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21 de Noviembre de 2006
Introduccin
La adecuada Gestin Documental de una
Empresa, es determinante para la
conservacin de su memoria institucional;
mxime cuando se trata de una Entidad
del sector Pblico, ya que existe un marco
jurdico
riguroso
y
de
obligatorio
cumplimiento que rige la actividad
archivstica desde la produccin del
documento hasta su destinacin final.
Temtica
Generalidades
Marco jurdico de la Gestin
Archivstica
Tablas de Retencin Documental
(TRD)
Gestin de Correspondencia
Procedimientos del Proceso de
Gestin Documental y Normativa
del SGC
Generalidades
Archivstica
La
Archivstica
o
Gestin
Archivstica se refiere al conjunto
de actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivstico,
que comprende desde la elaboracin
del documento hasta su eliminacin
o conservacin permanente.
Archivo
Archivo
Principios generales de la
funcin archivstica
Finalidad de los Archivos
Disponer de la documentacin
organizada, en tal forma que la
informacin
institucional
sea
recuperable para su uso de la
Administracin en el servicio al
ciudadano y como fuente de la
Historia.
Principios generales de la
funcin archivstica
Importancia de los Archivos
Los archivos son importantes para la
Administracin y la Cultura, porque los
documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia,
estos
documentos
son
potencialmente parte del patrimonio
cultural y de la identidad nacional.
Principios generales de la
funcin archivstica
Institucionalidad e
instrumentalidad
Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del
Estado y la administracin de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de informacin
institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado
en el servicio al ciudadano.
Principios generales de la
funcin archivstica
Responsabilidad
Los
servidores
pblicos
son
responsables
de
la
organizacin,
conservacin, uso y manejo de los
documentos.
Los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso de los mismos.
Principios generales de la
funcin archivstica
Administracin y Acceso
Es una obligacin del Estado la
administracin de los archivos
pblicos y un derecho de los
ciudadanos el acceso a los mismos,
salvo
las
excepciones
que
establezca la Ley.
Principios generales de la
funcin archivstica
Modernizacin
El Estado propugnar por el
fortalecimiento de la infraestructura y
la organizacin de sus sistemas de
informacin,
estableciendo
programas eficientes y actualizados
de administracin de documentos y
archivos.
Principios generales de la
funcin archivstica
Funcin de los Archivos
Los archivos en un Estado de
Derecho cumplen una funcin
probatoria,
garantizadora
y
perpetuadora.
Principales normas
que regulan la
funcin archivstica
Tablas de Retencin
Documental
TRD
Definicin de TRD
Las
Tablas
de
Retencin
Documental (T.R.D) son un listado
de
series,
con
sus
correspondientes subseries y
tipos documentales, a las cuales
se
asigna
el
tiempo
de
permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Definicin de TRD
Produccin
Circulacin
Almacenamiento
Disposicin
Final
FORMATO TRD
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipologa 1
Tipologa 2
Tipologa n
Cada Serie y sus respectivas Subseries
tendrn un cdigo de identificacin
asociado.
FORMATO TRD
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma
separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan
de acuerdo con el tramite de cada asunto.
Tipologa 1
Tipologa 2
Tipologa n
Ejemplo
SERIE DOCUMENTAL: HISTORIA LABORAL
Es producida por la Oficina de Recursos Humanos y su contenido es
singular, razn por la cual se considera SERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL: De Funcionarios de Planta
Esta clasificacin obedece al tipo de vinculacin de cada persona a la
institucin y los documentos especficos que se requieren para tal
vinculacin.
Tipologas
Formato de Necesidades de Personal
Nombramiento *
Oficio de notificacin del nombramiento *
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo *
Documentos de identificacin
Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
Acta de posesin
Certificado de Antecedentes Penales
Definicin de TRD
La elaboracin de las Tablas de
Retencin Documental debe
basarse en la estructura
orgnico-funcional de la entidad
productora,
con el fin de identificar las series y
subseries
documentales cualquiera sea
el soporte de la informacin.
Definicin de TRD
El tiempo de retencin previsto para
los documentos
de archivo de oficina y de archivo
central debe estar
acorde con las necesidades
administrativas y
las disposiciones legales.
Administrativos
Archivsticos
Tarea estratgica
Procedimientos
del Proceso de
Gestin
Documental y
Normativa del
Observaciones
finales
Gestin de Comunicaciones
Gestin de Comunicaciones
Gestin de Comunicaciones
Administracin Archivstica
Administracin Archivstica
Administracin Archivstica
Administracin Archivstica
Gracias
por su
atencin.