UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

CODIGO: P-04-22

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE PROCESOS
Y PRODIMIENTOS
GESTION DOCUMENTAL

NOMBRE: H. DARO ROJAS VIVAS

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.

NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK

CARGO: ASISTENTE DE CALIDAD

FECHA: 17/03/2015

CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD

FECHA: 17/03/2015

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 17/03/2015

ELABORO

REVISO

APROBO

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1.

GENERALIDADES

1.1

INTRODUCCION
El presente documento describe la metodologa que aplica la Universidad La Gran Colombia al interior del Sistema de
Gestin de Calidad; sobre el control de los documentos y registros de cada uno de los procesos certificados.

1.2

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer la forma como se realiza y se controla los documentos y registros establecidos para el cumplimiento y mejora del
Sistema de Gestin de calidad en la Universidad La Gran Colombia.

1.3

ALCANCE MANUAL
Abarca todos los documentos que se realicen para dar cumplimiento a las actividades referentes a cada una de las clusulas
de la norma tcnica colombiana NTC-ISO 9001:2008 en la ciudad de Bogot D.C.

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2.

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PROCEDIMIENTO PARA HACER DOCUMENTOS:

2.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD:
2.1.1 IMPORTANCIA E IMPACTO
Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad tienen la siguiente estructura debido a su impacto e importancia como
muestra la grfica No. 1
NIVEL I
- Manual de Calidad
NIVEL II
- Mapa de procesos
- Caracterizaciones de Proceso
- Manual de Procesos y
Procedimientos.

NIVEL III
- Instructivos

NIVEL IV
- Registros
FIG 1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

2.1.2

IDENTIFICACION Y PRESENTACION:
Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se identifican como lo muestra el cuadro No. 1 y presentan
segn el modelo. Ver 4.2. mapa de procesos se presenta en forma de diagrama de procesos segn la norma ISO
9001 vs 2008.

X
YY
________
z**ZZ(Z)*

_______

Z*

_______

_______ Sub cuenta y Z* alfanumrico

_______ Representa el nmero de la Clusula (va de 01 a 08)
Segn la Norma ISO-9001

_______ Representa el tipo de Documento

Procedimiento

Manual

R
C

Registros
Caracterizacin

Cuadro No.1

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2.2

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DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Todos los documentos del sistema de gestin de calidad de la Universidad La Gran Colombia sin excepcin, una vez posean
las firmas respectivas de elabor, revis y aprob; el responsable de los documentos deber archivar estos documentos
originales de acuerdo en el orden expuesto en la pirmide estructural de los documentos y deber realizar una copia
magntica bajo la extensin .pdf y colocarla en la intranet.
Para identificar los documentos del sistema de gestin de la calidad de la universidad, se ha establecido el siguiente modelo:

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CODIGO:

REVISION

No. REV

PROCEDIMIENTO
Este modelo permite establecer el nombre del documento, su cdigo de identificacin, su fecha de emisin, su fecha de su
ltima actualizacin y las actualizaciones que haya tenido el documento.
2.2.1

NIVEL I
El manual de Calidad es el documento en el cual la Universidad rene y expresa cmo est conformado su Sistema de
Gestin de Calidad; externamente es publicado como copia controlada a la entidad certificadora y/o auditores internos de
calidad en el caso de que se contraten. El responsable del manejo de este manual es el responsable del Sistema de Gestin
de Calidad. La estructura del Manual de Calidad puede ser diferente al estndar establecido para los procedimientos.

2.2.2
NIVEL II
2.2.2.1 CARACTERIZACION DE PROCESO
Las caracterizaciones de Proceso son documentos donde se identifica a manera particular las etapas de un proceso, el cual
lleva su objetivo, alcance y se describen los procesos proveedores, los insumos, actividades, salidas y su respectivo cliente
de un proceso en particular. Como soporte de cada proceso se identifica adems, las polticas de operacin, requisitos
legales y reglamentarios, requisitos por cumplir de la norma ISO 9001 vigentes, requisitos del cliente, los riesgos del
proceso, puntos de control, los documentos relacionados. Los recursos requeridos para l proceso como Desarrollo
Humano, infraestructura necesaria y ambiente de trabajo. Y por ltimo, los indicadores del proceso con sus respectivos
nombres y formulas.
2.2.2.2 MANUAL DE FUNCIONES
El Manual de Funciones contiene todas las descripciones de los perfiles de los cargos de la Universidad; el original reposa
en el archivo principal del proceso de Desarrollo Humano quien es responsable de su manejo. Su actualizacin ser a
cargo del proceso de Desarrollo Humano.
2.2.2.3 PROCEDIMIENTOS:
El contenido de los procedimientos se redacta en tiempo verbal presente del infinitivo, de manera impersonal, evitando la
redaccin y el uso de palabras que pudieran afectar la comprensin por parte de los usuarios del documento El tipo y el
tamao de letra empleado debe ser el Times New Roman 12 para ttulos y 10 para texto. Los ttulos deben ir escritos en
mayscula - negrita y los subttulos en mayscula negrita. El texto que hace referencia al ttulo o subttulo debe iniciar
exactamente debajo de la primera letra del ttulo y debe empezar con letra mayscula. Para pasar a un ttulo siguiente se
deja un rengln y se procede de la manera anteriormente descrita.
Su elaboracin inicial corresponde al responsable del rea en el cual se ejecuta la actividad que se documenta en el
Proceso, todos los procedimientos del Sistema de Calidad de la Universidad se elaboran con la siguiente estructura:

GENERALIDADES
INTRODUCCION
OBJETIVO DEL MANUAL
ALCANCE DEL MANUAL
CONTENIDO
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA

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DEFINICIONES
NOTA: es recomendable que cada actividad tenga el DESARROLLO DE ACTIVIDADES y el FLUJOGRAMA
pero su uso no es obligatorio. Lo importante es que la informacin sea coherente al desarrollo del procedimiento
que se quiera documentar.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
REGISTROS
CONTROL DE CAMBIOS
No
REV

2.2.3

FECHA

DESCRIPCION

NIVEL III

2.2.3.1 INSTRUCTIVOS
Es un documento en el que se describen en forma detallada las actividades que son inherentes a un procedimiento que por
su grado de complejidad o por facilidad de comprensin requieren aclararse, es un documento de tipo opcional y presenta
la siguiente estructura:
GENERALIDADES:
CONTENIDO:
REGISTROS:
CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV

FECHA

DESCRIPCION

2.2.4
NIVEL IV
2.2.4.1 REGISTROS:
Los registros son la evidencia de la implementacin de los REGISTROS. Los REGISTROS del sistema de Gestin de
Calidad de la UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA se pueden plasmar segn el modelo presentado en 2.2 y se
identifica igualmente que los dems documentos del sistema de Gestin de Calidad. Los responsables de su realizacin
son los dueos de proceso. Los registros que no se plasman segn el modela descrito en 2.2 igualmente tienen su cdigo y
descripcin. A estos REGISTROS se les puede verificar quin los elabor, revis y aprob y la naturaleza de su cambio
en la solicitud de Actualizacin de Documentos del Sistema de Calidad realizada para cada uno de ellos. Pueden contener
los siguientes datos: ttulo, cdigo, logotipo de la Universidad, contenido, fechas y firmas.

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3.

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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS:

Establecer los parmetros para efectuar el control de los documentos del sistema de gestin de la calidad de la Universidad
La Gran Colombia

3.1

FIRMAS PARA LA EMISION, REVISION Y APROBACION DE LOS DOCUMENTOS:

NIVEL

FIRMAS PARA EMISION

DOCUMENTO
ELABORO

REVISO

Manual de
Calidad

Gestin de calidad

Gestin de calidad

Mapa de procesos

Gestin de calidad

Gestin de calidad

Caracterizaciones

Jefe de
Seccin

Gestin de calidad

Manual de
Funciones

Jefe de
Seccin

Desarrollo
Humano

Procedimientos

Jefe de
Seccin

Gestin de calidad

III

Instructivos

Jefe de
Seccin

Gestin de calidad

IV

Registros

Jefe de
Seccin

II

3.2

Gestin de calidad

APROBO
Vicerrector
Administrativo
Vicerrector
Administrativo
Vicerrector
Administrativo y/o
Vicerrector
Acadmico
Vicerrector
Administrativo y/o
Vicerrector
Acadmico
Vicerrector
Administrativo y/o
Vicerrector
Acadmico
Vicerrector
Administrativo y/o
Vicerrector
Acadmico

Gestin de calidad

ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD:

Un documento puede actualizarse por alguna de las siguientes razones:
-

Cambia la metodologa del procedimiento para la aplicacin del proceso

Cambio de responsable de la ejecucin de alguna o algunas etapas del proceso
Eliminacin o inclusin de documentos de referencia y/o registros
Fusin y/o eliminacin de documentos.
La inclusin y/o actualizacin de documentos externos
Inclusin o exclusin de procesos nuevos.

Una vez se identifique la necesidad de aplicar un cambio, el lder del proceso diligencia el registro de Solicitud de
Actualizacin de Documentos del Sistema de Gestin de Calidad, el empleado responsable realiza la actualizacin en el
archivo magntico y diligencia la solicitud explicando la naturaleza de dicho cambio con las respectivas firmas de Vo.Bo
que aprueba dicho cambio, quien entrega al proceso de Gestin de Galidad lo anterior con todo los soportes.
Una vez los documentos del Sistema de Gestin de Calidad tengan las respectivas firmas de realiz, revis y aprob, el
Coordinador de Calidad enva la actualizacin del documento al webmaster para que sea ingresado al portal web de la

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Universidad. Los documentos que se encuentran en el portal institucional deben estar bajo el formato .pdf para evitar
cambios a los documentos publicados.
Es responsabilidad directa del Coordinador de Calidad que el portal institucional tenga los documentos actualizados.
3.3

CONTROL DE OBSOLETOS:
Cada vez que se actualice un documento y se realice la nueva publicacin del mismo, se genera un nuevo documento y el
anterior se convierte en un documento obsoleto, se procede a realizar la respectiva actualizacin en el link Gestin de
Calidad de la pgina web de la universidad, si por alguna razn son de carcter legal o de preservacin de informacin y por
tal razn es necesario conservar el documento sustituido (documento fsico), el Representante de la Vicerrectora
Administrativa guarda en la carpeta de documentos obsoletos; si no el original es destruido.

3.4

ARCHIVO Y PRESERVACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD:

Los documentos originales de Sistema Gestin Calidad de La Universidad La Gran Colombia se encuentran impresos y
archivados en la oficina de Gestin de Calidad.

3.5

DOCUMENTOS EXTERNOS:
No.
RESPONSABLE
Jefe de Unidad y Lder
1
de Calidad
2

Jefe de Unidad

Asesor Jurdico

Asesor Jurdico

Asesor Jurdico

Jefe de Unidad

Jefe de Unidad

8
9

Coordinador Gestin
de Calidad
Coordinador Gestin
de Calidad

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

Consultar y actualizarse permanentemente en las disposiciones que rigen y aseguran
el buen funcionamiento de la dependencia.
Enviar a la Oficina Asesora Jurdica la nueva disposicin legal (Norma, Ley, Decreto,
etc.), para inclusin o actualizacin en el listado de Control de Documentos Externos,
necesario para el desarrollo de los procesos propios de la dependencia.
Revisar si la disposicin legal, compete al desarrollo de los procesos de la Unidad
administrativa.
Aprobar Inclusin en el listado de Control de Documentos Externos, cuando la
disposicin competa al desarrollo de los procesos de la Unidad administrativa.
Informar a la unidad administrativa si la disposicin legal, compete o no al desarrollo
de los procesos de la Unidad administrativa.
Diligenciar el formato Registro Solicitud de Actualizacin de Documentos, siempre
que sea una nueva disposicin legal, con el fin de incluirla en la Caracterizacin del
Proceso de la dependencia.
Enviar el formato Registro Solicitud de Actualizacin de Documentos al
Coordinador de Gestin de Calidad y solicitar la modificacin del documento
Caracterizacin del Proceso.
Actualizar el documento Caracterizacin del Proceso de la respectiva unidad
administrativa.
Solicitar actualizacin en la pgina web e informar a la unidad administrativa la nueva
versin del documento Caracterizacin del Proceso.

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4.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS:

4.1

ELABORACION DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD:

Cuando un registro es desarrollado y va a ser emitido por primera vez, es elaborado y trascrito por el responsable del
proceso y/o actividad que se va a evidenciar, el cual debe ser legible, identificable y fcil de diligenciar, de acuerdo con los
parmetros establecidos en el procedimiento para elaborar documentos. El responsable de la elaboracin de los registros es
el empleado responsable del proceso que se quiere evidenciar.
Una vez elaborado el borrador del registro el empleado responsable, debe anexarle la respectiva solicitud de actualizacin
de documentos y entregarla a Gestin de Calidad; quien lo transcribe, le asigna cdigo, lo imprime, lo registra en el Listado
de Registros de Calidad.

4.2

REVISIN DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD:

La revisin de los registros del sistema de gestin de calidad, compete a los dueos de procesos y al responsable del Sistema
de Gestin de Calidad de la Universidad.

4.3

APROBACIN DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD:

El responsable de la aprobacin de los registros es el Representante de la direccin y/o El coordinador de Calidad. La
evidencia de esta aprobacin se encuentra en la casilla de aprob de la solicitud de actualizacin de documentos.
Los nicos registros en los que podr aparecer en las instancias de Vo.Bo. y aprobacin la misma persona, son los
elaborados, revisados y aprobados por el responsable del sistema de gestin de la calidad.

4.4

PUBLICACION DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD:

Una vez el registro se encuentre editado y firmado en las respectivas casillas elabor, Vo.Bo. y aprob, se procede a la
publicacin del registro, para ello se ingresa primero al Listado de Registro de Calidad cdigo, se procede a entregar el
medio magntico al proceso de Informtica y sistemas quien cuenta con un da hbil para ingresarlo en el link de gestin de
calidad de la pgina web de la universidad. www.ugc.edu.com.

4.5

DIFUSION DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD:

Una vez el formato es publicado en la pgina web de la universidad (link de gestin de calidad), el proceso quien elabor el
registros est en libertad de realizar una reunin informativa para el personal del proceso; de lo contrario se procede a su
utilizacin.

4.6

IMPLEMENTACION DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD:

Una vez el formato es publicado se debe comenzar con la generacin de evidencia de la actividad.

4.7

ACTUALIZACION DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD:

Un registro puede actualizarse por alguna de las siguientes razones:
- Cambia la metodologa del procedimiento.
- Fusin y/o eliminacin de registros.
- Inclusin o exclusin de procesos nuevos.
Una vez se identifique la necesidad de aplicar un cambio, el Empleado responsable comunica mediante email al
Coordinador de Calidad dicha necesidad. El Coordinador de Calidad le entrega copia del archivo magntico del registro,
junto con la solicitud de actualizacin de documentos, el empleado responsable realiza la actualizacin en el archivo
magntico y diligencia la solicitud explicando la naturaleza de dicho cambio con las respectivas firmas de Vo.Bo que
prueba dicho cambio y quien entrega al proceso de calidad lo anterior con todo los soportes.

4.8

BITACORAS Y/O PROGRAMADORES:

Al interior de diferentes procesos se cuenta con registros que recopilan informacin y datos que soportan la gestin al
interior del proceso (Bitcoras y programadores); este tipo de registro por ser netamente informativo y de consulta no lleva
ningn tipo de criterios para el control de registros, por lo cual no se le asigna codificacin ni es publicado en la intranet de
la universidad La Gran Colombia.

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CONTROL DE OBSOLETOS
Una vez se haya realizado la publicacin del registro, el registro anterior (registro obsoleto) se destruye. El coordinador de
Calidad igualmente, trimestralmente realiza una copia magntica y la guarda en la oficina de Gestin de Calidad de todos
los documentos y registros del sistema de gestin de calidad.

4.10 CRITERIOS PARA CONTROL DE REGISTROS

4.10.1 IDENTIFICACION
Los registros de calidad de la universidad estn debidamente identificados por medio de un cdigo, ttulo y versin; y
relacionados en el listado de control de registros.
No aplica para bitcoras ni programadores de acuerdo al literal 4.8
4.10.2 ALMACENAMIENTO
Los registros originales de Sistema de Gestin de Calidad de la universidad, se encuentran en el computador del
Coordinador de Calidad, adems los registros actualizados se encuentran en la pgina web de la universidad en donde se
encuentran a disposicin a todos los procesos.
Los registros del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad La Gran Colombia, se encuentran almacenados de
acuerdo con los criterios establecidos por cada dueo de proceso, cuya evidencia se encuentra en el listado de control de
registros.
Para los registros los cuales se encuentran sistematizados, estos se almacenan bajo la direccin que disponga cada proceso y
se evidencia en el listado de registros.
4.10.3 PROTECCIN
Segn la aplicacin los registros del sistema son protegidos por cada dueo de proceso, como lo muestra el listado de
control de registros.
Para los registros los cuales se encuentran sistematizados, estos se protegen bajo la direccin que disponga cada proceso y
se evidencia en el listado de registros.
4.10.4 RECUPERACIN
La recuperacin de un registro se describe en el listado de control de registros cdigo L-04-24, en donde cada proceso ha
establecido la forma de archivo del registro.
Para los registros los cuales se encuentran sistematizados, estos se recuperan bajo la direccin que disponga cada proceso y
se evidencia en el listado de registros.
4.10.5 TIEMPO DE RETENCIN
El tiempo de retencin (AA = Archivo Activo y AI = Inactivo) de los registros lo especifica cada dueo de proceso. La
evidencia queda en el listado de control de registros.
4.10.6 DISPOSICIN FINAL
La disposicin final (microfilmado, triturado, quemado) de los registros lo especifica cada dueo de proceso. La evidencia
queda en el listado de control de registros. Para los registros que en su disposicin final se establece triturado o quemado, se
debe dejar un acta con fecha, personas presentes y la lista de los registros a triturar o quemar.
4.11

DEFINICIONES:
REGISTRO: Esquema definido para la recoleccin de datos o parmetros derivados de una actividad descrita en un
procedimiento o instructivo
ALMACENAMIENTO: Forma de archivo de los formatos y registros del sistema de gestin de calidad (Carpetas, AZ
Folder, archivos, magnticos, etc).
PROTECCIN: Lugar donde se guarda los registros del sistema de gestin de calidad (biblioteca, archivero, revistero,
CD, bajo llave, etc).

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RECUPERACIN: Direccin o ruta para encontrar un registro o formato en particular del Sistema de Gestin de La
Calidad, sin importar que sea fsico o en medio magntico. (En el caso de que el registro ruta para encontrar un formato o
registro se menciona igualmente en que computador esta, luego en que carpeta, nombre del archivo, etc.)
TIEMPO DE RETENCIN: Tiempo en el cual los registros se encuentran activos o inactivos dentro del Sistema de
Gestin de Calidad (AA = Archivo Activo y AI = Inactivo)
DISPOSICIN FINAL: Disponer que se hace con el registro una vez se le haya realizado las definiciones anteriores
(microfilmado, triturado quemado, etc).
PROCEDIMIENTO:
Es la descripcin secuencial de las operaciones o pasos establecidos por un rea o grupo funcional para ejecutar un
proceso determinado.

FLUJOGRAMA Y/O DIAGRAMA DE FLUJO:

Representaciones graficas apoyadas en smbolos claramente identificables y acompaados de una breve descripcin. Los
diagramas de flujo dan una mayor precisin y claridad sobre lo que se quiere expresar para dar a conocer las actividades.
SIMBOLO

SIGNIFICADO
Operacin, actividad

INSTRUCCIN
Describir en forma concisa la accin o actividad
Anotar la pregunta sobre la que se decidir

Decisin

Transporte a otro procedimiento

Indicar el procedimiento o actividad a la cual se

traslada
Anotar el nombre del documento que se genera

Documento impreso

Multidocumento

Copias mltiples: cuando existe ms de una copia

de un documento se debe sealar su destino.

Inicio, fin

Indica el inicio o fin de un proceso

Conector

Indica traslado de una actividad se utiliza cuando

se acaba una hoja o para numerar una actividad
especifica

Sentido del flujo

Conector de pgina

Conecta los smbolos sealados en el orden que se

deben realizar las distintas operaciones
Representa una conexin o enlace con otra hoja
diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

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5.

7.

No forma parte del diagrama de flujo, es un

elemento que se adiciona a una operacin o
actividad para dar una explicacin.

Archivo

Representa un archivo comn y corriente de

oficina.

Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2008

REGISTROS:
-

Solicitud de actualizacin de documentos

CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV

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3

Nota aclaratoria

DOCUMENTOS RELACIONADOS:
-

6.

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FECHA

DESCRIPCION

01/11/2010

Emisin inicial

14/12/2010

01/06/2013

Se ingresa metodologa para el control de documentos externos en el literal 3.5

1.1 INTRODUCCION
El presente documento describe la metodologa que aplica la Universidad La Gran Colombia al interior del
Sistema de Gestin de Calidad; sobre el control de los documentos y registros de cada uno de los procesos
certificados.
4.8 BITACORAS Y/O PROGRAMADORES:
Al interior de diferentes procesos se cuenta con registros que recopilan informacin y datos que soportan la
gestin al interior del proceso (Bitcoras y programadores); este tipo de registro por ser netamente
informativo y de consulta no lleva ningn tipo de criterios para el control de registros, por lo cual no se le
asigna codificacin ni es publicado en la intranet de la universidad La Gran Colombia.

17/03/2015

Para la matriz del literal 3.1FIRMAS PARA LA EMISION, REVISION Y APROBACION DE LOS
DOCUMENTOS, en la fila de MANUAL DE FUNCIONES se establecieron el nivel de firmas aprobadas.