Plan Estratgico de Tecnologa Informtica

para una empresa del sector alimentos

Oscar David Ruz Correa
Ingeniera de Sistemas e Informtica
Universidad Pontificia Bolivariana
oscardavid.ruiz@alfa.upb.edu.co
Medelln, 2012
Resumen En este artculo se presenta una

mundo.

descripcin general del estado de las TIC en

una empresa del sector de alimentos y se
propone un plan estratgico de tecnologa
informtica de acuerdo con los propsitos
corporativos.
Palabras Claves: Gestin de Tecnologa; Estrategia
de TI; Plan de TI

I.

Introduccin

En una poca en la que cada vez se depende ms

de la tecnologa, en este caso Tecnologa
Informtica, y que se hacen ms importantes y
preocupantes los asuntos relacionados con la
eficiencia de los procesos y los resultados de la
organizacin, es necesario que el cuidado de los
procesos tecnolgicos sea una prioridad tanto para
los dirigentes y administradores de nuevas
tecnologas como para las empresas, ya que de
ello dependen los resultados que se puedan
obtener.
Este proceso de sensibilizacin y consentimiento
para emprender un plan estratgico de tecnologa
informtica que mejore los procesos de todos los
puestos de trabajo de la organizacin, ha sido
abordado con negligencia, en parte, por los
montos de inversiones que deben destinar las
organizaciones en el momento de desarrollarlo.
El rumbo imparable de las Tecnologas de
Informacin y Comunicacin (TIC) las hace
verstiles y eficientes, convirtindolas en un
abanico de soluciones para afrontar nuevos retos y
prepararse para competir apropiadamente en el
mercado.
La Figura 1 muestra la manera como las TIC se
han convertido en un componente importante para
el funcionamiento de una organizacin en
cualquier mbito y desde cualquier lugar en el

Figura 1. Las TIC en el mundo

Fuente: [1]

II.

PETI

La metodologa de Planeacin Estratgica de

Tecnologas de Informacin (PETI) define y
promueve el uso de tecnologas de informacin de
la manera ms eficiente y optimizada posible en la
organizacin, de manera que su utilizacin
contribuya a gestionar los costos de operacin,
buscando soluciones que ayuden a controlar y
operar de una manera ms confiable los diferentes
sectores productivos y organizacionales de la
empresa.
La metodologa PETI se enfoca en soportar la
satisfaccin de las necesidades de la generacin
presente sin comprometer la capacidad de la
generacin empresarial productiva futura para
satisfacer las necesidades y los requerimientos
tecnolgicos informticos, en otras palabras, en la
sostenibilidad productiva y eficiente que requiere
una organizacin

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resultado con el PETI.
La industria de las TIC es responsable de la
necesidad que genera en las organizaciones para
que cuenten con tecnologa informtica adecuada
para su normal y buen funcionamiento. Esta
dependencia tecnolgica es cada vez mayor en un
mundo globalizado, en el que su nmero de
usuarios aumenta muy rpidamente con la
perspectiva de alcanzar un mejor rendimiento y
control sobre las diferentes reas en las que las
TIC tienen un espacio importante dentro de la
organizacin.
La muestra de ello se observa en las empresas que
crecen organizacionalmente y buscan apoyo en las
TIC para controlar los procesos de modo que sean
ms eficientes, confiables y menos vulnerables a
errores.
La Figura 2 muestra el mapa de
organizacin estudiada para
metodologa PETI, generando
coherente con las necesidades
empresariales [2].

procesos de la
desarrollar la
una estrategia
y las metas

Las empresas que habitualmente enfrentan este

tipo de problemas, han necesitado de cambios
drsticos de su plataforma tecnolgica atrasada, lo
que hace que con el proyecto se enfrenten retos de
implementaciones nuevas, quiz nunca antes
realizadas en la organizacin.
Con el
repaso por la infraestructura
organizacional, se podrn tambin determinar los
posibles cambios en los conductos regulares de
comunicacin
que
pueden
ofrecer
un
fortalecimiento adecuado para la organizacin y,
ubicando adicionalmente un mapa de procesos, se
podr determinar la influencia de cada uno de
ellos al propsito organizacional requerido por la
empresa.
Con base en esta informacin se procede a realizar
un inventario de las diferentes tecnologas con las
que cuenta la organizacin y se clasifican
dependiendo de si son de informtica,
telecomunicaciones o de cualquier otro tipo,
clasificndolas por reas, puestos de trabajo, etc.
As se cuenta con informacin confiable de la
situacin actual de la organizacin.

IV.

Infraestructura TIC

En la actualidad la empresa cuenta con

infraestructura tecnolgica bsica para las
funciones que debe realizar dada la cantidad de
informacin y la infraestructura fsica con la que
cuenta.
Figura 2. Mapa de procesos de la empresa
Fuente: Organizacin

III.

Sobre la organizacin

Para iniciar con el plan estratgico de tecnologa

informtica es necesario conocer acerca del uso de
TI en la organizacin para, as, tener una base
prctica de cmo fueron crendose las necesidades
de tecnologa informtica para el control y
mejoramiento de los procesos de la empresa.
La organizacin cuenta actualmente con una
tecnologa informtica bsica pero es necesario
que se tenga informacin clara y concisa acerca de
cada uno de los equipos y procesos, tanto de TI
como de cualquier otro tipo de tecnologa, ya que
es una base fundamental para obtener un buen

Luego de pasar por un momento crtico en su

historia, el manejo que se ha tenido en los ltimos
aos en el uso de la tecnologa informtica en la
organizacin ha trado consigo deficiencias y el
atraso de infraestructuras de telecomunicaciones.
Sin embargo, se espera que el nmero de
conexiones
de
banda
ancha
aumente
considerablemente en la organizacin para as
afrontar los propsitos corporativos logrando,
incluso, que las lneas de mando sean tambin
auditadas de manera tecnolgica. De igual
manera, se espera que las lneas de telfono
convencional con las que cuenta la organizacin
se reduzcan hasta en un 80% en el mismo perodo
de tiempo del desarrollo del PETI.
A medida que crecen las necesidades desde los
diferentes propsitos organizacionales y con base

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en la visin en la que la tecnologa informtica y
las telecomunicaciones son necesarias, resulta
inevitable que surja la necesidad de construir una
infraestructura que respalde los procesos
organizacionales. Este crecimiento no se debe slo
al aumento de procesos sino a al aumento de
controles y de produccin empresarial.
Una parte importante del plan estratgico de
tecnologa informtica procede de los elementos
que configuran el puesto de trabajo:
computadores, monitores, impresoras, etc. Estos
elementos constituyen una importante parte del
plan estratgico a los que ser necesario realizar
algn tipo de modificaciones, cambios o
actualizaciones para que, como resultado, se tenga
una infraestructura tecnolgica ms eficiente y
confiable. Este efecto se ve acentuado por los cada
vez ms necesarios equipos de TI y los ciclos de
vida de los dispositivos.
La metodologa lleva a analizar el rea de TI en la
organizacin con el fin de realizar mejoras
considerables a la que hay asociadas inversiones
acorde a las necesidades.
Se prev que hacia el ao 2017 la organizacin
cuente con una infraestructura tecnolgica
adecuada para su operacin y crecimiento
organizacional. Sus sistemas de control y de
engranaje de procesos alcanzarn una penetracin
importante en el proceso general con ayuda de las
TIC.

V.

Modelo de empresa

La metodologa usada solicita realizar un modelo

de empresa que corresponda con las adecuaciones
propias del funcionamiento en cada una de las
reas, sin importar la existencia de tecnologas
informticas. Para ello se realiza un anlisis del
estado actual de la organizacin con base en las
oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades
propias de cada una de las reas o procesos de la
organizacin, identificando sus puntos crticos de
manera que se puedan tener en cuenta en el
transcurso del estudio.
Posteriormente se construye un modelo de
empresa desde la perspectiva de ingeniera para
que, con el acompaamiento de la TI, se pueda
conformar una empresa ms estable en sus
procesos. Este modelo de empresa se clasifica
segn tres aspectos: operativo, estructural y
estratgico para plantear los modelos operativo,

estratgico y organizacional que sirven para

determinar los requerimientos de TI de la empresa
(Ver Figura 3).

Figura 3. Modelo empresarial

Fuente: [3]

La arquitectura empresarial debe estar alineada

con el modelo operativo, definiendo una
estructura lgica de ejecucin de la estrategia. Los
requerimientos que debe satisfacer un modelo de
arquitectura empresarial vienen dados por los
objetivos estratgicos del negocio [3].

Modelo operativo
Se basa en los propsitos y objetivos de la
organizacin y sirve para identificar las falencias
de los procesos y realizar su respectivo estudio y
anlisis. De esta manera se puede proponer su
reingeniera y adecuacin segn las mejores
metodologas de tecnologa adaptadas a un
mejoramiento continuo.

Modelo estratgico
La estrategia de la organizacin debe continuar
siendo la misma de base, como se describi arriba,
y se ha de plantear y buscar desde sus inicios en la
misin y visin vigentes hasta llegar a cumplir
con cada uno de los objetivos corporativos
planteados en cada periodo presupuestal. Esta
estrategia debe ser apoyada, en un alto porcentaje,
por la tecnologa informtica, que es una base
indispensable para cualquier organizacin
contempornea y que le puede dar mucho mayor
control y calidad de procesos.

Modelo organizacional
Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y
coordinan las actividades de la organizacin en
cuanto a las relaciones entre los gerentes y los

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empleados, entre gerentes y gerentes y entre
empleados y empleados. Los departamentos de
una organizacin se pueden estructurar en tres
formas
bsicas:
por
funcin,
por
producto/mercado o en forma de matriz [4].
Un punto interesante para desarrollar la
arquitectura, consiste en la identificacin de
servicios comunes. En este sentido hay solo dos
alternativas prcticas: (a) plantear un conjunto de
servicios de acuerdo con el conocimiento de la
empresa y (b) tomar los servicios de un conjunto
pequeo (4, a lo sumo 5) procesos de gran valor
para la compaa e identificar los servicios
compartidos. De ah en adelante identificar los
procesos de negocio y verificar si hay oportunidad
de reutilizacin [5].

a partir del negocio en que acta, se identifica una

plataforma de TIC que soporte la documentacin e
informacin de una manera confiable y gil en
todo momento, contando con centralizacin de
informacin y disponibilidad total 7 das a la
semana las 24 horas.

Arquitectura de TI
La estructura adecuada para la organizacin se
debe basar en los equipos de misin crtica que, si
se generase algn problema de tipo tcnico,
afectaran a una gran parte de la organizacin. De
acuerdo con esto se puede identificar de manera
segura cuales son los equipos ms delicados en
cuanto al nivel de misin critica que tienen en la
empresa.

Arquitectura de informacin

Modelo operativo de TI

La arquitectura de la informacin consiste en

establecer los mecanismos y la mejor estrategia de
cmo sostener a travs del tiempo la informacin
fsica y lgica que crea constantemente la
organizacin, dando un sentido coherente de
almacenamiento y una ptima manera de
ubicacin.

Se propone un modelo operativo para la

organizacin
que
cuente con
controles
establecidos en cada una de las reas. En este
momento la organizacin no cuenta con controles
estrictos de inventarios, materias primas y dems,
por tal motivo no se tiene controlada la
organizacin en su totalidad. Por lo tanto se debe
llegar a realizar una nueva restructuracin del
modelo operativo de la organizacin basado en
sistemas de informacin que permitan tener un
debido control en cada uno de los procesos.

VI.

Modelo de TI

En este apartado se hace, con base en la

informacin y los anlisis de las fases anteriores,
un Modelo de TI que apoye la estrategia de la
empresa con base en una estrategia de TI.
De esta manera se define las arquitecturas de TI y
de sistemas de informacin como marco para la
especificacin de las aplicaciones y la integracin
de la informacin, definiendo los elementos y las
caractersticas claves y esenciales de los
componentes de hardware y software requerido.
Posteriormente se construye el modelo operativo y
organizativo de TI que describen cmo se operar
y funcionar el rea de informtica, con
definiciones puntuales de la estructura de la
organizacin de TI.

Estrategia de TI
De acuerdo con la informacin del modelo de
empresa, en el que se define una nueva
arquitectura de organizacin, se define tambin la
arquitectura de informacin de la organizacin y,

Modelo organizativo de TI
La estructura de TI en la organizacin debe estar
en cabeza de un ingeniero de implementacin que
constantemente est investigando, creando e
innovando mejores opciones para las necesidades
de la organizacin. Se debe contar con personal
tcnico especializado en diferentes reas para las
diferentes tareas de campo, dirigidos por el mismo
encargado de la gestin de TIC en la organizacin.

VII.

Planificacin de TI

En este apartado se hace una planificacin de TI

teniendo en cuenta el Modelo de TI definido
antes. Primero se determinan las prioridades y
luego se define el plan de implementacin.
Posteriormente se hace un estudio financiero
bsico para finalizar con una revisin de la gestin
del riesgo en la que se identifican las amenazas
que pueden poner en peligro el xito del plan
estratgico de TI en la empresa.

Aspectos generales
En trminos generales de implementacin, se
sugiere que se disee una inversin que se ejecute
en un plazo mximo inicial de 12 meses, pero de
igual manera que pueda generar una plataforma
para el beneficio constante de productividad,
calidad y competencia para un perodo de hasta 5
aos.
De esta manera, en el corto plazo para la
implementacin, se busca hacer la realidad la
seleccin, compra y puesta en marcha de las TIC
correspondientes y, posteriormente, hacer la
gestin adecuada durante un perodo de entre 3 y
5 aos para que se obtenga provecho de ellas
recuperando la inversin.

discriminada la cantidad de equipos y mano de

obra necesarios para que la organizacin
desarrolle el plan estratgico de TI aqu planteado.
Por una parte, se clasifica todo lo que tiene que
ver con lo que har parte de los activo fijos de la
organizacin y se especifica en cada uno un valor
aproximado con base en consultas del valor de
mercado vigente y, por otra, se analizan los costos
de implementacin y esfuerzo humano.

Tabla 2. Cronograma del proyecto

Fuente: Autor

Prioridades de implantacin
La organizacin debe realizar inversiones e
implementaciones esenciales para el desarrollo
corporativo. Del apoyo que el rea TIC le d a la
organizacin depender el apropiado desempeo
de los sistemas de informacin y de las
tecnologas informticas en general.
De acuerdo con lo estudiado en este trabajo se
construye la Tabla 1 que hace una relacin, de
mayor a menor importancia para la organizacin,
de las implementaciones que se deben tener en
cuenta para el desarrollo del plan estratgico de
TI.

Tabla 1. Prioridades de implementacin

Fuente: Autor.

CAPEX
El Capital Expense (CAPEX) lo utiliza una
compaa para conocer el costo nominal de
adquirir o mejorar los activos fijos tales como
equipamientos,
propiedades
o
edificios
industriales sin tener en cuenta el valor de su
operacin, soporte o mantenimiento [6]. De esta
manera se hace el estudio de costos en los que
debe incurrir la organizacin para la negociacin y
compra de los activos necesarios para el plan
estratgico de TI.

Plan de implantacin

OPEX

Se propone desarrollar un plan de implantacin de

los diferentes componentes expuestos arriba segn
en el orden en el que se presentaron. En la Tabla 2
se muestra un cronograma general al respecto.

El Operational Expense (OPEX) es el relacionado

con los gastos operativos para la gerencia de
Servicios Tcnicos [7]. Corresponden a lo que
costar en temas de mano de obra la puesta en
marcha, operacin, mantenimiento y soporte del
proyecto, luego de haber negociado los equipos
necesarios para llevarlo a cabo.

Plan de inversin
En el plan de inversin se visualiza de manera

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CTP
El Costo Total de Propiedad (CTP) de un
componente del plan estratgico de TI es igual a la
suma de las cantidades correspondientes al
CAPEX y OPEX para el perodo de tiempo que
durar la inversin, en este caso, un perodo de
hasta 36 meses

Formas de pago y financiacin

La sugerencia general es que las inversiones se
hagan de contado a medida que se vaya realizando
la implementacin de los diferentes componentes
del proyecto. De esta manera se ahorran los
intereses que puedan causar los diferentes tipos de
financiacin disponibles en el mercado. Aunque
de esta forma se requiere de una inyeccin
importante de dinero inicialmente, la organizacin
controla mejor su flujo de caja pues en su
situacin actual no cuenta con la posibilidad de
realizar crditos o leasing.

Tabla 3. Riesgos del proyecto

Fuente: Autor.

organizacin. Para ello se enumeran en la Tabla 3

los principales riesgos en los que puede incurrir la
organizacin si decide realizar la inversin que se
recomienda en cada una de las fases del proyecto.

VIII.

Conclusiones

El proyecto cuenta con razones validas para su

implementacin, rene las falencias detectadas
durante el anlisis de la organizacin que sern
suplidas con la instalacin de nuevas tecnologas
informticas a partir de la seleccin de las mejores
alternativas disponibles en el mercado.
La implementacin del plan estratgico de
tecnologa informtica desarrollado en este
proyecto brindar a la organizacin un mayor
nivel de confianza en la informacin que genera y
necesita para su administracin. Gracias a las
implementaciones sugeridas se podr contar con
informacin en tiempo real y, adicionalmente,
estar centralizada, protegida y respaldada.
La inversin, aparte de habilitar un beneficio
administrativo y de control a la productividad,
generar un beneficio econmico a partir de la
reduccin de costos de mantenimiento de los
procesos actuales.
Ser una organizacin competitiva en el mercado
que podr enfrentar mejor los retos comerciales y
tecnolgicos tanto a corto como a mediano plazo,
lo que permitir que se puedan desarrollar a largo
plazo mejoras a los procesos con el fin de obtener
una organizacin ms eficaz y competitiva.
El proyecto determina una orientacin de las TIC
con base en las necesidades generales y
particulares propias de la organizacin. El
proyecto ser mejor mientras se mantenga esta
disciplina de gestin.

Gestin del riesgo

En este numeral se identifican las vulnerabilidades
que se pueden presentar en la puesta en marcha
del proyecto a partir de una primera valoracin
subjetiva del impacto operativo y financiero en la

Debido a la implementacin del plan estratgico

de tecnologa informtica para la organizacin se
tendr un cambio considerable en el campo en
comparacin con el estado actual de la
organizacin con los procesos y basados en
procesos actuales, poder identificar las mejoras en
cada uno de ellos.
La ejecucin del proyecto contiene el anlisis de
procesos y objetivos claros en cada una de las
reas en las cuales se har correcciones, mejoras e
implementaciones nuevas de tecnologa que
operaran de mejor manera para obtener una

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eficiencia mejor a la implementada por la
organizacin actualmente.
La elaboracin del proyecto podr ofrecer a la
organizacin informacin clara de cmo poder
continuar realizando planes estratgicos en
diferentes reas de la organizacin.
El proyecto de construir el plan estratgico de TI,
el cual sigue los pasos de una metodologa ya
probada, dar a la organizacin confianza y
seguridad de que se elabora un trabajo de
implementacin tecnolgica informtica de
calidad siguiendo pasos necesarios para obtener el
mejor xito en el desarrollo del proyecto.
El plan estratgico de tecnologa informtica le
proporciona infraestructura tecnolgica apropiada
a la organizacin para cada uno de las reas de
operacin y administracin obteniendo el mejor
rendimiento y haciendo un mejor uso de los
recursos tecnolgicos implementados

IX.

Bibliografa

[1] Negocios y Publicaciones, La tecnologa, el

mejor aliado de nuestro negocio, 6 Julio
2011. [En lnea]. Available:
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[2] J. C. Daccacht, Metodologa de Planeacin
Estratgica de Tecnologa Informtica, 2010.
[En lnea]. Available:
http://www.deltaasesores.com/recursos/videos
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acceso: Marzo 2011].
[3] J. C. Ramos, Modelo Operativo de
Arquitectura Empresarial, 14 Julio 2011. [En
lnea]. Available:
http://jcrsenin.wordpress.com/2011/07/14/fullpaper-modelo-operativo-de-arquitecturaempresarial/. [ltimo acceso: 13 Noviembre
2011].
[4] A. Canon, Definicin de estructura
organizacional, 17 Abril 2010. [En lnea].
Available:
http://www.buenastareas.com/ensayos/Definic
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14 Noviembre 2011].
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en la Prctica, 06 Febrero 2007. [En lnea].

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http://dia10.blogspot.com/2007/02/arquitectur
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acceso: 14 Noviembre 2011].
[6] Wikipedia, CAPEX, 13 1 2012. [En lnea].
Available: http://es.wikipedia.org/wiki/Capex.
[ltimo acceso: 22 2 2012].
[7] Wikipedia, OPEX, 15 Enero 2012. [En
lnea]. Available:
http://es.wikipedia.org/wiki/Opex. [ltimo
acceso: 22 2 2012].