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Gestin Documental

Coordinacin de Archivo y Correspondencia


Sistema de Gestin de la Calidad
Universidad del Magdalena

21 de Noviembre de 2006

Introduccin
La adecuada Gestin Documental de una
Empresa, es determinante para la
conservacin de su memoria institucional;
mxime cuando se trata de una Entidad
del sector Pblico, ya que existe un marco
jurdico
riguroso
y
de
obligatorio
cumplimiento que rige la actividad
archivstica desde la produccin del
documento hasta su destinacin final.

Temtica

Generalidades
Marco jurdico de la Gestin
Archivstica
Tablas de Retencin Documental
(TRD)
Gestin de Correspondencia
Procedimientos del Proceso de
Gestin Documental y Normativa
del SGC

Generalidades

Archivstica
La
Archivstica
o
Gestin
Archivstica se refiere al conjunto
de actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivstico,
que comprende desde la elaboracin
del documento hasta su eliminacin
o conservacin permanente.

Archivo

Archivo

Servir como testimonio e informacin a la persona


o institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

Principios generales de la
funcin archivstica
Finalidad de los Archivos
Disponer de la documentacin
organizada, en tal forma que la
informacin
institucional
sea
recuperable para su uso de la
Administracin en el servicio al
ciudadano y como fuente de la
Historia.

Principios generales de la
funcin archivstica
Importancia de los Archivos
Los archivos son importantes para la
Administracin y la Cultura, porque los
documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia,
estos
documentos
son
potencialmente parte del patrimonio
cultural y de la identidad nacional.

Principios generales de la
funcin archivstica
Institucionalidad e
instrumentalidad
Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del
Estado y la administracin de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de informacin
institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado
en el servicio al ciudadano.

Principios generales de la
funcin archivstica
Responsabilidad
Los
servidores
pblicos
son
responsables
de
la
organizacin,
conservacin, uso y manejo de los
documentos.
Los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso de los mismos.

Principios generales de la
funcin archivstica
Administracin y Acceso
Es una obligacin del Estado la
administracin de los archivos
pblicos y un derecho de los
ciudadanos el acceso a los mismos,
salvo
las
excepciones
que
establezca la Ley.

Principios generales de la
funcin archivstica
Modernizacin
El Estado propugnar por el
fortalecimiento de la infraestructura y
la organizacin de sus sistemas de
informacin,
estableciendo
programas eficientes y actualizados
de administracin de documentos y
archivos.

Principios generales de la
funcin archivstica
Funcin de los Archivos
Los archivos en un Estado de
Derecho cumplen una funcin
probatoria,
garantizadora
y
perpetuadora.

Principales normas
que regulan la
funcin archivstica

Principales normas que regulan la


funcin archivstica
Decreto 264 de 1963: los archivos
nacionales son considerados objetos
de valor artstico e histrico y deben
ser salvaguardados.

Acuerdo 09 de 1995 del AGN:


reglamenta la presentacin de las
Tablas de Retencin Documental al
Archivo General de la Nacin

Principales normas que regulan


la funcin archivstica

Ley 190 de 1995

Artculo 79: Ser causal de mala


conducta el hecho de que un
funcionario
pblico
obstaculice,
retarde o niegue inmotivadamente el
acceso a los documentos que
reposen en la dependencia a su cargo
y cuya solicitud se haya presentado
con el cumplimiento de los requisitos
exigidos por la ley.

Principales normas que regulan


la funcin archivstica
Ley 594 de 2000:
Ley General de
Archivos y se dictan
otras disposiciones.

Principales normas que regulan


la funcin archivstica
Cdigo nico Disciplinario (Ley
734 de 2002), Artculo 34
Deberes de los Funcionarios
Pblicos: Custodiar y cuidar la
documentacin e informacin que por
razn de su empleo, cargo o funcin
conserve bajo su cuidado o a la cual
tenga acceso, e impedir o evitar la
sustraccin,
destruccin,
ocultamiento o utilizacin indebidos.

Tablas de Retencin
Documental

TRD

Definicin de TRD
Las
Tablas
de
Retencin
Documental (T.R.D) son un listado
de
series,
con
sus
correspondientes subseries y
tipos documentales, a las cuales
se
asigna
el
tiempo
de
permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Definicin de TRD
Produccin
Circulacin
Almacenamiento
Disposicin
Final

FORMATO TRD
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipologa 1
Tipologa 2

Tipologa n
Cada Serie y sus respectivas Subseries
tendrn un cdigo de identificacin
asociado.

FORMATO TRD
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma
separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan
de acuerdo con el tramite de cada asunto.
Tipologa 1
Tipologa 2

Tipologa n

Unidad mnima que rene todas las


caractersticas necesarias para ser considerada
documento.
Son
ejemplos
de
piezas
documentales, entre otros, un acta, un oficio, un
informe.

Ejemplo
SERIE DOCUMENTAL: HISTORIA LABORAL
Es producida por la Oficina de Recursos Humanos y su contenido es
singular, razn por la cual se considera SERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL: De Funcionarios de Planta
Esta clasificacin obedece al tipo de vinculacin de cada persona a la
institucin y los documentos especficos que se requieren para tal
vinculacin.
Tipologas
Formato de Necesidades de Personal
Nombramiento *
Oficio de notificacin del nombramiento *
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo *
Documentos de identificacin
Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
Acta de posesin
Certificado de Antecedentes Penales

Definicin de TRD
La elaboracin de las Tablas de
Retencin Documental debe
basarse en la estructura
orgnico-funcional de la entidad
productora,
con el fin de identificar las series y
subseries
documentales cualquiera sea
el soporte de la informacin.

Los perodos de retencin y disposicin final


de la documentacin son fijados en la
Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos
por ley, reglamento o propuestos por los gestores
de la documentacin ante las
instancias correspondientes.

Definicin de TRD
El tiempo de retencin previsto para
los documentos
de archivo de oficina y de archivo
central debe estar
acorde con las necesidades
administrativas y
las disposiciones legales.

Una vez elaboradas las Tablas de Retencin


Documental, y aprobadas por la instancia
correspondiente, debern difundirse en todas
las dependencias de la Institucin, con una gua
explicativa a fin de facilitar su comprensin
y aplicacin.

Beneficios de las TRD


Los beneficios que se obtienen con la
eficiente aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental, pueden clasificarse desde dos
puntos de vista:

Administrativos

Archivsticos

Beneficios de las TRD


Administrativos:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la
produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un
servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los
documentos a travs de los tiempos de
retencin en ella estipulados.

Beneficios de las TRD


Administrativos:
Garantizan la seleccin y conservacin de
los documentos que tienen carcter
permanente.
Regulan las transferencias de los
documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalizacin de
los procesos administrativos.

Beneficios de las TRD


Archivsticos:
Permiten el manejo integral de los
documentos
Facilitan la organizacin de los documentos a
partir del concepto de Archivo Total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite
documental.
Identifican y reflejan las funciones
institucionales.

Beneficios de las TRD


Archivsticos:
Integran los procesos archivsticos para el
manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que
sirven de apoyo a la gestin administrativa y
que por su carcter pueden eliminarse en el
archivo de gestin.

Tarea estratgica

Por dependencias, vamos a


revisar las TRD que hasta el
momento se encuentran
estructuradas.
Para el caso de aquellas que no
estn estructuradas an, vamos a
hacer una primera aproximacin a
lo que seran las TRD de la
dependencia.

Procedimientos
del Proceso de
Gestin
Documental y
Normativa del

Observaciones
finales

Gestin de Comunicaciones

La radicacin y distribucin de las comunicaciones


se ejecuta en dos cortes, uno a las 10:30 a.m. y
otro a las 4:30 p.m.
La recepcin de comunicaciones externas a enviar
es hasta las 4:30 p.m.
El uso de los formatos de comunicaciones internas
externas, es de carcter obligatorio.
El no uso de los formatos de comunicaciones
podra convertirse en una no conformidad para el
S.G.C.

Gestin de Comunicaciones

El nmero consecutivo de comunicaciones de cada


dependencia, es fundamental para el control de las
comunicaciones
internas
y
comunicaciones
externas.
La Coordinacin de Archivo y
Correspondencia no controla esa numeracin, sin
embargo su uso inapropiado afecta el S.G.C.
Abstngase de efectuar alguna modificacin, por
mnima que sea, a los formatos de comunicaciones
internas y externas.

Gestin de Comunicaciones

La recepcin o entrega de documentos que no hayan


surtido su trmite a travs del filtro centralizado de
correspondencia, es una violacin a una norma
interna que ha sido establecida y acarrea
sanciones. Mxime si esa norma hace parte del
marco legal que se establece en el S.G.C.
La administracin y control de las comunicaciones
oficiales, se establece en el Acuerdo 060 de 2001 del
Archivo General de la Nacin.

Administracin Archivstica

Archivar los documentos respetando el


principio de procedencia y clasificarlos,
ordenarlos y organizarlos de manera eficiente.
Archivar los documentos dejando en la parte
superior el ms antiguo y al final el ms
reciente, para ello se debe usar el gancho de
modo que el ingreso de los documentos
recientes resulte fcil.

Administracin Archivstica

Tener especial control con los expedientes que


tienen un carcter importante o trascendental
para la Institucin.
Vigilar y custodiar los archivos de gestin.
Los documentos deben archivarse en la medida
en que se producen.
Acumularlos para
archivarlos despus, aumenta el riesgo de
prdida de los mismos.

Administracin Archivstica

Al momento de transferir los documentos al archivo


central,
se
debern
realmacenar
aquellos
documentos que se encuentren en carpetas A-Z y
pasarlos a carpetas de yute.
Usar ganchos legajadores plsticos, ya que los
metlicos deterioran la documentacin.
Al efectuar transferencias documentales, se debe
eliminar todo tipo de material metlico como ganchos,
grapas o clips.

Administracin Archivstica

A partir del momento en que se aprueben las TRD,


la Coordinacin de Archivo y Correspondencia,
slo recibir aquellos documentos que se
encuentren contemplados en las mismas.
Cualquier otro documento, ser susceptible de
eliminacin, a menos que la dependencia
productora solicite su inclusin en las TRD,
justificando su valor primario.
(Valor legal,
administrativo, etc.)

Todos somos actores importantes en el proceso


de modernizacin de la administracin
documental
de
la
Institucin.
Seamos multiplicadores de toda la informacin
que nos ha sido suministrada y colaboremos para
darle cumplimiento a todas las polticas y
directrices que, en materia de archivos, se
establezcan en la Universidad del Magdalena y a
aquellas normas externas que nos sean
aplicables.

Gracias
por su
atencin.