NOY Q.2011vivienpa-oca Lima, '2.3 FEB. 2011 visto: E| Memorando N° 090-201 1VIVIENDA-OGA-UT de fecha 08 de febrero 2011, emitido por la Directora de la Unidad de Tesoreria; y, CONSIDERANDO: Que, mediante Resolucién Directoral N* 127-2010\VIVIENDA-OGA, de fecha 21 de mayo 2010, se aprobé la Directiva N° 003-2010/VIVIENDA-OGA *Normas y Procedimientos Para el Uso, ‘AdministraciGn y Control del Fondo Fijo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica en el IMisterio de Vivienda, Construccién y Saneamiento, Unidad Ejecutora 1082”; Que, mediante la Resolucién Directoral N° 026-80-EF/77.15 se aprobaron las Normas Generales de Tesoreria NGT 05, 06 y 07, respectivamente, el mismo que regula el uso éel Fondo Para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica: Que, mediante Resolucién Directoral N* 002-2007-EF/77.15 se aprobé la Directiva de Tesorerla| N" 001-2007-EF/77.15, y modifcatorias, que establece as disposiciones -y procedimientos generates y permanentes relacionados con la ejecucién financiera y demés operaciones de tesoreria; ue, de acuerdo al literal e) del articulo 36° de la precitada Directiva N° 001-2007-EF/77.16 geflala que el Director General de Administacion, o quien haga sus veces, debe aprobar una Directiva para la administracion del Fondo para Pagos en Efectivo, en la misma oportunidad de su “& fscazacién y contol a cargo del organo de conrlinstuciona, GTi, consttucén, y dlaponer ta tealizacién de’ arqueos inopinades sin perulcio de los seconcs do & 7 imiontos \iministrativos de control orientados a precisar la correcta utlizacién de los recursos financieros <7“ sue conforman el Fondo para Pages en Efectivo y #! Fondo Fijo para Caja Chics, pare cabre gastos de menor cuantia urgentes y de rapida cancelacién; Que, en tal virtud es procedente aprobar et referido documento técnico que sera de eplicacién para las dependencias que tengan asignados los referidos fondos en la Unidad Ejeculora 001: Administraclén General de! Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento para el aio fiscal 2011; Gon ta visacién de los Directores de las Unidades de Tesorerla y de Contabilidad; y, De conformidad con lo establecido en la Ley N° 28112, Ley Marco de la Administracién Financiera del Sector Piblico, la Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria, la Resolucién Directoral N° 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Direcliva de Tesoreria, Resolucién ‘rectoral N° 026-80-EF/77.16 que aprueba la Norma General de Tesoreria, la Ley N° 27792. Ley fp Orgenizacién y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento, el Decreto‘Supremo N° 002-2002-VIVIENDA, Reglamento de Organizacién y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento; SE RESUELVE: Articulo 4°.- Aprobar la Directiva N° 001-2011/VIVIENDA-OGA "Normas y Procedimientos para la Administracién del Fondo Para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo Para Caja Chica de la Unidad Ejecutara 001: Administracion General del Ministerio de Vivienda, Construccion | ‘Saneamiento", >ara el afio fiscal 2011, por los fundamentos esgrimidos en el considerando de ta presente Resolucién. Articulo 2%.- Dejar sin efecto la Directiva N° 003-2010/VIVIENDA-OGA ‘Normas y Procedimientos Para el Uso, Administracion y Control del Fondo Fijo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica en el Misterio de Vivienda, Construccién y Saneamiento, Unidad Ejecutora 1082", aprobado con Resolucién Directoral N° 127-20 10/VIVIENDA-OGA. Articulo_3°- Remitir al Organo de Control institucional (OC!) del MVCS, copia ce la presente Resolucion, para las acciones de control interno respectivo. REGISTRESE Y COMUNIQUESE.‘DECEWIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERU "ARO DEL CENTENARIO DE NAACHU PICCHU PRRA EL MUNDO! DIRECTIVA N° 0001 -2011/VIVIENDA-OGA “Normas y Procedimientos para la Administracién del Fondo Para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo Para Caja Chica de la Unidad Ejecutora 001: Administracién General del Ministerio de Vivienda, Construccion y Saneamiento”INDICE OBJETIVO FINALIDAD BASE LEGAL ALCANCE VIGENCIA DEFINICIONES BASICAS. RESPONSABILIDADES DISPOSIONES GENERALES DISPOSICIONES ESPECIFICAS 9.1 GASTOS ATENDIBLES CON EL FONDO 9.2 GASTOS DE MOVILIDAD 9.3 DEL PROCEDIMIENTO DE LOS PAGOS 9.4 DE LA AFECTACION PRESUPUESTAL DEL GASTO 9.5 PRESENTACION DE LA RENDICION DEL FONDO. 9.6 REPOSICION DEL FONDO 9.7 DE LA LIQUIDACION DEL FONDO MECANISMOS DE CONTROL DISPOSICIONES FINALES FORMATOS Pagina de 23,DIRECTIVA N° 0001 -2014/VIVIENDA-OGA “Normas y Procedimientos para la Administracion del Fondo Para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo Para Caja Chica de la Unidad Ejecutora 001: Administracion General de! Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento” OBJETIVO Normar los procedimientos para la adecuada administracién, uso, rendicién, reposicién y contro! de! Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo para Caja Chica asignados a la Unidad Ejecutora 001: Administracién General del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento, fondos constituidos con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados respectivamente. 2. FINALIDAD La presente Directiva tiene por finalidad establecer procedimientos especificos para la correcta utilizacién de los recursos financieros del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo para Caja Chica, dentro del marco de !a normatividad vigente, emitida por la Direccién Nacional del Tesoro Publico de! Ministerio de Economia y Finanzas. BASE LEGAL + Ley N° 28112, Ley Marco de la Administracién Financiera del Sector Publico y modificatorias. + Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria y sus modificatorias. + Ley N° 28411, Ley General de! Sistema Nacional de Presupuesto y modificatorias, + Ley N° 29626, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el afio Fiscal 2011 + Resolucién Directoral N° 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesoreria 001-2007-EF/77.15 y modificatorias + Ley N° 28716, Ley de Control intemo de las Entidades del Estado. Resolucién de Contraloria General N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno. + Resolucién Directoral N° 026-80-EF/77.15 que aprueba las Normas Generales del Sistema de Tesoreria. + Decreto Legistativo N° 940 que modifica el Sistema de Pagos de Obligaciones Tributarias con el Gobiemo Central. + Texto Unico Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N° 179-2004-EF y normas modificatorias. + Resolucion de Superintendencia N° 007-99-SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias + Resolucién de Superintendencia N° 037-2002/SUNAT, Régimen de Reiencién del IGV aplicable a los proveedores y designacién de Agentes de Retencion y normas modificatorias. Pagina 3 de23Daath aa ene eee ALCANCE La presente Directiva es de aplicacién y cumplimiento para todos los funcionarios y servidores de la Unidad Ejecutora 001: Administracion General del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento en cumplimiento de los objetivos especificos de la entidad que tengan asignados y ejecuten recursos financieros con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo y/o Fondo Fijo para Caja Chica. VIGENCIA La presente Directiva tiene vigencia durante el Ejercicio Fiscal 2011. DEFINICIONES BASICAS 6.1 Apertura de! Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica Es la asignacién de recursos financieros para el Fondo para Pagos en Efectivo y/o Fondo Fijo para Caja Chica a las Dependencias de la Entidad, mediante Resolucién Directoral expedida por la Oficina General de Administracién. 6.2 Dependencias. Son los érganos, unidades orgdnicas, proyectos o programas que conforman la Unidad Ejecutora 001: Administracién General del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento. 6.3 Ejecucién del gasto. Es el uso racional de los citados fondos de conformidad con la normatividad vigente. 6.4 Fondo para Pagos en Efectivo, El fondo, se constituye con Recursos Ordinarios y se destina unicamente para gastos menores que demanden su cancelaci6n inmediata 0 que, por su finalidad y caracteristicas, no puedan ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad. Este fondo debe estar rodeado de condiciones que impidan la sustraccién 0 deterioro del dinero en efectivo, y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad 0 en otro medio simitar. Asi como debera con una péliza de seguro 6.5 Fondo Fijo para Caja Chica Este fondo se constituye para efectuar pagos con cargo a fuentes de financiamiento distintas a la de Recursos Ordinarios. La finalidad de este fondo y su administracién se sujetan a las disposiciones que regulan el Fondo para Pagos en Efectivo. Pagina 4 de23ZG Olicina coderal de SF namatieacss 6.6 Fondo, Se refiere tanto al Fondo para Pagos en Efectivo como al Fondo Fijo para Caja Chica 6.7 Liquidacién de! Fondo, Es la sustentacién documentada de los gastos efectuados a través del Fondo, los que deben estar debidamente autorizados por el Jefe de la Dependencia. 6.8 Reposici6n del Fondo. Es el reembolso del Fondo, luego de ser verificada la Liquidacién y su respectiva documentacion sustentatoria, 6.9 Declaracién Jurada. Es un documento sustentatorio de gastos Unicamente cuando se trate de casos, lugares 0 conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT (facturas, boletas de venta, recibos por honorarios, etc.), cuyo monto no debe exceder de! 10% de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente. 6.10 Responsable de la administracién del Fondo, Es la persona designada mediante Resoluci6n Directoral del Director General de la Oficina General de Administracién para administrar el Fondo. Esta persona debera tener vinculo laboral con la Unidad Ejecutora 001: Administracién General del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento. RESPONSABILIDADES Son responsables de su aplicacién, cumplimiento, seguimiento, control y evaluacién: a. El responsable del Fondo. * Efectuar la rendicion de cuentas de acuerdo a las normas establecidas. Conocer y aplicar permanente en el ejercicio de sus funciones, las normas de control interno y todo lo establecido en fa presente Directiva ‘+ Solicitar la reposicién del Fondo oportunamente, con la finalidad de contar con el disponible para atender cualquier eventualidad. b. Los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicho fondo. c. Los Jefes 0 Directores de los diferentes estamentos del Ministerio, por fa autorizacién o visto bueno que den al uso del Fondo. Paging 5 de23ie Gaerne cas eee: ae srisistraeion d. El Director de la Unidad de Contabilidad, asi como el responsable de Control Previo. + Efectuar los arqueos y control del Fondo. * Comunicar cualquier anormalidad que pudiera detectar en el control del Fondo, ‘* Contribuir al cumplimiento de la presente Directiva, e. El Director de la Unidad de Tesoreria, ‘* Cautelar el cumplimiento de la Presente Directiva. + Efectuar el control, arqueos sorpresivos y supervision del Fondo, debiendo informar a la Oficina General de Administraci6n. + Supervisar el registro del auxiliar estandar del Fondo, donde se registrarén las operaciones, * Las devoluciones y sobrantes de! Fondo, seran revertidos a la Direccién General del Tesoro Puiblico, dentro de las veinticuatro (24) horas de recepcionads el dinero en efectivo, a través del Formato correspondiente. f El Director General de la Oficina General de Administracién. + Dictar disposiciones y/o pautas para su cumplimiento, * Disponer medidas correctivas para su mejor aplicacién. DISPOSICIONES GENERALES 8.1 El responsable del Fondo Para Pagos en Efectivo es designado mediante Resolucién Administrativa, en la cual se establecera: Y Nombre del trabajador, responsable nico de su administracion, a cuyo nombre se girard el cheque de apertura y de la reposicién. Designacién de un suplente, en caso de ausencia justificada del titular hasta por 30 dias, Dependencia a la que se asigne el fondo. Monto del Fondo para Pagos en Efeciivo, Oficinas usuarias. Monio del Fondo Fijo para Caja Chica, Oficinas usuerias. El monto maximo de cada pago en efectivo por cada adquisicién. Procedimientos y plazos para la adecuada rendicién de cuenta. 4 AKASA El importe para constituir o reembolsar los recursos del Fondo se otorga mediante cheque girado a nombre del responsable de su administracion, previa presentacién de la rendicién correspondiente. El Fondo, esta constituida con recursos proveniente de la Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios (Fondo para Pagos en Efectivo) y de Recursos Directamente Recaudados (Fondo Fijo para Caja Chica), dichos montos estaran determinados de acuerdo a las necesidades de la Institucién, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menores que demanden su cancelacién inmediata 0 que, por su finalidad o caracteristica, no puedan ser debidamente programados. Pagina 6 de238.4 El monto maximo para cada adquisicién con cargo Fondo no debe exceder del diez por ciento (10%) de una UIT’, excepcionalmente, puede destinarse al pago de viaticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios basicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la Unidad Ejecutora, en este ultimo caso, cuando se determine no utilizar la modalidad del Encargo a Personal de la Institucion a que se contrae el articulo 40° de la Directiva de Tesoreria N° 001-2007-EF/77.15 y modificatorias. 85 El Director o Jefe de los diferentes estamentos del Ministerio, es el funcionario autorizado a solicitar la ejecucion de un gasto con cargo al Fondo. 8.8 Las dependencias que tenga necesidad de adquirir un bien y que cuya atencién sea posible realizar a través del Fondo, previamente verificara si hay stock de ese suministro en el Almacén. De no existir el bien se procedera a solicitar el requerimiento adjuntado el recibo de egreso (segtn anexos 2 y 3) para la compra respectiva y posteriormente el comprobante de gasto (Factura, Boleta de Venta y Ticket) serdn visados por el encargado de Almacén en la parte posterior de dicho documento. Asimismo, dependiendo del caso en concreto se deberd tener en cuenta la aplicacién 0 no de las normas de caracter tributario que se detallan en la base legal de la presente Directiva 8.7 Las facturas, boletas de venta, ticket, recibo por honorarios y otros comprobantes de pago, que sustenten el gasto con cargo a la Caja Chica, se emitiran a nombre de: Nombre : Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento, RUC N° +: 20504743307 Direccién _: Av. Paseo de la Repiiblica N° 3364 — San Isidro — Lima. 8.8 Estd prohibido presentar como sustento de gasto facturas, boletas de venta, ticket, que acrediten haber sido cancelados con tarjeta de crédito y débito, 8.9 Esta prohibido utilizar fos recursos del Fondo para las compras 0 pagos a cuenta de bienes de capital, bienes corrientes 0 servicios de contratacién de personal. 8.10 El importe del Fondo podra ser modificado, mediante Resolucién de igual nivel a la emitida para su autorizacion. 8.11 Cuando el personal designado como Unico responsable del Fondo, se enouentre con licencia 0 permiso por asuntos particulares, por un lapso mayor de 30 dias, éste ser4 cambiado ‘mediante una modificatoria a la Resolucién Administrativa correspondiente. 8.12 Todo pago realizado con el Fondo no se efectuarén en forma parcial bajo ningtin concepto ni motivo. * Mediante Decreto Supremo N° 252-2010-BF, publicada el sébado 11 de diciembre del 2010, se dispone que durante el aio 2011, el valor de la UIT es de S/3,600.00 (Tres mil seiscientos con 00/100 nuevos soles) Paging 7 do23Meee Cera | Olicna oenetalue Goines el 8.13 La reposicion del Fondo sera solicitada a la Oficina General de Administraci6n, mediante el formulario de Rendicién Documentada (Anexo 8), quien aprobaré de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. El gasto en el mes con cargo al Fondo no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del ntimero de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo. Los gastos se sustentan con documentos que establecen las normas vigentes. 8.14 Los gastos a ejecutar estan sujetos a las normas presupuestarias, pollticas de austeriad y racionalidad del gasto publico. 8.15 El Fondo es objeto de arqueos diarios por parte del encargado de su ‘manejo; de arqueos sorpresivos por la Direccién de Contabilidad y arqueos inopinados por el Organo de Control institucional de! Ministerio, DISPOSICIONES ESPECIFICAS 9.1 Gastos atendibles con el fondo 9.1.1 Gastos menores que demanden su cancelacién inmediata 0 que, por su finalidad y caracteristicas no puedan ser debidamente programados de acuerdo a las necesidades del Ministerio 9.1.2 El monto maximo para gastos es del 10% de la UIT; sin embargo, la Oficina General de Administracién podra autorizar pagos por monios Mayores en casos excepcionales y urgentes, en actividades prioritarias del Ministerio; siempre que cuenten con la justificacién ‘correspondiente. 9.1.3 El responsable del fondo, atenderé los pagos en efectivo mediante Tequerimiento utiizando el formato Recibo de Egreso (Anexo 3) y la Autorizacién del Gasto (Anexo 2), detallando claramente, el monto, concepio del gasto, nombre compieto y nimero del DNI del funcionario 0 servidor que rendira el gasto, con las visaciones del Jefe Inmediato de quien se encargue de rendir el gasto, ademas del Director General de Administracion y del Director de Tesoreria. Los que seran rendidos dentro de las 48 horas de recibido el dinero, 9.1.4 Los gastos atendibles son los referides a las especificas que figuran en la Resolucién Administrativa de apertura 0 modificacion de! Fondo. 9.2 Gastos de Movi lad Son aquellos destinados por el uso del servicio de transporte urbano masivo o taxi por comision de servicios. Es responsabilidad de los Directores y Jefes de los diferentes estamentos del Ministerio determinar de acuerdo a la urgencia y naturaleza de la comision de servicio, el tipo de movilidad (taxi o transporte urbano masivo) que debe utilizar el comisionado. Pagina 8 de23ean aie ee obits Gonera) de ine : oy Raminieaeion-« lidad previamente se debera contar con la autorizacién de la Direccién de la Unidad de Abastecimiento en el formato de solicitud de movilidad, quien debera sellar con la observaci6n “No hay Movilidad " 9.2.2 Los gastos por movilidad local en comisién de servicio serén rendidos mediante Recibo de Movilidad (Anexo 8), de acuerdo a las tarifas oficiales de pasajes vigentes de Lima Metropolitana, En la asignacién para movilidad se tomar como referencia los costos siguientes: TIPO DE. TRANSPORTE DISTRITOS, MONTO A PAGAR Urbano masive Todos ‘Segin tarfas piblicas San Isidro Hasta S/. 8.00 Miraflores, Surquillo, San Borja, La Victoria Lince. Leeusbashcead Lima y Cercado, tasta S/. 16.00 esis Maria, Pueblo Libre, Magdalena, Texi (day {San Miguel, Surco, La Molina, Chorrillos, Ldsianbnsauit ual | 2) Catiao y dstitos dol Calo. Hasta S/. 20.00 | Distitos de Lima Este (Cono Este) Hasta S/. 20.00 Distitos de Lima Norte (Gono Norte) | Hasta S/. 20,00 | Distitos de Lima Sur (Cono Sur) Hasta §/, 20.00 9.2.3 El pago de movilidad local se efectuaré normalmente por el “ser de transporte urbano masivo" para el desplazamiento del personal de las dependencias en comisiones de servicios rutinarias y en cumplimiento de labores oficiales. En casos excepcionales debidamente justificados la Oficina General de Administracion autorizard por el servicio taxi. 9.2.4 Tratandose de traslado de cheques, valores, expadientes u otra documentacion de riesgo y comisiones oficiales, el Director General de Administracién, bajo un criterio de racionalidad, autorizaré el uso de taxis ylo transportes particulares para su traslado respectivo. 9.3 Del procedimiento de los Pagos EI responsable del Fondo atenderé pagos de los gastos debidamente autorizados, de acuerdo a las especificas de gastos que correspondan y sin exceder los limites autorizados, debiendo contar con los requisitos siguientes: 9.3.1 Los comprobantes de pago deben sujetarse a lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT y a nombre del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento, RUC N° 20504743307, Direccién Av. Paseo de la Repiblica N° 3361 ~ San Isidro — Lima, debiendo consignarse los datos en forma clara y precisa, Pégina 9 de 23"Gfiewia Generalde |” emimeracion 9.3.2 La Declaracién Jurada se presentara unicamente cuando en el lugar de la comision de servicios no existan establecimientos que emitan Comprobantes de Pago de acuerdo al Reglamento, hasta un monto maximo del 10% de la UIT. 9.3.3 No se aceptara gastos por consumo de licor, propinas y bienes de activo fijo. 9.3.4 Los comprobantes de pago y la declaracién jurada deberan encontrarse en buen estado de conservacién, sin borrones ni enmendaduras 0 adulteraciones, para su pago con el Fondo, y en casos de reembolso, debera tener una antigdedad no mayor a ocho (08) dias después de haberse efectuado el pago al proveedor. 9.3.5 EI Recibo de Egreso es un formato prenumerado en forma correlative ascendente y sera pagado por el encargacio del Fondo, siempre que cuente con las autorizaciones correspondientes. 9.3.6 En el caso de los funcionarios y servidores, que obtengan recursos del Fondo mediante “Recibo de Egreso’, con motivo de vidticos por comisién de servicios, deberan rendir a los cuatro (4) dias habiles siguientes de su retomo de comisién, tomando en cuenta los formatos establecidos en la _Directiva’ N* — 003-2009-VIVIENDA/SG “Procedimientos para el Otorgamiento y Control de los Vidticos por Viajes de Comisién de Servicios’, aprobada con Resolucién de Secretaria General N° 023-2009-VIVIENDAJSG de fecha 23 de febrero 2009. En este caso solo se efectuard hasta das (02) veces durante el ejercicio fiscal 2011, con excepcién en los casos debidamente justficados y previa autorizacién por la Oficina General de Administracién. 9.3.7 Cuando la comisién de servicio no se realiza, el comisionado esta en la obligacién de devolver el dinero. en efectivo a la Unidad de Tesoreria que le hayan sido entregados, teniendo como plazo maximo hasta el dia siguiente de la fecha prevista para el inicio de la comisién. 9.3.8 EI personal designado como responsable del Fondo informara al Director de la Unidad de Tesoreria, con copia a la Direccién General de Administracién, sobre aquellos Recibos de Egreso no rendidos en el plazo establecido, con el fin de iniciar el tramite de recuperacién o descuento correspondiente. 9.3.9 Al personal que solicité efectivo del Fondo y no cumplid con rendir dentro del plazo establecido en dos oportunidades, no se le asignara mas fondos durante el ejercicio fiscal 2011. 9.3.10 El responsable del Fondo, formulara ta relacin de documentos definitivos de sustentacién de gastos (Facturas, Boletas de Venia, Ticket, Recido por Honorarios y otros), en el Formato: Rendicion Documentada del Fondo Fijo para Pagos en Efectivo (Anexo 6), el mismo que sera verificado y validado por el responsable de Control Previo y remitido a la Direccién General de Administracion para su autorizacién y trémite oportuno del reembolso y archivo correspondiente. Pagina 10 de23,“Ofyina General de: Agrinistracion’ 9.3.11 Con el objeto de otorgar seguridad necesaria a los Fondos y Valores y que estos no se vean perjudicados en caso fortuito 0 de fuerza mayor, se debera realizar las siguientes acciones. V La llave y clave de la caja fuerte debera ser de responsabilidad de Ja persona encargada del manejo del Fondo. v La clave de la Caja Fuerte deberé ser entregada por dicho responsable al Director de ia Unidad Tesoreria en un sobre sellado y lacrado. ¥ Asimismo, dicha clave debera ser modificada cada seis meses, el mismo que sera remitido al Director de la Unidad Tesoreria. 9.4 De la Afectacién Presupuestal del Gasto 9.41 9.4.2 9.43 Los gastos a realizarse en efectivo, con cargo a la Caja Chica, deben afectarse dnicamente a los siguientes conceptos, los mismos. que se encuentran enmarcados en el clasificador del Gasto Publico, sin descuidar la concepcién del mismo y el monto maximo permitido por vez son: 23.11.11 Ament y bebidas para consume humano 23.13.11 Combustibles y Carburantes 2315.12 Pepolerias en Genera, itles y materiales de ofcna 23.1612. De Comunicaciones y telecomunicaciones 2376199 Ovos Accesories yrepuestos 23.199.13 Lins, darios, revista y oro bienes impresos no vineuiados a ensefionza 23.199.199 Otros Bienes 2321.21 Pasajos y Gastos de transporte 2321.22 _Viicos y Asignaciones por Comision de Servicios 2321299 Otros gastos 232212 Servicio de agua y desagie 232222 Servicio de Telefonia Fa 232231 Correos y Servicios de mensajeria 2326.12 Gastos Notariaios 2327-1199 Servicios Diversos 2327.11.3 Ser, Relaconedos con floret, jardineria y oltes actividades 213:1.99. 1.1 Herramientas. 41) Sewicio surinisto de energia elétrca 4 Moblano y similares 3. Lubicantes, grasas y afnes “1 Repuestos y accesorios 2311144 Para edifices yestrucures Queda prohibido el gasto con cargo al Fondo, en los siguientes caso: a. Compra de gasolina combustibles y lubricantes, con excepcién para la Oficina de! Medio Ambiente, e! mismo que deberd ser autorizado por la Direccién de la Unidad de Abastecimiento. b, Compra de Bienes (Activos Fijos) mayores a 1/8 de fa UIT. ¢, Compra de Musbles de Oficina d. Compra de utiles de escritorio existentes en el almacén institucional La Unidad de Contabilidad sera la encargada de realizar la afectacion presupuestal patrimonial de los gastos efectuados, de acuerdo a las Normas vigentes emitidas por los Organos Rectores de Presupuesto, Tesoreria y Contabilidad. Pagina 1 de 23944 Toda accién administrativa, que incumpla con los procedimientos establecidos en la presente Directiva, dara lugar al no reconocimiento y tramite de reembolso siendo de responsabilidad del Jefe de la dependencia por los gastos incurridos. 9.5 Presentacién de la Rendicién del Fondo 9.5.1 9.5.2 9.5.3 95.4 95.5 La rendicién de gasto del Fondo contendran por lo menos la siguiente informacién: fecha, Tipo de Documento, Serie, N° de Comprobante de Pago (Factura, Boleta de Venta, Ticket, Recibo por Honorarios, etc.), RUC del proveedor, nombre de! proveedor, descripcion del gasto, clasificador de gasto, importe. (Establecido en el formato Anexo N° 6 de la presente Directiva). El personal que solicité efectivo del Fondo, presentard la rendicién de cuenta con los comprobantes que sustentan el gasto, dentro de los dos (2) dias habiles de recibido el mismo, para ello deberd utilizar ef formato "Gastos Efectuados - Fondos Para Pagos en Efectivo” (Anexo 4) y, de ser el caso, procederd con la devolucién del dinero no gastado utilizando el formato “Recibo de Ingreso - Fondo para Pagos en Efectivo” (Anexo 5), a través de un Memorandum dirigido a la Unidad de Tesoreria, para que ésta a su vez lo remita a Control Previo de la Unidad de Contabilidad para su revision y conformidad en el plazo de un (01) dia. De existir observaciones a la rendicién, Contro! Previo devolvera a la Unidad de Tesoreria para solicitar al rindente a fin que proceda a subsanar en un plazo maximo de veinticuatro (24) horas. De no ser reconocido el gasto efectuado se solicitara la devolucién del dinero al personal que se le otorgé efectivo del Fondo, en caso contrario deberd proceder al descuento de sus retribuciones respectivos. Cuando eventualmente se reciban facturas en Moneda Extranjera, (Délares Americanos, Euros, etc.) deberdn consignar el monto equivalente en soles en némeros y letras al tipo de cambio venta de la Superintendencia de Banca y Seguros de la fecha de la compra y se debera adjuntar la copia del mismo publicada en el Diario Oficial El Peruano. Todos ios documentos sustentatorios de la rendicién de cuenta del Fondo, deberan ilevar el sello de la frase ‘*PAGADO" para evitar la duplicidad del uso 0 envié de comprobantes de pago. Los documentos sustentatorios del gasto que se deberdn adjuntar a la rendicién de cuentas cumpliran con los siguientes requisites: ‘Ser documentos originales a excepcién de la Boleta de Venta. Su contenido debe ser legible. No debe tener enmendaduras, ni borrones ni uso de corrector. El estado del RUC del proveedor que emitié el comprobante de ago, debera encontrarse como "ACTIVO", HABIDO 0 *HALLADO", En el dorso de la factura, boleta de venta u otro comprobante de Pago, o en su defecto en hoja aparte, consignarén: la fecha y el aooD 2 Pégina 12 de 239.5.6 957 eee ee Motive del gasto, nombre (o los nombres) del rindente (0 los rindentes), N° DNI asi como su firma. f. Deberdn estar visados, por los funcionarios responsables de cada dependencia que autoriza el gasto, asi como del encargado de Contra! Previo. Los documentos de gasto, de tamafio pequefio como tickets o similares, deberan ser pegados en Hojas A-4 (solo originales) para evitar su extravio. La Unidad de Contabilidad se encargara de revisar y fiscalizar la documentacién de gasto, aseguréndose que los egresos efectuados se realicen dentro de los niveles autorizados de gastos en las partidas asignadas. Los documentos presentados por gastos que no estén debidamente sustentados 0 comprendidos en la presente Directiva, seran devueltos para la absolucién de las observaciones determinadas por el encargado de Control Previo, debiendo el responsable de! Fondo emitir un informe a fin de levantar la observacién, en un plazo no mayor a 48 horas. 9.6 Reposicién del Fondo 9.6.1 9.6.2 96.3 96.4 El responsable del Fondo, presentard a la Unidad de Contabilidad, ef formato “Rendicién del Fondo Fijo para Pagos en Efectivo", en el que consignara los datos de los comprobantes de manera cronolégica adjuntando los documentos originales debidamente visada por los responsables, cancelada, foliada y en orden de fecha de pago, para su revision, conformidad y registro en el SIAF-SP, procediendo al reembolso correspondiente por el Unidad de Tesoreria. Es responsabilidad de la Direccién de la Unidad de Contabilidad, efectuar la revisién de las rendiciones del Fondo de acuerdo a las especificas del gasto que corresponda y la correcta sustentacién y justificacién de los gastos La Direccién de la Unidad de Contabilidad efectuaré el compromiso y devengado en el SIAF-SP, con la aprobacién de la Certificacién de Crédito Presupuestario de la Unidad de Presupuesto de la Oficina General de Planificacion y Presupuesto, en el marco del articulo 13 de la Directiva N° 005-2010-EF/76.01, aprobado mediante Resolucién Directoral_N° 030-2010-EF/76.01 ‘por la Direccién General del Presupuesto Pablico, al que hace referencia los numerales 77.1 y 77.2 del articulo 77° de la Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, remitiendo a la Direccién de la Unidad de Tesoreria toda la documentacién, para que se proceda al giro del cheque por el monto rendido, a nombre del responsable del fondo dentro de las 24 horas siguientes. La Direccién de la Unidad de Tesoreria archivara la _rendicién y los documentos sustentatorios conjuntamente con el Comprobante de Pago de Tesoreria Paging 13 de 23,@ 9.6.5 Para la reposicién del Fondo, con el fin de mantener una permanente liquidez, el responsable de dicho Fondo deberd solicitar su renovacién cuando los gastos efectuados representen como minimo el 25% y como maximo el 40% del monto total establecido para cada Fondo. 9.7 De la Liquidacién del Fondo La Liquidacién del Fondo se efectuara al 30 de diciembre de cada afio, devolviéndose al Tesoro Publico el saldo no utilizado, tal como lo estipula Directiva de Tesoreria aprobada por la Resolucién Directoral N° 002-2007- EF/77.15 y modificatorias. 10. | MECANISMOS DE CONTROL, 10.1. La Direccién de la Unidad de Contabilidad, dispondra a Control Previo para realizar de arqueos inopinados, periddicos y sorpresivos, debiéndose contar el efectivo y valores en presencia del servidor responsable de su custodia, dejando constancia en un Acta de Arqueo de Fondos firmada por los responsables de la realizacién del arqueo y del responsable de! fondo, el mencionado documento serd enviado a la Direcoiin de la Unidad de Contabilidad para conocimiento y fines. 10.2. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecta una situacién de caracter irregular, esté debe ser comunicada inmediatamente al Director General de Administracién, para la adopcién de las acciones y medidas correctivas correspondientes. 10.3 En caso de incapacidad fisica 0 abandono de trabajo del responsable del Fondo, se procedera al lacrado de los comprobantes de pago por rendirse, debiendo el Director General de Administracién_y el Auditor Interno exigir como parte de la entrega del cargo, Ia rendicién de cuenta hasta la fecha del suceso prescrito. 10.4 No se otorgarén nuevos fondos con Recibos Provisionales sino se ha rendido el Recibo anterior, bajo responsabilidad del responsable del Fondo. 10.5 En los casos de robo o extravio de documentos sustentatorios de gasto, el responsable del Fondo o el personal usuario deberdn presentar el informe respective y la denuncia policial en original y copia del documento, tal como lo establece el Reglamento de Comprobantes de Pago. 10.6 En caso de robo del efectivo, el responsable del Fondo debera formular un informe dirigido a la Oficina General de Administracién, adjuntando la denuncia policial certificada, a fin de tramitar a través de la Unidad de Abastecimiento el recupero del siniestro ante la compajiia de seguros correspondiente. Pagina 14 de 23Hinisieren os aerate Seca - ‘Oficifia General de S admintrarion DISPOSICIONES FINALES 144 La Oficina General de Administracién, las Unidades de Tesoreria y de Contabilidad o quienes hagan sus veces, son responsables hacer cumplir lo establecido en ta presente Directiva en el marco de la normatividad vigente, Esta prohibido la conformacién de fondos especiales o de naturaleza o caracteristicas similares a los del Fondo, cualquiera sea su denominacién, bajo responsabilidad de la Oficina General de Administracién. Esta prohibido el retiro de dinero en efectivo del Fondo para acciones intas a las establecidas en la presente Directiva. El responsable del Fondo controlard y verificard los plazos de vencimiento de los Fondos otorgados mediante recibos de egreso y de planilla de vidticos, debiendo Informar a la Unidad de Tesoreria en el mismo dia de su vencimiento, para que ésta a su vez, mediante un Memorandum solicite a los rindentes se disponga presentar su rendicién de cuentas, en caso contrario debera proceder al descuento de sus retribuciones respectivos. Copia de la presente Directiva se remitiré al Organo de Control Institucional del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento, para los fines que estime conveniente FORMATOS 124 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 127 12.8 ANEXO 1 Dependencias por programas ANEXO 2 Autorizacién de Gasto. ANEXO 3 Recibo de Egreso y/o Vale Provisional ANEXO 4 Gastos Efectuados ANEXO 5 Recibo de Ingreso ANEXO 6 Rendicién Documentada ANEXO 7 Acta de Arqueo del Fondo para Pagos en Efectivo ANEXO 8 Recibo de Movilidad (pre enumerado) San Isidro, 2011 Pagina 15 de 23on Oflema'Geheratde. * © pdministrecién Despacho Ministerial Secretaria General, cox ; uanenaieno. | Reseach Vases de Constoeséay | ema ge Constuciny Sareaniota USE RNANENTAL Detpaco Vicerinseal eViverds yurbarior | esr de Venda y Urano Sec Goer Ofc deDetensa Nacional Unidad de Comatcadones erase Uride do Admin Documenta Ld de Getin de Carlee Sodas On Geer de asta ha Diclor Gena do Asari rica iin General de Panic Pesousio | DietorGonral de Plnfesodn yPenipucso 006: GESTION a y ps Foca Pbkea Procrdoribioo Organo de Control institucional Jefe de Oficina de Control institucional Oia Geert de Esastca errata | Dresor General de Essie itera Oficina General de Administracién Unided de Atustectono ted de Conta Drectr General dela Of de Adminiatain Unde de Perera Unido Tesora Unido ona Petia 0-2: VVINOA Ceca Nao de Viana Doctor Nacional do Viena Programa Mi Lota Programa de Apoyo al Sector Habitacional ~ PASH Coordinador General UCS-PASH (041: DESARROLLO URBANO Direocién Nacionel de Urbanismo Programa de Gestion Territorial Barrios y Pueblos Programa Integral de Mejoramiento de Director Nacional de Urbanismo (040 : SANEAMIENTO Facilidad para le Preparacion y Ejecucion de Proyectos- FAPEP. Direccién Nacional de Saneamiento yDireccién Nacional de Saneamiento 039 : MEDIO AMBIENTE Oficina de Medio Ambiente: Director de Medio Ambiente 041; DESARROLLO URBANO | DI ign Nacional de Construccion Director Nacional de Construccion Koubs } Se” Pagina 16 de 23‘Ofititia Gerieral de S narinsticion ANEXO N°2 Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento Unidad Ejecutora 1082 AUTORIZACION DE GASTO FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO ron [| Monto AUTORIzA00 DEPENDENCIA RESPONSABLE GONCEPTO DEL GASTO FIRMA DEL RESPONSABLE FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE RINDENTE ‘AUTORIZA Pagina 17 de 23DOhicins Generd) Ge Adrninistacioe ANEXO N° 3 Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento Unidad Ejecutora 1082 N RECIBO DE EGRESO. FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Si. Nombre Son Concepto NOTA.-EL DINERO ENTREGADO DEBERA RENDIR EN UN PLAZO NO MAYOR DE 02 DIAS HABILES, INCUMPLIMIENTO GENERARA LAS ACCIONES ADMINISTRATIVAS CORRESPONDIENTE. AUTORIZACION ‘ADMINISTRACION TESORERIA Lima, ... el 2,010 RECIB CONFORME Firma del Rindente DNLN®.. Pagina 18 do 23ANEXO N° 4. Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento Unidad Efecutora 1082 GASTOS EFECTUADOS FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Bia [Mes [Aha Rindente DOGUNENTO! NP. oy RAZON SOCIAL © NOMBRE | DETALLE DEL GASTO raom | |gom | gat | tue ne Glasticador de Gasto IMPORTE 6 | 60} sm | cores | Sh TOTAL Si. RESUMEN Reclbido con doo, Ne Gastaco Tesora | Dewuelto con doo. Ne Pagina 19 de 23,Bilin cedtial de carsnataueh ANEXO N° 5 Ministerio de Vivienda, Construccién y Vivienda Unidad Ejecutora 1082 Ne RECIBO DE INGRESO FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Nombre Son Concepto Lima, ... - del ... ECIBI CONFORME Responsable del FPPEANEXO N° 6 | Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento | Unidad Ejecutora 1082 | RENDICION DOCUMENTADA FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO, * Da | Wes | ite Responsable DOCUMENTO. Foe itor d6 656 | are % | craw [+ Powe] ate, | nue |RAZONSOCMEONOMBRE | DevALLeDEL cast [OTT TT | Ms, | | | MOVIMIENTO DEL FONDO | Saldo Anterior. | Responsable del F.P.P.E. Control Previo Director de Tesoreria Incremento a la Caja | Tota Inport det presente Rendiion Director de Contebilidad Diretor Genel de Administacin | pana Pagina 21 de23ANEXO N°7 Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento Unidad Ejecutora 1082 ACTA DE ARQUEO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO. En la ciudad de Lima, a las horas del dia de del estando presente representante de Control Previo de la Oficina de Administracidn, se procedié a practicar el Arqueo del Fondo para Pagos en Efectivo que se encuentra a cargo de de obteniéndose el siguiente resultado: FONDOS Y DOCUMENTOS RECONTADOS Efectivo Sl. Vales provisionales SI. Gastos definitivos SI. TOTAL RECONTADO SI. Fondos y decumentos a recontar SI. Sobrante (0 faltante) si. Explicacién de la diferencia El encargado del Fondo, declara haber puesto disposicién del representante del Area de Control Previo, para efectos de! presente arqueo, todos los fondos y documentos sustentatorios bajo su responsabilidad, los mismos que fueron devueltos conforme. Lima,__de del 2,010 RESPONSABLE DEL FONDO CONTROL PREVIO Pagina 22 de 23,Ministerio, de Vivienda, Constr iv iviend: i RECIBO DE MOVILIDAD ‘Adminlstraeion, Oficina: Generale: IOMBRES Y ] \PELLIDOS SARGO )EPENDENCIA | MONTO TOTAL s/. Fecha Motivo y/o Justificacién De A Importe i Total Si, Lima. 1d ecco el | Firma del V°B° Director | Comisionado Autorizado por firma y sello firmna y sello General de (Recibi Jefe Inmediato Transportes Control Previo Administracin__| Conforme)