Ttulo: Diseo e implementacin de un Sistema de Vigilancia Tecnolgica en una

empresa de escasos recursos.

Title: Design and implement a technological surveillance system in an institution
with resource shortage.
Autor principal: Lic. Tamara Len Aliz. (1)
Coautores: Dr. Sc. Erenio Gonzles Surez (2)
Ing. Daysi Aranguiz Diaz Velis (1)
(1) Centro de Informacin y Gestin Tecnolgica, Villa Clara.
Direccin: Marta Abreu # 55 e/ Zayas y Villuendas, Santa Clara, Villa Clara.
Pas: Cuba.
Telfono: 01 42 271313
E mail: secc_ocpi@civc.inf.cu
(2) Universidad Central Marta Abreu de Las Villas.
Resumen: el presente trabajo consiste en el diseo y validacin de un sistema de
Vigilancia Tecnolgica que contribuya a la toma de decisiones en una organizacin de
escasos recursos. Se analizan los modelos identificados en el estado del arte sobre los
sistemas de vigilancia tecnolgica y conceptos relacionados. Se propone el esquema
general del sistema, las etapas a seguir para su implementacin, argumentndose en
las tcnicas que pueden emplearse para ello. Se valida la propuesta con su aplicacin
en una empresa industrial azucarera, elaborndose conclusiones de inters general y
para el caso especfico de estudio.
Palabras claves: vigilancia tecnolgica, patentes.
Introduccin
En

los ltimos aos estamos asistiendo a un cambio de escenario en el entorno

empresarial. El xito de las organizaciones ya no solo descansa en los recursos

tangibles con que cuenta la organizacin, sino que est influenciado por numerosos
factores externos a la misma.
La gran interdependencia tecnolgica, econmica y competitiva hace que los cambios
en las economas locales repercutan no solo en los implicados.
Es por ello que se impone la necesidad de contar con adecuadas infraestructuras de
comunicacin y sistemas de informacin que permitan gestionar la abundante pero

dispersa informacin del entorno y que contribuya a la toma de decisiones y esfuerzos

de planificacin.
Resulta lgico entonces el hecho de que se reconozca hoy da a la informacin como
un recurso empresarial, y su explotacin debe analizarse en dos dimensiones; la
primera la de disponer de informacin sobre el entorno antes que los competidores y la
segunda la de desempear nuevas armas competitivas a partir del desarrollo y
aprovechamiento de la informacin interna y su transformacin en el conocimiento de la
organizacin.
Sin embargo, pese a que se reconoce la informacin como factor determinante en el
desarrollo, en nuestras empresas esto no se ha traducido en acciones concretas que
permitan explotar al mximo todas las posibilidades de este recurso.
El estudio que aqu se fundamenta, est dirigido al anlisis del tema en una empresa
agroindustrial azucarera que se ha planteado como misin y meta el desarrollo de los
productos derivados de la caa de azcar con parmetros de calidad cada vez ms
exigentes.
Es en este marco donde se inserta esta propuesta, que ofrece una metodologa para
lograr la implementacin de un sistema que gestione la informacin externa a la
empresa.
Objetivos:
1.

Disear y validar un sistema de Vigilancia Tecnolgica que contribuya a la toma

de decisiones en una organizacin de escasos recursos.

Objetivos especficos:
1.1

Establecer la metodologa para el diseo del Sistema de Vigilancia Tecnolgica

que considere los objetivos y limitaciones de la empresa.

1.2

Aplicar en la empresa seleccionada la metodologa desarrollada para establecer

el sistema de Vigilancia Tecnolgica.

Materiales y Mtodos:
La propuesta metodolgica para la implementacin de un sistema de vigilancia
tecnolgica en una organizacin cubana que a continuacin se expone, es el resultado
del anlisis de las diferentes posiciones que sobre el tema aparecen reflejadas en la
literatura consultada. La misma responde al siguiente diagrama heurstico:

INICIO
Si
Diagnstico de situacin
de la vigilancia tecnolgica

M
O
D
I
F
I
C
A
C
I

Caracterizacin de la Entidad

Auditora a los aspectos

fundamentales de la vigilancia

Informe Tcnico

Informe de los resultados

de la encuesta

No
Fin

Evaluacin del funcionamiento

del Sistema

Reporte del animador sobre resultado

del esfuerzo de vigilancia

Difusin de la informacin
Es
aprobado
por el CD

Hay
discrepancias?
C/D

No

Es
aprobado
por expertos

Si

No

Si
Informe de bsqueda de
observadores y reporte de analistas

Planificacin de las tareas

de vigilancia

Elaboracin de informes de bsqueda,

ficheros de expertos, entre otros.

M
O
D
I
F
I
C
A
C
I

Determinacin de los objetivos

Extraccin de los elementos claves
de la informacin recopilada
Seleccin del personal involucrado
Es
aprobado Si
por expertos

No
Levantamiento de las necesidades
de informacin generales.
Propuesta de objetivos,
estructura y necesidades de
informacin jerarquizadas

No

Es
aprobado
por el CD

Si

M
O
D
I
F
I
C
A
C
I

Anlisis y Validacin

Reporte sobre estrategia de

bsqueda y recursos
tecnolgicos necesarios
RESEA:
Definicin de la estrategia de
bsqueda

Seleccin de las fuentes de

informacin

Etapa
Fases
Resultados

Identificacin de recursos
tecnolgicos
Bsqueda de Informacin

Pregunta lgica

M
O
D
I
F
I
C
A
C
I

Las herramientas en la implementacin de cada una de las etapas son las que siguen:
Etapas
Herramientas
1.
Diagnstico de la situacin de la vigilancia tecnolgica.
a. Caracterizacin de la entidad
Anlisis documental (Cartera de productos y
servicios, Plan de Negocios, Plan de Ciencia y
Tcnica, Calidad, Medio Ambiente y otros;
Estructura Organizativa y de Recursos
Humanos; Planeacin Estratgica y Objetivos),
la observacin directa, encuestas, entrevistas,
entre otras.
b. Auditora a los aspectos
fundamentales de la vigilancia

2.
a.

b.

c.

Mediante encuesta propuesta por Palop y

Vicente, que trata los aspectos fundamentales
de la vigilancia, adaptada a nuestras
condiciones especficas.
Planificacin de las tareas de vigilancia.
Determinacin de los objetivos.
Primer paso: identificar la estrategia que
adopta la empresa para lograr su misin y su
meta (visin), mediante trabajo grupal con
expertos de la organizacin.
Segundo paso: determinar el tipo de vigilancia
que se realizar, con el empleo de una matriz
de impacto cruzado.
Tercer paso: definir los objetivos del Sistema
de Vigilancia Tecnolgica, mediante el trabajo
con los expertos con el empleo de la tcnica
de tormenta de ideas.
Seleccin
del
personal Mediante el establecimiento de tres redes de
involucrado.
trabajo:
Red de Observadores.
Red de Analistas.
Red de Decidores.
Levantamiento de las necesidades Primer paso: realizacin del inventario de
de informacin generales.
recursos tecnolgicos, a travs del trabajo
grupal. Se emplean herramientas como el
contenido tecnolgico de las etapas de la
Cadena del Valor de Porter, y el diagrama
causa efecto de Ishikawa.
Segundo paso: levantamiento de las
necesidades de informacin externa a la
organizacin, mediante trabajo grupal con
expertos.
Tercer paso: jerarquizacin de las necesidades
de informacin externa a la organizacin,
mediante la tcnica filtraje de problemas
4

(implica el uso de filtros mediante los cuales se

evala cada producto o servicio. Los filtros a
emplear se definieron por el grupo de
expertos, al igual que el peso relativo que cada
uno de ellos tiene en la evaluacin)
3. Bsqueda de la informacin.
a.

Identificacin de los recursos Mediante el levantamiento sobre los recursos

tecnolgicos necesarios
que se requieren en cuanto a tecnologas de
la Informacin y Telecomunicaciones.
b.
Seleccin de las fuentes de Depende en gran medida de la naturaleza de
informacin
las necesidades de informacin detectadas.
c.

Definicin de la estrategia de Mediante el empleo de operadores booleanos

bsqueda.
y cdigos de la Clasificacin Internacional de
Patentes en los casos que procede.
4. Anlisis y validacin
a.

Extraccin de los elementos

claves de la informacin recopilada.
b.
Elaboracin de informes de
bsqueda, fichero de expertos,
entre otros.
5. Difusin de la informacin.

Mediante la subcontratacin de especialistas

de informacin externos a la organizacin.
Mediante la consulta a expertos externos a la
organizacin.

Mediante el envo de boletines que circulan por

la organizacin, con intervencin activa del
animador.
6. Evaluacin del funcionamiento del sistema.
A travs de encuestas empleadas en el
diagnstico
Resultados:
Diagnstico de la situacin de la vigilancia tecnolgica.
Se procedi a la a caracterizacin de la empresa industrial azucarera, con el anlisis de
su misin, su estructura de direccin, sus bases estratgicas, la cartera actual de
productos de la empresa, y el plan de negocios de la empresa.
Se detect que no tienen adecuadamente estructurado un sistema de gestin de la
calidad, ni de gestin ambiental ni debidamente definido el plan de ciencia y tcnica.

En la auditora a los aspectos fundamentales de la vigilancia; se arroj como principal

resultado: la ausencia de un enfoque integrador y estructurado de la vigilancia
tecnolgica. Adems, debe trabajarse con especial inters en el establecimiento del
circuito de personas que formarn parte del sistema y determinarse con claridad
aquellos factores crticos de vigilancia de la empresa sobre los cuales recabar
informacin.
Planificacin de las tareas de vigilancia.
a. Determinacin de los objetivos.
Esta fase consta de los siguientes pasos:
Primero: identificar la estrategia que adopta la empresa para lograr su misin y su meta
(visin).
En el caso de estudio, se determin que la empresa industrial azucarera sigue una
estrategia de especializacin y alta segmentacin. Esto se sostiene en el inters de la
empresa de ser cada da ms competente en las producciones derivadas de la caa de
azcar que estn dirigidas a un segmento de mercado muy bien definido por las altas
exigencias en materia de calidad de este tipo de producciones a consumir y en materia
de proteccin del medio ambiente.
Segundo: determinar el tipo de vigilancia que se realizar.
Se estableci el tipo de vigilancia predominante, derivndose una serie de conclusiones
a saber:
Para el establecimiento de un sistema de vigilancia tecnolgica de forma coherente
y

coordinada, se hace necesario el desarrollo de la vigilancia en sus cuatro

aspectos: comercial, tecnolgica, competitiva y del entorno.

Mantener una vigilancia sistemtica de tipo tecnolgica contribuye en gran medida al
incremento de la efectividad de las herramientas de apoyo para la gestin en la
empresa al contar con informacin externa actualizada, relevante y pertinente.
El tipo de vigilancia con mayor peso especfico es la tecnolgica, lo que significa que
al estructurar un sistema de vigilancia, es ste aspecto el que tiene un impacto
decisivo en la solucin de los problemas identificados.
Tercero: definir los objetivos del Sistema de Vigilancia Tecnolgica.

Identificada entonces la estrategia a seguir en la empresa y el tipo de vigilancia a

realizar, y teniendo en cuenta la meta de la empresa, se defini como principal objetivo
que deba cumplir el Sistema de Vigilancia Tecnolgica en la organizacin el de
gestionar eficazmente la informacin tecnolgica externa de forma que facilite la
consecucin de sus proyecciones estratgicas.
b. Seleccin del personal involucrado.
Primeramente es necesario determinar la posicin de la vigilancia tecnolgica en la
organizacin, que en el caso de estudio la funcin de Vigilancia tecnolgica

est

situada directamente vinculada al Director General. El ncleo de vigilancia, coordina las

funciones de la vigilancia entre las distintas reas y garantiza el flujo de informacin
entre observadores, analistas y decisores, y mantendra a la direccin general
constantemente informada en encuentros no tan formales. En ocasiones, con la breve
entrega de minutas se ahorra tiempo y son igualmente efectivas. Igualmente es de
sealar que lgicamente las distintas reas entre s tambin mantienen estrechas
relaciones de interdependencia unas con otras.
Por otra parte, las personas que formarn parte del Sistema se agruparn en tres
niveles de actuacin que adems incluye las relaciones con instituciones perifricas.
1er nivel: observadores.
2do nivel: analistas, con un solapamiento de algunos de los observadores y analistas
(rea sombreada) y una labor de enlace de unos y otros con los centros perifricos.
3er nivel: decisores que pueden incluso encaminar o anular el esfuerzo de la Red de
Vigilancia Tecnolgica en un sentido u otro en un quehacer dialctico y constante por lo
sistemtico.
De forma grfica sera:

c. Levantamiento de las necesidades de informacin generales.

Una vez empleadas las herramientas mencionadas con anterioridad, se realizaron las
siguientes consideraciones:
-

Es de vital importancia para la empresa mantener un constante monitoreo del

entorno para la captura de informacin sobre las tecnologas claves para la fabricacin
de productos con mayor valor agregado por la empresa, en especial en lo referente a:
Manejo de fertilizantes; Agrotecnia; y Purificacin (calentamiento, alcalizacin y
clarificacin).
-

Se requiere identificar las tecnologas emergentes en las etapas claves a saber,

la purificacin de los jugos y los mtodos de agrotecnia y fertilizacin.

-

Es necesario reforzar la vigilancia tecnolgica para garantizar la diferenciacin

tecnolgica de

los procesos de la empresa y potenciar el proceso innovador que

facilitara la optimizacin y enriquecimiento de la tecnologa disponible.

A partir de toda esta informacin preliminar, se efectu el listado de las necesidades de
informacin externa a la organizacin, a partir del cual se obtuvo el listado jerarquizado
de las necesidades de informacin externa, lo que es de gran ayuda a la hora de
destinar recursos para el monitoreo de informacin.
Bsqueda de informacin.
La ejecucin de la etapa corri a cargo de especialistas externos a la empresa,
consultndose como principal fuente de informacin los documentos de patentes, por
cuanto son portadores de una valiosa informacin tcnica.
Anlisis y validacin.
8

a.

Extraccin de los elementos claves de la informacin recopilada.

Para la informacin capturada de las necesidades de informacin externa de mayor

relevancia, la extraccin de los elementos claves se hizo enfatizando en:
Nmero de patentes por temticas definidas.
Comportamiento evolutivo de las tendencias tecnolgicas.
Solicitudes de patentes por pases de origen.
Comportamiento temtico por pases de origen.
Pases de destino de las patentes.
Firmas destacadas en el tema.
b.

Elaboracin de informes de bsqueda, fichero de expertos, etc.

Una vez profundizado en los elementos claves de la informacin recuperada, los

analistas en este caso especialistas externos a la empresa, emitieron informes sobre lo
capturado en el entorno para cada una de las necesidades de informacin externa
monitoreadas.
Difusin de la informacin.
En este caso, los resultados alcanzados analizados por los niveles de direccin
correspondientes, le han permitido a la empresa industrial azucarera objeto de estudio,
la formulacin de varios proyectos de negocios.
Evaluacin del funcionamiento del sistema.
Para que un sistema de vigilancia tecnolgica se mantenga funcionando correctamente,
una vez identificado todos sus actores y realizadas todas las acciones anteriormente
comentadas, es necesario la sistemtica evaluacin de su funcionamiento. Se propone
la aplicacin de encuestas una vez terminado el cada ciclo de la vigilancia.
Conclusiones
1. Un sistema de Vigilancia Tecnolgica consta de las etapas generales: diagnstico de
la situacin de vigilancia, planificacin de las tareas de vigilancia, bsqueda de la
informacin, anlisis y validacin, difusin de la informacin y evaluacin del
funcionamiento del sistema.

2. El sistema de Vigilancia Tecnolgica requiere de una estructura flexible, y ajustable a

las necesidades de la organizacin donde se implemente, incluyendo comisiones ad
hoc a la empresa.
3. La ausencia de los recursos tecnolgicos necesarios para la bsqueda de
informacin externa en la propia empresa es factible de ser

compensada con la

subcontratacin de servicios de informacin a centros especializados.

4. En empresas con escasos recursos es adecuado lograr la

implementacin del

Sistema de Vigilancia Tecnolgica, en estrecha interrelacin empresa - centros de

informacin - centros de interfaz universidad empresa.
5. Los resultados tcnicos derivados del funcionamiento del Sistema de Vigilancia
Tecnolgica inducen al desarrollo de una estrategia a dos niveles: por un lado
sistematizar la introduccin y asimilacin creativa de los adelantos tecnolgicos
disponibles mediante la innovacin tecnolgica, y por otro fomentar un estrecho vnculo
con centros generadores de conocimiento como es el caso de la Universidad Central de
Las Villas.
Referencias bibliogrficas.
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