Leccin 9: ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar consisten en el crdito que una compaa otorga a sus
clientes en la venta de bienes y servicios, es una modalidad de financiamiento
a corto plazo que se les entrega a los clientes. Estas cuentas pueden tomar la
figura de crdito comercial, el cual se refiere al crdito que la compaa le da a
otras compaas, o bien, de crdito de consumo, el cual es el crdito que la
compaa le extiende a los consumidores finales.
Para que una compaa est en condiciones de otorgar crdito a sus clientes
debe:

Establecer polticas de crdito y cobranzas

Evaluar cada solicitud de cada cliente, el crdito en particular.

El establecimiento de una poltica ptima de concesin de crdito exige que la

empresa examine y trate de medir los costos y rendimientos marginales
asociados a las diversas polticas.
En lo que se refiere a los beneficios desde el punto de vista ms abierto de
otorgamiento de crdito posiblemente genere un aumento de las ventas y un
aumento de las utilidades brutas, sin embargo, este aumento en los
rendimientos se ve neutralizado por diversos tipos de costos marginales
relacionados con el crdito como son los costos de oportunidad de los fondos
adicionales empleados para mantener un mayor nivel de cuentas por cobrar.
Adicionalmente, este aumento de las cuentas por cobrar puede llevar a un
aumento de costos adicionales dados por los niveles de inventario, los costos
de inversin en los mismos, el control de la cartera, y la mayor cantidad de
cuentas por cobrar. Por otro lado, el riesgo tambin aumenta, ya que la
probabilidad de poseer una mayor cartera vencida aumenta.
A la hora de establecer polticas ptimas de crdito, los administradores
financieros de una empresa deben considerar diversas variables de gran
importancia, la cuales puedan controlarse y utilizarse para alterar el nivel de
cuentas por cobrar, entre ellas tenemos:

Normas y estndares de crdito

Condiciones de crdito

Procedimientos y control de cobranza.

Normas y estndares

Las normas y estndares de crdito son criterios que utiliza una compaa para
estudiar los demandantes de crdito y establecer qu monto se les puede
aprobar. El establecimiento de estas normas y estndares permite a la
compaa obtener cierto grado de control sobre la calidad de las cuentas
aprobadas.
La calidad del crdito dado a los clientes es un concepto con diversas variables
relacionadas con los siguientes elementos:

El tiempo que le toma a un cliente pagar sus obligaciones de crdito

efectivamente.

La probabilidad de que un cliente no pague el crdito concedido.

Para determinar el primer elemento podemos utilizar el indicador de perodo

promedio de pago o cobranza. La razn nos muestra la cantidad promedio de
das que una empresa debe esperar, despus de hacer la venta a crdito, para
recibir el pago efectivo del cliente. Por supuesto, a mayor sea el perodo
promedio de pago mayor sern los recursos invertidos en cuentas por cobrar
de los crditos concedidos a los clientes.
El segundo elemento tambin lo podemos llamar riesgo de incumplimiento y lo
podemos determinar con la razn de cartera vencida, que es la proporcin del
volumen total de cuentas por cobrar que una compaa nunca cobra, por lo
tanto, a mayor sea el indicador de cartera vencida, mayores sern los costos
de otorgamiento de crdito.
Una tcnica popular que utilizan las empresas para el otorgamiento del crdito
se denomina las cinco C del crdito:

Carcter: se refiere a el historial de pago del crdito, cumplimiento.

Capacidad: determina la capacidad que el solicitante del crdito posee para

reembolsar el crdito solicitado, generalmente se analizan los estados
financieros y los flujos de efectivo para el cumplimiento de los compromisos.

Capital: se refiere el monto de la deuda en relacin con el capital propio, es un

indicador del cubrimiento.

Colateral: el monto de los activos que el cliente solicitante posee disponibles

para garantizar la deuda. En cuanto mayor sean los activos disponibles, mayor
es la probabilidad de otorgamiento del crdito.

Condiciones: la aceptacin de las condiciones existentes en la industria y

peculiaridades en torno a la operacin.
Esta tcnica no genera una decisin de aceptar o rechazar una solicitud de
crdito, solo pretende mostrar el panorama general de la situacin del cliente y

el analista debe tener la experiencia necesaria para analizar los datos y tomar
la decisin.
Otro mtodo comnmente utilizado es la calificacin del crdito, ste aplica
unos valores o puntajes a las diversas caractersticas financieras del crdito,
con el fin de predecir si pagar a tiempo.
En conclusin, el procedimiento debe generar una calificacin que mide la
fortaleza crediticia general del solicitante, la utilizamos para aceptar o rechazar
la solicitud de crdito.
Revisemos la siguiente tabla donde se relajan las normas de concesin de
crdito y se reflejan sus efectos en las utilidades.
Tabla 15
Efectos de la relajacin de estndares de crdito

Variable

Direccin del
cambio

Efecto en las
utilidades

Volumen de ventas

Aumento

Positivo

Inversin en cuentas por cobrar

Aumento

Negativo

Gastos por deudas incobrables

Aumento

Negativo

Como vemos, la relajacin del crdito puede traer unos beneficios en ventas
pero a su vez aumenta los costos del manejo, si se deseara saber qu pasara
con unas normas de crdito ms estrictas, los efectos serian los opuestos.
Condiciones de crdito
Las condiciones del crdito, o de venta, de una compaa especifican los
trminos que rigen el pago de un crdito otorgado a un cliente. Estas
condiciones incluyen la duracin del perodo de crdito y el descuento por
pronto pago (cuando se ofrezca).
La duracin del perodo de crdito es el lapso de tiempo del que un cliente
dispone para el pago integro de su crdito el cual, generalmente, es
determinado de acuerdo con las costumbres de la industria o sector.
Este perodo normalmente afecta la rentabilidad de la empresa, ya que est
directamente relacionado con la duracin de la mercanca en el inventario del
cliente, entonces, los clientes que rotan rpidamente sus mercancas poseen
perodos ms cortos de crdito que los que deben esperar ms tiempo para la
realizacin de los inventarios.
Es por esto que un fabricante de bienes de lujo (como joyas) ofrece perodos
de tiempo ms largos para el cumplimiento de su crdito, que los fabricantes de
bienes necesarios (como vestidos).

Por otro lado, se ve afectada la rentabilidad de la compaa con el perodo de

crdito, ya que ste, al generar cuentas incobrables, aumenta los costos para
la empresa.
El descuento por pronto pago es el descuento que se le ofrece al cliente con la
condicin de que pague el crdito que se le ha otorgado antes de que concluya
un perodo especfico.
Normalmente se expresa como descuento porcentual sobre el monto neto del
costo de los bienes adquiridos (excluyendo fletes e impuestos).
Al ofrecer estos descuentos se debe especificar la duracin o tiempo para
acceder al descuento. Por ejemplo: 2/10, neto 30, que significa que tendr el
2% de descuento sobre la compra, si cancela antes de 10 das, si no puede
hacer el pago al valor neto hasta 30 das.
Los descuentos por pronto pago se ofrecen con el fin de acelerar la cobranza y,
por ende, reducir la inversin de fondos en cuentas por cobrar de la empresa y
sus costos asociados.
Procedimientos y control de cobranzas
Una empresa debe considerar en su administracin de cuentas por cobrar la
supervisin del crdito, la cual es una revisin continua de la situacin de pago
de los clientes a los que se les concedi crdito por compras de los productos
ofrecidos.
Para ello, revisaremos dos procedimientos tradicionales: l perodo promedio de
cobro y la antigedad de las cuentas por cobrar.

Perodo promedio de cobro

El perodo promedio de cobro (PCC) es el segundo componente del ciclo de
conversin de efectivo, el cual es el nmero de das que las ventas a crdito
estn por cancelarse.
Recordando, el perodo promedio de cobro est dado por las cuentas por pagar
dividido en las ventas promedio diarias.
Cuentas por Pagar
Perodo promedio de cobro = --------------------------Ventas promedio / 365
En la prctica, el perodo promedio de cobro posee 2 componentes: en primer
lugar, el tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente cancela (ya
sea enviando el cheque o en las oficinas del vendedor), y en segundo lugar, el

tiempo de recibir, procesar y cobrar el pago, adems del tiempo de la

compensacin bancaria, si se requiere.
Se asume que el perodo de recibir, procesar y cobrar cuando los clientes
pagan sus cuentas es constante y conocido, lo que debemos estar
monitoreando es el perodo promedio de cobro.
Conocer este perodo de tiempo en el cobro le permite a la empresa determinar
si existen problemas en su cartera de cuentas por cobrar.

Edad de las cuentas por cobrar

Las edades de las cuentas por cobrar se deducen de la realizacin de un
calendario de vencimientos, el cual clasifica mensualmente los montos por
cobrar. La tabla resultante nos indica los porcentajes del saldo total de cuentas
por pagar organizado por edades.
El propsito de la cartera por edades es permitir a la empresa detectar los
problemas generados por el crdito concedido a los clientes.
Veamos inicialmente un sencillo ejemplo en porcentajes:
Tabla No 16

Antigedad de la cuenta

Saldo Pendiente

Porcentaje del saldo

total pendiente

8.000.00
De o a 30 das

De 31 a 60 das

De 61 a 90 das

De 91 1a 120 das

Ms de 120 das

40%
3.600.00
18%
5.200.00
26%
2.600.00
13%
600.00

Total al 31/12/2008

3%
20.000.000

100%

Podemos ampliar la tabla colocando a cada uno de los clientes segn la edad
de vencimiento, con el fin de determinar si existi algn problema en la
otorgacin de crdito de un cliente o si el monto de una deuda es demasiado
elevado y cambia todas las percepciones, etc.
Procedimientos de cobro
Los mtodos ms comunes que utilizan las empresas para el cobro de sus
cuentas por cobrar son:

Envo de cartas en que se informa al cliente que su obligacin venci y se

solicita el pago lo antes posible.

Llamadas telefnicas o visitas al cliente hasta conseguir el pago.

Empleo de profesionales en cobro, como las agencias de cobranzas.

Emprender acciones legales contra el cliente.

Otro mtodo que en ocasiones resulta eficaz, es la negacin por parte de la
empresa de despachar nueva mercanca hasta que cancele todas las
obligaciones vencidas, esto sirve especialmente cuando el cliente se ve
obligado a comprar a nuestra empresa.
Aunque el objetivo de cobranzas es recuperar la cartera lo antes posible, las
compaas deben evitar conflictos con clientes que normalmente cumplan sus
obligaciones y no hayan cancelado por alguna iliquidez temporal.