CAPITULO IT BREVE HISTORIA DE LA ADMINISTRACION La palabra administracién no tiene un signifieado especifico, sin em- Dargo, se le ha definido como el arte de hacer posible, en la acepeién que genera mente se le da a este términn, equivale al conjunto de practicas Sue Permiten ilevar a efecto cualquier decision, plan o empresa oficial, O bien iene ace defini como un elemento indispensable para el buen funcion ‘miento de cualquier servicio. ‘Se deriva de la palabra latina Administro, que representa “Yo sirvo! © “Yo proveo" e indiea suministro de servicio. autotes Ja consideran como una ciencia, sin embargo otros ho, Las caracteristicas para que sea una ciencia son: 1 Debe ser un conocimiento universal — Debe ser unitaria, o sea que debe comprender un todo, que abarque varias cosas que formen una unidad, 3.— Dehe ser coordinado, todo conocimiento todo se va a seguir légicamente. Unos autores dicen que no es una ciencia porque es nueva, y puede haber transfcrmaciones, porque esta basada en contocimientos enapiricos, sali6 de la necesidad y suposiciones bajo la préctica, otra de las dificulte des es que se trabaja con elemento humano y no se sabe como va a rea ecionar. La administracién es a la ver un arte y para que funcione con éxite Tequiere a su cargo a una persona de elevada capacidad. La posicién de la jefe de enfermeras tomando en cuenta los contra- tiempos ocasionados por el personal suba‘terno y la responsabilidad que pecesite afrontar debe quedar inclulda dentro de Ta rama administrativas los conocimientos de tipo administrative, proporeiona a la jefe de enter. eras Jos instrumentos necesarios para manejar con éxito el cuerpo ae enfermeras, ALGUNAS DEFINICIONES DE LA PALABRA ADMINISTRACION 1.— Fs lograr un objetivo, predeterminado mediante el esfuerzo ajeno. 1 arte de obtener un resultado maximo con un minimo de esfuerzo, 3.—Es un proceso dindmico por medio del ctal tos potenciales humanos materiales se sintetizan y activan para obtener metag definidas. OBJETIVO.— Tograr que el trabajo requerido sea hecho con el mini- mo gasto posible de tiempo, energia y dinero y compatible con tna calidad de trabaio previamente acordado. OBJETIVO DE LA ADMINISTRACION EN ENFERMERIA- fic Yar el rendimiento y la calidad de trabajo en enfermeria. PRINCIPIOS BASICOS EN LA ADMINISTRACION a !itico tiene una base, yLa administracién se basa actualmente en varios principios fundamen- ta.es, que tienen aplicacion en todas las actividades de enfermeria, ‘sos principios pueden enunciarse asi: 1.— La calidad del personal es el elemento de mayo importancia para el buen éxito del trabajo. Es necesario fomentar el espiritu de iniciativa. Es mis importante estimular e: amor propio del personel que impo- ner una disciplina, 4—- La cuidadosa seleccién de personal y su adiestramiento deben hacer se con atencién y perseverancia. 5.— La eficacia no depende exclusivamente de Ia preparacién del perso- nal, sino del uso que se haga de su energia y de sus aptitudes taten. tes, Estas pueden leger a manifestarse si 1s condiciones de trabajo son favorables, Representando ‘a administracién un elemento indispensable para el buen funcionamiento de cualquier servicio, gracias a ella es posible sacar es mayor provecho de los eonocimientos tedricon y praeticos de) persona, Por Jo que a continuacién ce sefia.an los tres factores que intervienen en cualquier problema de trabajo. 1— Decisién acerea de lo que debe hacorse. 2— Organizacién, La coordinacién de las actividades de las personas Ua madas a resolver c! problema. 3.— La ejecucién o actividad propiamente dicha. AAlgunos autores sostienen que la funcidn administrativa no empieza mientras no se ha tomado la decisién, y si eso puede ser eierto en- algunos casos sencillos, en los de mayor complejidad, 1a decision puede calificarse de acto administrativo; para que la decisiOn sea acertada tiene que ser fundada en hechos de verificacién y ta investigacién de éstos hechos exi- ge la intervencién del administrador. En otras palabrac, antes de tomar una decisién o de trazar un plan, hay que procurar prever la situacién en que va a aplicarse ¥ la exactitud do Ta precisiOn infiuiré poderosaiuente en el éxito del pial ‘Trazer un plan ideal es facil, pero perfectamente inGt’, si no se dis- one de los medios necesarios para levarlo a la practica, Para trazarlo con acierto es indispensable tener en cuenta, no solo todos los recursos que ofrece la situacién, sino todas las limitaciones que impone y aceptar difi Gultades como escasez de equipo o de personal o insuficiencia de los fondos disponibles, como un estimulo nara las facultades de improvisacion de’ que establece el plan, ETAPAS DE LA ADMINISTRACION Segtin JESSIE B. SEARS: de la Universidad de STANFORD y el fa- ‘moso industria‘ista francés HENRY FAYOL, distinguen ea Ja sdminetres cién seis etapas basicas. ‘Estos seis aspectos de la administracién se suceden en un crden logi- co, la previsién es esencial antes de preparar un plan, Fl plan necesite organizacién, quo tiene como objetivo Ia coordinacién de los esfuerzos de Jas personas en 6I interesadas, esto s6lo se puede conseguir mediante ul mando eficaz, con lo cual la situaciOn queda fometida a una direecion, 2. 3. 22DE FORMA ESQUEMATICA LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION SON LOS SIGUIENTES: 1 PREVISION, 2.— PLANEACION, . 3.— ORGANIZACION, «4. COORDINACION, 5— DIRECCION. 6.— INSPECCION. PREVISION.-- Antes de establecer un plan, es necesario y debemos, prever Ia situacién en que nos encontramos, qué es lo que Podemos hacer, cémo lo vamos a hacer, con qué equipo material y eemento hu mano contamos, esto de gran importancia ¢ indispensable antes de establecer, la segunda funci6n, que es el plan. PLANEACION.— Un plan no es el simp.e enunciado de las disposi- ciones que van a adoptarse en previsidn de ciertos acontecimientos. Con raras excepciones, un plan tiene que integrarse siempre en tna estructura administrativa preexistente, Es ésta una funcién que incumbe a Ia maxima autoridad y la prime ra condiciOn para el establecimiento de un plan administrative es de- finir con preeisiGn sus objetivos, es decir, decidir o disponer lo que se va a hacer dentro de una necesidad ya conocida, a éste ve corresponde establecer las labores para el dia, ia semana y el afo inmediato si guiente, la jefe debe planear no s6lo as neeesidades inmediatas del Servicio que dirige, sino también las de la semana venidera, también es de absoluta necesidad establecer un plan de URGENCIA’ para ca- Sos imprevistos. Este tiltimo no debe o vidarse ya que la necesidad del mismo surge con frecuencia, en casos de cambio de personal ocasionado por enfer- ‘medad 0 ausencia; deben ajustarse programas de tiempo para que el servicio funcione de manera adecuada, Debera ascgurarse también un suministro de provisiones y equipo on cantidad suficiente para cu brir las necesidades del mismo. Un buen planeamiento proporeiona el funcionamiento eficaz del servicio y evita mal gastar tiempo y ener- gia, material y equipo. Debe mantenerse un clima propicio ya que esto conduee & un trabajo arménico del personal, en igual situacién cl paciente se encuentra tranguilo y la atenoién esistencial resultara excelente, CONDICIONES QUE DEBE REUNIR UN PLAN PARA SER ACEPTADO Las condiciones que debe reunir un pan para sor acoptado pueden enunciarse ast: 1.— La finalidad que se persigue debe de estar definida con precisién, EL objeto del plan debe exponerse en términos comprensibles, no s6lo para el que lo traza, sino para todos los que han de intervenir en sti ejecucién, 23,2— El plan debe ser sencillo, Por poca ambigiiedad que haya en los fines se corre el peligro de complicario innecesariamente, con 1a consiguien te pérdida de esfuerzos y de dinero. Por eso, cuando més sencillo sea el plan, tanto mayores serin gus posibilidades de éxito. El plan debe permitir el anélisis y la adecuada clasificacién de las medidas previstas, con objeto de que pueda sacarse el mayor partido de todos los esfuerzos que exige su ejecucién. El estudio de tocos los estuerzos que exige ou cjecucién. Ml estudio de las actividades das evitara casi siempre una posibilidad de simplificar el tra ajo. Es necesario asimismo establecer un eriterio que permita Var lorar cualitativa y cuantitativamente estas actividades. 4— Debe ser, ademés flexible, eondicion que acaso sea més necesaria en los trabajos de enfermeria que en los de cualquier otra actividad. De- bbe poder adaptarse a situaciones imprevistas y, a veces, urgente, ‘Los elementos que lo componen deben estar acertadamente equilibra dos, la eficaz ordenacién de todas las actividades previstas al fin per- ‘seguidos sera imposible, a menos que todas ellis tengan el mismo grado de eficacia. 6.— Debe aprovechar al maximo los recursos disponibles y para ello es indispensable proceder, como ya se ha indicado, con ia maxima. ob: Jetividad, La importancia de casi todas estas condiciones examinadas es evi dente, pero en un ntimero asombroso de casos no se les tiene en cuenta al Preparar una plan, por lo que conviene como medida de prudencia, ver si 1 que se va a llevar a la prictiea las reune todas. v ALGUNOS OBJETIVOS QUE SUELEN SER UTILES AL ESTABLECER UN PLAN Dar al enfermo la mejor asistencia posible, teniendo en cuenta todas Sus necesidades, Jo mismo fisicas que espirituales, peicolégicas, o- ciales de rehabilitacién y de ensefianza. Ayudar al médico en el tratamiento y seguir sus instrucciones. Fomentar los programas de adiestramiento en el servicio; organizar las ensefianzas clinices necesarias para Ia buena formacién basica superior de las enfermeras y del personal auxiliar. Fomentar y estimular el estudio de los problemas de enfermeria para hacer posible el aumento de la eficacia del servicio y el maximo apro- ‘vechamiento del personal disponible. Evaluar Ia eficacia del servicio de enfermeria. Conviene advertir que los citados objetivos no se proponen como mo- delos aplicables en todos los sorvicion de enfermeria ¥ que ni siquicta se Pp que su ennumracién sea completa. Seria posib.e, en efecto, citar otros muchos, como el fomento de las relaciones humanas, la colaboracion con otros servicios, ete., pero son esos abjetivos secundarios y han de ve- nir logicamente después de los fines primordiales, La ennumeracién de estos objetivos se ha limitado al minimo, porque la sencillez es condicion indispensable para la eficacia de un plan. ByAsi y todo, In preparacién de una lista tan completa como lo permitan los planés en vigor, es una préctica recomendsb¢ pare la directora de ‘cualquier servicio de enfermeria, Una ver ennumerados 1os objetivos hay que enterarse de los elemen: tos siguientes a).— ‘Namero y clase de plazas disponibles en e. hospital. b).— Clase de trabajo que las enfermeras pueden verse amadas a ren- dir en las salas, los quir6fanos y los consultorios, ©).— Procedimientos’ y téenicas indispensables para el eficaz funciona- miento del servici 4).— Importancia numérica y clase de personal que hace falta para la prestacién de ia asistencia necesaria. ¢).— Disponibilidad de equipo y suministros. £).— Condiciones materiales de trabajo. ‘Cuando se haya analizado con detenimiento todos estos extremos, se- 14 posible evaluar la totalidad de las necesidades del servicio y comparar- 18 con los recursos disponibles. La jefe puede estar convencida de que necesita un nimero determina- do de erifermeras y auxiliares, pero ai no dispone de ellas tendré que mo- ifiear su plan en consecuencia. Esta es In pieara de toque de au aptitud para le administracién, pues en una situacion de ese genero, es necesario sacar todo el partido posib.e de las enfermeras de que se dispone y delegar en el personal menos preparado todas las actividades que esta pueda de~ sempefiar de manera conveniente, y sin riesgo para la buena marcha del servicio. ORGANIZACION.— Cuando se ha establecido el plan y se trata de ievarlo a la practica entra en juego el proceso de organizacidn que tiene por objeto asegurar el logro efectivo, econdmico y eficaz de los fines con que se ha preparado el plan. Esta segunda funcién ‘afecta a un nicleo de personas, materiales, ‘ideas o hechos dispuestos de tal manera que In combinacién de cuaiquiera de sug partes representa un todo, Esto se evidencia cuando Ia jefe de enfermeras asigna personal al euidado de los pacientes y a las labores del servicio, gran parte de la bue- na atencién se debe a la habilidad del personal, estado del paciente, funcio- namiento det servicio y el equipo requerido, El equipo y funcionamiento del servicio pueden variar desde el tipo ‘mis antiguo y complicado hasta lo més moderno y ail. El personal puede ser eficiente 0 muy poco capacitado, Todos esos factores deben considerar- se al organizar las actividades de un determinado servicio, asi como las Personas adecuadas y el momento oportuno en que hayan de actuar. ‘Una buena organizacién estimula la eooperacién y entusiasmo de to- os los destinados al servieio y asegura un ambiente grato y saludable al peciente, Le erganinacién debe hacerse siempre de tal modo que eada ind los individuos del servicio, cualquiera que sea su posicion, se sienta formando parte como miembro del equipo. COORDINACION.— Signitica disponer los asuntos agrupados en una relacién arménica. La jefo es la que coordina el trabajo de los miembr e su equipo entre ellos mismos, encargindose también de fomentar los 25contactos con log demés departamentos como rayos X, departumento de alimentacion o dietéties, enfermeras, intendeneia, laboratorio de andlisis, tte,, que da como resultado tna buena atencién al paciente, lo que consti tuye 1 propésito primordial de. hospital. Deben establecerse relaciones también entre las personas directamente ocupadas, para que tengan oca- sidn de exponer sus ideas y de resolver sus diferencias sin necesidad de Fecurrir al condueto jerarquico, Cuando reina entre el personal un clima Ge compatierismo y de mutua confianza y cuando todos se toman la mo- Teotia de tratar coa Jos demés los asuntas de interés comtin, no hay ningtin ‘motivo para prohibir los arreglos amistosos. Los contactos que asi se es: tablezean indueirdn a una mayor comprensién de las dificultades ajenas y acelerardn la marcha del trabajo. ‘DIRECCION.— Bs la quinta de las funciones de administracién y tal ‘ver ef elemento: que oeasiona mayores dificultades a las actividades admi histrativas de la enfermera, Como es muy facil considerar u un directivo como un dictador, esta funcidn requiere un tacto y diplomacia, poco ha- bituales. Dirigir significa poner los asuntos en ejecucién, tomando decisio nes, guiando,-y lo que es ins importante, viendo que lo'planeado se haya evado a efecto. ‘La eficieneia mayor o menor de la direceién dependera, por tanto, del grado de coordinacion de los esfucrzos y de las opiniones de todos los que Sitervienen en el trabajo. MARY PARKER FOLLET senala que Ia pala- thre “direecion” implica para muchos, el dominio de una persona sobre otras ¥ que importa por eso hacerse cargo de que los que dirigen son los hechos. ¥ no las personas. "Es la fuerza de la situacion la que a todos nos gobier- Ha; y noel capricho de una persona” y cuando se da una orden hay que dejar exe extremo bien sentado. Eu : Le obligacidn de lavarse las manos antes y después de ‘curar una herida no obedece a la mania de limpieza del superior, sino & Ja necesidad de aminorar el riesgo de infeceién. TINSPECCION.~ Bs la ultima de las funciones administrativas. La jete de enfermeras es quien inspeceiona el servicio de enfermeria. La Jeccién esta vinculada con la orientacion, la instruccién, direccién y obliga- Gloues. La autoridad para inspeccionar se le confiere a Ia jefe de enferme- ras por 1a administracién del servicio de enfermeria, auitque en muchos hospitales esta autoridad se pone a cargo de la supervisora adiestrada ps ra este fin, otra funcion de la jefe es evaluar el cumplimiento y la eficacia, {el personal asignado al servicio. Esta funeién es sencil'a siendo la encar~ \gada de ver si lo que se planed se Ilev6 a cabo en a forma en que se hizo. FACTORES UTILES PARA LA ADMINISTRACION Para una administracién eficaz son necesarios tres factores importantes: 1.— CONOCIMIENTOS. 2° APTITUDES. 3.— CAPACIDAD. CONOCIMIENTOS.— FI primer factor necesario lo constituyen 108 conocimientos acerea de procedimientos administrativos, entre los que se Snelayen la planeaeiOn, organizacion, direccién, coordinacién e inspec: 26ida, asi como tener sentido de 1a organizacin y conocer la capacidad y comportamiento del personal. Para rea.izar esto de manera adecuada, tal vez exista la necesidad de la formacién de pequehos grupos informales, Comunicaciones y otras actividades. La jefe de enfermeras se enfrenta & diario con problemas que corresponden @ relaciones humanas. El conoei- miento de estas Gitimas es importante como medio para comprender, ana. zat y diagnosticar la causa de tales problemas. ‘Los conocimientos que requiera 1a atencién clinica les son necesarios, _ya que sin ellos no puede desempear bien sus funciones. (ACTITUDES ¥ CRITERIO:— Las actitudes ayudan a un juicio y ac- cidn efieaces. 1 administrador, para tener éxito, tratandose de la jele de enfermeras de un servicio, debe tener conciencia respecto a su posicidn, ebe prestar importancia a su labor y sentir tin genuine interés por el trabajo diario. El que s6lo se interese de manera superficial en una labor pronto comete algunas fallas. E administrador eficaz deberd. tener con fianza en si mismo, sin embargo, debera tener on cuenta las limitaciones dl ser human ‘La prueba Ge une buena direccién es reconocer los errores y corregir~ los, El prob.ema no es que fracase el administrador, sino la setitud del ‘administrador hacia el problema, Aunque la jefe de enfermeris mas eticaz est constantemente acosada por problemas, debera considerar cada uno 4e ellos como un obstaculo para probar su eapaciaad como administradora Yy emp ear todos sus conoeimientos, habilidad y destreza en buscarle una Solucion viable, Conviene destacar la necesidad de objetividad en el campo de las re Jaciones humanas, Las decisions deben basarse en hechos, mas bien que en emociones u opiniones. Las actitudes y criterio en las Telaciones huma: nag deberan desarrolarse con mitas a comprenderse @ uno mismo ya comprender a las otras personas de la organizacion administrativa CAPACIDAD.— Biel tereer factor que influye de manera eficaz en ta ‘administraciOn. La capacidad incluye destreza, arte, juicio y prudencia. DESTREZA.— Indiea 1a capacidad de hacer uso de los conoeimientos do manera efieax al ajecutar enniquier coma. La capacidad de in jefe de en: Termeras se demuestra por la dstreza con ia cual aplica sus conocimientos de administracién y atencién clinica, El conocimiento de las cosas no tm. plica neeesariamente, que se sepa apiicar ese conocimiento. "ARTE. Se refiera a la habilidad adquirida por la experiencia y estt dio o al uso sistematieo de los conocimientos y destreza para hacer cua. {quier cosa, Hl arte se logra por Ia préctica asistencial, La enfermeria es tin arte asi como una cieneia, El restitado de tal practica es una especie Ce mejoramiento personal. JUICIO.— Indiea el acto de pensar; cuando se hace la comparacién se yalora o so considera cosas para juzgurrespecto a su valor 0 comprendet las relaeiones mutuas; supone la capacidad para tomar deeisiones pruden: 16s a ete de entermerag debe tener buen Sicio al tomar deeisiones, roe ser tolerante, pero no indiferente, positivista pero no tener prejuicios. Su éxito en e. campo de la administracion depende en gran parte de su capaci dad para establecer juicios prudentes en relacién a los problemas adminis ‘rativos y al euidado asistencial de los pacientes. cgegy RUDENCIA.— Se refiere a la calidad de ser cauto, de tener conoci- miento y habijided para usarios de la manera més valiosa para tno mis. mo y para los demas. La capacidad desarrollada con la préctica 0 Ia experiencia, hace que ara resolver un problema se tenga la debida sensatez, asi como para pla- near.o, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, La Jefe de enfermeras utiliza determinados procedimientos adminis. trativos entre los que se incluyen los siguientes: 1.— NORMAS. 2.— REGISTROS. INFORMES, ORGANIZACION. PRESUPUESTO — EVALUACION DEL PERSONAL. DIVISIONES DEL PERSONAL ESPRCIALIZADO Y PARA SER- VICIO GENERAL ¥ GRAFICAS DE ORGANIZACION. NORMAS.— Tanto la administracién del hospital como los jefes ce departamentos y jefas de enfermeras, para administrar sus servicios, uusun determinadas normas, Entre elias se incluyen las normas de per sonal de administracién, de salida de los enfermos y otras, Muchos hhospitales proporcionan manuales de normas en los citales se explican «as que se usan en todos los departamentos; en un manual separado, Jag que corresponden a las unidades de enfermeria. Dicho manual es litil para hacer consultas y para orientar al nuevo personal, EL xEGISTRO.— Se usa para tener conocimiento cel censo de pa- cientes, asistencia del personal, medicamentos, provisiones, nlimero de horas de asistencias prestadas y otras informaciones que deben INFORMES.— Pueden ser orales o escritos, y son ¢l medio de co- municar a otras personas acerca de los acontécimientos que ocurren en el hospital, La jefe de enfermeras recibe un informe detallado oral y escrito de: estado de cada uno de los pacientes asignados a su servicio. Desde el punto de vista administrative ella informa al departamento del ser- Vieio de enfermeria, respecto al estado y euidados asistenciales pro- digados a cada paciente, asi como el estado en que el servicio se en- cuentre. Los informes son necesarios para todo aquel que esté rela- cionado con los cuidados asistenciales al paciente y pueda informar- se de 1a responsabilidad que le corresponde, Los informes pueden ser de caracter comunicativo, analitico y de in- vestigacién. Muchos de los informes hechos por las jefes de enferme- ras gon de naturaleza comunicativa; sin embargo la comunicacién pro- poreionada por este medio se usa para los estudios de investigacién, asi como para los fines analiticos. Los informes son uno de los elemen: tos vitales de la administracién,1 2 ORGANIZACION.— La organizacién a fin servicio reviste carécter administrativo, haciendo uso de este procedimiento de administra- eign deben considerarse dos factores: PROPORCIONAR PERSONAL SUFICIENTE PARA DAR UNA ATENCION ADECUADA. HACER LA ASIGNACION DE TIEMPO AL PERSONAL HASTA DONDE SEA POSIBLE, DE TAL MODO QUE ESA ASIGNACION SEA CONVENIENTE PARA EL PERSONAL. PRESUPUESTO.— Es otro aspecto administrativo, que si se usa en forma debida y adecuada ayuda para el fimelonamiento econdmi- 0 del servicio. EVALUACION DEL PERSONAL. Otro de los procedimientos que uaa la jefe de enfermeras es Ia evaluaciin de, persooal al corn la eficiencia que ponen en sus cuidados sobre el estado del pecente: En caso de que el hospital proporcione instlaciones clinieas pera aigt 2a escuela de enfermeria, la jefe de enfermerus puede ayeder en la evaluacion del trabajo de’ estudiantes. DIVISION DEL PERSONAL La divisén del personal especializa- do y personal para fos servicios generales es un plan de organizucion ‘uy Usado en 1os negocios y la industria Los hosptales extan eouen- Zando a ullizar este provedimiento; sin embargo’ in ere de enferie: Fas debe saber eSmo funefona el Plan El personal especilizado tiene autoridad, mientras que el personel para servicios genera es, actua en virtid de los mandatos que recibe, En el plan de organisacién del personal del hospital, ef director eaté en posicion superior. Hate personal aconseja y hace las recomende= Giones al personal de servicio general, tanto no como otto tipo de Personal, son importantes para‘el manejo del hospital moderno. GRAFICA DE ORGANIZACION.— Para Ia administracion se us une grafica de onganizaciOn en Ia eval e establecen ns zonas de We" ion de cada uno y sieve como base para una buena comunicasion, La Jefe de enfermeras debe estar fam{iarizada con la grafica de org Hizacién para el hospital, ast como con la gratien correspondiente Dara el departamento de servicio de enfermeria, Por medio de estos procedimientos aprende cudles gon las otras que Aeben utilizarse para los Grdenes y para las comunieacones,