GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Gestin del Desarrollo Humano de Personal Administrativo

1. Apoyo Desarrollo Competencias Empleados Administrativos
1.1. Evaluacin del Desempeo
Distribuir los formatos de Evaluacin de Desempeo a los Jefes inmediatos respectivos.
Gestin de la Permanencia de Personal Administrativo y Docente
1. Novedades de Personal
1.1. Vacaciones
Elaborar programacin de vacaciones.
Diligenciar formato de Solicitud de Vacaciones y enviarlo a la Divisin de Recursos
Humanos.
Diligenciar el P4 (Formato de Reintegro Laboral) para cada funcionario y enviarlo a la
Divisin de Recursos Humanos.
2. Administracin de Seguridad Social
2.1. Afiliacin y Novedades a la Seguridad Social Integral
2.1.1.Traslados de Fondos de pensiones privados al fondo de Pensiones Colpensiones
Entregar a la Divisin de Recursos Humanos el formulario debidamente diligenciado
con sus anexos respectivos.
2.1.2.Traslados entre EPS y/o servicio mdico de la Universidad del Valle
Entregar los documentos debidamente diligenciados a la Divisin de Recursos
Humanos con sus anexos respectivos. En el caso de traslado para el Servicio Mdico
de la Universidad del Valle, se debe adjuntar una solicitud del trmite por escrito.
3. Renuncia
3.1. Renuncia
Recibir los formatos de Paz y Salvo.
Analizar y certificar los formatos de Paz y Salvo.
Enviar los Paz y Salvo a la Divisin de Recursos Humanos.
Gestin de Pensionados y Sobrevivientes
1. Administracin de Jubilados, Pensionados; sobrevivientes e Invalidez
1.1. Reconocimiento de la pensin de Jubilacin por la Universidad del Valle
Acudir a la Divisin de Recursos humanos, para realizar la solicitud de estudio de historia
laboral para las condiciones de la jubilacin.
1.2. Reconocimiento Pensin de Sobrevivientes
Acudir a la Divisin de Recursos Humanos para realizar la solicitud de pensin de
sobrevivientes, anexando la documentacin requerida.

GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS

Contratacin y Compras Nacionales
1. Control de Bienes Muebles Devolutivos
1.1. Novedades del Inventario
1.1.1. Prstamos
Aprobar o anular el prstamo solicitado por el funcionario de su dependencia.
1.1.2. Traslados
Aprobar o anular el traslado de bienes solicitado por el funcionario de su dependencia.
1.1.3.Retiro
Aprobar o anular el retiro de bienes solicitado por el funcionario de su dependencia, y
enviar la solicitud a la Seccin de Compras y Administracin de Bienes para su
aprobacin.
1.1.4.Baja de Bienes
Aprobar o anular las bajas de bienes solicitadas por el funcionario de su dependencia.
1.1.5.Alta de Bienes
Revisar los bienes que se encuentran disponibles en la bodega de inventarios, si le
interesa uno de los bienes para su reubicacin elaborar la Solicitud de traslado
correspondiente.
Entregar solicitud al Tcnico de la Seccin de Compras y Administracin de Bienes
(Bodega) y trasladar el bien a su dependencia.
2. Control de Bienes No Devolutivos o de Consumo
2.1. Prstamo de Herramientas a Estudiantes
Elaborar la carta de solicitud del Director del Programa Acadmico (relacionado con
suelos o artes), detallando la herramienta, EPP y/o servicio de jardinera solicitado, los
nombres y cdigos de los estudiantes a quienes proverselos y la explicacin del motivo
de la solicitud.
3. Seguros
3.1. Seguros
3.1.1.Plizas o Garantas Adicionales
Enviar solicitud de pliza o garanta adjuntando soportes de los especificados en la
Poltica No. 4.
3.1.2.Reclamaciones de Plizas
Revisar y dar Vo.Bo o recibido al informe y determinar si hay lugar a proceso disciplinario
4. Administracin de Convenios y Contratos Cuando la Universidad es Contratista
4.1. Elaboracin, Aprobacin, Control de Convenios y Contratos cuando la Universidad
es Contratista
Recibir solicitud de la entidad externa para la suscripcin de Convenio o Contrato o minuta
para celebrar Convenio o Contrato.
Establecer condiciones para la elaboracin Formato Suscripcin de Convenio o Contrato:
Objetivos, alcance, justificacin, beneficios o productos, duracin, clasificacin del
convenio, integrantes, programacin, compromisos que asume la Unidad AcadmicoAdministrativa, disponibilidad presupuestal cuando se comprometan recursos
Responsable del Convenio o Contrato o analizar la conveniencia del Convenio o Contrato.
Diligenciar Formato Suscripcin de Convenio o Contrato y acompaar de la minuta si la
hay.
Elaborar o solicitar al interesado minuta del Convenio o Contrato si no la hay.
Archivar el original o copia de la minuta del Convenio o Contrato con todos los
documentos soportes despus de la firma.
Registrar el contrato del Convenio o Contrato en el SICE, cuando implique disposicin de
recursos.

5. Etapa Precontractual en la Contratacin con Recursos de la Estampilla Pro-Universidad

del Valle
6. Etapa Precontractual en la Contratacin con Recursos de la Estampilla Pro-Universidad
del Valle en la Divisin de Bibliotecas
6.1. Etapa Precontractual en la Contratacin con Recursos de la Estampilla ProUniversidad del Valle en la Divisin de Bibliotecas
Recepcin de la necesidad o requerimiento especfico (ficha tcnica), de las diferentes
coordinaciones de reas de la Divisin de Bibliotecas.
Donaciones
1. Donaciones Nacionales
1.1. Recepcin de Bienes y/o Valores Donados
En el caso de bienes revisar y aprobar la recepcin de la donacin.
Solicitar a la Divisin Financiera con copia del formato Solicitud de Autorizacin de Donacin el

Certificado de Donacin si es requerido por el Donante, anexando los documentos soporte

correspondientes.

Recibir de la Divisin Financiera el Certificado de Donacin y enviar al Donante junto con

una copia de la Resolucin, como constancia del trmite realizado.

Gestin de Proyectos de Construccin

1. Gestin de Proyectos de Construccin
1.1. Solicitud de Proyectos de Infraestructura Fsica
Aprobar Solicitud para Anlisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Fsica.
1.2. Estudio de Viabilidad Tcnica y Aprobacin de Estudios Tcnicos
Informar al rea de Planeacin Fsica, la forma de financiacin del Proyecto Arquitectnico
y los Estudios Tcnicos (Fondos Especiales o Estampilla), teniendo en cuenta el
presupuesto estimado.
1.3. Proyecto Arquitectnico y Tcnico Financiados con Fondos Especiales
Aprobar Solicitud para Anlisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Fsica.
Informar al rea de Planeacin Fsica, la forma de financiacin del Proyecto Arquitectnico
y los Estudios Tcnicos (Fondos Especiales o Estampilla), teniendo en cuenta el
presupuesto estimado.
Tramitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Servicios Generales
1. Mantenimiento Institucional
1.1. Apoyo a Eventos y Emergencias
Solicitar apoyo para eventos y/o emergencias
Especificar las caractersticas del apoyo o Servicio.
2. Aseo y Jardinera
2.1. Ejecucin y Control de la Jardinera
2.1.1.Poda y tala de rboles
Solicitar a la Seccin de Servicios Varios, la presencia del personal encargado de la
poda y tala de rboles, en caso de detectar alguna alteracin fsica en los rboles que
hacen parte del Campus Universitario
2.1.2.Instalacin y Retiro de Pasacalles y Pancartas
Solicitar a la Seccin de Servicios Varios la instalacin del pasacalle o pancarta a
travs del SABS

Gestin Documental
1. Administracin de Archivo
1.1. Administracin del archivo central
Solicitar la consulta de documentos mediante peticin escrita, dirigida al funcionario
encargado del Archivo Central.
1.2. Administracin del archivo histrico
Solicitar la consulta de documentos mediante peticin escrita, dirigida al funcionario
Auxiliar Administrativo del Archivo Histrico y diligenciar el Formato Consulta de
Documentos.
Gestin Financiera
Gestin Financiera
1. Administracin del Presupuesto
1.1. Ajuste y Cierre Presupuestal
1.1.1.Modificaciones en caso de Adiciones
Elaborar Solicitud de Adicin al presupuesto y solicitar firma del Ordenador del Gasto.
Adjuntar como soporte, un cronograma detallado de la ejecucin del presupuesto y
enviar a la Divisin Financiera.
1.1.2.Modificaciones en caso de Traslados
Diligenciar la Solicitud de Traslados Presupuestales, solicitar firma del Ordenador del
Gasto y enviar a Divisin Financiera.
2. Ejecucin de Presupuesto
2.1. Ejecucin del Gasto
2.1.1.Elaboracin y Tramite del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Revisar la afectacin presupuestal.
En el caso de requerir la autorizacin del Ordenador de Gastos imprimir y tramitar su
firma.
2.1.2.Elaboracin y Trmite del Registro Presupuestal
Revisar la afectacin presupuestal
2.1.3.Elaboracin y trmite de Orden Contractual
Revisar la Orden Contractual dar Vo.Bo.
2.1.4.Elaboracin y Trmite de la Solicitud de Pago
Revisar y dar Vo.Bo. a la Solicitud de Pago.
2.2. Trmite de Viticos
2.2.1.Aprobacin de la Comisin
Informar la aprobacin de la Comisin.
Enviar Vo.Bo. de la Solicitud a la Secretaria General.
2.2.2.Solicitud de Tiquetes
Revisar el Presupuesto (Registro Presupuestal) y aprobar la Solicitud de Pedido
Devolver a la Dependencia solicitante.
2.3. Trmite y Legalizacin de Avances
2.3.1.Trmite de Solicitud, Aprobacin y Constitucin del Avance
Revisar y aprobar la solicitud de avance.
Elaborar y tramitar Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal a travs del
sistema INTERFINANZAS.
2.4. Vigencias Futuras
2.4.1.Solicitud y aprobacin de Vigencias Futuras
Elaborar presupuesto por el valor a contratar.
3. Recaudos
3.1. Facturacin por Ventas de Servicios
3.1.1.Anulacin de Facturas

Enviar solicitud de anulacin, con la justificacin correspondiente y factura original y

copia a la Seccin de Contabilidad.
3.2. Ingresos por Bancos
3.2.1.Registro de ingreso de pago a travs de la cuenta de Transferencias Electrnicas
Enviar Formato de registro de ingresos por consignacin.
Gestin de Recursos Tecnolgicos
1. Servicio Informtico
1.1. Solicitud de Cuenta
Diligenciar el formato de solicitud de cuenta de hospedaje, correo electrnico, base de
datos, lista de correos y/o CDN, y enviar la solicitud como anexo por correo electrnico
a administrador@univalle.edu.co