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Boletn de actualizacin

Auxiliares
Administrativos de la
Junta de Andaluca
Volumen 2
Edicin julio 2014

En el Boletn de La Junta de Andaluca n. 183, de 19 de septiembre de 2014, se public


la Resolucin de 15 de septiembre de 2014, de la Secretara General para la Administracin
Pblica, por la que se convocan pruebas selectivas, por el sistema de acceso libre, para ingreso
en el Cuerpo de Auxiliares Administrativos de la Junta de Andaluca.
En las bases de la convocatoria se especificaba en qu consistira el segundo ejercicio:
Segundo ejercicio.
Tendr carcter eliminatorio y consistir en un ejercicio de carcter prctico que se realizar siguiendo las instrucciones facilitadas por la Comisin de Seleccin, en el que se utilizar
el procesador de textos Word 2003 y la hoja de clculo Excel 2003.
Nuestra editorial public los libros para esta categora profesional en el mes de julio, por
lo que desconoca la versin que se solicitara en la prueba prctica; optamos por incluir la
versin 2007 de los paquetes ofimticos, por ser la de uso ms habitual.
Por ello, en el presente boletn de actualizacin incluimos los programas de Word y Excel
2003, ofrecindoles as a nuestros clientes las versiones de las que sern examinados en la
prueba prctica.

TEMA

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Sistemas Ofimticos: Procesadores


de Texto. Principales funciones y
utilidades. Creacin y estructuracin
de documentos y plantillas. Manejo e
impresin de ficheros. Hojas de clculo.
Principales funciones y utilidades.
Libros, hojas y celdas. Introduccin y
edicin de datos. Frmulas y funciones.
Grficos. Gestin de datos. Otras
aplicaciones ofimticas
AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

Sistemas Ofimticos

ESQUEMA INICIAL
CAPTULO 1. Sistemas Ofimticos: procesadores de texto: principales funciones
y uti-lidades. Creacin y estructuracin de documentos y plantillas. Manejo e
impresin de ficheros
1. Conceptos generales y caractersticas fundamentales del programa de tratamiento de textos
1.1. Caractersticas fundamentales de Word 2003
1.2. Entrada y salida del programa
1.3. Interfaz de Word 2003
1.4. Ventana de documento
1.6. Ayuda de la aplicacin de tratamiento de textos
1.7. Barra de Herramientas Estndar
2. Introduccin, desplazamiento del cursor, seleccin y operaciones con el texto
del documento
2.1. Generalidades
2.2. Modo Insertar texto
2.3. Modo de sobrescribir
2.4. Borrado de un carcter
2.5. Desplazamiento del cursor
2.6. Diferentes modos de seleccionar texto
2.7. Opciones de copiar y pegar
2.8. Uso y particularidades del portapapeles
2.9. Insercin de caracteres especiales (smbolos)
2.10. Insercin de fecha y hora
2.11. Deshacer y rehacer los ltimos cambios
3. Archivos de la aplicacin de tratamiento de textos, ubicacin, tipo y operaciones con ellos
3.1. Creacin de un nuevo documento
3.2. Apertura de un documento ya existente
3.3. Guardado de los cambios realizados en un documento
3.4. Cierre de un documento
3.5. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones o aplicaciones, gestin
de ficheros y copias de seguridad
3.6. Men de ventana. Manejo de varios documentos
4. Utilizacin de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos
para mejorar el aspecto del texto
4.1. Introduccin
4.2. Fuente
4.3. Formato de prrafo

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Sistemas Ofimticos

5. Configuracin de pgina en funcin del tipo de documento a desarrollar utilizando las opciones de la aplicacin. Visualizacin del resultado antes de la
impresin
5.1. Introduccin
5.2. Configuracin de pgina

5.2.1. Mrgenes

5.2.2. Orientacin de pgina

5.2.3. Tamao de papel
5.3. Visualizacin del documento

5.3.1. Modos de visualizar un documento

5.3.2. Zoom

5.3.3. Vista Preliminar
5.4. Encabezados y Pies de pgina

5.4.1. Creacin, eliminacin y modificacin de encabezados y pies de pgi-na
5.5. Numeracin de pginas

5.5.1. Numeracin automtica de las pginas de un determinado documento.
Eliminacin de la numeracin

5.5.2. Cambiando el formato del nmero de pginas
5.6. Bordes de pgina
5.7. Insercin de saltos de pgina y de seccin
5.8. Insercin de columnas periodsticas

5.8.1. Creacin de columnas con distintos estilos. Aplicar columnas en distintos espacios dentro del documento
5.9. Insercin de notas al pie y al final
6. Impresin de documentos. Creacin de sobres y etiquetas
6.1. Impresin de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes
como sobres y etiquetas

6.1.1. Impresin (opciones al imprimir)

6.1.2. Configuracin de la impresora
6.2. Creacin de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos
modelo para creacin y envo masivo

6.2.1. Introduccin

6.2.2. Creacin del documento modelo para envo masivo: cartas, sobres, etiquetas o men-sajes de correo electrnico

6.2.3. Seleccin de destinatarios mediante creacin o utilizacin de archivos
de datos

6.2.4. Creacin de sobres y etiquetas, opciones de configuracin

6.2.5. Combinacin de correspondencia: salida a documento, impresora o correo electrnico
7. Estilos de automatizacin, plantillas y asistentes
7.1. Creacin de estilos que automatizan tareas de formato en prrafos con estilo
repetitivo y para la creacin de ndices y plantillas

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7.1.1. Estilos estndar

7.1.2. Asignacin, creacin, modificacin y borrado de estilos
7.2. Utilizacin de plantillas y asistentes que incorpora la aplicacin y creacin de
plantillas propias basndose en estas o de nueva creacin

7.2.1. Utilizacin de plantillas y asistentes del men Archivo nuevo

7.2.2. Creacin, guardado y modificacin de plantillas de documentos
CAPITULO 2. Hojas de clculo: Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y
cel-das. Introduccin y edicin de datos. Frmulas y funciones. Grficos
1. Conceptos generales y caractersticas fundamentales de la aplicacin de
hoja de clculo
1.1. Introduccin
1.2. Instalacin e inicio de la aplicacin
1.3. Configuracin de la aplicacin
1.4. Entrada y salida del programa
1.5. Descripcin de la pantalla de la aplicacin de hoja de clculo
1.6. Ayuda de la aplicacin de hoja de clculo
1.7. Opciones de visualizacin (zoom, vistas, inmovilizacin de zonas de la hoja de
clculo, etc.)
2. Desplazamiento, introduccin de datos, edicin y modificacin en la hoja de
clculo
2.1. Desplazamiento por la hoja de clculo
2.2. Introduccin de datos en la hoja de clculo
2.3. Edicin y modificacin de la hoja de clculo
3. Almacenamiento y recuperacin de un libro. Operaciones con rangos. Modificacin de la apariencia de una hoja de clculo
3.1. Almacenamiento y recuperacin de un libro
3.2. Operaciones con rangos
3.3. Modificacin de la apariencia de una hoja de clculo
4.



Frmulas, funciones e insercin de grficos y otros elementos


4.1. Frmulas
4.2. Funciones
4.3. Insercin de grficos, para representar la informacin contenida en las hojas de
clculo
4.4. Insercin de otros elementos dentro de una hoja de clculo

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Captulo 1
Sistemas Ofimticos: procesadores
de texto: principales funciones y
utilidades. Creacin y estructuracin
de documentos y plantillas. Manejo e
impresin de ficheros

1. Conceptos generales y caractersticas


fundamentales del programa de tratamiento de textos
1.1. Caractersticas fundamentales de Word 2003
Las aplicaciones informticas para el tratamiento de textos, son aquellas que nos permiten
crear, editar, modificar e imprimir documentos.
Aunque existen gran variedad de programas informticos capaces de realizar estas funciones,
nos centraremos en WORD 2003.
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Sus caractersticas principales son:


Creacin y gestin de documentos, pudiendo gestionar el formato tanto de fuente como


de prrafo y pgina.

Insercin de grficos y tablas.

Permite copiar desde el portapapeles y exportar a l.

Correccin automtica de errores.

Creacin de plantillas y estilos.

Ayuda interactiva.

1.2. Entrada y salida del programa


Para entrar en Word 2003 puede usted hacerlo desde el icono que se crea en el escritorio del
PC o bien desde el Inicio y Todos los programas, haciendo clic en el icono de Word Office 2003.

Inicio de Word 2003

1.3. Interfaz de Word 2003


Descripcin de la pantalla del tratamiento de textos (Interface).
Para poder trabajar adecuadamente con un programa informtico, primero debemos conocer
el interfaz que nos permitir ir gestionando todas sus posibilidades.

Interfaz de Word 2003


6

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El bloque de la izquierda, aparece cuando pulsamos la palabra Archivo en la izquierda. Le


permitir realizar diversas tareas como gestionar archivos, gestionar la impresin y cerrar el documento.

El bloque de la derecha le aparecer mientras edita su documento y le permitir ir gestionando las tareas necesarias para darle el formato y estilo deseado.
1
2

Barra Interface

Como podr observar, en el interfaz principal


aparecen dos elementos a considerar, los grupos
donde se incluyen los distintos comandos y los
botones de acceso rpido configurables por el
usuario.
Los grupos (1) servirn para elegir las tareas
principales sobres las que se quiere realizar la
operacin, mientras que los botones de acceso
rpido (2) harn ms fcil la utilizacin de las
tareas ms habituales.
Dentro de cada grupo, podemos acceder a
ms detalles pulsando la palabra que lo define.

Grupo Desplegado

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1.4. Ventana de documento


En la figura puede ver la ventana del documento que est editando. Ver que dispone de
informacin suficiente para trabajar con l.
En la parte superior de la imagen se encuentran los grupos y accesos rpidos del interfaz
vistos anteriormente.
En el margen derecho ver una barra de desplazamiento para poder ir pasando por las distintas partes del documento. El scroll le permitir ir pasando poco a poco por el documento y las
flechas lo harn pgina por pgina.

Ventana de documento

En la parte inferior observar la barra de estado, que le mostrar las pginas, el idioma y la
vista en la que est trabajando. Esta la estudiar con ms detenimiento en el siguiente apartado.
Pasaremos ahora a clasificar las distintas formas que tiene de ver un documento para ver las
diferentes ventanas que pueden aparecer.

Vista normal: es la forma habitual de trabajar.

Lectura de pantalla completa: se usa para leer el documento, visionando el mismo al mximo espacio posible.

Vista Diseo web: muestra el documento tal y como sera de convertirse en una
pgina Web.

Vista esquema: muestra el documento como un esquema y habilita las herramientas para trabajar con l.

Vista Diseo de impresin: muestra el documento tal y como se imprimir posteriormente


incluyendo los encabezados y pies de pgina en sus posiciones.
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1.5. Barra de estados


Como habr visto antes, esta barra se sita en la parte inferior del documento y le permite
tener consciencia de la edicin del mismo.

Barra de estados

Podr ver ahora las partes en que se divide la misma:


Le permite ver la pgina en la que se encuentra, y las que tiene el documento.

Le permite ver el estado de la correccin ortogrfica y el idioma en el que est trabajando.

Le permite elegir la vista en la que quiere visionar el documento cuando est trabajando
en l.

1.6. Ayuda de la aplicacin de tratamiento de textos


Como no poda ser menos, disponemos de un gran abanico de ayudas para facilitar nuestras
tareas. Esta ayuda aparecer cuando se site sobre algn icono, en forma contextual.

Sistemas de ayuda en Word 2003

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1.7. Barra de Herramientas Estndar


La barra de herramientas estndar que le aparecer al iniciar un documento estar compuesta
por los elementos de uso ms habitual. Podemos disponer de ella en una o dos filas, siendo recomendable dos filas al principio.

UNIDAD FORMATIVA 2
APLICACIONES INFORMTICAS DE TRATAMIENTO DE TEXTOS

Barra Herramientas

Captulo 2. Introduccin, desplazamiento del cursor,

2. Introduccin, desplazamiento del cursor, seleccin


seleccin
y operaciones
con del
el texto
del documento
y operaciones
con
el texto
documento
2.1. Generalidades
1.Generalidades
La finalidad
de cualquier procesador
de textos, entre
ellosellos
el Word Word
2007, es la
de crear es la de crear documenLa finalidad de cualquier
procesador
de textos,
entre
2003,
documentos
escritos
a los que se dan
diversos formatos
que resulten
ms elegantes
afines a
tos escritos a los que
se dan
diversos
formatos
paraparaque
resulten
msy elegantes
y afines a nuestros
nuestros
propsitos. Para
ello deber
lo primero que
deber en
tener cuenta
en cuenta es es
lgicamente
cmo escribircmo
texto en escribir texto en el
propsitos. Para ello
lo primero
que
tener
lgicamente
el documento
y las diversas para
opcionesescribir,
para escribir,insertar,
insertar, modificar,
etc. que se etc.
presentan.
documento y las diversas
opciones
modificar,
que se presentan.
momento
en que
abranuevo
un nuevo documento
en el procesador
textos, este le habilitar
Desde el momentoDesde
en elque
abra
un
documento
en elde procesador
de textos, este le hapoder escribir
l desde
el teclado
su ordenadorde
personal.
Si no ha modificado
ningn estilo, Si no ha modificado
bilitar para poderpara
escribir
enenl
desde
el deteclado
su ordenador
personal.
formato, etc.
(lo veremos
en prximos captulos)
utilizar los elementos
definidos utilizar
por defecto para
ningn estilo, formato,
etc.
(lo veremos
en prximos
captulos)
los elementos definidos
empezar a redactar
su documento.su documento.
por defecto para empezar
a redactar
Ir viendo en apartados
los sucesivos apartados
lo que
puede
hacer unahacer
vez comience
a escribir
su
Ir viendo en los sucesivos
ququeses lo
que
puede
una
vez comience
a escribir su
Tendr en
que tener
en cuenta
que no
es necesario
saltar de lneasaltar
cuando llegue
al final de
una,
documento. Tendrdocumento.
que tener
cuenta
que
no
es necesario
de lnea
cuando
llegue al final de
como en las mquinas
de escribir, ya
el procesador
de textos realizade
estatextos
operacin realiza
automticamente
una, como en las mquinas
de escribir,
yaqueque
el procesador
esta operacin automatendiendo
a losparmetros
parmetros de justificacin
dados. S tendr que
hacerlo cuando
termine unque
prrafohacerlo
con
ticamente atendiendo
a los
de justificacin
dados.
S tendr
cuando termine
un punto y y
aparte
para continuar
el siguiente. en el siguiente.
un prrafo con un punto
aparte
paraencontinuar

2.ModoInsertartexto

2.2. Modo Insertar


texto
El modo Insertar texto es el que tiene por defecto activado el Office 2007, el texto que vaya
escribiendo
en su es
documento
se intercalar
eliminar
los caracteres
adyacentes. Office 2003, el texto que vaya
El modo Insertar
texto
el que
tienesinpor
defecto
activado
escribiendo en su documento se intercalar sin eliminar los caracteres adyacentes.

Nos posicionamos con el ratn donde


queremos introducir las nuevas
palabras para insertar y escribimos.

Palabras insertadas

Insertar
texto
Figura 11.
Insertar texto
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2.3. Modo de sobrescribir


Si utiliza este modo para escribir su documento, ir borrando todo aquello sobre lo que escriba. Se puede activar o desactivar, pasando en este ltimo caso al modo Insertar Texto. Podr
elegir entre activarlo y desactivarlo usando la tecla Insert.

2.4. Borrado de un carcter


Para borrar un carcter hay varias formas de hacerlo:

Posicionarse delante y usar el botn del teclado Supr .

Supr

Posicionarse detrs y usar la tecla de BackSpace .

Usar el ratn y la posibilidad de cortar con su botn derecho una vez seleccionado el
carcter o caracteres a borrar.

2.5. Desplazamiento del cursor


Ahora ver cmo desplazar el cursor a travs del documento para posicionarse donde desee.
Para ello podr hacerlo a travs del ratn y haciendo un clic en la posicin donde desee empezar
a editar, o bien puede usar las teclas de su teclado.

Teclado y conjuntos de teclas

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2.6. Diferentes modos de seleccionar texto


Aqu ver que puede seleccionar el texto deseado de dos formas:

A travs del ratn, dejando pulsado el botn izquierdo mientras lo arrastra por el texto a
seleccionar.

A travs del teclado, mediante las combinaciones de teclas de la tabla adjunta.


Qu queremos seleccionar?

Combinacin de teclas para hacerlo

Un solo carcter a la derecha

Maysculas + flecha a la derecha

Un solo carcter a la izquierda

Maysculas + flecha a la izquierda

Una palabra a la derecha

Control + Maysculas + flecha a la derecha

Una palabra a la izquierda

Control + Maysculas + flecha a la izquierda

Todo el texto hasta el principio de la lnea

Maysculas + Inicio

Todo el texto hasta el final de la lnea

Maysculas + Fin

Lnea completa debajo del cursor

Maysculas + flecha hacia abajo

Lnea completa encima del cursor

Maysculas + flecha hacia arriba

Desde donde estamos hasta el final del prrafo

Control + Maysculas + flecha hacia abajo

Desde donde estamos hasta el principio del


prrafo

Control + Maysculas + flecha hacia arriba

Hasta el final del documento

Control + E

2.7. Opciones de copiar y pegar


Ahora podr ver las opciones que nos ofrece Word para copiar y pegar datos en el documento. Estas opciones estn relacionadas con el portapapeles y el acceso a ellas se puede hacer de
varias formas. Tendr tres opciones a elegir:

Copiar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles sin que desaparezca del
documento.

Cortar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles haciendo que S DESAPAREZCA del documento.

Pegar: pasar el contenido existente en el portapapeles al documento en el punto


en que se encuentre el cursor.

Copiar, cortar o pegar


Para copiar, cortar o pegar, una vez seleccionado el texto deber elegir el icono correspondiente de la figura anterior o bien pulsar el botn derecho del ratn y elegir esa opcin del men
contextual.
Si pega un texto de otro documento en Word, que puede traer otro formato, le permitir mantener el formato original o adaptarlo al formato del documento en el que se pega.
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TRUCO:
Al igual que en otras ocasiones puede serle til el acceso por teclado a estas
opciones.
Copiar: CTRL + c

Cortar: CTRL + x

Pegar: CTRL + v

2.8. Uso y particularidades del portapapeles


Qu es el portapapeles? Pues es un lugar donde Word guarda hasta 24 entradas de elementos que han sido copiados al mismo. Una especie de bal donde se van guardando elementos con
la espera de ser usados luego.
Para acceder a l lo haremos a travs del grupo Edicin situado en la barra de herramientas
principal.

Portapapeles de Word 2003

Podr ver que en cada elemento aparece un icono a la izquierda que indica de qu programa
procede el elemento, ya que el portapapeles permite guardar en l elementos de diversos programas distintos del Sistema Operativo.
Una vez abierta la ventana del portapapeles, podr seleccionar si quiere pegar todo lo que hay
en su documento, eliminarlo todo, o elegir el elemento que necesite y trasladarlo a su documento
o eliminarlo.

Elementos del portapapeles


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Tambin dispondr de una serie de opciones referentes al portapapeles que podr seleccionar como guste.

Opciones del portapapeles de Word 2003

2.9. Insercin de caracteres especiales (smbolos)


El procesador Word 2003 le permitir insertar smbolos especiales a travs de la ficha Insertar

Insertar smbolos

2.10. Insercin de fecha y hora


Tambin puede usted insertar la fecha y hora en cualquier parte del documento, mediante la
opcin existente en el men insertar.

Insertar fecha y hora

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2.11. Deshacer y rehacer los ltimos cambios


Para deshacer y rehacer los ltimos cambios realizados en el documento, disponemos de una
herramienta muy til situada en el interfaz principal de Word.

Deshacer y rehacer

3. Archivos de la aplicacin de tratamiento de textos,


ubicacin, tipo y operaciones con ellos
3.1. Creacin de un nuevo documento
Para empezar a trabajar con WORD deber crear un documento, que le permita realizar lo que
desea. Para ello existen dos vas:

Iniciar WORD desde el Sistema Operativo.

Crear un documento nuevo, con WORD ya abierto.

Al iniciar el Programa desde el Sistema Operativo se crear automticamente un documento


en blanco, que le permitir inmediatamente comenzar a trabajar sobre l.

Apertura de Word desde SO

Documento en blanco inicial al abrir WORD


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Una vez abierto el documento, observar que puede escribir lo que desee. Por defecto aparece un tipo de letra Times New Roman con tamao de fuente 12, que luego podr cambiar (lo
veremos en el apartado de Formato) para que su documento tenga un aspecto ms profesional.
La otra forma de abrir un nuevo documento es con Word en uso. Para ello nos iremos al grupo
Archivo que vimos anteriormente y sealaremos Nuevo.

Apertura de nuevo documento con Word ya en uso

Podr elegir entre algn tipo de plantilla o un documento en blanco. De momento elija un
documento en blanco para empezar a trabajar y le aparecer el mismo formato que cuando abri
Word directamente.
El documento inicial presenta formato por defecto para empezar a trabajar directamente. Utilice las posibilidades del programa para dar a sus trabajos un aspecto ms
profesional.

3.2. Apertura de un documento ya existente


Para abrir un documento existente tambin dispone de dos posibilidades.

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Clicar dos veces sobre el documento y se abrir Word automticamente.

Utilizar el grupo Archivo para buscar el documento desde el apartado Abrir. Le saldr un
cuadro de dilogo donde tendr que buscar la ubicacin del archivo. Tambin puede usar
CTRL+A

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3.3. Guardado de los cambios realizados en un documento


Para guardar los cambios realizados en el documento deber utilizar el botn de comando
Guardar o Guardar Como La diferencia entra ambos radica en que el primero de ellos sobrescribe el fichero sobre el que trabaja, sustituyendo el contenido por el existente a la hora de presionar
el botn de comando, mientras que la opcin Guardar Como habilita un nuevo cuadro de opciones
para grabar el archivo con otro nombre o formato. Podremos acceder desde el dibujo del disco en
la barra rpida o desde el grupo Archivo.

Opcin Guardar documento

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Opcin Guardar como

3.4. Cierre de un documento


Tras trabajar con un documento, debe cerrar el mismo para que no se quede en la memoria
del sistema. Para ello debe usar la opcin Cerrar el documento desde el grupo Archivo. En el caso
de que no haya guardado los datos tras una modificacin, el programa le preguntar si quiere
guardar antes de cerrar, para evitar prdidas de informacin por algn despiste.

Opcin Cerrar documento


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TRUCO:
Para realizar las tareas antes expuestas, puede utilizar combinaciones de teclas para
ganar rapidez:
Abrir fichero: CTRL + A

Guardar fichero: CTRL + G

Guardar como: F12

Cerrar: CTRL + F4

3.5. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones


o aplicaciones, gestin de ficheros y copias de seguridad
Al trabajar con documentos debe conocer qu tipo de documentos es capaz de gestionar
WORD 2003. Los vemos a continuacin:

*.doc: Documento Word 97-2003.

*.xpf o *.pdf: Documento de Adobe Acrobat o XPS.

*.dot: Plantilla Word 97-2003.

*.html: Pgina Web.

*.rtf: Texto en formato RTF.

*.xml: Documento XML.

*.txt: Documento sin formato de texto.

*.wps: Documento en formato WORKS.

Podemos personalizar varias opciones a la hora de trabajar con ficheros, como la carpeta
donde se guardarn por defecto, la extensin que usar por defecto y donde guardaremos los
archivos temporales que se usarn en caso de prdida de la informacin, para recuperar una
copia de seguridad.
Para acceder a estos parmetros, deber hacerlo desde el grupo Herramientas Opciones,
y nos iremos a la pestaa Guardar, donde podr configurar a su antojo todas las opciones en
funcin de sus necesidades.

Opciones de gestin de ficheros de Word 2003


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Sistemas Ofimticos

Word 2003 realiza copias de seguridad de su documento cada 10 minutos por defecto, este
tiempo lo puede modificar en las opciones de gestin de ficheros vistas anteriormente. Si necesita
recuperar uno de los archivos temporales llevados a cabo por el programa, deber ir al directorio
que se indique como Autorrecuperacin en el cuadro de dilogo anterior, en la pestaa ubicacin
de archivos.

3.6. Men de ventana. Manejo de varios documentos


El men de ventana se encuentra en el grupo Ventana y permitir gestionar la visin y el
trabajo, cuando se trabaja con varios documentos simultneamente.

Men ventanas

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Sistemas Ofimticos

Las opciones presentes en el men son las siguientes:


1. Nueva ventana: abre una ventana con una vista del documento actual.
2. Organizar todo: coloca un mosaico con todos los documentos abiertos en paralelo en la
pantalla.
3. Divide la ventana actual en dos partes para que pueda ver diferentes secciones del documento al mismo tiempo.
4. Ver en paralelo: muestra dos documentos en paralelo por si tuviera que comparar el
contenido.
5. Cambiar ventanas: Para intercambiar el documento activo solo tendr que seleccionarlo
desde ese grupo.

4. Utilizacin de las diferentes posibilidades que


ofrece el procesador de textos para mejorar el
aspecto del texto
4.1. Introduccin
Gracias a las diversas opciones de formato ofrecidas por Word, podr darle a sus documentos
el aspecto de una presentacin profesional.
Para simplificar un poco la tarea, dividiremos la eleccin de estilos y formatos en tres apartados bsicos de menor a mayor envergadura: texto, prrafo y dedicaremos un captulo aparte al
formato de pgina.

4.2. Fuente
En este apartado podr ver cmo modificar las fuentes para darle diversos matices a sus documentos. Podr cambiar el tipo, el tamao, el color, enfatizar, subrayar, tachar, etc.; en el interfaz
de Word 2003, podr encontrar los elementos ms utilizados en la parte de comandos rpidos.
Tambin podr modificarlo todo desde el grupo Formato, entrando en Fuente.

Formatos de fuente acceso rpido

Haciendo referencia a la figura, podr ver en ella los siguientes elementos:


1. Tipo de fuente: aqu elegir el estilo de la fuente; por defecto Times New Roman.
2. Tamao de fuente: podr elegir el tamao de la letra; por defecto 12.
3. Botones para nfasis: negrita, cursiva y subrayado.
Podra aadir en caso de necesitarlo algunas otras opciones como pueden ser:
1. Marcador: tiene el efecto de marcar con un fluorescente el texto seleccionado.
2. Cambio de color de la fuente: permite cambiar el color de la fuente; por defecto negro.
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Sistemas Ofimticos

3. Operaciones de tachado, subndice, superndice y cambio de maysculas o minsculas.


4. Normal: Vuelve al estilo predeterminado: Times New Roman 12
Es recomendable mostrar todos los botones en dos filas para tener acceso rpido a los ms
importantes.

Si observa el cuadro de dilogo del apartado Fuente, podr realizar cambios ms precisos en
el tipo de fuente, adems de los ofrecidos en los botones rpidos

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Sistemas Ofimticos

Cuadro de dilogo de formato de fuente

Podr ver ahora una tabla con las teclas rpidas asociadas a los cambios de formato ms
usuales.
Operacin deseada de cambio formato

Combinacin de teclas para ello

Negrita

Control + N

Cursiva

Control + K

Subrayado

Control + S

Subndice

Control + tecla =

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Sistemas Ofimticos

Superndice

Control + tecla +

Aumentar tamao fuente

Control + tecla >

Disminuir tamao fuente

Control + tecla <

Cambiar tipo fuente

Control + Maysculas + F

Tabla de teclas de acceso rpido a cambios de formato en la fuente

4.3. Formato de prrafo


Al igual que hicimos con los cambios de formato en la fuente, aqu en el prrafo nos basaremos en los comandos ofrecidos en las opciones de prrafo para comentar el efecto que tendr
cada uno de ellos sobre el documento. Podr acceder a stas a travs del grupo Formato
Prrafo

Formato de Prrafo

En relacin a la figura anterior podr ver en ella los siguientes elementos, que le permitirn
gestionar el formato de los prrafos en su documento (recomendable haber puesto antes todos
los botones de acceso rpido en dos filas, para tener la mayora en la barra).
1. Alineacin de prrafos: cada uno de estos botones de comando le permitir alinear el
texto en el prrafo segn elija.

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1.1.

Justificado Izquierda: alinear el texto a la izquierda, dejando que acabe


por la derecha sin justificar.

1.2.

Centrado: centrar el texto en la pgina.

1.3.

Justificacin Derecha: alinear el texto a la derecha, dejando que acabe


por la izquierda sin justificar.

1.4.

Justificado: alinea el texto tanto por la derecha como por la izquierda,


introduciendo los espacios que considere necesario para ello.

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Ejemplos de justificacin de textos

2. Interlineado: le permitir elegir el espacio existente entre las lneas de texto y la distancia
entre el final de un prrafo y el siguiente.
3. Bordes y sombreados: le permitir realizar sombreados en los prrafos que desee con
diversos colores y posibilidades, as como definir bordes y recuadros para el mismo.

Se podr elegir tambin algn tipo de efecto, y distintos tipos de lneas para confeccionar
el borde.

Opciones de bordes y sombreados


La opcin de bordes y sombreados en ciertos prrafos le dar a sus documentos
un aspecto profesional. No olvide utilizarlos como recurso para destacar elementos importantes.

4. Numeracin, vietas y esquemas numerados:


4.1. Vietas: le permitir hacer una lista con diversos tipos de vietas para que resulte visualmente ms atrayente, en funcin de lo que desee destacar. Las opciones
aparecern solo desde Formato Numeracin y Vietas. El botn de acceso rpido
ejecutar la orden predefinida en el anterior apartado.

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Vietas

4.2. Listas numeradas: similar a la vieta, le permitir hacer una lista por orden
numrico en lugar de con smbolos. Formato Numeracin y Vietas. El botn de
acceso rpido ejecutar la orden predefinida en el anterior apartado.

Listas numeradas
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4.3. Esquema numerado: Inicia una lista con varios niveles y automatiza la numeracin de los mismos para facilitar esta tarea al usuario.

Esquema numerado

5. Sangras: ante todo deber saber qu es una sangra verdad? La sangra establece la
distancia entre el margen izquierdo del documento y el prrafo.

Con los botones de comando Aumentar y Disminuir sangra, puede hacer que el prrafo
que est editando se encuentra a ms o menos distancia del margen izquierdo del documento.

Desde el cuadro de dilogo tambin puede definir la sangra del prrafo de un modo ms
exacto.

Cuadro de dilogo para sangras


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Tambin puede utilizar la regla de Word para definir la sangra del prrafo. Veamos primero
cmo hacer que esta aparezca a la hora de editar el documento.

Regla de Word 2003

Uso de la regla para efectuar sangras

Una vez que ha visto las sangras, veremos cmo trabajar con las tabulaciones. Las tabulaciones son los puntos de referencia que toma Word 2003 para hacer las sangras y para alinear
los textos. Se pueden fijar manualmente desde la regla y hay varios tipos que veremos a continuacin.
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Gestin de tabulaciones desde la regla

Haciendo clic sobre el elemento que nos permite elegir el tipo de tabulacin a colocar, ir
pasando por las diversas tabulaciones existentes:
Tabulacin izquierda. Alinea a la izquierda el prrafo con su referencia.
Tabulacin centrada. Centra el prrafo en base a ella donde est situada.
Tabulacin derecha. Alinea a la derecha el prrafo con su referencia.
Tabulacin decimal. Centra respecto a la coma decimal de los nmeros.
Barra de tabulaciones. Coloca una barra vertical de separacin.
Sangra de primera lnea. Sirve para indicar dnde empieza el prrafo.
Sangra Francesa. Gestiona la sangra francesa.
Solo tendr que hacer clic sobre la regla en el lugar en el que quiera insertar la tabulacin
seleccionada y se aplicar al prrafo seleccionado en ese momento. Para modificar su posicin
solo debe arrastrar la tabulacin donde desee y para eliminarla arrstrela fuera de la regla.
Ver ahora un ejemplo prctico de uso de las tabulaciones, para hacer un cuadro.

Ejemplo del uso de tabulaciones para editar cuadros de datos

Tambin puede editar las distintas tabulaciones desde el cuadro de dilogo del grupo Prrafo,
logrando el mismo efecto que desde la regla.
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Fijacin de tabulaciones desde el cuadro de dilogo de Prrafo

Para terminar con el formato de prrafos, veremos una tabla con las teclas de acceso rpido
ms usuales.

Formato de prrafo a realizar

Combinacin de teclas rpida

Justificar el prrafo a la izquierda

CTRL + Q

Centrar el prrafo

CTRL + T

Justificar el texto por la derecha

CTRL + D

Justificar totalmente el texto (derecha e izquierda)

CTRL + J

Desplazarse por los distintos tabuladores

Tecla Tabulador del teclado

5. Configuracin de pgina en funcin del tipo de


documento a desarrollar utilizando las opciones de
la aplicacin. Visualizacin del resultado antes de la
impresin
5.1. Introduccin
En este apartado ver cmo realizar el diseo de pgina que mejor se adapte a las necesidades del documento, viendo posteriormente una visualizacin preliminar antes de la impresin
definitiva del mismo.
Para todo ello deber situarse en la ficha Diseo de pgina, desde donde podr controlar
todos los apartados necesarios.
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5.2. Configuracin de pgina

Grupo Configurar pgina

5.2.1. Mrgenes
Aqu podr ver cmo configurar los mrgenes de su documento.

Gestin de mrgenes de pgina

Los mrgenes, tal y como pudo ver anteriormente con las tabulaciones, tambin pueden ser
modificados desde la regla de Word, desplazando los selectores de los extremos de la misma. El
rea efectiva de escritura ser aquella que se muestra en blanco en la regla.
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Gestin mrgenes laterales desde la regla

Gestin de mrgenes superior e inferior desde la regla

5.2.2. Orientacin de pgina


Otro apartado interesante a la hora de configurar la pgina es la orientacin que tendr esta a
la hora de imprimirse. Puede elegir entre horizontal y vertical, siendo por defecto y lo ms habitual
imprimir verticalmente.

Eleccin entre orientacin vertical u horizontal

5.2.3. Tamao de papel


Aqu podr elegir entre los distintos tamaos predefinidos de documento, para que se pueda
adaptar lo mejor posible a sus necesidades. Por supuesto tambin permite personalizar el tamao
del documento, por si lo necesitase.
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Gestin del tamao del papel

5.3. Visualizacin del documento


5.3.1. Modos de visualizar un documento
Recordaremos ahora las distintas formas de visualizar un documento que le fueron presentadas en el apartado de la Ventana del documento. Tal y como vimos, se puede cambiar la vista desde la barra de estado del documento, o bien a travs de la ficha Vista en la barra de herramientas.

Opciones de visualizacin del documento en ficha


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Vista normal: es la forma habitual de trabajar.

Lectura de pantalla completa: se usa para leer el documento, visionando el


mismo al mximo espacio posible.

Vista Diseo web: muestra el documento tal y como sera de convertirse en


una pgina Web.

Vista esquema: muestra el documento como un esquema y habilita las herramientas para trabajar con l.

Vista Borrador: muestra el documento como un borrador para poder editarlo


con mayor rapidez. Elimina algunos elementos del visionado como los encabezados y pies de pgina.

Ahora le mostraremos algunos ejemplos de cada una de las vistas para que pueda identificarlas adecuadamente.

Vista normal (Vista de diseo)

5.3.2. Zoom
Una vez ha seleccionado la vista que desee, puede adems utilizar el zoom para alejarse o
acercarse al documento, de manera que le resulte lo ms cmodo posible trabajar con l.

Cuadro de manejo del zoom


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Podr observar que adems del cuadro de dilogo existen botones de comando para acceder
directamente a las funciones ms usuales.

Para ver el documento a tamao normal.

Para ver una pgina en una ventana.

Para ver dos pginas en una ventana.

Para que el ancho de la pgina coincida con el de la ventana.

5.3.3. Vista Preliminar


Con la vista preliminar podremos ver exactamente cmo quedara el documento para la impresin. Se suele hacer justo antes de imprimir el documento, para comprobar que este est tal
y como se desea.

Acceso a vista preliminar

Tambin se puede usar durante la elaboracin del mismo para comprobar que los formatos
aplicados quedan tal y como se desea.

5.4. Encabezados y Pies de pgina


Con los encabezados y pies de pgina dar a su documento un aspecto mucho ms profesional y ordenado, por lo que habr de tenerlo en cuenta como un elemento importante de diseo.

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5.4.1. Creacin, eliminacin y modificacin de encabezados y pies de pgina


La creacin de estos elementos se lleva a cabo desde el grupo Ver, por lo que ahora podr
ver cmo operar con ella.

Acceso a insertar encabezado y pie de pgina

Para insertar un encabezado en el documento, se deber ir a la parte de encabezado, donde


podr seleccionar entre varios tipos de encabezado distintos.

Creacin de encabezado

Una vez elija el tipo de encabezado, solo tendr que editarlo para que muestre lo que usted
desee.
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Ejemplo de encabezado editado

Para editar el encabezado solo tiene que seleccionar la opcin en el men de Ver encabezado visto anteriormente o clicar dos veces en el mismo con el ratn.

Editado de encabezado

Le aparecer una barra de herramientas contextual exclusiva para el trabajo con encabezados
y pie de pgina, que le facilitar las labores ms usuales.

Barra de herramientas para editar los encabezados

En esta barra de herramientas aparecen facilidades para insertar elementos habituales como
imgenes o la fecha o/y hora. As como algunas opciones para mostrar el encabezado y la posicin
que este ocupar dentro del documento.
Para eliminar el encabezado deber editarlo y borrar su contenido.
En lo que respecta a los pies de pgina es aplicable todo lo visto para los encabezados, aunque lgicamente deber dirigirse a la parte inferior de la pgina.

5.5. Numeracin de pginas


5.5.1. Numeracin automtica de las pginas de un determinado
documento. Eliminacin de la numeracin
En este apartado podr ver cmo numerar las pginas automticamente y ver cmo y dnde
puede situar ese nmero.
Para acceder a este apartado lo har tambin desde el men Insertar y elegir esta vez
Nmero de pgina, lo que har que se desplieguen las distintas opciones que se le presentan.

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Nmero de pgina

5.5.2. Cambiando el formato del nmero de pginas

Para modificar el formato de los nmeros de pgina, nicamente debe entrar en el men
correspondiente y realizar los cambios que necesite para su documento, tal y como se muestra
en la figura.

5.6. Bordes de pgina


Ahora podr ver cmo configurar los bordes de la pgina,
as como el color de la misma y la marca de agua, en caso
de que necesite de la misma para su documento. Todo esto
se har desde el grupo Fondo de pgina localizado en la ficha
Formato, excepto los bordes que se harn desde el grupo del
mismo nombre, como vimos anteriormente.

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Color de fondo.

Marca de agua.

Bordes de pgina. Ver que el cuadro es igual al de los bordes para el prrafo pero se
aplicar a todo el documento a nivel de pgina.

Opciones para fondo de pgina

Bordes Pgina

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Para terminar con la configuracin de la pgina, podr ver cmo insertar saltos de pgina y
de seccin.

5.7. Insercin de saltos de pgina y de seccin


Mediante este men, podr alterar la normal escritura del documento, intercalando columnas, saltos y adaptando el documento para ser impreso.
Desde el grupo Insertar, podr encontrar el botn de comando Saltos desde donde acceder a los
saltos de pgina y de seccin.

Saltos de seccin y de pgina

Gracias a los saltos de seccin, podremos por ejemplo elaborar un documento con dos columnas, intercalar un salto continuo y seguir escribiendo a una columna. Sirven por lo tanto para
otorgar de formatos algo ms complejos a los documentos. Los saltos de pgina nos permitirn
movernos por las distintas secciones del documento con ms facilidad.

Ejemplos de saltos de pgina y seccin

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5.8. Insercin de columnas periodsticas


5.8.1. Creacin de columnas con distintos estilos. Aplicar columnas en
distintos espacios dentro del documento
Para insertar columnas periodsticas debera dirigirse al Grupo Formato Columnas. Podr
elegir el nmero de columnas que tendr el documento. Puede utilizar los saltos vistos anteriormente para alternar diversos tipos de columnas (cada una con el formato que desee) en el
documento.

Columnas

5.9. Insercin de notas al pie y al final


Para insertar notas al pie del documento o al final del mismo, deber en este caso dirigirse al
Grupo Insertar y dentro de referencias ver Notas al Pie.

Notas de pgina

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Qu son las notas? Son comentarios sobre partes del documento que usted desea que
consten en l. Por ejemplo, en obras literarias se usan para aclarar ciertos aspectos que se deben
a la traduccin literal de la palabra o algn comentario del autor.
Se pueden insertar al pie de pgina, Word las ir enumerando ordenadamente, o bien se irn
acumulando todas al final del documento .

6. Impresin de documentos. Creacin de sobres y


etiquetas
6.1. Impresin de documentos creados en distintos formatos
de papel, y soportes como sobres y etiquetas
Una vez terminado su documento, posiblemente desee imprimirlo. Para ello Word le ofrece
una serie de posibilidades de configuracin que pasaremos a ver a continuacin.

6.1.1. Impresin (opciones al imprimir)


Word le ofrece una serie de opciones de impresin que podr elegir desde el grupo Herramientas Opciones

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6.1.2. Configuracin de la impresora

6.2. Creacin de sobres y etiquetas individuales y sobres,


etiquetas y documentos modelo para creacin y envo masivo
6.2.1. Introduccin
Se imagina tener que escribir 300 cartas iguales nicamente cambiando el nombre del
destinatario? Gracias a la opcin Correspondencia de Word podremos usar listas de datos para
que l automticamente vaya generando los documentos cambiando simplemente el campo que
le hayamos indicado. En los apartados siguientes veremos paso a paso cmo realizar este trabajo,
que puede ser muy til en determinadas ocasiones.

6.2.2. Creacin del documento modelo para envo masivo: cartas, sobres,
etiquetas o mensajes de correo electrnico
Lo primero que tendremos que hacer para llevar a cabo un documento de envo masivo, ser
generar el modelo base sobre el que trasladaremos los distintos datos a modificar.
Para ello nos iremos al grupo Herramientas y dentro de cartas y correspondencia, elegiremos
lo que deseemos llevar a cabo: carta, sobre, etiqueta o email. Todos se harn de la misma forma,
cambiando simplemente el formato de los mismos.

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Combinar correspondencia 1 y 2

Tras elegir el formato adecuado, deber escribir el cuerpo del mensaje, es decir, la parte del
mensaje que se mantendr invariable para todos los destinatarios del documento.
Una vez creado el cuerpo del documento, deber pasar al punto siguiente para ver cmo
crear la lista de destinatarios para asociarlos al escrito.

6.2.3. Seleccin de destinatarios mediante creacin o utilizacin de archivos


de datos
Ahora procederemos a seleccionar a los destinatarios del mensaje. Para ello podremos seguir
el asistente que nos llevar a la parte de elegir destinatarios donde podremos crear una nueva o
elegir alguna que tuvisemos guardada.
Elegiremos ahora escribir una nueva lista, para que vea el proceso a seguir.

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Tendr que ir rellenando las distintas entradas con los nombres y datos de los destinatarios,
aadiendo en cada caso una Nueva entrada. Como podr observar, hay muchas columnas de
datos. Si usted lo desea puede Personalizar columnas para quedarse con los datos que vaya a
necesitar.

Una vez haya terminado de editar la lista, la guardar para futuras ocasiones. Se guarda por
defecto en la carpeta de orgenes de datos en formato Access.

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SiStemaS OfimticOS

Bien, ya tiene su lista de datos generada y lista para su uso, ya solo le queda insertarlos en
el documento para terminar.
Para ello deber ir a la barra de herramientas y deber seleccionar Insertar campo combinado
en el lugar que desee del documento. Le aparecern como opciones todas las columnas que tena
en la lista de datos que cre anteriormente.

Insertar campo combinado

Una vez haya insertado todos los campos que necesite para su documento, puede generar
una vista previa para ver cmo queda antes de generar el resultado final.
En nuestro documento hemos usado nicamente tres campos: tratamiento, nombre y direccin. Como observamos que ha quedado tal y como deseamos, procederemos a generar las
cartas en un nuevo documento Word, aunque podremos imprimir o mandar email directamente.

6.2.4. Creacin de sobres y etiquetas, opciones de configuracin


Una vez hemos visto cmo generar cartas para envo masivo, veremos ahora cmo crear los
sobres y/o etiquetas necesarios en teora para poder llevar a cabo la tarea completa del envo de
las mismas. Como habr ledo anteriormente, para crearlas se siguen los mismos pasos que para
las cartas, a excepcin de que debera elegir la opcin Sobre o Etiqueta. Veremos qu opciones
de configuracin nos aportan estos elementos para poder adaptarlas a nuestras necesidades.
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Comenzaremos por los sobres y seguiremos con las etiquetas.

A) Sobres
Al comenzar la correspondencia tendr que elegir el formato Sobres para crearlos. Una vez
hecho esto el proceso es idntico al de crear una carta. Deber elegir el formato de sobre que
desee as como la direccin del texto y el formato de la fuente. Podr ver todo el proceso en la
figura siguiente.

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Sistemas Ofimticos

Sobres

Generacin de sobres para envo masivo


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B) Etiquetas
Para generar etiquetas, como habr podido imaginar, el proceso ser similar al del sobre,
pero eligiendo esta vez Etiqueta. Se abrirn tambin una serie de opciones para dar formato a las
etiquetas y se generar una tabla para rellenarlas. Para ver el resultado de la insercin de campos
en la generacin de etiquetas, no olvide actualizar las etiquetas. Podr ver tambin el proceso en
la siguiente figura.

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Sistemas Ofimticos

Ejemplo de elaboracin de etiquetas

6.2.5. Combinacin de correspondencia: salida a documento, impresora o


correo electrnico
Una vez terminado el documento, como vimos anteriormente, tendr la opcin de generar un
nuevo documento con todas las cartas, sobres o etiquetas que haya realizado, imprimirlo directamente sin guardarlo ni editarlo o enviarlo por email.

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Editar documentos individuales: al editar documentos individuales, se generar un nuevo


documento Word con todas las cartas realizadas.

Imprimir documentos: se generar el cuadro de dilogo de impresin para imprimirlo


todo, el registro actual o una seleccin de ellos.

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7. Estilos de automatizacin, plantillas y asistentes


7.1. Creacin de estilos que automatizan tareas de formato
en prrafos con estilo repetitivo y para la creacin de
ndices y plantillas
En este captulo veremos cmo trabajar con los distintos estilos que ofrece Word, dejando
para temas posteriores la creacin de ndices y plantillas. Los estilos son unos formatos de fuente
predefinidos asociados a determinados parmetros (Ttulos, prrafos a destacar, etc.), as ahorraremos tiempo y no tendremos que estar buscando manualmente los distintos tipos de letra
deseados para cada parte de nuestro documento.

7.1.1. Estilos estndar


Haremos mencin en este apartado al grupo de Estilos, que nos indica fuentes que podemos
elegir para diversos apartados de nuestro documento, como ttulos, apartados, etc.

Eleccin de Estilos estndar

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Sistemas Ofimticos

Mediante este grupo podr elegir el estilo predefinido deseado para el texto seleccionado.
Posteriormente podremos usar estos estilos para generar ndices y plantillas, puesto que Word los
identifica separadamente.
Dispondr de una gran multitud de estilos a seleccionar para diversas opciones de trabajo en
el documento. Dentro de los estilos a usar, podremos cambiar de grupo de estilos.. Vemos que
podremos elegir entre formatos de fuente atendiendo a criterios generales, color, etc. Mediante
los temas predefinidos podremos elegir entre una gran variedad de estilos combinados.

Temas

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7.1.2. Asignacin, creacin, modificacin y borrado de estilos


Para asignar un estilo a un texto nicamente debe seleccionar el estilo deseado, una vez ha
seleccionado el texto a modificar.
Si usted necesita modificar un estilo en particular de los que se encuentran disponibles entre
los estndares que presenta Word, puede hacerlo accediendo al cuadro de dilogo visto anteriormente.
Observe que se le ofrecern distintas opciones que pretenden acercarle al estilo deseado de
la manera ms simple posible.
Desde el cuadro de dilogo anterior tambin podr crear algn estilo nuevo si lo necesita.

Cuadro para creacin de nuevo estilo

Cmo podremos borrar un estilo existente?


Si lo que desea es quitarle un estilo a un texto determinado solo tiene que seleccionarlo y
acceder al botn de Eliminar estilo.
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7.2. Utilizacin de plantillas y asistentes que incorpora la


aplicacin y creacin de plantillas propias basndose en
estas o de nueva creacin
Debido al uso que se le da hoy en da a los procesadores de texto, estos suelen ir incorporando mejoras y novedades para no quedarse desfasados. Word incorpora un asistente de plantillas
para crear documentos siguiendo estilos predefinidos que mejoran la presentacin del mismo o lo
predisean en funcin de las necesidades que presente ese tipo de documento.

7.2.1. Utilizacin de plantillas y asistentes del men Archivo nuevo

Cuando abrimos un documento nuevo, Word nos permite seleccionar si queremos trabajar
con alguna plantilla en particular.
Una vez elegida la plantilla deseada podr trabajar sobre ella tal y como desee.

7.2.2. Creacin, guardado y modificacin de plantillas de documentos


Si usted desea crear una plantilla para poderla usar luego con sus documentos, deber seguir
los siguientes pasos.
Primero deber abrir un documento en blanco y editarlo tal y como desee su plantilla para
futuros documentos.
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Sistemas Ofimticos

Posteriormente desde el grupo archivos solo tendr que seleccionar Guardar como plantilla
para obtener la plantilla deseada.
Por supuesto podr modificar la plantilla como desee y guardarla para futuros usos.

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Captulo 2
Hojas de clculo: principales funciones
y utilidades. Libros, hojas y celdas.
Introduccin y edicin de datos.
Frmulas y funciones. Grficos
1. Conceptos generales y caractersticas fundamentales
de la aplicacin de hoja de clculo
1.1. Introduccin
Las aplicaciones informticas de hojas de clculo son aquellas que nos permitirn trabajar
con frmulas, cuentas y gestionar datos numricos para realizar operaciones de todo tipo con
ellos, as como para organizarlos para una mejor comprensin de los mismos.
Entre las diversas opciones que se encuentran en el mercado, elegiremos Excel, que se encuentra dentro del paquete Office 2003, para estudiarlo en este captulo.

1.2. Instalacin e inicio de la aplicacin


Una vez instalado el paquete Office en nuestro PC nos iremos al apartado EXCEL del mismo
para ejecutar el programa.

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Hojas de clculo

Inicio del programa EXCEL

Tambin puede iniciar el programa directamente abriendo un documento EXCEL o accediendo


a travs de un acceso directo en su escritorio.

1.3. Configuracin de la aplicacin


Al entrar en EXCEL, se encontrar una configuracin por defecto que suele ser recomendada
para la mayora de los usuarios, no obstante, si desea modificar esa configuracin puede hacerlo
a travs del grupo Herramientas y entrando en el apartado de Opciones de configuracin.

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Hojas de clculo

En el panel representado en la figura podr configurar el trabajo con Excel a su gusto. Para
configurar los comandos ms utilizados y que aparezcan en la barra de botones rpidos, lo mejor
es utilizar la vista de herramientas en dos filas. Tambin podemos personalizar las herramientas.

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Hojas de clculo

Figuras Lnea comandos y personalizar

1.4. Entrada y salida del programa


Ya hemos visto cmo abrir el programa, por lo que en este apartado le indicaremos cmo salir
del mismo. Para ello nicamente deber cerrarlo, bien desde la ventana o bien desde el apartado
Cerrar accesible desde el grupo Archivo.

1.5. Descripcin de la pantalla de la aplicacin de hoja de


clculo
Una vez se encuentra con su primera hoja de clculo EXCEL, lo primero que debe conocer es
la distribucin de la pantalla y el significado de los bloques de la misma.
Por ello, veremos sobre la figura de la pgina siguiente con qu se identifica cada bloque, y en
posteriores captulos iremos usando cada uno de ellos para ir realizando las tareas que necesitemos.

Pantalla de la hoja de clculo


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Hojas de clculo

Iremos viendo con qu se corresponde cada una de las partes del Interfaz de EXCEL. Para
mayor claridad, dividiremos la pantalla en tres partes que pasaremos a estudiar a continuacin.
1. Cinta de comandos y herramientas: desde esta parte de la pantalla podr realizar sus
operaciones con Excel. Ampliaremos la vista de la misma y veremos sus partes.
c

d
g

f
a) Grupos: los comandos se agrupan segn su funcionalidad
b) Barras de acceso rpido: situaremos aqu, mediante las opciones de configuracin
vistas anteriormente, los botones de comando ms usados, para tener un acceso
ms rpido a los mismos.
c) Ttulo: muestra el ttulo del documento editado.
d) Ayuda: desde aqu podr acceder a la ayuda de Excel.
e) Barra de referencia: le muestra siempre sobre qu celda de la hoja nos encontramos.
f) Barra de frmulas: le permitir introducir las frmulas que debern ser posteriormente ejecutadas por el programa.
2. Hoja de trabajo: en este bloque de la pantalla, aparecern las celdas, los encabezados y
los libros. Bsicamente es donde se desarrollar todo nuestro trabajo con Word. Equivale
a la pgina en blanco de un documento de texto.
a) Indica el documento sobre el que estamos trabajando.
b) Botn para seleccionar todo: selecciona todas las celdas del documento.
c) Encabezados de fila: le indican el nmero de fila.
d) Pestaas de Hoja: dentro de un mismo documento puede tener varias hojas, por
ejemplo, para unas cuentas anuales podemos tener una hoja por mes. Con esta parte
de la pantalla podr moverse por las distintas hojas que conforman su documento.

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Hojas de clculo

e) Barras de scroll: le servirn para moverse a travs de la hoja activa.


f) Hoja de trabajo: celdas sobre las que desarrollar su documento.
g) Encabezado de columna: le indican el nmero de columna.
3. Barra de informacin: Por ltimo veremos la barra de informacin, donde le indica el estado del documento y las distintas vistas que puede tener, adems del zoom con el que
quiere observarlo.
a) Estado del documento: le informa del estado del documento en uso.

Barra

1.6. Ayuda de la aplicacin de hoja de clculo


Si le surge alguna duda mientras trabaja con Excel, adems de los comentarios que puedan
salir cuando se posiciona sobre alguno de los comandos, puede pulsar la tecla de Ayuda vista en
la presentacin de la pantalla, o F1.
Se abrir la pantalla de ayuda que le guiar hasta encontrar aquello sobre lo que desea resolver sus dudas.

Ayuda

1.7. Opciones de visualizacin (zoom, vistas, inmovilizacin


de zonas de la hoja de clculo, etc.)
Para finalizar con este captulo introductorio, veremos las diversas opciones de visualizacin
del documento que ofrece Excel.
Accederemos a las vistas desde el grupo ver:
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Hojas de clculo

VISTAS

Vista normal: es la que aparece por defecto para trabajar y muestra la pantalla estudiada. Aparecern tantas celdas como sea necesario para llevar a cabo sus necesidades.

Vista previa de salto de pgina: muestra una vista preliminar a la impresin donde se
interrumpen las pginas en los saltos de pgina indicados.

Tambin podremos recurrir al zoom, para acercarnos ms o menos a la hoja de clculo.


Por ltimo, en este apartado veremos la inmovilizacin de zonas de la hoja de clculo, que es
importante a la hora de manejar documentos de grandes dimensiones, para no perder la nocin
de lo que significan las celdas.
Accederemos a esta opcin desde el grupo de Ventana.

Acceso a inmovilizacin de paneles

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Hojas de clculo

Excel inmovilizar los paneles situados arriba y a la izquierda de la celda activa. Pruebe sus
efectos en un ejercicio prctico.

2. Desplazamiento, introduccin de datos, edicin y


modificacin en la hoja de clculo
2.1. Desplazamiento por la hoja de clculo
Una vez ha visto cmo es una hoja de clculo, para qu sirve y la pantalla principal de Excel, deber aprender a desplazarse por ella para poder llegar a todos los elementos de la misma. Este desplazamiento podremos llevarlo a cabo de varias formas, que pasaremos a enumerar a continuacin.

2.1.1. Mediante teclado


Usando las teclas de las flechas de nuestro PC, nos podremos desplazar de casilla en casilla
siguiendo la direccin de la flecha elegida.
Adems de estas, veremos algunas combinaciones para realizar desplazamientos de otro tipo
en la tabla adjunta.
Movimiento a realizar

Teclas a pulsar para conseguirlo

Una celda hacia abajo

Flecha hacia abajo

Una celda hacia arriba

Flecha hacia arriba

Una celda hacia la derecha

Flecha hacia la derecha

Una celda hacia la izquierda

Flecha hacia la izquierda

Pantalla hacia abajo

AvPg

Pantalla hacia arriba

RePg

Celda A1

CTRL + Inicio

Primera celda de la columna activa

FIN + Flecha hacia arriba

ltima celda de la columna activa

FIN + Flecha hacia abajo

Primera celda de la fila activa

FIN + Flecha hacia la izquierda

ltima celda de la columna activa

FIN + Flecha hacia la derecha

Tambin podremos escribir la celda a la que deseamos desplazarnos en la casilla de celda


activa, e inmediatamente nos posicionaremos sobre ella.

Posicionamiento desde la celda activa

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Hojas de clculo

2.1.2. Mediante ratn


Para desplazarse por la tabla tambin puede usar el ratn. Para ello no tiene ms que posicionarlo donde desee. Mediante el scroll del ratn moveremos las barras de desplazamiento para ir
de un sitio a otro de la hoja de clculo. Tambin podemos pinchar en las pestaas de las distintas
hojas de trabajo para acceder a ellas, o bien, hacerlo a travs de las flechas de movimiento a
travs de hojas de trabajo.

2.1.3. Grandes desplazamientos


Para grandes desplazamientos sobre la hoja de clculo utilice el ratn pulsando el botn de
la rueda de scroll, le permitir desplazarse muy rpidamente en la direccin que elija con un leve
movimiento del ratn en ese sentido. Cuando llegue al lugar deseado vuelva a pulsar para regresar
a su movimiento normal.

2.1.4. Barras de desplazamiento


El movimiento del ratn se traslada a las barras de desplazamiento. Tambin podemos actuar
directamente sobre ellas para movernos en la direccin deseada dentro de la hoja.

2.2. Introduccin de datos en la hoja de clculo


Ya conoce cmo es la pantalla principal de la aplicacin Excel y cmo moverse por ella. Nos
queda aprender a introducir los datos en la misma para empezar a aprovechar todo el potencial
que nos ofrece esta herramienta.
En una celda de Excel se pueden introducir datos de diversa ndole, veremos posteriormente
los tipos de datos ms usuales.
Para introducir los mismos, deber posicionarse en la casilla y le aparecer un cursor para
escribir. Podr hacerlo tanto en la propia casilla como en la barra de frmulas.
Una vez escrito lo que desee en la celda, para validarlo y que se quede en la misma podr
optar por alguna de las siguientes opciones:

Pulsar INTRO: valida el dato y la celda activa pasa a ser la que est debajo.

Pulsar Flecha a la derecha: valida el dato y la celda activa pasa a ser la que est a la
derecha.

Pulsar con el ratn el botn de confirmacin de la barra de frmulas. Validara los datos
y no se movera la celda activa.

Si no desease que los datos fuesen validados, puede pulsar el botn Rechazar de la barra de frmulas o bien pulsar ESC en el teclado. As la celda volver a tener los valores
que tuviera antes de comenzar a introducir los nuevos datos.

En el siguiente apartado estudiaremos la tipologa de los datos que podr introducir en cada
una de las celdas de la hoja de clculo.

2.2.1. Tipos de datos


Como era de esperar, en una celda de Excel no solo podemos introducir nmeros. Veremos
a continuacin los distintos tipos de datos que podemos utilizar. Bsicamente deber distinguir
entre dos tipos de datos:

Constantes: se introducen directamente en la celda y se validan.

Frmulas o funciones: calculan el valor de la celda a partir de otros valores de la hoja de


clculo mediante la expresin introducida en la misma.

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Hojas de clculo

Veremos un poco en qu consiste cada tipo de valor que podemos introducir.

A) Numricos
Los valores numricos son nmeros que pueden ser introducidos mediante los caracteres
0,1,2,3,4,5,6,7,8 y 9 as como por separadores del tipo + - ( ) / % E e . .
Hay que tener en cuenta que Excel, al igual que ocurre en contabilidad, tomar un nmero
nico entre parntesis como negativo.
Para introducir una fraccin, deber escribir un 0 primero, y dejar un espacio. De no ser as
Excel tomar el valor como una fecha.
El nmero E o e, ser tenido en cuenta como una anotacin cientfica. Es decir, multiplicar
el nmero que vaya situado antes por 10 elevado al nmero tras E.
El porcentaje tras un nmero, le indicar al Excel que debe tomar ese nmero como un tanto
por ciento.
El smbolo del Euro, har que esa celda tome el formato moneda, aunque no aparezca como
tal en la barra de frmulas.
Cuando un nmero no cabe en la celda, Excel lo pasa automticamente a notacin cientfica.
En cuanto al formato numrico hay poco ms que aadir, pasaremos al siguiente tipo.

B) Alfanumricos
Este tipo de formato est compuesto por caracteres numricos y letras, as como diversos
smbolos. Cuando no quepa en la celda, tomar las celdas adyacentes en blanco para visualizarlo,
aunque quedar guardado en la celda en la que es escrito.
Excel tomar este tipo de datos como etiquetas o nombres.

C) Fecha/Hora
Podemos introducir en las celdas valores de fecha u hora. Para ello solo debemos introducirla
tal y como queramos que aparezca. Existen varios formatos para ello.
Si introduces como ao nicamente los dos ltimos dgitos, Excel tomar la fecha que se
corresponda con los mismos comprendida entre 1929 y 2029.

D) Frmulas
Las frmulas en Excel deben ir precedidas de un =. Pueden estar formadas por constantes,
referencias a celdas, operaciones, nombres y funciones.
Las distintas operaciones que pueden utilizarse en una frmula pueden agruparse en cuatro
tipos:

Operadores aritmticos: se usan para obtener resultados numricos.

Operadores de texto: se usan para concatenar celdas que contengan texto.

Operadores relacionales: se usan para realizar comparaciones. Proporcionarn un valor


lgico verdadero o falso.

Operadores de referencia: se usan para indicar que en la frmula intervienen varias celdas.

La prioridad a la hora de resolver las operaciones sigue el mismo criterio que en las matemticas, como no poda ser menos.
Una vez introducida la frmula, si Excel verifica que es incorrecta, nos avisar para que la
modifiquemos. Lgicamente solo podr verificar la estructura de la misma y no los resultados que
nosotros esperemos de ella.

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Hojas de clculo

E) Funciones
Una funcin es una frmula especial predefinida en Excel que admite uno o varios valores en
su argumento y que nos devuelve un resultado.
Hay que respetar la sintaxis de la misma para que Excel no nos indique error. Bsicamente
hay que saber que los argumentos SIEMPRE van entre parntesis y cuando hay ms de uno se
separan por; Como argumentos podremos utilizar valores constantes, referencias a celdas, frmulas u otras funciones.

2.3. Edicin y modificacin de la hoja de clculo


En esta seccin veremos cmo editar y modificar los datos introducidos en la hoja de clculo,
as como eliminar e insertar celdas.

2.3.1. Seleccin de la hoja de clculo


Tenemos diversos modos de seleccionar elementos en la hoja de clculo en funcin de las
necesidades que tenga.
Para seleccionar una celda, nicamente debe hacer clic sobre ella con el ratn. Ahora veremos cmo ir seleccionando un conjunto de celdas, en funcin de donde estn ubicadas.

A) Rangos
Cmo seleccionar un rango de celdas? Para ello deber pulsar el botn izquierdo del ratn
en la primera celda que desee seleccionar y arrastrar el mismo sin soltarlo hasta la ltima. Al
soltar el botn del ratn observar que las celdas quedan marcadas y podr llevar a cabo la operacin que desee.
Observe que cuando estamos seleccionando celdas, el cursor adquiere la forma de una pequea cruz blanca.

Ejemplo de seleccin de rango de celdas

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Hojas de clculo

Si quisiera aadir alguna celda no adyacente a la seleccin, deber situarse sobre ella y pulsar CTRL a la vez que la selecciona con un clic.

Seleccin de celda no adyacente

B) Columnas
Tambin podremos seleccionar columnas completas. Para ello deber situarse sobre el identificativo superior de la misma y pulsar el botn izquierdo del ratn.

Seleccin de columnas

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Hojas de clculo

Para seleccionar varias columnas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona cada
una de ellas.

C) Filas
Al igual que ocurra con las columnas, podr seleccionar una fila situndose sobre el identificativo de la misma y pulsando el botn izquierdo del ratn.

Seleccin de Filas

Para seleccionar varias filas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona cada una
de ellas.

D) Hojas
Para seleccionar una hoja completa, deber hacerlo desde el botn Seleccionar hoja visto
anteriormente.

Seleccin de hoja completa

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Hojas de clculo

2.3.2. Modificacin de datos


Una vez hemos aprendido a seleccionar las celdas deseadas, veremos ahora cmo modificar
los datos en las mismas.

A) Edicin del contenido de una celda


Se puede modificar el contenido de una celda
mientras se introducen los datos o posteriormente.
Si necesita modificar un dato mientras est escribiendo, nicamente debe posicionarse con el cursor mediante el ratn o con la tecla BORRAR para
modificar el mismo. No debe intentar llegar al dato
utilizando las teclas de flecha, porque estas equivalen a aceptar el dato e ir a la casilla adyacente en la
direccin en que est la flecha.

Modificar datos en celda

Si el dato a modificar estaba ya introducido en la celda, deberemos seleccionar la misma y


posteriormente irnos a la barra de frmulas para modificarlo, bien pulsando F2 o haciendo clic
con el ratn en ella.
Observaremos que la barra de estado cambia de Listo a Modificar .
Una vez el dato ha sido modificado, lo podr validar pulsando INTRO o la aceptacin en la
barra de frmulas. Si no desea que la modificacin realizada se lleve a cabo pulsar ESC o Rechazar en la barra de frmulas.

B) Borrado del contenido de una celda o rango de celdas


Si necesita borrar el contenido de una o varias celdas una vez ha introducido un valor, veremos a continuacin los pasos a seguir.
En Excel puede eliminar varios aspectos de una celda, desde todo su contenido incluyendo formato, hasta nicamente los valores que contiene. Para acceder a estas opciones de borrado, tanto
en una celda individual como en una seleccin de ellas, deber pulsar el botn derecho del ratn para
acceder al men contextual y elegir la opcin deseada. Tambin podr dirigirse al botn de comando
Borrar situado en la barra de herramientas. Ver en un par de figuras el uso de ambos elementos.

Distintos accesos a la opcin de borrado

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Hojas de clculo

Pasaremos a enumerar las opciones de borrado presentes en el botn de comandos Borrar, ya


que contiene entre ellas el Borrar Contenido que aparece en el men rpido obtenido con el ratn:

Borrar Todo: tal y como era de esperar elimina el contenido, el formato y los comentarios
de la celda.

Borrar Formatos: borra el formato de las celdas seleccionadas, que pasa a ser el estndar,
no borra el contenido ni los comentarios de las mismas.

Borrar Contenido: borra el contenido de las celdas manteniendo el formato y los comentarios en las mismas.

Borrar Comentarios: elimina los comentarios de las celdas, dejando intacto todo lo dems.
Recuerde que: Para borrar rpidamente el contenido de una celda, sitese sobre
ella y pulse el botn SUPR.

C) Uso del corrector ortogrfico

Error de escritura

Al igual que ocurra en la aplicacin Word, en Excel disponemos de un corrector ortogrfico


que nos permitir ir solucionando los errores de escritura que cometamos. Veremos ahora cmo
acceder a l y cmo usarlo.
Para usar el corrector ortogrfico, deber seleccionar las celdas sobre las que desee revisar
la ortografa y activarlo desde el botn de la lnea de comandos. Por qu no est activado por
defecto como en Word? Porque dado que en la hoja de clculo podemos incluir etiquetas, datos,
etc., que no tienen sentido ortogrfico y gramatical, sera un verdadero incordio que le advirtieran
de tantos fallos.

D) Uso de las utilidades de bsqueda y reemplazo


Imagine que ha cometido un error en su hoja Excel al escribir una etiqueta que aparece en
multitud de celdas. Sera un verdadero inconveniente tener que ir manualmente una por una
modificndolo, verdad? Para evitar estos casos, tenemos la herramienta Buscar, que aade la
funcionalidad de reemplazar o no, segn necesite. Accederemos a las opciones de bsqueda
desde el grupo Edicin.

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Hojas de clculo

Buscar y reemplazar

Podr ver las distintas opciones que le ofrece la herramienta Buscar, lo mejor ser que vaya
probando cada una de ellas para familiarizarse con su utilizacin.

2.3.3. Insercin y eliminacin


Puede que cuando est trabajando en su documento necesite eliminar o insertar alguna
celda para realizar las operaciones que necesite o para mostrar una mejor distribucin de la hoja
de clculo. En este apartado veremos cmo realizar esos cambios.

A) Insercin y eliminacin de celdas


Comenzaremos con la insercin y eliminacin de celdas en la hoja de clculo en una posicin
determinada de la misma.
Lo primero que deber hacer para aadir una celda es situarse sobre la ubicacin en la cual
desea realizar la operacin. Una vez hecho esto deber utilizar el Grupo Insertar que aparece en
la barra de herramientas inicial y elegir celdas. Tambin podr activar el comando usando el men
contextual con el botn derecho del ratn.

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Hojas de clculo

Insertar celda en hoja de clculo

Para eliminar una celda de la hoja de clculo deber acceder al comando Eliminar. Veamos
en la figura adjunta su uso.

Eliminar celda
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Hojas de clculo

B) Insercin y eliminacin de filas


Para insertar y/o eliminar filas seguiremos los mismos pasos que para hacerlo con celdas,
aunque seleccionaremos en este caso la opcin de Fila en los mens correspondientes. Se insertar una fila encima de la celda que tengamos seleccionada o se eliminar la fila seleccionada.

Insertar y eliminar filas

C) Insercin y eliminacin de columnas


Para insertar y/o eliminar columnas seguiremos los mismos pasos que para hacerlo con celdas, aunque seleccionaremos en este caso la opcin de Columna en los mens correspondientes.
Se insertar una columna a la izquierda de la celda o columna seleccionada.

D) Insercin y eliminacin de hojas de clculo


Para insertar y/o eliminar hojas seguiremos los mismos pasos que para hacerlo con celdas, aunque
seleccionaremos en este caso la opcin de Insertar o Eliminar hoja en los mens correspondientes.

Insertar y eliminar hojas de clculo


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Hojas de clculo

2.3.4. Copiado o reubicacin


En este apartado podremos ver cmo mover elementos de su lugar o copiarlos en otro sitio.
Estas operaciones las podr realizar con celdas, rangos de celdas y con hojas de clculo completas.

A) Copiado o reubicacin de celdas o rangos de celdas


Empezaremos como hasta ahora a trabajar con una celda o un rango de ellas, para posteriormente extender el proceso a una hoja completa de clculo.
Cmo se puede copiar una celda? Para ello lo ms cmodo es usar la opcin de Copiar y Pegar.
Aunque existen un par de opciones ms para hacerlo que tambin veremos.
Copiar y Pegar: usando estas opciones del portapapeles nicamente tendr que seleccionar
las celdas a copiar y posteriormente usando el men contextual del botn derecho del ratn,
elegir la opcin de Copiar. A continuacin se posicionar donde quiere llevar a cabo la copia y
utilizar en este caso la opcin Pegar.

Copiar y pegar celdas


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Hojas de clculo

Recuerde que: Puede realizar estas operaciones mediante teclado:


COPIAR: CTRL + C
PEGAR: CTRL + V

Usando el ratn: si no desea hacer uso del portapapeles o de la opcin Copiar y Pegar,
podemos utilizar el ratn para copiar las celdas seleccionadas a un lugar adyacente en la
hoja, o extenderlas a un rango. Para ello deber seleccionar las celdas e ir hacia la esquina
inferior derecha hasta que aparezca una cruz negra. Una vez hecho esto deber pulsar CTRL
y el botn izquierdo del ratn para posteriormente elegir el rea en que pegar las celdas
seleccionadas.
La tercera opcin es utilizar lo que veremos posteriormente como extensin de rangos.
Al igual que antes, nos posicionamos hasta que aparezca la cruz negra, pulsamos el botn
izquierdo del ratn y nos desplazamos hasta que deseemos. Posteriormente usaremos el icono de
opciones de autorrelleno para elegir Copiar celdas.

Copiado de celdas usando las funciones de autorrelleno

Cmo podemos mover las celdas de sitio? Al igual que para copiar, existen varias opciones.

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Cortar y Pegar: se har igual que el copiar y pegar visto anteriormente pero ahora deber
cortar, por lo que desaparecer el primer grupo de celdas. Esta opcin hace uso del
portapapeles para dejar los datos mientras que se pegan en la hoja de nuevo.

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Hojas de clculo

Mover usando el ratn: ahora deber posicionarse en la seleccin realizada hasta que
aparezca una cruz como la de la figura.

Una vez aparezca, pulsar el botn izquierdo del ratn y desplazar las celdas seleccionadas hasta la nueva posicin elegida.

B) Copiar o desplazar hojas de clculo


Para mover o desplazar hojas de clculo, nos situaremos sobre las pestaas que sirven para
identificarlas y en caso de querer copiar, haremos uso del botn Copiar y para desplazarlas, dejaremos pulsado el ratn y desplazaremos la hoja a la posicin elegida o elegiremos la opcin
Mover.

Copiar o desplazar hojas de clculo

3. Almacenamiento y recuperacin de un libro.


Operaciones con rangos. Modificacin de la
apariencia de una hoja de clculo
3.1. Almacenamiento y recuperacin de un libro
Cuando est trabajando en Excel ser necesario llevar a cabo diversas operaciones con archivos.
Los archivos de Excel son llamados libros en el lenguaje ofimtico, debido a su relacin con los libros
de contabilidad. Cuando hablamos por lo tanto de libros, estamos hablando de archivos Excel.
Veremos en este captulo las operaciones bsicas para poder continuar con nuestro aprendizaje.

3.1.1. Creacin de un nuevo libro


Aqu podr ver cmo crear un archivo nuevo y empezar a trabajar con l. Para ello deber acceder al Grupo archivo y elegir Nuevo, posteriormente seleccionar Archivo en blanco y aparecer
la hoja de trabajo.

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Hojas de clculo

Creacin de nuevo libro

3.1.2. Abrir un libro ya existente


Tambin puede desear trabajar con un archivo o libro que tenga guardado con anterioridad.
En ese caso deber abrir el mismo.
Para abrir un archivo se tendr que dirigir al grupo archivo y seleccionar el botn Abrir, o bien
clicar dos veces en el archivo desde el panel del Sistema Operativo para que se abra Excel con el
archivo ya cargado.

Abrir documento existente

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Hojas de clculo

3.1.3. Guardado de los cambios realizados en un libro


Una vez est trabajando con un libro, necesitar guardarlo tras
trabajar con l. Para ello deber utilizar el icono de Guardar presente
en la barra de herramientas o acceder a la opcin de Guardar desde
el grupo Archivo.

Guardado desde barra


acceso rpido

Recuerda que: Podr grabar en cualquier momento pulsando CTRL + G.

3.1.4. Creacin de una dplica de un libro


Cmo puede crear un duplicado de su archivo? Para ello Excel ofrece la opcin Guardar
como que le permite guardar el archivo con otro nombre, para no sobrescribir el que abri.
En este caso Excel le ofrece distintas posibilidades de tipo de archivo, segn necesite. Puede
crear una plantilla (ya lo veremos en un captulo posterior), guardar en formato compatible con
Excel antiguo, as como usar otro tipo de formatos.

Guardar como
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Hojas de clculo

3.1.5. Cerrado de un libro


Por ltimo, en lo que se refiere al trabajo con archivos, veremos ahora cmo cerrar un libro
para continuar trabajando con el programa sin cerrarlo.
Deber usar en este caso la opcin Cerrar ofrecida en el botn superior izquierdo con el dibujo
de la hoja Excel.

Cerrar libro o archivo

3.2. Operaciones con rangos


Veamos primero qu es un rango en Excel. Un rango es un conjunto de celdas definido entre
la celda superior izquierda y la celda inferior derecha.
Se pueden usar para agilizar la creacin del documento, ya que permiten ser nombrados para
acceder a ellos, rellenarlos automticamente segn los datos que contengan en parte de ellos,
y seleccionarlos .

Rango en Excel

A continuacin veremos cmo realizar operaciones con rangos que agilicen nuestro trabajo.

3.2.1. Relleno rpido de un rango


Una de las operaciones ms tiles con el rango es el relleno rpido de los mismos. En qu consiste? Bsicamente se introducen un par de datos del rango y luego se usa la funcin de autorrellenar,
que completar todas las casillas del mismo teniendo en cuenta la secuencia de datos utilizada.

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Hojas de clculo

Es muy til para numerar casillas, poner fechas, etc.


Para usar esa opcin, deber escribir un par de datos, seleccionarlos y cuando vea en la parte
izquierda del rango la cruz negra, pulsar el botn izquierdo del ratn y extender el rango en el sentido
en el que lo necesite, rellenndose los datos automticamente. Antes de terminar, puede elegir otra
forma de rellenar el rango con el botn de autorrelleno. Veamos unas imgenes al respecto para
aclararlo mejor.

Relleno rpido de rangos

Mediante este relleno rpido de rangos, podr usar fechas, das de la semana y series numricas.

3.2.2. Seleccin de varios rangos


Generalmente los rangos, como hemos visto, se corresponden con celdas contiguas, ya que
estn definidos entre su esquina superior izquierda y la inferior derecha. No obstante, podr seleccionar varios rangos (o conjuntos de celdas) simultneamente pulsando la tecla CTRL antes de
posicionarse en el siguiente rango a seleccionar.

Seleccin de mltiples rangos .

Tambin podr seleccionar rangos tridimensionales. Qu es esto? Se llaman as a los rangos


que se seleccionan en varias hojas del documento simultneamente.

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Hojas de clculo

Seleccin de rangos tridimensionales

Para ello deber seleccionar primero las hojas en las que el rango ser efectivo mediante
el botn CTRL y pinchando en las hojas que vaya a utilizar. A continuacin seleccione el rango
deseado y la seleccin se llevar a cabo en todas las hojas indicadas.

3.2.3. Nombres de rangos


Una de las caractersticas principales de los rangos en Excel es la posibilidad de asignarles un
nombre y acceder a ellos mediante este.
Veamos a continuacin el proceso a realizar para ello.
Una vez seleccionado el rango que desee nombrar, solo tiene que escribir el nombre deseado
en la casilla de nombres de Excel. Una vez hecho esto podr acceder a esa seleccin nicamente
usando dicho nombre.

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Hojas de clculo

3.3. Modificacin de la apariencia de una hoja de clculo


Pasaremos a ver ahora cmo dar una mejor apariencia a nuestra hoja de clculo para dotar a
nuestros documentos de una presentacin que haga ms fcil su lectura y entendimiento.
Para ello estudiaremos diversos parmetros de configuracin que nos ayudarn en nuestros
objetivos de diseo.

3.3.1. Formato de celda


Comenzaremos viendo el formato del que puede hacer gala una celda en sus diferentes aspectos. Podr configurar tanto el aspecto de la celda desde el punto de vista del diseo hasta dar
un formato a los nmeros que en ella se introduzcan (por ejemplo, que nicamente aparezcan dos
decimales) o protegerla para evitar su modificacin. Veremos los aspectos ms importantes que
se pueden modificar, as como las opciones que se presentan a continuacin.

A) Nmero
A un nmero dentro de una celda podr aplicarle diversos formatos en funcin de cmo desee visionar el mismo. Vamos a ver cmo elegir entre las opciones que Excel presenta.

Acceso a la configuracin del formato de nmeros


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Hojas de clculo

Para modificar el formato del visionado del nmero en una celda disponemos de dos posibilidades, desde el ratn una vez seleccionadas las celdas cuyo formato desea modificar, usando la
opcin Formato de Celdas, o bien, desde el men de herramientas principal situndose sobre el
grupo Formato y seleccionando celdas.
Una vez haya accedido a la pantalla de configuracin del formato de Nmeros, se le mostrarn diversas opciones que pasaremos a comentar a continuacin.

Formatos de Nmero

Ahora veremos el significado de cada una de las opciones que aparecen en la figura:

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General: sin formato especfico. Admite todo tipo de nmero y si este no cabe en la celda
lo pasa automticamente a notacin cientfica.

Nmero: permite elegir el nmero de decimales, el separador de miles y cmo visualizar


los nmeros negativos.

Moneda: permite elegir el nmero de decimales, el smbolo de la moneda a utilizar y


cmo visualizar los nmeros negativos.

Contabilidad: permite elegir el nmero de decimales y el smbolo de moneda. Difiere de


los anteriores en que alinear la columna en base a la coma decimal y los smbolos de
moneda.

Fecha: permite elegir entre distintas formas de expresar las fechas contenidas en esas
celdas.

Hora: permite elegir entre distintas formas de expresar las horas contenidas en esas
celdas.

Porcentaje: las celdas con este formato multiplican el valor de la misma por 100 y muestran el smbolo del porcentaje tras el nmero (%). Permite elegir el nmero de decimales
a mostrar.

Fraccin: permite escoger entre varios formatos para expresar los nmeros contenidos
en las celdas en forma de fraccin.
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Hojas de clculo

Cientfica: permite elegir el nmero de decimales que podrn ser visualizados. Para conseguirlo Excel pasar a notacin cientfica en lugar de cortarlos.

Texto: usando este formato la celda ser tratada como un texto aunque haya nmeros
presentes en ella.

Especial: contiene algunos formatos especiales que facilitarn la visualizacin de datos,


como el cdigo postal, nmeros de telfono, etc.

Personalizada: le permitir crear un formato tomando como partida uno de los presentados en el desplegable.

Ya hemos visto cmo presentar los nmeros en las celdas, seguiremos dndole formato a las
mismas en otras opciones no menos interesantes.

B) Alineacin
Si estudi anteriormente el captulo de Word recordar que en las tablas tenamos la posibilidad de alinear los datos dentro de las celdas en funcin de nuestras necesidades. Bien, Excel en
ese sentido no deja de ser una tabla con celdas rellenas de datos, por lo que parece lgico que
tambin nos permita esa posibilidad. Pasaremos ahora a ver cmo acceder a ella. Lo haremos
desde la tabla principal de herramientas, en el grupo Alineacin.

Alineacin de celdas

Observar que le permite escoger entre diversos posicionamientos de los datos dentro de la
celda con los botones de comando que se presentan, permitiendo los justificados centrado, a la
izquierda y a la derecha.

Combinar

Permite combinar varias celdas en diversas formas para poder mostrar los datos contenidos
en ellas.
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Hojas de clculo

Tambin puede abrir el cuadro de dilogo de ese grupo y modificar el formato de las celdas
de una manera ms exacta.

Cuadro de dilogo de alineacin de celdas

C) Fuente
Como era de esperar, tambin le permitir modificar el tipo de fuente aplicada a los datos
dentro de una celda.
Para ello puede hacer uso de los botones de comando de acceso rpido dedicados a la Fuente situados en la barra de herramientas principal.

Formatos de fuente

Excel le permitir elegir el tipo de fuente, su tamao, su color y cambiar su formato pasndolo a negrita, cursiva o subrayndolo. Abriendo el cuadro de dilogo podr ver algunas opciones
ms a la hora de configurar las opciones de visualizacin de la fuente con la que se mostrarn
los datos.
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Hojas de clculo

Cuadro de dilogo del formato Fuente

D) Bordes
Dentro de las posibilidades de formato de las celdas, se encuentra la de dotar a las mismas de bordes. Cuando elija un conjunto de celdas y seleccione esta opcin podr elegir entre
distintas maneras de dotar de bordes a la seleccin realizada, segn le convenga ms para la
presentacin de sus datos.
Podremos acceder desde el botn del ratn eligiendo Formato de celdas y luego la pestaa
Bordes o situndonos en el botn de comando rpido correspondiente.

Bordes
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87

Hojas de clculo

E) Relleno
Para dar una apariencia ms interesante a nuestro documento Excel podemos usar el relleno
de celdas para dar a stas diversos colores o tramas. Podr acceder a estas opciones, al igual que
ocurri con la configuracin de bordes, desde el ratn o desde el botn de comando del Grupo
Formato, eligiendo celdas y luego situndose en la pestaa Tramas.

Tramas

F) Proteccin
Tambin podr decidir si una celda o conjunto de celdas quedan bloqueadas para que su
contenido no pueda ser modificado, u ocultas, para realizar operaciones con ellas pero que no
resulten visibles.
Acceder a estas opciones desde el ratn y Formato de celdas o desde el grupo Formato.
Hay que tener en cuenta que para que una celda pueda ser protegida, lo debe estar antes la
hoja de clculo, ya que se deben habilitar los derechos de acceso en la misma.

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Hojas de clculo

Proteccin de hoja de clculo para habilitar proteccin de celdas

3.3.2. Anchura y altura de las columnas y filas


Si lo desea, tambin podr modificar el ancho y/o alto de las celdas, columnas o filas. De esa
manera podr hacer que las celdas se ajusten mejor a los datos que contienen o realizar algn
tipo de diseo para hacer ms atractiva su hoja de clculo.
Para ajustar la anchura deber ir al Grupo Formato y elegir columnas, o bien lo podr hacer
mediante el ratn directamente sobre las columnas a modificar.

Seleccin de ancho de columna desde men herramientas

Tambin hay una forma ms rpida de ajustar el ancho de las columnas usando el ratn en
la propia hoja de trabajo.
Para ello deber situarse en el filo de la cabecera de la columna a modificar y pulsando el
botn izquierdo del ratn deber arrastrar dicho borde hasta la anchura deseada.

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89

Hojas de clculo

Modificacin tamao de columna mediante ratn en hoja clculo

Si lo necesita, puede ajustar el ancho de la columna automticamente al dato ms ancho


que se encuentre en ella. Para ello hay dos formas, usando el men o pulsando dos veces el
botn izquierdo del ratn sobre la cabecera de la columna que desee modificar.

Opcin autoajustar columna aadir lo otro que haba para que se vea como es.

Por ltimo, en lo que respecta al ancho de una columna, podr predeterminar el ancho de
las columnas de Excel predeterminado. Por defecto las columnas tienen un ancho de 10,71 que
podr modificar hasta el que desee. Se cambiarn todas las columnas que no tuvieran ya asignado un ancho especial.

Ancho predeterminado de columnas de hoja de clculo


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Hojas de clculo

Todos los mtodos vistos para modificar el ancho de columna, a excepcin del Ancho predeterminado, son aplicables al ajuste de Alto de una fila. La aplicacin es idntica a la del ancho
de columna con la salvedad de que ahora elegiremos Alto de fila a la hora de las modificaciones.
Desde el ratn tambin se ajusta igual, pero situndonos en las cabeceras de fila en lugar de las
de columna.

Opciones para modificacin de alto de fila

3.3.3. Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de clculo


En la elaboracin de nuestro documento, puede ser que necesitemos utilizar diversas celdas,
filas, columnas o incluso hojas de clculo completas, que no nos interese que sean visibles.
Para ello podremos usar las opciones ocultar o mostrar presentes en cada uno de los elementos del grupo Formato.
Nos permitir ocultar o dar visibilidad a los elementos que deseemos.

Para volver a mostrar los elementos deseados, seleccionamos el rea en la que se encuentran los elementos que queremos hacer visibles y elegimos la opcin Mostrar.
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Hojas de clculo

Mostrar y ocultar elementos

3.3.4. Formato de la hoja de clculo

Con respecto a la hoja de clculo tambin podemos realizar algn que otro cambio que mejore la lectura a posteriori del documento.
Podr modificar el nombre asignado a su etiqueta, as como el color de esta. Para ello puede
ir al botn comando Formato y elegir la opcin deseada, o una vez seleccionada la hoja pulsar el
botn derecho del ratn y buscar ah la opcin que necesite.

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Hojas de clculo

Modificacin de nombre y color etiqueta hoja de clculo

3.3.5. Formatos condicionales


Hasta el momento, todos los formatos que hemos ido aplicando a los diversos elementos de la hoja
de clculo han sido fijos. En los formatos condicionales dispondremos de una herramienta para resaltar
las celdas que deseemos cuando se cumplan una serie de condiciones que hayamos especificado.
Hay diversos grupos de formatos condicionales y se basan en una condicin que se debe
cumplir para que se desencadene la aplicacin de dichos formatos.
Para acceder a la aplicacin de dichos formatos deber dirigirse al botn de comando Formato condicional situado dentro del grupo Formato.

Formato condicional

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Hojas de clculo

Podremos desplegar varias opciones para regular las condiciones de aplicacin de formato
que veremos a continuacin, pudiendo aadir hasta 3 condiciones con el botn agregar.

Formato condicional

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Si elige por ejemplo Resaltar celdas cuando sea mayor que deber indicar el valor de
referencia y mostrar tal y como le haya indicado las celdas que cumplan la condicin.

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Hojas de clculo

Ejemplo de aplicacin de formato condicional

As mismo podr aadir nuevas reglas o borrar las existentes tanto en las celdas seleccionadas, como en la hoja entera.

3.3.6. Autoformatos o estilos predefinidos


Si desea dotar a la hoja de trabajo o a las celdas seleccionadas de un estilo predefinido para
ahorrarse tener que pensar cmo gestionar las diversas opciones del mismo, puede hacerlo usando
el botn Estilo de celdas situado en la barra de herramientas principal dentro del grupo Formato.
Podr crear estilos predefinidos para que resulte ms fcil su aplicacin.

Aplicacin de autoestilo de celda

4. Frmulas, funciones e insercin de grficos y otros


elementos
4.1. Frmulas
La introduccin de frmulas es uno de los elementos por los que Excel y las hojas de clculo
tienen tanta utilidad. Permiten automatizar clculos dentro de las hojas de clculo y presentarlos,
adems de modificarlos automticamente si cambian los datos sobre las que estn referenciadas.
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Hojas de clculo

Iremos viendo varios aspectos de las frmulas, para llegar a comprender y manejar correctamente la utilizacin de estas en el documento.

4.1.1. Operadores y prioridad


Para introducir cualquier frmula en cualquier sistema informtico, primero deber conocer
los operadores de los que dispone y la prioridad de los mismos, para saber cules se ejecutarn
antes. Veremos en este punto estos aspectos.
Hay varios grupos de operadores para usar en las frmulas:

Aritmticos: generan resultados numricos. Son operaciones matemticas.

De Texto: manejan celdas que contienen texto.

Relacionales: comparan valores y obtienen un resultado lgico (0 o 1).

De Referencia: nos permiten relacionar los datos con otras celdas de la hoja.

En lo que respecta a la prioridad a la hora de llevar a cabo las operaciones indicadas en las
frmulas, las agruparemos por grupos. Debe tener en cuenta que con el uso del parntesis ( )
puede modificar a su antojo el orden de ejecucin de las operaciones.

GRUPO DE
OPERADORES

Ejemplo
de operadores

ORDEN DE PRIORIDAD

Aritmticos

El ms prioritario por orden


matemtico de izq. a dcha.

^,*,/,+,-

De Texto

Tras Aritmticos

&

Relacionales

Tras De Texto. Todos con


igual prioridad, de izq. a dcha.

< , > , <= , < > , >=


,=

Lgicos

Los ltimos en llevarse a cabo

And, Or, Not

4.1.2. Escritura de frmulas


Para escribir la frmula en la celda, siempre deber comenzar con un =. A continuacin
deber incluir todas aquellas operaciones que desee realizar.
Se pueden mezclar constantes, nombres, operadores, funciones, referencias a otras celdas
y se escribirn en la barra de frmulas.

4.1.3. Copia de frmulas


Para copiar una frmula en otro lugar nicamente deber hacer uso de las herramientas
Copiar y Pegar vistas anteriormente.

4.1.4. Referencias relativas, absolutas y mixtas


Las referencias son uno de los elementos ms importantes en la introduccin de frmulas
en la hoja Excel, ya que sirven para referenciar los datos a otras celdas de dicha hoja de clculo.
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Hojas de clculo

Copia de frmulas

Hay varios tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas, que pasaremos a ver a continuacin.
Referencias Relativas: es la opcin que toma Excel por defecto. Toma los contenidos de
las celdas indicadas. Cuando la frmula se copia a otra celda, las casillas referenciadas
cambian, ya que las toma en funcin de la distancia a la celda en la que se encuentra la
frmula.
Referencias Absolutas: se indican mediante el smbolo $ tanto en la fila como en la columna de la celda referenciada. Se mantendr esa celda aunque se copie la frmula a
otro lugar de la hoja de clculo.
Referencias Mixtas: mediante el uso de las dos anteriores formas de referenciar, podemos dejar fija una fila o columna y que el resto sea relativo.
Veamos algunos ejemplos de uso de los tipos de referencias vistos anteriormente.

Al copiar referencias relativas, estas cambian en relacin a la celda destino

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Hojas de clculo

Al copiar una frmula con referencias absolutas, estas se mantienen

Al copiar una frmula con referencias mixtas, la absoluta se mantiene


y la relativa cambia como corresponda

4.1.5. Referencias externas y vnculos


Hasta ahora nicamente hemos visto referencias dentro de la propia hoja de clculo, pero
tambin podemos referenciar celdas de otras hojas del mismo libro o de otros archivos creando
para ello referencias externas y vnculos.
Para hacer referencia a otra hoja del libro nicamente debe poner el nombre de esta seguida
de una admiracin delante de la celda a la que quiera dirigirse. Si la hoja tuviera un nombre con
espacios deber ponerla entre comillas simples.
Ej.: Para referenciar la celda D4 de la Hoja 2 pondremos = Hoja2!D4 si se llamara Hoja
sec, deberamos poner =Hoja sec!D4
Para hacer vnculos con otros libros y acceder a celdas de estos, deber poner el nombre del libro
en cuestin entre corchetes delante de la referencia a utilizar [ ] Si el nombre tuviera espacios, deber
poner comillas simples como antes.
Ej.: Para referenciar la celda A2 de la hoja Diciembre del libro Balance 2010 deberemos
escribir:
[Balance 2010]Diciembre!A2

4.1.6. Resolucin de errores en las frmulas


Qu ocurrir si se equivoca al escribir una frmula? Lgicamente Excel nos permitir revisar
ese error y corregirlo. Veamos primero los tipos de errores que podemos cometer y luego las herramientas que nos proporciona la hoja de clculo para solucionarlos.
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Hojas de clculo

A) Tipos de errores
Puede cometer errores al introducir la frmula en la barra de frmulas. En casos en los que
Excel detecte que el formato es inapropiado, directamente le mostrar un cuadro de dilogo indicndole cul es bajo su criterio la forma correcta de escribirla. Usted puede elegir esa correccin
o no.
En otros casos el error puede surgir al terminar de escribir la frmula y no aparecer el resultado deseado en la casilla. Veamos los mensajes que puede escribir Excel en dicha casilla.

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se


utiliza una fecha o una hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como


puede ser intentar sumar textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula (puede que le falte un


nmero para ser una referencia vlida o algo).

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

Aparte de estas muestras de error, podr ver en otros casos un pequeo tringulo verde en la
parte superior izquierda de la celda. Esto quiere decir que al Excel no le cuadra mucho la frmula
de esa casilla en relacin a las adyacentes.

B) Herramientas de ayuda en la resolucin de errores


Una vez ha sido detectado el error y vemos el tringulo verde en la parte superior izquierda
de la casilla, si nos situamos sobre l nos aparecer un icono con una admiracin que podremos
desplegar para subsanar el error con las opciones que nos muestre Excel.

Herramientas para resolver errores

Para poder establecer las reglas que seguir Excel para detectar los errores, nos iremos a las
opciones de Excel en su apartado Comprobacin de Errores, accediendo a stas desde el Grupo
Herramientas Opciones.

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Hojas de clculo

Reglas de verificacin de frmulas

4.2. Funciones
Las funciones no son sino frmulas que Excel tiene predefinidas para facilitar su utilizacin.
Es una de las caractersticas ms importantes de la hoja de clculo y supone que se faciliten
enormemente los clculos para los que estn pensadas.
En este apartado aprender a manejar las funciones e introducirlas dentro de frmulas para
obtener los resultados deseados.

4.2.1. Funciones matemticas predefinidas en la aplicacin de hoja de


clculo
Como hemos dicho anteriormente, las funciones estn predefinidas en Excel y eso requiere
que se utilicen de un modo especial.
As, deber tener en cuenta la manera de acceder a ellas. Llamaremos Sintaxis a cmo debe
escribir la funcin para que esta funcione correctamente.
Bsicamente la sintaxis de cualquier funcin Excel es la siguiente:
Nombre_funcion(argumento1; argumento2;;argumentoN)
Observe que los argumentos van separados por ; y NO se deben dejar espacios en blanco a
la hora de escribir la funcin.
Como argumentos podremos utilizar constantes, frmulas u otras funciones.
Una de las mayores utilidades de las funciones es usar rangos de celdas para aplicarlas.
SUMA(A1:A7)
Excel realizar la siguiente operacin:
A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7
Hemos utilizado un operador de rangos ( : ) como argumento de la funcin SUMA.
Como puede observar, las funciones estn ordenadas en grupos para acceder a ellas ms
fcilmente.
Veremos los distintos grupos de funciones existentes, aunque nos centraremos en las matemticas.
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Hojas de clculo

Tipos de funciones de Excel

Las funciones matemticas le permitirn llevar a cabo operaciones de manera simple. En la


tabla adjunta podr ver alguna de las funciones matemticas predefinidas en Excel. En este sentido, lo mejor ser que vaya viendo y comprobando por usted mismo las distintas funciones y posibilidades que se le ofrecen. La ayuda de Excel le dar informacin detallada de cada una de ellas.
Funcin

Descripcin de lo que realiza

SUMA(nmero1;nmero2;;nmeroN)

Suma los nmeros del argumento. Para restar deber poner en negativo el nmero que desee

PRODUCTO(nmero1;nmero2;;nmeroN)

Devuelve el producto de todos los nmeros del argumento

COCIENTE(numerador;denominador)

Devuelve la parte entera de una divisin

RESIDUO(nmero;divisor)

Devuelve el resto de la divisin

POTENCIA(nmero;exponente)

Eleva un nmero al exponente indicado

EXP(nmero)

Eleva el nmero al nmero indicado

RAIZ(nmero)

Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado

ABS(nmero)

Devuelve el valor absoluto de un nmero

ENTERO(nmero)

Trunca un nmero hasta el entero menor ms prximo

FACT(Nmero)

Devuelve el factorial de un nmero

SEN(nmero)

Devuelve el seno de un nmero

COS(nmero)

Devuelve el coseno de un nmero

ALEATORIO()

Devuelve un nmero entre 0 y 1

PI()

Devuelve el valor de la constante

M.C.M(Nmero1;nmero2;;nmero N)

Devuelve el Mnimo Comn Mltiplo de los nmeros

Tabla de funciones matemticas ms usuales


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Hojas de clculo

4.2.2. Reglas para utilizar las funciones predefinidas


Para utilizar las funciones predefinidas de Excel no hay reglas especficas que no hayamos visto
en el punto anterior. Simplemente hay que recordar que debe tener en cuenta que sus argumentos
pueden ser diversos y deben ir separados por ; As mismo, cuando se utilicen directamente en una
celda como frmula debern ir precedidas del signo =. No se deben dejar espacios en blanco entre
sus componentes y por ltimo se deben escribir en MAYSCULAS.

4.2.3. Utilizacin de las funciones ms usuales


Dependiendo del usuario de las hojas, se tendrn unas funciones ms usuales u otras. Aqu
supondremos que la hoja se utilizar en un ambiente en el que lo ms usual ser hacer hojas en
las que predominen las sumas y productos. Veremos algunos ejemplos de utilizacin de estas
funciones, que son las ms usadas.

A) Suma
La sintaxis de la funcin es la siguiente:
SUMA(arg1;arg2;;argN)
Como argumento podemos incluir cualquier elemento de la hoja Excel que nos devuelva un
nmero, es decir, podemos incluir nmeros, referencias a otras celdas, funciones o nmeros con
operaciones.
Comenzaremos por lo ms usual, que es realizar la suma de varias casillas adyacentes.

Ejemplos de uso de la funcin SUMA

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Hojas de clculo

B) Productos
La sintaxis es prcticamente idntica a la suma,
PRODUCTO(num1; num2;;numN)

Ejemplo uso producto

4.2.4. Uso del asistente para funciones


El asistente de funciones es una herramienta que le facilitar el trabajo con estas cuando no
las conozca bien. Veremos ahora cmo utilizarlo.
Primeramente se debe situar en el grupo Insertar, ir a Frmulas y seleccionar la deseada.

Acceso al asistente de funciones

Una vez hecho esto le aparecer una ventana donde puede introducir una breve descripcin
de la operacin que desea realizar o bien introducir directamente la funcin deseada.

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Hojas de clculo

Seleccin de funcin a llevar a cabo

Tras elegir la funcin deseada, en este caso optaremos por la SUMA, le pedir los argumentos
de la funcin para poder realizar la operacin deseada.

Seleccin de argumentos

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Hojas de clculo

En este punto, si pulsa el botn al lado de la casilla de introduccin de argumentos, Excel le


permitir seleccionar las celdas que formarn parte de ese nmero.

Eleccin sobre la hoja de los argumentos

Finalmente, tras aceptar la seleccin deseada, se introducir la funcin en el lugar especificado.


Gracias al asistente, la introduccin de Funciones se convierte en una tarea fcil.

4.3. Insercin de grficos, para representar la informacin


contenida en las hojas de clculo
Ya hemos visto los elementos ms importantes para trabajar con la hoja Excel. Ahora nos
queda ver el trabajo con grficos para ayudarnos a representar de una forma ms directa e intuitiva los resultados obtenidos en nuestros clculos.

4.3.1. Elementos de un grfico


Un grfico se compone de varios elementos que enumeraremos a continuacin:

El grfico en s: la representacin de los datos con ciertas formas elegidas.

Ttulo: es el nombre que le damos al grfico.

Leyenda: nos indica cmo interpretar los datos expresados en el grfico.

Marca de datos: es el objeto usado para representar los datos (columnas, sectores,
etc.).

Lneas de divisin: aparecen en el fondo para apreciar mejor donde llega cada elemento.

Texto: cualquier palabra o conjunto de ellas que se inserte en el grfico.

Ejes: son la referencia sobre la cual se traza el grfico. Suele haber dos ejes, uno horizontal X y otro vertical Y.

rea de grfico: es donde se representa el grfico en s.

Series de datos: son el conjunto de datos que se utiliza para la realizacin del grfico.

Identifique cada uno de los elementos indicados en la figura siguiente.


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Hojas de clculo

Grfico de Excel

4.3.2. Creacin de un grfico


Ahora le mostraremos el proceso necesario para crear un grfico de forma sencilla.
Para crear un grfico deber partir de una serie de datos. El grfico se crear ms rpidamente si ya tiene seleccionada dicha serie de datos a representar. Una vez elegida, debe ir a la seccin
Insertar y desde ah en el grupo de grficos elegir el tipo de grfico que desea. Automticamente
Excel le crear un grfico del tipo elegido con los datos seleccionados.
Por supuesto podr usted modificar a su antojo cualquiera de los elementos del grfico, desde la forma del mismo, a la seleccin de los datos para su realizacin.

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Hojas de clculo

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Hojas de clculo

Creacin de grfico en Excel


TRUCO: Si pulsa la tecla F11 con los datos seleccionados se crear un grfico bsico que luego podr mover y modificar como desee.
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Hojas de clculo

4.3.3. Modificacin de un grfico


Una vez realizado el grfico, por supuesto puede modificarlo como desee. Para ello deber
posicionarse sobre el grfico y hacer click en el botn derecho del ratn.
Como puede observar, se le ofrecen mltiples posibilidades de modificacin del grfico, desde aadir ttulos o rtulos hasta cambiar la forma o el tipo de grfico.
Lo mejor para aprender a ver todas las posibilidades ofrecidas es que practique modificando
de distintas formas el grfico realizado para ver los distintos efectos conseguidos.

Modificacin de grfico

4.3.4. Borrado de un grfico


Si desea borrar un grfico una vez realizado, no tiene ms que posicionarse sobre l y elegir
la opcin Cortar del men contextual del ratn o pulsar la tecla Suprimir del teclado.
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Hojas de clculo

4.4. Insercin de otros elementos dentro de una hoja de


clculo
Al igual que ocurra en Word, visto anteriormente, en Excel puede incluir diversos elementos
que hagan que el documento sea ms atractivo para el lector.
Ya ha visto los grficos que realiza Excel partiendo de una seleccin de datos de la hoja de
clculo. Ahora veremos elementos externos que no tengan que ver con los datos pero que le
pueden dar al documento un aspecto ms profesional.

4.4.1. Imgenes
Podr insertar imgenes desde un fichero o prediseadas. Para hacerlo solo tendr que dirigirse al apartado Insertar imagen dentro del grupo Insertar de la barra de herramientas.

Insercin de imgenes

4.4.2. Autoformas
Las autoformas sirven para dibujar elementos que sirvan para entender mejor el documento flechas, cuadros, globos de texto, etc.
Para insertar una autoforma deber ir tambin al men Insertar y elegir en este caso el apartado Imgenes Autoformas le aparecer una seleccin de las posibles autoformas a insertar
en su documento.

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Hojas de clculo

4.4.3. Texto artstico


Mediante estos elementos puede dar ms nfasis a algunos aspectos del documento, de
manera que el lector se fije ms en lo que usted desee.
Es lo que se llama en el paquete Office WordArt. Lo podr seleccionar desde el men Insertar
en su apartado Imgenes

Insercin de WordArt

4.4. Otros elementos


Como podr observar en la barra de herramientas Insertar, podr llevar a cabo la insercin
de otro tipo de elementos en su hoja de clculo, como pueden ser smbolos o vnculos a otros
elementos.
No es objeto de este manual el ir viendo con detalle cada una de estas posibilidades, por lo
que queda a su curiosidad el ir indagando el resultado de llevar a cabo cada uno de estos procesos. Se muestra a continuacin la barra de herramientas Insertar con las diversas posibilidades
ofrecidas.

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Hojas de clculo

Insercin de otros elementos

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