Manual de Contabilidad Bsica

Captulo 2:
Estados Financieros
El presente captulo, tendr como objetivo dar a conocer los siguientes temas:
Describir la estructura bsica del Balance General y Estados de Resultados.
Establecer informacin financiera requerida para tomar decisiones asertivas, con respecto a la
operacin de la organizacin.

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2. ESTADOS FINANCIEROS
2.1 DEFINICIN
Los Estados Financieros son los documentos que proporcionan informes peridicos a fechas
determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administracin de una compaa, es decir, la
informacin necesaria para la toma de decisiones en una empresa.

2.2 CLASIFICACIN
En Colombia el decreto 2640 de 1993 ha considerado unos estados financieros que ha
denominado como bsicos, y en razn a ellos es preciso a elaborarlos siempre.

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2.2.1 Estructura del Balance General y Estado de Resultados

En el informe del Balance General: el valor de los recursos es equivalente al valor de las
obligaciones adquiridas por el ente:

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A partir de este momento en el Balance General para referirnos a los recursos del ente contable
utilizaremos el nombre del ACTIVO y para describir las obligaciones a cargo del ente contable
usaremos las expresiones de PASIVO y de PATRIMONIO.

Es importante aclarar que si el Estado de Resultado genera informacin que se debe utilizar para
realizar el Balance General, entonces en el proceso de elaborar los Estados Financieros se debe
procurar hacer primero el Estado de Resultados y luego hacer el Balance General, aunque son

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diferentes, en uno se presentar los activos, pasivos y patrimonio y otros presentas ingresos,
gastos, utilidades del periodo no son informes completamente independientes por dos razones:
1. Las actividades que generan ingresos afectan el Estado de Resultados y modifican al mismo
tiempo el Balance General porque aumentan los activos y al aumentar las utilidades tambin
aumenta el patrimonio.
2. Las actividades que generan gastos afectan el Estado de Resultados y modifican el Balance
General porque reducen el activo (o aumentan el pasivo) y al disminuir las utilidades reducen
tambin el patrimonio.

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En el Balance General encontramos que estos tres grandes conceptos se dividen en Activo, Pasivo
y Patrimonio que explicaremos detalladamente cada uno de ellos, posteriormente:

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2.2.2 Elementos de los Estados Financieros

2.2.2.1 Balance General
Este informe mide la riqueza de la firma. Es un estado financiero esttico el cual puede ser
analizado en su estructura y comparado con otros balances de la firma en diferentes instantes de
tiempo.
Relacin entre estos grandes grupos: activos, pasivos y patrimonio.

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Para utilizar con propiedad la informacin contenida en el Balance General es absolutamente

necesario que los conceptos de Activo, Pasivo y Patrimonio sean claramente entendidos y
asimilados. Por esto nos interesa entonces que estos conceptos bsicos queden perfectamente
definidos:

I. ACTIVOS
Segn el decreto 2649 de diciembre de 1993, establece en el artculo 35:
Un activo es la representacin financiera de un recurso obtenido por el
ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin
se espera que fluya a la empresa beneficios econmicos futuros.

Activo:
Todos los bienes que
posee la firma.

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Por medio del siguiente diagrama, podemos visualizar que un activo representa el valor de los
recursos o derechos que renan al menos dos caractersticas:

Que sea propiedad del ente contable, o sea que se pueda demostrar la propiedad del recurso
por parte del ente contable.

Que sean cuantificables monetariamente, esto es que se le pueda asignar un valor monetario.

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Los Activos se clasifican en:

Activos Corrientes o Circulantes
Son aquellos activos muy lquidos, que se
pueden convertir en efectivo en un tiempo
relativamente corto (menos de 1 ao). Los
ejemplos ms conocidos de Activos
Corrientes son:

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Activos no Circulantes
Se componen de:

Activos Fijos
Son aquellos que por su naturaleza se pueden convertir en dinero, en un tiempo mucho
mayor que los activos corrientes, o sea que son menos lquidos.

Caractersticas:
La firma no compra los activos fijos para venderlos, sino para utilizarlos en la operacin del
negocio.
El valor histrico de los activos fijos incluye todas las erogaciones y cargos que fueron necesarios
hasta colocarlos en condiciones de utilizacin tales como los de ingeniera, supervisin,
impuestos, intereses, etc.

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Clasificacin:
Los activos fijos pueden ser tangibles o intangibles. Los activos
tangibles son aquellos que pueden ser depreciables, no depreciables o
agotables.
Los terrenos son activos tangibles que no se deprecian.
Los activos fijos pero que se deprecian son: Edificios, Maquinaria,
Equipos, Vehculos.
Los recursos naturales tambin son activos fijos pero no se
deprecian sino que se agota.
Los activos intangibles generalmente corresponden a costos en que la
empresa ha incurrido en la adquisicin de potenciales servicios.

Agotamiento:
Reconocimiento de la
prdida de valor d un
recurso natural en
razn a la explotacin
que se hace de l. .

Depreciacin:
Concepto contable que
consiste en distribuir el
costo de adquisicin
de un activo fijo como
gasto durante la vida
til del activo cargando
a cada periodo un
valor equitativo.

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Generalmente los intangibles tienen

existencia limitada por ley, por convenio
o por la naturaleza del mismo y no se
deprecian, ni se agotan sino que se
amortiza.
Son activos fijos intangibles: Las
patentes, crdito mercantil (Goodwill),
mejoras en localidad arrendada, marcas
y franquicias.

Otros activos
Son los que no se pueden clasificar ni
como corrientes, ni como fijos.

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II. PASIVOS
Segn el decreto 2649 de diciembre de 1993 establece en el artculo
36: Un pasivo es la representacin financiera de una obligacin
presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud
de la cual se reconoce que en futuro se debern transferir recursos o
proveer servicios a otros entes.

Pasivos: Son
obligaciones que la
empresa tiene con
terceros que se
denominan acreedores.

En el siguiente diagrama, observamos que el pasivo, se utiliza para

representar las deudas a cargo del ente contable bajo las siguientes
condiciones:

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Es necesario insistir en que por aplicacin del principio contable de Entidad, debe tratarse de
deudas a cargo del ente contable y no de las que estn en cabeza de los propietarios del negocio.
Debe tratarse de deudas cuya existencia pueda ser realmente demostrada documentalmente,
Deben ser deudas que sea posibles cuantificar monetariamente.

Pasivos Corrientes
Son aquellos pasivos que se deben
cancelar
en
un
tiempo
relativamente corto (menos a 1
ao).

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Pasivos a largo plazo

Son aquellos que tienen que pagarse en un tiempo mucho mayor o sea que son menos
exigibles.

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III. PATRIMONIO
Segn el decreto 2649 de diciembre de 1993 establece en el artculo 37: El patrimonio es el valor
residual de los activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos.
En otras palabras, el patrimonio representa la obligacin que el ente contable tiene con quienes
le hicieron aportes en calidad de propietarios.
El patrimonio de la empresa debe entonces incluir como mnimo el valor de los aportes hechos
por los propietarios y tambin el valor de las utilidades que en el momento de elaborar el
Balance General no se les haya entregado.

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Las caractersticas que se encuentran en el patrimonio son:

El capital
Es decir las sumas de dinero o de bienes que los dueos entregaron al comienzo de la
operacin del negocio y que se utiliz por ejemplo, para comprar maquinaria, materias
primas o productos para vender, para pagar la nmina, etc.
Capital Propietarios

Capital Social

Capital Acciones

Para empresas de nico

dueo se coloca el nombre
del propietario despus de
la palabra capital. Ejemplo
CAPITAL-Jairo Vlez.

En las sociedades de
personas se utiliza la
expresin CAPITAL SOCIAL
Anbal Restrepo y se abre
una cuenta para cada uno de
los socios.

Para las sociedades

annimas se utiliza la
expresin CAPITAL
EN ACCIONES.

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Utilidades Retenidas
Excedente que hubo entre los Ingresos por Ventas que tuvo la firma
al operar comercialmente y sus Egresos, de aos anteriores, lo cual
se puede devolver o repartir entre los dueos, o se puede acumular
o retener para que la firma siga funcionando con ms holgura.
Utilidades del Periodo
Corresponden al periodo que se est analizando y estas se hayan
determinadas en el Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias.

En las utilidades
retenidas, se pueden
incluir diferentes tipos
de reservas. Ejemplo:
reservas legales, para
inversiones futuras, etc.

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A continuacin se muestra un ejemplo de la estructura de un Balance General:

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2.2.2.2 Estados de Resultados

Este informe se conoce tambin como Estado de Prdidas y
Ganancias o P y G. Presenta los resultados obtenidos por la empresa
durante el periodo contable, en trminos de mostrar si el negocio
cumpli con el objetivo de generas utilidades o si por el contrario
ocasiono perdidas.
Para cumplir con el objetivo de medir los resultados, en este informe
se utilizan los conceptos de INGRESOS y GASTOS, respecto de los
cuales, en entrar aun en detalles en cuanto a su significado, se platea
la siguiente ecuacin:

Estado de Resultado:
Refleja la actividad
econmica de una firma
en un determinado
periodo de tiempo.

UTILIDAD = INGRESOS - GASTOS

Esta ecuacin es vlida cuando los ingresos del periodo son mayores al total de los gastos. Si se
presenta una situacin opuesta, de que los ingresos son menores que los gastos, se obtiene como
resultado una perdida.

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Es importante mencionar que el Estado de Resultados, indican qu bienes o servicios vendi,

cuanto le costaron a la firma los bienes o servicios que entrego a sus clientes, cuanto le cost
mantener la organizacin para desarrollar su actividad y cuanto fueron las utilidades que le
quedaron a los socios o dueos de la firma.
A continuacin, explicaremos cada uno de los componentes del Estado de Resultado:
I. Ingresos
Son todos los ingresos que se generan en la actividad propia del negocio y que se originan en la
venta de bienes o servicios por lo que en esta cuenta no se pueden incluir ingresos provenientes,
por ejemplo de la venta de activos.
Las cuentas ventas en una empresa comercial o industrial, se halla de la siguiente operacin:
INGRESOS = NMERO UNIDADES VENDIDAS * PRECIO VENTA
UNITARIO
En contabilidad se reconoce como el precio de las ventas realizadas y de los servicios ya prestados
a los clientes, sin que tenga incidencia que el pago se reciba de contado o crdito.

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II. Gastos
Se define como el valor de los recursos consumidos o utilizados para generar ingresos. Es
necesario resaltar dos aspectos bsicos en esta definicin:

No se establece conexin entre el reconocimiento del gasto y el que se est o no haciendo

algn pago. En otras palabras, el gasto se origina porque se estn usando o consumiendo
recursos sin importar que el pago correspondiente se haya hecho en momentos anteriores,
se est haciendo al consumidor o se vaya hacer en momentos futuros.

En la definicin hay implcita una relacin de causa efecto: Consideramos que hay gastos
cuando se consumen o utilizan recursos para generar ingresos, lo cual nos lleva precisar que
el objetivo del informe es presentar respecto a cada periodo contable el valor de los ingresos
realizados en l, asocindolos con sus correspondientes gastos.

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Las actividades que generan gastos afectan el Estado de Resultados y modifican el Balance
General, como lo muestra el siguiente diagrama:

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Una vez hecha la anterior aproximacin a los conceptos de Ingresos y de Gastos, es conveniente
introducir algunos principios Contables que tienen aplicacin directa al hacer el Estado de
Resultados como son los de: Periodo, Realizacin y Asociacin:

Principio contable de periodo: Cuando la empresa, para presentar informacin ms

oportunamente, elabora sus Estados Financieros cada mes, el Estado de Resultados acumulara
informacin acerca de los ingresos y de los gastos realizados desde enero 1 hasta el ltimo
da del correspondiente mes. En estas condiciones las cuentas solamente se cerraran al finalizar
el periodo contable, en diciembre 31 del ao en cuestin.

Principio Contable de Realizacin: Establece que se deben reconocer y por lo tanto

contabilizar e informar, en el periodo contable en el que la empresa adquiera el derecho a
recibir el valor correspondiente a ellos. Este derecho es evidente que se adquiera en el periodo
contable en el cual la empresa hace la venta o relaza el servicio respectivo.

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Con relacin a los gastos, el principio Contable de Realizacin establece que se deben reconocer
y por lo tanto contabilizar e informar, en el periodo en el que la empresa adquiera la obligacin
de hacer correspondiente el pago.

Principio Contable de asociacin: Con este principio contable se establece que al elaborar
el Estado de Resultados se debe hacer una triple asociacin, en la cual se relacionan los
conceptos de ingreso y de gastos con el periodo contable en el cual estos se haya realizado.

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A continuacin se muestra un ejemplo de la estructura de un Estado de Resultados, con las variables

anteriormente mencionadas:

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2.2.2.3 Estado de Cambio en el Patrimonio

Tiene como objetivo, que mientras en el Balance General informa el valor del patrimonio al
finalizar el periodo contable, el Estado de Cambios en el Patrimonio explica con el detalle
suficiente cuales fueron las causas para los aumentos o disminuciones del patrimonio ocasionadas
durante el ltimo periodo contable.
En su estructura ms sencilla encontramos la siguiente representacin:

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2.2.2.4 Estado de Fuente y Aplicacin de Fondos

Este sistema financiero tiene como objetivo mostrar de dnde provienen o cules fueron las
fuentes de recursos o fondos a las que la administracin de la empresa recurri durante el periodo
contable y la forma como esos recursos fueron utilizados o aplicados en las operaciones y del
negocio.
A continuacin explicaremos cada uno de los conceptos, que tiene implicacin en el estado:

Fuentes: Se refiere al origen de los recursos financieros que la empresa obtuvo durante el
periodo contable.

Aplicaciones: Se refiere al uso que la empresa hizo de los recursos financieros que genero
durante el periodo contable.

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De acuerdo a lo anterior se disponen de los siguientes criterios de clasificacin de acuerdo al

aumento o disminucin de las cuentas.

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