Administracin de la informacin generada por computadora

La disponibilidad actual de los computadores ha generado todo un incremento y una

diversificacin de la informacin, tanto para la sociedad en general, como para los
negocios en particular. La administracin de la informacin que se genera por
computadora, difiere en diversas formas de aquella que se obtiene manualmente. A
menudo, se tiene una mayor cantidad de informacin si esta se genera utilizando
sistemas computacionales; los costos para crear y mantener la informacin
computarizada, son aparentemente mayores; la informacin que genera la computadora
pude llegar a multiplicarse a velocidades impresionantes. Con frecuencia la informacin
que se genera por computadora se trata con menos escepticismo que la obtenida por
otros medios. En este capitulo se revisan los principios de diferentes tipos de sistemas
de informacin, los diversos papeles del analista de sistemas y las etapas que
constituyen el ciclo de desarrollo de los sistemas.

Conceptos de diseo y anlisis de sistemas

Los sistemas de informacin se desarrollaron con diferentes propsitos, los cuales
dependen de las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de datos, los
sistemas de informacin para la administracin (MIS, Management Information
Systems), y los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS, Decisin Support
Systems), diferentes tipos de sistemas de informacin computarizados que se analizan y
disean mediante la aplicacin de los conceptos y las tcnicas del diseo y del anlisis
de sistemas. En cierto grado, esto tambin se aplica a los sistemas expertos.

Sistemas de procesamiento de datos

Los sistemas de procesamiento de datos son aquellos sistemas de informacin
computarizados que se desarrollaron para procesar grandes volmenes de informacin
generada en las funciones administrativas, tales como la nomina o el control de
inventarios. Los sistemas de procesamientos de datos liberan del tedio y la rutina a las
tareas que se realizan manualmente: sin embargo, el elemento humano sigue
participando, al llevar a cabo la captura de la informacin requerida.
Tales sistemas ejecutan peridicamente los programas de manera automtica. Una vez
preparados, escasamente se requiera tomar decisiones. En trminos generales, los
sistemas de procesamiento de datos ejecutan las actividades de carcter rutinario de las
empresas.

Sistemas informticos para la administracin

Los sistemas de informacin para la administracin (MIS) no sustituyen a los sistemas
de procesamiento de datos, mas bien todos toman en cuenta a las funciones de
procesamiento de datos. Los MIS son sistemas en la relacin que surge entre las
personas y los computadores. Los MIS requieren para su operacin de: las personas, del
software (programas de computo) y del hardware (computadores, impresoras, etc.). e

Estos sistemas de informacin para la administracin soportan un amplio espectro de

tareas de las organizaciones, mas aun que los sistemas de procesamiento de datos,
incluyendo el anlisis, decisiones y toma de decisiones.
Los usuarios de los sistemas de informacin para la administracin, utilizan una base de
datos compartida para tener acceso a la informacin. Dicha base de datos, almacena,
tanto datos como modelos que ayudan al usuario en la interpretacin y el uso de la
informacin. Los sistemas de i9nformacion para la administracin generan la
informacin que eventualmente se utiliza para la toma de decisiones. Un sistema de
informacin para la administracin puede llegar a unificar ciertas funciones
informticas de la empresa, aunque el sistema como tal no exista dentro del negocio
como una estructura individual.

Sistemas de apoyo para toma de decisiones

El sistema de apoyo para la toma de decisiones es un tercer tipo de sistema de
informacin computarizada (DSS; Decisin Support Systems). El sistema de apoyo para
la toma de decisiones es similar a los sistemas de informacin tradicionales para la
administracin, en el sentido de que ambos dependen de una base de datos como fuente
de informacin; pero se distingue del sistema de informacin para la administracin, al
hacer nfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. Sin
embargo, la decisin en si, depende de la persona responsable de la misma. Los
sistemas de apoyo para la toma de decisiones se disean con una orientacin hacia la
persona o el grupo que la utilizara, y no como los sistemas de informacin tradicionales
para la administracin.

Sistemas expertos e inteligencia artificial

Puede considerarse a la inteligencia artificial (IA) como el campo principal de los
sistemas expertos. La idea central de la inteligencia artificial es llegar a desarrollar
maquinas que cuenten con un desempeo inteligente. Dos reas de investigacin de la
inteligencia artificial son la comprensin del lenguaje natural y la habilidad para
interiorizarse racionalmente en los problemas hasta alcanzar su conclusin lgica. Los
sistemas expertos utilizan los enfoques del razonamiento de la inteligencia artificial para
resolver aquellos problemas que el sector de los negocios (u otros usuarios) le proponen.
Los sistemas expertos son en si, un tipo muy especial de sistemas de informacin, que
tienen un uso practico en los negocios debido a la reciente y amplia disponibilidad de
hardware y de software, como las microcomputadoras y los ambientes de sistemas
expertos. Un sistema experto (tambin llamado basado en el conocimiento ) captura; y
en efecto utiliza, el conocimiento de un experto, para la solucin de un problema
particular de la organizacin. Perctese de que, a diferencia del sistema de apoyo para la
toma de decisiones, que finalmente deja al responsable que tome las decisiones, un
sistema experto selecciona la mejor solucin al problema o al tipo especifico de
problema.
Los elementos bsico de un sistema experto son: la base de conocimiento y una
maquina de inferencia que liga al usuario con el sistema; procesando sus solicitudes
mediante lenguajes como el del PROLOG o el LISP y la interfaz con el usuario. Los
llamamos ingenieros del conocimiento captan el conocimiento de los expertos en un

rea especifica, construyen y sistema computarizado para contener taes conocimiento y

finalmente, lo implantan. Es muy probable que el trabajo futuro de numerosos analistas
de sistemas se oriente hacia la construccin e implantacin de sistemas expertos.
En la figura 1.2 se presentan las diferencias entre los sistemas de procesamiento de
datos, los MIS, los DSS y los sistemas expertos. Este libro utiliza los trminos de
sistemas de informacin para la administracin, sistemas
de
informacin y sistemas de informacin computarizados de manera
intercambiable para denotar a los sistemas de informacin computarizados que soportan
el mas amplio rango de actividades empresariales mediante la informacin producida.

Necesidad del anlisis y el diseo de sistemas

El anlisis y el diseo de sistema, tal como lo realizan los analistas de sistemas
pretenden estudiar sistemticamente la operacin de ingreso de los datos, el flujo de los
mismos y la salida de la informacin; todo ello dentro del contexto de una empresa en
particular. En suma, el anlisis y el diseo de sistemas sirve para analizar, disear y
fomentar mejoras en la operacin de la empresa, lo cual puede realizarse mediante el
uso de sistemas de informacin computarizados.
Si un sistema se instala sin una plantacin adecuada, es muy probable que no sea
satisfactorio y despus, quede en el olvido. El anlisis y el diseo de sistemas permiten
estructurar el costoso esfuerzo de la implantacin de los sistemas de informacin, que
de otra manera ocurriran de manera azarosa. El diseo y el anlisis de sistemas se
conforman por una serie de procesos, que al ejecutarse sistemticamente mejoran la
operacin de un negocio, mediante el uso de los sistemas de informacin
computarizados. Una buena parte del anlisis y el diseo de sistemas involucran el
trabajo en colaboracin con los usuarios actuales o eventuales de sistemas de
informacin.

Tipos de usuarios de sistemas

Todo aquel que dentro del contexto de la organizacin se relaciona con un sistema de
informacin puede definirse como un usuario del sistema. Con forme pasan los aos las
diferencias entre los usuarios se vuelven cada vez menos precisas. Adems, no puede
pensarse en categoras de carcter exclusivo.
Las diferencias que mas destacan se encuentran entre los usuarios primarios y
secundarios. Los usuarios primarios usan de manera directa en sus tares los resultados
que emiten los sistemas de informacin. Un ejemplo de usuario primario seria el de un
gerente que recibe informes de un sistema de informacin para la administracin.
Los usuarios secundarios son los que introducen los datos al sistema de informacin,
pero no utilizan de forma directa los informes que se emiten para el cumplimiento de
sus tareas. Al personal que realiza estas actividades se le denomina a menudo
capturista de datos. Ciertos usuarios requieren capturar datos, y adems, obtener
resultados del sistema de informacin. Como un ejemplo de ello tenemos al
bibliotecario que captura el numero de credencial del lector(entrada) recibe por parte del
sistema la prueba de la inexistencia de multas asociadas al registro del lector (salida), y
luego captura el cdigo del libro que se va a prestar( entrada); para que al final, obtenga
una nota impresa(salida) que acompae al libro prestado.
Sin importar la forma en que los usuarios se clasifiquen existe un hecho que el analista
de sistemas no debe olvidar. La involucracin del futuro usuario del sistema el proyecto

es decisivo para lograr el xito en la aplicacin de los sistemas de informacin

empresarial. Lo analistas de sistemas cuyos diverso papeles dentro de la organizacin,
se discutirn mas adelante, constituyen l otro componente que se involucra en el
desarrollo de los sistemas de informacin.
PAPELES DEL ANALISTA DE SISTEMAS
El analista de sistemas audita, de forma sistemtica, el funcionamiento de la empresa al
examinar

PAPELES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas audita, de forma sistemtica, el funcionamiento de la
empresa al examinar las funciones de captura y procesamiento de datos, as como la
emisin de resultados, lo cual le permitir mejorar los procesos a la organizacin. Al
mejorar el soporte que proporcionan los sistemas de informacin computarizados, se
obtienen importantes a veces en las funciones empresariales. Estas definiciones recalcan
el uso de enfoques sistemticos y metdicos para analizar y lograr mejorar las
operaciones que ocurren en el contexto particular de la empresa.
Nuestra definicin del analista de sistemas, tiene que ser necesariamente muy
amplia. El analista requiere tener la habilidad de trata para cualquier tipo de persona, as
como tambin, tener la debida experiencia en el manejo de computadoras. El analista
protagoniza numerosos papeles, y en ocasiones, se ve obligado a mantener un
equilibrio, al asumir simultneamente mas de uno. Los tres papeles principales de un
analista de sistemas debe cubrir son: el de consultor, el de especialista de apoyo o
soporte y el de agente de cambio, tal como se describe en la figura 1.3.
FIGURA 1.3

EL ANALISTA
DE SISTEMAS
COMO
CONSULTOR

EL ANALISTA
DE SISTEMAS
COMO
ESPECIALISTA
DE APOYO

EL ANALISTA
DE SISTEMAS
COMO
AGENTE DE
CAMBIO

EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO CONSULTOR

Por lo regular, el analista de sistemas participa como consultor para la empresa.
Esto implica que un analista pueda contratarse para canalizar a la empresa ciertos
tpicos de la informtica. Esto ofrece una ventaja, en el sentido de que el consultor
externo trae consigo perspectivas frescas, que no poseen otros miembros de la
organizacin. Por otra parte, para el analista externo implica una desventaja, pues
apenas tiene pleno acceso a la cultura organizacional autentica, que no se ofrece de
forma abierta a un externo.
Como consultor externo, deber conocer e implantar las metodologas que se
discuten a lo largo de este libro, que le sern tiles para analizar y disear sistemas de
informacin adecuados para cualquier empresa en particular. Mas aun, contar con la
ayuda de los usuarios de los sistemas de informacin, para entender la cultura de la
organizacin desde sus propios puntos de vista

EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO PERSONAL DE APOYO

El otro papel que puede protagonizar es el de especialista de apoyo o staff dentro
de una empresa, donde de manera regular, trabaje dentro del departamento de sistemas.
En esta posicin, el analista dispone de una experiencia profesional respecto al
hardware y al software y a sus aplicaciones en la empresa. Con frecuencia estas tareas
no se asocian a un proyecto ambicioso de sistemas, sino ms bien implican decisiones o
modificaciones menores que se dan en un departamento individual.
Como especialista de apoyo, no dirigir un proyecto, solo ser un recurso
humano de apoyo para quienes lo dirigen. Si es un analista de sistemas contratado por
una organizacin de servicios o de manufactura, muchas de sus actividades diarias se
ajustarn a este papel.

EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO AGENTE DE CAMBIO

El papel que mejor se entiende y que le confiere una alta responsabilidad al
analista de sistemas, es el de agente de cambio; sin importar si es o no externo a la
organizacin. Como analista, ser un agente de cambio cada vez que realice alguna de
las actividades del ciclo de desarrollo del sistema del sistema (que se discute en la
seccin siguiente), las cuales se mantienen presentes en la empresa por un largo periodo
(desde dos semanas hasta quiz mas de un ao). Un agente de cambio puede definirse
como aquella persona que sirve como catalizador para el cambio, que desarrolla un plan
para el mismo y que colabora con otros para agilizarlo.
Su presencia dentro de la empresa la modifica. Como analista de sistema debe
aceptar lo anterior y utilizarlo como el punto de inicio de su anlisis. Esto es por lo que
tendr que relacionarse con los usuarios y con la direccin (si ellos no fueran la nica y
misma persona), desde el principio del proyecto. Sin su colaboracin, ser incapaz de
entender lo que pasa en la organizacin, y el cambio real no se llevar a cabo.
Si el cambio (esto es, los beneficios que la empresa obtiene mediante los
sistemas de informacin)parece quedar garantizado despus del anlisis, el siguiente
paso ser desarrollar un plan para tal cambio, en colaboracin con las personas que se
involucrarn en tales cambios. Una vez que se alcance un consenso para el cambio a
realizar, se encontrar en constante relacin con aquellos que estn participando del
cambio. Facilita el cambio al usar su experiencia en el trato humano y en la

computacin, para llegar a una integracin hombre-maquina en el sistema de

informacin.
Como analista de sistemas, al actuar como agente de cambio, apoya una
corriente particular de cambio, que involucra el uso de los sistemas de informacin.
Adems, transmite a los usuarios el proceso de cambio ya que esta convencido de que
tales cambios no ocurren de manera independiente en los sistemas de informacin, sino
mas bien, estos ocasionan cambios a lo largo de las organizaciones.

CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

De las descripciones precedentes sobre los diferentes papeles que el analista de
sistemas tiene que protagonizar, es fcil ver, que el analista de sistemas, con xito, debe
contar con una amplia gama de cualidades. Los analistas de sistemas, son gente de
naturaleza muy diversa y seguramente esto, restringe cualquier intento de
caracterizacin; sin embargo hay ciertas caractersticas que parecen presentar la mayora
de los analistas de sistemas.
Ante todo, el analista es un solucionador de problemas. El o ella es una persona
que ve el anlisis de los problemas como un reto y que disfruta encontrando soluciones
factibles. Cuando es necesario, el analista tiene que ser capaz de abordar de manera
sistemtica la situacin, mediante la aplicacin hbil de herramientas, tcnicas y
experiencia. El analista tambin debe ser un buen interlocutor, manteniendo una
relacin cordial con otra gente, durante largos periodos. El analista de sistemas necesita
contar con suficiente experiencia en computacin para programar, entender las
capacidades de las computadoras, recoger las necesidades de informacin de los
usuarios y llegar a transmitir a los programadores lo necesario.
El analista de sistemas debe ser autodiciplinado y automotivado como individuo.
Tambin el analista debe ser capaz de administrar y coordinar innumerables recursos del
proyecto, incluyendo a otras personas. El anlisis de sistemas exige demasiado, pero se
compensa con la naturaleza cambiante de los problemas, as como por el continuo
enfrentamiento al reto.

EL CICLO DE DESARROLLO DE LOS SISTEMAS

A travs de este capitulo, nos hemos referido al enfoque sistemtico que el
analista aplica en el anlisis y el diseo de sistemas informticos. Una gran parte de
este, se encuentra en los que se denominan como el ciclo de desarrollos de los sistema o
ciclo de vida de los sistemas (SDLC; Sistemas develoment life cicle). El SDLC es un
enfoque por etapas de anlisis y diseo, que postula que el desarrollo de los sistemas
mejora cuando existe un ciclo especfico de actividades del analista y de los usuarios.
Los analistas no estn de acuerdo respecto del numero exacto de etapas que
conforman el ciclo de desarrollo de los sistemas; sin embargo, por lo general se
reconoce la importancia de su enfoque sistemtico. Aqu dividimos el ciclo en siete
etapas. Como se muestra en la figura 1.4. aunque cada etapa se presenta de manera
discreta, nunca se lleva acabo como un elemento independiente. En lugar de ello, se
realiza al mismo tiempo diversas actividades, que estn llegan a repetirse. Por ello es de
mayor utilidad que el ciclo de desarrollo de sistemas transcurre en etapas (conectividad
en plena accin que luego cesa poco apoco) y no como elementos separados.