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MANUAL DE

PROCESOS
CONGRESO DE ESTUDIANTES DE LA
FACULTAD DE INGENIERIA Y
ARQUITECTURA

CEFIA

Contenido
INTRODUCCION.............................................................................................. 3
ANTECEDENTES.............................................................................................. 4
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.........................................................................5
DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE
LAS DIFERENTES REAS................................................................................. 7
COMIT DE PROTOCOLO............................................................................. 7
COMIT DE LOGISTICA................................................................................ 9

INTRODUCCION

El Manual de procesos en los proyectos de gran envergadura contribuye a la


solucin de una amplia problemtica identificada en la ejecucin de
actividades de esta naturaleza, ya que brinda una gua o campo de accin
para los distintos autores involucrados en la ejecucin del mismo. Es
importante sealar que la falta de un proceso especifico al momento de
ejecutar un proyecto hace que la respuesta a los imprevistos se haga de
forma ineficiente; adems no se cuenta con procesos de respuesta
estandarizados a diversos conflictos que pueden surgir, esto aumenta el
grado de incertidumbre y limita el xito de un proyecto, ya que se presentan
bajos niveles de calidad en la prestacin de los servicios, atribuibles a la
falta de gestin y organizacin, debido a la falta de capacitacin del capital
humano y de aplicacin de una metodologa especifica.
Por lo anteriormente mencionado, es que en aras de estandarizar los
procesos a ejecutar en el congreso de estudiantes de la facultad de
ingeniera y Arquitectura (CEFIA) se presenta este manual, el cual brinda
una metodologa de abordaje de las distintas reas funcionales
contempladas en la etapa de planeacin del proyecto.

ANTECEDENTES.
Los congresos estudiantiles son de suma importancia para la contribucin al
fortalecimiento del proceso de formacin de muchos estudiantes que
participan como organizadores o como asistentes ya que generan espacios
de intercambio entre estudiantes de los diferentes niveles, profesionales,
empresas, funcionarios pblicos, etc.
En los ltimos aos hemos sido testigo de cmo han ido mejorando el nivel
de estos tanto en su organizacin como en su fin acadmico, pero estos
cambios no han sido de la noche a la maana, cada uno de estos congresos
es producto de una trayectoria que ha sido marcada muchas veces por
algunas dificultades y retos del mismo sector estudiantil que si bien es
cierto no han sido un impedimento para llevar a cabo dichos congresos
pero que han significado un proceso desgastante para los organizadores.
Los congresos estudiantiles de la FIA siguen siendo hasta hoy una de las
actividades ms emblemticas de las asociaciones estudiantiles a travs de
las cuales se logra una buena y numerosa participacin estudiantil,
posicionando estos magnos eventos no solo en la UES si no a nivel nacional,
entre estos retos y dificultades podemos mencionar:

La apata de los mismos estudiantes participar en este tipo de


actividades
Falta de apoyo logstico en las escuelas
Los problemas administrativos en la UES
Problemas en la gestin de patrocinios y ponentes.
Problemas acadmicos de parte de los estudiantes organizadores
Recursos limitados
Entre otros

Algunos de los congresos que se realizan en la facultad son: CONEIC,


CONEIN, CONEA, CONEIQA, los cuales han sido de mucha motivacin para
los estudiantes quienes a pesar de su exigente carga acadmica asumen el
compromiso de coordinar los distintos comits y algunas veces se ha tenido
la mala suerte de arriesgar hasta el ciclo por estar tan preocupado por que
todo salga bien.
Un congreso estudiantil no es, ni debe ser el fin de la asociacin
sino una de sus tantas actividades en el transcurso del ao atreves
de la cual se busca incorporar a los estudiantes, estudiantes que
logren llevar el equilibrio entre sus materias y la participacin en dicho
evento. Actualmente las asociaciones al enfocarse en una sola actividad se
descuidan otras actividades que tambin son importantes, tales como:
Eleccin de representantes de curso, formacin ideolgica de sus miembros

a travs de cursos de liderazgo, hacer investigacin, proyeccin social,


gestionar otro tipo de proyectos que beneficien a los estudiantes.
Si realmente queremos cambiar en el proceso debemos empezar por
cambiar algunos paradigmas en nuestra forma de pensar y ver los
congresos estudiantiles como una oportunidad que contribuya al
fortalecimiento de la unificacin estudiantil de la FIA ms que para exaltar el
trabajo de una asociacin o una carrera.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
La estructura organizativa plantea una idea general de la fluidez de la
informacin en el proyecto como de la magnitud del mismo, por ello se
recomienda la creacin de una estructura funcional, que en este caso es
una estructura de proyecto puro ya que no depende ni est contenida en
otra organizacin, sino que ha sido creada especficamente para la
ejecucin del congreso, como parte de la iniciativa de los estudiantes de la
facultad de ingeniera y arquitectura en la bsqueda de ampliar los tpicos y
competencias de las diferentes carreras.
A continuacin se presenta la estructura planeada:

Estructura organizativa:

DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES


DE LAS DIFERENTES REAS.
COMIT DE PROTOCOLO.
Objetivos del comit de protocolo:

Mantener el orden durante el desarrollo del evento.


Garantizar que cada ponente llegue al lugar y sea ubicado en el lugar
definido.

Tareas del comit de protocolo:

Mantener el agua para cada ponente.


Entregar los reconocimientos a los ponentes al finalizar la ponencia
respectiva.

Convocar edecanes.
Asignar personas para los talleres a desarrollarse durante el evento.
Recibir a las personas (y entregar su respectivo programa a cada una)
para llevar el control respectivo en las listas de asistencia.
Asignar los maestros de ceremonia para el congreso.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
Coordinacin de Comit:
Esta persona es la encargada de administrar tanto la parte de logstica como la
de protocolo del comit, puede delegar tareas pero no responsabilidades,
presenta informes a Presidencia de CEFIA y recibe instrucciones de la misma.
Debe de sostener comunicacin directa con todos los integrantes del comit y
otros comits. Llevando un control minucioso de lo hecho y lo que hace falta
para la buena ejecucin de la tarea.
Coordinacin de Protocolo:
Esta persona est encargada de administrar la parte de protocolo del comit,
puede delegar tareas pero no responsabilidades, da informes a coordinacin de
comit y recibe instrucciones de ste. Debe de sostener comunicacin directa
con los integrantes de su rea. Llevando un control minucioso de lo hecho y lo
que hace falta para la buena ejecucin de la tarea.
Administracin de Edecanes:
Esta persona es la encargada de planificar los horarios de participacin de
edecanes, organizar los das de participacin de los edecanes respetando sus
hrs clase, dirigir al grupo de edecanes en los das del congreso (indicndoles el
que, como, donde y cuando hacer la tarea), ejecutar el reclutamiento de
edecanes, controlar las asistencias de edecanes en todos los das del congreso
(elaborando planes de contingencia para evitar contratiempos). Llevando un
control minucioso de lo hecho y lo que hace falta para la buena ejecucin de la
tarea.
Atencin a ponentes:
Esta rea est encargada de recibir al ponente, ubicarlo, brindarle su refrigerio
y ayudarle a sustentar todas las dudas que este tenga acerca de su
participacin en el evento.
Entre las funciones que realizan las personas involucradas en la ejecucin del
congreso y se sugiere un nmero de personas entre parntesis, esto se
presenta a continuacin:
PROTOCOLO: Funciones.

A. Personas encargadas de recibir a los asistentes a las ponencias. Estarn


mayormente demandadas su presencia en este lugar en el momento inicial
de las ponencias. Despus del receso debern instar a las personas que
hayan salido del local a que reingresen al mismo para la continuacin de la
sesin de ponencias de ese da. Dos personas estarn encargadas en este
lugar. (2)
B. Personas encargadas de tomar la asistencia de los asistentes al congreso.
Estarn ubicados antes de la entrada al saln principal de ponencias y
habr una persona en cada mesa con dos listas para agilizar el proceso y
evitar congestionamientos. Entregarn material alusivo al Congreso a los
asistentes. (2)
C. Ubicados en cada puerta del saln principal de ponencias, estarn
encargados de ubicar a los asistentes, de modo que stos comiencen a
llenar los asientos delanteros primero. Se tendr una persona por cada
puerta, es decir, dos en total. (2)
D. Encargados de cualquier imprevisto o emergencia que se suscite entre los
asistentes al congreso. Se tendr una persona por puesto, adems estn
encargados del micrfono para las preguntas luego de la ponencia. (2)
E. Responsable del control de cualquier anomala que se presente en la tarima
donde est el ponente. La ubicacin del proyector, manejo de laptop,
sonido, colocacin de la mesa y cualquier otro aspecto que est en
inconformidad con la buena presentacin e imagen del congreso ante el
asistente debe ser enmendada por esta persona.(1)
F. Maestros de ceremonia. Responsables de llevar la direccin y el control de
las ponencias. Dos personas: una seorita y un caballero. (2)
G. Encargadas de entregar los diplomas a los ponentes (3)
H. Encargados de preparar el refrigerio y su respectiva entrega a los asistentes
al congreso.(3)
I.

Recibir a los ponentes en el parqueo y guiarlos hasta que estn ubicados en


el saln de ponencias.(1)

COMIT DE LOGISTICA.
Objetivos del comit de logstica:

Garantizar que se cuente con todos los insumos necesarios para la


realizacin del congreso de estudiantes de ingeniera industrial.
Apoyar a los dems comits para organizar y ejecutar las actividades
que estos realicen.

Instalar y mantener los equipos necesarios para el funcionamiento


ptimo del congreso.

Tareas macros del comit de logstica:

Prstamo de can y laptop para la semana del congreso (Se gestiona


en la escuela de ingeniera industrial).
Prstamo de banderas, manteles y centros de mesa (estos en la unidad
de mantenimiento).
Impresin de los programas, tickets (para refrigerio) y listas que se
entregaran en el congreso.
Imprimir y entregar invitaciones a los catedrticos y patrocinadores.
Apoyar a los dems comits en caso de necesitar personas.
Gestionar los puntos artsticos a presentar durante el evento.

Coordinacin de Logstica:
Esta persona est encargada de administrar la parte de logstica del comit,
puede delegar tareas pero no responsabilidades, da informes a coordinacin de
comit y recibe instrucciones de ste. Debe de sostener comunicacin directa
con los integrantes de su rea. Llevando un control minucioso de lo hecho y lo
que hace falta para la buena ejecucin de la tarea.
Decoracin:
Esta rea est encargada de realizar la decoracin del lugar donde se realizan
las actividades, principalmente la inauguracin y la clausura del evento como
tal, adems tiene la facultad de hacer requisiciones de materia prima e
insumos para dicho objetivo (Decorar).
Equipo e instalaciones:
Esta rea es la encargada de ejecutar los prstamos artculos (utilera ej:
manteles, mesas, sillas, etc.), reservaciones (cineteatro, Salon Espino o
Auditorium mrmol, puestos de parqueo, etc.), coordina con el comit cultural
para la presentacin de actos en la inauguracin y clausura (actos culturales,
bandas, shows, etc.) entablando relacin directa con personal administrativo y
otros para tal fin. Llevando un control minucioso de lo hecho y lo que hace falta
para la buena ejecucin de la tarea.
Programacin de Actividades:
Esta rea es la encargada de elaborar la programacin de las horas de las
ponencias (estar en constante comunicacin con el comit de ponencias para
efectuar cambios), programacin de los refrigerios y coctel de inauguracin y
clausura, controles y administracin de colaboradores (llevar un control

minucioso de las asistencias y elaborar planes de contingencia para evitar


contratiempos con la programacin presentada a presidencia de CEFIA
Llevando un control minucioso de lo hecho y lo que hace falta para la buena
ejecucin de la tarea. Adems se encarga de la seleccin de la asignacin de
los maestros de ceremonia y de los edecanes; para ello se presentan algunos
lineamientos a considerar para la seleccin de estos y los formatos sugeridos
respectivamente.
Criterios de seleccin de maestros de ceremonia:
Personas encargadas de dirigir el evento en los diferentes das.
Criterios para la seleccin de maestros de ceremonia:

Capacidad de hablar en pblico.


Buena diccin.
Excelente presentacin.
Persona carismtica.

Programa de maestros de ceremonia (Formato sugerido):


Das del congreso:
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes

Maestros de ceremonia:

Criterios de seleccin de edecanes:

Estudiantes de ingeniera y arquitectura de la Universidad De El


Salvador.
Personas entre 16-30 aos.

Presentacin de los edecanes:


Hombres:
Das del congreso:
Lunes
Martes

Maestros de ceremonia:

Mircoles
Jueves
Viernes

Camisa formal blanca


Pantaln formal negro
Corbata negra o rayada con colores
oscuros

Mujeres:
Das del congreso:

Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes

Maestros de ceremonia:
Blusa blanca
Pantaln formal (No leggins) o falda
negra
Zapatos cerrados
Pelo recogido estilizado.
Maquillaje discreto (Tipo coctel de
tarde).
Aritos discretos
Uas naturales.
No utilizar ropa ajustada

Formatos:
Esta rea es la encargada de proporcionar a todo el comit de logstica y
protocolo los formatos a usar para las gestiones, disea las propuestas de
Reconocimientos (Empresas patrocinadoras, personajes especiales, etc), disea
las propuestas de los Diplomas de Reconocimiento a los Ponentes (En
coordinacin con el comit de ponencias), el diseo de los tickets para los
refrigerios y coctel de inauguracin y clausura as como tambin el de rifas y
sorteos (en comunicacin con el comit de stand).

COMIT DE VALOR AGREGADO


Objetivo del comit de valor agregado:

Desarrollar actividades complementarias que abonen al enriquecimiento


acadmico, tales como; talleres, tecno demostraciones, mesas de
proyectos.
Proponer en conjunto con cada asociacin los temas a desarrollar en
cada actividad.

Tareas del Comit de valor agregado.

Organizar los locales dnde se desarrollarn las actividades


complementarias.
Gestionar con cada escuela la participacin de los proyectos que hayan
realizado los estudiantes y/o docentes.
Gestionar el acceso de las empresas que proporcionarn equipo para los
talleres y tecno demostraciones.
Equipar un lugar indicado para resguardar banners y equipo de las
empresas.

COORDINACION DEL COMIT


El coordinador deber velar por el cumplimiento de las tareas asignadas a
su comit, adems deber estar en contacto con los coordinadores de
protocolo y logstica para el buen desarrollo de las actividades. Podr
nombrar coordinadores o responsables para cada una de las actividades.
Talleres.
SE PROPONEN TALLERES EN CONJUNTO EN TEMATICAS AN POR DEFINIR.
Tecno Demostraciones.
SE PROPONE LOS SIGUIENTES ESPACIOS TOMANDO EN CUENTA SU
EXTENSION Y EL USO DE EQUIPO DE LAS DIFERENTES EMPRESAS:
LABORATORIO DE ARQUITECTURA Y PARQUEO ANEXO.

Mesas de Proyectos.