CARRETERAS
VIGILANCIA
POLICAL
DE
NATURALEZA CIVIL
CONSTRUCCIN
Y
REHABILITACIN
DE INSTALACIONES
MOVIMIENTO
MIGRATORIO
DE
NACIONALES Y EXTRANJEROS
AUTORIDAD POLTICA
0063
MOVIMIENTOS MIGRATORIOS
00343
0064
AUTORIDAD POLTICA
00089
0065
CONTROL
DE
ARMAS,
MUNICIONES,
EXPLOSIVOS
DE
USO CIVIL Y SERVICIOS DDE
SEGURIDAD
ENTRENAMIENTO
DE
RECURSOS HUMANOS
00346
NORMAS
Y
CONTROL
MUNICIONES Y EXPLOSIVOS
00097
00232
CAPACITACION
PERFECCIONAMIENTO
ENSEANZA
PROFESIONAL
ESPECIFICA MILITAR Y POLICAL
00466
0081
0123
0178
ATENCIN
MEDICA
ESPECIALIZACIN
ATENCIN MEDICA BASICA
00264
00466
SERVICIO
MDICO
MILITAR Y POLICAL
FUNCIONAMIENTO DE
SALUD
SERVICIO
MDICO
MILITAR Y POLICAL
DE
3 1318
3 1017
GESTIN ADMINISTRATIVA
PERSONAL
DESARROLLO
DE
ACCIONES
RESERVADO
ZONA DE EMERGENCIA
DE
CARCTER
3 1213
PREVENCIN
Y
FISCALIZACIN
PARA
AL TRFICO Y USO DE ESTUPEFACIENTES
SEGURO DE AERONAVES
3 0845
3 0944
3 0945
2 0363
OPERACIONES ESPECIALES
OPERACIONES ESPECIALES
CONSTRUCCIONES DE LOCALES
3 0453
CONTROL
DEL
MOVIMIENTO
MIGRATORIO
DE
EXTRANJEROS Y NACIONALES
REPRESENTAR AL PODER EJECUTIVO Y VELAR
POR
LA
EJECUCIN
DE
LAS
POLTICAS
DE
GOBIERNO
CONTROL DE LA COMERCIALIZACION DE ARMAS,
MUNICIONES,
ARTICULOS
CONEXOS
Y
EXPLOSIVOS.
3 1192
ARMAS 3 0441
Y 3 0607
Y 3 0089
3 0605
3 0985
HOSPITALARIO 3 0195
SERVICIOS
PAGO DE PENSIONES
DE 3 0068
3 0069
3 1121
HOSPITALARIO 3 0196
COMBATIR
ESPECIALIZACIN Y PERFECCIONAMIENTO
ALTOS ESTUDIOS
ESPECIALIZACIN PERSONAL MILITAR Y POLICAL
PERFECCIONAMIENTO MILITAR Y POLICAL
ATENCIN MDICO ESPECIALIZADA
ADQUISICIONES DE MATERIAL MDICO
ADQUISICIN DE MEDICINAS
READECUACIN
Y
MANTENIMIENTO
INFRAESTRUCTURA FSICA
ATENCIN MDICO HOSPITALARIO
DE
LA
c.
Programacin Institucional
Teniendo como base la Clasificacin Sectorial, el Instituto elabora la
programacin a este nivel sealndose las Unidades Ejecutoras en la
asignacin de los recursos del Estado, tal como se seala a
continuacin:
UNIDAD EJECUTORA
LOCALIDAD
Direccin de Economa
Lima
VII Jefatura
Lima
Direccin Area
Lima
Lima
I Jefatura
Piura
II Jefatura
Chiclayo
III Jefatura
Trujillo
IV Jefatura
Huaraz
V Jefatura
Iquitos
10
VI Jefatura
Ucayali
11
VIII Jefatura
Huancayo
12
IX Jefatura
Ica
13
X Jefatura
Cusco
14
XI Jefatura
Arequipa
15
XII Jefatura
Puno
16
XIII Jefatura
Bagua
17
Jefatura Selva
Hunuco
18
Jefatura Sierra
Huamanga
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a.
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DIVISIN DE
ABASTECIMIENTO
SECRETARA
DPTO.
PASAJES Y
BAGAJES
DPTO.
ADQUIS.
DIRECTAS
ASESORA LEGAL
DPTO.
LICITAC. Y
CONTRATOS
DPTO.
DE
ADUANAS
DPTO.
ADQUIS.
HOSPITAL
I
DPTO.
ADQUIS.
HOSPITAL
II
DPTO.
EJECU.
PRESUPUESTAL
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DPTO. EJECUCIN
PRESUPUESTAL
SECRETARA
OFICINA TRMITE
DOCUMENTARIO
SECCIN CONTROL
OO.CC. Y OO.SS.
SECCIN CONTROL
PRESUPUESTO
a.
Tipo de Investigacin
De acuerdo al propsito de la investigacin, naturaleza de los
problemas y objetivos formulados en el trabajo, el presente estudio
rene las condiciones suficientes para ser calificado como una
investigacin aplicada; en razn que para su desarrollo en la parte
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b. Nivel de Investigacin
Ser una investigacin descriptiva en un primer momento, luego
explicativa y finalmente correlacionada, de acuerdo a la finalidad de
la misma.
a.
Mtodo de la Investigacin
En la presente investigacin se emplear el mtodo descriptivo, el
mismo que se complementar con el estadstico, anlisis, sntesis,
deductivo, inductivo entre otros.
b. Diseo de la Investigacin
Debido a la naturaleza de la materia de investigacin, responde al de
una investigacin por objetivos de acuerdo al esquema siguiente:
O E 1 ---------------- > CP 1
O E 2 ---------------- > CP 2
O E 3 ---------------- > CP 3
OG
O E 4 ---------------- > CP 4
CF = HG
O E 5 ---------------- > CP 5
O E 6 ---------------- > CP 6
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Donde:
c.
OG
Objetivo General
CF
Conclusin Final
HG
Hiptesis General
OE
Objetivo Especfico
CP
Conclusin Parcial
Poblacin y Muestra
1) Poblacin
La poblacin en estudio est conformada por el personal que
presta servicios de la Divisin de Abastecimiento.
2) Muestra
De la poblacin anteriormente sealada se ha tomado como
muestra al personal que labora en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal, que constituye el 5% de la poblacin total.
1) Tcnicas
Las principales tcnicas que se ha empleado en la investigacin
son:
-
Entrevista
Encuesta
Anlisis Documental
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2) Instrumentos
Los principales instrumentos que se aplicaron en las tcnicas son:
e.
Gua de entrevista.
Cuestionario.
Viabilidad de la Investigacin
El trabajo que se ha realizado debido a la importancia y la naturaleza
del estudio, se considera que fue necesario llevar a cabo la
investigacin, en razn que la misma no demand demasiado costo
econmico ni el empleo de tcnicas especializadas; permitiendo de
esta manera que una vez concluido y aprobado, constituya una gua que
permita fortalecer el Sistema de Control Interno en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal.
f.
1) Justificacin
En lo referente al desarrollo de este trabajo, se lleva a cabo
tomando en consideracin la importancia que tiene el Control
Interno en la verificacin de las actividades que se realizan a nivel
organizacional; por lo cual teniendo en cuenta dicha problemtica
ste estudio busca determinar tcnicamente si el Control Interno
puede optimizar la Gestin en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal.
2) Importancia
La presente investigacin, tiene por finalidad constituirse en un
aporte importante en la gestin que se lleva a cabo a nivel del
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D. LIMITACIONES EN LA INVESTIGACIN
1.
2.
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CAPTULO II
LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL
A. ESTRUCTURA ORGNICA DE DIRECCIN DE LOGSTICA
1. RGANO DE DIRECCIN
a. Direccin
b. Jefatura de Ordenes
2. RGANO DE ASESORAMIENTO
a. COMIT DE AS ESORAMIENTO
1) Jefatura
a) Secretara
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2) Unidad de Presupuesto
a) rea de Programacin
b) rea de Afectacin Presupuestal
c)
d) rea de Estadstica
3) Unidad de Contabilidad
a) rea de contabilidad de bienes y servicios
b) rea de Contabilidad Patrimonial
3. RGANO DE CONTROL
a. Inspectora
1) Jefatura
a) Secretara
2) Inspecciones y Auditora
a) rea de Inspecciones
b) rea de Exmenes Especiales
c) rea de Control Previo
d) rea de Control Concurrente
3) Investigacin
a) rea de Inspecciones
b) rea de Exmenes Especiales
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4. RGANOS DE APOYO
a. Secretara
1) Unidad de Registro y Archivo
2) Unidad de Trmite Documentario
b. Administracin
1) Jefatura
2) Unidad de Personal y Bienestar
3) Unidad de Logstica y Economa
4) Unidad de Seguridad de Almacenes
5) Unidad de Servicios Generales
c. Telemtica
1) Jefatura
2) Unidad de Informtica y Telecomunicaciones
a) rea de Anlisis y Programas
b) rea de Operaciones y Mantenimiento de la Red
c) rea de Produccin y Estadstica
d) rea de Telecomunicaciones
d. Informacin
1) Jefatura
2) Unidad de RR.PP.
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5. RGANOS DE EJECUCIN
a. Abastecimientos
1) Secretara
2) Departamento de Adquisiciones Directas
a) Seccin Programacin y Cotizacin
b) Seccin Control de Precios y OO.SS.
c) Seccin Control Previo
4) Departamento de Aduanas
a) Seccin Despacho
b) Seccin Ejecutiva
b. Transportes
1) Jefatura
2) Secretara
3) Departamento de Control Vehicular
4) Unidad de Computo y Estadstica
a) Seccin Control Vehicular Lima Provincias
b) Seccin Adjudicacin de Vehculos.
5) Departamento de Accidentes de Trnsito, Seguros y Rodajes.
a) Seccin Accidentes de Trnsito
b) Seccin Seguros y Rodajes
6) Departamento Depsito de Vehculos para Baja
a) Depsitos OGA.
b) Depsito Surco
c) Depsito Santa Anita
d) Seccin Logstica
e) Flota Vehicular
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f) Seccin Operatividad
g) Libretas de Control
5) Departamento de Adquisiciones
a) Seccin Compras
b) Seccin Traslado de Combustibles
6) Departamento de Distribucin
a) Seccin Grifos de la Institucin.
b) Seccin Grifos y Concesionarios
c) Seccin Resoluciones
d) Seccin Vales y TACs
e) Negociado de Vales Administrativos.
f) Negociado de TAC y Vales Operativos
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d. Infraestructura
1) Jefatura
2) Secretara
3) Asesora Legal
4) Departamento Proyectos y Obras
a) Seccin Estudios y Diseos
b) Seccin Costos y Presupuestos
c) Seccin Obras
e. Armamento y Municin
1) Jefatura
2) Secretara
3) Asesora Tcnica
4) Departamento de Control de Abastecimientos
a) Seccin Registro y Control
b) Seccin Resoluciones
c) Seccin Licencias
d) Seccin Estadstica
5) Departamento de Almacn
a) Seccin Almacenes
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b) Seccin Distribucin
6) Departamento de Mantenimiento
a) Seccin Mantenimiento
b) Seccin Tratamiento Superficial
c) Seccin Investigacin y Desarrollo
f. Servicios Veterinarios
1) Jefatura
2) Secretara
3) Departamento de Medicina Veterinaria y Salud
a) Seccin Medicina y Saneamiento Ambiental
b) Seccin Laboratorio
4) Departamento de Animales
a) Seccin de Animales
b) Seccin Taller de Herraje
g. Almacenes
1) Jefatura
2) Secretara
3) Unidad de Administracin
4) Unidad de Contabilidad
5) Unidad de Seguridad
6) Departamento de Almacenes Adquisicin OGA
a) Seccin Vestuario y Equipo Almacn 1 Prendas
b) Seccin Repuestos, Enseres y Otros Almacn 1 Repuestos
7) Departamento de Almacenes Adquisicin Directas
a) Seccin Vestuario y Equipo Almacn 2 Prendas
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h. Control Patrimonial
1) Jefatura
2) Secretara
3) Departamento de Registros, Inventarios y Catalogacin
a) Seccin Registro e Inventario
b) Seccin Catalogacin
i. Mantenimiento
1) Jefatura
2) Secretara
3) Unidad de Administracin
4) Departamento de Maestranza 1
5) Departamento de Maestranza 2
6) Departamento de Maestranza 3
7) Departamento de Maestranza 4
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1. Comit de Asesoramiento
2. Asesora Jurdica.
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b. Podr efectuar coordinaciones con las Oficinas de: Asesora Legal del
Ministerio, Asesora Jurdica del Instituto, OGA del Ministerio,
Procuradura Pblica y Organismos Pblicos Privados.
3. Asesoramiento Financiero
4. Inspectora
5. Secretara
Depende orgnica y funcionalmente de la Direccin; es responsable del
cumplimiento de la misin en apoyo administrativo, efectuando coordinacin
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6. Administracin
La Oficina de Administracin depende orgnicamente y jerrquicamente de
la Direccin, su Jefe ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en
la misma y es responsable del cumplimiento de todo lo concerniente a dicha
Oficina; mantiene estrecha coordinacin con los jefes de otras
dependencias para el cumplimiento de su misin.
7. Telemtica
a. La Oficina de Telemtica depende orgnica y funcionalmente de la
Direccin de la Institucin, y est a cargo de un Administrador, quien
ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en sta.
8. Informacin
a. La Oficina de Informacin depende orgnicamente y funcionalmente de
la Direccin de la Entidad, y est a cargo de un Administrador , quien
ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en sta.
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9. Control Patrimonial
La Divisin de Control Patrimonial, depende orgnica y jerrquicamente de
la Direccin, siendo sus lneas de coordinacin:
a.
b.
c.
d.
10. Abastecimientos
El rgano de Abastecimientos depende orgnica y jerrquicamente de la
Direccin, su jefe ejerce autoridad y tiene responsabilidad en todas las
actividades relacionadas a la adquisicin de bienes y/o servicios en
aplicacin de la Ley N26850 y su Reglamento.
11. Transportes
a. Es un rgano de Ejecucin de la Direccin de la cual depende
jerrquicamente.
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13. Infraestructura
a. La Oficina de Infraestructura es parte de los rganos de Lnea de la
Direccin, de la cual depende orgnica y funcionalmente.
16. Almacn
a. La Oficina de Almacn es un rgano de Lnea que forma parte y
depende de la Direccin de la Entidad.
17. Mantenimiento
a. La Oficina de Mantenimiento es un rgano de Ejecucin que forma parte
y depende de la Direccin de la Entidad.
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1. DEL ORGANISMO
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b. Apoyo
1) De la Secretara
a) Recepcionar la documentacin administrativa, registrarla y dar
el trmite respectivo conforme a lo dispuesto por el Jefe del
Departamento.
b) Distribuir la documentacin decretada por el Jefe del
Departamento a sus destinatarios.
c) Brindar informacin general sobre el trmite y situacin de los
diversos documentos del Departamento.
vigentes;
clasificar
dar
el
trmite
documentos
del
Departamento
de
Ejecucin
Presupuestal.
c. Ejecucin
1) De la Seccin Control de rdenes de Compra y rdenes del
Servicios
a) Recepcionar y verificar la conformidad de la documentacin de
las Ordenes de Compra y de Servicios, procedentes de la
Secretaria de la Jefatura de abastecimientos.
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c)
1.
Lnea de Autoridad
El Departamento de Ejecucin Presupuestal, depende orgnicamente de la
Jefatura de Abastecimientos de la Entidad; el Jefe del Departamento ejerce
autoridad sobre todo el personal a su mando.
2.
Responsabilidad
El Jefe del Departamento de Ejecucin Presupuestal, es responsable
de la direccin, administracin y control de la buena marcha y
funcionamiento de la dependencia a fin de que se cumpla la misin que le
ha sido asignada.
3.
Coordinacin
El Departamento de Ejecucin Presupuestal, mantiene permanente
coordinacin con los Departamentos de Adquisiciones Directas y de los
Hospitales I y II del Instituto, Direccin de Economa; as como con las
Divisiones y Departamentos que conforman la Direccin.
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CAPTULO III
PRESENTACIN, ANLISIS E INTERPRETACIN DE
RESULTADOS PARA LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS
PLANTEADOS
A. PRESENTACIN
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Polticas
establecidas
por
el
Comando
Institucional
son
las
siguientes:
y su Sistema Normativo en
respetadas
de
conformidad
disposiciones
por
donde
se
transmitirn
y/o
recepcionarn
las
regular
que
se
tiene
que
observar
por
principio
organizacional de respeto.
Orden Jerrquico
en
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
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por lo que
no
permiten
el Departamento de Ejecucin
cumplir
plenitud
con
la
labor
oportunidades.
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falta,
concordante
con
la
responsabilidad
que
le
correspondera al servidor.
d. Motivacin
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Ser
salud,
capacitacin,
disposicin
alimentacin,
plenamente,
por
el
espacio
reducido
del
ambiente
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lo
realiza
otra
instancia
extra-institucional,
dilatando
la
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Este
procedimiento
adquisiciones,
abarca
inicindose
todas
con
las
la
etapas
evaluacin
del
del
proceso
de
Plan
de
efectuado
adquisiciones
excediendo
los
calendarios
de
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
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a. La
Asignacin
Presupuestal
que
mensualmente
distribuye
el
posterga
requerimiento
de
nuevas
adquisiciones
previstas.
afectando la
Mtodos,
Procedimientos
otras
medidas
para
ofrecer
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
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a. Ambiente de Control.
En el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de
Abastecimiento del Instituto;
encuentre
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e. Actividades de Monitoreo
Estn referidas al proceso de evaluacin de
Interno,
permite
al
sistema
reaccionar
en
inmediata,
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Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
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para
a.
Siempre
b.
Frecuentemente
c.
Ocasionalmente
d.
Nunca
ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.
COORDINACIN CON LA
DIRECCIN DE ECONOMIA
18
%
41
b.
16
36
c.
18
d.
TOTAL
44
100
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INTERPRETACIN
En relacin a la coordinacin que debe realizar el Departamento de
Ejecucin Presupuestal con la Direccin de Economa
del Instituto,
tambin
igualmente
que
bastante
frecuentemente
elevado
se
realiza
del
este
36%
tipo
de
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FIGURA N01
LA COORDINACIN CON LA DIRECCIN DE ECONOMA
5%
18%
41%
36%
a.
b.
c.
d.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
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a.
b.
No
c.
No sabe
ANLISIS DE FRECUENCIAS
EXISTENCIA DE NORMAS O MANUALES
EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
a.
34
77
b.
14
c.
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
Respecto
al
conocimiento
que
tienen
sobre
las
normas
del
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FIGURA N02
SE CUENTA CON MANUALES O NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
77%
80%
70%
60%
50%
40%
14%
9%
30%
c.
20%
b.
10%
a.
0%
1
a.
b.
c.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
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3. Frecuencia
de
las
Comunicaciones
en
el
Departamento
de
Ejecucin Presupuestal
A la pregunta En qu frecuencia el Departamento de Ejecucin
Presupuestal difunde o publica normas para conocimiento del personal
o las Jefaturas?
a.
Siempre
b.
Frecuentemente
c.
Ocasionalmente
d.
Nunca
ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.
DIFUSIN DE NORMAS EN EL
DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
3
%
7
b.
16
c.
28
64
d.
13
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
En cuanto a la publicacin o difusin de normas para una mejor gestin
en la Adquisicin de Bienes y Servicios, as como los procedimientos a
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FIGURA N03
FRECUENCIA DE LAS COMUNICACIONES EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
7%
13%
16%
64%
a.
b.
c.
d.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento
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4. Asignacin de Responsabilidad
A la pregunta Cree que es importante asignar responsabilidad en el
proceso de adquisicin de bienes y servicios?
a.
Muy importante
b.
Importante
c.
Poco importante
d.
Sin importancia
ANLISIS DE FRECUENCIAS
RESPONSABILIDAD EN EL PROCESO DE
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
a.
32
73
b.
10
23
c.
02
04
d.
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
Sobre la importancia que tiene la asignacin de responsabilidad en el
proceso de adquisicin de bienes y servicios, en la Divisin de
Abastecimiento el 73% de los entrevistados considera, que es muy
importante este aspecto ya que de esta manera se podra precisar el
nivel o personal que incurre en la no aplicacin correcta de las normas.
De esta manera se podr contar con personal capaz y eficiente en sus
respectivos puestos de trabajo. Es necesario sealar que ninguno de
los
encuestados
considera
sin
importancia
esta
asignacin
de
responsabilidad.
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FIGURA N04
LA ASIGNACIN DE RESPONSABILIDAD
0%
4%
23%
73%
0%
20%
40%
a.
b.
60%
c.
80%
d.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento
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5. El Personal y la Capacitacin
A
la
pregunta
Recibi
Ud.;
capacitacin
tcnica
durante
su
a.
b.
No
ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.
%
60
b.
18
40
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
La capacitacin del personal es importante en cualquier Institucin. El
60% del personal manifiesta haber recibido capacitacin, mientras que
el 40% de los entrevistados manifiestan no haber recibido capacitacin.
Esta falta de capacitacin origina que se comentan muchas veces
errores por la falta de conocimientos de estas normas, los cuales por su
tendencia dinmica hacen necesario actualizarse frecuentemente.
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FIGURA N05
EL PERSONAL Y LA CAPACITACIN
40%
60%
a.
b.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
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Biblioteca Central UNMSM
a.
Siempre
b.
Frecuentemente
c.
Ocasionalmente
d.
Nunca
ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.
%
10
b.
20
46
c.
18
40
d.
02
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
En cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos del Departamento
de Ejecucin Presupuestal, el 46% de los entrevistados manifiesta que
se cumplan con cierta frecuencia y slo el 4% del personal considera
que
nunca
se
cumplen.
Es
necesario
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FIGURA N06
LAS METAS Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
4%
40%
1
46%
10%
0%
10%
20%
a.
30%
b.
c.
40%
50%
d.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
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7. Frecuencia en la Supervisin
A la pregunta Con qu frecuencia el rgano de Control de la
Institucin, supervisa al Departamento de Ejecucin Presupuestal?
a.
Siempre
b.
Frecuentemente
c.
Ocasionalmente
d.
Nunca
ANLISIS DE FRECUENCIAS
SUPERVISIN DEL ORGANO DE
CONTROL
1
a.
%
1
b.
10
c.
39
89
d.
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
El 89% del personal entrevistado manifiesta que el rgano de Control
de
la
Institucin,
supervisa
ocasionalmente
este
Departamento
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FIGURA N07
FRECUENCIA EN LA SUPERVISIN
100%
89%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
10%
1%
0%
0%
a.
b.
c.
d.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento
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8. Tipo de Control
A la pregunta Qu tipo de Control es el que debe realizarse en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal?
a.
Previo
b.
Concurrente
c.
Posterior
ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.
TIPO DE CONTROL
17
%
38
b.
16
36
c.
11
26
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
El 38% considera que debe realizarse el Control Previo, para evitar
incidentes, como lo es la oportuna difusin de normas, reglas y otros;
36% considera que el Control Interno debera ser de tipo concurrente,
mientras que el 26% considera que debera realizarse posterior a
cualquier apreciacin. En el Departamento de Ejecucin Presupuestal
se realiza con mayor oportunidad el Control Previo, en perjuicio de los
otros tipos de controles por falta de personal y medios.
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FIGURA N08
TIPO DE CONTROL
26%
38%
36%
a.
b.
c.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
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Personal no calificado
b.
Polticas de comando
c.
Intereses personales
d.
Inmoralidad
ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.
%
25
b.
12
27
c.
14
32
d.
07
16
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
Una de las preguntas que tiene trascendencia es sta, ya que de
alguna manera va a colaborar en mejorar y corregir ciertos aspectos de
inters en el Departamento de Ejecucin Presupuestal. El 32% del
personal
considera
que
debera
dejarse
de
lado
los
intereses
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FIGURA N09
QUE ASPECTOS DEBEN CORREGIRSE EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
16%
32%
1
27%
25%
0%
5%
10%
15%
a.
20%
b.
c.
25%
30%
d.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
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35%
Departamento de Ejecucin
Presupuestal?
a.
b.
No
c.
No sabe/No opina
ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.
%
7
b.
17
38
c.
24
55
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
En cuanto a la Planificacin existen en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal
de
la
Divisin
de
Abastecimiento,
el
55%
de
los
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FIGURA N10
LA PLANIFICACIN EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
55%
60%
38%
50%
40%
30%
c.
20%
7%
b.
10%
a.
0%
1
a.
b.
c.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
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11. Percepcin
que
se
tiene
del
Departamento
de
Ejecucin
Presupuestal
A la pregunta Cmo percibe la Organizacin en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal?
a.
Muy buena
b.
Buena
c.
Regular
d.
Mala
ANLISIS DE FRECUENCIAS
ORGANIZACIN EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
a.
1
%
2
b.
10
22
c.
32
74
d.
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
Referente a la percepcin que tiene el personal en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal de la Divisin de Abastecimiento sobre la
Organizacin el 74% lo percibe de manera regular, porque no cumple a
plenitud sus funciones por la falta de personal y medios, el 22% lo
considera como buena y un 2% como muy buena y de igual porcentaje
(2%) revela.
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FIGURA N11
PERCEPCIN QUE SE TIENE DEL DEPARTAMENTO DE
EJECUCIN PRESUPUESTAL
2%
74%
1
22%
2%
0%
10%
20%
30%
a.
40%
b.
50%
c.
60%
70%
80%
d.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
Biblioteca Central UNMSM
a.
b.
No
c.
No sabe/no opina
ANLISIS DE FRECUENCIAS
a.
%
65
b.
12
c.
10
23
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
Respecto a las polticas establecidas, el 65% considera que son las
correctas, el 23% no saben no opinan, debido quizs a que por
tratarse de una Institucin jerarquizada, debe observarse la disciplina
en cualquier circunstancia. Sin embargo el 12% indica que la poltica
que se esta desarrollando no es la correcta.
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FIGURA N12
POLTICAS DE TRABAJO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
23%
12%
65%
a.
b.
c.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
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la
pregunta
Cmo
considera
Ud.;
la
Administracin
en
el
a.
Muy buena
b.
Buena
c.
Regular
d.
Mala
ANLISIS DE FRECUENCIAS
ADMINISTRACIN EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
a.
3
%
6
b.
14
33
c.
26
58
d.
TOTAL
44
100
INTERPRETACIN
En
general
segn
la
opcin
del
Personal
de
la
Divisin
de
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FIGURA N13
CALIDAD EN LA ADMINISTRACIN EN EL DEPARTAMENTO
DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
58%
60%
50%
33%
40%
3%
30%
d.
c.
20%
6%
b.
10%
a.
0%
1
a.
b.
c.
d.
Fuente:
Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
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Luego
del
desarrollo
de
los
objetivos
especficos
propuestos
en
la
NDICE DE RELACIN
TOTAL RELACIN
(5)
(4)
BUENA RELACIN
(3)
REGULAR RELACIN
(2)
NINGUNA RELACIN
(1)
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OBJETIVO GENERAL
Conocer si la aplicacin del
Control Interno constituye un
instrumento eficaz en la Ejecucin
Presupuestal con la finalidad de
establecer la forma en que incide
en la Administracin de las
Adquisiciones.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar las principales polticas que se
utilizan en el control interno y como influye
en el trabajo que se realiza.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
CONCLUSIONES
Las polticas que se utilizan en el Control
Interno son coherentes, observndose las
normas y procedimientos que regulan todas
las actividades del proceso de
abastecimientos; influyendo favorablemente
en el trabajo que se efecta.
Los objetivos que se establecen para el
Control Interno, facilita la gestin
administrativa del Departamento de Ejecucin
Presupuestal. Estos objetivos y metas a
cumplirse durante el periodo anual son
evaluados peridicamente.
El planeamiento materializado en el Plan
Anual de Trabajo permite una mejor gestin
administrativa, as como una evaluacin de los
resultados que se viene obteniendo.
Las estructuras utilizadas en el control interno
del Departamento de Ejecucin Presupuestal
son medianamente favorables paral el Control
Interno, lo que influye en la gestin
administrativa que se realiza. Esto se debe
principalmente al medio ambiente, recursos
materiales y humanos.
Los estndares en el Departamento de
Ejecucin Presupuestal a travs del Control
Interno a permitido establecer criterios y
polticas que fomentan practicas y condiciones
uniformes, que optimizan su control.
Por la inmediatez las acciones correctivas en
el Control Interno, se subsanan rpidamente
las deficiencias que existieran, lo cual permite
que la gestin administrativa no tenga
inconvenientes durante su ejecucin.
RELACIN
CON-HG-OBJ.
CAPTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES
PROCESOS OPERATIVOS
A.
PROPUESTAS INMEDIATAS
a.
Fundamentacin
Esta propuesta esta relacionada con el Objetivo I planteado y
tiene relacin con la Poltica Institucional respecto a la necesidad
del planeamiento, previsin y anticipacin a los hechos que
afecten el normal desarrollo de las funciones que se ejecuten en
el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de
Abastecimientos.
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b.
Contenido
Este manual contendr principalmente lo siguiente :
a.
Fundamentacin
El contar con una Directiva de Procedimientos Operativos de
Control Interno esta vinculado con el objetivo I referente a la
Poltica de Control y Supervisin y al objetivo II en cuanto a la
gestin que se realiza en dicho departamento.
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b.
Contenido
Esta directiva contendr lo siguiente:
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B.
1.
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2.
respectivo.
Por las consideraciones expuestas anteriormente es conveniente se
considere a la Direccin de Logstica como una Unidad Ejecutora y a
la Direccin de Economa se le asigne las funciones para el pago de
Remuneraciones, Pensiones, Combustible, Chofer Profesional y otros
beneficios del Personal del Instituto.
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CONCLUSIONES
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RECOMENDACIONES
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BIBLIOGRAFA
AVELINO SNCHEZ, ESTEBAN . Gestin Financiera del Sector Pblico. 2000. Lima
- Per.
ALVARADO MAIRENA, JOS. Gestin Presupuestaria del Estado 2000. L ima
Per.
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MATRIZ DE CONSISTENCIA
TEMA: LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO
PROBLEMAS
1.
Problema Principal
OBJETIVOS
1.
Objetivo General
HIPTESIS
1.
METODOLOGA
Hiptesis General
1. Tipo de Investigacin
De acuerdo al propsito de la investigacin, naturaleza de los problemas y
Si el Control Interno se lleva a cabo en forma objetivos formulados en el trabajo, el presente estudio rene las condiciones
integral
y
coherente,
entonces
influye suficientes para ser calificado como una investigacin aplicada; en razn
favorablemente en la Administracin del que para su desarrollo en la parte terica conceptual se apoyar en
Departamento de Ejecucin Presupuestal.
conocimientos sobre Evaluacin de Control Interno a fin de ser aplicados en
el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
2. Hiptesis Secundarias
a) En la medida que las polticas que se vienen
utilizando en el Control Interno sean las
adecuadas, influirn decididamente en el
trabajo que se realiza.
2. Nivel de Investigacin
Ser una investigacin descriptiva en un primer momento, luego
explicativa y finalmente correlacionada, de acuerdo a la finalidad de la
misma.
3. Metodologa de la Investigacin
b) Si los objetivos programados son claros, En la presente investigacin se emplear el mtodo descriptivo, el mismo
entonces incidirn favorablemente en la que se complementar con el estadstico, anlisis, sntesis, deductivo,
Gestin de Administracin.
inductivo entre otros.
4. Diseo de la Investigacin
c) El mejor planeamiento que se realiza para el El presente estudio, dada la naturaleza de las variables materia de
Control Interno, influir en forma positiva en investigacin, responde al de una investigacin por objetivos.
la administracin.
5. Poblacin
d) Si las estructuras son verificadas cuando se La poblacin en estudio est conformado por el personal que presta
realiza el Control Interno, entonces dicha servicios en la Divisin de Abastecimiento.
verificacin permitir determinar el nivel de
Gestin.
6. Muestra:
De la poblacin anteriormente sealada se ha tomado como muestra al
e) En la medida que el Control Interno alcance personal que labora en el Departamento de Ejecucin Presupuestal, que
los
estndares
deseados,
influir constituye el 5% de la poblacin total.
favorablemente en la Administracin.
7. Tcnicas
Las principales tcnicas que se ha empleado en la investigacin son:
f) Si las acciones correctivas deben emplearse Entrevista, Encuesta, Anlisis Documental
como parte del Control Interno, entonces
ayudarn optimizando la Administracin.
8. Instrumentos
Los principales instrumentos que se aplicaron en las tcnicas son: Gua de
anlisis documental, Gua de entrevista, Cuestionario.