ECA eae | ny ie) ara hice (See oe LDP KO) E VEAUDITORIAS AMBIENTALES Autor: ECA Instituto de Tecnologia y Formaci6n, S.A. Edita: © FUNDACION CONFEMETAL Principe de Vergara, 74 - 28006 Madrid Tel.: 91 782 36 30. Fax: 91 563 17 41. editorial@fundacionconfemetal.es www.fundacionconfemetal.com ISBN43: 978:84.98743.243 Depésito Legal: M-30235-2007 Maquetacion e Impresi6n: GRAFICAS MARCAR, S.A. Ulises, 95 - 28043 Madrid Impreso en Espafia -Printed in Spain Queda prohibida toda reproducci6n total o parcial de la obra por cualquier medio 0 procedimiento sin autorizacion previa,1 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001 .... Objetivos Conocimientos Gesti6n ambiental 1.3.1. Desarrollo sostenible 1.3.2. Analisis del ciclo de vida: de la correccion ala prevencién 1.3.2.1. Anélisis de actuaciones para la mejora Relaci6n entre medio ambiente y empresa 1.4.1, Influencia de la empresa en el medio ambiente ... 1.4.2. Influencia del medio ambiente en la empresa Necesidad de la gesti6n ambiental en la empresa Conceptos y definiciones Sistemas de gestion ambiental en la empresa . Objetivos Conocimientos Documentaci6n del sistema La familia de Normas ISO 14000 Norma UNE EN ISO 14001:2004 24 24 25 27 28 30 332.6. 27. 2.8. 2.9. 2.5.4. Ambito de aplicaciOn ......cscececeseseeseseseees 2.5.2. Requisitos de la Norma UNE EN ISO 14001:2004 ......eceeseeesssteeteeceeeeeeeeeeeereeee Estrategia a seguir para la implantacién de un SGA 2.6.1. Integraci6n en la organiza la empresa 2.6.2. Elaboraci6n y desarrollo del sistema 2.6.3. Asignacién de responsabilidades 2.6.4. Documentacién del SGA Revisi6n medioambiental inicial 2.7.1. Disefo de la revisi6n inicial 2.7.2. Ejecucién de la evaluacion inicial Auditorias y certificacion 2.8.1. Organismos implicados 2.8.2. Certificacion Documentaci6n del sisteMa .........seceeeeeseteeeteeeeee 2.9.1. Autorizaciones y requisitos medioambientales 2.9.2. GOStlON AE:ASUAS: ....600ccsecassecoesserenessnteen REQUISITOS GENERALES Y POLITICA ............cc:esceeeee 3.1. 3.2. 3.3, Objetivos Conocimientos Requisitos generales B21. Requisitos exIGIGOS: si cccasssccnsasverevinnwnce 40 41 54 54 56 57 58 61 67 69 69 70 723.4, 3.6. PLANIFICACION DE LA IMPLANTACION 4.6, Alcance del sistema Politica ambiental 3.5.1. Definicién de la politica ambiental 3.5.2. Difusi6n de la politica ambiental 3.5.3. Implantaci6n y revisi6n de la politica ambiental 3.5.4, Fallos mas comunes detectados en auditorfas ... Caso practico 3.6.1. Soluci6n .... Objetivos ..... Conocimientos Documentaci6n del sistema Planificacion de las acciones medioambientales . Aspectos ambientales 4.5.1. Identificacion de aspectos ambientales 4.5.2. Evaluacién de aspectos ambientales 4.5.3. Fallos mas comunes detectados en auditorias ... Requisitos legales y otros requisitos ... 4.6.1. Identificacién y registro de requisitos legales y otros requisitos 4.6.2. Actualizacién de los requisitos 4.6.3. Fallos més comunes detectados en auditorias ... 19 81 81 97 99 1004.7. Objetivos y metas ambientales 4.7.1. Factores a tener en cuenta para fijar los objetivos y metas 4.7.2. Indicadores del cumplimiento de objetivos y metas 4.8. Programa de gestién ambiental 4.8.1. Fallos mas comunes detectados en auditorias 4.9. Documentaci6n del sistema ... IMPLEMENTACION Y OPERACION DEL SGA 5.4. Objetivos 5.2. Conocimientos 5.3. Documentaci6n del sistema 5.4. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 5.4.1. Fallos mas comunes detectados en auditorias 5.5. Competencia, formaci6én y toma de conciencia 5.5.1. Personal implicado 5.5.2. La competencia profesional 5.5.3. Formacién ..... 5.5.4. Toma de conciencia 5.5.5. Fallos més comunes detectados en auditorias 5.6. Comunicacion ... 100 102 103 103 105 106 125 127 127 127 128 130 130 132 133 134 136 137 1385.7. 5.8. 5.9. 5.10. 5.14. 5.6.1. La comunicaci6n interna . 5.6.2. La comunicacién externa . 140 5.6.3. El acceso a la informacién medioambiental 144 5.6.4. Fallos més comunes detectados en auditorias 144 Documentacién de SGA 144 5.7.1. Manual de gestién ambiental ... 4145 5.7.2. Procedimientos e instrucciones de trabajo ... 146 5.7.2.1. Procedimientos exigidos por la Norma 148 5.7.3. Formatos 148 5.7.4. Registros 149 5.7.5. Documentaci6n auxiliar 150 Control de la documentaci6n 150 5.8.1. Fallos mas comunes detectados en auditorias 153 Control operacional 153 5.9.1. Fases del contro! operacional 154 5.9.2. Fallos mas comunes detectados en auditorias 156 Preparacion y respuesta ante emergencias ............ 157 5.10.1.Planes de emergencia 157 5.10.2. Fallos mas comunes detectados en auditorias 159 Documentaci6n del sistema 1596. VERIFICACION Y REVISION POR LA DIRECCION 6.4. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. Objetivos .... Conocimientos Documentaci6n del sistema . Seguimiento y medicion 6.4.1. Aplicacién del seguimiento y medicion 6.4.2. Calibracién de equipos y elementos de medida 6.4.3. Fallos mas comunes detectados en auditorias Evaluaci6n del cumplimiento legal 6.5.1. Fallos mas comunes detectados en auditorias No conformidades, acci6n correctiva y accion preventiva 6.6.1. No conformidades . 6.6.2. Acciones correctivas y acciones preventivas 6.6.3. Fallos mas comunes detectados en auditorias Registros del sistema de gestién ambiental ... 6.7.1. Fallos mas comunes detectados en auditorias Auditoria interna del sistema de gestién ambiental ... 6.8.1. Planificacion y realizaci6n de la auditoria 6.8.2. Fallos mas comunes detectados en auditorias 203 204 204 205 206 207 208 209 210 212 212 214 2156.9. 6.10. Caso practico 6.14. Documentaci6n del sistema .... AUDITORIAS AMBIENTALES 7A. 7.2. 7.3. 7A, 7.5. 7.6. Revision por la direccién 6.9.1. Ejecucién de la revisién 6.9.1.1. Registro de la revisién por la direcci6n .... 6.9.2. Fallos mas comunes detectados en auditorias 6.10.1. Queserias Lazaro 6.10.1.1. Solucién Objetivos Conocimientos Conceptos basicos y definiciones de interés 7.3.1. Auditoria . 7.3.2. Definiciones Objetivos de una auditoria ambiental Caracteristicas generales de la auditoria ambiental .... Participantes en una auditoria . 7.6.1. Cliente . 7.6.2. Auditor . 7.6.3. Auditado ... 216 217 218 218 219 219 220 221 237 239 239 240 240 241,FA, RE BN necrercecrnenmnrcnsemmenmcsommanns 251 7.7. Tipos de auditoria 252 7.7.1. Auditorias internas y externas 252 7.7.2. Auditorias en funcién de su objetivo 255 7.7.2.1. Auditorias de conformidad 255 7.7.2.2. Auditorias operacionales 256 7.7.3. Otros tipos de auditorias 257 7.8. Auditorias y certificacion de la empresa ........ eee 258 PSiL, (CBRUCACIGN -.-.amnconnswmanmaaoracsemosemaennneunaaas 258 NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO DE AUDITORIA ...... 261 8.1. Objetivos 263 8.2. Conocimientos 263 8.3. Generalidades 264 8.3.1. Una herramienta imprescindible en los SGA 265 8.4. Norma UNE EN ISO 14001:2004 266 8.4.1. Puntos de la Norma UNE EN ISO 14001:2004 268 8.5. Norma UNE EN ISO 14004:2004 269 8.5.1. Auditoria interna 270 8.6. Norma UNE EN ISO 19011:2002 .....eeeeeeeeseeeeeees 2719. 10. PERFIL DEL AUDITOR SEGUN ISO 19011 9.1. . Responsabilidades 8.6.1. Estructura de la Norma 8.6.2. Principios de auditoria 8.6.3. Actividades de auditoria 8.6.4. Gestién de programas de auditoria Objetivos . Conocimientos Competencia de los auditores Atributos personales 4 Conocimientos y habilidadeS .....cccsssseeseeeseeeeeee 9.5.1. De los auditores ow 9.5.2. De los lideres de los equipos auditores ...... Educaci6n, experiencia laboral, formacién como auditor y experiencia en auditorias ....... Mantenimiento y mejora de la competencia Evaluacién de! auditor 9.8.1. Proceso de evalUaciOn ........eeeceeeeeeneeee Registros 9.10.1. Lider del equipo auditor 9.10.2. Auditores ........... 9.10.3. Guias y observadores PLANIFICACION Y PREPARACION DE LA AUDITORIA ...... 10.1. Objetivos .... 10.2. Conocimientos 279 281 281 282 283 284 284 288 289 294 294 29210.3. 10.4. 10.5. 10.6. 10.7. . PROCESO DE AUDITORIA 11.1, 11.2. 13, Documentaci6n del sistema Planificacion de la auditoria 10.4.1. Lider del equipo auditor . 10.4.2. Alcance, objetivos y criterios de la auditoria .. 10.4.3. Viabilidad de la auditoria 10.4.4. Periodicidad ... 10.4.5. Seleccién del equipo auditor 10.4.6. Establecimiento del contacto inicial con el auditado Revisi6n de la documentacion .... Preparaci6n de la auditoria 10.6.1. Elaboraci6n del plan de auditoria 10.6.2. Asignacién de tareas al equipo auditor . 10.6.3. Preparacién de los documentos de trabajo Documentacién del sistema 10.7.1. Plan de auditoria .. 10.7.2. Lista de verificacién 10.7.3. Nota de hallazgo Objetivos Conocimientos Generalidades 11.3.1. Proceso de auditoria 11.3.2. Gesti6én del tiempo .... 11.3.3. Formulacién de preguntas . 11.3.4. Muestreo 301 302 302 303 304 305 305 307 308 309 310 311 312 315 315 318 321 323 325 325 326 326 327 327 32912. 11.4. 11.5. 11.6. 11.7. 11.8. INFORME Y SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA 12,1. 12.2. 12.3. 12.4, 12.5, Reuni6n de apertura ..... Comunicacién durante la auditoria . 14.5.1. Informes durante la auditoria Ejecucién de la auditoria 11.6.1. Recopilaci6n y verificacion de la informaci6n 11.6.2. BGsqueda de evidencias 11.6.3. Evaluacién y generacion de hallazgos 11.6.4. Preparacién de las conclusiones de la auditoria Reunion de cierre Casos practicos .. 11.8.1. Servitextil .. 11.8.2. Carpinmetal 14.8.3. Asturtalla ..... Objetivos Conocimientos Generalidades Preparaci6n del informe de auditoria 12.4.1. Informaci6n general . 12.4.2. Contenidos .. 12.4.3. Toma de decisiones . Estructura del informe de auditoria 12.5.1. Informe resumen 330 332 333 342 343 345 34812.5.2. Informe de no conformidades/desviaciones y 12.6. 12.7. 12.8. 12.9. 12.10. solicitud de acciones correctivas Acci6n correctiva Aprobaci6n y distribucién del informe de auditoria 12.7.1. Revision y aprobacién 12.7.2. Distribucién 12.7.3. Competencias 12.7.4. Presentacién de resultados Finalizaci6n de la auditoria .. Seguimiento de la auditoria 12.9.1. Proceso 12.9.2. Auditoria de seguimiento Caso practico 12.10.1. Metéalicos 364 366 367 367 368 368 369 370 371 372 373 374 3741, GESTION AMBIENTALGestién Ambiental Las organizaciones se encuentran en un entorno cambiante en todos los ambitos. Esto conlleva un esfuerzo importante para adap- tarse lo mas rapidamente a las nuevas situaciones para seguir sien- do competitivas y eficientes en los mercados en los que se desen- vuelven, Estos y otros factores, determinan que se estén produciendo modi- ficaciones sustanciales en la cultura empresarial, apareciendo asi nuevos enfoques de gestién sobre los que se centran los intereses empresariales. 1.1. OBJETIVOS Adquirir las competencias relacionadas con los aspectos generales de la Gestién Ambiental. 1.2. CONOCIMIENTOS © Gestién ambiental. * Relacién entre medio ambiente y empresa. * Necesidad de la Gestion Ambiental en la empresa. * Conceptos y definiciones. * Sistemas de Gesti6n Ambiental en la empresa.Auditorias Ambientales 1.3. GESTION AMBIENTAL La Gestion Ambiental se puede entender como el conjunto de acti- vidades coordinadas para dirigir y controlar una organizacién en lo relativo al medio ambiente. Para ello se utiliza un Sistema de Gesti6n Ambiental (SGA), es decir, una herramienta que capacita a una organizaci6n a alcanzar el nivel de comportamiento ambien- tal que ella misma se propone. Se trata de un entorno de actuacién multidisciplinar que precisa del conocimiento de otras facetas de la actividad empresarial y su ges- tién, ademas de la medioambiental, en el que intervienen miltiples agentes, tanto externos como internos, con diversidad de atribucio- nes y responsabilidades, lo que le proporciona una gran complejidad. Es importante resaltar que su dificultad se ve incrementada por el hecho de que las condiciones de base vienen definidas a través de disposiciones normativas y legales de cierta complejidad en su apli- caci6n e interpretacién. Los argumentos anteriores apoyan la necesidad de implantar un Sistema de Gesti6n Ambiental en la empresa y la idea de que todo tipo de actividad ha de integrar el componente medioambiental en todas sus decisiones. El responsable de la empresa, influido por la legislacion existente, por la concienciacién global y por la presién social, debe tener pre- sente que la ocupaci6n de las consecuencias medioambientales que pueda acarrear su actividad no es ya una alternativa, sino una exi- gencia indispensable para la supervivencia de la empresa y su posible competitividad en los mercados actuales. 20Gestién Ambiental 1.3.1. Desarrollo sostenible No se puede perder de vista el concepto de desarrollo sostenible cuando se menciona la necesidad de implantar un Sistema de Gestion Ambiental, el cual hace que el desarrollo econdmico sea compatible con la proteccién del medio ambiente. 6 ‘B Ecoeficiencia (<) SS — oe DESARROLLO) ‘SOSTENIBLE Seguridad = \ / Desarrollo Qa El desarrollo sostenible se puede definir como “el desarrollo que satisface las necesidades de la presente generacién sin compro- meter la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades”. La evidencia del deterioro ambiental deja claro que se debe cami- nar en la direccién de asegurar un progreso que dé respuesta a las necesidades del presente sin comprometer el futuro de las genera- ciones posteriores. Caracteristicas del desarrollo sostenible * Mantiene la calidad de vida general. * Permite un acceso continuo a los recursos naturales. * Impide que perduren los dafios al medio ambiente. 21Auditorias Ambientales Se puede decir asi, que una empresa que actte a espaldas del medio ambiente asume un grave riesgo, no sdlo en términos econdé- micos, sino principalmente en irreversibles deterioros de su imagen que pueden llegar a cuestionar la viabilidad de la misma. Al contrario, una buena gestién ambiental puede considerarse como un valor afadido a la empresa, una ventaja competitiva y pre- sentarse como impulsor de la modernizacién de las actividades, aumentando su productividad y competitividad. Por tanto, la adecuada gestién ambiental sobrepasa los aspectos meramente técnicos, como pueden ser la depuraci6n o filtrado de unas aguas residuales, y pasa a incidir en todos los aspectos de la gestién empresarial, como pueden ser financieros, estructurales, organizativos o de marketing. 1.3.2, Analisis del ciclo de vida: de la correcci6n a la prevencion En la actualidad, la nueva estrategia empresarial en el campo del medio ambiente se encamina hacia el fomento de las actuaciones que tengan como objetivo incidir en la totalidad del proceso productivo, mas alla de la correccién de puntos de contaminaci6n e incidiendo especialmente en la prevencién y minimizacién de los efectos medioambientales en origen. Se considera este modo de actuacién como un factor estratégico a incluir en todas las etapas de la empresa, desde el disefio del pro- ducto, la produccién, la comercializaci6n y distribuci6n, hasta la politi- ca financiera y la formacion del personal; es lo que se conoce como la planificacion de los productos “de fa cuna a Ja tumba” o anilisis del ciclo de vida (ACV). 22Gestién Ambiental Se entiende por ACV al procedimiento de valoracién de los poten- ciales impactos ambientales asociados a procesos, productos 0 actividades mediante la identificacion, cuantificacion y valoracion de consumos de materia y energia, asi como de la generacion de residuos y emisiones en todo su ciclo vital (serie UNE EN Iso 14040). ETAPAS DEL CICLO DE VIDA iclén de EE -E -E -& . 1. 3. Definicién de objetivos: limites de estudio del ACV, es decir, delimitar el funcionamiento y funciones objeto o actividades de las que se van a analizar en el ciclo de vida. Inventario: toma de datos de materia y energia que entran en el sistema y residuos y emisiones que intervienen en todas las fases. Hay que recurrir a bases de datos, oncudstas e investi- gacion detallada del proceso de producci6n. Evaluacion de cargas ambientales. Consta de: Clasificacién de los efectos segiin la categoria de impacto en que influyen (salud humana, efecto invernadero, capa de ozono, disminucién de recursos). Caracterizacién, para homogeneizar a unidades de contamina- cién que nos permitan comparar y operar con los diferentes efectos. Suelen emplearse factores de conversién con base cientifica 0 basados en la legisiacién (no es lo mismo emitir 4. m? de CO2 que de CFC, compuestos con un alto poder de des- truccién de la capa de ozono). 23Auditorias Ambientales * Valoraci6n de los distintos efectos. Un método muy empleado es el “método Delphi” que consiste en mandar encuestas a expertos y realizar una valoraci6n cruzada. 1.3.2.1, Analisis de actuaciones para la mejora Objetivos finales del ACV * Cuantificar los impactos. * Comparar dos productos para un uso. * Observar sobre qué etapa hay que incidir para minimizar el impacto ambiental. Una empresa podra, por tanto, analizar los eventos para un pro- ducto ya existente 0 conocer el problema que puede dar un proyecto a realizar, minimizando de esta forma sus impactos ambientales desde el origen con la seleccién de nuevos materiales, tecnologias alternativas 0 modificaciones de uso del producto. Esta serie de medidas suponen amplios beneficios en la gestion empresarial facilmente reflejables en el activo de la organizacion. 1.4. RELACION ENTRE MEDIO AMBIENTE Y EMPRESA Con la perspectiva del desarrollo sostenible, nace una estrecha relacién entre el medio ambiente y la empresa, lo que ha provocado que ésta Ultima sufra cambios relevantes en su modo de enfocar lo relativo al medio ambiente, hasta considerar compatibles la minimiza- cién de su deterioro con la continua evolucion de las organizaciones. Para que esta evolucién no interfiera en el futuro de generaciones posteriores, han de producirse cambios en la dinamica de la empresa para transformar el escenario de competitividad, de modo que cuidar el medio ambiente se convierta en un buen argumento. 24Gestién Ambiental A través de diversas herramientas, como el endurecimiento de la normativa legal en materia de calidad ambiental y las campafias de sensibilizacién social, se esta produciendo una variacién de las demandas del mercado en el sentido de un mayor respeto al medio ambiente. El lograr una evolucién de las empresas de un modo sostenible supone un gran reto, pero proporciona la oportunidad de mejorar tanto su productividad como su imagen. En el momento actual, sdlo perduraran en el tiempo aquellas indus- trias que acaten los requisitos de mayor calidad ambiental. En los paises mas desarrollados se impone a las empresas la necesidad de encontrar sistemas de produccién que disminuyan la contaminacion y los desechos que su actividad produce, ademas de una buena utilizaci6n y administraci6n de los recursos naturales. 1.4.1. Influencia de [a empresa en el medio ambiente Las empresas repercuten sobre el medio ambiente a lo largo de todo el ciclo de produccién, desde la explotaci6n y extraccién de mate- rias primas, el consumo de energia y recursos, la generaci6n de resi- duos y emisiones, hasta la utilizacién y eliminacién de productos por parte de los consumidores. 25Auditorias Ambientales EMISIONES ALA "ATIOSFERA RuIDos ‘oLores consumo DE PRODUCTOS ENERGIAY | O SERVICIOS: MATERIAS PRIMAS -—— RESIDUOS, vERTIDOS AFECCION ALSUELO La incidencia que cada organizacién puede tener en el medio, depende de muchos factores. Factores empresariales de influencia en el medio ambiente * Tipo de producto que fabrica o servicio que presta. © Procesos y tecnologia aplicados. * Materias primas y recursos necesarios. Intensidad en el uso de materias primas y recursos. Tamaifio y localizaci6n de las instalaciones. Caracteristicas del entorno. Eficiencia de las medidas correctoras de la contaminaci6n aplicadas. Las organizaciones no deben limitarse Gnicamente al cumplimiento de la legislaci6n medioambiental correspondiente, sino que deben res- ponsabilizarse de sus posibles consecuencias y comprometerse con 26Gestién Ambiental su entorno y la sociedad. Para ello, en su politica empresarial deben incluir la adecuada gesti6n de los recursos y el control de los aspec- tos provenientes de su actividad que puedan repercutir en el medio ambiente. Aspectos basicos de contro! sobre las repercusiones medioambientales + Evaluar los posibles riesgos derivados de la actividad e intentar preve- niry minimizar cualquier consecuencia medioambiental desde su origen, y no una vez que ya ha ocutrido, es decir, tomar medidas preventivas, como modificar procesos especialmente perjudiciales o sustituir mate- rias primas. * Implantar medidas correctoras, si ya ha tenido lugar algun hecho nega- tivo, para repararlo en el mayor grado posible * Realizar un seguimiento y control de los factores que puedan acarrear consecuencias dafiinas para el medio y de sus posibles efectos. « Estudiar posibles soluciones para problemas especificos y la mejora del rendimiento medioambiental. * Formar y adiestrar al personal que integra la organizacion en cuanto @ los impactos de su actividad sobre el medio ambiente. © Disponer de planes de proteccién del medio ambiente. Integrar su gestion medioambiental en la gestion general de la empresa. 1.4.2. Influencia del medio ambiente en la empresa No sélo la empresa tiene una influencia sobre el medio ambiente, sino que también ocurre lo contrario, la industria se ve afectada por el medio ambiente: * Estudios realizados indican que aproximadamente un 60% de la poblacién compra o esta dispuesta a comprar productos menos dafinos para el medio ambiente, aunque sean mas caros. 27Auditorias Ambientales ¢ Debido a los graves problemas medioambientales que hay en la actualidad, algunos paises estan imponiendo restricciones comerciales al respecto. ¢ Se estan introduciendo mecanismos voluntarios para que la industria mejore en los aspectos que afectan al medio ambien- te, como son los Sistemas de Gestién Medioambiental y el sis- tema de etiquetado ecolégico. 1.5. NECESIDAD DE LA GESTION AMBIENTAL EN LA EMPRESA Una empresa puede optar por limitarse a cumplir las imposiciones legales o dar al medio ambiente una importancia similar a otros fac- tores 0 areas que la forman, e integrar la variable ambiental en todos los mecanismos de decision empresarial. En principio, los costes del medio ambiente no difieren de cualquier otro tipo de costes, siendo necesario identificarlos, valorarlos, optimi- Zarlos, distribuirlos e imputarlos, a los que se deben afiadir costes procedentes de factores externos, de costes reintroducidos, de seguir el proceso hasta la eliminaci6n final del producto y costes de la no actuaci6n. Entre los costes de no actuacion, en 1972 la OCDE (Organizacion de Cooperaci6n y Desarrollo Econémico) acordé el principio de “quien contamina paga”, que también fue adoptado por la Unién Europea (UE). Asi, los que contaminan deben adoptar medidas para reducir la contaminaci6n, asumir internamente su costo y hacerse cargo de los costes por dafos ocasionados. Aunque ese principio es, en muchos casos, mal interpretado, no se trata de una licencia para contaminar, ni de un impuesto, sino de con- trolar la contaminaci6n con plena responsabilidad. 28Gestién Ambiental Beneficios de la implantacién de un SGA para la organizacion © Sobre la gestion © Integra en la gestion global de la organizacion la gestion ambiental como cualquier otro area de la empresa. * Incentiva el aumento de la creatividad y participaci6n de todo el personal integrante de la organizacién y logra que aumente !a motivaci6én de los trabajadores, lo que favorece un buen ambiente de trabajo. * Sirve como complemento a otros sistemas de ges- tion, como el de calidad o seguridad. Legales * Minimiza los riesgos de incumplimiento de la norma- tiva vigente y de posibles dafios al medio ambiente, por lo que evita multas, demandas 0 sanciones. * Facilita el cumplimiento de las obligaciones en materia legal y su mantenimiento actualizado. * Evita posibles litigios por competencia desleal. Sobre la produccién * Optimiza y mejora los procesos productivos, ya que favorece el control de las materias primas, la reduc- cién en el consumo de energia y agua, la minimiza- cién de residuos, etc. * Facilita la incorporacién de nuevas tecnologias. * Hace que los costes de produccién se reduzcan. Sobre los costes medioam| tales + Hace posible la identificacién de dichos costes. * Permite reducir costes de la no gestién, como tasas y cAnones, sanciones, accidentes 0 consumo de recursos. * Reduce los gastos en materia de seguros por res- ponsabilidad civil sobre el impacto ambiental. De cara al mercado * Fomenta la diferenciacién de productos, por ejem- plo con las etiquetas ecolégicas, lo que permite aumentar las barreras de mercado. Facilita la adaptacién a nuevas demandas de mer- cado. © Permite realizar mas facilmente nuevas inversiones y desarrollo de tecnologias y productos. 29Auditorias Ambientales * Incrementa la confianza de inversores y accionistas. Financieros | » Disminuye los riesgos de asumir responsabilidades derivadas de anteriores propietarios. Imagen tanto | * Facilita la integracién de la empresa en su entorno, interna como | * Proporciona una mayor credibilidad de cara a todas externa las partes interesadas. 1.6. CONCEPTOS Y DEFINICIONES Existe una serie de conceptos y definiciones que es preciso tener claros a la hora de implantar un Sistema de Gestion Ambiental, algu- nos de ellos recogidos en la ISO 14001:2004, Sistema de Gestion Ambiental. Accion correctiva Accién tomada para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto o cualquier otra situaci6n indeseable existente, para impedir su repeticion. Accién preventiva Accién tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial, de un defecto o cualquier otra situacion no deseable, para prevenir que se pro- duzca. Aspecto ambiental Elemento de las actividades, productos 0 servicios de una organizacién que puede interactuar con el medio ambiente. Auditor Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria. 30Gestién Ambiental Auditoria del SGA Evaluacion sistematica, documentada, periddica y objetiva realizada para determinar si el SGA y el com- portamiento medioambiental de la organizaci6n, satis- facen los criterios previamente establecidos, si se ha implantado de forma efectiva, y si es adecuado para alcanzar los objetivos ambientales de la organizacion derivados de su politica ambiental. Resultados medibles del SGA, relativos al control por Desempefio parte de una organizaci6n de sus aspectos ambien- ambiental tales, basados en su politica, objetivos y metas ambientales. Documento Informacion y su medio de soporte: papel, disco mag- nético o electrénico, fotografia, etc. Evidencia objetiva Datos que respaldan la existencia 0 veracidad de algo, obtenidos por medio de la observacion, medicién, prueba, etc. Impacto ambiental Cualquier acci6n transformadora 0 cambio ocasionado directa o indirectamente por las actividades, produc- tos y servicios de una organizacién en el medio ambiente, sea perjudicial o beneficioso. Manual de gesti6n medioambiental Documento que establece la politica ambiental y des- cribe el SGA de una organizaci6n. Medio ambiente Entorno en el cual una organizaci6n opera, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. Mejora continua Proceso programado, sistematico y periédico de inten- sificaci6n del SGA para la obtenci6n de mejoras en el despefio ambiental global, de acuerdo con la politica ambiental de la organizacién. 31Auditorias Ambientales Requisito detallado de actuacién, cuantificado cuando sea posible, aplicable a la organizaci6n o a parte de la misma, que tiene su origen en los objetivos ambienta- les, y que debe establecerse y cumplirse para la con- ‘secucién de los objetivos ambientales. No conformidad Incumplimiento de un requisito. Objetivo ambiental Fin ambiental de caracter general, que tiene su origen en la politica ambiental que una organizacion se marca a si misma. Organizacion Compafifa, corporaci6n, firma, empresa, autoridad o instituci6n, 0 parte, o combinacién de ellas, sean 0 no sociedades, ptiblica o privada, que tiene sus propias funciones y administracién. Parte interesada Cualquier entidad, organismo, asociacién, grupo o individuo, que tenga interés o se vea afectado por el desempefio ambiental de una organizacion. Politica ambiental Declaracién por parte de la alta direcci6n de la organi- zaci6n, de sus intenciones y principios en relacion con su desempefio ambiental, que proporciona un marco para su actuacién y para el establecimiento de sus objetivos y metas ambientales. Prevencién de la contaminacién Utilizacién de procesos, practicas, técnicas, materia- les, productos, servicios o energia que evitan, reducen © controlan la generaci6n, emision o descarga de cual- quier tipo de contaminante o residuo. Procedimiento Forma especifica de llevar a cabo una actividad o proceso. 32Gestién Ambiental Registro Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desarrolladas. Requisito Necesidad 0 expectativa establecida, generalmente implicita u obligatoria. Revision por la direccion del SGA Evaluaci6n formal por parte de la direccion de la orga- nizaci6n, del estado y adecuacién del SGA en relacién con la politica ambiental definida. Sistema de Gestion Parte del sistema de gestién de una organizacién que incluye la estructura organizativa, la planificacion de las actividades, las responsabilidades, las practicas, Ambiental los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar e implementar su politica ambiental y ges- tionar sus aspectos ambientales. Confirmacién mediante la aportacién de evidencia Verificacion objetiva de que se han cumplido los requisitos esta- blecidos. 1.7. SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL EN LA EMPRESA Un Sistema de Gestién Ambiental es un instrumento que utiliza una organizacién para alcanzar el nivel de comportamiento ambiental que ella misma se marcé previamente. Proporciona un medio de asegurar que las repercusiones que ten- dran las actividades que realiza la organizacién sobre el medio ambiente no discreparan de su politica ambiental ni de sus objetivos. 33Auditorias Ambientales Ademas, permite una coordinaci6n entre las diferentes areas de la empresa y posibilita el hecho de que la organizaci6n identifique y controle los aspectos ambientales significativos y sus impactos, identifique opciones para reducir el consumo de recursos 0 de ener- gia, esté siempre en regla con la legislacién vigente, etc. Existen diferentes modelos para implantar un Sistema de Gestién Ambiental, como son el Reglamento EMAS o Ia norma internacional ISO 14001. Ambos persiguen los mismos fines. Finalidades de los sistemas de gestion ambiental Instaurar una politica ambiental ajustada a la empresa, que proponga el firme compromiso de evitar 0 disminuir la contaminacién. Implicar a todos los integrantes de la organizaci6n en la proteccién del medio ambiente, asignando de forma clara las responsabilidades de cada persona. Planificar todas las actividades que realiza la organizacion en lo que respecta al medio ambiente. Determinar todos los requisitos legales que afectan a todos los aspec- tos ambientales de la organizacion. Establecer un proceso de gestién para revisar y auditar el sistema y para valorar el comportamiento ambiental en funcién de los objetivos y la politica que estableci6é la organizaci6n, asi como para identificar posi- bles formas de mejora. Resaltar la importancia de unas buenas vias de comunicacién con todas las partes interesadas. 342. SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001Sistema de Gestion Ambiental ISO 14001 Las organizaciones de todos los tamajios, en todos los sectores, deben buscar herramientas para reducir sus tasas de contaminacién sin frenar su desarrollo y evoluci6n, con el objetivo de reducirral maxi- mo el deterioro ambiental y actuar de manera responsable y eficaz con el medio ambiente. Un instrumento para ello es la implantacién de un Sistema de Gestién Ambiental, ya que permite a una organizacién conseguir una mejora continua de sus actuaciones medioambientales a través de una mejora de sus procesos productivos, asegurando que se alcanzan los niveles de comportamiento ambiental fijados por la propia organi- zacion. 2.1. OBJETIVOS Adquirir las competencias relacionadas con la estrategia a seguir para la implantacién de un Sistema de Gesti6n Ambiental segGn la Norma ISO 14001:2004. 2.2. CONOCIMIENTOS La familia de Normas ISO 14000. Norma UNE EN ISO 14001:2004. Estrategia a seguir para la implantaci6n de un SGA. Revision medioambiental inicial. Auditorias y certificacion. 2.3. DOCUMENTACION DEL SISTEMA Diagndstico medioambiental inicial. 37Auditorias Ambientales 2.4. LA FAMILIA DE NORMAS ISO 14000 EI incremento de las obligaciones legales, junto con el creciente interés social sobre el medio ambiente, que tiene lugar tanto en los Estados Unidos como Europa, a partir de mediados de la década de los setenta, anima a las empresas a empezar a realizar auditorias ambientales y posteriormente a implantar sis- temas de gestién ambiental. La normalizaci6n de los sistemas de gestién ambiental, realizada por la Organizaci6n Internacional de Normalizacién (ISO), da lugar en 1996 a la primera norma de ambito internacional que especifica los requisitos para un sistema de gestion ambiental, cuya versi6n oficial en Espafia fue la norma UNE EN ISO 14001:1996 Sistemas de Gestion Medioambiental. Especificaciones y Directrices para su Utilizacién. Las directrices marcadas por la ISO, establecen la necesidad de revisar las normas cada 5 aiios, con el fin de introducir mejoras en su implantaci6n y desarrollo, asi como adecuarlas a los mercados cam- biantes. Por este motivo, la ISO 14001:1996 ha sido anulada y susti- tuida por la UNE EN ISO 14001:2004, Sistemas de Gestién Ambiental. Requisitos con Orientaci6n para su Uso, que es la edicion que actualmente esta en vigor. La familia ISO 14000 esté compuesta por un grupo de normas, cuyo principal fin es mejorar los resultados medioambientales de una organizaci6n, sea cual sea su tamafio y grado de implantaci6én en el mundo, ya que se trata de una norma internacional. La norma ISO 14001 es la Gnica norma de la familia ISO 14000 que establece requisitos en base a los cuales se puede obtener un certificado. 38Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001 Las directrices para realizar auditorias del SGA se establecen en la Norma UNE EN ISO 19011:2002, que se aplica tanto para los siste- mas de gestién del medio ambiente como de la calidad. En el caso de la gestion ambiental, sustituy6 a las normas ISO 14010, ISO 14011 e ISO 14012. Principales Normas UNE para la Gestion Ambiental UNE EN ISO 14001:2004, Sistemas de gestién ambiental. Requisitos con orientacién para su uso. UNE EN ISO 14004:2004, Sistemas de gestién ambiental. Directrices sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo. UNE EN ISO 14020:2002, Etiquetas ecoldgicas y declaraciones ambien- tales. Principios generales. UNE EN ISO 14040:2006, Gestién ambiental. Andlisis de ciclo de vida. Principios y marco de referencia. UNE EN ISO 14031:2000, Gestién medioambiental. Evaluaci6n del com- portamiento medioambiental. 2.5. NORMA UNE EN ISO 14001:2004 En la actualidad, cada vez un mayor nimero de organizaciones se interesa por aleanzar y demostrar un correcto comportamiento ambiental, examinando el impacto y los posibles dafios que sus actividades, productos o servicios pueden ocasionar al medio ambiente. La Norma UNE EN ISO 14001:2004, especifica los requisitos para la certificacién/registro y/o evaluacién de un Sistema de Gestion Ambiental de una organizaci6n, estableciendo como meta final la pro- teccién del medio ambiente y la prevencién de la contaminacién, sin perjudicar el desarrollo de la propia organizaci6n. 39Auditorias Ambientales “Las normas internacionales sobre gestién ambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un Sistema de Gestién Ambiental eficaz, que puede ser integrado con otros requisitos de gestién, y para ayudar a las organizaciones a lograr metas ambientales y econémicas”. ISO 14001:2004 Esta norma, como otras normas internacionales, no tiene como fin ser usada para crear barreras comerciales o arancelarias, o para incrementar o cambiar las obligaciones legales de una organiza- cién. Es una herramienta de aplicacién voluntaria, que se implanta por decisi6n de la propia organizacién como instrumento para, entre otras cosas, mejorar los impactos sobre el medio ambiente de una organi- zacion. 2.5.1. Ambito de aplicacién La ISO 14001 especifica los requisitos de un Sistema de Gesti6n Ambiental aplicable a todos los tipos y tamafios de organizaciones y valido para ajustarse a diversas condiciones geograficas, culturales y sociales. 40Sistema de Gestién Ambiental SO 14001 Organizaciones a las que se puede aplicar la Norma ISO 14001 Cualquier organizacion que desee: * Implantar, mantener al dia y mejorar un SGA. * Asegurarse de su conformidad con su politica ambiental. * Demostrar a terceros tal conformidad. * Conseguir la certificaci6n/registro de su SGA por una organizacion externa. * Lievar a cabo una autoevaluacion y una autodeclaracion de conformidad con esta Norma Internacional. El éxito del sistema depende de! compromiso de todos los niveles y funciones, especialmente de la alta direccién. Un sistema de este tipo capacita a una organizacién para establecer y evaluar la efectivi- dad de los procedimientos para implantar una politica y unos objetivos ambientales, conseguir conformidad con ellos y demostrar tal confor- midad a terceros. 2.5.2. Requisitos de la Norma UNE EN ISO 14001:2004 En la Norma UNE EN ISO 14001 solo se encuentran incluidos aque- llos requisitos que pueden ser auditados objetivamente con propési- tos de certificacién/registro y/o de autodeclaracion. No establece requisitos especificos para el comportamiento ambiental mas alla del compromiso, en la politica ambiental, con el cumplimiento de la legislacién y normativa aplicables, la mejora conti- nua y la prevenci6n de la contaminaci6n. Para lograr la conformidad con la ISO 14001, es imprescindible que la organizacién cumpla con lo que describe la norma, pero su incum- plimiento no expone a la organizacién a consecuencias legales. 4lAuditorias Ambientales ‘Mejora continua REVISION POR Pepe) Comics MEDIOAMBIENTAL SISTEMA DE GESTION MEDIOAMBIENTAL SEGUN ISO 14001:2004 CONTROL/ACCION. PLANIFICACION Corian C7) a Tice FUNCIONAMIENTO, Esta norma establece los requisitos que se deben cumplir para lograr que el Sistema sea eficaz, pero no proporciona los medios para hacerlo, sino que estos han de estar adaptados a la organizaci6n, por lo tanto difieren mucho de una empresa a otra. No es un texto que imponga medidas sustitutivas de la legislacién vigente que afecta a la organizaci6n, lo que pretende es realizar una catalogacion de la misma y mantenerla actualizada. Tampoco pretende que las empresas que implanten el SGA alcan- cen un grado de contaminaci6n cero, sino que intenta fijar unos obje- tivos coherentes y alcanzables por la organizacion. La Norma UNE EN ISO 14001, cuya estructura se muestra a conti- nuaci6n, recoge los requisitos aplicables al SGA en su punto 4. 42Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001 Estructura de la Norma UNE EN ISO 14001:2004 PONE . OBJETO Y CAMPO DE APLICACION. . NORMAS PARA CONSULTA. . TERMINOS Y DEFINICIONES. |. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL: 4.1, Requisitos generales. 4.2. Politica ambiental. 4.3. Planificaci6n: 4.3.1. Aspectos ambientales. 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos. 4.3.3. Objetivos, metas y programas. 4.4. Implementaci6n y operacién: 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad. 4.4.2. Competencia, formacién y toma de conciencia. 4.4.3. Comunicaci6n. 4.4.4. Documentaci6n. 4.4.5. Control de documentos. 4.4.6. Control operacional. 4.4.7. Preparacién y respuesta ante emergencias. 4.5. Verificacion . Seguimiento y medicion. Evaluacién de! cumplimiento legal. No conformidad, accion correctiva y accion preventiva. . Control de los registros. . Auditoria interna. ion por la direccién. 43Auditorias Ambientales 2.6. ESTRATEGIA A SEGUIR PARA LA IMPLANTACION DE UN SGA Para la implantaci6n de un SGA en una organizacién normalmente es necesario un trabajo en equipo de los responsables de las dife- rentes reas que la componen. Asimismo, exige la participacién de todo el personal integrante de la organizacién, aunque el Sistema sea implantado por una empresa externa. A la hora de definir la estrategia a seguir al implantar el SGA, es necesario tener en cuenta requisitos y exigencias de la Norma ISO 14001, y otros factores tales como que el Sistema sea compatible con otros Sistemas de Gestion ya implantados 0 en prevision. Asimismo, el Sistema de Gestién Ambiental ha de ser facilmente integrable en la organizacion global de la empresa y es preciso que se asigne un responsable interno de todo el proceso de implantaci6n del mismo. 2.6.1. Integraci6n en la organizaci6n global de la empresa Hay que tener en cuenta que, en la integracién del sistema de ges- tién ambiental en la estructura global de la empresa, influyen multitud de factores. 44Sistema de Gestion Ambiental ISO 14001 Factores influyentes en Ia integracién del SGA en Ia organizacion * Sensibilidad medioambiental, interés e implicacién de la organizacién respecto a la implantacién del sistema. * Exigencias de la Norma en base a la cual se establece el sistema y su aplicacién a la realidad de la empresa. * Organizacion de la gestion de los documentos en la empresa. * Sector en el que la organizacin desarrolla su actividad. * Localizacin geografica de la organizaci6n. Factores a tener en cuenta en Ia implantacion del SGA * Definicion de la politica ambiental y de las pautas de comportamiento respecto al Sistema de Gestion Ambiental. * Estructura organizativa de la empresa. * Asignacién de los recursos materiales y humanos necesarios para su implantacion. * Legislacién vigente en materia medioambiental aplicable a la organiza- ci6n. * Necesidad de definir politicas empresariales acordes con las caracteris- ticas medioambientales de los productos y con las exigencias de los clientes en este campo. 2.6.2. Elaboraci6n y desarrollo del sistema Los pasos para la implantacién de un SGA comienzan con el com- promiso medioambiental de la alta direccién. Resulta de vital impor- tancia que la direccion de la organizacién se encuentre volcada en la implantacién del sistema, ya que jugara un papel fundamental para que todo se lleve a cabo con éxito y se necesitara su total apoyo en caso de requerir algin tipo de inversi6n. 45Auditorias Ambientales Una vez que la direccién ha asumido un compromiso y ha decidido implantar y certificar su SGA, debe seguir una secuencia planificada de actividades para el adecuado desarrollo del mismo. Etapas para la implantaci6n de un SGA Compromiso claro de Ia alta direccién de la organizaci6n. Constitucién de! equipo de trabajo. Revision medioambiental inicial. Planificacion de la estrategia a seguir. Definicién de la politica ambiental. Identificacion de aspectos ambientales. Registro de requisitos legales y otros requisitos. Establecimiento de objetivos, metas y programas ambientales. Elaboraci6n de la documentacién. Implantacién, generaci6n de registros. Control del sistema y correccién de sus desviaciones. Validacién del funcionamiento del sistema. Auditorfa y certificacién. . 2.6.3. Asignacién de responsabilidades La estructura organizativa y la asignacion de tareas son claves ala hora de implantar el Sistema de Gesti6n Ambiental. Las responsabilidades han de estar perfectamente identificadas y especificadas para todas y cada una de las areas implicadas. Los responsables de los distintos departamentos 0 areas han de estar en perfecta coordinacién, existiendo en ocasiones un respon- sable para dicha coordinacién o un equipo encargado de la misma. 46Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001 Una practica muy comGn, es formar un comité compuesto por representantes de los distintos niveles jerarquicos de la organiza- cin, como puede ser el gerente, responsables de departamentos, jefes de areas, etc. — |__———+ Responsable de Sistemas de Gestion Coordinador Coordinador | | Coordinador | de. de de calidad Medio Ambiente PRL Responsable || Responsable |{ Responsable || Responsable || Responsable Ventas Contabilidad || Produccién || Mantenimiento || Comercial " 3 Técnicos de (eesansaaa Inomscan Sa ma 2.6.4. Documentaci6n del SGA Existe una serie de documentos imprescindibles a la hora de implantar un Sistema de Gestion Ambiental, que asegure la eficaz pla- nificacion, operacion y control de los aspectos ambientales de la orga- nizaci6n. Todo el Sistema de Gestion Ambiental debe estar sostenido por lo que se denominan procedimientos documentados, algunos de ellos incluidos de modo obligatorio por ser requisito de la norma y otros que se pueden adjuntar o no a criterio de la organizacion. Esta documentacién se puede organizar de una manera jerarquica del siguiente modo: 47Auditorias Ambientales Instrucciones técnicas Gert Manual del SGA Traslada los requisitos de la Norma a la realidad de la organizaci6n y coordina la documentacién. Procedimientos Especifican la forma de llevar a cabo una actividad o proceso, Instrucciones técnicas Complementan los procedimientos para especificar y detallar la realizacion de tareas. Registros Presenta resultados obtenidos, proporciona evidencia de las actividades desarrolladas. 2.7. REVISION MEDIOAMBIENTAL INICIAL En la implantacién de un Sistema de Gestion Ambiental es muy recomendable realizar una revision medioambiental al inicio del pro- ceso, ya que constituye una herramienta clave a la hora de sentar las bases del SGA y definir la politica ambiental de la empresa. 48Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001 A través de la revision medioambiental inicial se puede conocer la interaccién que existe entre la organizaci6n y su entorno y deter- minar sus problemas y deficiencias. Es necesario identificar, analizar y evaluar los miltiples aspectos de la organizaci6n que pueden repercutir en el medio ambiente, para determinar cual es realmente la situacién de partida antes de la implantacion del sistema. Aspectos de la organizacion a evaluar Avances Avances tecnolégicos de los que esta dotada la empre- tecnolégicos sa para combatir los problemas medioambientales. * Consumo de recursos. * Contaminantes que genera. * Efectos ocasionados en el entorno. * Evaluacién de la percepclén y opinion de las partes interesadas. Repercusiones medioambientales Es fundamental determinar el grado de cumplimiento de la normativa y legislaci6n vigente en materia de Entorno legal | medio ambiente, requisitos acerca de los permisos, licencias y autorizaciones, infracciones. Cultura medioambiental existente en la empresa a todos los niveles: actitud, compromiso y organizacion de la gestion medioambiental existente. Cultura medioambiental 2.7.1. Disefio de la revisi6n inicial La revisi6n inicial se puede dividir y realizar en diferentes etapas, que comienzan ya antes del inicio de la propia revisién con la planificacion de la misma y la designacién del equipo encargado de realizarla. 49Auditorias Ambientales Etapas de Ia revision medioambiental inicial Definicién del equipo de trabajo Definir ef equipo de trabajo encargado de realizar ta revisi6n inicial, que puede estar formado por personal interno de la empresa, personal externo de alguna empresa especializada 0 por ambos. Este equipo se encarga de realizar la revision medioam- biental inicial, por lo que debe estar en posesién de infor- maci6n acerca del proceso productivo, la legislacion que afecta a la organizacién en esta materia, etc. Con el equipo de trabajo han de colaborar represen- tantes de todos los departamentos de la empresa, que tengan algtin tipo de incidencia sobre el medio ambiente y proporcionarle cualquier informacion que consideren de importancia relevante. Definicién de los objetivos Definir los objetivos que se persiguen y el plan de la revi- si6n inicial, el cual debe ser moldeable en funcién de los requerimientos exigidos en el transcurso de la revision. EI plan de la revision también debe incluir el aleance y profundidad con la que se va a llevar a cabo, que depende en gran medida del tamajio de la organize- cién, de la complejidad de la actividad realizada, potencial peligro para el medio ambiente, etc. Plat revision Cuando el alcance de la revision y sus objetivos estan definidos, es necesario realizar una planificacién de la revision en si misma, es decir, la fecha de comienzo, las reuniones a realizar y el calendario de actividades. Definicion de la metodologia de trabajo Definir la metodologia de trabajo que se va a emplear, que implica: * Especificar los documentos que se van a utilizar: pla- nos de emplazamiento, desctipcién de las instalacio- nes, controles de los niveles de emisi6n e inmisi6n. © Departamentos y areas a revisar. * Procedimientos y fuentes de los que se va a obte- ner la informaci6n que se emplearé para realizar la revision. 50Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001 2.7.2. Ejecucion de la evaluaci6n inicial Existen maltiples aspectos a valorar a la hora de realizar la evalua- cién medioambiental inicial, en ellos se basara el informe final por lo que han de ser lo mas completos posible, aunque el grado de detalle quedar fijado por la profundidad con la que se pretenda realizar la evaluacion. A la hora de realizar la revision medioambiental inicial, es de gran utilidad usar una lista de comprobaci6n (check-list). Por otra parte, es aconsejable no seguir el check-list ciegamente, sino utilizar el sentido coman. Informaci6n a recabar en la evaluacién medioambiental inicial * Raz6n social de la empresa. * Localizacién. * Namero de empleados. + Namero de dias de trabajo al ao. Datos generales | * Dimensién de las instalaciones. * Planos de las instalaciones. * Licencia de apertura. * Funcionamiento de la empresa. © Organigrama funcional. * Diagrama de flujo de los procesos. © Balances de materia y de energfa. * Ritmo y secuencia de los procesos. Datos sobre los procesos * Almacenamiento de productos quimicos: pinturas, Tipo de disolventes, liquids corrosivos. almacenamientos | . qu torizaciones embalajes : * Inspecciones. 51Auditorias Ambientales Produccion anual Se ha de hacer una breve descripcién de las activida- des realizadas y de los posibles cambios previstos, indicando la capacidad anual de produccién. Actividades subcontratadas Actividades que desarrollan, namero de trabajadores que poseen y cualquier otro tipo de informacion que pudiera resultar de interés en este aspecto. Consumo de recursos Se refiere tanto a materias primas como a energia. Han de obtenerse datos de su consumo anual, contro- les que se realizan para su adecuada utilizacion, pla- nes de restauracién, asi como permisos de abasteci- miento de aguas, etc. Namero y localizaci6n de los focos fijos y focos mévi- les. Emisiones ala_ | ® Libros de registro de los focos. atmésfera * Combustibles utilizados. * Medidas correctoras adoptadas. * Informes y certificados de las mediciones realiza- das. * Las distintas contribuciones al vertido: aguas plu- viales, aguas de refrigeracion de equipos, aguas sanitarias. Vertidos * Destino final del vertido. * Tratamientos “in situ” de las contribuciones al verti- do: filtraciones, neutralizaciones. * Controles realizados. * Autorizaciones de los vertidos. 52Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001 Residuos Tipos de residuos que se generan. Cantidad de cada tipo de residuo. Autorizaciones precisas. Libro de registro de residuos peligrosos. Documentos de control y seguimiento de los resi- duos gestionados. Gestores autorizados. Transportistas autorizados. Tipos de envases. Etiquetas identificativas. Modo de almacenamiento. ‘Suelos * Antecedentes histricos: usos anteriores, derra- mes, fugas. * Registro y archivo de los accidentes ocurridos. * Actuaciones al respecto de los accidentes. Ruidos * Mediciones del ruido producido por las instalacio- nes. * Identificacion de las fuentes emisoras de ruido, con especificacién del nivel sonoro de cada una. * Medidas correctoras adoptadas. Olores * Inventario de focos generadores de malos olores. * Sustancias que los producen. * Medidas correctoras adoptadas. Opinién de las partes interesadas Resulta de interés el grado de conocimiento que la organizacién posee acerca de la opinion de las partes interesadas, asi como el origen y frecuencia de las reclamaciones presentadas. 53Auditorias Ambientales Al final de este capitulo se muestran a modo de ejemplo dos check-list para el diagnéstico medioambiental inicial. 2.8. AUDITORIAS Y CERTIFICACION La auditoria ambiental consiste en un examen metédico e inde- pendiente realizado para determinar si las actividades y resultados relativos al medio ambiente, satisfacen las disposiciones previamen- te establecidas. Esta herramienta puede utilizarse con dos finalidades: Proceso realizado por la organizacién o en su nombre Auditorias Internas |. tiene como objetivo la autoevaluacion del SGA. Auditorias de Realizadas por organizaciones externas independien- certificacién tes que proporcionan la certificacién en base a los requisitos contenidos en la Norma. 2.8.1. Organismos implicados Son varios los organismos implicados tanto en la normalizacion de los sistemas como en su certificacion. 54Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001 Organismos implicados en la normalizacién y certificacin Iso Organizacion Internacional de Normalizacion Federacién mundial de organismos nacionales de nor- malizacion procedentes de unos 130 paises. Tiene la misién de fomentar el desarrollo a nivel mun- dial de las actividades de normalizacion y otras afines, con miras a favorecer el intercambio internacional de bienes y servicios, y una estrecha cooperacién en los campos intelectual, clentifico, tecnolégico y econémico. www.iso.org CEN Comité Europeo de Es el Comité para la Estandarizacion Europeo. Contribuye a los objetivos de la UE con los estandares técnicos voluntarios que promueven la seguridad de los trabajadores y los consumidores, la proteccién del medio ambiente, la investigaci6n, etc. www.cenorm.org AENOR Entidad espajiola dedicada al desarrollo de la normali- Asociacion zacion y la certificacién en todos los sectores indus- Espafiolade | triales y de servicios. Normalizacién y Certificacion www.aenores Organizacién auspiciada y tutelada por el Ministerio de Ciencia y Tecnologia cuya funcién es coordinar y dirigir ENAC en el Ambito nacional un sistema de acreditacion con- Entidad Nacional de| forme a los criterios y normas establecidos en la Union Acreditacion Europea e internacionalmente. 55Auditorias Ambientales 2.8.2. Certificacion Por Certificacion se entiende el proceso de auditar externa y continuadamente el sis- tema, para comprobar el cumplimiento con los requisitos establecidos de acuerdo con la norma ISO en la que se baso dicho sistema. Por medio de la certificacién, las empre- Sas pueden demostrar a terceros que dispo- nen de un SGA que garantiza que se ha obte- nido la adecuada confianza en la conformidad con la ISO 14001. Gesti6n Medioambiental Se trata de un certificado expedido por un organismo acreditado por ENAG, e independiente de las partes interesadas, en el que se identifica la conformidad del Sistema de Gestion Ambiental de la empresa. La certificacién del sistema es de caracter voluntario y la realiza una entidad privada, como puede ser ECA, Entidad de Certificacion y Aseguramiento, S.A., acreditada por ENAC. Un esquema del proceso de certificacion es el siguiente: 56Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001 COMIENZO DEL PROCESO. AUDITORIA DE SEGUIMIENTO EVALUACION DEL PLAN DE AUDITORIA EXTRAORDINARIA eas ! t vez 2*vez SUSPENSION TEMPORAL — | —t>— Consumo de fp sy materias primas DE MATERIAS PRIMAS recursos — naturales Energia — Agua a RECEPGION Y ALMACENAMIENTO —BResiduos — ps vertidos ELABORAGION DEL CARAMELO |p —Residuos. —P _—Emisiones ENVOLTURA DELCARAMELO | ___» —Residuos YENVASADO. v DISTRIBUCION Aspectos ambientales a considerar * Emisiones a la atmésfera. * Vertidos al agua. * Descargas al suelo. * Consumo de materias primas y recursos naturales. * Uso de energia. * Generacién de residuos. * Ruido. * Impacto visual. * Olores. * Aspectos de empresas subcontratadas y proveedores. * Existencia en el entorno de zonas medioambientalmente protegidas. 90Planilicacién de la Implantacién La organizacién debe considerar tanto los aspectos ambientales directos, sobre los que tiene control, como los aspectos indirectos, sobre que puede tener influencia. Ejemplos de aspectos ambientales * Trapos y cotones manchados de aceites del mante- Directos nimiento de maquinas. * Cartuchos de toner de fotocopiadoras. * Emisiones de los vehiculos de empresas subcon- tratadas. Indirectos * Gestién del embalaje del producto una vez que llega al consumidor. En el proceso de identificacion se deben considerar las distintas situaciones de funcionamiento que se podrian dar en al organizaci6n. Condiciones de funcionamiento de la organizacion Normales Se producen en una etapa del proceso con asiduidad, es decir, durante la actividad diaria de la organiza- cion. Si alguna etapa o actividad se realiza en dias alternos o semanalmente, ésta se puede considerar condicién normal. Anormales Estén provocadas por paradas, arranques y todas aquelias realizadas para el mantenimiento de equi- pos, mAquinas de trabajo e instalaciones. Ocurren mucho més espaciadas en el tlempo que las condi- ciones normales, aunque se trata de una operaci6n sistematica y prevista. De emergencia Situaciones que puedan producirse de forma acciden- tal, producto de alguna fuga, vertido, incidente, etc. Es decir, situaciones que en principio no estan previs- tas como sistematicas. a1Auditorias Ambientales 4.5.2. Evaluacion de aspectos ambientales No existe una metodologia estandarizada para evaluar los aspectos ambientales y la Norma no especifica los criterios de significancia. EI método utilizado debe ser reproducible, de forma que diferentes personas lo puedan aplicar obteniendo el mismo resultado. Un posible método, puede consistir en valorar ciertas caracteristi- cas de los aspectos ambientales a las que se asigna una puntuacién y, a continuaci6n, se establece un criterio sobre el valor minimo para que un aspecto se considere significativo. Caracteristicas a valorar de los aspectos ambientales * Magnitud: cantidad, volumen, frecuencia, probabilidad. * Peligrosidad: inecuo, toxico. * Grado de control. * Existencia de normativa legal. * Inquietudes de las partes interesadas. 92Planificacién de la Implantacién Ejemplo de método de evaluacién Evaluaci6n de los aspectos ambientales considerando: * Magnitud (M): cantidad o frecuencia. © Peligrosidad (P). Se calcula el grado de significancia atendiendo a los criterios de valoracién establecidos para estos dos factores, a través de la formula: Significancia = M x P Nivel de Significancia Significancia = 1 Bajo Significancia = 2 Medio 2 < Significancia < 9 Alto Criterios de valoracién para el vertido de aguas de proceso 2 punto 2 puntos 3 puntos Caudal emiido | C2UCel emitide | Caudal emitido Magnitud ‘audal emitico | igual o superior superior al reer anes) 20% del | 20% del afio del afio anterior. | °PU" ano anterior. anterior. 1 punto 2 puntos 3 puntos Laemision es | _baemisién La emision Peligrosidad oe ae g, | estaentre un | esté entre un delitmite leget, | 8280% del | 80-10% del eal. | limite legal. limite legal. 93Auditorias Ambientales Al final del capitulo se muestra a modo de ejemplo un procedi- miento del sistema de gestién ambiental, tal y como podria ser redac- tado, “Procedimiento general de identificacién, evaluacion y registro de aspectos ambientales”. En este procedimiento se muestra otro método de evaluacién de aspectos ambientales, distinto del expuesto anteriormente. 4.5.3. Fallos mas comunes detectados en auditorias La identificaci6n y evaluacion de los aspectos ambientales es uno de los requisitos de la norma que comGnmente da lugar a no confor- midades. Fallos mas habituales No se identifican aspectos sobre los que se pueda tener influencia. No se tienen en cuenta las situaciones anormales. No se consideran posibles situaciones de emergencia. No se tienen en cuenta todas las actividades. No se actualiza la identificacién tras realizar cambios en los procesos, las instalaciones, ete. No se identifican aspectos positivos. 4.6. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS La organizaci6n ha de tener presente en todo momento que sus actividades, procesos y productos deben estar dentro de la legalidad, es decir, cumpliendo con los requisitos legales vigentes en ese momento, independientemente de que implante o no un SGA. 94Planificacién de la Implantacién LEGISLACION 4+ RESTRICTIVA Y CONCISA EUROPEA Se ONOMICA aur Dieetvas Wr Aspecto no contemplado Aspecto no contemplado Reglamentos Dado que las leyes no son estaticas, sino que sufren modificacio- nes y son sustituidas por otras, la organizacién debe poseer un siste- ma que le permita conocer en todo momento la legislaci6n que le afec- ta, ya que el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento. La ISO 14001, establece en el punto 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos, las condiciones a las que la organizaci6n debe some- terse en cuanto al control de los requisitos legales y cualquier otro requisito en materia medioambiental que la organizacién suscriba, como pueden ser: ¢ Acuerdos con las autoridades. Cédigos de buenas practicas. Convenios sectoriales. Acuerdos con partes interesadas. Requisitos corporativos. Requisitos del cliente, etc. 95Auditorias Ambientales Requisitos ISO 14001 asoclados a los requisitos legales y otros requisites * Establecer y mantener al dia un procedimiento para: — Identificar y acceder a los requisitos legales y otros requisitos a los que la organizacién se someta, relacionados con sus aspectos ambientales. — Determinar como se aplican estos requisitos. * Tener en cuenta los requisitos identificados en el establecimiento, implantacion y mantenimiento del SGA, Se deben tener en cuenta todos los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales, considerando no solo los que provienen de la Administracion Ambiental, sino cualquier requisito con repercusion medioambiental, como puede ser el control de legionella, la revision de los depésitos de sustancias quimicas, las inspecciones de equipos a presion, etc. La Norma exige, en un apartado posterior (4.5.2. Evaluaci6n del cumplimiento legal), evaluar el grado de cumplimiento de los requi- sitos. Los requisitos legales que la organizacién tiene la obligacién de cumplir y los otros requisitos a los que se compromete, han de per- manecer registrados y actualizados. Esto es fundamental, ya que constituyen la base para el buen com- portamiento medioambiental de la organizacién y, como consecuen- cia, el punto de partida para establecer los objetivos y metas ambien- tales ala hora de implantar un SGA en la misma. La legislacin y normativa que se va a encontrar recogida en el Registro de Requisitos Legales y Otros Requisitos, sera diferente en 96Planificacién de la Implantacién funcion del tipo de actividad desempefada por Ja organizaci6n, pero versara sobre: Politica ambiental. Legislacién vigente: — Actividades y proyectos: evaluacién de impacto ambiental, industria, etc. — Atmésfera. — Aguas. — Residuos. — Ruidos y vibraciones. — Sustancias quimicas. — Seguridad industrial. — Espacios naturales, etc. 4.6.1. Identificacién y registro de requisitos legales y otros requisitos Una vez recopilados todos los textos legales que afectan a los aspectos ambientales de la organizacién, se puede proceder a la creacién de un Registro de Textos Legales. Para ello existen diver- sas alternativas, en funcién de, entre otras caracteristicas de la organizaci6n: eee Tamaijio. Namero de centros de trabajo que posee. Localizaci6n. Estructura organizativa. Actitud a la hora de implantar el SGA. Una vez elaborado el registro de textos legales, la organizacién debe extraer de la legislacién los requisitos espe icos que le sean de aplicacién y crear e| Registro de Requisitos Legales y Otros Requisitos, el cual también puede ser elaborado de miltiples formas, 97Auditorias Ambientales y también debe permanecer perfectamente actualizado en todo momento, por lo que deben estar previstos las modificaciones, cam- bios e incorporacion de nuevos requisitos. También se deben considerar las licencias, permisos y autoriza- ciones administrativas, en las que pueden aparecer particularizados requisitos legales, y otros requisitos a los que la organiza somete voluntariamente. Ejemplo de identificacion de requisites Registro de requisitos legales y otros requisitos Aspecto Requisito Fuente * Gestionar los aceites usados a través de un recogedor autoriza- | ¢ Orden de 28 de do y un gestor autorizado. febrero de 1989, * Respetar las condiciones de por la que se regu- envasado, etiquetado y almace-| la la Gestion de Aceites namiento de los aceites usados. Aceites Usados. usados | ¢ Disponer y conservar, al menos | ° Orden de 13 de durante 5 afios, del justificante | junio de 1990, de entrega de aceite usado debi- gue modifica la damente cumplimentado por el Orden de 28 de recogedor autorizado correspon. | febrero de 1989. diente a cada cesi6n de aceite. Resulta de vital importancia poseer este registro de requisitos impues- tos por la ley o de car&cter voluntario a la hora de implantar, revisar y mejorar un SGA ya que fija el alcance minimo que éste debe abarcar. Por ello, es esencial la existencia de un responsable que tenga un profundo conocimiento de la legislacion medioambiental aplicable a la 98Plenificacién de la Implantacién organizacién y que, mediante la via que haya elegido la organizaci6n asegure su correcta aplicacion. 4.6.2. Actualizaci6n de los req El seguimiento de la normativa medioambiental puede ser reali- zado por personal interno de la propia organizaci6n o recurrir a la contrataci6n de servicios juridicos externos especializados. E! reali- zarlo de un modo u otro va a depender de los medios de los que dis- ponga la organizacién, tanto materiales como humanos. Publicaciones sobre normativa medioambiental Diario Oficial de la Union Europeas (DOUE) La Unién Europea es la principal fuente emisora de normas medioambientales, cuya finalidad es armoni- zar las legislaciones de los Estados miembros y esta- blecer unas condiciones minimas para todos ellos. El DOUE se compone de las series L y C, un suple- mento S y un Anexo con Debates del Parlamento Europeo. Los actos legislativos y regulaciones (directivas, reglamentos, etc.), se publican en la Serie L. Se puede consultar a través de: http://europa.eu.int/index_es.htm Boletin Oficial det Publica todos los actos juridicos de aplicacién en el ambito estatal y las normas con rango de Ley que publicaciones "ce, afectan sélo a algunas Comunidades Auténomas. Se puede consultar a través de: www.boe.es Boletines Publican las normas de ambito autondmico, provin- Oficiales de las cial y municipal. CCAA y Se pueden consultar a través de: Provincias www.boe.es, ‘es /iberlex, Se puede optar por consultoras expertas en la mate- Gives ria que ofrecen un servicio personalizado a la empre- sa 0 que proporcionan acceso a través de Internet a bases de datos de legisiacion y jurisprudencia per- manentemente actualizadas. 99Audiorias Ambientales 4.6.3. Fallos mas comunes detectados en auditorias Durante las auditorias se suelen encontrar desviaciones del siste- ma relacionadas con el punto requisitos legales y otros requisitos. Fallos mas habituales Se enumeran las disposiciones aplicables, pero no se enumeran los requisitos concretos. No se identifican otros requisitos. Se identifican requisitos no aplicables. El procedimiento no detalla el proceso de gestién de los datos. No incluyen requisitos derivados de permisos, licencias, autorizaciones. 4.7. OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES La ISO 14001, indica en el apartado 4.3.3. Objetivos, metas y pro- gramas, que la organizacién debe establecer unos objetivos ambien- tales y llevarios acabo a través del establecimiento de programas de gesti6n ambiental. Requisitos ISO 14001 en cuanto a objetivos y metas ambientales * Establecer y mantener documentados objetivos y metas ambientales coherentes con: — La politica ambiental. — La mejora continua. * Se deben tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos y los aspectos ambientales significativos. Ademas, se deben considerar las opciones tecnolégicas y los requisitos financleros, operacionales y de negocio de la organizaci6n, asi como la opini6n de las partes interesadas. 100Planificacién de la Implantacién Cuando una organizacién contemple sus opciones tecnolégicas, puede considerar el uso de la mejor tecnologia disponible cuando sea econémicamente viable, eficiente desde el punto de vista de los cos- tes, y Se juzgue apropiada. La referencia a los requisitos financieros de la organizaci6n no sig- nifica que las organizaciones estén obligadas a emplear metodologias para la contabilidad de costes medioambientales. Las politicas ambientales de las organizaciones suelen llevar aso- ciados principios 0 compromisos de tipo general en cuanto a actua- cién y comportamiento medioambiental. Los objetivos y las metas se diferencian en su extensién y nivel, un objetivo se deriva directamente de la politica ambiental de la organi- zacién, posee un alcance global y suele ser publicado. Dicho objetivo se puede subdividir en una o varias metas, necesa- rias para alcanzarlo, que s6lo se conocen a nivel interno. Ejemplo de objetivos y metas ambientales Politica Objetivo Meta Reducir e! consumo de agua en un 5% respec- to al afio 2004. Promover la disminu- ci6n del consumo de recursos naturales. Reducir el consumo de agua. Gestionar de forma adecuada e! 100% de los trapos impregna- dos en aceite. Reducir un 5% su gene- racion respecto al 2004. Gestionar de forma adecuada los trapos impregnados en aceite y reducir su generaci6n. Promover la disminu- cién de la generacion de residuos. 101Auditorias Ambientales 4.7.1. Factores a tener en cuenta para fijar los objetivos y metas Los objetivos deben ser definidos por la organizaci6n de modo que sean coherentes y perfectamente factibles. 7 Pautas a seguir para definir los objetivos * Han de estar de acuerdo y ser coherentes con la politica ambiental de la organizaci6n. * Deben tener en cuenta la legislaci6n que afecta a la organizaci6n en materia medioambiental. * Tendrén en cuenta la incorporacién de las Mejores Tecnologias Disponibles y de las Mejores Practicas Medioambientales. * Siempre supondraén una mejora positiva para la organizaci6n respecto a su comportamiento medioambiental, prevendran y reduciran los efectos medioambientales negativos. * Deben ser cuantificables, en la medida de lo posible. * Pueden estar relacionados con cualquier aspecto que la organizacién considere, pero siempre se han de tener en consideraci6n los aspectos ambientales de importancia relevante. * Han de ser factibles para la organizacion, tanto desde el punto de vista econémico, como en cuanto al tiempo que va a llevar su cumplimiento. Cuando la organizacién deja establecidos los objetivos y metas ambientales en el marco del SGA, es importante realizar la evaluaci6n y seguimiento de su nivel de cumplimiento, asi como encargarse de que sean conocidos y entendidos en todos los niveles de la orgat zacion. Es recomendable que antes de establecer los objetivos y metas, la direccién de la organizacién consulte al personal acerca de las posi- bles mejoras, esto le proporcionara una visién mas realista de los resultados que se pretenden alcanzar y de cémo hacerlo. 102Planificacién de Ja Implantacién 4.7.2. Indicadores del cumplimiento de objetivos y metas Para comprobar el cumplimiento de los objetivos y metas esta- blecidos, es conveniente establecer unos indicadores, que no siem- pre tienen que ser cuantificables 0 numéricos, aunque es lo mas habitual. Caracteristicas de Jos indicadores * Ser representativos del comportamiento ambiental. © Reflejar cambios de los impactos ambientales. © Permitir realizar comparaciones. * Ser claros, comprensibles para el usuario y facilmente medibles. * Permitir que se determinen a intervalos suficientemente cortos, para que en caso de desviaci6n se pueda actuar a tiempo. Ejemplo de indicadores para objetivos Objetivo Indicador Incrementar en un 1% la eficacia del | Consumo mensual de fueloil (litros) fueloil. Bienes producidos al mes (kg) Reducir el consumo de papel de fotoco- piadora por empleado y afio por debajo de 4,000 hojas. Consumo de papel de fotocopiadora Empleado 4.8. PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL La creaci6n y la utilizaci6n de uno 0 mas programas es un elemen- to clave para la implantacién adecuada de un SGA. 103Auditorias Ambientales El programa de gestién ambiental es el documento en el que se detalla la planificacién de las actuaciones previstas, que van a lle- var al correcto desarrollo de cada uno de los objetivos y sus corres- pondientes metas. Los programas de gestién ambiental deben incluir unos contenidos minimos establecidos por la norma en su apartado 4.3.3. Objetivos, metas y programas. Requisitos ISO 14001 de los programas de gestion ambiental * Deben incluir, para los objetivos y metas establecidos: — Asignacién de responsabilidades. — Medios para realizarios. — Plazos para lograrlos. * Deben mantenerse actualizados. Otros datos que se pueden considerar en el programa * Procedimientos que permitan realizar cambios conforme avanza el pro- ceso. * Métodos que permiten medir el grado de cumplimiento del programa, indicadores. * Calendario de seguimiento de los objetivos y metas. * Mecanismos de correcci6n. El programa puede incluir, cuando se considere necesario, consi- deraciones acerca de las etapas de planificacion, disefo, producci6n, marketing y desecho, tanto para las actividades, productos y servicios actuales como para los nuevos. 104Planificacién de la Implantacién El programa debe ser revisado de forma periédica por la organizaci6n, por si fuese necesario incluir alguna modificacion de sus contenidos. Se debe dejar constancia documental tanto de las revisiones como de las acciones de seguimiento o de los cambios realizados. Ejemplo de programa ambiental Programa ambiental OBJETIVO: Gestionar de forma adecuada los trapos impregnados en aceite y reducir su generacién. Meta Programas Plazo | Medios | Responsable * Comprar contenedo- Gestionar de | res adecuados y man- forma adecua-| _tenerlos perfectamen- da el 100% de| te identificados paral 4*S€™NA) 5 p99 a los trapos | desechar los trapos. e ee euros elerte impregnados |+ Contratar un gestor en aceite. autorizado para que| los retire. Reducir un 8% | Concienciar a los emplea- la generacion | dos del taller para que | ., Impartir de trapos man-| utilicen adecuadamente | 7 8°28 | charg a | Responsable de marzo de Medio chados de {los trapos y las depositen) ‘2 Togs | personal | f° Niece aceites respec-| en el contenedor corres- del taller. ° to al 2004, pondiente KoA! SVN 4.8.1. Fallos mas comunes detectados en auditorias Durante las auditorias se suelen encontrar desviaciones del siste- ma relacionadas con los objetivos, metas y programas. 105Auditorias Ambientales Fallos mas habituales * Se enumeran objetivos que no llevan a ninguna mejora. * NingGn objetivo es un fin medioambiental, todos son requisitos de implantacion del SGA o requisitos legales. * No se produce claramente el desarrollo Politica > Objetivos > Metas. * Se marcan objetivos no realistas y adecuados a la situaci6n de la orga- nizacion. * Personas que figuran en el programa desconocen sus responsabilidades. * No se incluyen los recursos y medios que la organizaci6én pone para la consecuci6n de los objetivos. * No se desarrolla alguno de los objetivos en el programa. * No se cumple alguno de los requisitos de! programa y no se analiza el por qué. 4.9. DOCUMENTACION DEL SISTEMA A continuacién se muestra un ejemplo de redaccién de un procedi- miento de identificacion, evaluaci6n y registro de aspectos ambientales. 106Planificacién de fa Implantacién PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, ['| H Hi EVALUACION Y REGISTRO Edicion: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES: Pagina x de y CONTROL DE MODIFICACIONES: Edici6n Fecha Modificacién Pagina 00 Creacién del documento Todas INDICE: OBJETO. . ALCANCE. . DOCUMENTACION DE REFERENCIA. . GENERALIDADES. . DESARROLLO. 5.1. Identificacion. 5.2. Evaluaci6n. 5.2.1. Evaluaci6n en condiciones normales. 5.2.2, Evaluacién en condiciones anormales y de emer- gencia. 5.2.3. Definicién de criterios de evaluaci6n. 5.3. Actualizacion. 6. REGISTROS Y ANEXOS. ORONE ELABORADO REVISADO APROBADO Responsable de Calidad Gerente Gerente Fecha: Fecha: Fecha: 107Auditorias Ambientales PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, H Hi Hi EVALUACION Y REGISTRO Edicion: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES Pagina x de y iL OBJETO. Establecer la sistematica a seguir para identificar y evaluar los aspectos ambientales de sus actividades que generen un impacto sobre el medio ambiente. ALCANCE. Este Procedimiento es aplicable a todas las actividades de la empresa que pueden causar un impacto ambiental, incluyendo las actividades auxiliares de limpieza, actividades desarrolla- das en oficinas, mantenimiento o transporte, tanto en condi- ciones normales, anormales y de emergencia. DOCUMENTACION DE REFERENCIA. * Manual de Gestién Ambiental de TRIPLE H. * Procedimiento de Control de los Registros (PG-5.4-01). GENERALIDADES. Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizaci6n que puede interactuar con el medio ambiente. Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso 0 beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos y servicios de una organizaci6n. Condiciones normales de funcionamiento: Son aquellas que se producen en una etapa del proceso con asiduidad, es decir, durante la actividad diaria de la empresa. Si alguna etapa o actividad se realiza en dias alternos o semanalmente, ésta se considerara condicion normal. Condicién anormal de funcionamiento: Son aquellas realiza- das por paradas, arranques y todas aquellas que se trata de 108Planificacién de la Implantacién PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, [a] H H EVALUACION Y REGISTRO Edicién: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES Pagina x de y mantenimiento de equipos, maquinas de trabajo e instalacio- nes. Como criterio general se entendera que una operaci6n se da en condiciones anormales si su frecuencia la convierte en semestral 0 mas espaciada en el tiempo, aunque se trate de una operaci6n sistematica y prevista. Condicién de emergencia: Son aquellas condiciones que, no estando englobadas en las dos clasificaciones anteriores, puedan producirse de forma accidental, producto de alguna fuga, vertido, incidente, etc. Es decir, se incluiran las situa- ciones que en principio no estan previstas como sistemati- cas. DESARROLLO. 5.1. Identificacion. En primer lugar, para la identificacién de los aspectos ambientales se deben listar las actividades desarrolladas por la empresa, y sean de fabricacién o auxiliares. El Responsable de Medio Ambiente identificara los aspec- tos ambientales a través del formato “Identificacion de Aspectos Ambientales” (PG-3.1-01-01). En dicho formato, listara las actividades desarrolladas, ya sean de fabrica- cién, como auxiliares (limpieza, mantenimiento, etc.). Para cada una de las actividades desarrolladas se determina- ran aquellos aspectos ambientales que puedan producir un impacto ambiental. Se consideraran los siguientes aspectos ambientales: ° Emisiones a la atmésfera. * vertidos liquidos. 109Auditorias Ambientales PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, H Hi H EVALUACION Y REGISTRO Edicién: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES: Pagina x de y 5.2. ¢ Generaci6n de residuos. * Generaci6n de ruidos. ¢ Afeccidn al suelo. Consumo de materias primas y recursos naturales (agua, energia, combustibles, etc.). La identificacién de los aspectos ambientales se realiza sobre actividades Ilevadas a cabo en condiciones norma- les y anormales, asi como en previsibles situaciones de emergencia. La distincion entre las distintas condiciones se efectuaré mediante las letras N = condiciones norma- les, A = condiciones anormales y E = situaciones de emergencia. Cabe tener en cuenta que los aspectos ambientales iden- tificados pueden generar distintos efectos o impactos. Por ejemplo, un vertido liquido contaminante puede afec- tar a la calidad de las aguas o contaminar el suelo del emplazamiento. Evaluacion. La evaluaci6n de los aspectos ambientales detectados se realiza con el objeto de identificar aquellos que resul- ten significativos y que por tanto deban ser objeto de con- trol y mejora. Dicha evaluaci6n se realiza para todos los aspectos iden- tificados en cada una de las etapas o fases de las acti- vidades de la empresa y tanto en condiciones normales. de funcionamiento como en condiciones anormales y/o de emergencia. 110Plonificacién de la Implantacién HHH PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO Edicién: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES Pagina x de y 5.2.1. Evaluacién en condiciones normales. La evaluacién de los aspectos ambientales es llevada a cabo por el Responsable de Medio Ambiente y la realizara de acuerdo a unos crite- rios que establecen su importancia y que permi- ten valorarlos convenientemente. La valoraci6n interna del efecto considerado se obtiene por la suma de las puntuaciones asigna- das a una serie de criterios de valoraci6n. Los valores dados a los distintos criterios de valo- racion proporcionan el grado de significacién de los mismos, y han sido representados mediante un namero comprendido en un rango de variacién que oscila entre 1 y 3 6 6 en funcion del criterio a eva- luar, siendo 3 6 6 la situacién mas desfavorable. La tabla de criterios de valoracién de aspectos ambientales en condiciones normales se refleja en la tabla I. La valoracién del efecto dara como resultado un valor dentro de una escala cuyo nimero minimo es de 5 (condiciones normales) y 6 (condiciones anormales y de emergencia) y el maximo es 18 (condiciones normales) y 21 (condiciones anor- males). Esta valoracion permite evaluar objetiva- mente los distintos aspectos ambientales, obte- niendo un namero a partir del cual realizar una priorizaci6n de los aspectos significativos, en los que habra que centrar los esfuerzos de mejora. Se consideraran significativos aquellos aspectos que alcancen una puntuaci6n superior a 8. 11Auditorias Ambientales HHH PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO Edicion: 0 DE ASPECTOS: AMBIENTALES Pagina x de y La evaluaci6n de los aspectos ambientales se registraraé’ en el Registro de Aspectos Ambientales (PG-3.1-01-02), donde para cada actividad se evaluaran dichos aspectos. El control de los aspectos ambientales significati- vos, asi como la gestion de las actividades que los originan, se realiza mediante el control opera- cional referido en el Manual de Gestion Ambiental y los procedimientos que los desarrollan. 112Planificacién de la Implantacién HHH PROCEDIMIENTO GENERAL DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO DE ASPECTOS AMBIENTALES PG-3.1-01 Edicion: 0 Pagina x de y Tabla I. Criterios de valoracion de aspectos ambientales en condicio- nes normales CRITERIOS VALORACION IMPACTO AMBIENTAL * Muy bajo * Bajo. © Medio... * Alto * Muy alto * Considerable OoRwKK CANTIDAD/VOLUMEN * Bajo. * Medio + Alto. FRECUENCIA ° Media .. * Alta. * Baja (esporadicamente). INCIDENCIAS/QUEJAS, * Nose han dado quejas * Se han dado no por escrito * Se han dado por escrito . GRADO DE CONTROL SOBRE EL ASPECTO * Bajo. * Medio * Alto. 113Auditorias Ambientales PROGEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO DE ASPECTOS AMBIENTALES, Pagina x de y 5.2.2. Evaluaci6n en condiciones anormales y de emer- gencia. La identificacion de las posibles condiciones anormales (mantenimiento, paradas, arranques, etc.) y/o de emergencia es realizada por el Responsable de Medio Ambiente. Para la evaluaci6n de los aspectos ambientales de dichas condiciones, se utilizaran los criterios establecidos en la Tabla II. Siguiendo la misma sistematica que para las situaciones normales. 4Planificacién de la Implantacién PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01, DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO Edicion: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES: Pagina x de y Tabla Il. Criterios de valoracién de aspectos ambientales en condicio- nes anormales y/o de emergencia CRITERIOS VALORACION IMPACTO AMBIENTAL Muy bajo .... DARONE cece CANTIDAD/VOLUMEN . © Improbable... PROBABILIDAD * Poco probable * Probable... * No se han dado quejas.. INCIDENCIAS/ : QUEIAS Se han dado no por escrito * Se han dado por escrito GRADO DE CONTROL SOBRE EL ASPECTO * Bajo * Medio * Alto ... RECUPERABILIDAD W5Auditorias Ambientales PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO Edicion: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES Pagina x de y §.2.3. Definicién de criterios de evaluacién. Se entienden los criterios definidos para la eva- luaci6n de los aspectos ambientales, de la siguiente manera: IMPACTO AMBIENTAL: Consecuencias ambien- tales que tiene o podria tener un determinado aspecto ambiental de acuerdo a su actual situa- ci6n en la empresa y en base a su gravedad para el medio (amplitud de! medio afectado, inciden- cia sobre los recursos naturales y sobre la vida, recalcitrancia, biodegradabilidad, etc.). Considera la siguiente clasificacién de los aspec- tos ambientales en funcién de su impacto real o posible: — Muy alto: Aspectos de reconocida muy alta peligrosidad (metales pesados, tricloroetile- no, pesticidas, etc.). — Alto: Aspectos de alta peligrosidad (resi- duos sanitarios, resto de residuos y pro- ductos quimicos, vertido de aguas resi- duales). — Considerable: Emisiones a la atmésfera. — Moderado: Aguas sanitarias, residuos iner- tes, residuos urbanos y municipales. — Bajo: Ruidos, consumo de energia, agua y materias primas, — Muy bajo: Aspecto visual negativo. 116Planificacién de la Implantacién PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO Edici6n: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES Pagina x de y CANTIDAD/VOLUMEN: Cantidad de residuos, emisiones, consumos, etc., a que da lugar un determinado aspecto ambiental y teniendo en cuenta la evolucién de dicho aspecto valorada en base a los datos numéricos hist6ricos de los que se disponga. Se valorara la variacién (crecimien- to, decrecimiento 0 estabilidad) respecto al diti- mo control efectuado del indicador (concentra- cién de contaminante o consumos) respecto a producci6n. Para proceder a la cuantificaci6n se seguira el siguiente criterio: — Alto: Relacién contaminante o consumo/pro- duccién superior en mas de un 1% respecto a la relacién obtenida en el Gitimo control realizado. — Medio: Relacién contaminante o consu- mo/produccién igual o mayor, como maxi- mo un 1% respecto a la relacién obtenida en el ultimo control realizado. — _ Bajo; Relacién contaminante o consumo/pro- duccién menor a la obtenida en el Gltimo con- trol realizado. En caso de no disponerse de datos histéricos, la puntuaci6n de este criterio sera la de “Medio”. En caso de que de un aspecto se posean datos de diferentes parametros (emisiones atmosféri- cas, vertidos) se tomara para valorar el aspecto 117Auditorias Ambientales HHH PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO Edicion: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES Pagina x de y aquel parametro que mas se aproxime a los limi- tes legales establecidos. FRECUENCIA: Frecuencia de ocurrencia de un determinado aspecto ambiental en relacién al total de horas de una jornada de trabajo normal: — Bajo: Se presenta con una frecuencia infe- rior al 25% de tiempo de funcionamiento de la actividad. — Medio: Se presenta con una frecuencia entre el 25 y el 75% del tiempo de funcio- namiento de la actividad. — Alto; Se presenta con una frecuencia supe- rior al 75% del tiempo de funcionamiento de la actividad. INCIDENCIAS/QUEJAS: Niamero de incidencias o quejas que han sido recibidas en la empresa relativas al aspecto ambiental desde el comien- zo de la implantaci6n del Sistema de Gesti6n. GRADO DE CONTROL SOBRE EL ASPECTO: ‘Se valorara en que medida la organizacion puede actuar para el control de cada aspecto ambien- tal, en relacién a las mejores practicas existen- tes en la actualidad (tecnologias disponibles, conocimientos cientifico - técnicos, etc.). Aqui se considerara también la viabilidad economica del control sobre el aspecto para la empresa. 118Planificacién de la Implantacién | HHH PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO Edic 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES Pagina x de y Bajo: Para eliminar el aspecto o reducir sus efectos deberia modificarse de forma sensible la actividad o el proceso habida cuenta de las tecnologias disponibles. Deberian realizarse inversiones superiores a 6.000 €. Medio: Existen mejores tecnologias disponi- bles para eliminar o reducir los efectos del aspecto ambiental. No se aplican y para su aplicacién son necesarias inversiones com- prendidas entre 3.000 y 6.000 €. Alto: Existen mejores tecnologias disponi- bles para eliminar o reducir los efectos del aspecto ambiental. Se aplican 0, para su aplicacién se requieren inversiones inferio- res a 3,000 €. Para la valoracién en condiciones de emergencia dicho control podra ir orientado tanto a evitar que se produzca un accidente/incidente medioambien- tal, como al control de sus consecuencias si se produjera. PROBABILIDAD: Estimacion de la frecuencia de manifestacién del aspecto en evaluaci6n, en base a datos hist6ricos, observacion, incidentes previos o estudios de riesgo, bibliografia, etc.: Improbable: Suceso que es practicamente imposible que se manifieste. 119Auditorias Ambientales HHH PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01 DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y REGISTRO Edicion: 0 DE ASPECTOS ‘AMBIENTALES Pagina x de y Poco probable: Suceso cuya aparicién si bien no es usual, tampoco es totalmente descartable. Probable: Suceso cuya aparicion puede ser esperable. RECUPERABILIDAD: Grado de dificultad en la asimilacion/recuperaci6n de la alteracién causa- da en el medio ambiente o en el medio receptor que se consigue bien por mecanismos naturales, bien por acci6n humana: Facil: La alteracién que produce puede eli- minarse/minimizarse bien por accién natu- ral, bien por accién humana facilmente. Posible: La alteracién que produce puede eliminarse/minimizarse por procesos natu- rales 0 accién humana, siendo necesarias actividades extraordinarias para su recupe- racion y minimizaci6n. Dificil: La alteracién producida es imposible o extremadamente dificultosa de reparar o restaurar tanto por acci6én natural como por accion humana, ya que se requieren activi- dades complejas y costosas para su recu- peracién. Teniendo en cuenta estos criterios y en base a los datos de los que se dispone se realiza la eva- luacion de los aspectos ambientales, asignando 120Planificacién de la Implantacién PROCEDIMIENTO GENERAL PG-3.1-01. DE IDENTIFICACION, H H | EVALUACION Y REGISTRO Edicion: 0 DE ASPECTOS AMBIENTALES: Pagina x de y un valor numérico que pretende reflejar lo mas objetivamente posible dichos datos, segiin se recoge en los apartados precedentes de éste Procedimiento. 5.3. Actualizacion. Con el fin de garantizar la mejora continua del Sistema de Gesti6n Ambiental, el Responsable de Medio Ambiente, en funcién del logro de los objetivos y metas ambientales del afio en curso, podra establecer un nuevo limite de valoracion. La identificacion y evaluaci6n de aspectos ambientales se revisara para asegurar su adecuaci6n a la realidad de la organizacién siempre que concurra alguna de las siguientes situaciones: « Haya cambios en las actividades, productos 0 servicios que causen 0 puedan causar un impacto ambiental. * Se inicien nuevas actividades. * Consecucién de objetivos y metas, de forma que se elimine o reduzca un determinado aspecto. « Lo considere necesario el Responsable de Medio Ambiente. 6. REGISTROS Y ANEXOS. IDENTIFICACION DE ASPECTOS AMBIENTALES (PG-3.1-01-01) ANEXO REGISTRO DE ASPECTOS AMBIENTALES (PG-3.1-01-02) ANEXO 121Auditorias Ambientales VIONJOUING 3G S3NOIOVALIS = 3 STIVNUONY S3NOIDIGNOD = ¥ STIVWYON S3NOIOIGNOO = N reypay quar sod opegoidy eyoay aqualquiy oIpay ap aiqesuodsoy uuod opesoge|y sewd OsOlAIed sor tensa _|seuorew! eyzau3| ensy couoyoeaqya| ofens 12 ON, osodiijad} oseo0ig | eueyueS seousysoune g 90} opoeduuy ‘sojeanjeu Asopiny | uosoayy |" sonpisas ‘sajenpisai souoiswa | >| avauoy sosinga1 ownsuog uperousg | sende sopni9n : SOQVIDOSV SFIWLNIISINY SOLOAdSY A ap x eufied 0 ‘uoloIpa, STWLNSISWY SOLOAdSY 3d NOIDVOISILNAGI H H H TotOT'e-od 122Planificacién de fa Implantacién 0d opeqoidy reygeg aquaia9, reyoay aqualquy oIpaw 99 alqesuodsoy siod opeiogerg :su0}eA 19890 tere, |pepmyqerednooy eyouansad stort] A ame oa" /eeousprou | /peingenoid ‘uawinjon /pepnueg lewuejquieo;pey oyoedwu NQIOWNINAd o10adsv aVaIALLOV Aap x eulsed ‘0 ‘ug}9}p3, ZOTOTEDd SUVINIIGWVOIGAN SOLO3dSV 3d OULSIDIY 1235. IMPLEMENTACION Y OPERACION DEL SGAImplementacién y Operacién del SGA Implantar un Sistema de Gestion Ambiental en una organizacion implica un compromiso por parte de todos los integrantes de la misma, sobre todo de la alta direcci6n que, entre otras funciones, es la encar- gada de designar los responsables en materia medioambiental. La alta direccién, asimismo es la que debe detectar las necesida- des de formaci6n y garantizar la capacitacién de sus empleados para cada uno de los puestos de la organizacién. Debe asegurar que exis- te una comunicacién interna adecuada tanto a nivel interno como externo y la documentaci6n adecuada para que la implantacion del sis- tema tenga lugar con éxito. 5.1. OBJETIVOS Adquirir las competencias relacionadas con la implantaci6n y el fun- cionamiento de un SGA. 5.2. CONOCIMIENTOS * Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. * Competencia, formacién y toma de conciencia. ¢ —Comunicacién. ¢ Documentacién del SGA. Control de la documentacion. Control operacional. Preparaci6n y respuesta ante emergencias. 5.3. DOCUMENTACION DEL SISTEMA ¢ Procedimiento general de formaci6n. * Procedimiento de elaboraci6n y control de la documentacion. * Procedimiento de control operacional. 127Auditorias Ambientales * Instruccién técnica de almacenamiento, carga y descarga de gasdleo. * Plan de actuacién ante emergencias/accidentes medioambien- tales: fuga o derrame de gasdleo. 5.4, RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Para llevar a cabo la implantacién de un SGA, se deben distribuir, asignar y definir la estructura y las responsabilidades para todas las areas y tareas de la organizacién, aunque éste no debe apartarse de la estructura general de la empresa, sino que debe integrarse en ella y no crear una estructura paralela. La Norma UNE EN ISO 14001 establece ciertos requisitos en cuan- to a la estructura y responsabilidades que se deben asignar dentro de la organizaci6n que desee implantar un SGA, indicados en su aparta- do 4.4.1. Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad. Requisitos ISO 14001 asociados a los recursos, funciones, tesponsabilidad y autoridad Definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad. La alta direccién debe: — Asegurarse de la disponibilidad de recursos, tanto humanos como materiales. — Designar uno 0 varios representantes con responsabilidades y auto- ridad definidas para la implantacién del SGA. Tanto los empleados como la direccién de la organizacién, han de estar totalmente implicados en la implantacién del SGA para que se lleve a cabo con éxito, por lo que las responsabilidades no corresponden Gnicamente a los encargados directos de temas 128Implementacién y Operacién del SGA medioambientales, sino que todos los miembros de la organizaci6én y cualquiera que trabaje en su nombre se ven involucrados. De todos modos, las responsabilidades directas deben estar per- fectamente definidas, con la autoridad debida para la implantacion y mantenimiento del sistema. El modo de hacerlo depende de cada organizacion. El compromiso debe empezar por la alta direccién, quien tiene ademas, la responsabilidad de: e Establecer la politica ambiental. e Asegurar que el SGA se implanta. e Revisar periédicamente el SGA. La estructura de la gestién ambiental en el organigrama de una empresa puede ser muy distinto en funcién de la misma, ya que debe estar adaptado a ella. La ISO 14001 no especifica ningin requisito en cuanto a la posi- cién en el organigrama del Departamento de Medio Ambiente y su relacién con otras funciones 0 componentes organizativos, sino que simplemente exige el nombramiento de uno o varios representan- tes de gestién con responsabilidades y autoridad definidas y docu- mentadas en cuanto al SGA, independientemente de otras respon- sabilidades. Funciones y responsabilidades del representante de Ia direccion * Asegurar que los requisitos del SGA estén establecidos, implantados y mantenidos al dia de acuerdo a la ISO 14001. * Informar del funcionamiento del SGA a la alta direccion para su revi incluyendo las recomendaciones para la mejora. 129Auditorias Ambientales Las responsabilidades medioambientales se pueden distribuir de diversas formas dependiendo de cada caso concreto y de cada orga- nizacién, aunque deben estar perfectamente definidas en todos los niveles, desde las correspondientes a la alta direccin hasta el ultimo empleado de la empresa. Dicha asignacién se puede hacer a través del manual, los procedimientos 0 instrucciones de trabajo. 5.4.1. Fallos mas comunes detectados en auditorias En las auditorias, se suelen detectar desviaciones del sistema rela- cionadas con la asignacién de responsabilidades y funciones. Fallos mas habituales * Existen funciones que no tienen asignado un responsable. * Designar responsabilidades contradictorias para el mismo puesto en distintos documentos. * Denominar el mismo puesto de forma diferente en los distintos docu- mentos. 5.5. COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA La base de una organizacién y de cualquier Sistema de Gestién esta constituida por los recursos humanos que posee. Por ello resulta de vital importancia la formacién, la implicacion en alcanzar las metas propuestas, la sensibilizacién y la competencia profesional de todo el personal integrante de la organizacion. Implantar un SGA supone, entre otras cosas, dotar a la empresa de mecanismos y procedimientos documentados que aseguren que todo el personal conoce: 130mplementacién y Operacién del SGA e La politica ambiental. Los objetivos y las metas ambientales trazadas. Las funciones y responsabilidades definidas. Los impactos potenciales que puede generar la actividad rea- lizada. Asimismo, es preciso un modo de identificar cuales son las nece- sidades de formacién y llevar a cabo una formacién adecuada. En este sentido, la ISO 14001 establece, en el punto 4.4.2. Competencia, formacién y toma de conciencia, ciertos requisitos para el aseguramiento de que cualquier miembro de la organizacion o perso- na que trabaje en su nombre, cuya actividad pueda causar un impacto ambiental significativo, tenga una competencia profesional adecuada. Requisitos ISO 14001 para Ia competencia, formacion y toma de conciencia Asegurar la competencia profesional adecuada de los miembros de la organizacion o cualquiera que trabaje en su nombre, cuya actividad pueda causar impactos ambientales. Mantener registros que demuestren esa competencie profesional. Identificar las necesidades de formacién relacionadas con los aspectos ambientales. Proporcionar formacion y emprender acciones formativas para satisfa- cer las necesidades detectadas. Registrar las acciones formativas realizadas. Establecer y mantener un procedimiento para que los miembros de la organizaci6n o cualquiera que trabaje en su nombre tomen conciencia de: — La politica, los procedimientos y requisitos del SGA. — Los aspectos ambientales significativos, impactos ambientales rea- les y potenciales y beneficios ambientales de un mejor comporta- miento personal. — Sus funciones y responsabilidades hacia el SGA. — Las consecuencias de no cumplir las directrices de los procedimientos. 131Auditorias Ambientales 5.5.1. Personal implicado El personal que lleve a cabo funciones que puedan causar impac- tos ambientales significativos debe tener una competencia profesio- nal adecuada para ello, basada en una formaci6n o experiencia apro- piada. La organizacién también debe exigir a los contratistas que trabajen para ella que sus empleados poseen la formacién adecuada. La formaci6n y competencia profesional involucra a toda la organizacion Alta Direccion Se formar de cara a sensibilizarse con la importan- cia de la gestion ambiental con un enfoque estratégi- co y con el fin de comprometerse con la politica ambiental de la organizaci6n. Todo el personal Recibira formacién de cara a sensibilizarse con los problemas medioambientales en general, con el fin de obtener su compromiso con la politica ambiental, sus abjetivos y sus metas y para fomentar un sentimiento individual de responsabilidad medioambiental. Personal con responsabilidades en el SGA Deben recibir formacion que mejore su capacitacién para ejercer dicho puesto, de modo que los resulta- dos se vean incrementados. Personal cuya actividad puede generar impactos ambientales significativos Deben recibir formacién para que sus actuaciones garanticen la conformidad con los procedimientos establecidos, exigencias internas y de tipo reglamen- tario. 132Implementacién y Operacién del SGA 5.5.2. La competencia profesional La competencia profesional se basa en la educacion, formaci6n, habilidades y experiencia apropiadas. Es preciso que el personal que realiza actividades que puedan con- llevar alguna repercusi6n sobre el medio ambiente, esté adecua- damente capacitado para desempefiar dicha tarea. También se debe considerar a las subcontratas u otras personas que trabajen en nombre de la organizacién. Los requisitos necesarios para llevar cabo estas actividades, deben estar perfectamente definidos y los empleados que las realizan han de estar adecuadamente formados, lo que sera demostrado docu- mentalmente, y a través de la realizacién de evaluaciones periédicas que demuestren la competencia del personal. Para identificar las necesidades de cada puesto se ha de hacer una descripcién del mismo, en el que se incluira una definicion de las responsabilidades y otros requi s de importancia. En él se detallaran las necesidades de formaci6n y capacitacién para ejecu- tarlo. 133Auditorias Ambientales Ejemplo de perfil de puesto PERFIL DE PUESTO Responsable de Calidad y Medio Ambiente Puesto de Trabajo Departamento de Calidad y Area/Departamento Medio Ambiente Dependencia directa de: Gerencia Funciones: * Asegurarse de que se establece, implementa y mantiene el Sistema de Gestion de la Calidad y Medio Ambiente. * Informar a la alta direccién sobre el desempefio del Sistema de Gestion de la Calidad y Medio Ambiente. * Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de los requi- sitos del cliente en todos los niveles de la organizacién. * Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de la politica ambiental. + Todas las funciones que le asigne el Sistema de Gestion de la Calidad y Medio Ambiente. Requisitos basicos necesarios: * Formacion en Sistemas de Gestion de la Calidad segin UNE EN ISO 9001:2000, al menos 50 horas. * Formacién en Sistemas de Gestién Ambiental segin UNE EN ISO 14001:2004, al menos 50 horas. * Conocimiento del Sistema de Gestién de la Calidad y Medio Ambiente implantado en la organizacion. 5.5.3, Formacion La organizaci6én debe identificar y evaluar cualquier diferencia entre la competencia necesaria para realizar una actividad y la que posee la persona que la desarrolla o va a ser requerida para realizarla. 134mplementacién y Operacién del SGA Los métodos para satisfacer las necesidades de formaci6n pue- den ser muy variados: *® Organizacion de cursos internos. * Realizacion de reuniones periédicas. e Asistencia a jornadas o seminarios. e Realizaci6n de cursos externos. Se debe disponer de un registro que recoja la formacién académi- ca del trabajador y los cursos recibidos, asi como de documentos que dejen constancia de la misma. Dependiendo del tipo de puesto de trabajo, de la fase en la que se encuentre la implantacién del Sistema de Gestién Ambiental y del per- sonal que desarrolle cada actividad, las necesidades de formaci6én medioambiental seran diferentes. No sélo es preciso dedicar recursos a la formaci6n durante el periodo de implantaci6n del Sistema, sino que se deberia asegurar la formaci6n continua de todo el personal, a través de mecanismos planificados de antemano, por ejemplo elaborando planes o progra- mas de formaci6n y sensibilizacion. Acciones formativas a incluir en un programa de formaci6n Formaci6n del personal de nueva incorporaci6n. Instruccién por cambio de puesto de trabajo. Instrucci6n por adaptaci6n a innovaciones tecnolégicas o de otro tipo. Formaci6n continua de empleados en temas especificos: — Desarrollo e implantacion del SGA. — Auditorfas a SGA. — Legislacién medioambiental. — Integracion de sistemas, etc. Charlas para la toma de conciencia. 135Auditorias Ambientales Ejemplo de plan de formacion PLAN ANUAL DE FORMACION 2005 Necesidades | Personal | Actividad Realizada detectadas | implicado | programada | Formador | Fecha si | No Curso ontine Abril Jefe 30 h ‘Medio a mantenimiento | Ambiente: ECA mayo Gestion de Residuos”. 2005 Sashanes Charla sobre Personal | la adecuada Jefe | Junio mantenimiento | gestion de mantenimiento | 2005 los residuos. Curso omtine 50h Integracion Responses “Sistemas ECA fae 8 de Sistemas | or Nene | de Gestion Panes dela Calidad” mrrresrr eaes=<=S— O0EOOEOOOEOOONOeOSOs Al final del capitulo se muestra a modo de ejemplo un procedi- miento del sistema de gestién ambiental, tal y como podria ser redac- tado, “Procedimiento general de formaci6n”. 5.5.4. Toma de conciencia La toma de conciencia en materia medioambiental consiste en la transmisi6n del conocimiento medioambiental, creacién y fomento de actitudes favorables con el fin de que los componentes de la organi- zacion se comprometan firmemente con el cuidado del entorno, con- tribuyendo asi a la mejora medioambiental de la organizacion. 136Implomentacién y Operacién del SGA Este proceso de sensibilizacion es clave a la hora de implantar el Sistema. Es muy importante conseguir una sensibilizacién y motiva- cién de todo el personal hacia las cuestiones medioambientales. La organizaci6n debe sensibilizar a todos sus miembros, los sub- contratistas y cualquier persona que trabaje en su nombre, sobre la importancia de cumplir la politica y los requisitos del SGA, y sobre los beneficios de practicar una correcta gestién ambiental y las conse- cuencias de la falta de seguimiento de las directrices establecidas en los procedimientos. EI objetivo radica en lograr la adhesion y respuesta del personal de la organizacion frente al Sistema de Gestién Ambiental. Una vez implantado el sistema, la sensibilizacion puede ser nece- saria en determinados casos 0 para conseguir fines concretos, como puede ser el ahorro de energia, para lo que se llevaran a cabo cam- pafias de sensibilizacién puntuales. Acciones para el estimulo del personal * Programas de divulgaci6n. * Reuniones informativas. * Paneles informativos. * Boletines internos. * Participaci6n del personal. * Buzones de sugerencias para la mejora. * Iniciativas medioambientales. * Reconocimiento al alcanzar objetivos y metas. 5.5.5. Fallos mas comunes detectados en auditorias Durante las auditorias, se suelen encontrar incumplimientos de los requisitos de la Norma y los procedimientos establecidos por la 137Auditorfas Ambientales organizaci6n para el control de las competencias, formaci6n y sensi- bilizacién de los trabajadores. Fallos mas habituales © Desconocimiento del personal sobre las consecuencias de incumplir los procedimientos. * Falta de formacién en los procedimientos de emergencia. © Inexistencia de registros que evidencien el conocimiento o experiencia del personal en areas para las que no hay un procedimiento de trabajo. * Falta de formacion de los responsables del sistema. 5.6. COMUNICACION La comunicacién medioambiental interna y externa es un requisi- to fundamental de un SGA eficaz, regulado por la norma ISO 14001 en el punto 4.4.3. Comunicaci6n. La comunicacién, la informaci6n y participacion piblica son reco- nocidas como una de las bases principales del comportamiento medioambiental de una empresa. Ademas, de cara a la implantacion de un SGA, constituye una importante herramienta de mejora de la efi- cacia del Sistema y de la respuesta de los trabajadores y pdblico en general respecto a la empresa. De este modo, la comunicacién en temas medioambientales puede constituir un distintivo de la empresa, de sus productos y servicios, proporcionando una determinada imagen que puede acarrear conse- cuencias positivas respecto a la competencia. 138Implementacién y Operacién del SGA Requisitos ISO 14001 asociados a la comunicacion © Establecer y mantener al dia procedimientos para: — Comunicar internamente todo lo relacionado con los aspectos ambientales y el SGA. — Recibir, documentar, y responder a las comunicaciones pertinentes de partes interesadas. * Decidir si comunica o no externamente informacién sobre los aspectos ambientales significativos y documentar la decisi6n. * Establecer un método para realizar la comunicacién externa sobre los aspectos ambientales significativos, si se decide realizarla. Factores a tener en cuenta para establecer un método de comunicacién * Tamajio de la empresa. * Complejidad departamental. * Existencia de personal responsable de dicha tarea. * Canales de comunicaci6n que ya existen. * Destinatarios de la informacién. * Naturaleza y necesidades de las partes interesadas con las que esta- blece la comunicaci6n. * Informaci6én que se va a comunicar. 5.6.1. La comunicaci6n interna La comunicaci6n dentro de la organizacién constituye una herra- mienta clave en la implantacién de un SGA, a la hora de conseguir los objetivos marcados por el mismo, ademas de ser una de las exigencias de la Norma ISO 14001. 139Auditorias Ambientales Es importante que la alta direcci6n se involucre para conseguir una buena comunicacion interna en materia medioambiental, ademas debe promover la participacién del resto del personal, teniendo lugar en sentido ascendente, descendente y horizontal. Se debe fomentar un proceso de retroalimentacién y el compromi- so de todos los niveles de la organizaci6n, y recibir y responder las sugerencias e inquietudes de los empleados. Métodos de comunicacién interna * Actas de reuniones. * Tableros de anuncios. * Boletines internos. * Buzones/programas de sugerencias. * Sitios web y correo electrénico. * Reuniones. 5.6.2. La comunicaci6n externa La organizacién debe establecer un procedimiento para la recep- cién, documentacién y respuesta para las comunicaciones pertinen- tes de partes interesadas. Ademas, debe decidir si comunica o no informacién de forma pro- activa sobre sus aspectos ambientales significativos y, en cualquier caso, documentar su decisi6n. Las partes interesadas pueden incluir: Servicios de emergencia. Organismos reguladores y Administraci6n. Vecinos. Organizaciones no gubernamentales. 140Implementacién y Operacién del SGA ¢ Clientes. e Contratistas. ® Inversores. Métodos de comunicacién externa * Discusiones informales. ¢ Organizaci6n de visitas a las instalaciones. ® Didlogo con la comunidad. * Participacion en eventos de la comunidad. * Sitios web y correo electrénico. * Comunicados de prensa. * Publicidad y boletines periddicos. * Informes o declaraciones periédicas. Lineas directas de atenci6n telef6nica. El hecho de que una organizacién posea un buen sistema de comu- nicaci6n con las partes interesadas, demuestra su compromiso con el medio ambiente y sirve de estimulo para mejorar el SGA implantado. Por otra parte, puede ser un instrumento de mercado, ya que exis- te una fuerte tendencia hacia el consumo de productos y servicios con menor repercusi6n sobre el medio ambiente. 5.6.3. El acceso a la informacién medioambiental El Real Decreto Legislative 1302/1986, de 28 de junio, de Evaluaci6n de Impacto Ambiental fue el primer texto legal en el que se contemplaba un tramite de informacién publica. En 1998 se celebré el Convenio de la Comisién Econémica para Europa de Naciones Unidas sobre el acceso a la informacion, la participacién del pdblico en la toma de decisiones y el acceso a la 141Auditorias Ambientales justicia en materia de medio ambiente, conocido como Convenio de Aarhus. La Uni6n Europea firmé el Convenio y se comprometié a adoptar las medidas necesarias para garantizar su correcta aplicacién, surgiendo de esta manera una serie de textos legales: *° La Directiva 2003/4/CE, relativa al acceso del ptiblico a la informacion medioambiental. ¢ La Directiva 2003/35/CE, relativa a la participacién del publi- co en los procedimientos medioambientales. Con el objeto de transponer estas Directivas, se publica la Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regula los derechos de acce- so a la informacion, de participacién piblica y de acceso a la justi- cia en materia de medio ambiente, derogando la Ley 38/1995, 12 de diciembre, y modificando: * EI RDL 1302/1986. * La Ley 16/2002. 142Implementacién y Operacién del SGA Caracteristicas de la Ley 27/2006 Obligaciones de las Administraciones Pablicas * Informar a los ciudadanos en materias ambientales. © Actualizar, difundir y poner a disposici6n del piblico Ia informacion ambiental. © Garantizer que la informacion ambiental se disponga paulatinamente en bases de datos electrénicas a través de redes piblicas de telecomunicaciones. * Garantizar la participacién del pdblico en la elaboracién, modificaci6n y revi- sién de determinados planes y programas relacionados con: — Residuos. — Pilas y acumuladores. — Nitratos. — Envases y residuos de envases. — Calidad del aire. — Aquellas que establezca la normativa autonémica. © Garantizar la participaci6n del piblico en la elaboraci6n, modificacion y revi- sién de las disposiciones de caracter general relacionadas con: — La proteccién de las aguas. — La proteccién contra el ruido. — La proteccién de los suelos. — La contaminacién atmosférica. — Ordenacién del tertitorio rural y urbano y utilizaci6n de los suelos. — Conservacién de la naturaleza, diversidad bioldgica. — Montes y aprovechamientos forestales. — Gestién de los residuos. — Productos quimicos, incluidos los biocidas y los plaguicidas. — Biotecnolo; — Otras emi ambiente. — Evaluacién de impacto medioambiental. — Acceso a la informacién, participaci6n pablica en la toma de decisiones y acceso a la justicia en materia de medio ambiente. — Aquelias otras materias que establezca la normativa autonémica. ones, vertidos y liberacion de sustancias en el medio Excepeiones Quedan excluides del ambito de aplicacién de la Ley los planes, programas y disposiciones, cuyo Gnico objetivo sea la defensa nacional o la proteccién civil en casos de emergencia. 143Auditorias Ambientales 5.6.4. Fallos mas comunes detectados en auditorias Las desviaciones del SGA respecto al punto 4.4.3. Comunicacion suelen ser poco numerosas en las organizaciones. Fallos mas habituales * No se describe en ningin lugar las directrices para cumplir este requisito. * Unicamente se orienta la comunicacién interna desde los responsables hacia el resto del personal. * Se limita inadecuadamente el concepto de parte interesada. * Falta de conocimiento del procedimiento a seguir por parte del personal que con mas probabilidad recibe consultas externas (recepcionistas, comerciales, etc.). 5.7. DOCUMENTACION DEL SGA Todo el SGA ha de estar adecuadamente documentado. Funciones de la documentaci6n del SGA « Describir los elementos fundamentales de! sistema. * Describir la forma en que interaccionan los elementos del sistema. * Proporcionar referencias de como obtener informacién mas detallada del sistema. La informacién puede estar recogida ‘en cualquier formato (papel, electronico, fotografico, carteles) y puede estar integrada con la docu- mentaci6n de otros sistemas de gestidn existentes en la organizaci6n. La naturaleza y extension de la documentaci6n sera diferente de una organizaci6n a otra, en funcién de: 144Implementacién y Operacién del SGA Tamafio y tipo de organizaci6n. Actividades, productos o servicios que desarrolla. Complejidad de los procesos e interacciones entre los mismos. Competencia del personal. ecee La Norma recoge los requisitos aplicables a la documentaci6n del sistema en los puntos 4.4.4. Documentacion y 4.4.5. Control de documentos. Documentaci6n del SGA requerida por la Norma * Politica, objetivos y metas ambientales. * Alcance del sistema. * Descripci6n e interaccién del los principales elementos del sistema. * Referencia a los documentos relacionados con los elementos del sis- tema. * Documentos y registros requeridos por los requisitos de la Norma. * Documentos y registros que la organizacién considere necesarios para asegurar la adecuada planificacion, operacién y control de procesos. La documentaci6n de! SGA se puede reunir en cinco grupos: ¢ Manual del Sistema de Gestién Ambiental. * Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. * Formatos. © Registros. e Documentacién Auxiliar. 5.7.1. Manual de gestion ambiental El manual del SGA es el documento que describe el sistema, cons- tituyendo una visién general del mismo y proporcionando orientacién acerca de la documentaci6n relacionada. 145Auditorias Ambientales Su elaboracion no es un requisito de la Norma, pero es muy recomendable y practico, ya que proporciona una vision global del sistema. Es aconsejable elaborarlo siguiendo la estructura de la norma. Contenido del manual * Descripcién de la organizacién y de su actividad. Normas y documentacién de referencia. Términos y definiciones de interés. Alcance del sistema. Politica ambiental. Descripcién del SGA, cubriendo cada punto de la Norma. 5.7.2. Procedimientos e instrucciones de trabajo Los procedimientos son los documentos en los que se establecen las directrices a seguir para la gestion eficaz del sistema. Establecen el objeto y el alcance del proceso y explican de modo detallado la forma de llevarlo a cabo. Las instrucciones de trabajo son documentos que se pueden des- arrollar a partir de procedimientos, para clarificar o detallar en mayor grado la forma de realizar una actividad. Tanto los procedimientos como las instrucciones, se pueden ela- borar siguiendo un mismo esquema. 146Implementaci6n y Operacién del SGA Fases de elaboraci6n de procedimientos e instrucciones * Revisar los documentos que ya existen y las metodologias de realizacién de la actividad. * Proponer correcciones o modificaciones donde se considere necesario. * Crear un borrador y publicarlo entre los involucrados. * Revisar y modificar el borrador con los cambios propuestos. * Aprobar el documento. Distribuir la nueva versi6n entre el personal que debera hacer uso del mismo. * Poner en practica, impartiendo la formacion necesaria a sus usuarios. * Revisar periédicamente y modificar, cuando proceda. Esquema de contenidos de procedimientos e instrucciones Logotipo de la | NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO | Codigo identificativo Organizacion O INSTRUCCION Edicion: Pag: _de_ INDI E: 1. OBJETO: Describe el objetivo para el que se elabora el procedimiento 0 instruccién de forma clara y breve. 2, ALCANCE: Define las operaciones a las que se aplica el procedimiento 0 instruccién, e! 4mbito de aplicacion. 3, DOCUMENTACION DE REFERENCIA: Listado de otros documentos del sistema, textos legales, etc. utilizados como referencia para la aplicaci6n del procedimiento o instrucci6n. 4, GENERALIDADES: Definiciones de requieren clarificacion u otras caracte- risticas que se quieran destacar y que no se incluyan en otros apartados. 5, DESARROLLO: Describe el proceso y define las funciones y responsabili- dades relacionadas con el mismo. 6. ANEXOS Y REGISTROS: Referencia los anexos y registros que se generan al aplicar el procedimiento o instrucci6n. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha de elaboracion: Fecha de revision: Fecha de aprobaci6n: 147Auditorias Ambientales 5.7.2.1. Procedimientos exigidos por la Norma La organizacion debe disponer, como minimo, de los procedimien- tos que requiere la Norma. Lo mas adecuado es que todos ellos estén documentados, aunque la Norma solo lo exige en el caso de los procedimientos de Control Operacional. Por otra parte, la organizaci6n puede documentar los procedimien- tos e instrucciones que considere oportunos para el eficaz desarrollo del SGA. 5.7.3. Formatos Se trata de formularios 0 tablas que se van cumplimentando con el desarrollo de las actividades, conforme a lo establecido en los proce- dimientos e¢ instrucciones. Es fundamental que su disefio permita reflejar de un modo rapido e inmediato una serie de resultados. Ha de ser adecuado y ajustarse a la organizaci6n y a la actividad concreta. 148Implementacién y Operacién del SGA Ejemplo de formato Logotipo de la PROGRAMA DE GESTION Cédigo identificativo Organizacion AMBIENTAL Edicion: [Pag _ de _ ANO/PERIODO: Objetivo Meta Plazo | Medios | Responsable Observaciones: Aprobado por. Fecha: 5.7.4. Registros Los registros son documentos que presentan los resultados obte- nidos o proporciona evidencia de actividades desempefiadas. También aportan una idea del grado en el que el SGA se encuentra implantado. Se generan como resultado de la cumplimentacion de formatos, por la aplicacién de los procedimientos e instrucciones, etc. 149Auditorias Ambientales Son registros, por ejemplo, el Programa de gestion ambiental y el Plan de formaci6n, pero también, licencias y permisos, informes de analiticas de vertidos, documentos que acreditan la competencia de los trabajadores, etc. 5.7.5, Documentacion auxiliar Se trata de documentacién adicional, que se puede referenciar en el manual, procedimientos o instrucciones, como: Normativa y textos legales. Manuales de buenas practicas. Planos. Organigramas y diagramas de flujo. Revisi6n medioambiental inicial. cc eee 5.8. CONTROL DE LA DOCUMENTACION Los documentos requeridos por la Norma ISO 14001 y por el SGA, se deben controlar mediante un procedimiento, segiin establece la Norma en su apartado 4.4.5. Control de documentos. Los registros se consideran un tipo especial de documento. Generalmente se controlan mediante un procedimiento de gestién especifico, conforme a lo establecido en el punto 4.5.4. Control de los registros, que se vera mas adelante. 150Implementacién y Operacién del SGA Requisitos ISO 14001 para el control de los documentos Establecer y mantener al dia un procedimiento para: © Aprobar los documentos, antes de su emisi6n. Revisar, actualizar y aprobar nuevamente los documentos, cuando sea necesario. Identificar cambios en los documentos y el estado de revision actual. Asegurar la disponibilidad de la version vigente en los puntos de uso. Ser legibles y facilmente identificables. Identificar y controlar la distribucién de documentos de origen externo. Prevenir el uso de documentos obsoletos. Los documentos se pueden controlar eficazmente: ¢ Elaborando un modelo adecuado para cada tipo de documento que incluya: — Nombre del documento, titulo. — Cédigo identificativo. — Personal encargado de su elaboracién, revision y aproba- cién. — Fechas de elaboraci6n, revision y aprobacién. — __ Estado de revisi6n. —__ Hist6rico de modificaciones. e stableciendo un método para su conservacién y definiendo periodos de archivo convenientes. ° Manteniendo un sistema de distribuci6n eficaz. © Examinando regularmente la documentacién para valorar su adecuaci6n. 151Auditorias Ambientales Ejemplo de modelo de procedimiento LIMPIEZAS PROCEDIMIENTO GENERAL PG.0S CLEAN, S.A. DE FORMACION Edicior 1 | Pag: 1de7 Control de modificaciones: Edicion Fecha Modificacion Pagina ° 13/11/04 | Creacién del documento. Todas Apdo. 5.4: se establece el modo de valoracién de la a 26/05/05 | actividad formativa por los asistentes. inpIce 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTACION DE REFERENCIA 4. GENERALIDADES 5. DESARROLLO 5.1. Perfiles de puesto. 5.2. Deteccién de necesidades de formacién. 5.3. Seguimiento de actividad formativa. 5.4. Control de la formacién. 6. REGISTROS Copia controlada: NO Q / Si controlada n®: 3 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: “% 2 le Resp. Medio Ambiente Secretario Comité del Gerente SGA Fecha de elaboraci6n: Fecha de revisi6n: Fecha de aprobaci6n: 24/05/05 25/05/05 26/05/05 152Implementacién y Operacién del SGA Al final del capitulo se muestra a modo de ejemplo un procedi- miento del sistema de gestién ambiental, tal y como podria ser redactado, “Procedimiento de elaboraci6n y control de la documen- tacion”. 5.8.1. Fallos mas comunes detectados en auditorias Es frecuente encontrar fallos del sistema relacionados con el punto 4.4.5. Control de los documentos. Fallos mas habituales * No se controlan algunos documentos por no considerarlos afectados por el apartado 4.4.5 de la Norma. * No se revisa la documentacién tras realizar cambios en el SGA, los pro- cesos. * No se dispone de la versién vigente de los documentos en algunos puestos. 5.9. CONTROL OPERACIONAL El control operacional es una herramienta del SGA que permite conocer y mantener un nivel de comportamiento medioambiental en concordancia con los requisitos ambientales, la politica y objetivos de la empresa. Asimismo, pone en conocimiento las posibles desviacio- nes, por lo que facilita la actuaci6n y permite realizar las correcciones necesarias. El objetivo del control operacional es que las operaciones se eje- cuten siempre y en todas las condiciones de forma planificada, aplicando las directrices establecidas y evaluando su eficacia. 153Auditorias Ambientales La Norma ISO 14001 establece, en su apartado 4.4.6. Control operacional, la necesidad de desarrollar en condiciones controladas todas las actividades de la organizacidn, incluidas las realizadas por subcontratistas, que estén asociadas a los aspectos ambientales significativos, relacionadas con los objetivos y metas o cuya falta de control pueda llevar al incumplimiento de la politica ambiental. Requisitos ISO 14001 asociados al control operacional Identificar y planificar las operaciones asociadas a los aspectos ambien- tales significativos, la politica, los objetivos y metas ambientales. Asegurar que estes operaciones se realizan segén las condi especificadas. Establecer y mantener al dia procedimientos documentados para con- trolar las situaciones en las que su ausencia podrian derivar en desvia- ciones de la politica, objetivos y metas. nes Establecer criterios operacionales en los procedimientos. Establecer y mantener al dia procedimientos relativos a aspectos ambientales significativos identificables de los bienes y servicios utili zados por la organizacién, y comunicar los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas. 5.9.1. Fases del control operacional La organizacion debe considerar todas sus operaciones para iden- tificar las necesidades de controles operacionales. Usos de los controles operacionales * Gestionar los aspectos ambientales de la organizaci6n. * Asegurar el cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos. * Lograr objetivos y metas. * Evitar y minimizar riesgos ambientales. 154Implementacién y Operacién del SGA El control operacional esta intimamente relacionado con el segui- miento y medici6n, y con la investigacién de No Conformidades y la adopcién de acciones correctivas y preventivas. Tanto es asi, que en ocasiones no es sencillo delimitar qué acciones forman parte del con- trol operacional y cuales del seguimiento y medicién. Fases en el Control Operacional Identificar ‘Actividades Planificar el Control 7 om ‘Operactonal - / \ Evaular la Efectividad Documentar el Control del Control Operacional S__[" Eiecutar et contro!) _. Operacional Fases en el control operacional Decidir cudles son las actividades susceptibles de ser controladas, es decir, aquellas que pueden afectar al Identificar ‘4 ‘ ss i “are medio ambiente de forma significativa segin la legis- actividades A 7 nal 5 rai lacién, la propia politica ambiental de la organizacion y los objetivos y metas de la misma. Definir y consensuar entre las parte involucradas: - * Modo de trabajo. rel : Planificar * Parametros 0 elementos a controlar. * Valores 0 criterios de aceptacion o rechazo. operacional * Frecuencia de control. * Responsabilidades. 155Auditorias Ambientales Los controles operacionales pueden desarrollarse a Documentar el | través de procedimientos, instrucciones de trabajo, control disposiciones para la medicin, evaluacién y determi- operacional | nacién del cumplimiento de requisitos de control, etc. documentando toda esta informacién. Ejecutar el Desarrollar las actividades segun las directrices esta- control ° 7 blecidas. operacional Evaluar le Comprobar si las operaciones y actividades se reali- efectividad del | zan segin las pautas definidas y evaluar el cumpli- control mento de los valores 0 criterios de aceptaci6n. Al final del capitulo se muestra a modo de ejemplo un procedi- miento del sistema de gesti6n ambiental, “Procedimiento de contro! operacional” y una instruccion técnica asociada a control operacional “Instrucci6n técnica de almacenamiento, carga y descarga de gas6- Jeo”, tal y como podrian ser redactados. 5.9.2. Fallos mas comunes detectados en auditorias El apartado de Control Operacional suele ser el requisito de la Norma sobre el que mas desviaciones se detectan en las auditorias. Fallos mas habituales * No esta clara la relaci6n entre los aspectos ambientales y los controles operacionales. * Falta de detalle de algunas operaciones en los procesos. * No se incluye el mantenimiento como parte del control operacional. * No se consideran instalaciones de almacenamiento de combustibles, productos quimicos, almacenamiento de gases, etc. * No se consideran las operaciones que realizan los subcontratistas. * No se han comunicado los requisitos a proveedores y subcontratistas. 156Implementacin y Operacién del SGA 5.10. PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Los riesgos ambientales y las responsabilidades asociadas a ellos son un asunto de creciente interés en las organizaciones de todo tipo. EI objetivo principal del punto de la Norma 4.4.7. Preparaci6n y res- puesta ante emergencias, consiste en la prevencion de los riesgos asociados a las actividades de la organizacion que puedan ocasionar algin tipo de incidencia en el medio ambiente, y la adopcién de medi- das que es necesario tomar para evitar dichos accidentes. Requisitos ISO 14001 sobre preparacion y respuesta ante emergencias * Establecer y mantener al dia un procedimiento para: — Identificar situaciones de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos ambientales. — Dar respuesta a esas situaciones y accidentes, si oourren. * Revisar y mantener actualizado dicho procedimiento, periédicamente y siempre de que ocurran situaciones de emergencia o accidentes * Realizar pruebas periédicas de los procedimientos, cuando sea posible. 5.10.1. Planes de emergencia La identificaci6n, analisis y evaluacion de los riesgos ambientales, proporciona a la organizaci6n informaci6n para poder decidir sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas en relacion a los riesgos detectados y elaborar planes de actuaci6n para las situaciones de emergencia que puedan ocurrir. Esta informacién debe revisarse cada vez que se introduzcan cam- bios significativos en las condiciones en las que se habia realizado el anélisis. 157Auditorias Ambientales Control de las situaciones de emergencia Identificacién de los peligros medioambientales Peligros relacionados con: * Materias primas y auxiliares, subproductos y produc- tos intermedios y finales. * Almacenamientos, sistemas de trasiego, carga y descarga. + Procesos y gestion de las instalaciones * Gestion de residuos, vertidos y emisiones. Instalaciones auxiliares. Elaboraci6n planes de emergencia Determinan las pautas de actuacién en caso de oourrir un accidente o cuando se detecte una situacién de emergencia. Los procedimientos para la preparacién y respuesta ante emergencias deben incluir: * Métodos para detectar una posible situacion de emergencia 0 accidente potencial. * Criterios de actuacién en cuanto al anélisis de la emergencia y la comunicacion de la alarma. * Medios materiales y humanos que serén necesarios para responder a dichas situaciones. * El modo de intervencion y las tacticas a emplear en la lucha contra el accidente. * Modo de divulgacién del contenido y de formacion necesaria para afrontar dichas situaciones de emer- gencia. * Legistaci6n aplicable de cardcter ambiental, si proce- de. Simulacros e investigacién de accidentes La organizacion debe ensayar, revisar y corregir, cuando sea necesario, sus planes de emergencia. La investigacion de los resultados de simulacros y accidentes ocurridos en una organizacién deben incluir: * Causas y consecuencias. * Medidas preventivas para evitar su repeticién 0 limitar sus consecuencias. 158Implementacién y Operacién del SGA Al final del capitulo se muestra a modo de ejemplo un “Plan de actuacion ante emergencias/accidentes medioambientales: Fuga o derrame de gaséleo", tal y como podria ser redactado. 5.10.2. Fallos mas comunes detectados en auditorias El apartado de Planes de Emergencia y Capacidad de Respuesta suele ser un requisito de la Norma sobre el que aparecen pocas des- viaciones en las auditorias. Fallos mas habituales * Los planes de emergencla no cubren la proteccién ambiental. * Insuficiente distribucién de los procedimientos de emergencia. * Falta de comprobacién de los procedimientos. 5.11. DOCUMENTACION DEL SISTEMA A continuacién se muestra un ejemplo de redaccién de: Procedimiento general de formaci6n. Procedimiento de elaboracién y control de la documentaci6n. Procedimiento de contro! operacional. Instruccién técnica de almacenamiento, carga y descarga de gasdleo. * Plan de actuacién ante emergencias/accidentes medioambien- tales: fuga o derrame de gasdleo. eee 159Auditorias Ambientales PG-4.2-01 PROCEDIMIENTO GENERAL 7 HA H H DE FORMACION Ector Pagina x de y CONTROL DE MODIFICACIONES: Edicion Fecha Modificacién Pagina oO. Creacién del documento Todas INDICE: 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. DOCUMENTACION DE REFERENCIA. 4. GENERALIDADES. 5. DESARROLLO. 5.1. Perfil de los puestos de trabajo. 5.2. Deteccién de necesidades formativas. 5.3. Control y evaluacién de la accién formativa. 6. REGISTROS Y ANEXOS. ELABORADO REVISADO APROBADO Responsable de Medio Ambiente Gerente IGerente Fecha: Fecha: Fecha: 160Implementacisn y Operacién del SGA PG-4.2-01 PROCEDIMIENTO GENERAL . | H H DE FORMACION Failamio Pagina x de y OBJETO. Este procedimiento se desarrolla con el fin de garantizar la adecuada competencia del personal de TRIPLE H para llevar a cabo sus funciones con el maximo respeto medioambien- tal. ALCANCE. Determinar los requisitos asociados a cada puesto de traba- jo, y las necesidades formativas de todo nuestro personal, asi como la planificacio6n, realizacion y evaluacién de dicha formaci6n. DOCUMENTACION DE REFERENCIA. ¢ Manual de Gestién Ambiental. e Procedimiento de Control de los Registros (PG-5.4-01). GENERALIDADES. No aplica. DESARROLLO. 5.1. Perfil de los puestos de trabajo. La Direccién de TRIPLE H tiene claramente identificados, en cada caso, los requisitos que ha de cumplir el perso- nal para ser admitido en los distintos puestos de la Organizacién. Dichos requisitos son definidos por el Gerente, y se encuentran recogidos en el registro Perfil de Puesto (PG-4.2-01-01). La informaci6n detallada en este registro es la siguiente: 161Auditorias Ambientales Fy PROCEDIMIENTO GENERAL signe H H H DE FORMACION Edicion: 0 PG-4.2-01 Pagina x de y 5.2. e Puesto de trabajo. e Posici6n en la estructura de la organizacién (puestos superiores y subordinados). * Descripcién del puesto. * Responsabilidades. * Requisitos necesarios (formaci6n, experiencia, prue- bas necesarias para el puesto). * Personal capacitado para el puesto. Deteccién de necesidades formativas. Las necesidades de formacién en TRIPLE H pueden ser debidas a: Cambios normativos. Cambios en la tecnologia empleada. La disminuci6n del rendimiento del personal. La comparacién de la Ficha de Personal (PG-4.2-01- 02) con el Perfil de Puesto (PG-4.2-01-01) correspon- diente (especialmente para personal de nueva incor- poracion). ° Propuestas realizadas por los propios trabajadores. En el momento de incorporaci6n de un nuevo trabajador, se le realiza una Ficha de Personal (PG-4.2-01-02) donde se recogen sus datos personales, su formacién acadé- mica y experiencia profesional. Cuando cualquier miembro de TRIPLE H detecta la nece- sidad de una accién formativa se lo comunica al Gerente, quién estudiara cada peticién, decidiendo si realmente es necesaria dicha accién formativa. En caso afirmativo, 162Implementacién y Operacién del SGA PG-4.2-01 PROCEDIMIENTO GENERAL H Al H DE FORMACION Edicion: 0 Pagina x de y 5.3. decidira cuando, dénde y por quién debe ser impartida, ‘teniendo en cuenta en todo momento los recursos dis- ponibles en la empresa. Asi mismo, rellenara el registro Necesidades de Formaci6n (PG-4.2-01-03), en el que se incluye la siguiente informaci6n: * Departamento al que pertenecen las personas a las que va dirigida la accion formativa. Responsable del departamento afectado. Necesidades detectadas. Personal propuesto. Accién formativa. Duracién. Coste. Observaciones. eeee eee Los cursos de formacién se diferencian fundamental- mente en dos tipos: * Cursos internos de formacién, si se dirigen a nuevos empleados o a personal interno para ampliar conti- nuamente sus conocimientos técnicos. * Cursos externos de formaci6én, tanto para formaci6n continua de empleados en temas especificos, como participacién en congresos, seminarios, etc. Control y evaluacion de la accién formativa. El control de las acciones formativas recibidas por el per- sonal de TRIPLE H a lo largo de su estancia en la 163Auditorias Ambientales PG-4.2-:01 PROCEDIMIENTO GENERAL paeithe 0 H DE FORMACION ° Pagina x de y Organizaci6n se realiza de dos formas diferentes depen- diendo del tipo de cursos recibidos: e En el caso de cursos internos, TRIPLE H expide un Acta de Formacién Interna (PG-4.2-01-04). En este registro se incluye la informacién relativa a la accién formativa realizada, los asistentes y los profesores. * En el caso de cursos externos se le pedira a la Organizacién que los imparta, los documentos acredi- tativos correspondientes. Con posterioridad a la imparticién de la formaci6n, y pasado un perfodo de tiempo oportuno, se lleva a cabo una evaluacién de la misma. Esta evaluacién es reali- zada por el propio trabajador mediante la cumplimenta- cién del registro Evaluacién de Accién Formativa (PG- 42-01-05). El responsable de cada departamento evalua la efica- cia de la formacién recibida observando si existe mejo- ria por parte del personal en el desempefio de su tra- bajo, quedando constancia de esta evaluacién median- te su firma en el registro Evaluacion de Acci6n Formativa (PG-4.2-01-05). En caso de observar defi- ciencias de algGn tipo, se lo comunicara al Gerente, quién estudiaraé la necesidad de llevar a cabo una nueva acci6n formativa. 164Implementacién y Operacién del SGA P64.201 PROCEDIMIENTO GENERAL Hisa:'0 H H Hi DE FORMACION Pagina x de y 6. REGISTROS Y ANEXOS. PERFIL DE PUESTO (PG-4.2-01-01) ANEXO FICHA DE PERSONAL (PG-4.2-01-02) ANEXO NECESIDADES DE FORMACION (PG-4.2-01-03) ANEXO ACTA DE FORMACION INTERNA (PG-4.2-01-04) ANEXO EVALUACION DE ACCION FORMATIVA (PG-4.2-01-05) ANEXO CERTIFICADOS EXTERNOS 165Auditorias Ambientales PG-4.2-01-01 H H Hi PERFIL DE PUESTO Edicion: 0 Pagina x de y NOMBRE DEL PUESTO DE TRABAJO: Posici6n en la Estructura de la Organizacién Puestos superiores Puestos subordinados Descripcién del puesto Responsabilidades Requisitos necesarios Formaci6n: Experiencia: Pruebas necesarias: Personal capacitado para el puesto Aprobado por: Firma: Gerente Entrada en vigor de este registro: _/__/__ 166Implementacién y Operacién del SGA PG-4.2-01-02 A Hi H PERFIL DE PUESTO Edicion: 0 Pagina x de y DATOS PERSONALES Nombre y Apellidos Domicilio (Calle, N2, Piso) Cédigo postal Localidad D.N.I Teléfono fijo Teléfono movil Fecha de nacimiento Carnet de conducir ESTUDIOS REALIZADOS Centro académico Titulo Afio de terminacion EXPERIENCIA LABORAL Tipo de trabajo Afios Empresa 167Auditorias Ambientales NECESIDADES DE H FORMACION PG-4.2-:01-03 Edicion: 0 Pagina x de y Departamento: Responsable: Necesidades detectadas: Personal propuesto: Acci6n formativa: Duraci6n: Coste: Observaciones: Propuesta por: Cargo: Aprobado por: Cargo: Gerente Fecha: 168implementacién y Operacién del SGA ‘WHOA SINGHIO WAU veld twa BYaWNON A SOOTTT¥ vWald ra BUSWWON A SoarTTady sau0S340Ud vals Nao S8AINON A SOGITI3dY vNuld twa SUSION A SOUITIaY sONWATY NOIOVZITWNIS O1DINI svuoH soNMnTY o1aMoH Hyon 30 vHOas 3g yHoas qs 30s VALWWOS NOIOY 30 OTNLIL Aap x euieg 0 :uooipg NolovINuod 30 VLOV H Hl H votoz'red LU 169Auditorias Ambientales PG-4.2-01.05 EVALUACION DE ACCION one HH | mae | snes Pagina x de y TITULO DE ACCION FORMATIVA/CURSO: FECHA DE REALIZACION: EVALUACION Por favor, conteste a las siguientes preguntas: 4 (Muy Mal) a 5 (Excelente) 1. aHa servido la formaci6n para resolver las necesidades dentro del trabajo? 2 No 2. Ve alguna carencia dentro de la tematica de la formacién? si No 3 ecual? 2s necesaria la ampliacion de conocimientos mediante nuevos cursos relacionados con el tema? NO 5- eCual? 4Consideras cubiertas tus necesidades en relacién con este tema? el NO 7.- Valoracién de la eficacia del curso | 1 2 3 4 EVALUACION POR PARTE DEL RESPONSABLE DE DEPARTAMENTO Observaciones: Firma: Fecha: 170