EMPRESA COLOMBIANA DE ASISTENCIA

Recepcin de los documentos:

1. Recibir las Comunicaciones internas y externas, elaborar su respectiva radica
cin, Registrar las comunicaciones oficiales por orden de llegada y consecutivo de
l radicado en el libro de correspondencia, Clasificar las Comunicaciones oficial
es por Administrativas teniendo en cuenta la estructura empresarial, Relacionar
las comunicaciones oficiales en los libros, Entregar las comunicaciones oficiale
s a las respectivas reas,
Inicia cuando llega desde la empresa de mensajera o cualquier entidad, se registr
a en un libro de correspondencia donde se relaciona el documento as: fecha, orige
n, rea para dnde va el documento, tipo de documento si es factura recibos de servi
cios pblicos o carta o listado para emitir, queja, reclamos, invitaciones, revist
as, etc. Se entrega al rea correspondiente y se le hace firmar con fecha y observ
aciones del documento segn su tipo. Al recibir y entregar lascomunicaciones ofici
ales se debe registrar la fecha, hora, nombre de la persona y dependencia que la
recibe.
2. Se generan dos tipos de comunicacin tanto interna como externa, y se realiza e
l mismo procedimiento para cada una. Excepto con el rea comercial en donde ellos
llevan un registro independiente de sus clientes y de sus propuestas comerciales
pero de igual forma en orden.
3. Pasos para la entrega de correspondencia:
Recepcin
Distribucin
Tramite
Organizacin
Consulta
Conservacin y disposicin final de documentos

CONCLUSIONES
La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin
de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales co
mo la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recupera
cin y la disposicin final de los documentos.
Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se determ
inan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn
en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del doc
umento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):
1. Produccin,
2. Recepcin,
3. Distribucin,
4. Trmite,
5. Organizacin,
6. Consulta,
7. Conservacin, y
8. Disposicin final de documentos.