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Tema 4. Sistemas de información empresarial

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Published by: sergiovascohernandez on Mar 05, 2010
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RESUMEN TEMA 4. Sistema de información empresarial. 1.-La información en la empresa.

Un grave problema al que se enfrentan las empresas, es el de la saturación de información. En esta situación, los directivos, se encuentran cada vez con más y más información y menos tiempo para procesarla y transformarla en decisiones. Por lo tanto, la calidad de la información que reciben se convierte en un aspecto clave. Entre otras, la buena información debe caracterizarse por ser: -Fiable, lo que se consigue asegurándose de que la fuente sea cierta. -Precisa: que trate sobre la cuestión. -Relevante: adaptada a las necesidades de su usuario. -Comprensible para el receptor. -Que se reciba en el momento justo en que se necesita. -Que sea presentada según espera el usuario, es decir, con el formato texto, o gráfico o combinado que requiera. -Que la reciba la persona adecuada. La información en la empresa puede ser interna, externa y corporativa: la primera es la generada en el interior de la empresa; la externa es la generada en el entorno de la empresa; la corporativa consiste en dar a conocer sus productos o servicios. La información corporativa tradicional se está sustituyendo por una política aperturista al exterior como forma de aumentar la competitividad. 2.-Sistemas de información empresarial (SIE). 2.1.-Concepto. El sistema de información empresarial constituye el conjunto de recursos de la empresa que sirven como soporte para el proceso básico de captación, transformación y comunicación de la información. Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la información necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles. El sistema informático de la empresa es un componente del sistema de información. 2.2.-Funciones de SIE. Un sistema de información empresarial realiza tres actividades: -Recibe datos de fuentes internas o externas. -Actúa sobre los datos para procesarlos. -Distribuye información procesada para el usuario. Es muy importante la elección de un código eficaz de representación de la información. Uno de los problemas más importantes es la separación de la información útil de la que no lo es.

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2.3.-Clasificación de los SIE: SIE clásicos o tradicionales. Podemos agrupar los SIE en dos grandes apartados: -SIE clásicos o tradicionales. -SIE recientes. La empresa utiliza múltiples SI tradicionales que podemos clasificar desde diferentes puntos de vista. -SI que atienden al nivel de dirección y a las actividades de ejecución de la empresa. -SI en relación con las áreas funcionales de la empresa, es decir, las distintas funciones existentes en la misma. -SI en función de la naturaleza de las operaciones. 2.3.1.-SIE en función del nivel de dirección y de las actividades de ejecución. Las decisiones de un directivo se dividen en estructuradas, no estructuradas y semiestructuradas: -Decisiones estructuradas (o programadas): son las adoptadas aplicando reglas y procedimientos de decisión previamente establecidos. -Decisiones no estructuradas (o no programadas): su carácter extraordinario, no repetitivo, impide que existan referentes en el pasado que nos permitan establecer unas normas a la hora de adoptarlas. El SI actúa aquí de apoyo al directivo. -Decisiones semiestructuradas (o semiprogramadas): situaciones parcialmente estructuradas. De ellas se conocen al menos sus elementos fundamentales, lo que permite resolver ese problema con mayor garantía de éxito que en el caso de no estructuradas. Clasificamos los SI según el nivel de directivo de la siguiente manera: -SI destinados al nivel operativo. Las decisiones de estos directivos son repetitivas y rutinarias, es decir, normalmente estructuradas. Son decisiones a c/p, muy detalladas y fáciles de tomar dado que resuelven problemas no complejos. -SI destinados al nivel táctico. Las decisiones de este nivel son una combinación de estructuradas y no estructuradas pero mayormente semiestructuradas, a m/p, y mayormente basadas en información interna de la empresa, aunque también puede manejar información externa. -SI destinados al nivel estratégico. Son decisiones generalmente no estructuradas, a largo plazo, arriesgadas y adoptadas conforme a un proceso complejo de toma de decisión al combinar información interna con externa de la empresa y diversos métodos de toma de decisión. 1.-Sistemas de información para el nivel operativo. Del nivel directivo operativo dependen todas las operaciones básicas y totalmente rutinarias de la empresa. Esta información es mecanizada por los sistemas de información conocidos como TPS (Transaction Process Systems), EDP (Electronic Data Processing) o CPD (Centro de Proceso de Datos). Los mandos operativos reciben información de los EDP, así como informes y consultas para su toma de decisiones; estos últimos constituyen los SI conocidos como MRS (Management Reporting Systems): son sistemas que tienen en la generación de informes una de sus principales tareas. Los EDP y los MRS, ambos para ayudar a la toma de decisiones estructuradas, forman el SI operativo.

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Los requisitos de la información del nivel operativo son: -Datos de entrada claros -Procedimientos de comprobación de la corrección de los datos de entrada -Procesar estos datos de acuerdo con reglas establecidas -Obtener una salida útil para la toma de decisión. 2.-Sistemas de información para el nivel táctico. Estos SI deben permitir a los mandos intermedios planificar sus recursos, medir el rendimiento de sus departamentos, decidir cómo realizar mejor las operaciones de control y formular las reglas de decisión destinadas al nivel operativo. Los SI de este nivel son los TPS, MRS y DSS. Los requisitos de la información que necesita este nivel táctico son: -Debe permitir planificar a los directivos medios: objetivos, planes, programas, presupuestos, …. -Permitirá calcular el grado de incumplimiento de lo planificado, así como detectar la causa y analizar las alternativas de corrección de la situación. 3.-Sistemas de información para el nivel estratégico. Deben posibilitar a los mandos estratégicos planificar y controlar dentro de su nivel directivo. Los SI utilizados aquí son los DSS y los EIS. Aparte de estos tres sistemas de información el SIE es útil para gestionar el conocimiento de la empresa. De esta manera nos encontramos con: -DW (Data Warehouse) o Almacenes de datos. Es un conjunto de datos agregados, históricos y organizados útiles para apoyar a los DSS. -La información almacenada en un DW debe ser explorada para descubrir relaciones entre los datos. Al conjunto de herramientas que permite al usuario extraer este conocimiento se conoce como Data Mining. -ES (Expert Systems). Los sistemas expertos son utilizados para resolver problemas complejos relativos a determinadas partes de la empresa. Se utilizan para decisiones estructuradas de gran complejidad situadas en los niveles tácticos y operativos.

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2.3.2.-SIE en relación con las áreas funcionales de la empresa. Cada una de las áreas funcionales de la empresa exige una información diferenciada: de ahí que otra clasificación de los SI de la empresa que los divide según estas áreas: -SI de producción. -SI de ventas. -SI de financiación. -SI de personal. -SI de ingeniería. Así, cada área funcional debe contar con datos y aplicaciones específicos, y esto, a su vez, para cada uno de los niveles directivos que se ocupan de esta función y para cada una de las actividades que se realizan en ella. 2.3.3.-SIE en función de la naturaleza de las operaciones. En función de la naturaleza de las operaciones nos podemos encontrar con: -SI para la planificación. Resultan imprescindibles por el gran volumen de datos que maneja, por la velocidad de su procesamiento, por los informes que permite elaborar, por la velocidad de comunicación de la decisión y porque permite aplicar modelos de planificación. Existen cuatro tipos de modelos de planificación: -Modelos contables. -Modelos de análisis de datos. -Modelos de análisis de información. -Modelos de simulación. -SI para las actividades. Se ocupan de la captura, tratamiento y recuperación de la información necesaria para realizar cada actividad, así como de registrar la información generada por la actividad en sí. Los SI más característicos de actividades podrían ser los siguientes: -Sistemas de fabricación integrada por ordenador (CIM). -Sistemas TPS (EDP, CPD). -Sistemas de planificación de recursos (ERP). -Sistemas de automatización de oficinas o sistemas ofimáticos (OAS). -SI de control. Se ocupa de tramitar toda la información necesaria para controlar lo planificado.
2.3.4.-Esquema conceptual general del SIE. El SIE se puede concebir como un conjunto de subsistemas de información que atienden las exigencias informativas de los diferentes niveles directivos y de las áreas funcionales de la empresa. Es decir, cada área funcional puede contener los tres niveles directivos y cada nivel directivo puede existir en cada área funcional. Surge así el esquema conceptual del SIE: el SIG cuenta con datos y aplicaciones particulares para cada área funcional y nivel de dirección, por un lado, y con datos y aplicaciones compartidos que actúan como elemento de integración facilitando el intercambio de información a través de los diferentes niveles directivos y de las distintas funciones, por el otro lado.

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2.4.-Clasificación de los SIE: SIE recientes. La perspectiva tradicional de establecer una multiplicidad de SI en función de los niveles gerenciales y de las áreas funcionales de la empresa ocasiona distintos problemas, por lo que surgen dos nuevos SI: -El ERP (Enterprise Resources Planning). -El CPM (Costumer Relationship Management). El ERP es un software de gestión caracterizado por un tratamiento global de la información de la empresa, interna y externa. Los ERP proporcionan a los distintos niveles y funciones acceso a la información generada en cualquier punto de la organización. Una característica de los ERP es la necesidad de adaptación del software a las necesidades de la empresa concreta. Por ello, las aplicaciones ERP suelen tener un carácter modular. El ERP es, por tanto, una aplicación informática estándar y adaptable, si bien en las pymes suelen desarrollarse a medida para adaptarse plenamente a las necesidades de la empresa. Los SI CRM gestionan las relaciones de la empresa con los clientes al aplicar las nuevas tecnologías de la información a la mejora del servicio al cliente. Para diseñar un sistema CRM debe partirse del conocimiento de los clientes de la empresa. A continuación, el CRM aplicará técnicas que exploten todo este conocimiento generado de los clientes.

3.-Análisis coste-beneficio de un sistema de información. El desarrollo e implantación de sistemas de información en la organización es una inversión, y como tal es susceptible de valoración a lo largo del tiempo. Debe haber un análisis comparativo para comprobar si los beneficios justifican los costes. Hay un número de diferentes tipos de costes asociados a un proyecto, como por ejemplo: - Compra del hardware. - Costes de software. - Costes de formación. - Costes de instalación. - Costes de conversión y cambio. -Costes operativos. Los beneficios, son más difíciles de cuantificar. Ejemplos de beneficios son: -Ahorros en los costes de trabajo dado que se produce una substitución de personal por máquina. - Beneficios debidos a un procesamiento más rápido. - Una mejor toma de decisiones. - Mejor servicio al cliente. - Reducción de errores. Realizar un análisis coste-beneficio del desarrollo e implantación de un determinado sistema de información en la empresa va a suponer, evaluar si va a haber, o ha habido una mejora económica del negocio por el uso del sistema de información en concreto. Pero se trata de una labor tremendamente compleja.

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